www.process-conference.org
Uvajanje procesne usmerjenosti
v Ljubljanskih mlekarnah
Skozi učinkovite procese uresničujemo strategijo podjetja
Tina Prosen in Rajko Novak
Ljubljanske mlekarne, d.d. / MRR d.o.o.
www.process-conference.org
Za tiste, ki nas ne poznate po izdelkih
•
Največja mlekarna v Sloveniji, ki letno v obratih v Ljubljani,
Mariboru in Kočevju predela okoli 50 % vsega v Sloveniji
odkupljenega mleka.
•
•
•
•
•
Leto ustanovitve:
Prihodki iz poslovanja v letu 2009:
2009
Dobiček iz poslovanja v letu 2009:
Odkup mleka v letu 2009:
Število zaposlenih na dan 31.12.2009:
•
Vpeljan integriran sistem vodenja (kakovost,
zagotavljanje
t lj j varne h
hrane iin ravnanja
j z okoljem).
k lj )
•
Certifikat družini prijazno podjetje
•
Najpomembnejše blagovne znamke:
1956
1 6 mio EUR
146
4,3 mio EUR
196,8 mio litrov
613
www.process-conference.org
Zakaj tak poudarek procesom?
• Z učinkovitim izvajanjem vsakodnevnih aktivnosti
dosegamo načrtovane rezultate in utrjujemo temelj
dolgoročne uspešnosti LM
• Pri tem nočemo biti zgolj povprečni
povprečni, naš cilj je odličnost
delovanja in rezultatov
• P
Procesna naravnanostt spodbuja
db j osredotočenost
d t č
t na
zahteve in pričakovanja kupcev in potrošnikov ter
uresničevanje ciljev
• Spodbuja kulturo sodelovanja, timsko delo, izmenjavo
znanj in dobrih praks ter ustvarjalnost
www.process-conference.org
Uvajanje procesne naravnanosti – desetletje sprememb
2001
Shema in popis procesov za potrebe prehoda na
zahteve standarda ISO 9001:2000
2003
Analiza in popis procesov ob uvajanju SAP
2008
Analiza stanja procesnega pristopa
2009
procesnega
g p
pristopa
p s strani
Samoocenitev p
vodstva na ravni vodstva
Posodobitev p
procesnega
g modela
Sprejeta Metodologija upravljanja poslovnih
procesov
2010
Ocena zrelosti procesne usmerjenosti
www.process-conference.org
Analiza stanja procesnega pristopa november 2008
Predmet analize:
•
•
•
•
Strateške smernice ra
razvoja
oja do leta 2011
Poslovnik vodenja
Organizacijska in procesna shema
Dokumentacija izbranih procesov na Intranet
U t it
Ugotovitve:
•
•
•
•
Shema procesov in organizacijska struktura sta odražali funkcijsko
naravnanost podjetja
V praksi se je uveljavljalo matrično delovanje (programi, projekti),
ki ni bilo dovolj prepoznano ter primerno sistemsko urejeno
Neuveljavljena vloga in pomen vodje procesa
Slabo razumljeni procesi vodenja in ključni procesi
www.process-conference.org
Samoocenitev - procesi Kolegij Predsednice uprave, januar 2009
www.process-conference.org
Samoocenitev - procesi Kolegij Predsednice uprave, januar 2009
www.process-conference.org
Vključevanje vseh vodij Razširjeni kolegij PU april 2009
1. Preveriti ustreznost opredelitve procesov (glavne, podporne vodstvene) in
določitve ključnih
j
p
procesov.
2. Vodje procesov so praviloma funkcijski vodje. Preveriti razumevanje vloge
vodje procesa in primernost imenovanih vodij procesov. Zagotoviti
primerno usposabljanje
p
p
j j za funkcijske
j
in p
procesne vodje.
j Preveriti
sprejemanje procesnega pristopa s strani vodij procesov.
3. Pregledati in dopolniti določitve procesov (obrazec Opis procesa –
določitev meja
j p
procesa,, p
povečati usmerjenost
j
p
procesov v odjemalce,
j
, …).
)
4. Vodenje programov določiti kot proces.
5. Zagotoviti večje vključevanje zunanjih partnerjev v
izboljševanje procesov
procesov.
6. Pregledati obstoječe in po potrebi dopolniti kazalnike
in cilje procesov, zagotoviti sistematično analiziranje
in izboljševanje (timi za izboljšave)
izboljšave).
