Språkveileder
Vi ønsker å fremstå som kompetente, empatiske og med
respekt for leseren.
For å fremstå slik, må vi oppfylle kravene til moderne,
profesjonell kommunikasjon. Vi må kunne utforme budskapet
slik at leseren tar poenget med én gang.
Vi skal ikke påføre leseren ekstra lesearbeid – det er
uprofesjonelt. Tung tekst fører også til lengre
saksbehandlingstid og flere henvendelser til oss.
Med et godt og enkelt språk sparer vi altså ressurser. Vi skaper
tillit og styrker vårt omdømme.
Sist oppdatert 23. september 2013.
Del 1: Slik skriver vi en god og forståelig tekst
Vi prøver å SI det før vi SKRIVER det
Er du i tvil om teksten din er enkel og lesevennlig nok? Her er et
smart knep: Lat som om leseren står foran deg, og du skal
forklare innholdet muntlig. Så skriver du ned det du ville ha sagt
– ord for ord uten å pynte på noe.
En tekst som i utgangspunktet kanskje så slik ut …
Summen av fartsnivå, trafikktall og oversiktelige forhold
tilsier ikke at behovet for fortau er så stort at det er rimelig å
stille krav til at det må anlegges ved denne utbyggingen.
… blir mye letter å lese hvis du gir den en mer muntlig vri:
Farten er relativt lav, det er lite trafikk og vegen er
oversiktlig. Kommunen vil derfor ikke kreve fortau her. Vi
mener at behovet ikke er stort nok.
Et annet mentalt knep du kan bruke, er å late som om du skal
presentere innholdet som et foredrag – for et kritisk publikum.
Dette vil også føre til at du automatisk velger kortere og
enklere uttrykk, for eksempel:
i det tilfelle at …
hvis
er utstyrt med …
har
innen det tidspunkt da …
før
er av den oppfatning at …
mener
har mulighet til å …
kan
med den hensikt …
for
på bakgrunn av det faktum at …
fordi
gir en indikasjon på …
viser
Vi bruker "vi"
Når vi skriver, omtaler vi oss selv som "vi". Da er vi aktivt til
stede i teksten. Dette signaliserer at vi tar ansvar og tør å stå
for det vi har skrevet. Leseren får tillit til oss.
Se for eksempel på dette flotte avslagsbrevet:
Vi beklager sterkt at vi er nødt til å avslå din søknad om
tilskudd til allment kulturarbeid. Vi har studert budsjettet ditt
nøye, og synes det er meget nøkternt. Vi er fullt klar over at
din forening gjør en viktig innsats i det frivillige
kulturarbeidet i kommunen vår, og det er åpenbart at årets
fordeling har falt svært uheldig ut for deg.
Men som du sikkert vet, har vi meget stramme budsjetter i
år. Det lille som finnes av penger har vi valgt å bruke på
ungdomsarbeid. Bare organisasjoner med mer enn 10
medlemmer under 24 år har fått tilskudd. Ingen "voksne"
foreninger har fått noe.
Den eneste hjelpen vi kan gi deg i år, er at du forsatt får
gratis lokaler i kommunehuset samt fri trykking av program.
Pronomenet "vi" løser utrolig mange skriveproblemer.
Skrivingen går mye lettere fordi vi slipper passiv-former og
kronglete omskrivninger.
Stadig flere offentlige virksomheter (blant annet flere
departementer) faser nå inn "vi" i dokumentene sine.
Vi skriver aktivt – og unngår passiv så mye som mulig
Vi ønsker å gjøre budskapet tydelig. Da bør vi unngå passivformen. Den har nemlig en tendens til å tilsløre budskapet. Det
fremgår ikke klart HVEM som skal gjøre HVA.
Det må fokuseres på å få opp større interesse fra ungdom
som vil satse på lærlingplasser innenfor bilbransjen.
En slik tekst er vanskelig å tolke for leseren, noe som lett fører
til frustrasjon. Det er mye bedre å utstyre setningen med et
subjekt:
Bilbransjen må reklamere bedre for sine lærlingplasser, slik at
de kan nå fram til ungdom som er interessert.
For å luke ut passiv-former, søker vi gjennom dokumentet etter
tekststrengen es[mellomrom]. De fleste passive verb slutter
nemlig med bokstavene "es", men få andre ord gjør det. Og når
vi finner en passiv-form, spør vi oss selv: Hvor er subjektet her?
Blir budskapet tydeligere hvis vi skriver om i aktiv?
