NAVODILA ZA PRIPRAVO IN KONTROLO PODATKOV M4/M8 Za kadrovske in plačne službe Podatke za M4 pripravimo na letnih podatkih»Letne obdelave« Izračun za M4 smo vam naredili na Rcum-u, vi opravite kontrolo, morebitne popravke in izdelate izpise, nato na Rcum-u oddamo podatke na Zpiz. Pri popravkih bodite pazljivi, ker obračuna ne bomo več ponavljali. Vsak nov izračun namreč najprej pobriše vse, tudi popravljene podatke in znova vzpostavi začetno stanje. Pripravljene podatke lahko ročno popravljamo na »Prijava obračuna za PIZ«. Pridemo na zaslon »Prijava obračuna za PIZ«. V polje »Leto obračuna« vnesemo ustrezno leto za katerega pregledujemo oz. popravljamo podatke in z miško kliknemo na polje »Priimek«. Počakamo, da se nam zaslon osveži s podatki za izbrano leto. S ponovnim izborom npr. po osebni številki delavca poiščemo delavca, ki mu je potrebno podatke ročno popraviti in izvedemo popravek (vpišemo ustrezne/popravljene ure, znesek, šifro prijave podatkov, obdobje od, obdobje do…). Več o popravkih proti koncu dokumenta. Preverite vse podatke. Podatke na zaslonu lahko prenesete v EXCEL s klikom na ikono v orodni vrstici. Po vseh popravkih bomo na RCUM-u pripravili in oddali datoteke na ZPIZ. O uspešni oddaji boste obveščeni. Po oddaji bomo tudi zaklenili zapise in bodo spremembe onemogočene. Za datum zaklepanja se bomo dogovorili v aprilu. Posamični izpis plačilne kuverte za obdobje Letno plačilno kuverto za delavca (primer za leto 2011) lahko izpišete na katerem koli obračunu iz leta 2011, gumb »Vnos/Pregled«, najdete vstopno točko spodaj, kliknete na »Zaženi« Pridete na zaslon »Seznam zaposlenih obračuna«, kjer izberete zaposlenega za katerega želite izpisati letno plačilno kuverto in kliknete gumb »Param.del.« Nato pridete na zaslon, kjer imate možnost izbora izpisa »Letno obračunano« in »Letno izplačano«: Izberite gumb Letno obračunano, nato pa na formi, ki jo dobite, popravite datum in stisnete gumb Potrdi: 2/9 In dobite takšen izpis: Skupinski izpis letne kuverte je mogoč na letnih obdelavah. Izberemo »Postopki priprave podatkov oz. Letne obdelave«. Pridemo na zaslon »Letne/Mesečne/Periodične obdelave«. V »Leto izpl./obr.« vpišemo leto za katerega pripravljamo podatke. Ker imate podatke že pripravljene, jih lahko izpišete. S klikom na gumb »IZPISI iz letnih podatkov«, pridemo na zaslon »Zagoni produktov obračuna«, kjer imamo možnost izpisa različnih letnih izpisov: 3/9 med drugim tudi skupinski izpis kuverte za »letno obračunano« ali »letno izplačano«: Za M4 izberete Obračunano: Izpis obrazcev – obvestil za delavce UM oddaja podatke na Zpiz za vse delavce UM. Za posameznega delavca odda toliko obrazcev, kolikor je bilo na celi UM zanj odjav in prijav v zavarovanje. Izpis obvestil je možen na vsaki članici ali pa na UM. Vsaka članica dobi za posameznega delavca toliko obvestil, kolikor je zanj imela samo ona odjav in prijav v zavarovanje. Izpis se naredi z naslednjim programom: 4/9 Dodajanje vrstice v obračunsko tabelo M4 (Prijava obračuna za PIZ) za vnos ur za boleznino, če ima osnovo iz drugega leta ali iz drugih razlogov Postavimo se za vrstico iz katere bomo želeli nekatere podatke kopirati in stisnemo +. Odpre se nova vrstica. Korak po korak z miško kliknemo v prazna polja. Če želimo podatek kopirat, to naredimo s funkcijsko tipko na tipkovnici F3. V polje