‫אייר תשע"א‬ ‫יוני ‪2011‬‬ ‫ניהול והערכת שווי מתנדבים‬ ‫רקע‬ ‫ארגונים רבים מגייסים מתנדבים למערך הפעילות שלהם‪ .‬פעילותם ההתנדבותית לרוב מונעת מסיבות ערכיות‬ ‫ואידיאולוגיות‪ .‬האמונה היא שפעולת ההתנדבות הינה בעלת ערך רב – חברתית‪ ,‬ארגונית ואישית ‪ -‬הרבה‬ ‫מעבר למשמעויות התפעוליות והכלכליות‪.‬‬ ‫יחד עם זאת‪ ,‬ברור כי הפעלת מתנדבים הינו מקצוע בפני עצמו הטומן בתוכו אתגרים ניהוליים מגוונים וניהול‬ ‫"מתחים מובנים" בסוגיות מגוונות כגון‪:‬‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫איכות השירות הנדרשת ממתנדבים‪ ,‬לעומת עובדים שכירים!‬ ‫זמינות ותדירות השירות של מתנדבים‪ ,‬לעומת עובדים שכירים!‬ ‫פעילות משותפת של מתנדבים לצד‪/‬ביחד‪/‬במקביל‪"/‬במקום" עובדים שכירים!‬ ‫גביית תשלום ו‪/‬או השתתפות לקוחות‪ ,‬על שירותים שניתנים ע"י מתנדבים!‬ ‫אחד מהאתגרים הנוספים‪ ,‬הינו האתגר הפיננסי‪ .‬ארגונים אינם מפעילים מתנדבים "כדי לחסוך כסף" )יש‬ ‫לקוות‪ (...‬אך יחד עם זאת‪ ,‬חשוב להכיר בעלויות המגוונות הכרוכות בניהול ובהפעלת מתנדבים‪ ,‬לצד אופציות‬ ‫אחרות למימוש המטרות הארגוניות‪.‬‬ ‫במסמך זה‪ ,‬הננו שמחים לתת מענה לשאלות הפיננסיות המרכזיות הכרוכות בניהול ובהפעלת מתנדבים‪:‬‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫כמה כסף עולה לגייס‪ ,‬לנהל ולהפעיל מתנדבים?‬ ‫כיצד מכמתים עלויות מתנדבים? שווי ערך של פעילות ההתנדבות‪.‬‬ ‫מהן הדילמות הכלכליות בהפעלת מתנדבים?‬ ‫מהם התנאים לרישום שווי מתנדבים בדוחות הכספיים?‬ ‫אנו תקוה כי מסמך זה יהווה מצפן פיננסי לגיוס‪ ,‬ניהול והפעלת מתנדבים‪.‬‬ ‫פירוט השאלות‬ ‫כמה כסף עולה לגייס‪ ,‬לנהל ולהפעיל מתנדבים?‬ ‫בעת קבלת ההחלטות בדבר גיוס מתנדבים יש לבנות תקציב לניהול העלויות הכרוכות בהפעלת מתנדבים‪.‬‬ ‫במסגרת בנית התקציב יש לבחון את העלויות הכרוכות בהפעלת מתנדבים ובנוסף יש לגבש מתווה לאופן‬ ‫הבקרה של העלויות‪.‬‬ ‫עלויות‬ ‫כאשר מתייחסים לעלויות הכרוכות בהפעלת מתנדבים ישנם שתי סוגי עלויות‪ ,‬כאשר גם את העלויות האלה‬ ‫ניתן לחלק לתתי עלויות כדלהלן‪:‬‬ ‫עלויות ישירות‬ ‫»‬ ‫משתנות‪ -‬ההוצאות הקשורות באופן ישיר לפעילות ומשתנות כתלות בפעילות המתנדבים‪.‬‬ ‫קבועות‪ -‬עלויות הקשורות באופן ישיר להפעלת מתנדבים ואינן משתנות כתלות בפעילות של‬ ‫מתנדב בודד‪.