Izkoristite potencial nastopa na sejmu
// Nastja Slak Izkoristite potencial sodelovanja na sejmu // Osebni stik z obiskovalci razstavnega prostora. Smernice za pripravo na uspešen sejemski nastop. S pravo strategijo do doseženih ciljev. Aktivnosti za povečanje obiska na stojnici. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 2 Nastop na sejmu je odlična priložnost, da navežemo osebni stik z našo ciljno skupino. Vendar pa nam zgolj dejstvo, da smo se odločili svoje podjetje predstaviti s stojnico na izbranem sejmu, ne bo prineslo želenega efekta. In če vzamemo v zakup še vse stroške, ki jih imamo s sejemsko predstavitvijo, velja, da se je na sejem potrebno zelo dobro pripraviti in izkoristiti potencial, ki nam ga ponuja. Še posebej to velja za trenutno gospodarsko situacijo, ko moramo pazljivo spremljati vse stroške in se še toliko bolj potruditi, da iz sejemskega nastopa iztržimo čimveč in da dosežemo cilje, ki smo si jih zastavili ob odločitvi za sodelovanje. Velikost, struktura in vizualna podoba stojnice so osnova za učinkovit nastop, za maksimalen izplen pa je pomembna tudi vsebina našega nastopa. Temeljita priprava na sejem in zasnova zgodbe, ki jo bomo pletli skozi dogodek, bosta prinesli rezultate, ki jih želimo. V priročniku izpostavljamo nekaj izhodišč za dober nastop in nasvete, kako se pripraviti na sejem ter kaj lahko sami naredimo, da bomo na naše razstavno mesto pritegnili res dobre in primerne posameznike. Posebni poudarek smo namenili *zaposlitvenim sejmom*, s katerimi imamo največ izkušenj (vsebine, ki so specifične za tak sejem, so označene z *), je pa v priročniku veliko nasvetov, ki jih lahko uporabite tudi ob drugih javnih nastopih vašega podjetja. Bralcem želimo, da boste nasvete dobro izkoristili in da vam pomagajo do ciljev, ki ste si jih zastavili za sejemsko predstavitev vašega podjetja! NASTJA SLAK VODJA PROJEKTA SEJEM MOJE DELO IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 3 Kazalo 1 SEJEM KOT ORODJE POSPEŠEVANJA PRODAJE .............................................. 7 2 TEMELJNI NAMEN SEJMA: OSEBNI STIK Z OBISKOVALCI RAZSTAVNEGA PROSTORA ......................................................................................................................... 7 2.1 2.2 VRSTE SEJMOV ................................................................................................................................. 8 *ZAPOSLITVENI SEJEM* ................................................................................................................. 8 3 CILJ VAŠEGA SEJEMSKEGA NASTOPA ................................................................ 9 4 SMERNICE ZA PRIPRAVO NA SEJEMSKI NASTOP .......................................... 10 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24 4.25 4.26 4.27 4.28 4.29 4.30 4.31 5 POGOJI SODELOVANJA NA SEJMU............................................................................................... 10 SEZNAM OPRAVIL .......................................................................................................................... 11 NAMEN SODELOVANJA NA SEJMU .............................................................................................. 11 TIPSKA ALI NEOPREMLJENA STOJNICA ...................................................................................... 12 RAZSTAVNI ARTIKLI ...................................................................................................................... 12 NAČRT RAZSTAVNEGA PROSTORA ............................................................................................. 13 GRADBENI POSEGI ........................................................................................................................ 13 OPREMA STOJNICE ........................................................................................................................ 14 TALNA OBLOGA ............................................................................................................................. 14 ELEKTRIČNO NAPAJANJE ....................................................................................................... 15 RAZSVETLJAVA IN LUČI........................................................................................................... 16 VODA ......................................................................................................................................... 16 INTERNET.................................................................................................................................. 16 LCD ALI PLAZMA ZASLONI .................................................................................................... 17 DEKORACIJA STOJNICE ........................................................................................................... 17 FRONTALNI IZRIS STOJNICE ................................................................................................... 18 PREVOZ IN LOGISTIKA............................................................................................................ 18 DOVOLILNICE ZA MONTAŽO IN DEMONTAŽO .................................................................. 19 ODVOZ MATERIALA ................................................................................................................ 19 ZBIRANJE ODPADKOV IN SMETI............................................................................................ 20 ČIŠČENJE STOJNICE ................................................................................................................. 20 DROBNI MATERIAL .................................................................................................................. 21 OSEBJE NA SEJMU..................................................................................................................... 22 AKREDITACIJE IN VSTOP NA SEJEM ...................................................................................... 23 POT NA SEJEM IN PRENOČIŠČA .............................................................................................. 23 ORGANIZACIJA VAŠEGA NASTOPA........................................................................................ 23 PREDSTAVITEV VAŠEGA PODJETJA Z OGLASI V SEJEMSKIH TISKOVINAH ..................... 24 VABILO VAŠI CILJNI PUBLIKI .................................................................................................. 24 POROČILO OBISKOVALCA ...................................................................................................... 25 PR GRADIVO ............................................................................................................................. 25 PREGLED STROŠKOV ............................................................................................................... 26 POSEBNOSTI PRIPRAVE NA *ZAPOSLITVENI SEJEM* .................................. 27 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 CILJ NASTOPA NA ZAPOSLITVENEM SEJMU IN PRIPRAVA ....................................................... 27 PREDSTAVITEV PODJETJA KOT DELODAJALCA ........................................................................ 28 REPREZENTATIVNA STOJNICA .................................................................................................... 28 PREDSTAVITVENA GRADIVA VAŠEGA PODJETJA ..................................................................... 29 LASTNA PROMOCIJA UDELEŽBE NA ZAPOSLITVENEM SEJMU................................................ 30 IZBIRA SEJEMSKEGA OSEBJA........................................................................................................ 33 POSEJEMSKE AKTIVNOSTI ........................................................................................................... 34 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 4 6 *ZAPOSLITVENI SEJEM* ZA »NE-DELODAJALCE« ........................................ 35 6.1 6.2 PONUDNIKI IZOBRAŽEVALNIH PROGRAMOV .......................................................................... 35 PONUDNIKI DRUGIH KARIERNIH STORITEV OZ. PRODUKTOV ............................................. 35 7 DOPOLNILNE AKTIVNOSTI ZA POVEČANJE OBISKA NA STOJNICI IN VPLETENOSTI OBISKOVALCEV .................................................................................. 36 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 NAGRADNE IGRE ........................................................................................................................... 36 ZBIRANJE E-NASLOVOV OBISKOVALCEV .................................................................................. 37 PREDAVANJA ALI E-GRADIVA...................................................................................................... 37 ZBIRANJE VŠEČKOV ...................................................................................................................... 38 ČIVKANJE ........................................................................................................................................ 39 FOTOGRAFIRANJE ......................................................................................................................... 39 DEMONSTRACIJE DELOVANJA..................................................................................................... 41 IZKORISTITE MOŽNOSTI SEJEMSKEGA OGLAŠEVANJA ........................................................... 41 DROBNA DARILCA ......................................................................................................................... 42 NA STOJNICO POVABITE PREPOZNAVNE OSEBE ................................................................ 43 SPRAŠUJTE.................................................................................................................................. 44 POSEJEMSKE AKTIVNOSTI ...................................................................................................... 44 8 HITRI POVZETEK .................................................................................................. 45 9 PRILOGE .................................................................................................................. 47 A. KORAKI PRIPRAVE NA SEJEM - SEZNAM B. ALTERNATIVNI SEZNAM ZA SODELOVANJE NA DOGODKU C. PREGLED STROŠKOV SEJEMSKEGA NASTOPA D. SEZNAM GRADIVA IN ORGANIZACIJA DELA NA STOJNICI E. PRIMERI PROMOCIJE VAŠEGA PODJETJA V SEJEMSKIH GRADIVIH F. PRIMERI CV VPRAŠALNIKOV G. PRIMERI ZANIMIVIH SEJEMSKIH GRADIV RAZSTAVLJALCEV H. PRIMERI PRIVLAČNIH STOJNIC – LASTNA STOJNICA I. PRIMERI PRIVLAČNIH STOJNIC – PRILAGOJENA POSTAVITEV J. PRIMERI PRIVLAČNIH STOJNIC – TIPSKA STOJNICA IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 5 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 6 1 Sejem kot orodje pospeševanja prodaje Sejem je orodje pospeševanja prodaje, ki omogoča podjetjem hiter, neposreden in oseben stik z obiskovalci sejma, obenem pa omogoča predstavitev značilnosti razstavljalca ter njegovih storitev ali izdelkov. V osnovnem smislu je to prostor in dogodek, ki je namenjen komuniciranju. Prostor imenujemo sejmišče – razstavišče, ki ga sestavlja več dvoran ali paviljonov s potrebno infrastrukturo (dostopne poti, vodovodne, električne, komunikacijske napeljave, upravni in drugi objekti, skladišča, sanitarije...). Dogodek pa je sejem – razstava, ki ima svojo vsebino oz. razstavni program, obseg, čas trajanja, pravila vedenja in podobno. Razstavljalec se sejma udeleži s svojo sejemsko predstavitvijo, ki jo postavi na odrejenem prostoru sejmišča in zajema vse dejavnosti, ki potekajo na stojnici in zunaj nje. Po definiciji je sejem ponavljajoča se, časovno omejena prireditev, na kateri se predstavlja, razstavlja ali prodaja produkte oz. storitve. Stranke lahko na sejmu primerjajo ponudbe različnih ponudnikov in si ustvarijo pregled tržišča. Razstavljajočim podjetjem gre za stik s strankami, prepoznavnost ponudbe, za dobiček in za izmenjavo informacij. Gledano v splošnem sejmi pripomorejo k transparentnosti trga. 2 Temeljni namen sejma: osebni stik z obiskovalci razstavnega prostora Za veliko podjetij in tudi za gospodarstvo so sejmi bistvenega pomena. Predstavljajo odlično priložnost za spoznavanje novih strank, kupcev, njihovih potreb, pa tudi partnerjev in/ali novih sodelavcev in z njimi se vzpodbuja gospodarska rast. Namen sejemske predstavitve je lahko torej zelo širok. Informacijska naloga sejma je v posredovanju in zbiranju informacij o konkurenci, porabnikih in drugo javnostjo oz. ciljno publiko. Sejemska predstavitev ne želi samo informirati, ampak tudi vplivati, prepričevati, utrjevati podobo podjetja. Ima pa lahko tudi prodajno vlogo, saj želi razstavljalec vzpostaviti stik s potencialnimi kupci, sklepati posle in utrjevati odnose s sedanjimi kupci. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 7 Glede na namen se sejmi delijo na univerzalne in strokovne. Izvorno so bili sejmi namenjeni direktnemu trženju, moderni sejmi pa imajo predvsem tudi funkcijo informiranja. Kakor se sejmi med seboj razlikujejo, pa se razlikuje tudi priprava na sejemski nastop. Nekateri organizatorji dogodkov razstavljalcem zagotovijo zelo natančne informacije in navodila, drugi so z informacijami skopi in so razstavljalci primorani vsako malenkost preveriti pri njih. Kakorkoli pogledamo, pa je priprava na učinkovit sejemski nastop zapletena, sploh, če s tem še nimate veliko izkušenj. 2.1 Vrste sejmov Prvotno so bili sejmi torej namenjeni trgovanju, sčasoma pa so se razširili oz. razvili v kar nekaj sejemskih vrst. V grobem jih delimo na: Splošni sejmi / specializirani sejmi Regionalni / državni / mednarodni sejmi Sejmi za strokovne obiskovalce / za splošno javnost Sejmi, vezani na posebne priložnosti / stalne razstave Pri odločitvi, katerega sejma se bomo udeležili, moramo najprej ugotoviti, kaj je naš namen predstavitve in posledično najti sejem, ki lahko najbolje zadosti našim željam oz. izpolni naše cilje. Ne glede na specifiko posameznega sejma in na trud, ki ga v organizacijo in oglaševanje vložijo organizatorji sejma, da pritegnejo veliko število obiskovalcev, pa lahko temu, da bo sejem efektiven za posameznega razstavljalca, veliko pripomorejo tudi razstavljalci sami. Dogodek zahteva dobro pripravo in nekaj nasvetov, kako se je lotiti, boste našli v tem priročniku. 2.2 *Zaposlitveni sejem* Podrobneje bomo predstavili zaposlitveni sejem. Večina zaposlitvenih sejmov je splošnih in ciljajo na celotni trg dela, obstajajo pa tudi specializirani zaposlitveni sejmi, ki so namenjeni izključno npr. medicinskim delavcem ali absolventom strojništva. Razlikujejo se samo po profilu obiskovalcev sejma, posledično pa so seveda namenjeni delodajalcem, ki se želijo temu profilu predstaviti. Namen zaposlitvenih sejmov je povezovanje delodajalcev in ustreznih kandidatov na trgu dela. Za obiskovalce je tak sejem edinstvena priložnost, da se srečajo z najbolj zanimivimi delodajalci, da obiščejo katerega izmed brezplačnih kariernih predavanj, izvejo več o storitvah in produktih za IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 8 vzpodbudo svoje kariere ali izboljšajo svoj zaposlitveni profil v kariernem centru. V časih, v katerih smo, bo le malokateri perspektiven posameznik izpustil priložnost, da obišče sejem, poskrbi za svoj karierni profil in izbere boljšo prihodnost. Za razstavljalce pa je tak dogodek priložnost, da svoje podjetje predstavijo kot dobrega delodajalca, ki bo pritegnilo najboljše kandidate na trgu dela, ko jih bodo potrebovali, priložnost pa seveda lahko izkoristijo tudi za zapolnitev vseh aktualnih potreb po novih kadrih, saj lahko na sejmu izvedejo veliko število zaposlitvenih intervjujev s potencialnimi kandidati. Poleg tega je zaposlitveni sejem tisti, ki privabi karierno usmerjene obiskovalce, zato priložnost v njem najdejo tudi druga podjetja, ki so jim ti ciljna publika: ponudniki formalnega in neformalnega Ne zanašajte se zgolj na dejstvo, da je na trgu dela trenutno veliko kandidatov, ki bi se želeli zaposliti pri vašem podjetju. Potrudite se in pritegnite na vašo stojnico tiste najboljše, s katerimi boste dobro sodelovali. izobraževanja, usposabljanja, prodajalci računalnikov, telefonov, oblek, založbe, prodajalci poslovnih knjig... 3 Cilj vašega sejemskega nastopa Pred odločitvijo, na katerem sejmu boste sodelovali, oz. kako se boste pripravili na izbrani sejem, morate postaviti cilje vaše predstavitve. Cilji naj se ujemajo s strategijo in trenutno usmeritvijo vašega podjetja in naj bodo merljivi; le tako boste lahko po sejmu ocenili ali ste jih dosegli ali ne. Nekateri možni cilji nastopa na sejmu: Zbiranje informacij s trga, ki vam bodo pomagale pri oblikovanju marketinške strategije. Pridobivanje povratnih informacij vaših obstoječih strank. Identifikacija potencialnih kupcev in / ali posameznikov. Spoznavanje konkurence in njihove ponudbe. Sprejemanje naročil, priprava predračunov ali prodaja izdelkov / storitev. Izgradnja percepcije o podjetju kot delodajalcu in pritegnitev zanimivih kandidatov na trgu dela. ... Pomembno je, da so cilji sejemskega nastopa usklajeni s cilji in vrednotami celotne organizacije. Vsak stik z javnostjo, sploh pa vaše pojavljanje na sejmih S pravo strategijo do namreč oblikujejo in utrjujejo ugled vašega podjetja in vaših proizvodov ali doseženih ciljev! storitev. Ko ste določili cilje vašega sejemskega natopa, lahko izberete sejem, na katerem se boste pojavljali in ki vam bo omogočil, da jih dosežete. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 9 4 Smernice za pripravo na sejemski nastop Organizacija sejemskega nastopa se morda sliši preprosta naloga in morda smo tako tudi pristopali do nje. Dan pred sejmom smo spakirali brošure, ki smo jih imeli v podjetju, vzeli iz pisarne kakšen plakat in morda celo skledo za bonbone, na dan sejma pa smo se pojavili na stojnici (bili nemalokrat presenečeni, ker smo si jo predstavljali drugače) in čakali na obiskovalce. Vendar če želimo, da naša stojnica pritegne veliko (pravih) ljudi in da imamo po končanem sejmu tudi efekt, ki smo si ga želeli, se je potrebno na sejemski nastop dobro pripraviti. Napisali smo že, da je priprava na sejemski nastop, če želimo z njim kar največji učinek, kompleksna. V nadaljevanju poglavja najdete smernice, ki so vam lahko v oporo, da boste organizirali svoj sejemski nastop učinkovito, kot je le mogoče. Pomagale vam bodo prebroditi pot od potrditve sodelovanja do trenutka, ko boste po sejmu šteli zbrane kontakte, povpraševanja, naročilnice oz. karkoli ste želeli doseči s svojim sejemskim nastopom. Prepričani smo, da vam bodo smernice pomagale pri učinkoviti pripravi in prihranku časa. Morda se bo komu zdelo, da gremo preveč v detajle, vendar raje tvegamo to, Ključ do uspeha je kot da kaj pomembnega izpustimo. Seveda pa bolj izkušeni organizatorji organizacija. predstavitev zlahka preskočite kak del, ki vam je popolnoma jasen. Edina pot do učinkovite priprave na sejemski nastop je priprava seznama potrebnih opravil / dejavnikov, ki jih moramo preveriti in se nanje pripraviti. Spodaj najdete naš predlog takšnega seznama, seveda pa ga lahko prilagodite po svojih potrebah. Pomembno pa je, da česa ne preskočite, preden se ne prepričate, da za vaš primer res ni potrebno. V Prilogi A najdete obrazec s spodnjimi smernicami, ki ga boste dopolnili z roki izvedbe in odgovornimi osebami. 4.1 Pogoji sodelovanja na sejmu Vsak sejem ima za razstavljalce pripravljena navodila oz. splošne pogoje sodelovanja na sejmu. Običajno jih dobimo že v sejemskem razpisu, ob naročilnici, pogodbi o sodelovanju, ali pa na spletni strani sejma. Verjetno jih marsikdo spregleda (kot to naredimo z večino splošnih pogojev, ki jih moramo sprejemati vsakodnevno), IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 10 vendar v njih najdemo veliko koristnih in predvsem pomembnih informacij, ki jih moramo upoštevati ob potrditvi sodelovanja. V njih je opisan postopek dodelitve lokacije razstavnega prostora, predstavljeni so postopki in roki plačila (in morebitne odpovedi sodelovanja), roki in tehnični pogoji, informacije o zavarovanju, čiščenju in drugih pravilih na sejmišču... Pogoji sodelovanja na sejmu so torej odlična izhodiščna točka vaše priprave na sejem. Naložite si jih na računalnik ali si jih kako drugače priskrbite od organizatorja sejma. Preberite jih temeljito in na podlagi tega zasnujte vaše aktivnosti. Ne pozabite si zapisati vseh pomembnih rokov, ki se jih morate držati in glavnih omejitev, ki jih ima sejmišče. 4.2 Seznam opravil Na ta seznam uvrstite vsa opravila, ki jih morate zaključiti pred začetkom sejma ali drugimi pomembnimi mejniki. Dodajte tudi roke in odgovorne ljudi – tako bo namreč vaš seznam veliko bolj oprijemljiv in lahko boste bolj učinkovito sledili rezultatom. Primer takšnega seznama, ki je narejen po v tem priročniku opisanih točkah, smo pripravili v Prilogi A, alternativni pa je v Prilogi B. Seveda si lahko naredite svojega in ga kakorkoli prilagodite, da bo čimbolj služil vašim potrebam. 4.3 Namen sodelovanja na sejmu Učinkovitost vašega sejemskega nastopa bo veliko lažje oceniti, poleg tega pa bodo priprave na sejem bolj konkretne, če boste Cilj naj bo jasen, na začetku priprav opredelili namen oz. cilj vašega sodelovanja. dosegljiv in merljiv. Namen in z njim povezani cilji vašega nastopa morajo biti usklajeni s strategijo podjetja in trenutnimi aktivnostmi, ki jih izvajate. Svetujemo vam, da si namen sodelovanja zapišete, da med pripravami ne skrenete z začrtane poti. Lahko da je vaš cilj prodaja izdelkov in storitev, lahko je to navezovanje stika s potencialnimi strankami, lahko je priprava prvih predračunov, podpisovanje pogodb, lahko samo osebni stik z vašimi partnerji, zbiranje življenjepisov ustreznih kandidatov, ki bi radi postali vaši sodelavci... Poleg ciljev napišite tudi, kaj cilji niso, da vas slučajno ne zavedejo. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 11 Če je vaš namen le stik s potencialnimi strankami in predstavitev podjetja, potem efekta nastopa na sejmu ne morete ocenjevati po številu prodanih izdelkov. Določite vse te stvari na začetku, da bo končna ocena dogodka lažja! 4.4 Tipska ali neopremljena stojnica Tipska stojnica je standardna sejemska konstrukcija (octanorm), ki jo sestavi organizator sejma in vas čaka na sejmišču. Gre za osnovno talno oblogo, obodne stene stojnice, mizo in stole, pult in barski stol (količina opreme je odvisna od velikosti naročene stojnice, rahle prilagoditve opreme pa so tudi možne glede na izvajalca). Če naročite neopremljeno stojnico, potem vas bo na sejmišču čakal le prazen prostor (tudi brez talne obloge in sten – če niso te del sosednje stojnice), na katerem boste postavili svojo konstrukcijo. Morda se sliši enostavna odločitev: če stojnico imate, boste vzeli neopremljen prostor, če je nimate, pa tipsko stojnico. Pa vendarle, upoštevajte tudi stroške prevoza in montaže ter namen vašega pojavljanja. Zagotovo boste bolj izstopali z lastno stojnico, znajo pa biti stroški njene postavitve neprimerljivo visoki, zato le razmislite, kakšne možnosti imate. Kot boste videli v nadaljevanju, lahko tako lastno, kot tipsko stojnico naredite privlačno, da bo služila svojemu namenu. Za navdih si lahko v Prilogah H, I in J ogledate nekaj primerov lastnih, tipskih ter tudi prilagojenih stojnic. Ne glede na to, kakšne so vaše možnosti pri izbiri stojnice, je lahko vaša predstavitev privlačna in funkcionalna. 4.5 Razstavni artikli Preden se odločite, kako bo postavljena vaša stojnica in kako bo razporejena oprema na njej, razmislite, katere produkte ali vizuale bi želeli razstaviti, izpostaviti. Pripravite seznam vseh možnosti in razpoložljivih količin, potem pa sprejmite odločitev, kaj od tega boste vključili na stojnico in kaj ne (včasih res velja pravilo: več je manj). Ko boste imeli seznam razstavnih artiklov, boste lahko organizirali dekoracijo prostora in njihovo dostavo na sejmišče. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 12 4.6 Načrt razstavnega prostora Načrt razstavnega prostora je izris vaše stojnice. Običajno je to lahko zgolj tloris, sodobnejša programska oprema pa omogoča Kako bo izgledal naš tudi 3D izrise, ki vam bodo ponudili bolj realno sliko vaše razstavni prostor? stojnice z vso opremo, lučmi, vizuali... Naj bo privlačen in funkcionalen ter naj Pri načrtu vašega prostora upoštevajte, da bodo obiskovalci sejma prihajali do ustrezno izpostavi vas z vseh strani. V primeru, da imate lastno stojnico, ki jo boste postavili na naš namen (neopremljenem) razstavnem prostoru, ste o tem verjetno že razmislili ob sodelovanja na naročilu stojnice, zagotovo pa imate možnost manjših prilagoditev. Če ste sejmu. naročili tipsko opremljeno stojnico, boste pred sejmom verjetno dobili izris stojnice. Preverite, kako je postavljena oprema in ali lahko kakšen del prestavite. Seveda so malenkostne prilagoditve možne, vendar jih je včasih potrebno skomunicirati vnaprej z organizatorji (primer: mizo lahko kadarkoli prestavite sami, pult pa je lahko vezan na konstrukcijo in tako opravlja tudi funkcijo nosilnosti. V nekaterih primerih je možna drugačna postavitev, treba je o naših željah samo obvestiti organizatorje sejma). Vsekakor svetujemo, da o postavitvi razmislite čimprej, ker boste na podlagi tega pripravili tudi grafično opremo stojnice. Načrt vam bo omogočil, da kakršnekoli težave pri vaši stojnici opazite čimprej, preden bo za rešitve prepozno. Poleg tega pa tak načrt olajša vašo komunikacijo in usklajevanje z organizatorjem. 