v katerega smo prej kliknili se prenese vrednost istega polja vrstice nad to, ki jo vnašamo. Kjer moramo sami vnesti, vnesemo podatek. Kaj je minimum vnosa v drugo, novo vrstico? Irc: Vnest je potrebno toliko, da nam shranjevanje na koncu ne javi nobene napake oz. opozorila. UM: ugotavljamo, da ni čisto tako. Program shrani zapis tudi, če je pomanjkljiv. Zato prosim obvezno vnesite tudi letni in tedenski fond ur univerze. Fakultete vnesite tudi PE, da se ve čigav je vstavljen zapis, na ŠD in UKM pa v to novo vrstico PE ni potrebno vnašati. 5/9 Opažamo, da se pri EMŠO, po tem, ko smo stisnili F3, le-ta ne prikaže v spodnji vrstici. Vendar se pri ponovnem proženju programa vsebina Emša vseeno prikaže. Ročno torej ne rabite vnašat Emša v drugi vrstici, ampak stisnete v tem polju F3 (če pa F3 ne stisnete, pa morate Emšo sami vnesti). Če gre za novo vrstico iz drugih razlogov, kot je leto osnove, smiselno vpišite tudi ostale podatke v polja vrstice. Tedenski in letni sklad ur mora biti v vseh vrsticah enak, ker je to sklad UM. Kontrola prispevkov Osnova za prispevke je bruto znesek, ki ga najdete na letni kuverti (vrstica SKUPAJ PLAČA + NADOM. + NADURE, stolpec Bruto). V osnovi za prispevke je všteta bruto plača skupaj z nadurami, bonitetami in stroški nad uredbo (boleznine, bonitete in stroški nad uredbo pa sicer v sam bruto znesek na M4 ne pridejo). Če ta znesek pomnožite z 0,2435 (oba prispevka za PIZ – od delojemalca in od delodajalca) dobite znesek prispevkov, ki se prijavi na M4 in je zapisan v vrstici obračunske tabele M4. Zelo pomembno!! V kolikor je potrebno vrstice združit in nato eno brisat ali dodat novo (razen za prej omenjene boleznine), naredite to v dogovoru obeh služb – kadrovske in plačne, da se ne bi morebiti zneski izgubili ali podvojili. Zaposleni, ki jih prijavljate pod šifro prijave »2 Prijava podatkov o dopolnilnem delu« morajo v koloni »Šifra prijave podatkov« imeti vpisano šifro »2«. Zaposleni, ki jih prijavljate z šifro prijave »0 Prijava podatkov« pa morajo v koloni »Šifra prijave podatkov« imeti vpisano vsebino »0«. Če je nastala sprememba mesečne delovne obveznosti med mesecem, je potrebno ure in zneske ročno urediti. V primeru, da ste ob zamenjavi članice v drugi polovici leta, ker imamo vsi isto registrsko številko, podatke na ZPIZ sporočili z obrazcem M3 (sprememba podatkov), je potrebno zapise z urami in zneski združiti. Članice se dogovorite med sabo. Če pa ste tudi v tem primeru oddali M2 obrazec na eni članici in in M1 na drugi, pa tako moramo oddati dva obrazca. Ure dela in ure nadomestil se na M4 uporabljajo normirane (preračunane na 174 fond) in ne dejanske, nadure pa so dejanske. Kadar dejanski letni fond ni enak 2088, ni potrebno ur dodajati ali odvzemati, kakor smo to delali na prejšnji aplikaciji. Za Zpiz je oboje pravilno. Ko torej popravljate ure rednega dela in nadomestil, če razpolagate z dejanskimi urami, jih preračunajte na normirane. Na aplikaciji so na kuverti in tudi pri letni posamični kuverti vidne obojne ure. Drugače pa, saj poznate preračun v normirane ure: dejanske ure / dejanskim fondom ur istega meseca * 174 6/9 Odgovori na pogosta vprašanja: - - - - - zato, da obračun M4 upošteva vnos več kot 20 nadur na mesec oz. več kot 170 nadur letno, je potrebno nastavit obračunski podatek pri delavcu, ki tako soglasje