‬‬ ‫עלויות עקיפות‬ ‫»‬ ‫משתנות‪ -‬הוצאות הכרוכות שלא באופן ישיר להפעלת מתנדבים ומשתנות בהתאם לכמות‬ ‫המתנדבים‪.‬‬ ‫קבועות‪ -‬הוצאות הכרוכות שלא באופן ישיר להפעלת המתנדבים ואינן משתנות בהתאם לכמות‬ ‫המתנדבים בארגון‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫להלן דוגמה לסוגי עלויות של ניהול מתנדבים ואופן סיווגם‪:‬‬ ‫סוג‬ ‫עלות‬ ‫פעולה‬ ‫בש"ח‬ ‫‪ %‬מיוחס‬ ‫למתנדבים‬ ‫עלות‬ ‫משוקללת‬ ‫הערות‬ ‫ישירה‬ ‫החזר ההוצאות )דלק‪,‬‬ ‫כרטיסיות( כתלות בפעילות‬ ‫החזר הוצאות )טלפון נייח‪/‬‬ ‫נייד( כתלות בפעילות‬ ‫שי לעובדים‬ ‫עלויות שכר על של כלל הרכזים‬ ‫מספר הסעות כפול עלות‬ ‫להסעה‬ ‫משתנה‬ ‫‪4,800‬‬ ‫‪25%‬‬ ‫‪1,200‬‬ ‫משתנה‬ ‫‪1,200‬‬ ‫‪10%‬‬ ‫‪120‬‬ ‫משתנה‬ ‫קבועה‬ ‫‪100‬‬ ‫‪7,000‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫‪100‬‬ ‫‪7,000‬‬ ‫קבועה‬ ‫‪300‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫‪300‬‬ ‫הדרכות שוטפות‬ ‫משתנה‬ ‫‪1,000‬‬ ‫‪50%‬‬ ‫‪500‬‬ ‫כנסים וטיולים‬ ‫משתנה‬ ‫‪1,500‬‬ ‫‪70%‬‬ ‫‪1,050‬‬ ‫מערכת‬ ‫ממוחשבת לניהול‬ ‫מתנדבים‬ ‫קבועה‬ ‫‪700‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫‪700‬‬ ‫עלויות רכישה ותפעול המערכת‬ ‫שירותים נלווים‬ ‫קבועה‬ ‫‪1,000‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫‪1,000‬‬ ‫כל העלויות הקבועות )ייעוץ‬ ‫מקצועי( הכרוכות בהפעלת‬ ‫מתנדבים‬ ‫נסיעות‬ ‫השתתפות‬ ‫בטלפון‬ ‫שי‬ ‫רכז מתנדבים‬ ‫הסעות קבוצתיות‬ ‫לפעילות‬ ‫סה"כ‬ ‫עקיפה‬ ‫‪8,720‬‬ ‫יש להביא בחשבון עלות‬ ‫להדרכה מקצועית של מתנדב‬ ‫העלויות המשתנות של כנסים‬ ‫)כיבוד( וטיולים )כניסה‬ ‫לאתרים(‬ ‫‪3,250‬‬ ‫‪11,970‬‬ ‫סה"כ‬ ‫סה"כ עלויות‬ ‫ניהול ובקרה‬ ‫ניהול מעקב ובקרה מתבצע בשני מישורים הן במישור התפעולי והן במישור הכלכלי‪ .‬המעקב ברמה התפעולית‬ ‫יהווה בסיס לכימות שווי ערך מתנדבים‪.‬‬ ‫את המעקב יש לנהל ברמה של תקציב מול ביצוע‪:‬‬ ‫תפעולית‪ -‬כמה שעות התנדבות הושקעו בפועל מול התכנון‪.‬‬ ‫»‬ ‫כלכלית‪ -‬כמה עלויות הושקעו בהפעלת המתנדב מול התכנון‪.‬‬ ‫»‬ ‫‪2‬‬ ‫כיצד מכמתים שווי מתנדבים? שווי ערך של פעילות ההתנדבות‪.‬‬ ‫חשיבות‬ ‫חשיבות כימות שווי ערך מתנדבים נובעת מהעובדה שהתנדבות אינה שונה במהותה מתרומה כספית או‬ ‫תרומה של מוצר‪/‬שירות חיצוני‪ ,‬בהשפעתה על הכנסות הארגון ועל היקף פעילותו‪ .