Uporabniški priročnik KIS 2.3
POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM Univerze v Mariboru Uporabniška dokumentacija: Kadrovski informacijski sistem – KIS v.2.3 – UM Maribor, maj 2012 NADZOR DOKUMENTA Zgodovina izdaj: 2/192 Izdaja 01 22.9.2011 Prva izdaja dokumenta Izdaja 02 14.05.2012 Druga izdaja dokumenta Objava dokumenta: http://www.rcum.uni-mb.si/Share Pri pripravi uporabniške dokumentacije so sodelovali: UM: Katja Harej Pulko, Rolanda Lever IRC: Marko Kostrevc Dodatno so pri pripravi uporabniške dokumentacije sodelovali tudi uporabniki aplikacije in sicer tako, da so testirali jasnost in uporabnost ter pravilnost zapisa. Viri: Kadrovski informacijski sistem – kadri, v.1.0 - UM, Celje, 17.3.2011, RC IRC Celje, d.o.o. 3/192 VSEBINA 1 UVOD ..............................................................................................9 1.1 CILJI DOKUMENTA .......................................................................... 9 1.2 STRUKTURA DOKUMENTA ................................................................. 9 2 SPLOŠNE INFORMACIJE O UPORABI SISTEMA .......................... 10 2.1 PRIJAVA V SISTEM ........................................................................ 10 2.2 SPREMEMBA GESLA ....................................................................... 11 2.3 VSTOP V APLIKACIJO KIS .............................................................. 12 2.4 OMEJITEV DOSTOPA DO VPOGLEDA V PODATKE ................................... 13 2.5 DELO Z EKRANI ............................................................................ 13 2.5.1 NAVIGACIJSKO DREVO .............................................................................. 15 2.5.2 DELOVNO OKNO ..................................................................................... 16 3 PROCESI DELA IN VNOS PODATKOV........................................... 18 3.1 ORGANIZACIJSKA STRUKTURA ČLANIC UM ........................................ 18 3.1.1 OPIS ORGANIZIRANOSTI ORGANIZACIJSKIH ENOT NA UM .................................. 18 3.1.2 VNOS NOVEGA DELOVNEGA MESTA............................................................... 20 3.1.2.1 Vnos del in nalog delovnega mesta ................................22 3.1.2.2 Plačni razred delovnega mesta .....................................23 3.1.2.3 Tarifni razred delovnega mesta ....................................24 3.1.2.4 Naziv ZSPJS za delovno mesto......................................25 3.1.2.5 Stopnja strokovne usposobljenosti za delovno mesto ..........25 3.1.2.6 Zahtevan poklic za delovno mesto.................................26 3.1.2.7 Aktiviranje delovnega mesta .......................................27 3.1.2.8 Kopiranje delovnega mesta .........................................28 3.1.3 VNOS DELOVNEGA MESTA V SISTEMIZACIJO UM .............................................. 29 3.1.3.1 Vnos delovnega koledarja sistemiziranemu delovnemu mestu 30 3.1.3.2 Vnos pogojev dela za sistemizirano delovno mesto .............31 3.1.3.3 Aktiviranje sistemizacije delovnega mesta .......................33 3.1.3.4 Sprememba SM na DM (sistemizacija) .............................33 3.1.3.5 Kopiranje sistemizacije delovnega mesta ........................35 3.2 VNOS NOVEGA ZAPOSLENEGA .......................................................... 36 3.2.1 VNOS PREBIVALIŠČA ZAPOSLENEGA (STALNEGA/ZAČASNEGA) .............................. 37 4/192 3.2.1.1 Sprememba naslova prebivališča zaposlenega ...................39 3.2.1.2 Vnos prebivališča za tujega državljana ...........................39 3.2.2 VNOS TRR ZAPOSLENEGA ......................................................................... 40 3.2.3 DELOVNA RAZMERJA ZAPOSLENEGA .............................................................. 41 3.2.3.1 Vnos delovnega razmerja ...........................................42 3.2.3.2 Sprememba delovnega razmerja ...................................45 3.2.3.3 Prenehanje delovnega razmerja ...................................47 3.2.4 DELOVNE RAZPOREDITVE .......................................................................... 47 3.2.4.1 Pregled podatkov o razporeditvi ...................................50 3.2.4.2 Delovni koledarji .....................................................50 3.2.4.3 Napredovanja .........................................................52 3.2.4.4 Dodatki ................................................................53 3.2.5 KOPIRANJE DELOVNE RAZPOREDITVE............................................................ 55 3.2.6 DELOVNA RAZMERJA ZA ZAPOSLENE PREKO JAVNIH DEL ..................................... 55 3.2.7 DELOVNE RAZPOREDITVE ZA ZAPOSLENE PREKO JAVNIH DEL ............................... 56 3.2.8 DELOVNA DOBA DO VSTOPA / PREDHODNE ZAPOSLITVE .................................... 58 3.2.8.1 Predhodne zaposlitve ................................................59 3.2.8.2 Delovne doba do vstopa .............................................64 3.2.8.3 Izračun delovne dobe za delno zaposlitev ........................66 3.2.8.4 Posebne delovne dobe ...............................................67 3.2.8.5 Izračun delovne dobe zaposlenega ................................68 3.2.8.6 Pripomoček – računalo delovne dobe .............................69 3.2.9 VNOS OSTALIH PODATKOV O ZAPOSLENEM ..................................................... 71 3.2.10 VNOS HABILITACIJSKIH IN DRUGIH NAZIVOV ZAPOSLENEGA .............................. 73 3.2.11 VNOS PRIDOBLJENE IZOBRAZBE ZAPOSLENEGA .............................................. 77 3.2.12 MANDATI IN FUNKCIJE............................................................................ 82 3.2.13 ČLANSTVA ........................................................................................... 84 3.2.14 VNOS KOMISIJ...................................................................................... 86 3.2.15 VNOS PODATKOV O VKLJUČITVI ZAPOSLENEGA V SINDIKAT(E) ........................... 87 3.3 PRIPRAVA POGODBE O ZAPOSLITVI .................................................. 89 3.3.1 PREVERJANJE PODATKOV O ZAPOSLENEM ....................................................... 89 3.3.2 PREGLED IZPISA POGODBE O ZAPOSLITVI ...................................................... 90 3.3.3 IZPIS POGODBE O ZAPOSLITVI (OŠTEVILČENA POGODBA) ................................... 93 3.3.4 VNOS DODATNIH POPRAVKOV NA POGODBO ................................................... 94 5/192 3.3.5 VKLJUČEVANJE PRIPRAVLJENE POGODBE V SISTEM ........................................... 95 3.3.6 VKLJUČEVANJE DRUGIH DOKUMENTOV K POGODBI O ZAPOSLITVI ......................... 97 3.4 VNOS DRUŽINSKIH ČLANOV ............................................................ 97 3.4.1 VNOS PREBIVALIŠČA DRUŽINSKIH ČLANOV ..................................................... 99 3.4.2 ZDRAVSTVENA ZAVAROVANJA DRUŽINSKIH ČLANOV ........................................ 101 3.4.3 DAVČNE OLAJŠAVE (DRUŽINSKI ČLANI) ....................................................... 102 3.5 VNOS PRISPEVKOV ZAPOSLENEGA ZA PRIPRAVO M OBRAZCEV ............. 103 3.5.1 PRIJAVA ZAPOSLENEGA - PIZZ ................................................................. 104 3.5.2 ODJAVA ZAPOSLENEGA - PIZZ.................................................................. 106 3.5.3 SPREMEMBA PODATKOV ZAPOSLENEGA - PIZZ .............................................. 108 3.6 VNOS PODATKOV O INVALIDNOSTI ZAPOSLENEGA ............................. 109 3.7 KONTROLA VNESENIH PODATKOV O ZAPOSLENIH .............................. 112 3.7.1 KONTROLA PODATKOV NA DELAVCU ........................................................... 113 3.7.2 KONTROLA KADROVSKIH PODATKOV ZA VSE DELAVCE ..................................... 114 3.8 EVIDENCA ZDRAVNIŠKIH PREGLEDOV ZAPOSLENIH ........................... 117 3.8.1 VNOS PREDVIDENIH ZDRAVNIŠKIH PREGLEDOV ZAPOSLENIH ............................. 118 3.8.2 VNOS REZULTATOV ZDRAVNIŠKIH PREGLEDOV ZAPOSLENIH .............................. 118 3.8.3 IZPIS PREDVIDENIH ZDRAVNIŠKIH PREGLEDOV .............................................. 119 3.9 EVIDENCA ODSOTNOSTI ZAPOSLENIH ............................................. 119 3.9.1 PRIPRAVA IN IZRAČUN LETNIH DOPUSTOV ZAPOSLENIH ................................... 120 3.9.1.1 Izračun dopusta za posameznega zaposlenega ................ 120 3.9.1.2 Skupinski izračun letnega dopusta zaposlenih ................. 125 3.9.1.3 Kontrola dopusta za vse zaposlene .............................. 126 3.9.1.4 Priprava obvestil o letnih dopustih .............................. 129 3.9.2 SPREMLJANJE ODSOTNOSTI ZAPOSLENIH ..................................................... 130 3.9.2.1 Redna odsotnost .................................................... 130 3.9.2.2 Izredni dopusti ...................................................... 131 3.9.3 PLANIRANJE ODSOTNOSTI ZAPOSLENIH ....................................................... 132 3.9.4 SOGLASJA ZA NADURNO DELO PREKO 170 UR ............................................... 134 3.9.5 PRIPOMOČEK – RAČUNALO BOLNIŠKE ......................................................... 135 3.10 DODATNO POKOJNINSKO ZAVAROVANJE ......................... 136 3.10.1 SPLOŠNO .......................................................................................... 136 3.10.2 KAPITALSKA DRUŽBA ............................................................................ 137 3.10.2.1 Vnos podatkov za kolektivno premijo .......................... 137 6/192 3.10.2.2 Vnos podatkov za individualno premijo ....................... 140 3.10.2.3 Vnos podatkov za poračun ....................................... 140 3.10.3 MOJA NALOŽBA .................................................................................. 141 3.10.3.1 Vnos podatkov za kolektivno premijo .......................... 141 3.10.3.2 Vnos podatkov za individualno premijo ....................... 143 3.10.3.3 Vnos podatkov za poračun ....................................... 144 4 IZPISI ........................................................................................ 145 4.1 PRENOSI – IZVOZ PODATKOV STAT ............................................... 146 4.2 IZPISI – PREGLEDI - ORGANIZIRANOST ......................................... 147 4.2.1 PREGLED ORGANIZACIJSKIH ENOT ............................................................. 147 4.2.2 PODATKI O DELOVNEM MESTU .................................................................. 148 4.2.3 SEZNAM DELOVNIH MEST Z DELAVCI .......................................................... 150 4.2.4 ŠTEVILO ZAPOSLENIH PO OE (STROŠKOVNIH MESTIH).................................... 151 4.2.5 ŠTEVILO ZAPOSLENIH PO DELITVENIH ENOTAH.............................................. 152 4.2.6 ŠTEVILO ZAPOSLENIH PO DELOVNIH MESTIH ................................................ 153 4.2.7 PREDVIDENI ZDRAVNIŠKI PREGLEDI ........................................................... 154 4.2.8 RAZPOREDITEV ZAPOSLENIH .................................................................... 155 4.3 IZPISI – PREGLEDI - OSEBNE MAPE ............................................... 157 4.3.1 ABECEDNI SEZNAM ZAPOSLENIH ................................................................ 157 4.3.2 ABECEDNI SEZNAM INVALIDOV NA DAN ....................................................... 159 4.3.3 ABECEDNI SEZNAM INVALIDOV Z OMEJITVAMI ............................................... 161 4.3.4 PODATKI O DELAVCIH (KLASIFIKACIJSKA STRUKTURA)..................................... 162 4.3.5 FLUKTUACIJA ZAPOSLENIH....................................................................... 162 4.3.6 OSTALI PODATKI O ZAPOSLENIH ............................................................... 164 4.3.7 LETNI DOPUSTI .................................................................................... 165 4.3.8 MANDATNI DELAVCI .............................................................................. 167 4.3.9 NASTOP DELOVNEGA RAZMERJA ................................................................ 168 4.3.10 NEIZKORIŠČEN DOPUST ........................................................................ 170 4.3.11 OSEBNI LIST ...................................................................................... 171 4.3.12 PRENEHANJE DELOVNEGA RAZMERJA ........................................................ 174 4.3.13 SEZNAM BIVALIŠČ ............................................................................... 175 4.3.14 SEZNAM JUBILANTOV ........................................................................... 177 4.3.15 SEZNAM ZAPOSLENIH PO IZOBRAZBI ......................................................... 179 4.3.16 ŠTEVILO ZAPOSLENIH PO SPOLU .............................................................. 180 7/192 4.3.17 ZAPOSLENI Z DRUŽINSKIMI ČLANI ............................................................ 181 4.3.18 DELOVNA RAZMERJA DELAVCEV ............................................................... 183 4.3.19 ČLANSTVO V SINDIKATIH....................................................................... 184 4.3.20 RAČUNI DELAVCEV .............................................................................. 185 4.4 IZPISI – OBRAZCI ...................................................................... 186 4.4.1 M – 1,2,3 .......................................................................................... 186 4.4.2 M - DČ .............................................................................................. 190 5 DODATKI, POGOSTA VPRAŠANJA.............................................. 192 5.1 IZRAČUN DELOVNE DOBE ............................................................. 192 5.1.1 IZRAČUN DELOVNE DOBE DO 1.8.2008 (PO STAREM) ..................................... 192 5.1.2 IZRAČUN DELOVNE DOBE PO 01.08.2008 ................................................... 192 6 ZAKLJUČEK ................................................................................ 192 8/192 1 UVOD Ta dokument je namenjen uporabnikom kadrovskega informacijskega sistema – KIS za članice in rektorat Univerze v Mariboru, Študentske domove Maribor in Univerzitetno knjižnico Maribor. 1.1 Cilji dokumenta Cilj dokumenta je uporabnika seznaniti z uporabniškimi postopki za uporabo informacijskega sistema KIS. 1.2 Struktura dokumenta Uporabniški priročnik je strukturiran na način, kjer lahko uporabnik sledi kazalu in ob prebiranju želenega poglavja ne potrebuje dodatnih informacij iz dokumenta ali iskanj po dokumentu. V takšnih primerih so narejeni sklici in navzkrižna sklicevanja. V prvem poglavju so predstavljene splošne informacije za delo s sistemom. V naslednjih poglavjih pa obravnava posameznega postopka dela na članici glede na drevesno strukturo, ki je predstavljena v sami aplikaciji. 9/192 2 2.1 SPLOŠNE INFORMACIJE O UPORABI SISTEMA Prijava v sistem Uporabniško ime in geslo uporabnik prejme s strani RCUM. Za vsakega bodočega uporabnika lahko za up. ime in geslo zaprosi vodja službe članice ali tajnik članice in sicer s pomočjo zahtevka, ki ga najde na podpori (https://podpora.uni-mb.si) – Baza znanja. Uporabniško ime in geslo RCUM posreduje na e-poštni naslov uporabnika. Uporabnik se prijavi v spletno aplikacijo s pomočjo URL naslova: http://pismt.unimb.si Slika 1: Vstopna točka v portal spletnih aplikacij Uporabnik ob prvem vstopu vpiše uporabniško ime in geslo, ki mu je bilo dodeljeno s strani RCUM. 10/192 Slika 2: Vstopna točka na portalu spletnih aplikacij Priporočamo: spletno stran portala si shranite med Priljubljene (angl. Favorites), da ne boste vedno tipkali internetnega naslova. Obvezno: Ob prvem vstopu v portal si mora uporabnik obvezno spremeniti geslo. Geslo spreminjamo zaradi varnosti podatkov za katere smo odgovorni in jih upravljamo. 2.2 Sprememba gesla S klikom na Sprememba gesla (Slika 3) si spremenite geslo za dostop do portala in aplikacije Plače ter FRK, če imate pravice za uporabo le teh. Novo geslo si zapomnite. Priporočamo: geslo naj bo dovolj dolgo, naj vključuje hkrati črke in cifre. Če geslo ne bo dovolj dolgo, ga sistem ne bo prepoznal. Ne zapisujte si gesel na vidna mesta. Gesel ne pošiljajte po e-pošti, ne sporočajte jih drugim osebam – sistemskim administratorjem ali sodelavcem, ki aplikacijo uporabljajo v času vaše odsotnosti. Za te sodelavce naj vodja vaše službe zaprosi za novo up. ime in geslo z omejenimi pravicami (ali s pravicami, kot jih imate vi sami). Geslo si lahko večkrat spremenite. Z geslom se namreč podpišete pod podatke, ki so vneseni v aplikacijo. Slika 3: Sprememba gesla 11/192 2.3 Vstop v aplikacijo KIS Na portalu uporabnik klikne na zavihek Aplikacije in izbere povezavo Kadrovski informacijski sistem (Slika 4). Slika 4: Vstop v Kadrovski informacijski sistem (KIS) Odpre se okno za ponovni vnos uporabniškega imena in gesla. Dobljeno up. ime in geslo vpišite v zato namenjeni polji in potrdite. Pomembno: geslo za aplikacijo KIS si ob prvem vstopu v aplikacijo spremenite (Slika 5). Priporočljivo je, da si geslo (tako na portalu) kot za aplikacijo KIS spreminjate pogosto, saj upravljate z občutljivimi podatki. Slika 5: Sprememba gesla v aplikaciji KIS 12/192 2.4 Omejitev dostopa do vpogleda v podatke S prijavo uporabnika v sistem se definira omejitev dostopa in sicer na organizacijsko enoto (članico, rektorat) v kateri je zaposlen uporabnik. Na ta način uporabnik med zaposlenimi vidi na seznamu vse zaposlene, vendar ko želi dostopati do podrobnejših informacij pa le te dobi samo v primeru, če je pri zaposlenemu definirano stroškovno mesto, ki pripada članici uporabnika. Med »svojimi« zaposlenimi uporabnik vidi vse redno in dopolnilno zaposlene svoje članice. Večkrat uporabniki potrebujejo dostop do podatkov o osebi, ki je zaposlena na drugi članici in jo želijo npr. dopolnilno zaposliti tudi na svoji članici. V takšnem primeru se za osebo, ki še ni na članici uporabnika, prikaže spodnje okno, v katerega morata uporabnik, če želi nadaljevati vpogled v podatke izbranega delavca, vpisati razlog vpogleda in klikniti Naprej. Ime in priimek delavca Slika 6: Omejitev vpogleda v podatke o zaposlenem Opozorilo: če zaposlenemu, ki dela npr. dopolnilno na članici uporabnika, poteče dopolnilno delo, se bo ponovno vzpostavila omejitev vpogleda v podatke o tem delavcu in bo potrebno ponovno zapisati razlog za dostop do podatkov izbranega delavca. Opozorilo je vezano namreč na čas trajanja zaposlitve in stroškovno mesto zaposlenega. V takšnem primeru vpišite razlog in nadaljujte z delom. 