Setninger som begynner med subjekt og verb er lette å lese.
Vi foretrekker verb fremfor substantiver
Vi nordmenn har en tendens til å ta korte, greie verb og gjøre
dem om til lange, kronglete substantiver. Dette kalles
substantivering. Mange skriver slik:
Fokus på overføring fra bil til andre reisemidler knyttet til
arbeidsreiser gir størst effekt på framkommelighet,
tilgjengelighet og mulighet for økt aktivisering av
sentrumsområder.
Vi skriver heller:
Den største effekten får vi ved å legge opp til at flere skal
bruke buss eller sykkel til og fra jobb. Da glir trafikken lettere,
og vi får et livligere mer tilgjengelig sentrum.
Tester har vist at lesere oppfatter verb lettere enn substantiver.
For å fjerne substantiveringer, søker vi igjennom dokumentet
på de typiske substantiverings-endelsene:
 ment[mellomrom], for eksempel i "supplement"
 ing[mellomrom], for eksempel i "oppstarting"
 else[mellomrom], for eksempel i "undersøkelse"
Vi har aldri mer enn FIRE perioder i hvert avsnitt
Korte avsnitt gir et luftig preg. Teksten ser innbydende ut, og
det blir mer lystbetont for leseren å gi seg i kast med den. Selve
lesingen går også raskere fordi det blir lettere å finne tilbake
hvis leseren et øyeblikk flytter blikket vekk fra teksten.
Vi lager avsnitt med et ekstra linjeskift – ikke med innrykk.
Vi har aldri mer enn TRE ledd i hver periode
Punktumet er leserens (og forfatterens) beste venn. Når
leseren kommer til et punktum, tar hun en ørliten pause og
tenker over det hun nettopp har lest. Men blir det for langt
mellom punktumene, husker hun ikke begynnelsen på perioden
når hun kommer til slutten.
Ofte er det mange forbehold og forutsetninger som må med for
at budskapet skal bli presist nok. Vi skriver ikke alle disse i én
periode. I stedet deler vi opp. Vi bruker tre metoder:
1. Vi presenterer problemstillingen som spørsmål.
Vi skriver ikke:
Hvorvidt befolkningsvekst og behov for arealer til offentlige
formål tilsier en annen vurdering av det aktuelle området i
framtidige rulleringer av kommuneplanen tilligger til det
enhver tid sittende kommunestyre å vurdere.
I stedet skriver vi:
Hva med befolkningsvekst og behov for arealer til offentlige
formål i framtida? Må vi vurderer området annerledes i
senere justeringer av kommuneplanen? Det må framtidas
kommunestyrer svare på.
2. Vi bruker formuleringen "dette gjelder".
Vi skriver ikke:
Det kan selvsagt diskuteres hvor sentrale enkelte av sakene
innenfor arbeidsområdet kjøp, salg og disponering av
kommunale eiendommer/arealer og samferdsel er.
I stedet skriver vi:
Det kan selvsagt diskuteres hvor sentrale enkelte av sakene
er. Dette gjelder for eksempel samferdsel samt kjøp, salg og
disponering av kommunale eiendommer.
3. Vi bruker kolon og lister.
Vi skriver ikke:
Målet om en årlig befolkningsvekst på rundt 2,5 prosent er
resultat av en samlet vurdering knyttet til kommunens ønske
om en viss vekst og ansvaret for å skaffe boliger til en
voksende befolkning i Osloregionen, samtidig som
kommunen opprettholder sitt særpreg og rolle som en viktig
landbrukskommune.
I stedet skriver vi:
Målet om en årlig befolkningsvekst på rundt 2,5 prosent har
vi kommet fram til ved å vurdere tre faktorer:
 kommunens ønske om en viss vekst
 ansvaret for å skaffe boliger til en voksende befolkning i
regionen
 at kommunen opprettholder sitt særpreg og sin rolle som
en viktig landbrukskommune.
Vi unngår unødvendige presiseringer
Noen tekster er overtydelige – de gjentar seg selv:
Å rekruttere og beholde høyt kvalifisert personale i
barnehager og skoler er viktige faktorer for å sikre at barn i
barnehage og elever på skolene får et optimalt tilbud.
Det er for eksempel ikke nødvendig å gjenta ordene
"barnehage" og "skole", det blir bare slitsomt.
Å rekruttere og beholde høyt kvalifisert personale i
barnehager og skoler er viktig for å sikre at barna får et best
mulig tilbud.