ima (glejte ustrezna navodila) Ko vnašate popravke (boleznin,.. ) in se nanašajo na pretekli mesec, morate tudi obvezno vpisati za mesec, leto za kateri poračunavate. Pri vseh popravkih, ki niso za tekoči mesec, je potrebno ta podatek vnesti. Vsak mesec vnašate v promet dejanske ure, normirane pa se glede na tekoči dejanski fond ur preračunavajo in tudi shranijo v obračunske tabele. Če vnesete popravek brez meseca in leta, bo program preračunal normirane ure iz tekočih dejanskih. Če vnesete pretekli mesec pri popravku, bo pa program normirane preračunal iz fonda preteklega meseca (tako pameten je). Ure nadomestil morate v primeru, ko med letom popravkom niste vnesle meseca za katerega poračunavate, same preračunat in vnest pri M4, ker tam niso pravilne. delo sindikalnega zaupnika se šteje v osnovo za pokojnino (znesek in prispevki) krvodajalstvo je vpisano z urami in zneski med rednim delom, ne pri nadomestilih če je potrebno ročno urediti nadomestilo, ki ima drugo leto osnove (no, nisem sigurna ali zato, ker med letom niste vnesli v promet leta osnove ali pa Irc te funkcionalnosti nima – navodil nimam), potem morate ustvariti novo vrstico in vnesti ustrezne podatke za nadomestila iz preteklih let. Na spodnjih slikah sta v dveh delih prikazani obe vrstici za osebo, ki je imela za leto 11 plačana nadomestila, ki so imela osnovo iz različnih let. Ker je bilo leto 2011 leto, ko smo prehajali na enotno matično številko na UM, je prva polovica leta v svoji vrstici in so zato na primeru 3 vrstice. Delavka je bila na porodniški od leta 2010 (za porodniško je imela osnovo iz leta 2009), nato je prišla delat enkrat v drugi polovici leta 11 in je imela verjetno bolniško za otroka – to pa je že osnova iz leta 2010: Zaposleni morajo v koloni »Šifra prijave podatkov« imeti vpisano vsebino »0«. Dopolnilci imajo šifro 2. Če v tem stolpcu opazite, da podatek ni pravi (to pričakujemo pri tistih par ljudeh, ki smo jim drugi delodajalec za redno delo), ga prosim popravite. Tak bo verjetno imel vpisano 2, moral pa bi imeti 0. Tako, kakor na stari aplikaciji, ne spreminjajte letnega in tedenskega sklada ur. Ne gre za osebni sklad ur, ampak za sklad UM, ki je registrirana za 40 urni tednik. 7/9 VNOS IN UPOŠTEVANJE SOGLASIJ ZA NADURNO DELO 230 NADUR/LETO 1. KIS V KIS-u smo omogočili možnost vnosa Soglasij za nadure ter vklopili soglasja v Prenos obračunskih podatkov. V šifrantu Vrste soglasij je dodano soglasje; 230 nadur / letno za administrativne delavce. Vnos soglasja na delavcu se izvede preko vmesnika: Osebne mape / Delovna odsotnost / Soglasja, kjer določite veljavnost, soglasja in opcijo, da je soglasje potrjeno. Polja Vrednosti v tem primeru ni potrebno vnašati, saj je določena v šifrantu. 2. Plače Na mesečnem nivoju ni omejitve za nadure oz. smo jo umaknili splošni obračunski podatek 14 Na letnem nivoju so nadure omejene na 170 nadur splošni obračunski podatek 13 8/9 Osebe, ki so podpisale soglasje se vnašajo v KIS-u (navodila iz prve točke) in se prenašajo v plače v obračunski podatek delavcev 210 Osebam, ki ne bodo imele soglasja so bo število nadur pri pripravi podatkov za M4 rezalo na 170 nadur/letno, kar je zakonska omejitev. Za zaposlene, ki bodo iz KIS-a imeli javljeno soglasje za 230 nadur/letno se bo pri pripravi podatkov za M4 upoštevala omejitev nadur na 230 ur. 9/9