7. Širiti razumevanje pomembnosti procesnega in projektnega (matričnega)
delovanja na vseh ravneh podjetja.
www.process-conference.org
Posodobitev procesnega modela
PROCESI VODENJA
RAZVIJATI VIZIJO IN STRATEGIJO DRUŽBE
STRATEGIJO DRUŽBE
RAZVIJATI ODNOSE Z ZUNANJIMI JAVNOSTMI
NAČRTOVATI
RAZVIJATI ODLIČNOST ORGANIZACIJE
GLAVNI PROCESI
RAZVIJATI PROGRAME RAZVIJATI IZDELKE
Razumeti potrebe trga
potrebe trga
Razvijati tržno strategijo
strategijo programa
Razvijati izdelke
Vloga vodje programa
ZAGOTAVLJATI PODPORO PO PRODAJI
PRODAJATI IZDELKE
PRODAJATI IZDELKE
Razvijati strategijo
do kupcev
UPRAVLJATI Z LJUDMI
PRISKRBETI IN PRISKRBETI
IN
VZDRŽEVATI OPREMO
Oglaševati, oblikovati cenike in promovirati
Prodajati
izdelke
RAZVIJATI RAZVIJATI
INFORMACIJSKI SISTEM
PODPORNI PROCESI
REALIZIRATI NAROČILA
REALIZIRATI NAROČILA
Planirati potrebne vire
i
Zagotavljati Proizvajati potrebne izdelke
vire
i
UPRAVLJATI FINANCE
Upravljati z distribucijo i kl dišči
in skladišči
ZAGOTAVLJANJE ZAGOTAVLJANJE
VARNOSTI PROIZVODOV
www.process-conference.org
Uveljavljanje procesnega delovanja
• Sprejeta Metodologija upravljanja poslovnih procesov
• Razdelana
R d l
hi
hierarhija
hij procesov
• Udejanjanje sprememb (vodje procesov)
– meje
j
– medsebojne povezave (izhodi in vhodi)
– kazalniki in ciljne vrednosti
– izboljšave
www.process-conference.org
Zrelost procesne usmerjenosti
7
Integrirano
Procesna usmerjenost
Funkcijska usmerjenost
6,5
Povezano
,
5,4 5,5
Določeno
4
Ad hoc
Funkcijska močna,
procesi komaj prepoznani
Funkcijska močna,
procesna močna, a z vrzelmi
Funkcijska močna,
meje procesov vidne
Prirejeno po Dr. Kevin Mccormack,
BUSINESS PROCESS MATURITY, 2007
Funkcijska
in procesna močna
INTEGRIRANO
AD
DOLOČENO
POVEZANO
HOC
• Sodelovanje
Procesipreboja
Temeljni
Raven
so
procesi
nestrukturirani
podjetja
so določeni
s kupci
in slabo
in
določeni
dokumentirani,
dobavitelji
dostopni
j
se
izvaja
j
na
p
ravni
so
diagrami
g
• Menedžment upravljanje procesov
potekov
procesov
• Ni
kazalnikov
procesov
uporablja
v povezavi
s strateškimi
Spremembe
Organizacijska
tehrezultati
struktura
procesovje
inse
delovna
izvajajo
usmeritvami in
•• Organizacijska
struktura
skozi
mesta
formalizirane
so
zasnovana
postopke
na
procesih
na tradicionalno
• naslonjena
Široko je uveljavljena
procesna
• funkcijsko
Organizacijska
Funkcije
struktura
enakopravne
(inmeja
delovna
,
organizacijo
struktura postanejo
preko
funkcijskih
mesta)
včasih
celo
že
vključuje
podrejene
procesni
procesom
vidik
vidik,
• Nastajajo
Dogajanjeprocesna
znotraj funkcij
delovna
sloni
mesta
mesta,
na v
bistvu
pa
ostaja
funkcionalna
• Kazalniki
procesov
sistemiin
uveljavljena
nezamenljivih
je posameznikih
vlogainlastnika
procesa
•• upravljanja
Predstavniki
funkcij
(npr.
prodaje,
so
globoko
vtkani
ukvarjanju
s
sistemom
Sodelovanje funkcij s kupci in v
razvoja,
proizvodnje)
se redno
organizacijo
dobavitelji
poteka v timih,
ki si delijo
sestajajo
za
potrebe
koordinacije
• Dosežena
skupne ciljejeinoptimalna
kazalnike na ravni
aktivnosti
aktivnosti,
kot
predstavniki
uravnoteženost
podjetja
dj tj t ž a zgolj
t med
d procesi
i iin
svojih funkcij
funkcijami
• Podobno se predstavniki funkcij
sestajajo in koordinirajo aktivnosti s
kupci in dobavitelji
www.process-conference.org
Procesna usmerjenost LM maj 2010
Strateški vidik
Strateški vidik
7,0
6,5
6,0
6
0
Procesna informacijska
Procesna informacijska
tehnologija
tehnologija
5,72
Opredeljenost in dokumentiranost procesov
Opredeljenost in dokumentiranost procesov
5,5
5,0
5,53
5,72
5,51
5,61
SLO in HR 2008
LM 2009
4,5
5,53
5,61
5,37
4,0
4,32
3,5
3,0
2,5
Vidik dobaviteljev
Vidik dobaviteljev
6,33
6,33
Merjenje in upravljanje procesov
Merjenje in upravljanje procesov
2,0
5,415
5,21
5,03
1,5
5,21
1,0
5,32
4,95
4
95
5,48
5,32
5,45
5,48
4,52
Tržna usmerjenost
Tržna usmerjenost
4,52
4,71
Procesna organizacijska
Procesna organizacijska
kultura
kultura
Procesna organizacijska
Procesna organizacijska
struktura
struktura
4,86
4,90
4,86
Upravljanje s kadri Upravljanje s kadri www.process-conference.org
Procesna organizacijska kultura
7
6
5
4
3
2
1
0
1
2
3
4
5
6
PROCESNA ORGANIZACIJSKA KULTURA
VI PROCESNA ORGANIZACIJSKA KULTURA
VI. PROCESNA ORGANIZACIJSKA KULTURA
1.