4.7 Gradbeni posegi Če imate lastno stojnico ali bi želeli samo nekoliko nadgraditi tipsko, ki ste jo naročili pri organizatorju sejma, se najprej Vizualizirajte pozanimajte, kakšni so pogoji in omejitve tehničnih posegov na dogajanje na vaši sejmišču. Na podlagi tega lahko organizirate delavce. Svetujemo stojnici in ugotovite, vam, da določite nekoga, ki je odgovoren za postavitev stojnice kaj vse potrebujete. in ki bo zbral ekipo sodelavcev na tem projektu, povežite pa ga tudi z organizatorjem sejma, da bosta uskladila želje in možnosti. Razmislite o vsem, kar boste potrebovali na stojnici. Morda boste želeli kotiček, kamor se boste lahko za trenutek umaknili ali kjer boste v miru opravili kak pogovor z obiskovalci, predvsem pa boste potrebovali mesto, kamor boste pospravili osebne stvari. V večini primerov bo za to verjetno zadoščal pult, pod katerega boste spravili torbe, če pa imate s sabo kaj vrednejšega, je dobro razmisliti o izgradnji garderobe / skladišča v stojnici. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 13 Veliko bolj sproščeni boste in dosegli boljši efekt vaše predstavitve, če boste vedeli, da so vaše stvari na varnem. Vsi ti posegi v konstrukcijo stojnice zahtevajo svoj čas, zato je dobro o njih razmisliti dovolj zgodaj! 4.8 Oprema stojnice Stojnica potrebuje pohištvo. Če imate lastno stojnico, ki jo boste postavili na (neopremljenem) razstavnem prostoru, je verjetno del nje tudi pohištvo (vsekakor preverite, če nimate še izkušenj s tem). Tipsko opremljene stojnice, ki vam jih postavi organizator sejma, pa vključujejo nabor tipske opreme. Preverite, kaj vse je vključeno v stojnico (kot smo že napisali, so to običajno obodne stene, miza s pripadajočimi stoli, pult z barskim stolom, talna obloga in tipski napis). Z mislijo na velikost stojnice ocenite, kaj vse boste na njej potrebovali, in vse to pravočasno naročite. Tako na lastne stojnice, kot tudi pri tipsko opremljenih stojnicah, lahko vse kose pohištva naročite dodatno pri organizatorju sejma. Osnovna oprema, ki jo lahko najamete, so stoli, mize, barski stoli, pulti, omarice, poličke, stojala za brošure, talna obloga, električni podaljški, obešalniki, stene in harmonika vrata (s katerimi si lahko »zgradite« skladiščni prostor), ipd. Preverite katalog dodatne opreme, ki vam ga lahko pošlje organizator sejma, da vidite, kaj imate na razpolago. Ocenite, kaj potrebujete za svojo učinkovito predstavitev, in to pravočasno naročite. Še enkrat poudarjamo, da morate upoštevati tudi velikost stojnice. Opremite jo tako, da bo še vedno možen neoviran prehod po njej. Naj bo stojnica privlačna in odprta, da bo pritegnila obiskovalce. 4.9 Talna obloga Tla v sejemskih dvoranah so (razen v popolnoma novih dvoranah) običajno takšna, kot so lahko ob stalnih gradbenih delih, ki potekajo na njih. Konstantno postavljanje stojnic, gruča obiskovalcev in demontaža stojnic seveda pustijo svoj pečat na tleh... Če ste se odločili najeti neopremljen razstavni prostor, potem upoštevajte, da boste morali z nečim pokriti tudi tla. Tipsko opremljene stojnice pa običajno vključujejo talno oblogo – gre za sejemsko talno oblogo v zeleni ali sivi barvi IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 14 (za vašo stojnico bodo uporabili eno ali drugo, odvisno od površine prostora, ki ga je potrebno obložiti, in od zaloge). Ker pa bodo takšno oblogo imeli praktično vsi razstavljalci, bo vaš razstavni prostor še kako izstopal, če se odločite za najem barvne preproge. Takšno preprogo vam organizator sejma lahko ob pravočasnem naročilu zagotovi v skoraj vseh barvnih odtenkih (izberete seveda barvo, ki se ujema z vašo celostno podobo) – vseh barv v neomejenih količinah seveda nima na zalogi, zato je treba takšno preprogo naročiti vsaj en mesec pred sejmom, da jo lahko še pravi čas dostavijo in uporabijo pri montaži vaše stojnice. Barvna preproga bo zagotovo prinesla korporativno identiteto v vašo stojnico. Strošek nakupa takšne preproge ni tako zelo visok (odvisno seveda od kvadrature stojnice), morate pa vseeno imeti v mislih, da gre za preprogo za enkratno uporabo in je ne boste mogli odpeljati in ponovno uporabiti. Stojnica naj odraža našo organizacijsko identiteto. 4.10 Električno napajanje Ali boste na stojnici potrebovali elektriko? V primeru, da boste na razstavni prostor vključili predstavitev podjetja na LCD zaslonu ali na računalniku, če boste kuhali kavo, delili ohlajeno pijačo ali demonstrirali uporabo drugih električnih aparatov, potem verjetno že veste, da boste potrebovali elektriko. Vendar razmislite tudi, ali boste morali napolniti telefon ali baterije za fotoaparat, s katerim boste fotografirali našo stojnico – tudi za to potrebujemo elektriko, pa na to pogosto pozabimo (ker je nekako samoumevno, da imamo vedno dostop do nje). Razmisliti morate tudi o moči električnega napajanja. Za veliko večino uporab zadostuje osnovno napajanje (1,5 kW), če imate namen pripeljati kake večje Razmislite, kakšne in predvsem zahtevnejše električne aparate ali pa vključiti predstavitev na npr. aktivnosti boste petih LCD ekranih, potem morate preveriti, kakšno napajanje le-ti potrebujejo. izvajali na stojnici in katere priključke Vsekakor preverite, ali je elektrika že vključena na vašo stojnico in če ni in jo potrebujete, jo naročite. Pri večjih stojnicah morate razmisliti tudi, kje točno jo boste potrebovali, da je ne boste potem napeljevali s podaljški in ob vsakem koraku prestopali kablov. Postavljalci stojnic vam bodo v sodelovanju z električarjem elektriko napeljali tja, kamor želite, če bodo o tem pravočasno obveščeni. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 15 potrebujete za to. Dodatno, na kar pogosto pozabimo, pa so različni podaljški oz. razdelilci. Včasih bo sicer elektrika na vaši stojnici že pripeljana z razdelilcem z npr. 3 priključki, lahko pa se zgodi, da boste na stojnici imeli zgolj eno vtičnico in če boste želeli priklopiti računalnik in hkrati napolniti telefon, tega ne boste mogli storiti. Za vsak primer vam svetujemo, da na sejem prinesete 1 ali 2 razdelilca, da boste lahko imeli dovolj električnih priključkov tam, kjer jih potrebujete. Če razdelilca nimate, ga lahko najamete od organizatorjev sejma, vendar je cena takšnega najema običajno visoka, pa tudi količina razdelilcev, ki jih imajo na zalogi, je omejena in prav lahko se zgodi, da jih zmanjka. 4.11 Razsvetljava in luči Sejemske dvorane so običajno osnovno razsvetljene. V zimskih mesecih, ko je popoldne hitro tema, ali ob oblačnih dneh pa ta razsvetljava morda ne bo dovolj, da boste ustrezno izpostavili svoje artikle ali poudarili plakate, ki jih boste obesili. Razmislite, ali bi potrebovali dodatno osvetlitev na določene dele stojnice in si pravočasno priskrbite ustrezne reflektorje. 4.12 Voda Če je pomemben del vaše predstavitve tudi kuhanje kave za obiskovalce, priprava prigrizkov ali demonstracija uporabe produkta, pri kateri se lahko umažete, predvidite na stojnici tudi umivalnik in priključek za vodo. O tem obvezno dovolj kmalu obvestite organizatorja, ki mora to upoštevati že pri dodelitvi mikrolokacije vaše stojnice – vodo je namreč nekoliko bolj zapleteno pripeljati na stojnico, kot elektriko, in nemogoče je priključek za vodo urejati naknadno, ko so konstrukcije stojnic že postavljene. 4.13 Internet Še nekaj, kar nam je dandanes skoraj samoumevno – dostop do interneta. Morda ga boste potrebovali za prikaz vaše spletne strani, morda pa boste le želeli preveriti svoja e-sporočila. Nekatere sejemske dvorane vam omogočajo brezplačen dostop do interneta (ki je lahko zelo počasen), lahko pa, da boste morali internet naročiti in plačati. Za večino naprav bo zadoščal brezžični internet, zna pa se zgoditi, da boste za vaše naprave potrebovali UTP kabel. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 16 Najem interneta na sejmu je glede na splošno dostopnost, ki smo je vajeni, drag. Če se vam zdi cena za najem interneta na sejmu visoka, in imate dovolj časa, razmislite o alternativah, ki jih imate, preračunajte, ali lahko dobite internet tudi ceneje. 4.14 LCD ali plazma zasloni Vaša predstavitev bo bolj privlačna in dinamična, če boste na stojnico dali tudi televizor, na katerem boste predvajali svoja oglasna sporočila, demonstracijo uporabe vaših izdelkov ali posnetke iz vašega podjetja. Zaslone (če jih nimate v podjetju) lahko najamete pri organizatorju sejma ali pri podjetjih, ki se ukvarjajo z multimedijo in opremo tudi oddajajo. Razmisliti morate tudi o viru predvajanja in ustreznih povezavah – ali boste uporabili DVD predvajalnik, računalnik ali kar internet? Imate vse kable, ki jih potrebujete? Pri pripravi posnetkov se tudi prepričajte o formatu predvajanja (16:9, 4:3) in o formatu posnetka, ki ga lahko predvajate (.mpg, .avi, .mov, itd.). V primeru, da ima vaš posnetek tudi zvok, poskrbite za zvočnike in preverite, kakšno glasnost vam dovoljuje organizator sejma, da ne boste motili pogovorov na sosednjih stojnicah. Svetujemo, da predvajanje posnetka stestirate pred začetkom sejma (ali celo kak dan prej, če je to mogoče), saj vam lahko dejstvo, da ste vse najeli in pripravili, potem pa zaradi tehničnih težav posnetkov ne morete predvajati, zelo pokvari razpoloženje. 4.15 Dekoracija stojnice Stojnica bo predstavljala vaše podjetje. Posvetiti ji morate ravno toliko pozornosti, kot jo posvetite opremi vaših sprejemnih pisarn, Kritična presoja: kjer vas obiskujejo stranke. Pri opremi razmišljajte v skladu z vašo zaprite oči in si korporativno identiteto in celostno grafično podobo. predstavljajte končno podobo vaše Opremite stojnico s plakati, logotipi ali lepenkami, da obiskovalcem daste vtis stojnice. Bi vas o vašem podjetju. Na prazne stene lahko namesto plakatov nalepite tudi folijo, privabila in ali ki bo prekrila celotno steno. Pomembno je, da v začetni fazi priprav na sejem odraža podobo določite podobo, kakršno želite na stojnici, in poskrbite za pripravo materialov in tisk. Organizator sejma vam bo zagotovil vse potrebne mere sten in druge opreme, da bo lahko vaše oblikovanje kar se da natančno. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 17 vašega podjetja? Preberite tehnična navodila za razstavljalce – včasih bo predpisana maksimalna višina stojnice in pripadajočih elementov (običajno je to 2,5 metra), lahko pa da celo določijo, katero lepilo lahko uporabite za lepljenje na stene stojnic. Vso grafiko morajo namreč po sejmu odstraniti, da so stene ponovno uporabljene za naslednji sejem in nekatera lepila so tako agresivna, da je plakate težko odstraniti ali stene celo poškodujejo. V teh primerih morate plačati dodatne stroške, zato vsekakor uporabljajte material, ki je dovoljen. Stojnico lahko popestrite tudi s cvetjem ali lončnicami, ki bodo prinesle nekaj življenja v ta zaprt prostor. Cvetje lahko kupite, ga pripeljete iz svojih poslovnih prostorov, lahko pa ga celo najamete pri ustreznih ponudnikih – ti ga bodo dostavili na vašo stojnico in ga prišli iskat po končanem sejmu. Če se odločite za najem, imejte pripravljenega nekaj materiala, s katerim boste zakrili običajen lonec, v katerem bo zelenje. 4.16 Frontalni izris stojnice Ne glede na osnovni namen sejma ste se verjetno odločili, katere izdelke boste razstavili na stojnici, da boste pritegnili pozornost in utrdili blagovno znamko vašega podjetja. Temu primerno ste si že zagotovili tudi opremo, ki jo boste uporabili, grafično podobo, ki bo vključevala razstavljene izdelke in ustrezno razsvetljavo. Čas je, da naredite končen izris tudi frontalnega pogleda na stojnico, ki vam bo dal boljše videnje o tem, kako bo vaša stojnica izgledala. S tem boste lahko tudi ocenili, ali ste vkomponirali vse, kar potrebujete, ali kaj zahteva dopolnitve. Omenili smo že 3D izris stojnice in na tem mestu, ko ste predvideli že večino inventarja in dekoracije, bo ta še bolj jasen in zanimiv ter tudi informativen za vse vpletene v vaš sejemski nastop. 4.17 Prevoz in logistika V vsakem primeru boste imeli nekaj materiala, ki ga boste morali dostaviti na sejmišče. Naredite seznam vsega, kar potrebujete, in organizirajte prevoz (in tudi odvoz embalaže). Preverite termine za dostavo, omejitve in morebitne stroške, povezane s tem. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 18 V primeru, da je sejem v drugi državi, morate preveriti tudi carinske postopke, ki vas lahko doletijo. Tako zaradi stroškov, kot tudi zaradi s tem povezanih Še kako prav vam bo prišel zložljiv voziček, časovnih zamud pri dostavi. s katerim boste Če ste se dogovorili za dostavo vseh materialov, morate organizirati tudi prepeljali material osebo, ki bo sprejela odgovornost in poskrbela za dostavo in mesto, kamor od parkirišča do bodo lahko dostavljalci materiale odložili. Svetujemo vam, da dodelite to razstavnega odgovornost svojemu sodelavcu ali drugi osebi, ki ji zaupate. V nujnih prostora. primerih lahko pošiljko sprejme tudi organizator, vendar ni rečeno, da bo sprejemu (zaradi številnih obveznosti) namenil toliko pozornosti, kot jo lahko nekdo, ki je tam izključno za sprejem materialov. 4.18 Dovolilnice za montažo in demontažo Vsak dostavljalec materiala na sejmišče mora imeti pri sebi dovolilnico. Dostopne poti varnostna služba zaradi varnosti razstavljalcev in njihovega materiala omogoči le akreditiranim razstavljalcem, zato poskrbite, da dovolilnico, ki vam jo pošlje organizator sejma, distribuirate vsem, ki bodo pripeljali vaš material na sejmišče. Ustrezno število dovolilnic vam bo dal organizator sejma, pri večjih sejmih pa je potrebno upoštevati tudi določene časovne omejitve dostave – razstavljalcev je veliko in če njihov dostop ni koordiniran, se velikokrat zgodi, da bi vsi želeli hkrati pripeljati material čisto do vhoda v dvorano. Seznanite vaše dostavljalce z vsemi napotki in omejitvami, ki vam jih posreduje organizator sejma. 4.19 Odvoz materiala Veliko pozornosti namenjamo pripravi na sejem, ne smemo pa pozabiti, da moramo razstavni prostor tudi pospraviti in po Nemalokrat se izkaže sejmu odpeljati ves material nazaj v naše poslovne prostore. za najbolj praktično, Poskrbite za pospravljanje in odvoz vseh razstavnih izdelkov, da za prevoz vseh računalnikov, brošur in ostalega gradiva (izpolnjenih naročilnic!), ki nam materialov ostanejo po koncu sejma. najamemo kar kombi. Vsekakor o tem razmislite pred začetkom sejma! Pogosto načrtujemo, da bomo vse razdelili in ne bo veliko za odvoz, vendar nas zna presenetiti, koliko stvari se vendarle nabere. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 19 4.20 Zbiranje odpadkov in smeti Že pri urejanju stojnice boste »pridelali« kar nekaj smeti, zato preverite, kako je z odvozom smeti na sejmu, na katerem sodelujete. Za drobni odpadni material večinoma ni problema, lahko ga odložite v za to namenjene zbiralnike, ki jih bo sejemsko osebje odneslo v zbiralnik odpadkov. Boste pa morali običajno sami poskrbeti za večje količine odpadne embalaže (škatle in polivinil, ki vam ostanejo pri montaži stojnice), sploh v primeru, da boste to embalažo potrebovali tudi pri demontaži stojnice. Upoštevajte, da sejmišče v osnovi ne zagotavlja skladišča, kjer bi lahko ta material shranili za čas trajanja sejma, in poskrbite za odvoz / dostavo tudi tega. Koš za smeti boste potrebovali tudi na stojnici med trajanjem sejma. Včasih so takšni koši že del tipske opreme (preverite!), včasih si jih boste morali zagotoviti naknadno. Večinoma pa vam bodo na stojnico organizatorji prinesli vsaj vreče za smeti, v katere lahko potem odlagate odpadke. V zadnjih letih je vse bolj običajno, da na stojnice dobite več vreč različnih barv in navodila za recikliranje. Če sejem traja več dni, potem je dobro tudi vedeti, da čistilke zvečer zaradi varovanja vaših stvari ne bodo vstopale na vašo stojnico, ampak bodo odnesle le smeti, ki jih po zaključku sejemskega dne postavite na hojnico pred vašo stojnico. Smeti, ki jih boste imeli npr. pod pultom na stojnici, torej ne bodo odpeljane. 4.21 Čiščenje stojnice Povedali smo že, da čistilke na vašo stojnico ne bodo vstopale, Mi in naši obiskovalci tudi ne po zaključku posameznega dneva sejma. Vse madeže in se bomo na drobtine po preprogi boste morali odstraniti sami, zato na razstavnem prostoru stojnico prinesite tudi kakšno krpo in čistilno sredstvo. bolje počutili, če bo Preprogo boste težje očistili sami, zato bodite pozorni, da je ne umažete prostor okoli nas preveč. Preproge bodo namreč posesane samo na hojnicah in ne znotraj vaših urejen in čist! razstavnih prostorov. Če se vseeno zgodi, da boste na stojnici imeli trdovratnejšo umazanijo, ki je ne morete odstraniti sami, opozorite na to organizatorja sejma, ki vam bo na razstavni prostor napotil čistilko. Upoštevajte le, da so s tem lahko povezani dodatni stroški. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 20 4.22 Drobni material Vedno boste na sejmu potrebovali osnovne pripomočke za opremo prostora in nemoteno sejemsko aktivnost. Zbrali smo jih nekaj, ki boste potrebovali najpogosteje. Seveda boste seznam s sodelovanjem na več dogodkih prilagajali in dopolnjevali, da boste ob prihodnjih dogodkih uporabljali tistega, vam najbolj ustreznega. Na sejem prinesite: lepilni trak (za popravljanje manjših nezgod ali pritrjevanje lažjih grafik), obojestranski lepilni trak (za lepljenje plakatov na stene), škarje ali rezalni nož (potrebovali ju boste za odpiranje paketov ali rezanje lepilnega traku), pisalo in papir (zagotovo si boste morali kaj zapisati), vrvica (če bo potrebno kaj privezati), izvijač (to je že »nadgradnja« osnovnega materiala, lahko pa vam pride zelo prav!), spenjač (za pritrjevanje vizitk na brošure, da jih obiskovalec ne izgubi), sponke za papir (za spenjanje zbrane dokumentacije), vaše vizitke (razdelili jih boste med potencialne stranke). Poleg tega pa ne pozabite tudi na: voda in pijača (na stojnici boste dolgo, pripravite dovolj vode za vse osebje, ki bo na stojnici), prigrizki (če ne načrtujete odmora za malico, imejte s sabo nekaj, kar vam bo olajšalo celodnevno prisotnost na stojnici), osnovni čistilni pripomočki (vsaj krpa in univerzalno čistilo, da očistite madeže na vaši stojnici po vseh obiskovalcih), bonboni, čokoladke, piškoti (za obiskovalce vaše stojnice, da se bodo počudili dobrodošle), darilca za potencialne stranke (bolj si vas bodo zapomnili, če vsaj najbolj perspektivnim kako malenkost podarite), cvetje in druga dekoracija (naj bo stojnica prijazna obiskovalcem in vam, ki boste na njej cel dan ali celo več dni), vrečke ali škatle (v katere boste vse to pospravili), voziček (za prevoz materiala na razstavni prostor). IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU dopolnite seznam! Ob naslednjem Prilagodite in 21 dogodku si boste hvaležni... Drugo gradivo so seveda brošure in priložnostne predstavitve ter vse ostalo, kar potrebujete za vašo predstavitev. Priprava in odhod na sejem bo manj napet, če boste ves drobni material pripravili vnaprej. Pri tem si lahko pomagate s seznamom v Prilogi D. 4.23 Osebje na sejmu Na sejmu oz. razstavnih prostorih je pomembno prijetno in pozitivno vzdušje. Posvetite veliko pozornosti izbiri oseb, ki bodo predstavljale vaše podjetje na stojnici! Primerni so sodelavci, ki so aktivni, družabni, pozitivni in imajo radi stike z ljudmi. Namesto, da čakajo, kdaj jih bo kdo kaj vprašal, bodo ti sodelavci proaktivni in tudi sami nagovorili bližnje obiskovalce, ki se jim zdijo perspektivni. Dobro morajo poznati vse izdelke / storitve, ki jih predstavljate na stojnici Ni katerikoli (koristi, zmogljivosti, cene, nabavni pogoji). Ne glede na kakovost brošur, ki jih sodelavec, ki nam je boste pripravili, si bodo obiskovalci stojnice mnenje o podjetju v prvi fazi na razpolago, oblikovali na podlagi osebja na stojnici. Če se vam zdi potrebno, osebju primeren za na pripravite navodila za sprejem napovedanih kupcev in drugih gostov. stojnico. Izberite tistega, ki mu Osebje naj že s telesno govorico izraža, da so obiskovalci stojnice dobrodošli. zaupate, da bo Najbolje bo, da stojijo ali sedijo na barskem stolu (zaprta drža nekje ob zadnji korektno predstavljal steni stojnice bo obiskovalce prej odganjala, kot privabljala). vaše podjetje. Število predstavnikov na razstavnem prostoru je seveda odvisno od aktivnosti, ki potekajo, in velikosti stojnice. Če želite, da poleg osnovnega namena (npr. priprave ponudb) izvajate na stojnici tudi zabavno aktivnost (npr. žrebanje nagrad s kolesom sreče), boste potrebovali vsaj po eno osebo za vsako aktivnost – vendar morate to upoštevati pri rezervaciji stojnice. Če boste na majhno stojnico »nagnetli« 8 sodelavcev, vaša stojnica ne bo sprejemala tudi potencialnih obiskovalcev. V vsakem primeru pa si prizadevajte, da za sejem angažirate toliko sodelavcev, da stojnice nikoli ne pustijo prazne. Predvidite nadomeščanje za čas malice ali izhod na stranišče. Ne samo, da vam lahko s stojnice kdo kaj ukrade, če je prazna, z neprisotnostjo mimoidočim oddajate sporočilo, da se vam enostavno ne ljubi biti prisoten ali da vam je razstavljanje in pogovor z obiskovalci celo odveč. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 22 4.24 Akreditacije in vstop na sejem Za vstop na sejmišče v času, ko sejem ni odprt za obiskovalce, boste potrebovali akreditacijo, ki vam jo zagotovi organizator sejma. Na vsak razstavni prostor je dodeljeno določeno število akreditacij, ki so lahko prenosljive ali pa tudi ne. Vse te stvari preverite pravočasno in uredite podrobnosti z organizatorjem, če je to potrebno. Akreditacije vam organizator pošlje po pošti ali po e-pošti in si jih natisnete sami, lahko pa uredi tudi prevzem na sejmišču – dobili boste informacijo o terminu izdaje akreditacij in postopku dostopa do njih. To, da kakšen obiskovalec pride na sejem že med montažo, ni tako osamljen primer in varnostniki imajo stroga navodila, da vse, ki nimajo akreditacije razstavljalca, pospremijo iz dvorane. Nošenja akreditacij torej nikakor ne gre zanemariti. Kot napisano, je nošenje akreditacij najbolj pomembno v času, ko sejem še ni odprt, imajo pa razstavljalci dan ali dva na razpolago za pripravo stojnic. Med sejmom nošenje ni nujno potrebno, je pa vseeno dobrodošlo, tako z vidika obiskovalcev sejma (da vedo, na koga lahko naslovijo morebitna vprašanja), kot tudi z vidika vašega podjetja, saj s tem tudi dodajate vaši korporativni identiteti. Ponovno boste akreditacije potrebovali zvečer, ko se sejem zapre za obiskovalce, vi pa boste potrebovali še nekaj časa, da pospravite stojnico. 4.25 Pot na sejem in prenočišča Organizirajte pot za vaše sodelavce, ki bodo prisotni na sejmu (zagotovite jim službeni avto z dovolj prostora za vse materiale, ki jih potrebujejo na stojnici, izdajte vse potne naloge ali celo organizirajte letalski prevoz, če je sejem bolj oddaljen). Za večdnevne in oddaljene sejme lahko preračunate stroške poti in nočitev ter čas in strošek prevoza – morda bo bolje, da za osebje rezervirate nočitve v bližini sejmišča, kot da plačujete stroške medkrajevnega prevoza. Predvidite tudi pot od hotela do sejmišča, če je to potrebno. 4.26 Organizacija vašega nastopa Poskrbeti boste morali za celo vrsto malenkosti in jih organizirati. Preverite, kdaj je sejem odprt za obiskovalce in se dogovorite z osebjem stojnice, kdaj bo kdo tam. Prav tako se prepričajte, kje lahko razstavljalci parkirate in kakšni stroški so s tem povezani, IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 23 ob katerih urah lahko pridete pripravit stojnico in do kdaj jo lahko pospravljate, ali so še kakšne druge omejitve, ki jih morate upoštevati glede vaše prisotnosti na sejmu. Bolj kot jih boznate, bolje se boste lahko soočali z nepredvidenimi situacijami. Zberite vse informacije, ki so vam dane s strani organizatorja (splošni pogoji sodelovanja na sejmu, tehnični katalog za razstavljalce, pomembni datumi, skica vaše stojnice, druga komunikacija z organizatorji sejma, morebitna esporočila z navodili, ki vam jih je poslal organizator...). Prinesite mapo s temi dokumenti kar na sejem, lahko da vam bo pomagala pri razreševanju morebitnih nesporazumov z organizatorjem dogodka! 4.27 Predstavitev vašega podjetja z oglasi v sejemskih tiskovinah Sejme običajno spremlja več tiskovin, v katerih se lahko predstavite. Organizatorji sejma dogodek podprejo s sejemskimi vodniki, večji sejmi imajo tudi pogodbene publikacije v dnevnih časopisih ali tednikih. Preverite možnosti in s predstavitvijo podjetja ali z oglasom v takšnih tiskovinah še podprite vaš sejemski nastop in povečajte število obiskovalcev, ki pridejo na vašo stojnico. Izberite tiste oblike oglaševanja, ki vam bodo prinesle rezultate. V nekaterih Pravočasno, primerih je dobro razmisliti tudi, kako obisk reducirati in doseči, da vašo natančno in temeljito stojnico obiščejo le tisti, ki jih vaše podjetje resnično zanima in ne vsak izpolnite opazovalec dogajanja. predstavitev podjetja in jo oddajte Z mislijo na cilj vašega nastopa izpolnite prijavo na sejem (in morebitne organizatorju sejma. dodatne obrazce za predstavitev vašega podejtja) temeljito, natančno in pravočasno. Le tako vam organizator sejma lahko zagotovi, da bodo vaše predstavitve služile svojemu namenu in pritegnile pozornost pravih obiskovalcev, da pridejo na vašo stojnico. 