For å unngå slike unødvendige presiseringer, spør vi oss selv:
Formidler jeg ny informasjon med disse ordene, eller gjentar
jeg bare noe jeg nettopp har sagt? Må jeg presisere dette, eller
er det så selvsagt at leseren skjønner det ut fra
sammenhengen? Er denne informasjonen nødvendig for
leseren, eller klarer hun å løse oppgaven sin like bra uten?
Vi unngår intern sjargong
Det interne språket i en virksomhet lever sitt eget liv, og vil over
tid fjerne seg fra vanlig dagligtale. Mange har lett for å ta i bruk
interne uttrykk som er praktiske i hverdagen, og som "alle"
forstår. Her er noen eksempler:
Anskaffelsesprosedyren medfører liten grad av transparens.
Det finnes ikke noe norsk ord som heter "transparens". Vi
skriver heller:
Prosedyrene for anskaffelse gir liten grad av innsyn.
Her er et eksempel til:
Det er manglende konsistens i regnskapet.
"Konsistens" betyr fasthet. Forfatteren har nok ment at:
De forskjellige delene av regnskapet er satt opp på ulik måte.
Og til slutt denne gamle kjenningen::
Under utredningen må man hensynta at ….
Det heter "ta hensyn til".
Er du i tvil om et ord? Gå inn på sprakrad.no og sjekk om ordet
finnes i ordlisten – og om det har den betydningen du trodde.
Del 2: Slik bygger vi en god struktur
Vi skriver det viktigste ført
Det er mye enklere for leseren å tolke teksten når hun vet hvor
vi skal. Ved å gi hovedbudskapet med én gang, gjør vi altså
lesejobben lettere.
I et brev bør konklusjonen (vedtaket) selvsagt fremgå av
overskriften. Men også i større saksdokumenter kan vi bruke
overskriften til å styre leseren i riktig retning, slik at hun er
mentalt forberedt på det som kommer. I dokumentet nedenfor
må leseren jobbe seg gjennom veldig mye tekst før hun får vite
hva saken gjelder:
Sammendrag
Lovfestet rett til barnehageplass innføres fra årsskiftet. I 2009 gjelder denne retten for barn bosatt i
kommunen som fyller ett år før 1. september og som søker plass fra august innen søknadsfristen 1. mars.
Disse får barnehageplass fra august innenfor kommunegrensen.
Barn som fyller ett år i september eller senere og de det søkes oppstart for etter august har rett til plass
først i august 2010. Det samme gjelder for de som søker etter fristen 1. mars.
Kommunen har de siste tre årene gitt barnehagetilbud til langt flere enn minimumsforpliktelsene som
følger av lovfestet rett. Selv om målsettingen er at kommunen fortsatt skal gjøre det, legges det fra
rådmannens side ikke opp til at det skal gis plassgarantier utover forpliktelsene som følger av loven.
Saken
omhandler tilpasninger i opptaksbestemmelsene som følge
av lovendringen. Det fremmes i tillegg noen justeringsforslag som ikke er knyttet til lovfestet
Bestemmelser om opptak er nedfelt i vedtekter for kommunale barnehager.
rett, men som anses hensiktsmessige.
Hvorfor ikke plassere denne viktige opplysningen i overskriften?
Nye opptaksbestemmelser som følge av lovendring
Lovfestet rett til barnehageplass innføres fra årsskiftet. I 2009
gjelder denne retten for barn bosatt i kommunen som fyller
ett år før 1. september og som søker plass fra august innen
søknadsfristen 1. mars. Disse får barnehageplass fra august
innenfor kommunegrensen.
Barn som fyller ett år i september eller senere …
En kommune ønsket å bruke hjemmesiden sin til å rekruttere
nye medlemmer til ungdomsrådet. De brukte denne
overskriften:
Kommunens ungdomsråd ønsker å være talerør for all
ungdom i alle slags saker
Så fulgte en tekst som argumenterte godt for hvorfor det var
lurt å bli med i ungdomsrådet. Det hadde nok vært bedre å
flytte disse argumentene opp i overskriften:
Si din mening rett til politikerne! Gi innspill til kommunens
planer! Bli med i Ungdomsrådet!
Vi bruker mange og konkrete undertitler
Undertitlene fungerer som et veikart. Når leseren blar igjennom
et dokument, eller kikker på en hjemmeside, er hun ofte ute
etter en konkret opplysning. Da er det frustrerende hvis hun
må pløye gjennom mye tekst før hun finner det hun leter etter.