‬ישנם מקרים בהם פעילות‬ ‫המתנדבים מהווה חלק מהותי מפעילות הארגון‪.‬‬ ‫הכרה מובנית של היקף פעילות המתנדבים בארגון‪ ,‬מאפשרת לכמת את התרומה‪ ,‬ביחס לכל שאר התרומות‬ ‫הכלכליות והחברתיות שהארגון מגייס‪ .‬פעילות ההתנדבות מהווה חלק אינטגרלי מהיקף העשייה הכלכלי של‬ ‫הארגון ולכן ללא כימות שווי ערך מתנדבים‪ ,‬היקף הפעילות הפיננסי יהיה לוקה בחסר‪.‬‬ ‫אופן הכימות‬ ‫כדי לכמת שווי עובדים יש לבדוק מהו העלות לשעת ההתנדבות ולהכפיל את העלות במספר שעות ההתנדבות‬ ‫שנעשו בפועל כדלהלן‪:‬‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫יש לבדוק כמה היה עולה לארגון "עלות שכר" של עובד במקצוע הספציפי‪.‬‬ ‫יש לנהל מעקב שוטף אחר שעות פעילות המתנדב‪.‬‬ ‫יש לנהל מעקב אחר העלויות הכרוכות בהפעלת המתנדב‪.‬‬ ‫יש להכפיל את עלות השכר התיאורטי במספר שעות פעילות המתנדב ולנכות מהתוצאה את העלויות‬ ‫הכרוכות בהפעלת המתנדב‪.‬‬ ‫רישום בדוחות הכספיים יעשה בסעיף הרלוונטי בדוחות הכספיים )פעילות או הנהלה וכלליות(‬ ‫הערה‪ :‬לפי הנחיות החשב הכללי‪ ,‬שווי עבודת מתנדבים תוערך בהתבסס על שכר מינימום‪ .‬אנו סבורים כי יש‬ ‫להיצמד להנחיה זו רק בהקשר לדוח המיוחד שעמותה נתמכת נדרשת להגיש לחשב הכללי‪) .‬נספחים לטפסים‬ ‫שמגישים בעת הגשת מועמדות למכרז(‬ ‫להלן דוגמאות של שווי ערך שעתי למקצועות שונים‪ .‬השכר הינו ברוטו‪ .‬יש לזכור להוסיף עלויות נוספות כגון‬ ‫סוציאליות‪ ,‬ביגוד והבראה‪ ,‬גמל‪ ,‬ונסיעות‪) .‬בין ‪ 13%-18%‬תלוי בעלויות הנוספות שהארגון משלם לעובדים‬ ‫בשכר( הנתונים מבוססים על מידע מאתרי אינטרנט לחישוב שכר ממוצע ובירור מול אנשי המקצוע‪ .‬הנתונים‬ ‫נכונים למועד כתיבת המסמך‪.‬‬ ‫תיאור תפקיד‬ ‫יועץ משפטי )שעתי(‬ ‫מנהל כספים‬ ‫מתכנת‬ ‫חשב‬ ‫רכז אדמיניסטרטיבי‬ ‫חשב שכר‬ ‫מנהל חשבונות‬ ‫מזכירה‬ ‫נהג‬ ‫מרצה‬ ‫רופא‬ ‫מורה‬ ‫מרפא בעיסוק‬ ‫עובד סוציאלי‬ ‫מדריך נוער‬ ‫שכר ברוטו‬ ‫לשעה‬ ‫‪500‬‬ ‫‪125-150‬‬ ‫‪100-180‬‬ ‫‪90-110‬‬ ‫‪50-70‬‬ ‫‪50-70‬‬ ‫‪30-45‬‬ ‫‪20-30‬‬ ‫‪35-45‬‬ ‫‪250-500‬‬ ‫‪130-180‬‬ ‫‪55-65‬‬ ‫‪50-60‬‬ ‫‪40-60‬‬ ‫‪25-40‬‬ ‫‪3‬‬ ‫סיווג בדוחות הכספיים‬ ‫הנהלה וכלליות או פעילות‬ ‫הנהלה וכלליות‬ ‫הנהלה וכלליות או פעילות‬ ‫הנהלה וכלליות‬ ‫הנהלה וכלליות‬ ‫הנהלה וכלליות‬ ‫הנהלה וכלליות‬ ‫הנהלה וכלליות‬ ‫הנהלה וכלליות או פעילות‬ ‫פעילות‬ ‫פעילות‬ ‫פעילות‬ ‫פעילות‬ ‫פעילות‬ ‫פעילות‬ ‫מהן הדילמות הכלכליות בהפעלת מתנדבים?