2.5 Delo z ekrani Naslovna vrstica glavnega okna je vrstica na zgornjem robu okna. V naslovni vrstici glavnega okna so zapisane osnovne informacije. Primer Naslovne vrstice je viden na spodnji sliki (Slika 7). Slika 7: Primer naslovne vrstice ekrana 13/192 Z naslovno vrstico lahko glavno okno tudi premikamo, tako da premaknemo kazalec miške nanjo, pritisnemo levo tipko na miški, jo držimo pritisnjeno, ter premaknemo na želeno mesto na namizju. Gumb za zapiranje glavnega okna se nahaja na skrajni desni strani naslovne vrstice in je namenjen zapiranju aplikativnega sistema KIS. Gumb za povečanje glavnega okna se nahaja pred gumbom za zapiranje. S klikom na ta gumb razširimo okno čez celotno namizje. Gumb za pomanjšanje je prvi od treh gumbov na desni strani osnovnega okna. Omogoča nam pomanjšanje glavnega okna na velikost gumba v opravilni vrstici namizja. Čeprav glavno okno ni več prikazano na namizju je aplikativni sistem še vedno aktiven. Pomanjšano okno ponovno odpremo tako, da v opravilni vrstici kliknemo gumb, ki ga predstavlja. Slika 8: Gumbi za pomanjšanje, povečanje in zapiranje glavnega okna Menijska vrstica glavnega okna se nahaja tik pod naslovno. V njej so prikazani vrhnji nivoji menijev. Menije uporabljamo tako, da kliknemo na ime menija (primer: Datoteka) in nato še na želen ukaz iz menija (na primer: spremeni družbo). Meni lahko vsebuje tudi podmenije (na primer: Izpisi). Podmeniji imajo ob imenu še puščico v desno. Podmeni izberemo tako, da se s kazalcem miške premaknemo na njegovo ime. Pri tem se nam odpre seznam akcij. oz. njegovih podmenijev. Slika 9: Menijska vrstica Glavno okno je razdeljeno s pomočjo navpične ločnice na dva dela. Levi del je namenjen navigacijskemu drevesu, desni pa prikazu izbranega delovnega okna enega izmed modulov podsistema. Navpično ločnico lahko premikamo levo in desno in s tem spreminjamo površino namenjeno prikazu navigacijskega drevesa. oziroma delovnega okna. Navpično ločnico premikamo tako, da premaknemo kazalec miške nanjo, pritisnemo levo tipko na miški, jo držimo pritisnjeno, ter premaknemo levo ali desno. S pomočjo puščic na vrhu navpične ločnice lahko hitro maksimiziramo levo ali desno površino. 14/192 Slika 10: Navpična ločnica glavnega okna Vrstica stanja je ozka vrstica ob spodnjem robu okna (Slika 11), V njej se izpisujejo različne informacije, kot na primer številka trenutnega zapisa, status zapisa, kratko ime entitete ipd. Slika 11: Vrstica stanja 2.5.1 Navigacijsko drevo Navigacijsko drevo predstavlja hierarhičen pogled na aplikativni sistem KIS, njegove podsisteme in njihove elemente. Izgled navigacijskega drevesa se od uporabnika do uporabnika razlikuj, saj je odvisen od pravic, ki jih ima posamezen uporabnik. Vrh navigacijskega drevesa predstavlja vedno Kadrovski informacijski sistem, pod njim pa so navedeni podsistemi: Organiziranost, Osebna mapa, Razvoj kadrov… Vsak podsistem predstavlja svojo vejo navigacijskega drevesa in lahko vsebuje končne točke vej ali podveje. Končne točke vej označuje simbol delovnega lista in ustrezen naziv entitete (na primer Delovna mesta). S klikom nanj se nam na desni strani navpične ločnice odpre delovno okno izbranega modula. 15/192 Slika 12: Navigacijsko drevo Drsni trak omogoča hitro premikanje po vsebini okna. Nameščen je lahko ob desnem in/ali ob spodnjem robu levega ter desnega delu področja v katerem se prikazuje navigacijsko drevo. Drsni trak se pojavi po potrebi, če je navigacijsko drevo večje od trenutne površine v glavnem oknu. Najhitreje se premikamo po navigacijskem drevesu tako, da z miško vlečemo drsnik, to je temneje obarvan siv pravokotnik, ki se premika po svetlejši površini drsnega traku. Mesto drsnika prikazuje, kateri del dokumenta je prikazan v oknu. Poleg mesta je pomembna tudi velikost drsnika. Če je večji, pomeni, da je prikazan večji del dokumenta. Namesto vlečenja drsnika z miško, lahko tudi klikamo na drobne gumbe na začetku in koncu drsnega traku in se tako pomikamo po dokumentu oziroma podatkih. 2.5.2 Delovno okno V desni polovici osnovnega okna je prostor za okna, ki omogočajo pregledovanje, vnašanje podatkov, izvedbo raznih akcij in izpisovanje. Ta okna z eno besedo imenujemo delovna okna ali krajše okna. Delo v vseh delovnih oknih poteka enako, zato lahko znanje in izkušnje, ki smo jih pridobili v enem oknu, uporabimo tudi pri delu z ostalimi. Pomen gumbov v orodni vrstici: 16/192 Prvi zapis Predhodni zapis Naslednji zapis Zadnji zapis Vstavi nov zapis Kopiranje zapisa Odstrani zapis Shrani spremembe Prekliči spremembe Akcije Iskalni način Preklic iskalnega načina Poišči Urejevalni način Izhod Ko kazalec miške premaknemo na posamezno ikono, se okrog nje prikaže obroba, ki označuje, da gre za gumb. Če kazale miške nekaj časa pridržimo na izbranim gumbom orodne vrstice se prikaže namig (kratek opis akcije, ki se bo izvedla): Slika 13: Namigi ob vsakem gumbu v aplikaciji Klik na izbrani gumb orodne vrstice povzroči sprožitev akcije. Opozorilo: V teh navodilih so zadevni zavihki (oz. pot do njih) označeni senčeno ali obarvano z rumeno. V spodnjem primeru gre za določeno osebo, njeno Zaposlitev, Delovno razmerje in delovna razporeditev ter v okviru tega Delovni koledarji (Slika 14). 17/192 Slika 14: Primer osenčenih zapisov in strukture le teh 3 PROCESI DELA IN VNOS PODATKOV 3.1 Organizacijska struktura članic UM 3.1.1 Opis organiziranosti organizacijskih enot na UM Organizacijska struktura članic UM predstavlja drevesno strukturo organiziranosti na UM. Pot do organizacijske strukture za posamezno članico je razvidna iz slike (Slika 15 - Povečajte okno za boljšo vidnost slike). Organizacijska struktura se pripravlja v ločenem okolju in je na tem mestu samo informativne narave. 18/192 Slika 15: Primer organizacijske strukture članice UM Na sliki (Slika 15) se vidi šifra organizacijske enote, kjer tromestna šifra predstavlja 2. nivo (Šifra tipa org. enote), članico – v primeru iz slike je to 702, Fakulteta za strojništvo. 1. nivo se na sliki trenutno ne vidi, predstavlja pa Univerzo v Mariboru, ki ima šifro 7. Šifro 8 ima Univerzitetna knjižnica Maribor, 9 pa Študentski domovi Maribor. Na primeru iz slike je z modro označen 702018 - Inštitut za proizvodno strojništvo, ki je zapisan na 5. nivoju, nivoju oddelka znotraj članice. Nadrejenost temu Inštitutu je prikazana v zavihku Nadrejene organizacijske enote. V tem primeru je to enota 702007 iz 4. nivoja. Na najnižjem nivoju, 8. nivoju, so zapisana stroškovna mesta. To so mesta, kjer nastanejo stroški. Stroške predstavljajo med drugim tudi vsi zaposleni na članici. Predlog: Stroškovna mesta so lahko zapisana z istimi nazivi kot zapisi na ostalih, višjih nivojih. Npr.: Čeprav obstaja v strukturi Inštitut za proizvodno strojništvo na 5. nivoju in pod šifro 702018, obstaja v tej isti strukturi tudi stroškovno mesto na 8. Nivoju pod šifro z istim nazivom (Slika 16). Slika 16: Primer zapisa stroškovnega mesta z istim nazivom organizacijske enote na članic Pomembno: spremembe organizacijske strukture (sprememba nazivov, organiziranosti itd.) morajo biti zelo redke. Vse spremembe se sporočajo skrbnikom šifrantov na UM. 19/192 Organiziranost Univerze v Mariboru skupaj z veljavno sistemizacijo, lahko spremljate med izpisi (Slika 17). Slika 17: Pregled organizacijskih enot UM Več o izpisu v poglavju 4.2 Izpisi – Pregledi - Organiziranost 3.1.2 Vnos novega delovnega mesta Še ne sistemizirana delovna mesta oz. pri delovnih mestih, kjer obstaja samo začasna sistemizacija, je potrebno vnesti v aplikacijo in jih opremiti z vsemi obveznimi atributi (lastnostmi). Pomembno: Pri vseh vnosih je potrebno posvečati pozornost datumom veljavnosti. Pot do vnosa delovnih mest je prikazana na sliki (Slika 18). Slika 18: Pot do vnosa delovnega mesta 20/192 S klikom na gumb se odpre okno za dodajanje novega delovnega mesta. Podatki, ki se prikažejo v oknu so podatki že obstoječega, zadnje vnesenega delovnega mesta. S klikom na se pripravijo polja za novi vnos. Uporabnik vnese vse znane podatke. Pomembno: Uporabnik v polje šifra kataloga obvezno vnese 10 – Začasna delovna mesta. To ne pomeni, da gre za začasno sprejeto sistemizacijo, temveč, da je delovno mesto šele v pripravi (Slika 19). Šele skrbnik šifrantov na UM lahko delovnemu mestu, ko je potrjena sistemizacija, dodeli lastnost 01 – Delovna mesta UM. Slika 19: Vnos novega delovnega mesta Uporabnik v polje Opis delovnega mesta vnese podatke, ki se na pogodbi o zaposlitvi pojavijo v oklepaju II. člena pogodbe (Slika 21). Primer vnosa je prikazan na sliki (Slika 20). 21/192 Slika 20: Primer vnosa opisa DM za potrebe pogodbe o zaposlitvi Slika 21: Primer izpisa iz pogodbe o zaposlitvi Pomembno: uporabnik ne sme pozabiti vpisati podatkov o Orientacijskem delovnem mestu, torej šifro iz aneksov h kolektivni pogodbi (Slika 22). Slika 22: Orientacijsko delovno mesto Vsakemu delovnemu mestu pripadajo še dodatni atributi, ki so OBVEZNI. 3.1.2.1 Vnos del in nalog delovnega mesta Pot do vnosa opisov del in nalog delovnega mesta je prikazana na sliki (Slika 23). Slika 23: Pot do vnosa opisov del in nalog delovnega mesta 22/192 Uporabnik doda nove zapise za opis del in nalog novega delovnega mesta (Slika 24). Dela in naloge se izbirajo iz šifranta. Na oknu, kjer je šifrant, se lahko uporabljajo vse običajne funkcije okna (razvrščanje zapisov, iskanje po posamezni vsebini koloni ali delu vsebine s % ipd.). Paziti je potrebno na vrstni red opisanih del in nalog, ki se pojavlja tudi na izpisih pogodb o zaposlitvi. Predlog: vmesne zaporedne številke lahko »izpustite« za primer dopolnitev opisa oz. kasnejše dodajanje. Slika 24: Vnos del in nalog delovnega mesta Opis del in nalog je prikazan v seznamu, kot je razvidno iz slike (Slika 25). Slika 25: Primer opisa del in nalog delovnega mesta 3.1.2.2 Plačni razred delovnega mesta Vnos plačnega razreda se vrši na zavihku Vrednotenje – Plačni razred (Slika 26). 23/192 Slika 26: Pot do vnosa plačnega razreda delovnega mesta V vnosnem oknu plačnega razreda (Slika 27) se vpisuje izhodiščni plačni razred novega delovnega mesta. Slika 27: Vnos izhodiščnega plačnega razreda delovnega mesta 3.1.2.3 Tarifni razred delovnega mesta Pot do vnosa tarifnega razreda delovnega mesta, je prikazana na sliki (Slika 28). Dodate se nov zapis za tarifni razred novega delovnega mesta. Slika 28: Vnos tarifnega razreda delovnega mesta Količnik in izhodiščna plača se ne vnašajo. 24/192 3.1.2.4 Naziv ZSPJS za delovno mesto Doda se nov zapis za šifro naziva ZSPJS, če naziv za delovno mesto obstaja. Pot do vstavljanja zapisa je prikazana na sliki (Slika 29). Slika 29: Pot do vnosa naziva po ZSPJS za delovno mesto Pri vnosu se izpolnijo vsi odebeljeni podatki (Slika 30). Slika 30: Vnos naziva po ZSPJS za delovno mesto 3.1.2.5 Stopnja strokovne usposobljenosti za delovno mesto Pot do dodajanja zahtevane stopnje strokovne usposobljenosti je prikazana na sliki (Slika 31). 25/192 Slika 31: Pot do vnosa stopnje strokovne usposobljenosti za delovno mesto Doda se nov zapis za zahtevano stopnjo strokovne usposobljenosti novega delovnega mesta tako, da se izpolnijo potrebni podatki (Slika 32). Slika 32: Vnos stopnje strokovne usposobljenosti za delovno mesto 3.1.2.6 Zahtevan poklic za delovno mesto Pot do vnosa zahtevanega poklica za pripravljeno novo delovno mesto, je prikazana na sliki (Slika 33). Slika 33: Pot do vnosa zahtevanega poklica za delovno mesto Uporabnik v vnosnem oknu izbere Poklic iz šifranta. Na podoknu se lahko uporabijo vse običajne funkcije okna (razvrščanje zapisov, iskanje po posamezni vsebini koloni ali delu vsebine s %). Gre za poklic, ki ga delavec dejansko opravlja (SKP-08) in se izpiše tudi na obrazec M1 (Slika 34). 26/192 Slika 34: Vnos zahtevanega poklica za delovno mesto 3.1.2.7 Aktiviranje delovnega mesta Po zaključku vseh zgornjih vnosov se z dvoklikom uporabnik vrne v podatke o delovnem mestu in delovno mesto aktivira (Slika 35). Slika 35: Aktiviranje delovnega mesta 27/192 3.1.2.8 Kopiranje delovnega mesta Da bi pohitrili vnos novega delovnega mesta, se lahko že obstoječe delovno mesto tudi kopira in tako pripravi PODOBNE podatke za novo delovno mesto. Uporabnik izbere čim bolj podobno že obstoječe delovno mesto. Z dvoklikom nanj, se odpre okno za vnos podatkov. Najprej se popravi statu obstoječega delovnega mesta na Popravljanje: Z gumbom se izvede aktivnost kopiranja (Slika 36). Slika 36: Kopiranje obstoječega delovnega mesta S to akcijo nastane novo delovno mesto s šifro xxxxxxxC1. Na osnovnem ekranu ga uporabnik poišče, najlažje s % in se prikažeta obe delovni mesti(Slika 37): Slika 37: Kopirano delovno mesto Uporabnik izbere kopirano delovno mesto in popravi šifro ter po potrebi tudi naziv. Pomembno: Uporabnik preveri in po potrebi popravi podatke o Orientacijskem delovnem mestu (šifro iz aneksov h kolektivni pogodbi) (Slika 38). 28/192 Slika 38: Sprememba orientacijskega delovnega mesta Z aktivnostjo kopiranja so se kopirali tudi opisi delovnega mesta, vrednotenje in ostalo. Pomembno: Preveriti je potrebno zapise, ki so za delovno mesto obvezni. Pomembno: Delovno mesto je potrebno aktivirati kot je zapisano v poglavju 3.1.2.7 Aktiviranje delovnega mesta. Pomembno: Delovno mesto je potrebno umestiti v sistemizacijo UM, kot je opisano v poglavju 3.1.3 Vnos delovnega mesta v sistemizacijo UM. 3.1.3 Vnos delovnega mesta v sistemizacijo UM Novo delovno mesto, ki je bilo v prejšnjem koraku aktivirano (3.1.2.7 Aktiviranje delovnega mesta), je potrebno ustrezno umestiti v organizacijsko strukturo UM (SISTEMIZACIJA). Delovno mesto se umešča na t.i. stroškovna mesta iz organizacijske strukture. Več o tem v poglavju 3.1.1 Opis organiziranosti organizacijskih enot na UM. Pot, kjer se doda nov zapis sistemizacije, je razvidna iz slike (Slika 39). 29/192 Slika 39: Pot do vnosa delovnega mesta v sistemizacijo UM Na vnosnem oknu, ki se odpre, se s klikom na pripravijo polja za novi vnos. Uporabnik vnese podatke, kot je prikazano na primeru iz slike (Slika 40). Pomembno: Datumi veljavnosti so pomembni, saj je novo delovno mesto lahko aktivno prej, pred veljavno sistemizacijo, v obratni smeri pa aplikacija javlja napako. Slika 40: Primer vnosa delovnega mesta v sistemizacijo UM Vsakemu delovnemu mestu, ki se ga umešča v sistemizacijo UM, je potrebno izpolniti tudi naslednje podatke o sistemizaciji. Nekateri med njimi so obvezni. 3.1.3.1 Vnos delovnega koledarja sistemiziranemu delovnemu mestu 30/192 Sistemiziranemu delovnemu mestu je OBVEZNO določiti še delovni koledar. Pot do vnosa je prikazana na sliki (Slika 41). Slika 41: Pot do vnosa delovnega koledarja za sistemizirano delovno mesto Odpre se vnosno okno, kjer uporabnik vnese zahtevane podatke (Slika 42). Slika 42: Vnos podatkov o delovnem koledarju sistemiziranega delovnega mesta 3.1.3.2 Vnos pogojev dela za sistemizirano delovno mesto 31/192 Delovni pogoji za sistemizirano delovno mesto so pomembni predvsem za izračun letnega dopusta. Npr. pedagoškemu delovnemu mesta pripada še en dan dopusta, prav tako za vodenje ipd. Pot do vnosa pogojev je prikazana na sliki (Slika 43). Slika 43: Pot do vnosa delovnih pogojev za sistemizirano delovno mesto Uporabnik v vnosnem oknu vnese potrebne podatke. Delovni pogoji so predstavljeni v šifrantu (Slika 44). Slika 44: Vnos delovnih pogojev sistemiziranega delovnega mesta 32/192 3.1.3.3 Aktiviranje sistemizacije delovnega mesta Sistemizirano delovno mesto je potrebno po vnosu zahtevanih podatkov še aktivirati. Uporabnik se z dvoklikom na zapis sistemizacije vrne v vnosno okno o sistemizaciji delovnega mesta in le to aktivira kot je prikazano na sliki (Slika 45). Slika 45: Aktiviranje sistemizacije delovnega mesta 3.1.3.4 Sprememba SM na DM (sistemizacija) Eno delovno mesto je lahko tudi na več stroškovnih mestih, zato je potrebna previdnost pri spremembah le tega. Na spodnji sliki je prikazan primer, kjer je delovno mesto umeščeno na dve organizacijski enoti (stroškovni mesti v tem primeru) znotraj ene članice (Slika 46). Slika 46: Delovno mesto na dveh stroškovnih mestih Uporabnik iz seznama delovnih mest znotraj sistemizacije (Slika 47) poišče delovno mesto, ki ga želi spreminjati. Z dvoklikom na sistemizirano delovno mesto, le to najprej spremeni iz »aktivne sistemizacije« v sistemizacije »popravljanje« (Slika 48). 