www.process-conference.org
Proces celovitega upravljanja z dokumenti
Nekaj primerov dobrih praks
Gašper Lavrenčič
Akademika d.o.o., Ljubljana
www.process-conference.org
O Akademiki I
• Izvedba projektov/izvajanje storitev na področju
dokumentacijsko-arhivskih sistemov.
• Specializacija je obvladovanje dokumentov in procesov v
SAP-u (integracije s SAP-om):
– > 10 uspešno izvedenih projektov na temo DMS v SAP-u.
– 6 uspešnih namestitev rešitev Open Text za SAP v
Sloveniji – vse smo namestili člani Akademike.
• Partnerji podjetja Open Text, ponudnika različnih sistemov
za celovito upravljanje z elektronskimi zapisi.
www.process-conference.org
O Akademiki II
•
Izvedba projektov/izvajanje storitev na področju dokumentacijsko-arhivskih
sistemov:
– Izvedba rešitev na SAP – Lastna rešitev za hitro generiranje procesov
v SAP – AKADEMIKA (BPM) Framework za SAP.
– V kontekstu obvladovanja dokumentov in procesov v SAP ali izven
SAP vpeljemo rešitev Open Text.
– Integracije SAP z ne-SAP okoljem:
• z Microsoft-ovimi rešitvami (.NET, MOSS 2007).
• z ostalimi rešitvami Open Text:
– Dokumentacijski sistem Open Text.
– Arhivski sistem Open Text.
– Integracije SAP vsebin z Open Text-ovim modulom za
arhiviranje vsebin MOSS.
www.process-conference.org
Uvedba dokumentacijskega sistema
- dejavniki za uspeh
– Uvedba sistema je v prvi meri organizacijski in manj tehnični izziv
• Zahtevana je projektna metodologija uvedbe rešitve in definiranje
odgovornosti na projektu.
– Izbira ustrezne tehnološke platforme
• Tehnološka platforma mora dopuščati dograjevanje rešitev – plan
uvedbe za prihodnost (think big);
• Zamisli je potrebno izvajati z malimi koraki – rešitev po rešitev (act
small);
– Kompetence izvajalca
• Dokumentacijski sistem ni izolirani sistem; vzpostavi se ga v
obstoječe okolje
• Od izvajalca se pričakuje odlična poznavanja obstoječih sistemov
v podjetjih z vidika sistemskih in aplikativnih znanj
www.process-conference.org
Uvedba dokumentacijskega sistema
- izbira tehnološke platforme
Različni pristopi uvedbe dokumentacijskega sistema
(nekaj možnih pristopov)
• Vzpostavitev centralnega dokumentacijsko - arhivskega sistema
– DMS se integrira z vsemi ostalimi sistemi (ERP, podatkovne
baze, ostale aplikacije v podjetju);
• ERP (SAP) kot dokumentacijsko – arhivski sistem
– Izvedba procesov v SAP (primeri iz prakse v nadaljevanju);
• Kombinacija
– Posamezne postopke izvedemo v ERP, druge v DMS (sistema
sta integrirana);
• Portalsko orientirane platforme (npr. MS SharePoint) kot sistem za
upravljanje z dokumenti in procesi v manjših okoljih.
www.process-conference.org
Primeri iz praks
- obvladovanje procesov v SAP
Implementirane rešitve v SAP-u
– Potrjevanje vhodnih računov (10 projektov).
– Potrjevanje prevzemov za dostavljene materiale.
– Potrjevanje obračuna potnih nalogov.
– Potrjevanje prevzemov za opravljene storitve.
– Potrjevanje prenosa zalog iz skladišča.
www.process-conference.org
Lastna rešitev Akademika (BPM) Framework for SAP
• Omogoča hitro generiranje in upravljanje procesov v SAP;
• Primerna je za vzpostavitev rešitev, ki so tesno integrirane z
ERP (SAP):
•
•
•
•
Potrjevanje računov;
Sistema za podporo nabavi materiala in storitev;
Potrjevanje potnih nalogov;
Vzpostavitev sistema za obvladovanje zahtevkov – Claims
Management;
• Idr.
• Uporaba v SAP vgrajenega workflow-a (SAP Business
Worklflow);
• V postopku certifikacije s strani SAP;
www.process-conference.org
Akademika (BPM) Framework for SAPuporabniški vmesnik
www.process-conference.org
Akademika (BPM) Framework for SAPadministrativni vmesnik
www.process-conference.org
O podjetju Open Text
•
•
•
Edini svetovni “neodvisni” proizvajalec sistemov ECM (Enterprise Content
Management) iz Gartnerjevega “zgornjega desnega” kvadranta) – med TOP 4
svetovnimi ponudniki ECM po Gartnerjevih analizah.
Celovit profil produktov:
– Dokumentacijsko - arhivski sistemi.
– Sistemi za upravljanje procesov (BPM – Business Process Management).
– Sistemi za integracijo s SAP.
– Sistemi za integracijo z Microsoft SharePoint .
– Sistemi za arhiviranje elektronske pošte (Exchange in Lotus Notes).
– Sistemi za obvladovanje multimedijskih zapisov (DAM – Digital Asset
Management).
– Sistemi za obvladovanje spletnih zapisov in vsebin (WCM – Web Content
Management).
Sklepanje strateških partnerstev:
– SAP.
– Microsoft.
– Oracle.
www.process-conference.org
Zakaj pristop Akademike k reševanju problematike
DMS?
•Izkoristimo investicijo v obstoječ sistem
– Uporaba SAP-ovega workflowa v rešitvi AKADEMIKA (BPM) Framework za SAP.
– Uporaba uporabnikom znanih standardnih SAP-ovih funkcionalnosti.
• SAP-ovi uporabniki še naprej uporabljajo SAP GUI.
• Uporaba standardnih SAP-ovih funkcionalnosti.
•Uvedba rešitve Open Text
– Zagotovljena kontinuiteta delovanja sistemov
• Masovno arhiviranje vhodnih/izhodnih dokumentov.
• Arhiviranje podatkov SAP-a – praznjenje SAP-ovih baz.
• Možna funkcionalna nadgradnja za upravljanje ostalih zapisov (dokumentacija, epošta, integracija z MS SharePointom, dostopi preko API-jev …).
• Izkoriščena obstoječa strojna oprema – koncept ILM.
•Modra odločitev
– Najnižji TCO – vse se dogaja na enem sistemu (ni distribuiranega sistema).
– Ni podvajanja logike v zunanjih sistemih.
– Izjemno kratek ROI.