‬ ‫הדילמה בהפעלת מתנדבים כרוכה בשילוב מניעים ומטרות שונות‪ .‬על כל ארגון לקבוע לעצמו את הפרמטרים‬ ‫להכרעה סופית אודות תועלת ההתנדבות וההלימה לחזון הארגון‪ .‬אנו מבדילים בין המניעים החברתיים לבין‬ ‫המשמעויות הכלכליות‪ ,‬להלן הצעה לטבלת כדאיות‪ .‬ברור כי במקרים רבים אין צורך לייצר ו‪/‬או למלא טבלה‬ ‫כזו‪ ,‬וכל ארגון מפתח לעצמו מיומנות "פנימית" להכריע בדילמות‪ .‬הטבלה נועדה להיות קטליזטור לחשיבה‬ ‫ממוקדת על הנושא‪:‬‬ ‫שיקולי גיוס מתנדב מול העסקת שכיר‬ ‫בחינת השיקולים בכפוף למורכבות הארגון‪ ,‬התרחבות ארגונית‪ ,‬אמצעי מימון ומיומנות תמיכה‬ ‫גיוס מתנדב או‬ ‫מתנדבים )לביצוע‬ ‫העסקת שכיר‬ ‫אותה משימה של‬ ‫קריטריונים‬ ‫העובד השכיר‬ ‫הבודד(‬ ‫כמות נדרשת‬ ‫מדד בסיסי – כמות מתנדבים נדרשים לפעולה‬ ‫ציון‬ ‫ציון‬ ‫משקל‬ ‫פריט‬ ‫פרמטר ראשי‬ ‫‪30%‬‬ ‫איכות‬ ‫‪15%‬‬ ‫שירות‬ ‫‪15%‬‬ ‫זמינות‬ ‫‪30%‬‬ ‫מיומנות ויכולות‬ ‫‪10%‬‬ ‫ידע מקצועי‬ ‫‪10%‬‬ ‫מחויבות‬ ‫‪10%‬‬ ‫מוטיבציה‬ ‫‪10%‬‬ ‫תרומה ל‪...‬‬ ‫‪2%‬‬ ‫מתנדב‬ ‫‪6%‬‬ ‫ארגון‬ ‫‪2%‬‬ ‫חברה‬ ‫‪30%‬‬ ‫עלויות‬ ‫‪15%‬‬ ‫הדרכה‬ ‫שכר כח אדם‪ -‬עלות‬ ‫‪15%‬‬ ‫למתנדב ‪ X‬כמות‬ ‫המתנדבים הנדרשים‬ ‫מהם התנאים לרישום שווי מתנדבים בדוחות הכספיים?‬ ‫ישנם תנאים חשבונאים ברורים לרישום שווי ערך מתנדבים‪ ,‬יש לבחון אם פעולות ההתנדבות עומדים בתנאים‬ ‫אלו‪.‬‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫»‬ ‫השירותים הינם בעלי ערך כספי מהותי ביחס לפעילות המלכ"ר‪.‬‬ ‫ניתן להעריך את השווי הנאות של אותם שירותים וברמת מהימנות סבירה‪ .‬מבססים שווי נאות על‬ ‫בסיס מחירים מקובלים‪ :‬מחירונים‪ ,‬ניסיון עבר‪ ,‬מחירי שירותים הנרכשים על ידי המלכ"ר בתמורה‪.‬‬ ‫השירותים דורשים מיומנות ומומחיות מקצועית‪.‬‬ ‫ללא אותם השירותים המתקבלים ללא תמורה היה המלכ"ר נאלץ לרכשם בתמורה‪.‬‬ ‫קיימת מערכת תיעוד ובקרה על פעילות המתנדבים )יש לנהל מערך רישום שעות ההתנדבות(‬ ‫גילו של נותן השירות‪ /‬מתנדב גבוה מ‪) .18 -‬אין לרשום בדוחות הכספיים מתנדבים מתחת לגיל ‪18‬‬ ‫כשווי ערך‪ ,‬אך רצוי לנהל מעקב ובקרה ניהולי בארגון(‬ ‫לשאלות‪ ,‬הבהרות והתלבטויות נוספות‪,‬‬ ‫ניתן לפנות לקמרון בטלפון ‪ 02-5717997‬או במייל ‪[email protected]‬‬ ‫‪4‬‬