33/192 Slika 47: Iskanje v sistemizaciji po delovnem mestu Slika 48: Sprememba sistemiziranega delovnega mesta iz aktivnega v »popravljanje« Nato uporabnik popravi podatke, npr. šifro organizacijske enote (stroškovno mesto). V primeru, da se sistemizacija spremeni za delovno mesto, ki je že zasedeno, je potrebno tudi premestiti delavca, ki to mesto zaseda. Potrebno mu je zaključiti obstoječo razporeditev in mu vnesti novo razporeditev na isto delovno mesto, ki pa od tega datuma naprej pripada drugi OE. Praviloma oseba, ki spreminja sistemizacijo, o tem obvesti kadrovsko službo ustrezne članice. Ker pa ta podatek ( da je delovno mesto zasedeno, pa tudi kdo ga zaseda) službi za sistemizacijo ni vedno znan, pa članico obvesti skrbnik aplikacije. Napaka v podatkih se namreč pojavi ob prenosu podatkov v plače, ki ga izvaja skrbnik. 34/192 Popravke se shrani s klikom na gumb . Pomembno: Sistemizirano delovno mesto je potrebno ponovno aktivirati (Slika 49). Slika 49: Aktiviranje sistemizacije delovnega mesta 3.1.3.5 Kopiranje sistemizacije delovnega mesta Da bi pohitrili vnos sistemizacije novega delovnega mesta, se lahko že obstoječo sistemizacijo delovnega mesta kopira in tako pripravi PODOBNE podatke za novo sistemizirano delovno mesto. Uporabnik izbere čim bolj podobno že obstoječo sistemizacijo delovnega mesta. Z dvoklikom na zapis, se odpre okno za vnos podatkov. Na tem mestu se izvede kopiranje z gumbom , kot je prikazano na sliki (Slika 50) 35/192 Slika 50: Kopiranje sistemizacije delovnega mesta Pomembno: uporabnik popravi šifro delovnega mesta, po potrebi tudi kakšne druge podatke in zapis shrani. Pomembno: uporabnik aktivira sistemizacijo delovnega mesta kot je zapisano v poglavju 3.1.3.3 Aktiviranje sistemizacije delovnega mesta. 3.2 Vnos novega zaposlenega Opozorilo: Uporabnik najprej preveri, ali je oseba (zaposleni) morda že v sistemu. Uporabnik uporabi iskalnik po priimku, EMŠO, davčni ipd. Če osebe (zaposlenega) ni vnesenega v sistem, z gumbom najprej podatke že zaposlenega delavca. (Slika 51) odpre Priporočamo: uporabnik se postavi na zaposlenega svoje članice, sicer aplikacija odpre okno za vnos razloga za vpogled v zaposlenega. Slika 51: Vnos novega zaposlenega 36/192 Uporabnik dobi podatke za trenutno izbranega delavca (Slika 52). Slika 52: Osnovni podatki zaposlenega – vnos novega zaposlenega Z gumbom (Slika 52) se ponastavi okno brez podatkov, da lahko uporabnik začne dodajati nov zapis, podatke o novem zaposlenem. Uporabnik vnese vse potrebne podatke. Pomembno: Za nerezidente je potrebno obvezno vnesti državo rezidentstva. Le tako se bodo namreč pravilno prenesli podatki v plače za obračun dohodnine. Če država rezidentstva ni vnesena, se predpostavlja, da je oseba rezident RS. Ko delavec po določenem času postane rezident RS (prinese potrdilo z DURS) , se ta podatek popravi na vrednost 705 – Slovenija. Vnosno okno omogoča tudi pripenjanje slik delavcev. S pomočjo klika na gumb lahko pripnemo datoteko s sliko. Podprte so datoteke tipa jpeg in gif. Za optimalne rezultate je priporočljivo pripenjanje slik velikosti 200 x320 točk z resolucijo primerno za spletne aplikacije. Opozorilo: Osebna številka ima do zaključka vnosa vrednost -1 in je uporabnik NE VNAŠA. Po potrditvi vnosa se osebna številka samodejno generira na nivoju UM. Strokovni naslov zaposlenega se vpiše ročno. Npr.: univ. dipl. inž. Pred izpisom pogodbe o zaposlitvi, je potrebno vnesti še ostale podatke o zaposlenem: 3.2.1 Vnos prebivališča zaposlenega (stalnega/začasnega) Vsakemu zaposlenemu uporabnik vnese stalno bivališče (obvezen podatek) in po potrebi začasno bivališče (Slika 53): 37/192 Slika 53: Stalna in začasna prebivališča zaposlenega Parametri za vnos stalnega ali začasnega prebivališča (Slika 54). Slika 54: Vnos stalnega ali začasnega prebivališča zaposlenega Pomembno: pri osebnih podatkih zaposlenega ne vnašamo datuma zaključka veljavnosti podatka (Datum do), ne glede na datum zaključka delovnega razmerja (npr. pri pogodbi za določen čas). Datumi zaključka se vnašajo samo ob spremembi. Takrat se prejšnji podatek zaključi in vpiše nov podatek z novim datumom začetka veljavnosti. Vsi datumi so 1. oz. zadnjega v mesecu. Na voljo je šifrant pošt, občin in držav. 38/192 Opozorilo: Krajevne skupnosti NE vnašamo. Podatke lahko uporabnik izpiše na izpisu Seznam bivališč (4.3.13 Seznam bivališč). 3.2.1.1 Sprememba naslova prebivališča zaposlenega Ob preselitvi delavca oz. spremembi naslova se mora zaključiti dosedanje bivališče z datumom do in vnesti nov zapis za novo bivališče. Postopek je enak tako za stalno kot začasno bivališče. 3.2.1.2 Vnos prebivališča za tujega državljana Tujcem uporabnik vnese ustrezne podatke iz šifrantov. V vseh šifrantih je tudi šifra 0 (ni podatka, pošta v tujini ipd.). Uporabnik mora obvezno izbrati ustrezno poštno številko v ustrezni državi. Primer kot na sliki (Slika 55): Slika 55: Vnos prebivališča za tujega državljana Podatke lahko uporabnik izpiše na izpisu Seznam bivališč (4.3.13 Seznam bivališč). 39/192 3.2.2 Vnos TRR zaposlenega Pot do ekranskega okna za vnos TRR zaposlenega, je razvidna iz slike (Slika 56). Slika 56: Vnos TRR zaposlenega Opozorilo: Transakcijske račune zaposlenih je obvezno potrebno vnesti z datumom veljaven od prvega v mesecu (in po potrebi veljaven do vedno zadnji dan v mesecu). Transakcijski račun vnašate v obliki, kot je prikazano na sliki (Slika 57) z – za prvimi petimi ciframi Opozorilo: V tem oknu NE vnašamo šifre in naziva banke saj je že ob vnosu TRR računa vgrajena kontrola na pravilnost le tega. Opozorilo: Vnos TRR je obvezen podatek o zaposlenem (če ga ni, je to napaka pri kontroli podatkov za plače). 40/192 Slika 57: Vnos transakcijskega računa zaposlenega Pomembno: pri osebnih podatkih zaposlenega ne vnašamo datuma zaključka veljavnosti podatka (Datum do), ne glede na datum zaključka delovnega razmerja (npr. pri pogodbi za določen čas). Datumi zaključka se vnašajo samo ob spremembi. Takrat se prejšnji podatek zaključi in vpiše nov podatek z novim datumom začetka veljavnosti. Vsi datumi so 1. oz. zadnjega v mesecu. Ob spremembi TRR najprej zaključite obstoječi TRR in z vnesete nov račun z novim datumom veljavnosti. Večina ima vrsto računa 1 (transakcijski račun), šifro 3 uporabljamo za zaposlene, ki prejemajo plačo na račun v tujino. Opomba: V plačni modul se prenaša le vrsta računa 1. Podatke lahko uporabnik izpiše na seznamu (4.3.20 Računi delavcev) 3.2.3 Delovna razmerja zaposlenega Zaposlen mora imeti vneseno vsaj eno delovno razmerje. Možna so delovna razmerja po šifrantu (Slika 58). 41/192 Slika 58: Delovna razmerja delavca 3.2.3.1 Vnos delovnega razmerja Za vnos delovnega razmerja zaposlenega kliknemo na gumb kot je prikazano na sliki - označeno z rumeno (Slika 59), kjer najprej izberemo zaposlenega, izberemo zavihek Zaposlitev in Delovna razmerja. Slika 59: Vnos delovnega razmerja zaposlenega Vnesemo podatke o delovnem razmerju, kjer med drugim iz šifranta izberemo vrsto delovnega razmerja (Slika 60). 42/192 Slika 60: Parametri za vnos delovnega razmerja zaposlenega Opozorilo: Če je predviden zaključek delovna razmerja znan, se ta vnese (Slika 60). Opozorilo: Pri delovnih razmerji, sklenjenih za določen čas je potrebno vnesti tudi razlog sklenitev iz šifranta (Slika 61): Slika 61: Šifrant razlogov sklenitve delovnega razmerja Zelo pomemben je tudi podatek, ali smo delavcu glavni delodajalec ali ne (Slika 62). Dohodek je namreč drugače obdavčen, če delavcu nismo glavni delodajalec. 43/192 Slika 62: Označba ali je Univerza v Mariboru (DA) glavni delodajalec ali ne Podatek »NE« se uporabi za dopolnilno zaposlene, ki so na UM SAMO dopolnilno zaposleni in za zaposlene, ki so na UM zaposleni manj kot polovico delovnega časa, ostalo pa so zaposleni kje drugje. Šifra delovne pogodbe (Slika 63) se vpiše SAMO za dopolnilno delovno razmerje, delavce preko javnih del, direktorje EU raziskovalce ter zunanje sodelavce. Za osebe, ki pri nas niso zaposlene ali niso več zaposlene, delajo pa pri nas po avtorski ali podjemni pogodbi, morajo imeti vnesene podatke o zaposlitvi in sicer mora biti vneseno delovno razmerje 5 – Zunanji sodelavci, obvezno pa mora biti na delovnem razmerju tudi podatek Šifra delovne pogodbe in sicer vrednost 11 – AH Zunanji. Opozorilo: Pri vseh drugih delovnih razmerjih se delovna pogodba privzame iz sistemizacije in se na delovnih razmerjih ne sme vnašati. Slika 63: Šifra delovne pogodbe Pomembno: Za pravilen izračun delovne dobe je zelo pomembna povezava delovnih razmerij. Delavec lahko ima na UM več delovnih razmerij. Če so ta neprekinjena, jih je potrebno povezati med sabo tako, da opredelimo predhodno delovno razmerje (Slika 65). Pomembno: Povezava delovnih razmerij se vnaša samo pri neprekinjenem delovnem razmerju. Če pride do prekinitve (tudi samo za 1 dan!), uporabnik povezave ne vnese, mora pa na novo preračunati delovno dobo pred vstopom na datum zadnjega delovnega razmerja. Pomembno: Povezave NE vnašamo na dopolnilnem delovnem razmerju v primeru, če obstaja v istem obdobju tudi delovno razmerje za določen ali nedoločen čas. Če ima delavec le dopolnilno delovno razmerje, morebitno povezavo vnesemo. 44/192 Primer: V spodnjem primeru je bil delavec zaposlen najprej za določen čas, potem pa (brez prekinitve) za nedoločen čas (Slika 64). Slika 64: Primer povezanih delovnih razmerij Delovno dobo do vstopa je uporabnik vnesel ob prvem nastopu dela na UM (1.1.2008). Pri sklenitvi delovnega razmerja za nedoločen čas v tem primeru ni potrebno ponovno preračunavati skupne delovne dobe do novega datuma delovnega razmerja (01.01.2011), ker uporabnik vpiše predhodno delovno razmerje iz liste vrednosti: Slika 65: Primer izbora predhodnega delovnega razmerja 3.2.3.2 Sprememba delovnega razmerja Če se spremeni samo razporeditev delovnega mesta zaposlenega, ne spreminjamo delovnega razmerja temveč dodamo novo razporeditev (datumsko neprekinjeno). Pomembno: Izjema spremembe delovnega razmerja je razmerje za določen čas, ki se vnese večkrat zaradi sledenja številu podaljšanj in novih pogodb. Primer - napačno: Podajamo primer napačnega vnosa za zaključitev dopolnilnega dela in dodajanje novega zapisa dopolnilnega dela (Slika 66). Ker se prvo dopolnilno delo zaključi 30.6.2011, naslednje pa nadaljuje naslednji dan – 1.7.2011 je zapis napačen (v kolikor bi šlo za delovno razmerje za določen čas, bi bil zapis pravilen). Tudi za primer delovnega razmerja za nedoločen čas, je v tem primeru zapis napačen. 45/192 Slika 66: Primer napačnega obravnavanja novih delovnih razmerij zaposlenega Za vsako novo delovno razmerje mora uporabnik vnesti vsaj eno razporeditev, morebitna napredovanja, morebitne dodatke, obvezno delovni koledar, delovno dobo pred vstopom. Primer – pravilno: V tem primeru bi bil pravilen zapis dveh delovnih razmerij, prvo za nedoločen čas od 1.10.2007 dalje in drugo za dopolnilno delo od 1.4.2011 dalje. Opomba: Praviloma program ob vnosu datuma prenehanja na razporeditvi ponudi tudi ažuriranje datuma prenehanja na delovnem razmerju To pa se ne zgodi v primeru, da na delovnem razmerju ni datuma kot v tem primeru: Razlog, da program ne ponudi ažuriranja, je v tem, da ima uporabnik možnost dodati še eno (ali več) razporeditev z zap.št. 0 in še podaljšati interval zaposlitve. Posledično pa se lahko zgodi, da želimo popraviti še kaj na delovnem razmerju in ob zaključku vnosa javite tole Zato je potrebno pred shranjevanjem sprememb na delovnem razmerju obvezno vnesti tudi enake datume zaključka, kot jih ima zadnja veljavna razporeditev 46/192 3.2.3.3 Prenehanje delovnega razmerja Ko oseba preneha z delovnim razmerjem, dvokliknite na delovno razmerje in vnesite datum prenehanja (Slika 60). V primeru, da gre za prenehanje delovnega razmerja in uporabnik pozna razlog prenehanja delovnega razmerja, ga obvezno vnese (izbor iz šifranta) (Slika 67): Slika 67: Šifrant razlogov prenehanja delovnega razmerja 3.2.4 Delovne razporeditve Vsako delovno razmerje mora imeti vsaj eno delovno razporeditev. V vsakem trenutku mora imeti delavec vsaj eno razporeditev z zap.št. 0, ki pomeni osnovno delovno razporeditev delavca (MATIČNOST). Če je delavec v določenem trenutku zaposlen na dveh delovnih mestih, ima en zapis 0 (to je matičen zapis), naslednji zapisi so oštevilčeni po vrsti. Ob vnosu delovne razporeditve uporabnik vedno vnese zap. številko 0 (Slika 69). Če tak zapis v tem obdobju že obstaja, bo program na to opozoril pred zapisovanjem (shranjevanjem) kot napako (Slika 68) in takrat spremenite zapis na drugo številko. Slika 68: Napaka ob zapisovanju delovne razporeditve z že obstoječo šifro zapisa Uporabnik vnese tudi datum prenehanja (poleg datuma nastopa), če je ta znan. Opomba: 47/192 Praviloma program ob vnosu datuma prenehanja na razporeditvi ponudi tudi ažuriranje datuma prenehanja na delovnem razmerju To pa se ne zgodi v primeru, da na delovnem razmerju ni datuma kot v tem primeru: Razlog, da program ne ponudi ažuriranja, je v tem, da ima uporabnik možnost dodati še eno (ali več) razporeditev z zap.št. 0 in še podaljšati interval zaposlitve. Posledično pa se lahko zgodi, da želimo popraviti še kaj na delovnem razmerju in ob zaključku vnosa javi napako. Zato je potrebno pred shranjevanjem sprememb na delovnem razmerju obvezno vnesti tudi enake datume zaključka, kot jih ima zadnja veljavna razporeditev. Delavec ima vsaj eno aktivno delovno razmerje (DR) . Lahko pa tudi dve, če obstaja tudi dopolnilno delovno razmerje. V okviru enega DR pa lahko ima več razporeditev, hkrati ali v različnih časovnih obdobjih. Največkrat imamo opravka s šiframi 1(nedoločen čas), 2(dopolnilno delo), 3 (določen čas), 6(Pripravnik) in včasih tudi 7 (delavci preko javnih del). Delovno razmerje je razen v primeru DR za nedoločen čas (šifra 1) praviloma datumsko omejeno. Največ težav je pri DR 3 (določen čas ). Če razmerje za določen čas komu poteče in se mu podaljša, priporočamo, da NE podaljšujete datuma, ampak vnesete novo DR, ki ga vežete na predhodno DR. Gre za zagotavljanje evidence podaljševanj. V primeru, da samo popravite datum zaključka, ne moremo več zagotovi sledljivosti podaljševanja razmerij. 48/192 Za dopolnilno delovno razmerje ne potrebujemo sledljivosti, zato lahko samo podaljšujete razmerje ali ga sploh ne zaključujete (enako kot za nedoločen čas). Za evidenco, obrazce M1, M2, predvsem pa M4 pa je potrebno obvezno paziti pri vnosu delovne razporeditve. Delovno razporeditev v okviru delovnega razmerja morate zaključiti z datumom in vnesti novo razporeditev v primerih: - Vedno, ko želite iz kakršnihkoli razlogov izpisati novo pogodbo zaposlitvi (sprememba delovnega mesta, delovnega časa itd…), izjema je le (ampak res samo to) podaljšanje dopolnilne pogodbe….. Da se spremeni delovni čas med mesecem, tudi če ne boste izpisovali pogodbe (mogoče imate samo kakšne anekse…) Naslednji korak je vnos šifre delovnega mesta. Ob kliku na katerokoli drugo polje, se avtomatično zapolnijo podatki o Sistemizaciji. Slika 69: Parametri za vnos nove delovne razporeditve zaposlenega Če je delovno mesto sistemizirano na več organizacijskih enotah, se prikaže šifrant iz katerega izberete ustrezno delovno mesto (Slika 70). 49/192 Slika 70: Sistemizacija delovnih mest Vnos razporeditve je s tem zaključen. Ostali podatki niso potrebni. 3.2.4.1 Pregled podatkov o razporeditvi Z desnim klikom na miški kjerkoli na praznem delu na delovnih razporeditvah: Se pokažejo trenutno veljavni podatki o razporeditvi delavca (spodaj primer za naziv ZSPJS): 3.2.4.2 Delovni koledarji Ob dodajanju nove razporeditve je obvezno pregledati ali izpolniti podatke v delovnem koledarju razporeditve. 50/192 S sistemizacijo delovnih mest, se namreč delavcu dodeli tudi delovni koledar. V kolikor delavec ne dela polni delovni čas, mu v zavihku Delovni koledar uporabnik po potrebi popravi vrednosti. Delovni čas se vnaša v urah/teden do dve decimalki natančno (Slika 71). Slika 71: Parametri za vnos podatkov o delovnem koledarju zaposlenega Za vsako spremembo delovnega koledarja sredi meseca se mora pripraviti tudi nov zapis razporeditve. Torej se razporeditev z določenim % zaposlitve (ure/teden) zaključi in se doda nova razporeditev s svojim Delovnim koledarjem. Pri tem ne pozabite še na morebitna napredovanja in dodatke. Pripravi se tudi nova prevedba po postopku za spremembo razporeditev sredi meseca. Razlog za to ja d v plačah. V modulu plač namreč ni delovnega koledarja in je odstotek zaposlitve vezan izključno na delovno razporeditev in ima lahko ena razporeditev v samo en odstotek zaposlitve. Če je % v enem mesecu različen, to v plačah pomeni različne razporeditve. To pa velja samo za spremembo delovnega koledarja med mesecem. Če pride do sprememb na 1. mesecu, nova razporeditev ni potrebna, ampak se samo doda nov zapis na zavihek Delovni koledarji. 51/192 3.2.4.3 Napredovanja Vsako napredovanje je vezano na določeno razporeditev delavca. Če ima delavec več razporeditev in povsod napreduje, mu uporabnik vnese napredovanja na vse razporeditve. Pomembno: Ob premestitvi delavca na drugo delovno mesto, je le temu potrebno obstoječa napredovanja vnesti tudi na novo razporeditev. Pri prvem napredovanju samo dodate nov zapis v zavihku napredovanja (Slika 72). Slika 72: Parametri za vnos napredovanja Pri drugem in ostalih napredovanjih pa delavcu najprej zaključite prejšnje napredovanje z vnosom datuma v Datum do.(Slika 73) Slika 73: Zaključitev napredovanja Nato s dodate nov zapis in In ga z shranite. 