V podjetju se pogosto uporabljajo izrazi kot so proces, vhod procesa, izhod procesa (rezultat), skrbnik procesa, kazalniki procesa, cilji procesa. 2. Povprečni zaposleni vidi poslovanje podjetja kot niz povezanih procesov. 3. Ko se srečajo zaposleni iz različnih oddelkov, je pogosto prisotna napetost pri komunikaciji. j
p
,j p g
p
p
p
j
4. Zaposleni iz različnih oddelkov imajo občutek, da so njihovi cilji med seboj usklajeni. 5. Vodje različnih organizacijskih enot se pogosto sestajajo zaradi usklajevanja med‐oddelčnih aktivnosti. 6. Zaposleni iz različnih oddelkov se med seboj posvetujejo, kadar je to potrebno. www.process-conference.org
Procesna usmerjenost
25
20
Naše podjetje je zelo procesno usmerjeno.
15
Učinkovito upravljanje poslovnih procesov je naša konkurenčna prednost.
10
7
6
5
5
Naše podjetje je zelo procesno usmerjeno.
4
0
3
2
1
0
Učinkovito upravljanje poslovnih procesov je naša konkurenčna prednost.
www.process-conference.org
Kako procesno usmerjeno je naše podjetje?
12
10
8
Izvršni direktor / Direktor sektorja
6
Direktor / Vodja službe
Vodja obrata
4
Programski vodja
Programski vodja
Strokovni delavec
2
Ostalo
0
1 = sploh ne drži
2
3
4
5
6
p j j j
p
j
Naše podjetje je zelo procesno usmerjeno.
7 = Ne vem/ne popolnoma morem drži
odgovoriti
www.process-conference.org
Je UPP naša konkurenčna prednost?
7
6
5
4
Izvršni direktor / Direktor sektorja
Direktor / Vodja službe
3
Vodja obrata
Programski vodja
Programski vodja
2
Strokovni delavec
1
Ostalo
0
1 = sploh ne drži
2
3
4
5
6
7 = Ne vem/ne popolnoma morem drži
odgovoriti
p
j j p
p
j
p
Učinkovito upravljanje poslovnih procesov je naša konkurenčna prednost.
www.process-conference.org
Analiza, učenje in izboljšave Razširjeni kolegij PU junij 2010
Skupina 3
Merjenje procesne učinkovitosti
Procesna organizacijska kultura
Skupina 4
Merjenje in upravljanje procesov
( a) v podjetju merimo učinkovitost (čas, stroški…) poslovnih procesov
b) postavljeni so konkretni cilji za posamezne kazalnike procesa)
Procesna organizacijska struktura
(Povprečni zaposleni vidi poslovanje podjetja kot niz povezanih procesov.)
Skupina 2
Strateški vidik
(Zaposleni na vseh nivojih so v celoti
seznanjeni s strateškimi cilji podjetja)
Opredeljenost in dokumentiranost
procesov
(Poslovni procesi so definirani tako, da
večina zaposlenih razume, kako
potekajo.)
8 delovnih skupin (51 vodij)
2 izziva
- kratka analiza
- vzroki za odmike
- p
predlagani
g
ukrepi
p
Skupina 5
Procesna organizacijska struktura
(Ko se srečajo zaposleni iz različnih oddelkov, je
pogosto prisotna napetost pri komunikaciji.
Zaposleni iz različnih oddelkov imajo občutek, da
so njihovi cilji med seboj usklajeni.)
usklajeni )
Skupina 1
Skupina 6
Tržna usmerjenost
Skupina 8
(Na ravnanje konkurence se hitro odzovemo.)
Procesna usmerjenost
(Učinkovito upravljanje poslovnih procesov je
naša konkurenčna prednost.)
Skupina 7
www.process-conference.org
Uvajanje procesne naravnanosti – je proces!
) Procesno naravnane organizacije dojemajo svoje
delovanje z zornega kota odjemalcev in drugih
zainteresiranih strani.
) Učinkovit procesni pristop zahteva aktivno vlogo
najvišjega vodstva pri spreminjanju organizacijske
kulture,, z vključevanjem
j
j
zaposlenih,
p
, meritvami in
dobrim komuniciranjem.
) Ključ do uspeha so pravi skrbniki procesov.
) Uporaba procesnega pristopa prinaša številne koristi,
vključno z nižjimi stroški in večjo prilagodljivostjo.
www.process-conference.org
Izkušnja Ljubljanskih mlekarn
Prehod iz funkcijske v procesno kulturo in
d l
delovanje
j je
j d
dolgotrajen
l t j proces prilagajanja,
il
j j
tesno povezan s prepoznavanjem skupnih
ciljev podjetja ter spreminjanjem vrednot in
organizacijske kulture.