4.28 Vabilo vaši ciljni publiki Zagotovo imate nabor poslovnih partnerjev, strank ali druge zainteresirane javnosti, ki jih želite povabiti na stojnico kot zahvalo za sodelovanje ali z namenom predstavitve vašega podjetja, da izgubite čimmanj časa v vsakodnevnem poslovanju. Poleg tega pa osebni stik pomeni veliko več, kot nekajkratni kontakt preko e-pošte ali telefona. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 24 Objavite novico, da sodelujete na sejmu, na vaši spletni strani, podkrepite jo s spletnimi pasicami, pošljite vabilo za obisk na stojnici na e-naslove, ki jih imate... Več kontaktov, ki jih boste opravili na sejmu, pomeni več prihranka na času med vašim običajnim delovnikom. Če ima sejem vstopnino, priložite tistim najbolj zaželenim obiskovalcem tudi vstopnico (ki jo verjetno kot razstavljalec dobite ceneje ali celo brezplačno), le malokdo bo vavčer zavrgel in ga ne izkoristil. 4.29 Poročilo obiskovalca Glede na namen vašega sejemskega nastopa pripravite osnutek poročila, ki ga boste izpolnjevali na sejmu in bo dokumentiral vaše pogovore z obiskovalci. Le-teh bo veliko in nemogoče si bo zapomniti, kaj ste se s kom pogovarjali. Zapiske lahko delate tudi na prazen list papirja ali v zvezek / blok, vendar vam bo osnutek pomagal, da boste vse pogovore zabeležili na enak način. Olajšajte si delo na Razmislite tudi, ali bi bilo smiselno obiskovalce sproti rangirati v npr. 3 sejmu in posejemske kategorije (A: potencial / B: nekaj srednjega / C: izguba časa). Ali bi vam to aktivnosti ter olajšalo nadaljnje postopke? Na obrazcu predvidite tudi prostor za prihodnje strukturirajte vaše aktivnosti. Izpolnjevali ga boste lahko, ko bo manj navala in tako bo čas, ki ga pogovore. preživite na stojnici, kar najbolj izkoriščen. Ne pozabite, informacije, ki jih dobimo s trga, pripomorejo k izboljšanju naših storitev ali produktov in sejmi so odličen vir takšnih informacij, če na njih ne pozabimo. V primeru *zaposlitvenega sejma* je tako poročilo obiskovalca običajno kar CV vprašalnik. Nekaj primerov, ki vam lahko olajšajo pripravo poročila – CV vprašalnika, najdete v Prilogi F. 4.30 PR gradivo Sejem obišče veliko novinarjev, ki jih za namen pokrivanja dogodka povabi organizator. Marsikateri od njih bo obiskal tudi vašo stojnico, pobral izjavo ali fotografiral vašo stojnico, ki bo po branju tega priročnika zagotovo ena bolj privlačnih na sejmu. Bodite pripravljeni na njih in izkoristite priložnost tudi za predstavitev vašega podjetja. Izročite jim PR gradivo, predstavitev podjetja, DVD ali USB ključek s IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 25 promocijo podjetja, brošure, fotografije, kontakte vaših sodelavcev za odnose z javnostmi... Nekaj paketov PR gradiva lahko pustite tudi v press središču sejma, če ta obstaja. Izkoristite vsako priložnost, da širite glas o vašem podjetju in vaši PR službi zagotovite kontakte ustreznih novinarjev. 4.31 Pregled stroškov Če ste uspešno načrtovali vaš nastop prek opisanih korakov, boste lahko ocenili tudi vse stroške, ki bodo s tem nastali in posledično ocenili efekt vašega sodelovanja. Tudi nastop na sejmu je ena oblika marketinške predstavitve in bolj natančno, kot boste ocenili uspeh (stroške in pridobitve, ki ste jih imeli s sodelovanjem) ali izračunali ROI (Return On Investment), lažje boste prepričali nadrejene in vodstvo podjetja, da ste z nastopom na sejmu naredili nekaj dobrega za podjetje. Pripravite natančen pregled stroškov (oceno in dejanski strošek): najem prostora, stroški postavitve stojnice, grafični material, potrošni material, čas osebja na stojnici, prevoz... Oceni stroška dopišite tudi dejanski strošek, ki vam bo pomagal pri oceni stroškov za prihodnje dogodke. Stroške spremljajte ves čas priprave na sejem in jih na koncu primerjajte z efektom, ki ste ga dosegli. Tako boste hitro dobili oceno, ali se vam je sodelovanje na sejmu izplačalo. Primer stroškovnika, ki bo v grobem sledil stroškom vašega sejemskega nastopa, najdete v Prilogi C. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 26 5 Posebnosti priprave na *zaposlitveni sejem* Zaposlitveni sejem obišče nekaj tisoč iskalcev zaposlitve in že zaposlenih kandidatov, ki želijo podrobneje spoznati delovanje trga dela. Koliko od njih jih boste spoznali in prepričali, da ste delodajalec, ki jim lahko ponudi privlačno delovno okolje in zanimive karierne izzive, pa je odvisno tudi od vas. Organizator zaposlitvenega sejma torej izvaja številne aktivnosti za pritegnitev čimveč obiskovalcev na sejem in jih poskuša tudi usmeriti, da na posamezno stojnico pridejo pravi kandidati. Vi, kot razstavljalec, pa imate na voljo številne pristope in načine, kako lahko tudi sami poskrbite za zanimanje za vašo organizacijo in generiranje razgovorov z ustreznimi kandidati. Spodaj najdete nekaj predlogov, kako pritegniti čimveč primernih kandidatov na vaš razstavni prostor. 5.1 Cilj nastopa na zaposlitvenem sejmu in priprava Uspešnost vsake aktivnost je lažje oceniti, če po njenem zaključku vemo, s kakšnim namenom smo jo začeli. Od vašega cilja pa je zelo odvisno, kako boste zastavili vse nadaljnje komponente vašega sejemskega nastopa. Določite torej cilj vašega nastopa, da boste lahko pripravili aktivnosti in predstavitev, ki bo sledila temu cilju. Čeprav se zdi bolj ali manj logično, da bo cilj takšne predstavitve zaposlitev iskanih kandidatov, lahko na takšnem sejmu nastopamo z različnimi nameni: Zaposlitev kandidatov za polni, polovični delovni čas oz. za projektno delo. Zbiranje življenjepisov kandidatov, ki si želijo delati v vašem podjetju, in izmed katerih boste poiskali ustreznega kandidata ob prihodnjih kadrovanjih. Predstavitev novega projekta, za katerega boste v kratkem potrebovali pomoč. Gradnja blagovne znamke, ki jo ima vaše podjetje kot delodajalec, da boste ob prihodnjih kadrovanjih pritegnili najboljše kandidate. Izkoristite priložnost in začnite s pripravami pravočasno. Vaša predstavitev bo boljša, če vam ne bo potrebno sprejemati kompromisov v luči pomanjkanja IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 27 časa. Pred izvedbo še preverite pri organizatorju sejma, ali vaša načrtovana predstavitev ustreza vsem pogojem razstavljanja. 5.2 Predstavitev podjetja kot delodajalca Zaposlitveni sejem običajno spremlja kar nekaj tiskovin, ki usmerjajo obisk na vaše stojnice. Poleg spletne predstavitve podjetja vas bodo morda predstavili tudi v drugih tiskovinah, prilogah in sejemskih vodnikih, in večinoma se vse te predstavitve črpajo iz obrazca, ki ga oddate organizatorju sejma. Pripravite dobro predstavitev podjetja, da boste bolj privlačni in da boste pritegnili prave kandidate na vašo stojnico. Vaši predstavitvi velja nameniti veliko pozornosti in ne zgolj kopirati Predstavitev vašega informacij od drugje. Od predstavitve podjetja je namreč zelo odvisno, ali podjetja pripravite bodo do vas prihajali pravi ljudje ali predvsem kandidati, ki pri vas nimajo kaj temeljito, natančno iskati. Le ob pravočasni oddaji predstavitve vašega podjetja vam organizator in pravočasno. sejma lahko zagotovi, da bo služila svojemu namenu in pritegnila pozornost pravih kandidatov, zato jo oddajte hitro po vaši prijavi na sejem. Na katere načine so predstavljeni razstavljalci na Zaposlitvenem sejmu MOJE DELO v Ljubljani, prikazujemo v Prilogi E. 5.3 Reprezentativna stojnica Karierni sejem poudarja ugled podjetja. Privlačna in funkcionalna stojnica lahko veliko naredi za vaš ugled, ki ga imate kot delodajalec, in pritegne boljše kandidate. Delovno mesto morate na današnjem trgu dela namreč prodati, kandidati pa se za zaposlitev odločajo na podlagi ponudbe in ugleda, ki ga ima to podjetje kot delodajalec. Ugled gradimo postopoma, z usmerjenim nastopom na trgu dela. Če vam budget ne dovoljuje izdelave stojnice po meri, lahko z nekaj osebnega Privlačne in zabavne in kreativnega pristopa tudi na tipsko opremljeni stojnici veliko naredite. stojnice pritegnejo Lahko jo okrasite in dopolnite z rastlinjem, zanimivimi plakati in pozornost in predstavitvenimi materiali. Vsekakor je na stojnico treba gledati kot na zagotavljajo zaključeno celoto, ki veliko pove o podjetju in naj njena podoba odraža druge rezultate. materiale, ki jih pripravljate za sejem. Privlačna in funkcionalna stojnica bo vsekakor zelo koristila predstavitvi podjetja. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 28 Uporabite multimedijske (3-5 minutni film bo povsem dovolj) ali interaktivne predstavitve in zanimive brošure, ki predstavljajo vaše podjetje in zaposlene. Naj vaša predstavitev točno sporoča, s čim se ukvarjate in s kakšnim namenom se predstavljate. Nekaj primerov zanimivih stojnic (tipskih, prilagojenih in lastnih), ki so privlačne in funkcionalne, smo vam pripravili v Prilogah H, I in J. Zapomnite si tudi, da bo privlačna predstavitev sicer privabila kandidate do vaše stojnice, potem pa je vsa odgovornost na vašem osebju. Naj bo na stojnici oseba, ki pozna kadrovanje in vaše podjetje – ne bo dovolj, da najamete hosteso, ki dobro izgleda, na vprašanja o vašem podjetju pa ne zna odgovoriti! Ampak več o tem spodaj. 5.4 Predstavitvena gradiva vašega podjetja Ali veste, katere informacije kandidat potrebuje, ko se odloča za (novo) zaposlitev? Postavite se v njihovo kožo in razmislite, kaj lahko poveste o svojem podjetju, da bi pritegnili primerne kandidate. Na podlagi vaše predstavitve mora ustrezen kandidat smatrati vaše podjetje kot primernega delodajalca. Pripravite privlačne, informativne in usmerjene predstavitvene materiale. Če se le da, sodelujte z oddelkom za marketing in PR v svojem podjetju, saj S predstavitvenim prodajate svojo vizijo bodočim sodelavcem, slušateljem oz. strankam. Večina gradivom prepričajte kandidatov bo odločitev o tem, ali je vaše podjetje za njih primeren pravega kandidata, delodajalec, odnesla domov. Če jim boste dali zanimiva in prepričljiva gradiva da ste privlačen o sebi kot uglednem in privlačnem delodajalcu, ki vas bodo dobro predstavila, delodajalec. imate boljše možnosti, da pritegnete najboljše kandidate. Pripravite brošure, ki predstavljajo delo v vašem podjetju. Obiskovalce seveda zanima, s čim se vaše podjetje ukvarja, še bolj pa si vas bodo zapomnili po obrazih vaših zaposlenih – nenazadnje tudi po bodočih sodelavcih ocenjujemo, ali spadamo v določeno delovno okolje ali ne. Pred pripravo gradiv definirajte profil vašega idealnega kandidata. To je kandidat, ki bi bil najbolj primeren za vaše podjetje, torej kandidat, ki bi suvereno opravljal svoje delo, bil kompatibilen z vašim obstoječim timom in načinom dela. To je kandidat, ki bi se hitro vključil v vaš delovni proces in bi v vašem podjetju našel organizacijo, v kateri bi osebno rasel in v podjetju ostal IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 29 dlje časa. Pripravite privlačne predstavitvene materiale, s katerimi boste ciljali na te najboljše kandidate. Razmislite, katere informacije boste vključili v brošuro. Za trenutek si predstavljajte, da ste vi kandidat, ki bi se želel zaposliti, in zapišite, katere informacije bi si želeli izvedeti o določenem podjetju (lahko tudi vprašate kakšnega znanca, kaj on misli). Nekaj možnosti, ki jih lahko vključite v brošuro: Statistika vašega podjetja, število zaposlenih, predstavitev osnovnega delovanja. Vizija, vrednote in eventuelno tudi cilji podjetja. Organigram, predstavitev vodij oddelkov ali drugih zaposlenih. Opis delovnega okolja. Predstavitev prostih delovnih mest / področij dela / profilov obstoječih zaposlenih. Kaj pričakujete od kandidatov in kaj jim ponujate; zakaj bi se nekdo odločil za delo v vašem podjetju. Predstavitev morebitnih kariernih načrtov. Bodite kreativni! Na sejmu bodo verjetno tudi druga podjetja, ki iščejo isti ali podoben profil kandidatov, zato morate biti vidni in vaš predstavitveni material naj bo privlačen tudi na pogled. Vsi kandidati ne bodo imeli dovolj časa za intervju z vami, zato poskrbite, da bodo z vaše stojnice odšli opremljeni z dobro predstavitvijo možnosti, ki jim jih ponujate. V Prilogi G lahko najdete nekaj idej, kako pripraviti zanimivo in učinkovito gradivo, ki bo predstavljalo vaše podjetje kot privlačnega delodajalca. 