52/192 Pomembno: Datumi pri napredovanjih so takšni, kot se osebi prizna napredovanje – torej tudi za nazaj. Primer: Na sliki (Slika 74) je prikazan primer, kako se doda eno napredovanje, s tem da se najprej zaključi prejšnji zapis s 5 napredovanji in dodeli nov zapis, kjer ima zaposleni 6 napredovanj. Slika 74: Primer zapisa dodatnega napredovanja Opozorilo: Za dejanski obračun napredovanj je potrebno v aplikaciji Plače izdelati prevedbo napredovanja (Napaka! Vira sklicevanja ni bilo mogoče najti. REF _Ref304191945 \h \* MERGEFORMAT Napaka! Vira sklicevanja ni bilo mogoče najti.). Za prevedbo sicer ni potreben takojšen prenos v Plače. Ta oseba se bo v takšnem primeru do prenosa (torej uskladitve podatkov med KIS in Plače) pojavljala na kontrolniku prevedb. V prevedbi mora biti datum napredovanja tisti datum, od katerega se napredovanje dejansko plačuje. Če gre za napredovanje za nazaj, je treba le to izplačati kot poračun. 3.2.4.4 Dodatki Če delavcu pripadajo npr. dodatki za izobrazbo, položajni dodatki in/ali dodatek za dodatno tedensko pedagoško obveznost, le te uporabnik vnaša na zavihku Dodatki, ki so vezani na določeno razporeditev (vidno iz slike – modro obarvani zapisi) (Slika 75). Slika 75: Pot do vnosa dodatkov zaposlenega Dodatki so torej vezani na razporeditev. Če ima delavec več razporeditev, mu pripadajoče dodatke uporabnik vnese povsod, kjer je to potrebno. Tudi ob premestitvi je potrebno vnesti dodatke na novo razporeditev. 53/192 Na UM imamo dve vrsti dodatkov (Slika 76): a) Dodatki, ki se jim priredijo vrednosti iz šifranta; uporabnik tako vnese samo podatek, da delavec dodatek ima. Vrednost se pridobi iz šifranta in se lahko s časom spreminja. To so dodatek 1, 2 in 3 (za specializacijo, magisterij in doktorat), ker je vrednost določena s predpisi. Ob vnosu dodatka se »vrednost dodatka« prikaže avtomatsko. Dodatki so ovrednoteni v aplikaciji Plače. Slika 76: Vrste dodatkov zaposlenega b) Dodatki, ki so vezani na osebo in njeno razporeditev in so lahko vrednosti poljubne in sicer v dovoljenem razponu. To so dodatki 100,101,120 in 4. Za te dodatke uporabnik sam vnese vrednosti tako, da najprej izbere vrsto dodatka in nato vnese vrednost v zato namenjeno polje (Slika 77). Slika 77: Dodatki zaposlenega z vrednostjo v dovoljenem razponu Vsi dodatki morajo veljati na zadnji dan v mesecu, drugače se ne prenesejo v plače. Torej če komu dodatek preneha med mesecem, se dodatek ne zaključi s tem datumom, ampak se ustrezno zmanjša,še vedno pa ostane veljaven. 54/192 Pomembno: če delavec ni zaposlen za polni delovni čas, mora uporabnik te dodatke ustrezno zmanjšati. Velja tudi, če delavec na tem delovnem mestu ni zaposlen ves mesec. Primer 1: Delavcu pripada 10 % položajnega dodatka ne nekem delovnem mestu, kjer pa je zaposlen samo polovico meseca. V tem primeru mora uporabnik vnesti na tej razporeditvi samo 5% položajnega dodatka. Primer 2: Delavec je zaposlen na dveh delovnih mestih. Dodatek mu pripada samo na enem. Vrednost dodatka, ki ga uporabnik vnese, mora biti ustrezno zmanjšana. 3.2.5 Kopiranje delovne razporeditve 3.2.6 Delovna razmerja za zaposlene preko javnih del Zaposleni preko javnih del so izločeni iz ZSPJS, zato jih je potrebno obravnavati drugače. Nimajo polnega delovnega časa, prav tako nimajo delovnega mesta iz sistemizacije, za njih ne delamo prevedbe, pogodbo vpisujemo na delovnem razmerju, plača se ne računa iz plačnega razreda, nimajo napredovanj, dodatkov ipd. Pri vnosu delovnega razmerja delavca preko javnih del, uporabnik izbere vrsto delovnega razmerja, kot je prikazano na sliki (Slika 75) Pomembno: V vnosnem oknu delovne razporeditve mora uporabnik vnesti tudi delovno pogodbo (Slika 79). 55/192 Slika 78: Primer zapisa delovnih razporeditev in koledarja za delavca preko javnih del Slika 79: Vnos šifre delovne pogodbe za delavce preko javnih del 3.2.7 Delovne razporeditve za zaposlene preko javnih del Pot do vnosa delovnih razporeditev za zaposlene preko javnih del, je prikazana na sliki (Slika 80). Slika 80: Pot do vnosa delovnih razporeditev 56/192 V vnosnem oknu uporabnik poleg zaporedne številke zaposlitve (matična članica = 0), in datuma nastopa ter prenehanja dela, izbere še šifro organizacijske enote (stroškovno mesto) (Slika 81). Slika 81: Vnos delovne razporeditve delavca preko javnih del Pomembno: v vnosnem oknu delovne razporeditve uporabnik vnese tudi BRUTO znesek plačila in sicer v podatek Osnova (Slika 81). Pomembno: pomemben je tudi podatek pri delovnem koledarju razporeditve, kjer se izbere 30 urni delavnik – javni delavci (Slika 80; Slika 82). 57/192 Slika 82: Vnos delovnega koledarja za delavce preko javnih del 3.2.8 Delovna doba do vstopa / Predhodne zaposlitve Vedno se vnašajo vse vrste delovnih dob do vstopa. Torej vedno zapis z delovno dobo 1 – redna delovna doba. Poleg tega pa lahko obstaja tudi 7 – delovna doba na UM, 9 – delovna doba v JS. Npr. Delavec ima do vstopa skupno 10 let delovne dobe, od tega je bil 2 leti na UM, 3 leta pa nekje drugje v javnem sektorju. Pri njem se zapiše tri vrste delovnih dob: Delovne dobe do vstopa lahko uporabnik vnaša na dva načina - preko zavihka predhodne zaposlitve in/ali preko zavihka delovne dobe do vstopa (s tem načinom lahko preglasimo podatke v predhodnih zaposlitvah) 58/192 3.2.8.1 Predhodne zaposlitve Predhodne zaposlitve so zaposlitve pred zadnjim neprekinjenim delovnim razmerjem (tudi če gre za različna delovna razmerja, le da so ta med seboj povezana) na UM. Pot do zavihka predhodne zaposlitve najdemo med podatki o zaposlitvi (Slika 83). Slika 83: Pot do vnosa predhodnih zaposlitev Pod zavihkom predhodne zaposlitve imamo možnost zapisa podrobnejših informacij o predhodnih zaposlitvah zaposlenega. Te lahko uporabljamo na dva načina: a) predhodne zaposlitve z upoštevanjem delovnih dob V tem primeru vnesemo podatke o predhodni zaposlitvi kateri pripišemo delovno dobo (Slika 84). Predhodnih zaposlitev je lahko več. Slika 84: Predhodne zaposlitve delavca Najprej vnesemo delodajalca, pri katerem je bil delavec v preteklosti zaposlen (Slika 85). 59/192 Slika 85: Vnos novega predhodnega delodajalca zaposlenega Vpišemo potrebne podatke (Slika 86). Če delavec ni bil polno zaposlen vpišemo še % zaposlitve v polje % del. dobe. Označimo z »DA«, če je šlo za zaposlitev v javnem sektorju. Podatek je bistven za izračun za potrebe jubilejnih nagrad. Slika 86: Parametri za vnos podatkov o predhodnem delodajalcu zaposlenega Shranimo zapis in se vrnemo na osnovno okno (Slika 84). Zapisu dodamo še zapis avtomatskega izračuna delovne dobe (Slika 87). 60/192 Slika 87: Vnos zapisa izračuna delovne dobe za predhodno zaposlitev Pri vnosu zapisa izračuna delovne dobe za predhodno zaposlitev iz šifranta izberemo, za katero vrsto delovne dobe pripravljamo zapis. Sistem nam vrne vrednosti za dneve, mesece in leta glede na vpisan datum pričetka in zaključka zaposlitve pri drugem delodajalcu. Če gre za zaposlitev v javnem sektorju, se OBVEZNO vnese tudi (poleg redne delovne dobe) vrsta 9 – Delovna doba v JS: Na ta način se delovne dobe, ki smo jih zapisali na zavihku predhodne zaposlitve, avtomatično prenesejo v delovne dobe do vstopa (Slika 88). 61/192 Slika 88: Avtomatični prenos podatkov v delovne dobe do vstopa Opomba: V kolikor zapis o delovni dobi, kot je razviden iz primera (Slika 88) ni viden, kliknite na enega izmed naslovov stolpcev, kot je označeno na sliki z rumeno (Leta), da osvežite podatke avtomatskega prenosa. Ob spremembi podatkov v zavihku predhodne zaposlitve, je potrebno ročno prenesti podatke v delovne dobe do vstopa. Prav tako je to potrebno izvesti v primeru, da delovne dobe do vstopa niso usklajene z delovnimi dobami na predhodnih zaposlitvah ali pa je oznaka Usklajenost na delovnih dobah do vstopa NE (Slika 89). Slika 89: Neusklajeni podatki med delovno dobo do vstopa in predhodnimi zaposlitvami Uskladitev podatkov izvedemo ročno tako, da dvokliknemo na zapis o delovni dobi do vstopa (Slika 90) in izberemo akcijo »Uskladi s predhodnimi zaposlitvami« (Slika 91). 62/192 Slika 90: Pot do ročnega usklajevanja delovnih dob do vstopa Slika 91: Ročno usklajevanje delovnih dob do vstopa s predhodnimi zaposlitvami Usklajevanje delovnih dob se izvaja SAMO, če so vnesene VSE predhodne zaposlitve. Po zaključku vnosa ali sprememb na predhodnih zaposlitvah je potrebno vedno preveriti vrednosti delovnih dob do vstopa (3.2.8.2 Delovne doba do vstopa). b) predhodne zaposlitve brez upoštevanja delovnih dob (Slika 92) Slika 92: Predhodne zaposlitve brez vnosa delovnih dob 63/192 Ta način vnosa predhodnih zaposlitev ne predvideva zapisov pod zavihkom Delovna doba. To pomeni, da na ta način vpisane predhodne zaposlitve nimajo vpliva na delovne dobe do vstopa. Vnesemo le datum pričetka in zaključka predhodne zaposlitve, delodajalca in oznako DA, če je bila ta v javnem zavodu in NE sicer. Delovnih dob ne vnašamo. Te vnesemo ločeno kot je zapisano v poglavju 3.2.8.2 Delovne doba do vstopa. Pomembno: Če delovnih dob pri predhodnih zaposlitvah ne vnašate, jih je le te obvezno potrebno vnesti v zavihku Delovne dobe do vstopa (3.2.8.2 Delovne doba do vstopa). 3.2.8.2 Delovne doba do vstopa Za pravilen izračun dopolnjene skupne delovne dobe za delavca je potrebno vnesti vso delovno dobo pred vstopom na UM in sicer za vsako vrsto delovne dobe posebej. Pot do vnosa delovnih dob do vstopa prikazuje Slika 93. Slika 93: Pot do delovne dobe do vstopa Delovno dobo pred vstopom uporabnik vnese samo na prvem delovnem razmerju zaposlenega, od katerega naprej je neprekinjeno zaposlen na UM. Seveda se morajo naslednja delovna razmerja »navezati« na prejšnja. Pomembno: Podatki se vnašajo na redno delovno razmerje. Izjema so delavci, ki so zaposleni na UM SAMO dopolnilno – v tem primeru se podatki o delovni dobi pred vstopom vnašajo na delovnem razmerju za to dopolnilno delo. (Če je delavec na UM 64/192 zaposlen redno in hkrati dopolnilno, se delovna doba pred vstopom vnaša samo na rednem delovnem razmerju.) Za dopolnilce, ki so tudi v rednem delovnem razmerju, se delovna doba torej izračuna iz podatkov, ki so na rednem delovnem razmerju. Pač pa se zgodi, da nekdo prekine redno delovno razmerje, dopolnilno pa ostane. V tem primeru pa morate vnesti delovno dobo do vstopa tudi na dopolnilno delovno razmerje in sicer izračunano na datum začetka dopolnilnega delovnega razmerja. Izgubi se namreč povezava med rednim in dopolnilnim delovnim razmerjem. Hkrati pa je potrebno na dopolnilnem delovnem razmerju tudi označiti, da osebi nismo več glavni delodajalec. To je pomembno za izračun dohodnine. Pri vnosu delovne dobe do vstopa je potrebno obvezno izbrati vrsto delovne dobe. Zato lahko ima zaposleni več zapisov v primeru, če ima več različnih vrst delovne dobe, kot je razvidno iz šifranta (Slika 94). Slika 94: Parametri za vnos delovne dobe do vstopa Pri izračunu delovne dobe do vstopa mora uporabnik upoštevati tudi odstotek zaposlitve, če ne gre za polni delovni čas. Dejansko delovno dobo pred vstopom na UM lahko uporabnik izračuna s pomočjo Računala za delovno dobo (poglavje 3.2.8.6 Pripomoček – računalo delovne dobe). Podatek Usklajenost pomeni usklajenost podatkov s podatki na zavihku Predhodne zaposlitve (593.2.8.1 Predhodne zaposlitve). Pomembno: Ni nujno, da so podatki delovnih dob do vstopa usklajeni s podatki zapisanimi pod Predhodne zaposlitve. Podatki pri delovnih dobah do vstopa preglasijo podatke na predhodnih zaposlitvah. Opomba: Izračun skupne delovne dobe delavca uporabnik dobi na zavihku Delovna doba (3.2.8.5 Izračun delovne dobe zaposlenega). 65/192 3.2.8.3 Izračun delovne dobe za delno zaposlitev Zavihek Obračunski podatki (Slika 95) uporabljamo za izračun delne delovne dobe, v primeru, da delavec v določenem obdobju ni polno zaposlen. Če je delavec zaposlen samo na UM, ni pa polno zaposlen (torej tudi nikjer drugje ne dela do polnega delovnega časa) pomeni, da mu za izračun % za minulo delo ne moremo upoštevati tekoče delovne dobe kot polno delovno dobo. Pomembno: Izračun velja samo za delovno dobo neprekinjenega delovnega razmerja na Univerzi v Mariboru. Za delno delovno dobo pri drugem delodajalcu (pred zadnjim vstopom) lahko uporabnik izračuna dejansko delovno dobo s pomočjo računala (3.2.8.6 Pripomoček – računalo delovne dobe) in podatke vnese v zavihek Delovne dobe do vstopa. Glejte primer spodaj. Opomba: Invalidom se upošteva polna delovna doba, ne glede na ure. Slika 95: Pot do izračuna delovne dobe za delne zaposlitve Delavcu uporabnik vnese nov obračunski podatek s šifro 1 (Delni izračun delovne dobe), datum veljavnosti od in datum veljavnosti do (Slika 96). Pomembno: Obračunski podatek vnašate samo za obdobje, ko delavec nima polnega delovnega časa. Za delavce s polnim delovnim časom (kjerkoli) se ta podatek NE vnaša. Kot vrednost podatka se zapiše % zaposlitve, ki se bo upošteval v izračunu. Če kdo dela 81%, se vnese 81. 66/192 Slika 96: Vnos delnega izračuna delovne dobe Primer: Zaposleni na spodnjem primeru ima več vnosov delnih izračunov delovne dobe (Slika 97). Trenutno je aktiven 75% izračun delovne dobe. Oseba pa je imela že prej za določeno obdobje 50%. V nekem času vmes je imela poln delovni čas in za ta čas je prav tako potrebno vnesti obračunski podatek z vrednostjo 100. Slika 97: Primer zaposlenega z več zapisi delnih izračunov delovne dobe Pomembno: V primeru, da se aktivna zaposlitev spremeni na polni delovni čas (Slika 98), mora uporabnik takšnemu zaposlenemu dodati zapis delnega izračuna delovne dobe s 100% vrednostjo vendar brez datuma zaključka. To velja samo ob neprekinjeni delovni dobi. V primeru prekinitve dela na UM, je potrebno zapisati delovno dobo do vstopa (zadnjega vstopa na UM). Slika 98: Sprememba delnega izračuna delovne dobe na 100% 3.2.8.4 Posebne delovne dobe Posebne delovne dobe so delovne dobe zaposlenega za katere uporabnik aplikacije izve v času trajanja delovnega razmerja delavca. Te vrednosti se avtomatično prištevajo (od dneva veljavnosti naprej) k delovni dobi. V evidenci posebnih delovnih dob pripravimo pomemben podatek, da so to delovne dobe, ki se ne izračunavajo od vstopa delavca na UM, temveč jih začne algoritem avtomatično upoštevati šele z datumom pripisa (Slika 100). Pot do vnosa posebnih delovnih dob je prikazana na sliki (Slika 99). 67/192 Slika 99: Pot do vnosa posebnih delovnih dob zaposlenega V vnosnem oknu (Slika 100) uporabnik vnese datum pripisa (od kdaj naprej bo algoritem aplikacije prištel posebne delovne dobe k ostalim), iz pripadajoče liste vrednosti izbere vrsto posebne delovne dobe, ter jih opredeli z leti, meseci in dnevi. Običajno gre za delovno dobo, ki ni redna delovna doba delavca. Slika 100: Vnos posebnih delovnih dob zaposlenega 3.2.8.5 Izračun delovne dobe zaposlenega 68/192 V tem sklopu lahko uporabnik izračuna/spremlja delovne dobe delavca po vseh vrstah delovne dobe, ki se evidentirajo. Pomemben podatek je, da se na dan izračuna vidi, koliko zavarovalne dobe ima delavec in se mu lahko takoj izračuna razlika oz. preostanek do upokojitve. Akcijo izračuna izvedemo s pritiskom na gumb Izračunaj, ko pred tem vnesemo datum izračuna (Slika 101). Slika 101: Izračun delovne dobe Zavarovalna doba pomeni delovno dobo, ki bo upoštevana pri izračunu odstotka za minulo delo. Odstotek za minulo delo se poveča v naslednjem mesecu po izpolnitvi pogoja povečanja delovne dobe za eno leto. Če oseba dopolni polno leto npr. 2.7., je pogoj izpolnjen pri plači za 8. mesec in se upošteva pri izplačilu v 9. mesecu. Izračun upošteva obdobje, ko je delavec zaposlen pri nas in delovno dobo pred zadnjim vstopom. 3.2.8.6 Pripomoček – računalo delovne dobe Računalo delovne dobe, kot pripomoček pri delu, uporabnik najde kot je prikazano na sliki (Slika 102). 69/192 Slika 102: Računalo delovne dobe - pripomoček Ta pripomoček je zelo uporaben pri izračunavanju delovne dobe pred vstopom. Zaposleni ima namreč lahko veliko zaposlitev pred vstopom in je računanje skupne delovne dobe pred vstopom lahko precej zamudno. Z gumbom (Slika 103) uporabnik dodaja nove zapise, pri katerih vpiše datum od in datum do, leta meseci in dnevi pa se izračunajo avtomatično. Slika 103: Vnos datumov vseh zaposlitev pri drugih delodajalcih Po zaključku vnosa z gumbom Izračun uporabnik dobi celotno (skupno) delovno dobo za vnesene datume (Slika 104) Slika 104: Izračun skupne delovne dobe pri drugih delodajalcih Ta podatek lahko uporabnik uporabi pri vnosu delovne dobe do vstopa (3.2.8.2 Delovne doba do vstopa). 