ALTA SKLADI
Sodobno e-poslovanje z
vzajemnimi skladi
Podjetje
ALTA Skladi, družba za upravljanje, d.d.
•
•
•
•
•
•
•
•
Družba za upravljanje zaposluje 25 ljudi
Storitve: Upravljanje vzajemnih skladov
Smo druga največja nebančna družba za upravljanje,
Imamo več kot 158 mio EUR sredstev v upravljanju,
Nudimo celoten in raznovrsten spekter skladov (20 skladov)
Sodelujemo z več kot 40 tujimi bankami in partnerji,
Imamo direkten dostop do večine svetovnih trgov,
Imamo številne izkušnje s področja upravljanja skladov in predano
ekipo
• Smo večkratni dobitnik nagrade ZLATI V in nagrad za najboljše
sklade po izboru revije Moje finance
2
Projekt eTOČKA
STANJE PRED IMPLEMENTACIJO:
• Prednatisnjeni obrazci (dokumenti)
- pristop, izplačilo ali prenos, sprememba podatkov
• Ročno izpolnjevanje
- zamudno izpolnjevanje
- na obrazcih so praktično identični osebni podatki
- možnost napak (neizpolnjena polja ali napačno izpolnjena polja)
• Pošiljanje v zaledne službe
- po faksu, emailu ali fizično po pošti
- nezanesljivo, zamudno, včasih se kaj pozabi
- komunikacija zaledna služba-tržnik (v primeru napak)
• Ročno vpisovanje podatkov v podporne programe
- prepisovanje podatkov iz fizičnega dokumenta v program
- velika možnost napak
3
Projekt eTOČKA
RAZVOJ:
• Leto 2008, zametki eTočke, omejen obseg funkcionalnosti
- zgolj za lastne poslovalnice
- omejeno samo na vpisovanje podatkov
- brez prenosa podatkov (sinhronizacije)
• Leto 2012, prenova aplikacije
- skupen portal (spletna aplikacija) DZUja in pogodbenih partnerjev
- razmišljanje je šlo v smeri popolne avtomatizacije na strani tržnika (v
omejenem obsegu) in na strani zalednih služb
- povezljivost z našimi zalednimi sistemi (prenos podatkov)
- izdelava zaupana podjetju Mojdenar IT d.o.o., specializiranega za
izgradnjo portalov, spletnih aplikacij in programske opreme
4
Projekt eTOČKA
FUNKCIONALNOSTI:
• Za delovanje potrebna internetna povezava (možnost uporabe na
terenu)
• Varen dostop na podlagi uporabniškega imena in gesla
• Različni nivoji pravic glede na uporabnike (vsi vlagatelji ali samo
„lastni vlagatelji“ pogodbenega partnerja)
• Podpora vsem veljavnim dokumentom (obrazcem)
• Izključena možnost napačne izpolnitve obrazca (spustni seznam,
izbirna polja, obvezna polja)
• Avtomatska sinhronizacija s podpornim programom zalednih služb
REŠEN VELIK DEL NAŠIH TEŽAV, NISMO PA SE ZNEBILI
PAPIRNEGA POSLOVANJA
5
POSTOPEK BREZ PODPISNE TABLICE
6
PODPISNA TABLICA
7
Projekt eTOČKA
PODPISNA TABLICA:
• Rešitev smo videli v podpisni tablici
• Nihče v industriji ne uporablja podobne aplikacije, kaj šele
podpisne tablice, tako da smo začeli praktično iz ničle
• Prilagoditev je šla skozi tri faze:
- priprava notranjih pravil glede zajema in arhiviranja
- prilagoditev eTočke (implementacija programske opreme proizvajalca
podpisnih tablic)
- nakup, inštalacija in aktivacija podpisnih tablic
8
Projekt eTOČKA
PRILAGODITEV:
• Priprava notranjih pravil glede zajema in arhiviranja
- pomoč s strani Mikrocopa
- prilagodili vsa notranja pravila
• Prilagoditev eTočke
- Mikrocop priskrbel programsko opremo in testno tablico
- sodelovanje med Mikrocopom in Mojdenar IT glede prilagoditve
proizvajalčeva programske opreme
- eTočka mora zaznati kdaj in kateri dokument se bo podpisoval, kje
morajo biti podpisi in kdo podpiše (v našem primeru se podpisujejo
tržniki in vlagatelji, konkretno, na pristopni izjavi je to 5 podpisov, 3krat vlagatelj, 2-krat tržnik)
- sistem podprli z avtomatskih arhiviranjem podpisanih dokumentov v
Arhiviraj.si
9
POSTOPEK S PODPISNO TABLICO
10
Projekt eTOČKA
STANJE:
• V prvi fazi naročenih 7 podpisnih tablic, naknadno še 10
• eTočka ni doživela nobenih vidnih sprememb, prehod pri
uporabnikih na podpisno tablico je bil zelo enostaven
• Trenutno v uporabi 14 podpisnih tablic, ostale 3 gredo v uporabo v
tem mesecu
• Vse tri faze trajale skupaj 40 dni, kar je precej manj kot smo
predvidevali
• Povratne informacije s strani uporabnikov so zelo vzpodbudne,
sistem se je prijel
11
Projekt eTOČKA
STATISTIČNI PODATKI:
• Od 17.4.2013 do 31.10.2013 je bilo podpisanih 827 dokumentov
(skupaj vnešenih v eTočko 1893 dokumentov, kar pomeni 45%
podpisanih s tablico)
• Prihranek
- tisk prednatisnjenih obrazcev za kasnejše ročno izpolnjevanje
- tisk prejetih dokumentov po elektronski pošti ali tisk preko faksa
- začasno fizično arhiviranje v registratorjih in omarah
- poštnine (tržniki so pošiljali originale po pošti)
- stroški odvoza, skreniranja, indeksiranja in arhiviranja dokumentacije
v Arhiviraj.si
- prihranek časa pri pogodbenih partnerjih in v zalednih službah
- možnost terenskega trženja, nismo omejeni na pisarno in tiskalnik
- ni možnosti napak, zato tudi ni izgube časa pri kontaktih glede napak
12
Projekt eTOČKA
ZA KONEC:
• Omeniti velja tudi projekt eSkladi, ki je potekal istočasno.
Vlagateljem nudimo elektronsko poslovanje z digitalnim potrdilom,
dokumentacija se avtomatsko arhivira v Arhiviraj.si
• Lahko se pohvalimo, da imamo povsem brezpapirno poslovanje z
vlagatelji preko eSkladov in brezpapirno poslovanje s
pogodbenimi partnerji (tržniki)
• Z Mikrocopovo pomočjo si želimo postaviti sistem izdajanja in
konfirmiranja izdanih in prejetih faktur (prav tako s podpisno
tablico)
13
Projekt eTOČKA
• Skozi celo našo zgodovino se je nabralo kar nekaj papirne
dokumentacije, ki jo hočemo uničiti, predpogoj za to pa je
uskladitev s pravili in certifikat Arhiva Slovenije
• Popolnoma brezpapirno poslovanje v našem poslu žal ni mogoče
(v prvi vrsti zaradi tujih pogodbenih partnerjev, kjer izmenjava
dokumentacije poteka preko emaila), v veliki meri pa se bomo
držali začrtane poti in omejili uporabo papirne dokumentacije na
minimum.
14