Prenos vložišča v zunanje
izvajanje
10. Mikrocop konferenca
Brdo pri Kranju, 13.11.2013
Izhodišča
Več izpeljanih projektov:
 Avtomatizacija procesa obdelave zavarovalnih pogodb,
arhiviranje in podpora usklajevanju vsebin zavarovalne pogodbe
 Dematerializacija in dodeljevanje priporočene sodne pošte
 Arhiviranje dokumentacije zakladništva in pogodb
 Obdelava povratne pošte, obvestila, sklepanje,…
Usmeritve
 Tehnološki vidiki
 Procesni vidiki
Tehnološki vidiki
 Enoten pregled in dostop do dokumentov
 Enoten dostop do poslovnih vsebin
 Enoten sistem hrambe
 E-delovna miza zaposlenih
 Mobilni dostop
Usmeritve
 Tehnološki vidiki
 Procesni vidiki
Procesni vidiki (1)
 Centralizirano vložišče
 papirna pošta (pošta, šalterji – preusmeritev vse
vhodne pošte s strani Pošte Slovenije na
eno lokacijo – zunanje vložišče)
 pošta preko faxa
 elektronska pošta
 dokumenti preko portalov (B2B, …)
 vzpostavljena evidenca med vhodnimi in izhodnimi
dokumenti
 Obvladovanje lastnih dokumentov v e-obliki (avtorizacija,
podpisovanje)
 Obvladovanje izhodnih dokumentov v e-obliki (centralno
tiskanje in odprema)
Procesni vidiki (2)
 Priložnost za avtomatizacijo in centralizacijo izvajanja
procesov
 Podpora procesu priprave pogodb
 Elektronska avtorizacija naročil in likvidacija računov
 Brezpapirno upravljanje odsotnosti, nadomeščanja in
pooblaščanja.
 Brezpapirno obravnavanje in obračun potnih nalogov,
optimizacija uporabe službenih vozil
Učinki uvajanja e-vložišča
 Racionalizacija v procesu:
 Zmanjšanje potreb po kadrih
 Vzpostavitev pogojev za uvajanja brezpapirnega
poslovanja
Učinki uvajanja procesnih rešitev
 Evidenca in nadzorovano razdeljevanje dokumentov
 Avtomatizacija človeških aktivnosti
 Avtomatizacija procesnih aktivnosti
Uvedbeni vidiki
 Ciljna tehnološka platforma
 Zaledni sistemi
 BPM sistemi
 Dokumentni sistemi
 Spletni portali
 Elektronski arhivi
Finančni vidiki
Predpostavke:
 Povprečna letna bruto
plača zaposlenega
 Povprečen čas
vpogleda v e-arhiv
 Povprečno letno št.
delovnih dni
Primerjava stroškov aktivnosti
Stroški poslovanja
 Letni prihranek (sedanje/novo):
1.4 mio EUR
 70% hitrosti vpogleda
 30% na optimizirani obdelavi
Možni prihranki na kadrih
Prihranek viri
vložišče
dodeljevanje
dodeljevanje procesi
škode
izterjava
fakture
izhodna
vpogledi_ostali delež
razlika
staro
7
2
40
novo
11
5
46
30
6
4
6
2
57
4
3
6
34
7
5
6
2
70
4
1
1
0
0
13
Končne odločitve so bile?
 Racionalizacija
poslovanja
 Vzpostavitev evidenc
 Optimizacija procesov
 Preusmerjanje kadrov
na core business.
 Znižanje stroškov
Hvala za vašo pozornost.
MAG. ALAN MEDVEŠ | T + 386 5 6643145 | M +386 40 424613 | [email protected] |
Vodja upravljanja projektov | PROJECT MANAGEMENT MANAGER
ADRIATIC SLOVENICA D.D. | LJUBLJANSKA 3A KOPER SLOVENIJA |www.adriatic-slovenica.si|