70/192 3.2.9 Vnos ostalih podatkov o zaposlenem Ostale podatke o zaposlenem uporabnik vpisuje na zavihku, kot je prikazano na sliki (Slika 105). Slika 105: Pot do vnosa ostalih podatkov o zaposlenem Pomembno: e-pošta (e-mail) je OBVEZEN podatek o zaposlenem. Brez pravilnega zapisa elektronske pošte, zaposleni ne more učinkovito opravljati vsakodnevnih opravil. Podatek o e-pošti zaposlenega se sinhronizira z drugimi aplikacijami, ki jih zaposleni morebiti uporablja. Z vnosom tega podatka zaposlenemu omogočimo tudi avtomatski vpis na sezname elektronske pošte, ki so namenjene obveščanju s strani Univerze v Mariboru. Med ostale podatki, lahko uporabnik zapiše tudi (Slika 106): - šifra raziskovalca, mobilni telefon, prostor/kabinet, službeni telefon, spletni naslov, zasebni telefon -pedagoški ipd. Pri tem naj opozorimo, da je podatek Mobilni telefon objavljen na spletni strani UM. Prosimo, da v ta podatek zapišete samo tiste telefonske številke, ki so lahko javno objavljene, torej samo službene mobitele. V primeru, da razpolagate tudi z zasebnimi številkami in jih želite voditi v KIS, pa lahko ta podatek zapišete v polje "Zasebni telefon" (šifra podatka je 100). Ta podatek ne bo objavljen na spletnih straneh Univerze in je na voljo samo osebam, ki imajo dostop do KIS. Podatek PEDAGOŠKI pa pomeni, da se bo oseba prenašala tudi v AIPS. Vsi zaposleni, ki sodelujejo v pedagoškem procesu (tudi laboranti in podobni), morajo imeti v tem podatku vrednost P. 71/192 Slika 106: Vnos ostalih podatkov o zaposlenem Pomembno: pri ostalih podatkih zaposlenega ne vnašamo datuma zaključka veljavnosti podatka (Datum do), ne glede na datum zaključka delovnega razmerja (npr. pri pogodbi za določen čas). Datumi zaključka se vnašajo samo ob spremembi. Takrat se prejšnji podatek zaključi in vpiše nov podatek z novim datumom začetka veljavnosti. Uporabnik vnese veljavnost podatka, vrsto podatka in vrednost (Slika 106). Seznam ostalih podatkov pri zaposlenem je prikazan kot na sliki (Slika 107). Slika 107: Seznam ostalih podatkov o zaposlenem 72/192 Podatke lahko uporabnik izpiše na izpisu Imeniki (Slika 108). Slika 108: Pot do izpisa ostalih podatkov o zaposlenem 3.2.10 Vnos habilitacijskih in drugih nazivov zaposlenega Habilitacijske nazive zaposlenega uporabnik vnaša v zavihku kot je prikazano na sliki (Slika 109) ali med področjem Razvoj kadrov, kot je prikazano na sliki (Slika 110). Slika 109: Pot do vnosa habilitacijskih in drugih nazivov 73/192 Slika 110: Pridobljena znanja/nazivi med področjem razvoj kadrov Pri dodajanju nove pridobljene habilitacije ali drugega naziva (Razvojni naziv, Znanstveno raziskovalni naziv itd.), se uporabniku odpre okno z vnosnimi parametri (Slika 111). Zelo pomemben je podatek veljavnosti. Veljaven od in Veljaven do morata biti vnesena (razen v primeru izvolitve v rednega in zaslužnega prof.), če želi uporabnik spremljati tudi potek veljavnosti naziva in imeti možnost obveščanja zaposlenega o poteku naziva. Iz šifranta vrsta naziva lahko uporabnik izbira med več različnimi nazivi: habilitacijskimi, razvojnimi, znanstveno raziskovalnimi ipd. Pomembno je označiti tudi vrsto izvolitve. Za prvo izvolitev se izbere 1, redna izvolitev. Za vse ostale se izbere 2, ponovna izvolitev. Po potrebi se uporabljata tudi 3 – priznavanje in 4 – razširitev. V kolikor gre za ponovno izvolitev se v polje Št. ponovitev vpiše cifro zaporedne izvolitve. 74/192 Slika 111: Vnosni parametri za dodajanje novega pridobljenega naziva Ko uporabnik konča z vnosom pridobljenega naziva, pripravljenemu zapisu doda še predmetno področje ali predmet izvolitve (Slika 112). Opomba: Predmetnih področij je lahko za posamezen naziv več. 75/192 Slika 112: Pot do vnosa predmetnega področja ali predmeta izvolitve Predmetna področja se izbirajo iz šifranta, kjer je za vsako področje/predmet označeno, kateri članici pripada (Slika 113). Slika 113: Izbor predmetnega področja /predmeta izvolitve Pomembno: šifrant predmetnih področij/predmetov je v lasti skrbnika šifrantov. V kolikor želite dodati novo področje, se obrnite na skrbnika, pred tem pa preverite ali mogoče predmetno področje že obstaja. V kolikor želite predmetno področje odstraniti iz šifranta, se o tem tudi dogovorite s skrbnikom šifrantov. Izpis habilitacijskih nazivov in datumov veljavnosti najdemo na izpisu Osebne mape – Podatki o delavcih (klasifikacijska struktura) (Slika 114). 76/192 Slika 114: Pot do izpisa habilitacijskih nazivov z datumi veljavnosti 3.2.11 Vnos pridobljene izobrazbe zaposlenega Pridobljeno izobrazbo zaposlenega vnašamo pod vejo Razvoj kadrov, kot je prikazano na sliki (Slika 115). Slika 115: Pot do vnosa pridobljenih izobrazb zaposlenega V kolikor ima uporabnik zaposlenega izbranega že med Osebnimi mapami, se bodo na tem mestu prikazali podatki tega zaposlenega. Sicer ga uporabnik poišče kot običajno. Vnosno okno je obsežnejše, pomembno pa je, da uporabnik vnese vse znane podatke o izobrazbi. Na sliki (Slika 116) je prikazan testni primer. 77/192 Slika 116: Primer vnosa pridobljene izobrazbe zaposlenega Uporabnik vnese šifro poklica strokovne izobrazbe (Slika 117). Nazivi in stopnja poklicne izobrazbe se prikažejo iz šifranta. 78/192 Slika 117: Vnos šifre poklica strokovne izobrazbe Uporabnik vnese tudi šifro stopnje strokovne izobrazbe (Slika 118).Naziv se prikaže samodejno. Slika 118: Stopnja strokovne izobrazbe Vnesti je potrebno tudi šifro šolske izobrazbe (Slika 119). Naziv se prikaže. 79/192 Slika 119: Stopnja šolske izobrazbe Uporabnik vnese še šifro šole (Slika 120) in šifro vrste šole iz šifranta (Slika 121). Slika 120: Vnos šifre šole Slika 121: Vnos šifre vrste šole Po potrebi uporabnik vnese tudi izobraževanje v tujini (Slika 122). 80/192 Slika 122: Vnos podatkov o izobraževanju v tujini Pomembno: Uporabnik vnese tudi datum veljavnosti formalne izobrazbe (Slika 123). Slika 123: Vnos datuma veljavnosti formalne izobrazbe Ti podatki se prikažejo tudi na spletnih straneh UM. Ker pa imajo nekateri zaposleni dve enakovredni izobrazbi in želijo, da sta na spletu vidni obe, smo na zavihku Ostali podatki na veji osebne mape: dodali podatek 112 – Drugi poklic, kamor vnesete še podatke o drugi izobrazbi. In sicer v natančno takšni obliki, kot jo želite videti na spletnih straneh UM: 81/192 3.2.12 Mandati in funkcije Podatki o mandatih in funkcijah se vnašajo: 82/192 Šifrante vrst mandatov in razlogov zaključka vnašamo na UM in jih bomo po potrebi dopolnili. Izpis podatkov o mandatih in funkcijah je omogočen na izpisu Mandatni delavci. 83/192 3.2.13 Članstva Podatki o članstvih se vnašajo na dva načina: A) Delavcu vnesemo ustrezno članstvo v komisiji Vnese se veljavnost, šifra komisije in vloga v komisiji. Komisije vnašajo članice same (navodila v nadaljevanju), vloga v komisiji pa na UM. Ta šifrant bomo po potrebi dopolnjevali. 84/192 B) Vnos članov komisije: Uporabnik izbere ustrezno komisijo: In doda člane: 85/192 3.2.14 Vnos komisij Članice same vnašajo aktivne komisije. S se vnese nova ko misija z vsemi zahtevanimi podatki: 86/192 3.2.15 Vnos podatkov o vključitvi zaposlenega v sindikat(e) Pot do vnosa podatkov o vključitvi zaposlenega v sindikat je prikazana na sliki (Slika 124). Slika 124: Pot do vnosa podatkov o vključitvi zaposlenega v sindikat Članice Univerze v Mariboru vodijo članarine sindikatov v ločenih računih, zato lahko uporabnik v vnosnem oknu izbere iz šifranta sindikat članice (Slika 125). 87/192 Slika 125: Izbor sindikata članice iz šifranta Datum vstopa pomeni datum vstopa v sindikat. Članarina se zaposlenemu obračuna pri plači za mesec vstopa. Pomembno: Datum vstopa nastavite 1. v mesecu, datum izstopa pa zadnji v mesecu. Za osebe, ki so sindikalni zaupniki označite, da so Zastopniki sindikata. Podatka Članarina ni potrebno vnašati, saj se le ta izračuna glede na parametre pri sindikatu. Podatke lahko uporabnik izpiše na izpisu Članstvo v sindikatih (Slika 126). 88/192 Slika 126: Pot do izpisa podatkov o članstvih v sindikatih 3.3 Priprava pogodbe o zaposlitvi V kolikor uporabnik prvič pripravlja pogodbe o zaposlitvi iz aplikacije KIS, si mora pripraviti za to ustrezno okolje. V raziskovalcu si kreirajte mapo Pogodbe o zaposlitvi, kot je prikazano na sliki (Slika 127) na disku C: ali katerem drugem, uporabniku bolj primernem mestu. Slika 127: Priprava mape Pogodbe o zaposlitvi 3.3.1 Preverjanje podatkov o zaposlenem 89/192 Za pripravo nove pogodbe o zaposlitvi je potreben nov zapis razporeditev. Tudi če gre samo spremembo razreda ali delovnega časa, se mora pripraviti nova razporeditev. Prejšnja se zaključi in doda stara. Glej tudi poglavje Kopiranje delovne razporeditve (3.2.5). Pomembno: Za pripravo pogodbe o zaposlitvi je potrebno vnesti oz. preveriti osnovne podatke o zaposlenih kot je zapisano v poglavju 3.2 Vnos novega zaposlenega in o pridobljenih nazivih, kot je zapisano v poglavju 3.2.10 Vnos habilitacijskih in drugih nazivov zaposlenega. Okrajšave nazivov (habilitacijskih, znanstvenih in strokovnih), se prikazujejo v pogodbi pred (ali za) imenom zaposlenega. Primer: Doc. dr. Testna Oseba, univ. dipl. inž. Kjer je doc. okrajšava za pridobljen habilitacijski naziv (v primeru, da ima oseba več veljavnih in različnih habilitacijskih nazivov, se na pogodbi izpiše najvišji pridobljen naziv). Pomembno: uporabnik naj pred potrjevanjem pripravljene pogodbe o zaposlenem, preveri podatke v nazivu zaposlenega (ti se pojavijo na dveh mestih – v naslovu in pri podpisu). Dr. je znanstveni naziv, univ.dipl.inž. pa je strokovni naziv zaposlenega, ki se zapiše za imenom. Podatke preverite pri podatkih o zaposlenem (Slika 128). Slika 128: Preverjanje podatkov o znanstvenih in strokovnih nazivih Pomembno: strokovni nazivi se vpisujejo ročno, zato previdno pri vpisovanju tega podatka (da bo pravilno zapisan). 3.3.2 Pregled izpisa pogodbe o zaposlitvi Pot do izpisa pogodb je prikazana na sliki: Slika 129: Pot do izpisa pogodbe o zaposlitvi 90/192 Slika 130: Vnos parametrov za izpis osnutka pogodbe o zaposlitvi V oknu za vnos parametrov izpisa pogodbe o zaposlitvi (Slika 130), uporabnik izbere zaposlenega, ustrezno delovno razporeditev, datum prenehanja dela, če gre za pogodbo za določen čas, datum pogodbe (to je datum izpisa pogodbe) in izpiše pogodbo s klikom na Izpis. Opomba: V primeru, da je datum prenehanja vnesen, se bo izpisala pogodba za določen čas, v nasprotnem primeru za nedoločen čas, ne glede na to, da je izbrano delovno razmerje za nedoločen čas. Pri izpisovanju pogodbe o zaposlitvi včasih popravite samo delovni čas. V tem primeru morate pri izpisu pogodb izbrati pravilno razporeditev, popraviti pa datum nastanka dela: 91/192 Pri izpisu pogodbe pazite na datum, od kdaj velja pogodba s tem delovnim časom, seveda pa najprej izberete ustrezno razporeditev: Program ponudi datum, ki je zapisan na razporeditvi: Ta datum morate popraviti: 92/192 Odpre se osnutek pogodbe v MS Word. Ker se v tej fazi odpre osnutek pogodbe, le ta še ni aktiven in nima določene številke pogodbe. Pomembno: Uporabnik obvezno natančno pregleda pripravljen osnutek pogodbe o zaposlitvi za izbranega delavca. Pomembno: V kolikor podatki, ki se na osnutek pogodbe zapisujejo iz prej vnesenih podatkov o zaposlenem v aplikacijo, niso pravilni, uporabnik popravi podatke v aplikaciji KIS. Uporabnik torej ne popravlja podatkov v osnutku pogodbe temveč v aplikaciji na za to namenjenih mestih. V kolikor so podatki na osnutku pogodbe pravilni, uporabnik ponovi postopek izpisa pogodbe, le da označi shranjevanje dokumenta s kljukico (Slika 131). 3.3.3 Izpis pogodbe o zaposlitvi (oštevilčena pogodba) Slika 131: Dodatna oznaka za izpis končne pogodbe o zaposlitvi 93/192 Pogodba se ponovno odpre v MS Word dokumentu. Hkrati pa v aplikaciji nastane zapis (na zavihku Dokumenti) s številko pogodbe, ki ga je potrebno še dodatno urediti (Slika 132). Slika 132: Zapis številke pogodbe zaposlenega na dokumentih delovnega razmerja 3.3.4 Vnos dodatnih popravkov na pogodbo Oštevilčeno pogodbo po potrebi dopolnite z ročnimi popravki. Pogodbe za dopolnilce v preambuli dopolnite z datumom soglasja. Dopolnite ali brišite zadnji odstavek pogodbe (Slika 133). Slika 133: Spreminjanje zadnjega odstavka pogodbe (ročni vnos potrebnih podatkov/brisanje) Ko je pogodba dokončna, jo shranite v mapo Pogodbe o zaposlitvi. Tako je pogodba shranjena na vašem računalniku. Vključiti jo morate še v aplikacijo KIS (da lahko do nje dostopajo še drugi upravičeni uporabniki sistema). 94/192 3.3.5 Vključevanje pripravljene pogodbe v sistem Pripravljeno pogodbo shranite med Dokumente delovnega razmerja delavca. Na oknu Dokumenti delavca izberete ustrezen zapis (glede na številko pogodbe) (glej Slika 132) in z gumbom odprete okno za vnos potrebnih podatkov (Slika 134). Slika 134: Vnos podatkov pripravljene pogodbe o zaposlitvi Z gumbom dodajte v aplikacijo prej pripravljeno pogodbo v MS Wordovem dokumentu (Slika 135). 95/192 Slika 135: Dodajanje pogodbe o zaposlitvi v aplikacijo Ko je dokument dodan, ga lahko v vsakem trenutku izpišete z . Če želite pogodbo še popravljati (razen številke pogodbe, seveda!), morate popravljeno pogodbo ponovno shraniti na mapo Pogodbe o zaposlitvi in zadnjo verzijo ponovno dodati med dokumente v aplikaciji. Dokument lahko z tudi brišete. V tem primeru brišete samo prilepljen dokument, ne pa tudi zapisa na zavihku Dokumenti, kjer je že pripravljena številka pogodbe. V naziv dokumenta lahko vpišete poljubno besedilo, ki naj vam predstavlja hitrejšo identifikacijo dokumenta (šifra DM, datum ali kaj podobnega). Izpolnite tudi ostale podatke vnosnega okna. S tem ste zaključili delo pri izpisovanju pogodbe o zaposlitvi. 96/192 3.3.6 Vključevanje drugih dokumentov k pogodbi o zaposlitvi V kolikor obstajajo še drugi dokumenti (skenirane podpisane pogodbe o zaposlitvi, aneksi, ali karkoli drugega), ki se povezujejo na pripravljeno pogodbo o zaposlitvi, lahko le te dodate v sistem in jih prav tako opremite s potrebnimi podatki (Slika 136). Slika 136: Dodajanje dokumentov v povezavi s pogodbo o zaposlitvi Z dodajanjem novega zapisa izpolnite vse potrebne podatke, dodajte dokument, na koncu vnosnega okna pa izpolnite še naslednje podatke o nadrejenem dokumentu (pogodbi, kateri želite dokument dodati) (Slika 137) in sicer tako, da iz šifranta izberete obstoječo pogodbo. S tem naredite povezavo med obema dokumentoma. Slika 137: Dodajanje povezave nadrejenega dokumenta 3.4 Vnos družinskih članov Podatke o družinskih članih zaposlenega uporabnik vnese pod zavihkom Družinski člani (Slika 138). S klikom na dodamo novega družinskega člana. 97/192 Slika 138: Pot do vnosnega okna za družinske člane zaposlenega 98/192 Slika 139: Vnosno okno za družinskega člana Polji Ime(1) in Priimek (1) sta bili namenjeni vpisovanju priimkov in imen družinskih članov, ki imajo več imen in priimkov. Uporaba teh polj se opušča, dodatni podatki se lahko vpišejo (ločeno s presledkom ) kar v polji Priimek in Ime. Vgrajena je kontrola na pravilnost EMŠO in davčne številke, pa tudi na kombinacijo datuma rojstva in prvih 7 znakov EMŠO. Če se uporabnik zmoti v datumu rojstva, mora najprej brisati EMŠO in šele nato popraviti datum rojstva ter ponovno vnesti EMŠO. Opozorilo: S temi podatki uporabnik še ni pripravil podatkov za davčne olajšave ali zdravstveno zavarovanje družinskih članov (3.4.3 Davčne olajšave (družinski člani)). 3.4.1 Vnos prebivališča družinskih članov Pri družinskih članih so podatki o prebivališču prazni (Slika 140). Prebivališče družinskih članov lahko zapišemo na dva načina: - v kolikor se prebivališče družinskega člana razlikuje od prebivališča zaposlenega, sledimo postopku, ki je zapisan v navodilih vnosa prebivališča zaposlenega (3.2.1 Vnos prebivališča zaposlenega (stalnega/začasnega)). v kolikor je prebivališče družinskega člana enako prebivališču zaposlenega, uporabnik prekopira prebivališče zaposlenega z dvoklikom na zapis o družinskem članu in izvedbo akcije Kopiranje prebivališča delavca (Slika 141). 99/192 Slika 140: Dodajanje prebivališča družinskim članom zaposlenega 100/192 Slika 141: Akcija kopiranja prebivališča delavca za družinskega člana Opozorilo: Prenos in prevzem podatkov o vzdrževanih družinskih članih v Plače se izvaja paketno s strani skrbnika šifrantov na UM. Podatke o družinskih članih lahko uporabnik izpiše na izpisu Zaposleni z družinskimi člani (4.3.17 Zaposleni z družinskimi člani). 3.4.2 Zdravstvena zavarovanja družinskih članov Podatke o zdravstvenem zavarovanju družinskega člana uporabnik vnaša za tiste družinske člane, ki so (bodo) zavarovani po zaposlenem. Iz vnesenih podatkov za zdravstvena zavarovanja družinskih članov je možen tudi izpis obrazcev za prijavo in odjavo (4.4.2 M - DČ), kjer je na voljo lista vrednosti za Vrsto dogodka (Prijava, Odjava, Sprememba). Pot do vnosa dogodkov o zdravstvenih zavarovanjih družinskih članov zaposlenega, je razvidna iz slike (Slika 142). Slika 142: Pot do vnosa dogodkov zdravstvenih zavarovanj družinskih članov zaposlenega 101/192 Podatki se vnašajo za vsak dogodek posebej (Slika 143). To pomeni, da mora imeti delavec za družinskega člana, ki ga je prijavil in odjavil iz zavarovanja vsaj en zapis za prijavo, en za odjavo in po potrebi tudi poljubno število zapisov za spremembe, ki so bile javljene na zavod. Slika 143: Vnos dogodkov o zdravstvenih zavarovanjih družinskih članov zaposlenega Pomembno: Šifrant podlage zavarovanj je obsežen. Vendar je na tem mestu je dovoljeno uporabljati samo naslednje štiri šifre (Slika 144): Slika 144: Dovoljene šifre iz šifranta kot podlaga pri zavarovanju družinskih članov Pomembno: Datum potrdila o šolanju pomeni datum VELJAVNOSTI potrdila o šolanju, torej do kdaj velja in ne, kdaj je bilo potrdilo izdano. Opozorilo: Prenos in prevzem podatkov o vzdrževanih družinskih članih v Plače se izvaja paketno s strani skrbnika šifrantov na UM. Podatke o družinskih članih lahko uporabnik izpiše na izpisu Zaposleni z družinskimi člani (4.3.17 Zaposleni z družinskimi člani). 3.4.3 Davčne olajšave (družinski člani) Za vsakega od družinskih članov, ki ga zaposleni prijavlja kot dohodninsko olajšavo, je potrebno vnesti zapis o datumih uveljavljanja olajšave pod zavihkom Davčne olajšave (Slika 145). 102/192 Slika 145:Davčne olajšave za družinske člane Primer: V primeru iz slike (Slika 145) ima zaposleni 3 otroke, od tega je za izbranega (prvega v zaporedju kot je prikazano na sliki) uveljavljal kot olajšavo in sicer v obdobju jan-avg. 2009. Zapisani datumi so meseci obračuna. Zadnje izplačilo je v tem primeru v septembru 2009. Oznake veljajo do konca koledarskega leta. Torej: A1 (otrok do 18.leta) velja do konca leta, v katerem je bil otrok še star 18 let, tudi če je med letom že dopolnil 19 let. Enako velja za oznako A3. Opozorilo: Prenos in prevzem podatkov o vzdrževanih družinskih članih v Plače se izvaja paketno s strani skrbnika šifrantov na UM. Podatke o družinskih članih lahko uporabnik izpiše na izpisu Zaposleni z družinskimi člani (4.3.17 Zaposleni z družinskimi člani). 