5.5 Lastna promocija udeležbe na zaposlitvenem sejmu Poleg vseh promocijskih aktivnosti organizatorja sejma lahko z nekaj lastne angažiranosti poskrbite za to, da boste še bolj učinkovito privabili najustreznejše kandidate na vašo stojnico, in da boste obenem dvignili tudi kredibilnost vašega podjetja. Informacijo o tem, da vas primerni kandidati lahko srečajo na kariernem sejmu, posredujte vaši ciljni skupini na čimveč načinov. Preko svojih promocijskih kanalov jih povabite na obisk vaše stojnice in na pogovor z vami. Poudarite, kakšne kandidate bi želeli spoznati. Tako boste vse te kontakte s IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 30 ciljno skupino usmerili na nekaj dni sejma, da vam bodo vzeli manj časa, ko če bi jih spoznavali vsakega posebej. Najbolj pogost primer takšne komunikacije je (v primeru, da ima podjetje trenutno odprta delovna mesta) dopolnitev aktualnih zaposlitvenih oglasov z dopisom, da vse informacije potencialni kandidati lahko dobijo tudi osebno pri vas, če vas obiščejo na zaposlitvenem sejmu. Naj vas primerni kandidati obiščejo na stojnici – tako jih boste najlažje spoznali in sprejeli odločitev, kdo je primeren za zaposlitev. Zaposlitvene oglase objavite v običajnih medijih in na spletnih straneh, ki jih sicer uporabljate za ta namen. Na levi je primer oglasa podjetja Lidl, ki je bil objavljen v tiskanem mediju nekaj dni pred zaposlitvenim sejmom v letu 2006, in je vključeval vabilo na stojnico podjetja. Katerikoli oglas lahko enostavno dopolnite s tekstom: Obiščite nas na sejmu MOJE DELO na Gospodarskem razstavišču v Ljubljani, 22. in 23. oktobra 2014. Najdete nas na stojnici št. 10. Zanimajo nas strojniki, elektroinženirji in IT strokovnjaki. Nujno tudi na vašo spletno stran objavite informacijo (novico, pasico), da vas lahko obiskovalci in potencialni kandidati za zaposlitev srečajo na sejmu. Vabilo bodo videli vsi obiskovalci vaše spletne strani, ki so že zato ustreznejši kandidati, ker vaše podjetje že poznajo in jih zanimate, po drugi strani pa bodo vašo spletno stran zagotovo preverili tudi tisti resnejši kandidati, ki bodo v sejemskih gradivih zasledili, da sodelujete na sejmu in jih boste s svojo predstavitvijo prepričali. Ko bodo obiskali vašo spletno stran, morajo tudi tam IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 31 videti, da sodelujete na sejmu in da imate resen namen iskanja dobrih kandidatov. Tako jih boste še bolj prepričali, da ste pravi in zanimiv delodajalec ter vas bodo z veseljem prišli osebno spoznat in se vam predstavit na sejem. V nekaterih primerih vam bo ustrezne (splošne) pasice pripravil že organizator sejma, seveda pa lahko pripravite tudi svoje. Če imate v vašem podjetju bazo kontaktov štipendistov ali potencialnih sodelavcev, oseb, s katerimi ste se v preteklosti pogovarjali o zaposlitvenih možnostih, so se vam zdeli ustrezni kandidati, vendar jih takrat niste mogli zaposliti, lahko izkoristite sejem, da osvežite stik z njimi in ponovno ocenite, ali so primerni za vaše podjetje. Pošljite vabilo za sejemsko srečanje na vašo bazo e-naslovov potencialnih kandidatov. Obiščite razstavni prostor podjetja _____ na sejmu MOJE DELO! V sredo, 22. in četrtek, 23. oktobra nas lahko osebno srečate na zaposlitvenem sejmu MOJE DELO. Med 12.00 in 19.00 uro vas pričakujemo na našem razstavnem prostoru št. ___, kjer vas bomo sprejeli sodelavci iz kadrovske službe našega podjetja, spoznali pa boste lahko tudi (npr. direktor podjetja), ki bo na sejmu prisoten (od / do). Na sejmu se bomo predstavili kot delodajalec, trenutno pa imamo potrebe po naslednjih profilih oz. delovnih mestih: (poudarite, kateri kandidati so še posebej dobrodošli). Sicer pa lahko na sejmu poslušate tudi nasvete najbolj uspešnih karieristov in izveste, kakšne so vaše možnosti za nadaljnjo kariero. Več informacij o sejmu najdete na www.kariernisejem.com. Torej: Se vidimo na zaposlitvenem sejmu MOJE DELO, v sredo 22. ali četrtek 23. oktobra na Gospodarskem razstavišču v Ljubljani, vstop je prost. Lep pozdrav, Vaš bodoči delodajalec Vašo prisotnost na zaposlitvenem sejmu pa lahko oglašujete tudi v lastnih publikacijah. Poskrbite, da bodo vsi zanimivi kandidati vedeli, da vas lahko osebno srečajo na sejmu. Samostojno oglašujte vašo prisotnost na zaposlitvenem sejmu v drugih medijih, vaši oglasi naj vsebujejo jasno sporočilo, katere profile kandidatov želite spoznati. Tiskani oglasi naj imajo jasno sporočilo, spletni pa lahko vodijo na vašo spletno stran, kjer imate IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 32 objavljeno informacijo o sodelovanju na sejmu, lahko pa vodijo tudi na predstavitveno podstran vašega podjetja na spletni strani sejma. Primera lastnega oglaševanja prisotnosti na zaposlitvenem sejmu: podjetje Hofer je najavo objavilo v promocijskih gradivih za ugodne nakupe v njihovih trgovinah, ki jih prejmejo gospodinjstva v poštne nabiralnike (2007), mednarodni koncern Kolektor Group pa je najavilo svojo prisotnost na sejmu kar s tiskanim oglasom (2006). 5.6 Izbira sejemskega osebja Obiskovalci sejma bodo želeli izvedeti več o vašem podjetju in o kariernih možnostih, ki jih ponujate. Na stojnici naj bodo strokovnjaki, ki lahko iz Tudi vi obiščite druge množice kandidatov izberejo potencialne sodelavce. Osebje mora vedeti stojnice, ko imate dovolj o podjetju in kadrovskih potrebah. Poznati morajo profile zaposlenih, ki priložnost. Srečali običajno dobijo delo, zahteve in pričakovanja delodajalca, organizacijsko boste svoje kolege in strukturo, karierne plane,... Hkrati morajo biti to aktivni, dobro razpoloženi morda dobili tudi ljudje, ki imajo radi stik z ljudmi. Ne naredite pogoste napake razstavljalcev in kako novo idejo za na stojnico ne postavite (izključno) hostes, ki navadno ne vedo dovolj (oz. nič) predstavitev. o kadrovskih potrebah vašega podjetja. Karierni sejem je namenjen spoznavanju potencialnih sodelavcev, kar zahteva strokovno podkovan kader, ljudi, ki vedo vse o podjetju, o kadrovanju v njem in lahko izvajajo tudi osnovne kadrovske intervjuje ter odgovarjajo na še tako zahtevna vprašanja. Ker bo na sejmu veliko ljudi, pripeljite dovolj sodelavcev, da boste lahko v miru opravljali pogovore z zanimivimi kandidati. Hostese uporabite le pri IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 33 nagradnih igrah in podobnih dejavnostih za deljenje nagradnih lističev ali anket. Sproti si zapisujte vaša opažanja v zvezi s posameznim kandidatom, saj si ne boste mogli zapomniti vseh, s katerimi se boste pogovarjali. Zapisujete si lahko na zadnjo stran življenjepisa ali na poseben list ali formular, ki ga na koncu pogovora spnete z življenjepisom. Pri izvajanju zaposlitvenih intervjujev imejte v mislih, da je vaš sogovornik morda opravil že lepo število intervjujev in je lahko utrujen in nervozen. Ne štejte jim za slabo, če kdo pristopi do vas s pretirano tremo, malo je takšnih, ki prihajajo na intervju popolnoma sproščeni. Postavite jim kako neformalno vprašanje, da se bodo sprostili. Primer CV vprašalnika smo vam pripravili v Prilogi F. Razmislite, katere informacije potrebujete od kandidatov in si pripravite vprašalnik po vaših zahtevah. Tako boste kandidate veliko lažje primerjali po sejmu. lahko najdete nekaj idej, kako pripraviti zanimivo in učinkovito gradivo, ki bo Z razstavnega prostora ne odidite v prvem trenutku, ko se množica predstavljalo vaše podjetje kot privlačnega delodajalca. obiskovalcev malce zredči. Nekateri obiskovalci zaradi službenih obveznosti ne morejo sejma obiskati prej in lovijo zadnje ure, da spoznajo kako novo podjetje. Ravno to so kandidati, ki imajo izkušnje in razvito odgovornost do svojega dela. Škoda bi bilo, da se z njimi ne srečate, ker ste sejem zapustili pol ure preden se zapre. 5.7 Posejemske aktivnosti Najboljše kandidate takoj po sejmu kontaktirajte po e-pošti. Povejte, da ste Zanimiva darilca oz. veseli, da ste se srečali in da jih boste kontaktirali, ko se odpre priložnost za gradiva, privlačna njih. Ne dovolite, da vas pozabijo do takrat, ko jih boste potrebovali! Kujte stojnica in prijazno železo, dokler je vroče. osebje so najboljša kombinacija, da med Na koncu naredite tudi pregled vaših aktivnosti in izkupička. Primerjajte obiskovalci ustvarite učinek z zastavljenimi cilji in izpolnite vprašalnik, ki vam ga pošlje organizator zanimanje za vaše sejma, da bodo prihodnji dogodki oblikovani še bolj po vaših potrebah. podjetje. EFEKT SEJEMSKEGA NASTOPA PRAVO OSEBJE > bo zaprlo prodajo / doseglo končni cilj PRIVLAČNA STOJNICA > bo pritegnila obiskovalce bližje PROMOCIJA RAZSTAVLJALCA > bo poskrbela za visok pretok obiskovalcev Maksimiziranje efekta sejemskega nastopa IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 34 6 *Zaposlitveni sejem* za »ne-delodajalce« Zaposlitveni sejem je mesto, kjer se zbirajo karierno usmerjeni posamezniki, zato je nastop na takšnem sejmu smiseln tudi za podjetja in organizacije, ki imajo takšne posameznike za ciljno publiko. V grobem jih lahko razdelimo na izobraževalna podjetja in druge ponudnike storitev in produktov, ki jih karierist potrebuje. 6.1 Ponudniki izobraževalnih programov V to skupino štejemo vsa formalna in neformalna izobraževanja in inštutucije, dodatna izobraževanja, tečaji in usposabljanja, ki bodo obiskovalcu dala več znanj in veščin, da bo posledično uspešneje kandidiral za več delovnih mest. Navedite informacije o podjetju in o izobraževalnih programih, ki jih ponujate. Označite tipe in področja izobraževanj, ki jih ponujate, da bodo do vas prihajali čimbolj ustrezni kandidati. Razmislite o kriterijih, ki jih posameznik upošteva, ko se odloča, pri katerem ponudniku se bo dodatno izobraževal. V svoja predstavitvena gradiva vključite natančne informacije o: področjih izobraževanj, ki jih ponujate, vaših referencah in uspehih, številu dosedanjih udeležencev, vaših prednostih pred konkurenčnimi ponudniki, tem, kaj lahko udeleženci izobraževanj pričakujejo in kaj jim ponujate / zagotavljate. 6.2 Ponudniki drugih kariernih storitev oz. produktov Sem spadajo vsa podjetja, ki ponujajo pripomočke, produkte, storitve, ki bi jih kandidat lahko potreboval za uspeh na osebnem in poslovnem področju. Predstavite ponudbo vaših produktov in storitev in poudarite, kako si lahko posameznik z njo pomaga do svojega uspeha. Označite področje, v katerega se uvršča vaša ponudba, da bodo obiskovalci takoj vedeli, kaj lahko pri vas dobijo, kupijo. V svoja predstavitvena gradiva vključite natančne informacije o: podrobnostih vaših produktov / storitev, kakršnekoli dodatne informacije, ki so potrebne pri odločitvi, reference vašega podjetja, prednosti pred konkurenco... IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 35 7 Dopolnilne aktivnosti za povečanje obiska na stojnici in vpletenosti obiskovalcev Čeprav gre vse to bolj z roko v roki na komercialnih sejmih, kjer se uspeh Privabljanje našega nastopa meri neposredno z višino prodaje, pa je priporočljivo ne glede obiskovalcev na vašo na vrsto sejma izvajati določene aktivnosti, s katerimi bomo pritegnili čimveč stojnico ni preprosto. obiskovalcev na našo stojnico. Naj ne ostane le pri tem, da boste na sejmu Bodite kreativni, prisotni, ampak naredite nekaj več in zberite res maksimalno število komunikativni in potencialnih strank. uporabite sodobne tehnologije. To, da vašo stojnico obišče veliko ljudi, je v celoti vaša odgovornost in ne odgovornost organizatorjev dogodka. Organizator se bo potrudil, da pripelje na sejem čimveč ljudi, ali bodo ti tudi obiskali vašo stojnico, pa je v vaših rokah (seveda pa vam lahko organizator pri tem pomaga, svetuje). Nekaj smo o tem že govorili v zgornjih poglavjih, zdaj pa vam ponujamo še nekaj idej, ki jih lahko uporabite pri svoji strategiji sejemskega nastopa. 7.1 Nagradne igre To je najpogosteje uporabljena taktika povečevanja obiska in zbiranja kontaktov. Če jo boste izvedli na enak način, kot vsi ostali, bo vse skupaj precej zbledelo, kar pa ne pomeni, da nimate prostora za kreativnost ali da nagradno igro raje izpustite. Naj bo vaša nagradna igra povezana s produkti, storitvami in predvsem cilji Možnost, da lahko vašega nastopa. Naj vam pomaga komunicirati sporočilo, ki ga sporočate z nekaj dobimo vašim nastopom. Nagradno igro (klasično zbiranje kontaktov v stekleni brezplačno, nas posodi) lahko podprete z družabnimi omrežji, ter tako še povečate njen doseg. vedno pritegne. Pazite, kaj podarjate – naj vrednost nagrade ne zaslepi vložka obiskovalca, po drugi strani pa mora biti privlačna in pritegniti obiskovalca k sodelovanju. Podarite svoje produkte, ali še bolje, spremljevalne storitve, ki jih ponujate. Bolje zato, ker s tem ne zmanjšate vrednosti svojih produktov. Privlačna nagrada in dobra promocija nagradne igre vam bosta prinesli nekaj 100 (1000) kontaktov, ki jih pozneje lahko obdelujete za potrebe vašega marketinga. Izkoristite nagradni listič in vključite vanj tudi nekaj vprašanj za namen drobljenja ciljne skupine za marketinške aktivnosti v prihodnje. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 36 Kaj vam je pri iskanju dela na splošno najbolj pomembno? varnost zaposlitve ugled delodajalca kul sodelavci dobra plača Zakaj želite delati pri nas? strokovna ustreznost všeč ste mi potrebujem službo možnost razvoja ne želim, rad/a bi le nagrado :) Vpadljivo in privlačno kolo sreče bo mimoidoče bolj pritegnilo, ker jim daje takojšnjo možnost nagrade. Klasičen vprašalnik, ki ga morajo izpolniti vsi sodelujoči, pa vam bo pomagal zbrati informacije, ki vam lahko koristijo pri prihodnjih aktivnostih. 7.2 Zbiranje e-naslovov obiskovalcev Obiskovalce, ki jih srečate na sejmu oz. na vaši stojnici in se vam zdijo zanimivi, preprosto vprašajte za njihov e-naslov. Uporabljali jih boste za ohranjanje stika ali v marketinške namene za obveščanje o novostih, akcijah ipd. Lahko jih zbirate v stekleno posodo (npr. vizitke), lahko posredno z nagradnimi igrami ali online vprašalniki, pazite le, da v obrazce za zbiranje e-naslovov napišete, za kaj jih boste uporabili, da boste ravnali v skladu z ZVOP. Da, želim biti obveščen o prostih delovnih mestih v vašem podjetju! Moj e-naslov: ____________@______________ Vaš e.naslov bomo uporabili za obveščanje o novostih podjetja (največ enkrat mesečno). Vaše podatke bomo varovali v skladu z ZVOP-1 in jih uporabljali le v namene obveščanja o naših storitvah. Od obvestil se lahko v vsakem trenutku tudi odjavite. Izkoristite sejemski nastop za zbiranje e-naslovov tistih, ki jih vaše podjetje zanima. Uporabili jih boste za obveščanje o novostih in generiranje prodaje / pripadnosti vašemu podjetju. Vendar pozor, napišite, zakaj jih boste uporabili (in tako tudi potem storite), da si ne nakopljete težav! 7.3 Predavanja ali e-gradiva Deljenje znanja strokovnjakov iz vašega podjetja na predavanjih ali kar na stojnici, bo pritegnilo veliko zanimanja. Lahko podprete vašo komunikacijo z večjim predavanjem, ali pa samo pripravite nekaj stolov na stojnici in imejte kratka predavanja za npr. 8 ljudi. Morda pa lahko pripravite vsaj kak priročnik, IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 37 ki se navezuje na področje vašega dela in bo zanimal tudi obiskovalce vaše S strokovnimi stojnice, ponudite lahko elektronske knjige. Obiskovalci bodo tako dobili nekaj vsebinami si uporabnega, vi pa boste v zameno pobrali njihove kontaktne informacije za dvigujemo nadaljnjo obdelavo. kredibilnost. Z malo več budgeta lahko e-gradivo razdelite na USB ključkih, še najbolj »elegantno« pa je zbiranje e-naslovov, na katere po dogodku pošljete gradivo. Na ta način boste zagotovo in z najmanj razlage dobili e-naslove obiskovalcev, spomniti se morate le, da izpolnite obljube in zbranih podatkov ne izgubite. Pustite nam svoj e-naslov in poslali vam bomo e-knjigo 'Najboljši nasvet, kar jih boste kdaj dobili'. Moj e-naslov: _______________@______________ Pripravite predavanje ali gradivo s privlačno in uporabno vsebino, ki jo navežete na profil vašega podjetja in naravo sejma, na katerem sodelujete. Obiskovalec razmišlja le o nečem: Zakaj naj vam dam svoj e-naslov? Kaj dobim v zameno? 7.4 Zbiranje všečkov Morda se sliši banalno, ampak na sejmu lahko pridobite največ »oboževalcev« vašega podjetja. Imejte na stojnici računalnik, na katerem je odprt tudi Facebook profil vašega podjetja in vzpodbudite mimoidoče, da se z vami povežejo. Hočeš ali nočeš, ljudje so dandanes veliko na družabnih omrežjih in če všečkajo vašo stran, ste dolgoročno povezani z njimi (in tudi z njihovimi prijatelji). Zelo malo uporabnikov namreč dela revizijo opravljenih aktivnosti in če ne boste resnično nadležni s svojimi objavami, bodo vaši oboževalci ostali dlje časa. Tudi v tem primeru boste imeli veliko boljši efekt, če boste v zameno za »všeček« ponudili nekaj koristnega. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 38 7.5 Čivkanje Podobno učinkovito orodje komuniciranja z nekoliko drugačnim načinom delovanja, je Twitter. Vzpodbudite obiskovalce, da čivknejo karkoli v povezavi z vašo razstavo in pokažite njihove misli na monitorju ali ekranu na vaši stojnici. Z nekaj vzpodbude boste zagnali buzz, ki se bo nadaljeval brez vaše pomoči, na vašem razstavnem prostoru pa se bo non-stop dogajalo in pritegovalo poglede mimoidočih obiskovalcev sejma. Vse, kar morate narediti, je, da poenostavite postopek za vaše obiskovalce. Splošno pravilo je, da nekomu ne smemo vzeti več kot 30 sekund za to, da naredi akcijo, ki jo želimo. Več odzivov, kot jih boste poslali »v svet«, večjo vidnost boste dobili tudi zunaj prireditve. Za tiste, ki ne uporabljajo Twitterja, pa lahko omogočite tudi enostavno lepljenje odzivov, misli itd, na steno vaše stojnice. Tudi na ta način boste vzpodbudili dogajanje, ki bo pritegnilo nove obiskovalce. #TOPpodjetje Pošljite svoj komentar z oznako #TOPpodjetje in odkrijte svojega »sogovornika«. Vpletite mimoidoče v aktivnost. Z veseljem bodo sodelovali in iskali tistega, s katerim se pogovarjajo. Pogovor lahko prenesete tudi na spletno stran in njene obiskovalce vzpodbudite, da jo aktivno spremljajo, dokler se pojavljajo novosti. 7.6 Fotografiranje Na stojnico postavite privlačno in zanimivo maskoto ali maketo, s katero se lahko obiskovalci fotografirajo. Vzpodbudite jih, da fotografijo objavijo na družabnih medijih in na ta način gradite prepoznavnost tudi med njihovimi prijatelji. Bolj kot boste kreativni, več vpletenosti in boljše rezultate boste dosegli. Še bolje bo, če zagotovite tudi fotografa, da lahko gradivo uporabite za lastne marketinške namene in pridobite e-naslove tistih obiskovalcev, ki bi želeli, da Fotografije lahko uporabite tudi za jim fotografijo pošljete po e-pošti. prihodnje Seveda ni dovolj, da se spomnite nekaj zanimivega, kar pa nima nobene povezave z vašo dejavnostjo. Veliko več boste za svoje podjetje dosegli, če boste aktivnost povezali z vašim podjetjem, storitvami ali produkti! IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 39 promocijske namene. Kreativnost je tista, ki dela razliko! Upoštevajte dejavnost vašega podjetja in namen, s katerim se predstavljate na dogodku. Spomnite se nečesa, kar bo mimoidoče zabavalo in vpletlo: zabavna maskota (zgoraj), kartonski pripomočki (v sredini) ali ozadje na steni stojnice, ki obiskovalca postavi v poslovno okolje ali na sanjsko destinacijo. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 40 7.7 Demonstracije delovanja V primeru, da ima vaše podjetje zanimive izdelke, storitve ali področje delovanja, pripravite obiskovalcem izkušnjo na sejmu. Če prodajate kozmetiko, jih naličite, če prodajate kolesa, organizirajte tekmovanje na sobnih kolesih, če ste telekomunikacijsko podjetje, ponudite obiskovalcem uporabo računalnikov in brezžični internet, radio postaje lahko spremljajo dogajanje v živo s sejma... Možnosti je ogromno, le razmisliti morate, kako lahko svoje podjetje predstavite na »drugačen« način. Zagotovo si vas bodo zapomnili! Predstavite se lahko neposredno preko svojih storitev ali izdelkov, lahko pa si pomagate s tehnologijo. 7.8 Izkoristite možnosti sejemskega oglaševanja Organizator sejma vam bo zagotovo ponudil kar nekaj možnosti za dodatno oglaševanje vašega razstavnega prostora. Izkoristite kakršnokoli priložnost za povečanje dosega vaše prisotnosti na sejmu. Dajte oglas v sejemski vodnik, oglašujte se na sejemski mobilni aplikaciji, preverite možnosti postavitve samostoječih plakatov, obešanja transparentov ali talnega oglaševanja... seveda pa naj ne bo to samo logotip IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 41 vašega podjetja, ampak naj sporočilo podpira namen vašega sodelovanja na sejmu. Če je kakršnakoli predstavitev že vključena v paket vašega sodelovanja, razmislite, kako bi jo lahko razširili ali vsaj bolje izkoristili. Namreč, če je vključeno v paket, potem bo to nekaj, kar imajo vsi razstavljalci. Če pa bo vaša predstavitev drugačna, večja ali bolj informativna, boste vsekakor izstopali med enakimi. Talne nalepke, svetleči stebri ali samostoječi plakati so le nekatere od možnosti za dodatno vidnost in usmerjanje. Preverite pri organizatorju sejma, katere možnosti dodatnega oglaševanja vam lahko zagotovi. 7.9 Drobna darilca Razdeljevanje promocijskih materialov je verjetno najstarejša taktika privabljanja obiskovalcev na stojnice. In še vedno deluje! Zagotovo boste pritegnili veliko obiska, če boste nakazali, da lahko pri vas dobijo kako darilce. Vzemite v obzir vrednost, ki jo podarjate, naj ne bo previsoka (ker bo to zaslepilo namen, ki ga sicer imate, in ker lahko pride do kraje), ampak primerna vašemu namenu predstavljanja. Lahko tudi podarite vzorce vašega produkta ali materialov, iz katerih je narejen, da se jih potencialni kupci dotaknejo in vzpostavijo še dodaten stik s produktom. Če nimate nič primernega, boste veliko dosegli že z bonboni ali mini čokoladicami (seveda pakiranimi posamezno). S kakršnimkoli darilcem si vas bodo obiskovalci bolje zapomnili in o vas dobili Lahko samo ponovimo: možnost, da lahko nekaj pozitiven vtis. Lahko se odločite in imate darilca različnih vrednosti – tistim najbolj potencialnim obiskovalcem lahko izročite kaj vrednejšega, kar ne postavite na doseg komurkoli. dobimo brezplačno, nas vedno pritegne. V vsakem primeru pa morate paziti na varnost na stojnici, če karkoli razdeljujete. Vsak sejem ima svoje »vrečkarje«, kot jim pravimo – to so IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 42 obiskovalci sejmov, ki pridejo tja zgolj z razlogom odnesti čimveč materialov (brošur, gradiv, daril...). Od njih ne bomo imeli velike koristi, nam pa lahko poberejo vse, kar smo sicer namenili perspektivnim obiskovalcem. Tudi če nimate vrednejših daril, vam lahko poberejo vse in nimate več ničesar za na stojnico (spomnim se primera, ko je mimoidoči snel nahrbtnik in vanj izpraznil ogromno skledo čokoladic z ene stojnice, si ga oprtal in šel naprej...). Vsekakor pa so darilca malenkosti, ki vam omogočajo še dodatno promocijo tudi po koncu sejma. Najlažje je izbrati nekaj iz kataloga promocijskih daril, boste pa bolj ostali v spominu, če bo vaše darilce povezano z namenom vašega nastopa. Najbolje sprejeta so darila, ki jih spremlja dobra zgodba (ne glede na vrednost). 7.10 Na stojnico povabite prepoznavne osebe Lahko je to vaš direktor ali pa znan obraz, ki se pojavlja v vaših TV oglasih. Zagotovo boste pritegnili pozornost, vendar pozor – če gre za slavno osebo, se ji morda ne bo nihče upal približati in boste dosegli nasprotni učinek. Prav tako ne bo dobro delovala oseba, ki ima močno razdeljeno mnenje v javnosti oz. z drugimi besedami, ima veliko neprivržencev ali nasprotnikov. Naj bo to nekdo, ki ga imajo ljudje radi, vzpodbuja stik z mimoidočimi, predstavlja vaše podjetje ali samo deli avtograme. Če gre za medijsko prepoznavno osebo, ki jo vsi povezujejo z vašim podjetjem, se lahko tudi sprehodi po sejmu in zagotovo vam bo naredila dobro promocijo. Če ima vaše podjetje maskoto ali osebo, ki se pojavlja v TV ali tiskanih oglasih, jo pripeljite na stojnico. Maskote večinoma vsi poznamo in jih imamo običajno radi, zato boste dosegli le pozitiven efekt. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 43 7.11 Sprašujte Izkoristite sejem tudi za krajšo raziskavo, ki bo privabila mimoidoče k sodelovanju. Zastavite jim kratka in enostavna vprašanja in zbirajte odgovore. Vse skupaj lahko izvedete na računalniku, tablici ali preprosto s post-it listki, na katere napišejo svoj odgovor in ga prilepijo na ustrezno mesto. Naj bo potrebnega čimmanj truda s strani obiskovalcev, da naredijo želeno akcijo. S tem boste poskrbeli, da se na vaši stojnici nekaj dogaja in to že samo po sebi privablja obisk. Preprosto, poceni in učinkovito. Vendar le, če je vprašanje pravo. Mimoidoči bodo z veseljem dodali svoj pečat, vi pa boste dobili uporabne odgovore za nadaljnje aktivnosti. 7.12 Posejemske aktivnosti Večina vaših sejemskih aktivnosti je bila (verjetno) usmerjena na zbiranje Ne pozabite: projekt kontaktov obiskovalcev. Ne pozabite na njih, ko je sejem zaključen in čimprej sodelovanja na nadaljujte vašo komunikacijo z njimi. Takoj jim pošljite vsaj zahvalo za sejmu se ne zaključi v zanimanje in obisk, da si vas bodo zapomnili. Če jih nameravate vključiti v trenutku, ko bazo obveščanja, jih o tem obvestite (najbolje že ob pobiranju kontakta). pospravite stojnico. Najslabše, kar se vam lahko zgodi, je, da bazo izgubite ali pa več tednov ne naredite prvega kontakta. Naredite tudi poročilo sodelovanja na sejmu. Tako boste na papir spravili vse cilje, preverili, ali ste jih dosegli in lahko boste postavili smernice in izhodišča, za vaše prihodnje aktivnosti in sodelovanje na podobnih dogodkih. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 44 8 Hitri povzetek Spodaj so še enkrat povzeta glavna izhodišča in groba časovnica, ki vam bo pomagala pri pripravi na vaš sejemski nastop. 