3.5 Vnos prispevkov zaposlenega za pripravo M obrazcev Na zavihku Prispevki se vnašajo podatki o pokojninskem, invalidskem in zdravstvenem zavarovanju delavca (Slika 146). Struktura podatkov je identična podatkom na obrazcu za prijavo zavarovanja delavca. Opomba: Tu se vnašajo samo tisti podatki, potrebni za izpisovanje M obrazcev. 103/192 Slika 146: Pot do vnosa podatkov o prispevkih za M obrazce 3.5.1 Prijava zaposlenega - PIZZ Na zavihku PIZZ se doda nov zapis (Slika 147). Slika 147: Dodajanje novega prispevka Uporabnik s klikom na gumb odpre vnosno okno in vnese vse potrebne podatke, kot je razvidno iz slike (Slika 148). 104/192 Slika 148: PIZZ dodajanje novih zapisov Uporabnik ima na voljo liste vrednosti iz ustreznih šifrantov. Po potrebi vnese tudi registrsko številko prijave po delavcu ter datum izteka zavarovalnih pogojev. Po shranjevanju podatkov je prijavo potrebno vnesti še med zavihek Dogodki (Slika 149). Slika 149: Pot do vnosa prijave zaposlenega - PIZZ 105/192 Pomembno: V vnosnem oknu uporabnik vnese samo datum in vrsta dogodka (ostalih polj se ne vnaša). Slika 150: Vnos prijave zaposlenega - PIZZ 3.5.2 Odjava zaposlenega - PIZZ Na zavihku PIZZ (Slika 151) uporabnik izbere pravi zapis za odjavo zaposlenega. Z dvoklikom na zapis, se odpre vnosno okno (Slika 152). Na vnosnem oknu uporabnik dopolni podatke z datumom prenehanja in vzrokom. Slika 151: Pot do vnosa odjave zaposlenega – PIZZ 106/192 Slika 152: Vnosno okno za odjavo zaposlenega – PIZZ Po shranjevanju zapisa, je potrebno odjava vnesti še na zavihek Dogodki (Slika 153) Slika 153: Pot do vnosa odjave zaposlenega Pomembno: vnese se samo datum in vrsta dogodka (ostalih polj se ne vnaša). 107/192 Pomembno: datum dogodka pomeni datum izpolnitve odjave in ne pomeni nujno datuma prenehanja zavarovanja. Slika 154: Odjava zaposlenega 3.5.3 Sprememba podatkov zaposlenega - PIZZ Sprememba podatkov PIZZ se vnaša samo na zavihek Dogodki (Slika 155). Slika 155: Pot do vnosa sprememb pri prijavi zaposlenega – PIZZ Pomembno: v vnosnem oknu uporabnik izpolni vsa polja. Datum spremembe podatkov je datum, ki določa novo veljavnost podatkov (npr. od kdaj naprej velja nov priimek). Datum dogodka pa je datum izpolnitve spremembe. 108/192 Slika 156: Primer vnosa spremembe podatkov - PIZZ Podatki s tega zavihka se uporabijo za izpis M1, M2 in M3 (navodila v poglavju 4.4.1) 3.6 Vnos podatkov o invalidnosti zaposlenega Pomembno: Obstajata dve vrsti invalidov II. kategorije: - »stari« invalidi: obračunavamo plačo za polni delovni čas in kasneje polovico zneska refundiramo; »novi« invalidi: že v osnovi obračunamo samo polovico plače, saj drugo polovico zaposleni invalid dobi direktno od zavoda. V zavihku Ukrepi in zdravje – Invalidnosti (Slika 157) uporabnik vnese nov zapis (ali popravi starega). Slika 157: Pot do vnosa invalidnosti delavca 109/192 V vnosnem oknu (Slika 158) je potrebno izbrati ustrezne vrste invalidnosti, delovne zmožnosti itd. Slika 158: Primer vnosa podatkov o invalidnosti delavca (II. kategorija) Pomembno: Skrajšan delovni čas je potrebno vnesti v urah/dan – kot je razvidno iz slike (Slika 158). To je delovni čas iz odločbe, ki ni nujno tudi dejanski delovni čas invalida. Slednji je zapisan v delovnem koledarju zaposlenega (Slika 159), kjer se vnaša dejanski delovni čas in obračunani delovni čas. 110/192 Slika 159: Pot do vnosa/spremembe dejanskega/obračunanega delovnega časa invalida II. kategorije Za »novega« invalida se dejanski in obračunani čas vnaša kot je razvidno iz slike (Slika 160) Slika 160: Delovni in obračunani delovni čas »novega« invalida 111/192 Za »starega« invalida se dejanski in obračunani delovni čas vnaša kot je razvidno iz slike (Slika 161). Slika 161: Delovni in obračunani delovni čas »starega« invalida Uporabnik lahko izpiše različne izpise glede zaposlenih invalidov na članici (Slika 162). Več o izpisih v poglavju 4.3 Izpisi – Pregledi - Osebne mape. Slika 162: Pot do izpisov glede zaposlenih invalidov na članici 3.7 Kontrola vnesenih podatkov o zaposlenih Kontrola podatkov je pomemben proces, ki zagotavlja konsistenco in kakovost podatkov v KIS, kakor tudi nemoten pretok podatkov v druge sisteme (npr. plače). Potrebno se je zavedati, da so današnji sistemi zelo kompleksni, nad podatki se 112/192 lahko kadarkoli izvajajo razne analize, obdelave podatkov ali prenosi, zato je kakovost podatkov vedno na prvem mestu. Pomembno: Z namenom zagotavljanja teh ciljev je potrebno izvajati kontrolo podatkov na delavcu vedno po vnosu ali spreminjanju podatkov delavca. Kontrolo podatkov za prenos v aplikacijo Plače izvajamo po ureditvi podatkov za določeno obdobje (mesec) po pripravljenem urniku. 3.7.1 Kontrola podatkov na delavcu Posameznega zaposlenega in njegove podatke lahko uporabnik preveri na osnovnih podatkih o zaposlenem. S to kontrolo se preverijo tudi pretekli (prej vneseni podatki) podatki, kar pomeni, da ni časovnih omejitev. Uporabnik z dvoklikom na zapis o zaposlenem (Slika 163) preide v vnosno okno v katerem izvede akcijo kontrole podatkov na delavcu (Slika 164). Slika 163: Zapis o zaposlenem Slika 164: Kontrola podatkov na delavcu 113/192 Če napak ni, program javi Uspešno kontrolo podatkov (Slika 165) Slika 165: Uspešna kontrola podatkov na delavcu Če obstaja vsaj ena napaka, program javi napako, kot je prikazano na sliki (Slika 166). Slika 166: Napaka pri kontroli podatkov za delavca Ob kliku na Potrdi uporabnik dobi seznam napak v Excelu kot je razvidno iz primera na sliki (Slika 167). Slika 167: Primer seznama napak po kontroli podatkov na delavcu Pomembno: uporabnik odpravlja napake in obvezno ponavlja postopek kontrole, dokler le ta ni uspešna. 3.7.2 Kontrola kadrovskih podatkov za vse delavce Pot do kontrole podatkov vseh zaposlenih na članici, je prikazana na sliki (Slika 168). To je kontrola pred prenosom podatkov v aplikacijo Plače. 114/192 Slika 168: Kontrola podatkov o zaposlenih na članici pred prenosom v Plače Pri izboru parametrov (Slika 169) lahko uporabnik izbere posameznega delavca ali organizacijsko enoto (članico) ter obdobje kontrole. V primeru te akcije se izvajajo kontrole podatkov, ki se prenašajo v plače, vendar le v izbranem obdobju. Sam postopek kontrole in pregleda napak je enak kot pri kontroli podatkov na delavcu (3.7.1 Kontrola podatkov na delavcu). Slika 169: Izbor parametrov za kontrolo podatkov o zaposlenih na članici Z gumbom Izpis uporabnik požene kontrolo podatkov. Če obstajajo na podatkih o zaposlenih napake, aplikacija javi naslednje opozorilo (Slika 170) 115/192 Slika 170: Napaka ob kontroli podatkov za vse zaposlene Uporabniku se ob kliku na Potrdi v MS Excelu izpiše seznam vseh napak, kot je razvidno iz primera (Slika 171). Slika 171: Primer seznama napak ob kontroli podatkov o zaposlenih Postopek uporabnik ponavlja tako dolgo, da so vse napake odpravljene. Kontrola mora še pred zadnjim paketnim prenosom podatkov v plače, javiti obvestilo o uspešni kontroli podatkov (Slika 172). Slika 172: Uspešna kontrola podatkov o vseh zaposlenih 116/192 3.8 Evidenca zdravniških pregledov zaposlenih Na delovno učinkovitost delavcev prav gotovo vpliva njihovo psiho-fizično stanje. V tem delu se lahko spremlja zdravniške preglede ter podatke o morebitnih nesrečah in invalidnostih ter o predvidenih zdravniških pregledih. Predvideni zdravniški pregledi so tisti, ki se še niso zgodili. V sistem jih uporabnik vnaša kot zdravniški pregled zaposlenega brez rezultata pregleda. Pot do vnosa zdravniških pregledov prikazuje slika (Slika 173). Slika 173: Pot do vnosa zdravniških pregledov delavcev Vnosno okno je razdeljeno na dva dela (Slika 174). Na podatke o predvidenem ali dejansko že opravljenem zdravniškem pregledu in na del o omejitvah. 117/192 Slika 174: Pot do vnosa zdravniških pregledov delavca Področje omejitev evidentira informacije o omejitvah, ki so bile opredeljene pri zdravniških pregledih delavca. V pregledovalnem oknu so prikazani podatki o omejitvah (Npr.: omejitev s strani zdravnika: dovoljeno samo stoječe delo). Pomembno: Šifrant omejitev se bo polnil ob zahtevah uporabnika, ki jih posreduje skrbniku šifrantov na UM. 3.8.1 Vnos predvidenih zdravniških pregledov zaposlenih Zaposlenemu lahko načrtujemo zdravniški pregled z vnosom podatkov, kot je prikazano na sliki (Slika 175). Uporabnik vnese datum predvidenega pregleda v Datum pregleda, zapiše poljubno oznako pregleda (glede na lastno organizacijo dela) in izbere iz šifranta vrsto pregleda. S tem uporabnik zaključi vnos predvidenih zdravniških pregledov delavca. Slika 175: Načrtovanje zdravniških pregledov 3.8.2 Vnos rezultatov zdravniških pregledov zaposlenih Ko delavec pregled opravi zdravniški pregled, uporabnik dvoklikne na zapis o predvidenem zdravniškem pregledu, popravi datum pregleda (če se je le ta spremenil) in vpiše rezultat pregleda iz šifranta (Slika 176). 118/192 Slika 176: Vnos rezultatov zdravniškega pregleda zaposlenega Pomembno: Ob vpisu rezultata je potrebno biti pozoren na vrednost v polju naslednji pregled čez. Glede na datum opravljenega pregleda in število mesecev v tem polju se bo generiral nov predviden pregled na ustrezen datum pregleda. 3.8.3 Izpis predvidenih zdravniških pregledov Seznam predvidenih pregledov v določenem obdobju si lahko uporabnik pripravi med izpisi (Slika 177). Več o izpisih v 4.2.7 Predvideni zdravniški pregledi. Slika 177: Pot do izpisa predvidenih zdravniških pregledov 3.9 Evidenca odsotnosti zaposlenih 119/192 3.9.1 Priprava in izračun letnih dopustov zaposlenih Sistem podpira dva načina izračunavanja dopusta, in sicer: - priprava in izračun za posameznega delavca in skupinski izračun za več delavcev naenkrat. Skupinskega izvajamo tipično enkrat na leto, ko je potrebno dopust odmeriti vsem delavcem za tekoče leto, posameznega pa ob zaposlitvi novega delavca, premestitvi, oz. spremembi pogojev, ki vplivajo na izračun dopusta posameznega delavca. 3.9.1.1 Izračun dopusta za posameznega zaposlenega Na zavihku Osebne mape-Delovna odsotnost-Letni dopusti najdete podatke o določenem letnem dopustu delavca (Slika 178). Slika 178: Pot do podatkov o delovni odsotnosti delavca Uporabniku se odpre okno za pripravo novega letnega dopusta delavca (Slika 179). Slika 179: Vnosno okno za pripravo letnega dopusta delavca 120/192 Če podatki za prejšnje leto že obstajajo, s klikom na ali s klikom na uporabnik doda nov zapis kopira nekatere osnovne podatke prejšnjega zapisa. Uporabnik vpiše/popravi letnico tekočega leta. Pomembno: Osnova mora biti 0, ker se sama izračuna iz delovne dobe delavca. Datum zajema podatkov je praviloma datum izračuna (običajno 31.3.). Pomembno: Če se delavcu med letom spremenijo podatki, ki vplivajo na odmero dopusta (npr. sprememba delovnih pogojev zaradi spremembe delovnega mesta), pa je za pravilen izračun potrebno spremeniti datum zajema podatkov na dan, ko so začele veljati spremembe. Če v polju Izračun sorazmernega deleža ni izbrana nobena vrednost, potem se sistem sam odloči v katerih primerih bo delavcu odmeril sorazmerni delež dopusta. Sicer pa lahko z izborom vrednosti sami vplivamo na izračun sorazmernega deleža (DA/NE). V polje za Prenos iz preteklega leta uporabnik vnese število dni dopusta, ki je delavcu ostal iz preteklega leta. Datum veljavnosti v tem primeru pomeni, do kdaj se mora dopust iz preteklega leta izkoristiti (Praviloma 1.7). Letni dopust se izračuna glede na podatke ob kliku na gumb Izračun. Ob akciji se ovrednotijo vsi ustrezni kriteriji ter izračuna skupna odmera letnega dopusta. Izračunana vrednost se vpiše v polji Celotni (dni) in Skupaj(dni). V prvo polje se vedno vpiše odmera za celotno leto, vrednost skupaj pa je enaka celotni ali manjša v primeru izračuna sorazmernega deleža. Dejanska odmera je torej v polju Skupaj. Da pa bo določanje dni dopusta pravilno, morajo biti vneseni vsi kriteriji, ki se vnašajo na za to predvidenih mestih v aplikaciji in se ob izračunu napolnijo v seznam (Slika 180). Slika 180: Seznam kriterijev upoštevanih ob izračunu letnega dopusta delavca Kriteriji za določitev dopusta so: 121/192 - delovna doba: pripadajoči dnevi dopusta se izračunajo iz dopolnjene delovne dobe delavca na 31.12. in jih ni potrebno nikjer vnašati; zahtevana izobrazba: ta podatek je zapisan v tarifnem razredu delovnega mesta zaposlenega (Slika 181); Slika 181: Podatki za dodatne dni delovne dobe za zahtevano izobrazbo - zahtevnost dela in pogoji dela: podatki so zapisani v sistemizaciji – Delovni pogoji (Slika 182) Slika 182: Podatki za dodatne dni delovne dobe za delovne pogoje Trenutno možne vrednosti pogojev dela so (Slika 183): Slika 183: Šifrant pogojev dela - socialne razmere: a) otroci: podatke pridobimo iz vnesenih družinskih članov (ob tem ni nujno, da so otroci prijavljeni za davčno olajšavo, oz. prijavljeni v zdravstveno zavarovanje) (Slika 184) 122/192 Slika 184: Podatki o družinskih članih (otrocih) b) oče samohranilec: označimo pri osebnih podatkih delavca (Slika 185) Slika 185: Oznaka za očeta samohranilca c) nega invalida: invalida vnesemo kot družinskega člana, pri čemer mu vnesemo tudi Posebni pogoj: 123/192 d) delavec invalid: podatke dobimo iz zavihka Invalidnosti: Slika 186: Pot do vnosa podatkov o invalidnosti delavca Pri invalidnosti delavca se upoštevajo kategorije (II. In III. Kategorija - 1 dan) in šifra telesne okvare, ki mora biti najmanj 60% (5 dni) (Slika 187). Slika 187: Šifrant telesnih okvar (invalidnost delavca) Kriteriji se izključujejo. Dobi ali 1 dan ali 5 dni dopusta, odvisno od odločbe. - starost delavca: starost se izračuna iz rojstnega datuma delavca - sklepi ravnatelja, kolegija dekanov, prorektorjev ipd.: podatke dobimo iz zavihka Delovna odsotnost/Izredni dopusti in jih mora uporabnik vnesti vsakemu zaposlenemu, če obstajajo (poglavje 3.9.2.2 Izredni dopusti): 124/192 3.9.1.2 Skupinski izračun letnega dopusta zaposlenih Pot do priprave skupnega izračuna letnega dopusta za vse zaposlene na članici, je prikazana na sliki (Slika 188). Slika 188: Pot do skupnega izračuna letnega dopusta delavcev Parametri za izračun dopusta za vse delavce so prikazani na sliki (Slika 189) na primeru rektorata (članica 701). Slika 189: Primer izbora parametrov za izračun skupnega letnega dopusta po članici Uporabnik izbere leto, datum zajema podatkov pomeni datum veljavnosti podatkov (praviloma 31.3). Pomembno: Če uporabnik želi izračun samo za delavce, ki še izračuna nimajo (npr. zaradi novih zaposlitev po zadnjem izračunu), s kljukico označi »Izračun manjkajočih letnih dopustov«. S klikom na gumb Izračun, se v MS Excelu odpre seznam zaposlenih, ki se jim je izračunal letni dopust. 125/192 S tem postopkom se je vsem zaposlenim, ki niso imeli izvedenega izračuna dopusta za posameznega zaposlenega, dodal zapis kot je razvidno iz slik Slika 178, Slika 179. 3.9.1.3 Kontrola dopusta za vse zaposlene Najprej si pripravite kontrolni listo v Excelu (Slika 190): Slika 190: Pot do kontrolne liste za vašo OE in praviloma na 31.3. Dobite Excelovo tabelo s podatki (Slika 191): 126/192 Slika 191: Podatki na kontrolni listi in pripadajoče dni dopusta po posameznem kriteriju. Predlagam, da si zaradi obsežnosti tabele »skrijete« kolone kriterijev in si pustite na ekranu samo podatke o osebi in skupaj dni dopusta. Pomembno: Skupaj dni dopusta je že preračunano na predviden čas zaposlitve v letu obdelave. Če torej kdo ni upravičen do polnega dopusta, bo v koloni Skupaj dni dopusta ustrezno manjše število dni. Preverite skupno število dni. Če podatek ni pravilen, preverite, zakaj. Najlažje in najhitreje preverite na zavihku Letni dopusti (Slika 192). Odprete ustrezno leto: 127/192 Slika 192: Pot do Letnih dopustov In dobite: Slika 193: Podatki o letnem dopustu zaposlenega 128/192 V spodnjem delu preverite število dni dopusta za posamezen kriterij in ugotovite odstopanja. Po potrebi popravite podatke o osebi (otroci, zahtevana izobrazba, zahtevnost dela ipd.). Opis kriterijev za določitev dopusta in pot do popravkov je v poglavju 3.9.1.2. Ko ste popravili podatke, se vrnete na zavihek Letni dopusti in izvedete ponovni posamezen izračun dopusta samo za to osebo z gumbom Izračun (Slika 193). Po zaključku kontrole si lahko po želji pripravite nov seznam. 3.9.1.4 Priprava obvestil o letnih dopustih Obvestila o letnih dopustih izpišete na meniju Izpisi/Pogodbe/Obvestilo o dolžini letnega dopusta (Slika 194). Slika 194: Pot do priprave obvestil o dolžini letnih dopustov V primeru, da uporabnik izpisuje obvestilo samo za enega delavca med pripravljene parametre vpiše poleg organizacijske enote še osebno številko delavca in ustrezne datume (Slika 195). Pomembno: Vnos OE je obvezen. Če je uporabnik ne vpiše, bo obvestilo izpisano za vse članice, kjer je delavec še morebitno zaposlen. Datum dokumenta je datum na obvestilu, podatek Na dan pa pomeni veljavnost podatkov, ki so relevantni za izračun dni dopusta. Če uporabnik odkljuka podatek Shrani v bazo, se bodo obvestila za dopust shranila med dokumente delavca na zavihku Dokumenti. Izpis se pripravi v MS Wordu in ga je možno tudi ročno dopolniti. V primeru, da delavec ni upravičen do polnega dopusta, se izpiše odločba za ustrezen delež. Če je že vnaprej zaključeno delovno razmerje (npr. za določen čas), bo na izpisu dopust izračunan samo do tega datuma. Pri izpisu za vse delavce so obvestila izpisana po abecedi. 129/192 Slika 195: Parametri za izpis obvestil o dolžini letnega dopusta 3.9.2 Spremljanje odsotnosti zaposlenih Pomembno: V KIS uporabniki spremljajo odsotnosti zaposlenih za lastno evidenco. Vnesene odsotnosti se NE prenašajo v plačno aplikacijo za obračun plač. 3.9.2.1 Redna odsotnost Pot do vnosa odsotnosti zaposlenega je prikazana na sliki (Slika ). Slika 210: Pot do vnosa odsotnosti zaposlenega Uporabnik sproti vnaša odsotnosti za posameznega delavca, kot je razvidno iz slike (Slika 196). Vnese celodnevne odsotnosti z datumi od-do. Izbere ustrezno vrsto odsotnosti iz šifranta. 130/192 Slika 196: Vnos evidence odsotnosti Stanje dopusta za vse delavce članice, lahko uporabnik izpiše na meniju Izpisi/Nekoriščen dopust (Slika 197). Slika 197: Pot do izpisa nekoriščenega dopusta za delavce na članici Opomba: V kolikor se do 1.7. v tekočem letu prenesen stari dopust ni porabil, ga le tega aplikacija ne upošteva več pri skupnem seštevku nekoriščenega dopusta. 3.9.2.2 Izredni dopusti 131/192 Zaposlenemu lahko uporabnik vnese tu tudi odobren izredni dopust. Običajno gre za dopust po sklepu dekana ali kolegija prorektorjev ipd. Pot do vnosa izrednega dopusta je prikazana na sliki (Slika 198). Slika 198: Pot do vnosa izrednega dopusta zaposlenega Možne vrednosti vrste odsotnosti so prikazane v šifrantu (Slika 199). Slika 199: Vnos podatkov o veljavnosti izrednega dopusta zaposlenega Pomembno: Da bo število dni izrednega dopusta upoštevano pri skupnem dopustu delavca, je potrebno ponoviti postopek izračuna dopusta za posameznega delavca (3.9.1.1 Izračun dopusta za posameznega zaposlenega). 3.9.3 Planiranje odsotnosti zaposlenih Pomemben vpliv na zagotavljanje kontinuitete dela v podjetju ima odsotnost delavcev z dela, zato jo želimo imeti čim bolj pod kontrolo. Vse vrste delovnih odsotnosti, za katere lahko predvidimo njihov začetek in konec, lahko v tem delu vnaprej planiramo. Pot do vnosa planiranih odsotnosti je prikazana na sliki (Slika 200). 132/192 Slika 200: Pot do vnosa planiranih odsotnosti V področju Planirane odsotnosti lahko evidentiramo vse vrste odsotnosti delavca (dopust, bolniška, porodniška,…), ki jih lahko tudi datumsko opredelimo. V pregledovalnem oknu so prikazani vsi podatki o planirani delovni odsotnosti za posamezne delavce (Slika 201). V bistvu gre za seznam vseh delavcev, ki imajo vneseno predvideno planirano odsotnost. Slika 201: planiranje odsotnosti Planiranje odsotnosti je zanimivo predvsem iz razloga planiranja nadomestnih zaposlitev oz. razporeditev v delovno intenzivnih organizacijskih enotah. Iz Liste vrednosti vnosnega okna (Slika 202) izberemo delavca. Izberemo vrsto odsotnosti ter vpišemo planiran začetek odsotnosti in zaključek le te. Število dni se avtomatsko izračuna. 133/192 Slika 202: Vnos planirane odsotnosti 3.9.4 Soglasja za nadurno delo preko 170 ur Nadurno delo je zakonsko omejeno na dvajset ur na mesec oz. 170 ur na leto. Če pa delavec soglaša, pa je možnost tudi 30 nadur na mesec oz. 230 na leto. Da pri poročanju na ZPIZ (M4) omogočimo tudi poročanje o številu nadur preko zakonskega maksimuma (170 ur), pa mora bit v KIS vnesen podatek o podanem soglasju. Zavihek Soglasja najdete tule: Z ali dodate nov zapis. Datum veljavnosti soglasja je od dne podpisa pa do konca leta, za katero se podaja soglasje. Vrednosti ni potrebno vpisovati, saj je podana v šifrantu. Vnesete tudi opcijo, da je soglasje potrjeno: 134/192 3.9.5 Pripomoček – računalo bolniške Na gumbu Izračuni uporabnik najde zavihek Računalo bolniške (Slika 203) Slika 203: Pot do pripomočka – računalo bolniške Ta pripomoček je namenjen lažjemu izračunu (razdelitvi) nadomestil za bolniške odsotnosti zaposlenih. S tem pripomočkom uporabnik izračuna število dni v breme podjetja in v breme ZZZS. Gre za delovne dneve (Slika 204). 135/192 Slika 204: Primer vnosa podatkov v računalo bolniške 3.10 DODATNO POKOJNINSKO ZAVAROVANJE 3.10.1 Splošno Univerza v Mariboru je kot del javnega sektorja po veljavnih predpisih dolžna plačevati dodatno pokojninsko zavarovanje (kot del plače) in sicer Kapitalski družbi. Višina mesečne premij je odvisna od delovne dobe zaposlenega in stalnosti v javnem sektorju in je predpisana za vse zaposlene v javnem sektorju. Natančnejša navodila za določitev premijskega razreda so v Navodilu o rokih, obliki in načinu posredovanja podatkov ter o načinu določitve premij – v nadaljevanju Navodilo(Ur.l. RS, št. 67/2005). Od leta 2007 pa je po sklepu rektorja sklenjeno tudi kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje za zaposlene z Mojo naložbo. Pri tem zavarovanju se delavec sam odloči, ali se mu želi priključiti (podpiše pristopno izjavo). V tem zavarovanju Univerza v Mariboru vsak mesec plača premijo za zaposlene, ki so pristopili, fiksen znesek 17,18 EUR. Pri obeh zavarovanjih pa se lahko delavec odloči tudi za individualno plačevanje premij. Plačilo vseh premij se izvede na nivoju UM (ne velja za UKM in ŠD) za vse zaposlene v skupnem znesku. Kapitalski družbi in Moji naložbi pa na dogovorjen način UM sporoča podatke, po katerih obe pokojninski družbi knjižita ustrezne zneske na osebne račune zavarovancev (zaposlenih). UKM in ŠD plačata premije samostojno in tudi samostojno sporočata podatke obema pokojninskima družbama (glej Uporabniški priročnik za plače). Pomembno: ena oseba ima na nivoju UM samo en zapis za vsakega od skladov. Za Mojo naložbo je znesek premije vedno 18,17, ne glede na delovni čas. V primeru, da je oseba zaposlena na dveh ali več članicah, se pri obračunu znesek premije ustrezno razdeli na OE. 136/192 Za Kapitalsko družbo pa se premija plačuje v sorazmernem delu glede na polni delovni čas (16. člen Navodila). Obe premiji pa se plačujeta v polnem znesku za delavce, ki v skladu s pokojninskimi, zdravstvenimi ali starševskimi predpisi delajo krajši delovni čas. Prehajanje med zapisi za sklad 0 in 2 Na osnovnem ekranu : Z gumbi Naprej in Nazaj pridete na ustrezen zapis in ga po potrebi popravite. 3.10.2 Kapitalska družba 3.10.2.1 Vnos podatkov za kolektivno premijo Vnos podatkov se izvede v aplikaciji Plače. Podatki se vnašajo v seznamu delavcev: Kliknete na »Zaposleni«, da se vam odpre šifrant zaposlenih. Poiščite želeno osebo. Nato kliknite na gumb »Podrobnosti«, ki se nahaja v levem spodnjem kotu ekrana in izberite »PDPZ«: 137/192 Odpre se ekran za vnos: Uporabnik vnese zahtevane podatke: 138/192 Zahtevani podatki Zaporedna štev. je pri vnosu podatkov za KAD »0« Sklad PDPZ za KAD je vedno »1«. Osnova porodnice mora biti vpisana, da se lahko delavcu v primeru porodniške premija plačuje. Odstotek premije mora biti vnesen v primerih mater z otroki, ki niso zaposlene 100%, PDPZ pa jim pripada v celoti. Dodajanje podatkov vpišete »1« Datum pristopa je običajno kar datum vstopa. Pri Kapitalski družbi plačujemo premije za nazaj, torej ob izplačilu plače za pretekli mesec. Ni potrebno vnesti pokojninske dobe v letih, mesecih in let delovne dobe. Ti podatki se ob kreiranju datoteke računajo iz podatkov vstopa v in predhodne delovne dobe. Pomembno: Ko delavec zaključi delovno razmerje je obvezno potrebno vnesti Vzrok prenehanja DR (iz seznama vrednosti). Ta podatek se mora vnesti najmanj pred zadnjim obračunom plače za tega delavca. Kot datum zaključka pa se pri kreiranju datoteke vzame datum izstopa. Datum izstopa mora biti vnesen v kadrovski evidenci in sicer pred zadnjim prenosom v plače. Če je znan kasneje, uporabnik zaprosi za prenos skrbnika aplikacije. Po vnosu in vsaki spremembi uporabnik shrani spremembe z gumbom tipko F10. 139/192 ali 3.10.2.2 Vnos podatkov za individualno premijo V primeru, da se zaposleni odloči vplačevati še individualni del premij, uporabnik na podlagi ustrezne izjave vnese tudi ta podatek: (Potrebno je paziti, da se vnese na pravilnem skladu!) Vnos individualnega plačila premije Nač. izrač. premije je vedno 3 – Neto. Znesek se bo obračunal pri plači delavca kot odtegljaj iz neta. Za porodnice predlagamo, da jim brišete zneske individualne premije, če porodnica to ima. Za čas porodniške odsotnosti si mora oseba te zneske plačevati sama (trajnik ali kaj podobnega). Saj ni nič narobe, če znesek ostane (se pa nam pojavlja na vseh kontrolnih listah). Pač pa bi se lahko ta znesek po nepotrebnem odtegnil, če bi oseba dobila kakšno plačilo v času porodniške. 3.10.2.3 Vnos podatkov za poračun Včasih se zgodi, da se mora znesek premije poračunati tudi za nazaj. Znesek poračuna uporabnik vnese : 140/192 Vnos poračuna Če gre za poračun premalo plačane premije, se znesek poračuna vnese v celoti. Znesek zapisan v polju »Znesek premije PDPZ« se prišteje redno obračunani premiji za tekoči mesec v primeru, da je v polju »Dodajanje podatkov« zapisana »1«. V primeru , ko je polje »Dodajanje podatkov« prazno ( brišemo označbo »1«), pa se premija obračuna v višini vpisani v polje »Znesek premije PDPZ«. Naslednji mesec ta podatek zaposlenemu uporabnik briše. Če pa gre za poračun preveč plačane premije, pa se znesek vnese v negativni vrednosti, vendar največ do višine, ki delavcu pripada za 1 mesec (vrednost) razreda. V tem primeru mora biti v polju »Dodajanje podatkov« zapisana vrednost »1«. Če je poračun večji, se poračun izvede v več zaporednih mesecih. Opozorilo: Lahko se zgodi, da delavec prej prekine delovno razmerje, kot pa bi bil izveden poračun. V tem primeru se obrnite na skrbnika aplikacije. 3.10.3 Moja naložba 3.10.3.1 Vnos podatkov za kolektivno premijo Vnos podatkov se izvede v aplikaciji Plače. Podatki se vnašajo v šifrantu delavcev. 141/192 Kliknete na »Zaposleni«, da se vam odpre šifrant zaposlenih. Poiščite želeno osebo. Nato kliknite na gumb »Podrobnosti«, ki se nahaja v levem spodnjem kotu ekrana in izberite »PDPZ« (Napaka! Vira sklicevanja ni bilo mogoče najti.). Pot do vnosa sklada Odpre se ekran za vnos PDPZ. Običajno je v tem trenutku že vnesen sklad 1Kapitalska družba (Napaka! Vira sklicevanja ni bilo mogoče najti.). Vnos pokojninskega sklada MN Z gumbom v orodni vrstici uporabnik vnese nov zapis Napaka! Vira klicevanja ni bilo mogoče najti. 142/192 Zahtevani podatki Zaporedna štev. je pri vnosu podatkov za Mojo naložbo je vedno »2« Sklad PDPZ za Mojo naložbo je vedno »2«. Osnova porodnice mora biti vpisana, da se lahko delavcu v primeru porodniške premija plačuje. Dodajanje podatkov vpišete »1« Datum pristopa je prvi dan v naslednjem mesecu po podpisu pristopne izjave. Obračunan pa bo pri naslednjem obračunu plače. Premija za Mojo naložbo se plačuje za tekoči mesec, torej pri obračunu plače za prejšnji mesec obdobje od 1. tekočem mesecu naprej. Tako tudi vnesete datum pristopa. 3.10.3.2 Vnos podatkov za individualno premijo V primeru, da se zaposleni odloči vplačevati še individualni del premij, uporabnik na podlagi ustrezne izjave vnese tudi ta podatek: (Potrebno je paziti, da se vnese na pravilnem skladu!) 143/192 Vnos individualnega plačila premije Nač. izrač. premije je vedno 3 – Neto. Znesek se bo obračunal pri plači delavca kot odtegljaj iz neta. Za porodnice predlagamo, da jim brišete zneske individualne premije, če porodnica to ima. Za čas porodniške odsotnosti si mora oseba te zneske plačevati sama (trajnik ali kaj podobnega). Saj ni nič narobe, če znesek ostane (se pa nam pojavlja na vseh kontrolnih listah). Pač pa bi se lahko ta znesek po nepotrebnem odtegnil, če bi oseba dobila kakšno plačilo v času porodniške. 3.10.3.3 Vnos podatkov za poračun Včasih se zgodi, da se mora znesek premije poračunati tudi za nazaj. Znesek poračuna uporabnik vnese : 144/192 Vnos poračuna Če gre za poračun premalo plačane premije, se znesek vnese v celoti. Znesek zapisan v polju »Znesek premije PDPZ« se prišteje redno obračunani premiji za tekoči mesec v primeru, da je v polju »Dodajanje podatkov« zapisana »1«. V primeru , ko je polje »Dodajanje podatkov« prazno ( brišemo označbo »1«) pa se premija obračuna v višini vpisani v polje »Znesek premije PDPZ«. Naslednji mesec ta podatek zaposlenemu uporabnik briše. Praviloma do preveč plačane premije ne bi smelo priti. 4 IZPISI Pri izpisih lahko izbirate format med tabelarično (Excel), tekstovno (Word) in .pdf obliko. Pri večini izpisov priporočamo, da uporabnik izbere Excel, tam, kjer je to smiselno, pa tudi WORD. Pri Excel obliki so včasih podokna »zamrznjena«. Priporočamo, da jih uporabnik pred urejanjem »odmrzne«, kot je prikazano na sliki (Slika 205). 145/192 Slika 205: Priprava okolja za delo v MS Excel Pri vnosu parametrov za večino izpisov (tam, kjer ne, je to posebej zapisano) parameter# »Na dan« omeji delavce, za katere bo izpis delan, torej bodo na seznamu samo delavci, ki so aktivni na ta datum. Na izpisih so tudi stolpce, ki jih nekateri uporabniki ne potrebujejo. Pred urejanjem izpisa si uporabnik take stolpce briše. 4.1 Prenosi – izvoz podatkov STAT Na gumbu Prenosi najdete splošni izpis podatkov o zaposlenih STAT (Slika 206) Slika 206: Pot do izvoza splošnih podatkov o zaposlenih Uporabnik vnese parametre za svojo članico (Slika 207). Slika 207: Vnosni parametri izpisa splošnih podatkov o zaposlenih Ob kliku na Prenos se odpre MS Excelova tabela, kjer lahko uporabniki po želji urejajo podatke (sortiranje, brisanje stolpcev ipd.). 146/192 4.2 Izpisi – Pregledi - Organiziranost 4.2.1 Pregled organizacijskih enot Za seznam organizacijskih enot ter pripadajočih sistemiziranih delovnih mest delavcev na želen dan, uporabnik izbere pot kot je prikazano na sliki (Slika 208). Slika 208: Pot do izpisa sistemiziranih delovnih mest Uporabnik izbere želen datum izpisa (Slika 209) za pregled organizacijskih enot Univerze v Mariboru. Slika 209: Parametri za izpis pregleda organizacijskih enot Univerze v Mariboru Aplikacija odpre okno (Slika 210), v katerem lahko uporabnik s kliki po drevesu na levi strani okna, najde želene podatke. V desnem delu okna so prikazani podrobnejši podatki izbranega mesta iz drevesa (opis del in nalog, zaposleni na izbranem delovnem mestu ipd.). 147/192 Slika 210: Primer iskanja sistemiziranega delovnega mesta z opisom del in nalog Opozorilo: To drevo je namenjeno javni objavi o sistemizaciji delovnih mest na Univerzi v Mariboru (do nivoja delovnega mesta) in mora odražati dejansko stanje sistemizacije na posamezni članici. 4.2.2 Podatki o delovnem mestu Za posamezno delovno mesto lahko uporabnik dobi Excelovo tabelo, kartico delovnega mesta, kjer aplikacija izpiše vse potrebne podatke o izbranem delovnem mestu. Na sliki (Slika 211) je prikazana pot do podatkov. Slika 211: Pot do izpisa podatkov o delovnem mestu Po vnosu parametrov šifra delovnega mesta in datum izpisa (Slika 212) uporabnik klikne na Izpis. 148/192 Slika 212: Parametri izpisa podatkov o delovnem mestu Uporabnik dobi Excelovo tabelo, ki jo lahko po želji ureja ali shrani – primer na sliki (Slika 213). 149/192 Slika 213: Primer izpisa podatkov o delovnem mestu Opozorilo: V kolikor se podatki o delovnem mestu ne izpišejo popolno, je to znak, da podatki niso vpisani in jih lahko uporabnik vnese v aplikacijo (pot v drevesu: Organiziranost/Delovna mesta), če je za opis delovnega mesta pristojen. 4.2.3 Seznam delovnih mest z delavci Uporabnik lahko izpiše seznam delovnih mest, ki so na članici zasedena z delavci. Ob tem dobi Excelovo tabelo, ki jo lahko po želji ureja. Podatki, ki se pojavijo na seznamu so naslednji: - Stroškovno mesto (SM) Naziv SM Šifra Delovnega mesta (DM) Naziv DM Plačni razred Vrsta dela 150/192 - Delovno razmerje Osebna številka zaposlenega Priimek in Ime zaposlenega Datum rojstva Stopnja izobrazbe Pot do izpisa (Slika 214). Slika 214: Pot do izpisa seznama delovnih mest z delavci članice 4.2.4 Število zaposlenih po OE (Stroškovnih mestih) Pot do izpisa števila zaposlenih po organizacijskih enotah oz. stroškovnih mestih dobite (Slika 215). Slika 215: Pot do izpisa števila zaposlenih po organizacijskih enotah Po vnosu parametrov, vam aplikacija odpre Excelovo datoteko, kjer so zapisani podatki kot je razvidno iz primera (Slika 216). 151/192 Slika 216: Primer izpisa števila zaposlenih po OE 4.2.5 Število zaposlenih po delitvenih enotah Če želite izpisati, koliko zaposlenih je na določenem nivoju znotraj organiziranosti članice (npr. v posameznih Laboratorijih, Oddelkih, Inštitutih, Katedrah itd.), lahko izberete izpis števila zaposlenih po delitvenih enotah (Slika 217). Slika 217: Pot do izpisa števila zaposlenih po delitvenih enotah (po nivojih na članici) Pri vnosu parametrov lahko izbirate med različnimi nivoji organiziranosti članice, za katerega želite izpis (Slika 218) 152/192 Slika 218: Parametri izbire – različni nivoji organiziranosti članice V Excelu dobite podatke (v odvisnosti od izbora parametrov), kot je prikazano na sliki (Slika 219): - delitvena enota (OE – npr. 5. nivo, Oddelek), naziv OE, število zaposlenih moškega spola število zaposlenih ženskega spola skupno št. zaposlenih na oddelku število zaposlenih za določen čas število zaposlenih za nedoločen čas število zaposlenih invalidov Slika 219: Primer izpisa števila zaposlenih po delitvenih enotah 4.2.6 Število zaposlenih po delovnih mestih Pot do izpisa (Slika 220) števila zaposlenih po delovnih mestih, ki uporabniku predstavlja kontrolo zaposlovanja na določeno delovno mesto. Glejte opozorilo glede pravilnika o zaposlovanju. 153/192 Slika 220: Pot do izpisa števila zaposlenih po delovnih mestih – kontrola Opozorilo: Na enem delovnem mestu je lahko po pravilniku zaposlena le ena oseba. Kvečjemu dve, če je zaradi daljše odsotnosti prve, na to isto delovno mesto zaposlena nadomestna oseba. 