3-6 mesecev pred sejmom: Priskrbite si razpoložljivo sejemsko dokumentacijo in informacije. Pripravite se na nastop in si zastavite cilje. Uredite potrebno dokumentacijo (prijava na sejem, pogodbe o sodelovanju, predstavitev razstavljalca). Načrtujte svoj razstavni prostor in stojnico. 1-3 mesece pred sejmom: Načrtujte aktivnost, ki jo boste izvajali. Pripravite promocijsko gradivo in ga pošljite v tisk. Naročite dodatno opremo in vizuale za stojnico. Naročite material in gradivo, ki ga boste potrebovali. Izberite, kdo so prave osebe, da vas predstavljajo na stojnici. Odločite se za dodatno promocijo vaše udeležbe na sejmu. Nekaj tednov pred sejmom: Poskrbite za dostavo in odvoz materiala. Z organizatorjem preverite, ali je poskrbel za vsa vaša naročila. Pripravite material, ki ga boste potrebovali na stojnici. Vsem, ki sodelujejo pri predstavitvi, dajte natančna navodila za delo. Med sejmom: Pridite spočiti in pripravljeni na celodnevne pogovore z obiskovalci. Ohranjajte pozitivno vzdušje. Izvajajte načrtovane aktivnosti. Po sejmu: Izpolnite obljube, ki ste jih na sejmu dali obiskovalcem. Naredite zaključno poročilo vašega sejemskega nastopa. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 45 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 46 9 Priloge A. Koraki priprave na sejem - seznam B. Alternativni seznam za sodelovanje na dogodku C. Pregled stroškov sejemskega nastopa D. Seznam gradiva in organizacija dela na stojnici E. Primeri promocije vašega podjetja v sejemskih gradivih F. Primeri CV vprašalnikov G. Primeri uspešnih sejemskih gradiv razstavljalcev H. Primeri privlačnih stojnic – lastna stojnica I. Primeri privlačnih stojnic – prilagojena postavitev J. Primeri privlačnih stojnic – tipska stojnica IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 47 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 48 A. Koraki priprave na sejem - seznam Dopišite pri vsaki postavki: ROK ODGOVOREN STATUS Dokumentacija in priprava na nastop Pogoji sodelovanja na sejmu Seznam opravil Namen sodelovanja na sejmu Tipska ali neopremljena stojnica Razstavni artikli Organizacija razstavnega prostora in stojnice Načrt razstavnega prostora Gradbeni posegi Oprema stojnice Talna obloga Električno napajanje Razsvetljava in luči Voda Internet Podrobnosti razstavnega prostora in stojnice LCD ali plazma zaslon Dekoracija stojnice Frontalni izris stojnice Zbiranje odpadkov in smeti Logistika in osebje Prevoz in logistika Dovolilnice za montažo in demontažo Odvoz materiala Osebje na sejmu Akreditacije za osebje Pot na sejem in prenočišča Drugo Čiščenje stojnice Drobni material Organizacija nastopa Predstavitev podjetja in oglaševanje Vabilo ciljni publiki Pr gradivo Poročilo obiskovalca Pregled stroškov IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 49 B. Alternativni seznam za sodelovanje na dogodku ROK IZVEDBE ODGOVOREN ZAPISKI Priprava na sodelovanje Pridobivanje informacij & prijavnih obrazcev Določitev & koordinacija okvirjev sodelovanja in usklajevanje znotraj podjetja Okvirna napoved stroškov (najem, stojnica, osebje, promocija, oblikovanje, tisk,...) Odločitev za velikost stojnice, obliko in lokacijo stojnice Izpolnjevanje prijave in plačilo akontacije Glavne smernice vašega koncepta Oblikovanje glavnih ciljev nastopa (podpisovanje naročil, vzdrževanje odnosov s strankami, predstavljanje podjetja, ocena trga, predstavitev novih produktov, prodaja, odnosi z javnostmi) Določitev vodilne in podpornih aktivnosti (demonstracija delovanja produkta, priprava prijetnega okolja za pogovor, poudarek na dizajnu) Upravljanje razstavnega prostora Popis števila in velikosti razstavnih površin Transport, pakiranje, zavarovanje, carine Priprava orodja za montažo in demontažo ter nujna popravila Naročilo priključkov (elektrika, voda, internet) Dodatna oprema (stoli, mize, pult, talna obloga) Drugi material, ki ga potrebujete na stojnici Osebje na stojnici Izbira oseb, ki bodo na stojnici Priprava navodil in uvajanje oseb Organizacija prevoza in namestitev Priprava nadomestnega plana (npr. če kdo zboli) Tisk poslovnih vizitk za osebje na stojnici IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 50 Oprema stojnice Promocijski material (letaki, brošure, darilca, PR gradivo, plakati) Kuhinjska oprema (krožnički, vilice, zobotrebci, prtički, odpirači, kuhalniki) Čistilna sredstva (krpa, univerzalno čistilo, vrečke za smeti) Hrana in pijača za osebje na stojnici in za pogostitev obiskovalcev Predstavitveni material (priprava predstavitvenih filmov, usklajena z zahtevami A/V opreme) Montaža stojnice Podrobno branje priročnika za razstavljalce Pridobitev 3D izrisa stojnice (upoštevanje lokacije, omejitev pri postavitvi in višini, velikost in število vaših razstavnih artiklov, povezovanje stojnice s korporativno identiteto) Urejanje potrditve načrta stojnice s strani organizatorja Izpolnjevanje vseh potrebih naročilnic in pošiljanje pred rokom Promocija Promoviranje prisotnosti na spletni strani, v publikacijah, preko PR objav Pošiljanje vabil strankam in drugim potencialnim obiskovalcem Ocenjevanje učinka in posejemske aktivnosti Ocenjevanje sodelovanja v skladu z zastavljenimi cilji (število obiskovalcev na stojnici, resnih poslovnih pogovorov, razdeljenih promocijskih materialov, sklenjenih pogodb, novih kontaktov, medijskih objav) Zbiranje mehkih odzivov (prijaznost osebja na stojnici, sprejem obiskovalcev) Procesiranje prejetih kontaktov in izpolnjevanje danih obljub Priprava končnega poročila Odločitev glede sodelovanja prihodnje leto IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 51 C. Pregled stroškov sejemskega nastopa Ime sejma Datum Trajanje Velikost razstavnega prostora Organizator Ocena stroška Dejanski strošek Razlika Efekt sejemskega nastopa: Število pridobljenih kontaktov Prodaja Prihodki & efekt skupaj Stroški sejemskega nastopa: Najem sejemskega prostora Stroški (dodatne) opreme Priključki na stojnici Marketing (darilca) Tisk brošur, plakatov, napisov Drobni material za stojnico Dekoracije Osebje na sejmu Prevoz in logistika Zavarovanje Drugi stroški Stroški skupaj RAZLIKA Nadaljnji možni izračuni: ⁄ ⁄ ⁄ IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 52 D. Seznam gradiva in organizacija dela na stojnici Preverite opremo stojnice POHIŠTVO: MIZA, STOLI, PULT, STOJALO ZA BROŠURE PRIKLJUČKI: ELEKTRIKA, INTERNET, VODA DEKORACIJE: FILC, BALONI, TRAKOVI VIZUALI: TIPSKI NAPIS, TRANSPARENTI, PLAKATI RAZSTAVA: VEČJI PRODUKTI, IZDELKI Drobni material za stojnico ELEKTRIKA: ELEKTRIČNI PODALJŠEK IN RAZDELILCI PISARNA: PAPIR, SPONKE, MAPE, KUVERTE, PISALA, SPENJAČ MONTAŽA: ŠKARJE, VRVICA, LEPILNI TRAK (TUDI OBOJESTRANSKI) POPRAVKI: MINI PAKET ORODJA (NOŽ, IZVIJAČ, ŠIVANKA) ZA VSAK SLUČAJ: KOMPLET ZA PRVO POMOČ Gradivo za stojnico MAPA Z ORGANIZACIJSKIMI PODROBNOSTMI PREDSTAVITVENE BROŠURE OZ. PRILOŽNOSTNO GRADIVO VSE ZA IZVAJANJE PREDVIDENE AKTIVNOSTI DROBNA DARILCA ZA OBISKOVALCE PR GRADIVO Osebje na stojnici KOMUNIKACIJA: NALOGE, OBLEKE, SMERNICE, NAVODILA TEHNIKALIJE: PREVOZ, PARKIRIŠČE, DOSTAVA ORGANIZACIJA DELA IN NADOMEŠČANJE PRIGRIZKI IN VODA TELEFONSKE ŠTEVILKE: ORGANIZATOR, TEHNIČNA POMOČ Drugo IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 53 E. Primeri promocije vašega podjetja v sejemskih gradivih Podrobna predstavitev podjetja na spletni strani sejma (levo) Kratka predstavitev podjetja v sejemski prilogi Podrobna (3-stranska) sejemskem vodniku IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU predstavitev podjetja v 54 F. Primeri CV vprašalnikov IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 55 Če je namen vaše udeležbe na sejmu zbiranje kontaktov potencialnih novih sodelavcev, vam predlagamo pripravo uniformiranih CV vprašalnikov, ki jih kandidati lahko hitro izpolnijo. Vsebujejo naj najbolj ključne informacije, ki jih zahtevate od kandidatov in bodo dopolnitev njihovim CV-jem. Z njimi prihranite veliko časa, saj boste lahko hitro razbrali, kdo je potencial za vaše podjetje, in se poglobili le v CV-je primernih kandidatov. OSEBNI PODATKI Zanimam se za: . ( ) trženje Ime in priimek: ________________________________ . Telefon: ________________________________ . E-naslov: . ( ) vodenje projektov . ( ) programiranje ________________________________ . IZOBRAZBA Naziv izobrazbe Leto zaključka Izobraževalna ustanova ZNANJA IN VEŠČINE Znanje ali veščina Leta izkušenj Podjetja, v katerih ste opravljali to delo >TRŽENJE Prodaja spletnih storitev Prodaja drugih storitev Prodaja oglasnega prostora ____ l ____ m ____ l ____ m ____ l ____ m _______________________________ _______________________________ _______________________________ >VODENJE PROJEKTOV Vodenje sodelavcev Sposobnost organizacije dela ____ l ____ m ____ l ____ m _______________________________ _______________________________ >PROGRAMIRANJE Programiranje v ASP Programiranje v PHP ____ l ____ m ____ l ____ m _______________________________ _______________________________ IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 56 Vozniški izpit Da Ne Kategorija: Lasten prevoz Da Ne ZAPOSLITVENI PROFIL Opišite vrsto dela, ki ga iščete/zasledujete. Zakaj bi želeli delati v naši organizaciji? Zakaj menite, da ste primeren kandidat za delo pri nas? KARIERNE ŽELJE Opišite vašo idealno delovno mesto? Opišite vašega idealnega delodajalca? DODATNE INFORMACIJE . IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 57 G. Primeri uspešnih sejemskih gradiv razstavljalcev Bodite kreativni in pripravite privlačno, informativno in drugačno predstavitveno gradivo: IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 58 Predstavite sodelavce podjetja: IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 59 Ostanite zvesti celostni grafični podobi podjetja in zgodbi vašega sejemskega nastopa: IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 60 Izstopate pa lahko tudi s kreativno obliko predstavitvene brošure: IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 61 H. Primeri privlačnih stojnic – lastna stojnica Lastna stojnica, ki jo postavite na neopremljenem razstavnem prostoru, je zagotovo tista, ki lahko najbolj odraža vašo korporativno identiteto. V prevladi je mnenje, da je strošek izdelave takšne stojnice visok (in nemalokrat tudi je), vendar obstajajo tudi cenejši načini postavitve. Slednji morda ne odražajo ugleda podjetja v enaki meri, vseeno pa enakovredno služijo svojemu prvotnemu namenu, povečevanju vidnosti med pustimi tipskimi stojnicami. Če nastop na (kakršnemkoli) sejmu v vašem podjetju ni enkratni dogodek, se vam vsekakor splača razmisliti in preračunati, ali se vam morda splača naročiti lastno stojnico. Uporabili jo boste lahko na vseh dogodkih, na katerih se predstavljate. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 62 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 63 I. Primeri privlačnih stojnic – prilagojena postavitev Če vam je strošek izdelave, transporta in montaže lastne stojnice previsok, lahko vseeno izstopate od ostalih s prilagojeno postavitvijo najete konstrukcije. Večinoma se na sejmih uporablja octanorm konstrukcija, imajo pa postavljalci stojnic na zalogi tudi drugačne konstrukcije, ki so zaradi manj pogoste uporabe bolj vpadljive. Preverite pri organizatorju sejma, ali imate na razpolago različne vrste konstrukcij in kakšna je cena za najem. Ta bo sicer nekoliko višja od tiste običajne konstrukcije, ki vam jo ponujajo v tipski postavitvi, vseeno pa ne gre za visok strošek, ki ga zavoljo boljše vidnosti našega podjetja vzamemo v zakup. V pripravo vključite še sodelavce iz marketinga, da pripravijo kreativno zasnovo in vaša stojnica je lahko enako privlačna, kot tiste, narejene po meri. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 64 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 65 J. Primeri privlačnih stojnic – tipska stojnica Cenovno najbolj ugodna stojnica za enkratni nastop na sejmu, je tipsko opremljena stojnica. Vendar naj tudi pri tipskih stojnicah ne ostane vse suhoparno, ampak jih opremite v vaši celostni podobi – tudi tipske stojnice so lahko izredno lepe in funkcionalne. Pripravite folije za obodne stene in zamenjajte običajni konferenčni stol z bolj udobnim foteljem. Že z nekaj dodatki bo lahko takšna stojnica izredno privlačna in bo kazala, da ste prišli na sejem z namenom. Tisk in montaža folij za obodne stene stojnice sta razmeroma ugodna, morate pa upoštevati, da je to stošek za enkratno uporabo – folije ne boste mogli odlepiti in ponovno uporabiti. IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 66 IZKORISTITE POTENCIAL NASTOPA NA SEJMU 67
![Letak sejem Narava-zdravje [pdf]](http://cdn3.abcdocz.com/store/data/002679035_1-138a149a774e12a0e9140dd3c45b06d4-250x500.png)
© Copyright 2024