4.2.7 Predvideni zdravniški pregledi Izpis predvidenih zdravniških pregledov najde uporabnik na poti kot je prikazano na sliki (Slika 221) Slika 221: Pot do izpisa predvidenih zdravniških pregledov Uporabnik vnese potrebne parametre (Slika 222). 154/192 Slika 222: Parametri za izpis predvidenih zdravniških pregledov Uporabnik med parametri izbere obdobje, za katerega želi seznam. Izhod je izpis v MS Excelu, kjer so podatki, kot je razvidno iz primera (Slika 223). Slika 223: Primer izpisa predvidenih zdravniških pregledov 4.2.8 Razporeditev zaposlenih Pot do izpisa razporeditve zaposlenih, najde uporabnik kot je prikazano na sliki (Slika 224). 155/192 Slika 224: Pot do izpisa razporeditve zaposlenih Uporabnik vnese parametre (Slika 225) Slika 225: Parametri za izpis podatkov o razporeditvah zaposlenih Ob kliku na Izpis uporabnik dobi MS Excelov seznam razporeditve zaposlenih. Predlog: Da bo izpis podoben urejenemu seznamu števila zaposlenih po enotah na članici in tako bolj uporaben, predlagamo, ustrezno ureditev izpisa po naslednjih korakih: 1. Označite vse zapise od vrstice z glavo (na sliki 10. vrstica) do konca (Slika 226) Slika 226: Predlog: 1. korak pri urejanju podatkov v Excelu 2. Razvrstite podatke na način, kot je prikazano na sliki (Slika 227) 156/192 Slika 227: Predlog: Razvrščanje podatkov 3. Brišite nepotrebne vrstice (običajno so to vrstice, ki imajo v stolpcu število oseb = 0). Nastane urejen seznam zaposlenih po organizacijskih enotah. Na koncu so tudi vsote zaposlenih po posameznih nivojih (Slika 228). Slika 228: Predlog: urejen seznam števila zaposlenih po enotah na članic 4.3 Izpisi – Pregledi - Osebne mape 4.3.1 Abecedni seznam zaposlenih 157/192 Slika 229: Pot do izpisa abecednega seznama zaposlenih Uporabnik vnese parametre, pri čemer lahko omeji izpis na določeno delovno razmerje (Slika 230) Slika 230: Parametri za izpis abecednega seznama zaposlenih po delovnih razmerjih Uporabnik lahko izbere tudi vrsto dela (Slika 231). 158/192 Slika 231: Parametri za izpis abecednega seznama zaposlenih po vrsti dela Nastane seznam zaposlenih s podatki: - Zaporedna številka Osebna številka Priimek in ime Spol Šifra DM Naziv DM Šifra OE Naziv OE Stroškovno mesto dela Obračunsko mesto Vrsta dela Datum rojstva Datum sklenitve delovnega razmerja Delovna doba v podjetju Skupna delovna doba Pridobljena stopnja izobrazbe 4.3.2 Abecedni seznam invalidov na dan Pot do izpisa abecednega seznama invalidov na dan je prikazana na sliki (Slika 232). 159/192 Slika 232: Pot do izpisa abecednega seznama invalidov na določen dan Uporabnik vnese parametre (Slika 233) Slika 233: Parametri za izpis abecednega seznama invalidov na dan V okviru parametrov lahko uporabnik izbere posamezno kategorijo invalidov (če ostane polje prazno, se pripravi izpis za vse kategorije) (Slika 234). 160/192 Slika 234: Izbor kategorije invalidnosti Uporabnik lahko izbere stopnjo okvare (Slika 235) Slika 235: Izbor stopnje okvare Nastane izpis s podatki: - Osebna številka Priimek Ime Datum rojstva Šifra org. enote Naziv org. enote Šifra DM Naziv DM Datum sklenitve razmerja Št. odločbe Kategorija invalidnosti Naziv kategorije invalidnosti Šifra okvare Naziv telesne okvare Subvencije Del. doba v podjetju Skupna del. doba Delovni čas Veljavno od Veljavno do 4.3.3 Abecedni seznam invalidov z omejitvami 161/192 Na Univerzi v Mariboru trenutno (še) ne spremljamo omejitev invalidov (Slika 236), zato na tem mestu še ni urejen šifrant omejitev. V primeru spremljanja teh podatkov, se bodo dopolnila uporabniška navodila. Slika 236: Pot do izpisa abecednega seznama invalidov z omejitvami 4.3.4 Podatki o delavcih (klasifikacijska struktura) Pot do izpisa podatkov o delavcih, kjer je upoštevana tudi klasifikacijska struktura, je prikazana na sliki (Slika 237). Slika 237: Podatki o zaposlenih (klasifikacijska struktura) Izpis vrne podatke, kje so med drugimi prikazani tudi pridobljeni habilitacijski nazivi. 4.3.5 Fluktuacija zaposlenih Pot do izpisa fluktuacije zaposlenih je prikazana na sliki (Slika 238). 162/192 Slika 238: Pot do izpisa fluktuacije zaposlenih S tem izpisom uporabnik spremlja prihode/odhode zaposlenih v določenem obdobju. Uporabnik vnese parametre izpisa (Slika 239). Slika 239: Parametri izpisa fluktuacije zaposlenih Uporabnik lahko omeji izpis na določeno delovno razmerje in/ali na vrsto dogodka. Datum od in Datum do omejujeta obdobje, za katero uporabnik želi izpis. Nastane izpis s podatki: - Osebna št. zaposlenega EMŠO Davčna št. Priimek 163/192 - Ime Spol Zaporedna št. (matičnost) Šifra OE Naziv OE Šifra DM Naziv DM Šifra stopnje izobrazbe Naziv stopnje izobrazbe Datum vstopa Datum izstopa Šifra razloga sklenitve DR Naziv razloga sklenitve DR Šifra razloga prekinitve DR Naziv razloga prekinitve DR 4.3.6 Ostali podatki o zaposlenih Pot do izpisa ostalih podatkov o zaposlenih je prikazana na sliki (Slika 240). Slika 240: Pot do izpisa ostalih podatkov o zaposlenih Uporabnik vnese ustrezne parametre in izbere želen podatek s spustnega seznama (Slika 241). 164/192 Slika 241: Parametri izpisa ostalih podatkov o zaposlenih Nastane izpis s podatki: - Osebna številka Priimek Ime Šifra vrste podatka Naziv vrste podatka Vrednost Org. enota Naziv org. enote Naziv delovnega mesta Delovno mesto Delovna pogodba Naziv delovne pogodbe 4.3.7 Letni dopusti Pot do izpisa letnih dopustov na članici je prikazana na sliki (Slika 242). 165/192 Slika 242: Pot do izpisa letnih dopustov zaposlenih Uporabnik vnese parametre (Slika 243). Slika 243: Parametri za izpis letnih dopustov na članici Ob kliku na izpis, nastane izpis s podatki, kot je prikazano na sliki (Slika 244) 166/192 Slika 244: Podatki izpisa letnih dopustov 4.3.8 Mandatni delavci Pot do izpisa je prikazana tu: Uporabnik vnese parametre: 167/192 Ob kliku na Izpis, nastane izpis s podatki: Mandat od Mandat do Osebna št. Priimek Ime Org. enota Naziv org. enote Mandatno DM Naziv mandat. DM Vrsta mandata Naziv vrste mandata Razlog zaključka Naziv razloga zaklj. 4.3.9 Nastop delovnega razmerja Pot do izpisa nastopa delovnega razmerja zaposlenih je prikazana na sliki (Slika 245). Izpis je namenjen pregledu novo zaposlenih delavcev v določenem obdobju. 168/192 Slika 245: Pot do izpisa nastopov delovnega razmerja zaposlenih na članici Uporabnik vnese parametre (Slika 246). Slika 246: Parametri izpisa nastopov delovnega razmerja na članici Ob kliku na Izpis, nastane izpis s podatki (Slika 247): 169/192 Slika 247: Podatki izpisa nastopov delovnega razmerja na članici 4.3.10 Neizkoriščen dopust Pot do izpisa podatkov o neizkoriščenemu dopustu, skupnemu številu dni dopusta ipd., je prikazana na sliki (Slika 248). Slika 248: Pot do izpisa neizkoriščenega dopusta zaposlenih Parametri izpisa so naslednji (Slika 249): 170/192 Slika 249: Parametri izpisa neizkoriščenega dopusta zaposlenih Nastane izpis s podatki: - Os. Številka Priimek Ime Stroškovno mesto Število dni starega dopusta Število dni novega dopusta Skupaj dni nekoriščenega dopusta 4.3.11 Osebni list Za posameznega zaposlenega uporabnik dobi Excelovo tabelo, kartico zaposlenega, kjer aplikacija izpiše vse potrebne podatke o izbranem delovnem mestu. Pot do izpisa osebnega lista zaposlenega je prikazana na sliki (Slika 250). 171/192 Slika 250: Pot do izpisa osebnega lista zaposlenega Uporabnik v parametre vnese šifro zaposlenega (Slika 251) Slika 251: Parametri izpisa osebnega lista zaposlenega Uporabnik dobi Excelovo tabelo, ki jo lahko po želji ureja ali shrani – primer na sliki (Slika 252). 172/192 Slika 252: Primer izpisa osebnega lista zaposlenega Na enak način dobi uporabnik osebne liste invalidov. Pot do izpisa je prikazana na sliki (Slika 253). Slika 253: Pot do izpisa osebnega lista zaposlenega invalida 173/192 4.3.12 Prenehanje delovnega razmerja Z ustreznimi parametri lahko uporabnik dobi seznam delavcev, ki jim je v določenem obdobju prenehalo delovno razmerje. Pot do izpisa je prikazana na sliki (Slika 254). Slika 254: Pot do zaključenih delovnih razmerij zaposlenih Uporabnik med parametri izbere delovno razmerje, vrsto delovne pogodbe in razlog prenehanja (Slika 255). 174/192 Slika 255: Parametri izpisa prenehanja delovnega razmerja zaposlenih na članici Na izpisu se pripravijo podatki: - Os. Številka Ime Priimek Datum rojstva Datum izstopa Datum prenehanja Šifra OE Naziv OE Šifra DM Naziv DM Šifra vrste delovnega razmerja Naziv vrste delovnega razmerja Delovna pogodba Šifra razloga prenehanja Naziv razloga prenehanja 4.3.13 Seznam bivališč Pot do izpisa seznama bivališč (glede na vrsto) zaposlenega ali vseh zaposlenih na članici, je prikazana na sliki (Slika 256). 175/192 Slika 256: Pot do izpisa seznama bivališč zaposlenih Uporabnik lahko pripravi seznam bivališč za vse zaposlene ali samo enega, za vse vrste bivališč (Slika 257) Slika 257: Parametri izpisa seznama bivališč zaposlenih/zaposlenega Na izpisu so podatki: - Osebna št. Oseba Datum rojstva EMŠO 176/192 - Strm Naslov Posta Naziv pošte Krajevna skupnost Občina Naziv občine Naslov (Z.B.) Pošta (Z.B.) Naziv pošte (Z.B.) Krajevna skupnost (Z.B.) Občina (Z.B.) Naziv občine (Z.B.) Datum od (Z.B.) Datum do (Z.B.) 4.3.14 Seznam jubilantov Seznam jubilantov v nekem obdobju, najde uporabnik na izpisu kot je prikazano na sliki (Slika 258). Slika 258: Pot do izpisa seznama jubilantov Pri vnosu parametrov (Slika 259) lahko uporabnik določi natančno delovno dobo, za katero želi izpis, npr. 23 let. Okrogle delovne dobe pomeni tudi 40 let, čeprav za to število let ni predvidena jubilejna nagrada. 177/192 Za potrebe jubilejnih nagrad je potrebno izbrati vrsto delovne dobe 9 – Delovna doba v JS. Po ZUJF so namreč delavci upravičeni do jubilejnih nagrad le, če so izpolnili pogoje v javnem sektorju. Pomembno: Za potrebe izplačevanja jubilejnih nagrad mora uporabnik vnesti obdobje tekočega meseca. Le tako bo popolnoma jasno komu v katerem mesecu pripada nagrada, ker bo datum dopolnitve delovne dobe predstavljen v okviru tega meseca (izbranega obdobja od – do). Slika 259: Parametri izpisa seznama jubilantov v določenem obdobju Na izpisu so podatki: - Ime zaposlenega Znanstveni naslov Strokovni naslov Datum rojstva Datum sklenitve delovnega razmerja Del. doba na datum od Del. doba na datum do Delovno mesto Naziv del. mesta Delovna pogodba Naziv del. pogodbe Dopolnjena doba Šifra OE 2 nivo Naziv OE 2 nivo 178/192 - Šifra OE 3 nivo Naziv OE 3 nivo 4.3.15 Seznam zaposlenih po izobrazbi Pot do izpisa seznama zaposlenih po izobrazbi je prikazana na sliki (Slika 260). Slika 260: Pot do izpisa seznama zaposlenih po izobrazbi Parametri (Slika 261): Slika 261: Parametri izpisa seznama zaposlenih po izobrazbi 179/192 Na izpisu so podatki: - Oseba Osebna št. EMSO STRM Šifra stopnje izobrazbe Naziv stopnje izobrazbe Zahtevana izobrazba Šifra poklicne in strokovne izob. Naziv poklicne in strokovne izob. 4.3.16 Število zaposlenih po spolu Izpis števila zaposlenih po spolu najdete na poti, kot je prikazano na sliki (Slika 262). Slika 262: Pot do izpisa števila zaposlenih po spolu Parametri vnosa so prikazani na sliki (Slika 263) 180/192 Slika 263: Parametri za izpis števila zaposlenih po spolu Kljukica v parametru »Samo osnovne razporeditve« pomeni, da so v številu ljudi samo osebe, ki imajo na tej OE matično (osnovno) razporeditev. Če je oseba osnovno zaposlena na drugi članici, je na tem seznamu ni. Prav tako je všteta samo enkrat. Če kljukice ni, se štejejo vse razporeditve v okviru izbrane OE. Torej je skupno število lahko večje od števila zaposlenih. Ob izpisu se pripravi seznam, kot je razvidno iz primera (Slika 264). Slika 264: Primer izpisa seznama zaposlenih po spolu 4.3.17 Zaposleni z družinskimi člani Pot do izpisa zaposlenih z družinskimi člani, je prikazana na sliki (Slika 265). 181/192 Slika 265: Pot do izpisa seznama zaposlenih z družinskimi člani Možen izbor parametrov (Slika 266): Slika 266: Parametri izpisa zaposlenih z družinskimi člani 182/192 Na izpisu so podatki v odvisnosti od izbora parametrov: - Os. Številka Priimek zaposlenega Ime zaposlenega Priimek ob rojstvu EMŠO Davčna št. Stroškovno mesto Priimek družinskega člana Ime družinskega člana Spol družinskega člana Sorodstveno razmerje Leto rojstva Starost EMŠO Davčna št. Ulica Hišna številka Št. pošte Kraj Datum uvelj. olaj. Datum preneh. olaj. Oznaka. Naziv oznake Zdravstveno zav. Od 4.3.18 Delovna razmerja delavcev Pot do izpisa delovnih razmerij delavcev, je prikazana na sliki (Slika 267). Slika 267: Pot do izpisa delovnih razmerij zaposlenih 183/192 S parametri uporabnik določi vrsto izpisa (Slika 268). Slika 268: Parametri izpisa delovnih razmerij zaposlenih na članici Podatki na izpisu so: - Osebna številka zaposlenca Oseba M/Ž Šifra DM Naziv DM Šifra OE Naziv OE Šifra DR Naziv DR Datum rojstva Datum vstopa Datum izstopa Datum sklenitve Datum prenehanja Število DR 4.3.19 Članstvo v sindikatih V kolikor želi uporabnik izpis zaposlenih, ki so člani sindikata, pripravi izpis, ki ga najde na poti kot je prikazano na sliki (Slika 269). 184/192 Slika 269: Pot do izpisa zaposlenih v sindikatih Ob izboru članice pri parametrih, nastane izpis v Excelu s podatki: - Osebna številka Priimek Ime Sindikat Naziv sindikata Zastopnik Članarina 4.3.20 Računi delavcev Uporabnik lahko (transakcijske) račune zaposlenih preverja na izpisu, ki ga dobi na poti kot je prikazano na sliki (Slika 270). 185/192 Slika 270: Pot do izpisa (transakcijskih) računov zaposlenih S parametri vnosa članice, uporabniku nastane izpis s podatki: - 4.4 Osebna številka zaposlenega Priimek Ime Vrsta računa Naziv vrste računa Številka računa Veljaven od Veljaven do Izpisi – Obrazci 4.4.1 M – 1,2,3 Omogočen je izpis obrazcev M-1 (Prijava podatkov o zavarovanjih), M-2 (Odjava iz zavarovanj) in M-3 (sprememba podatkov o zavarovanjih) obrazcev. Izpis uporabnik najde na (Slika 271): 186/192 Slika 271: Pot do izpisa obrazcev M-1,2,3 Uporabnik vnese potrebne parametre, kot je razvidno iz slike (Slika 272): Slika 272: Parametri izpisa M obrazcev Z gumbom Izpis nastane ustrezen obrazec in potrdilo v Word obliki. Podatki na obrazcu se črpajo iz podatkov o delavcu. Na obrazcu (pod določenimi rubrikami) so razvidni podatki, ki se vnašajo v aplikacijo na različnih mestih. Nekateri med njimi so: - Rubrika 6 - državljanstvo: podatek mora biti vnesen v osebni mapi zaposlenega (Slika 273) 187/192 Slika 273: Državljanstvo zaposlenega - - - Rubrike 9, 10, 11: Bivališča zaposlenega črpamo podatke o bivališču v tujini, vendar le v primeru, da ni nobenega veljavnega podatka za bivališče v Sloveniji. Rubrika 16 – Delovni čas zavarovanca: podatki se prepišejo iz zavihka Delovni koledarji in se seštejejo, če je zaposleni v okviru ene članice na več delovnih mestih. Rubrike 22, 23, 24: podatki za poklicno/strokovno izobrazba, vrsto in področje izobrazbe se vnašajo na zavihku Formalne izobrazbe na področju Pridobljena znanja (Slika 274; Slika 275): Slika 274: Pot do pridobljenih znanj zaposlenega 188/192 Slika 275: Poklicna/strokovna izobrazba, vrsta in področje izobrazbe - Rubrika 25 – Poklic: podatki se prepišejo iz zavihka Delovna mesta - ZahtevePoklic (Slika 276). 189/192 Slika 276: Poklic zaposlenega - Rubrika 27 - Izmensko delo: podatek se prepiše iz zavihka Delovni koledarji (Oznaka ZZZS - Slika 277). Slika 277: Oznaka ZZZS izmenskega dela - Rubrika 30 – Vrsta invalidnosti: podatke se črpa iz zavihka Invalidnosti, kot je prikazano na sliki (Slika 278) Slika 278: Invalidnost zaposlenega 4.4.2 M - DČ 190/192 Omogočen je izpis obrazca za prijavo, odjavo ali spremembo podatkov o zdravstvenem zavarovanju družinskih članov. Izpis uporabnik najde na poti, kot je prikazano na sliki (Slika 279). Slika 279: Pot do izpisa M obrazca za prijavo/odjavo podatkov o zdrav. zav. družinskih članov Uporabnik vnese parametre izpisa (Slika 280). Slika 280: Parametri izpisa M obrazca za družinskega člana Pomembno: obvezno je potrebno vnesti vrsto dogodka in datum dogodka. 191/192 Obrazec se lahko izpiše največ za dva družinska člana hkrati. Pomembno: če se obrazec izpisuje samo za enega družinskega člana, v drugem oknu ne sme biti izbrana vrsta dogodka. Izpis nastane v dveh izvodih v MS Word obliki. Po potrebi ga lahko uporabnik pred tiskanjem še popravlja. 5 Dodatki, pogosta vprašanja 5.1 Izračun delovne dobe Izračun delovne dobe se je z zakonom o sistemu plač v javnem sektorju (ZSPJS) spremenil. Odstotki so drugačni. Za oba sistema pa velja poseben dodatke za ženske za vsako dopolnjeno leto nad 25 let delovne dobe. Torej ta dodatke pripada ženski, ko ima najmanj 26 let delovne dobe. 5.1.1 Izračun delovne dobe do 1.8.2008 (po starem) Za vsako leto dopolnjene delovne delavcu pripada 0,50 % osnovne plače. Ženski pa še za vsako leto nad 25 let delovne dodatnih 0,25%. 5.1.2 Izračun delovne dobe po 01.08.2008 Za vsako leto dopolnjene delovne delavcu pripada 0,33 % osnovne plače. Ženski pa še za vsako leto nad 25 let delovne dodatnih 0,15%. 6 ZAKLJUČEK Med ključne cilje Univerze v Mariboru nedvomno sodi hitro in kakovostno delo, kakovostni podatki in upravljanje z njimi. Uporabniška dokumentacija je pripomoček pri vsakodnevnih opravilih uporabnikov kadrovskega informacijskega sistema in nazorno prikazuje procese dela. Ob upoštevanju pomembnih informacij in opozoril, ki so zapisane v določenih poglavjih lahko uporabniki izboljšajo tudi procese dela drugih soudeležencev pri uporabi te ali drugih aplikacij. 192/192
© Copyright 2024