Her er et enkelt eksempel på bruk av undertitler:
Tilskudd til kulturprosjekter
Kommunen kan gi tilskudd til større og mindre kulturprosjekter, som for
eksempel
 utvikling av nye tilbud
 kunstneriske produksjoner
 prosjekter innen musikk, scenekunst, billedkunst, film og litteratur.
I 2012 har vi kr 100.000,- øremerket dette formålet.
Hvem kan søke?



Frivillige lag og foreninger
Kunstnere
Andre kulturaktører
Hvordan søker du?
Send en skriftlig søknad til …
En lang tekst uten undertitler er tung å lese:
Det er ikke alltid klart når en tur er å anse som en skoletur.
Utdanningsdirektoratet har tolket denne problemstillingen slik:
«Momenter i en slik vurdering kan for eksempel være om:
- skoleeier (kommunen) er ansvarlig dersom det oppstår uhell på turen
- det er utarbeidet reglement for turen
- det er utarbeidet sanksjoner for eksempel for hjemsendelse
- turen fremgår av skolens virksomhetsplan/årsplan
- det er organisert opplæringstilbud til elever som ikke er med.»
Utdanningsdirektoratet presiserer at listen over momenter ikke er
uttømmende, men vurderer det slik at dersom ett eller flere av
momentene er til stede, vil arrangementet kunne ansees som en del av
grunnskoleopplæringen og omfattes av gratisprinsippet.
Staten ga tidligere et øremerket tilskudd på ca kr. 1000,- per elev for å
dekke utgifter til leirskoler på barnetrinnet. Dette tilskuddet ble …
Bruker vi undertitler, blir det straks mer lesevennlig:
Hva er en «skoletur»?
Det er ikke alltid klart når en tur er å anse som en skoletur.
Utdanningsdirektoratet har tolket denne problemstillingen slik:
«Momenter i en slik vurdering kan for eksempel være om:
- skoleeier (kommunen) er ansvarlig dersom det oppstår uhell på turen
- det er utarbeidet reglement for turen
- det er utarbeidet sanksjoner for eksempel for hjemsendelse
- turen fremgår av skolens virksomhetsplan/årsplan
- det er organisert opplæringstilbud til elever som ikke er med.»
Utdanningsdirektoratet presiserer at listen over momenter ikke er
uttømmende, men vurderer det slik at dersom ett eller flere av
momentene er til stede, vil arrangementet kunne ansees som en del av
grunnskoleopplæringen og omfattes av gratisprinsippet.
Kommunen kan søke staten om tilskudd til skoleturer
Staten ga tidligere et øremerket tilskudd på ca kr. 1000,- per elev for å
dekke utgifter til leirskoler på barnetrinnet. Dette tilskuddet ble …
I større dokumenter har vi minst 2-3 undertitler på hver A4side. Og vi gjør dem så konkrete som mulig. Legg merke til at en
undertittel kan være spørrende eller konkluderende.
Vi skriver gode innledninger
Vi kan ikke fortelle alt i titlene. Derfor er det viktig at
dokumenter på mer enn 3-4 sider har en kort innledning (maks.
1/3 side). Virkelig store dokumenter bør ha en innledning i
hvert hovedkapittel.
En innledning kan være en konklusjon eller en oppsummering.
Her er et eksempel på det siste:
Evalueringsrapport – Stortingsvalget 2013
Samlet sett ble Stortingsvalget 2013 gjennomført på en
tilfredsstillende måte. Bortsett fra innrapportering til SSB av
foreløpig resultat ble valget avviklet helt uten større feil.
Stemmestyrene gjennomførte valgtinget nesten uten avvik.
Foreløpig opptelling ute i valglokalene gikk raskt og det var
meget små avvik fra det endelige resultat. Valgstyrets
møtebok ble godkjent i møte 22. september.
Endringer fra Kommunevalget i 2011:
[…]
Når du skal skrive en innledning, kan dette mentale knepet
være nyttig: Tenk deg at en kollega spør deg: "Jeg rekker ikke å
lese hele innstillingen. Hva er det viktigste som står der?" Skriv
så ned det du ville sagt.
Del 3: De viktigste norsk-reglene
Stor forbokstav?
Det meste skal skrives med liten forbokstav: staten,
regjeringen, departementet, kommunen.
Lover og forskrifter skrives også med liten forbokstav. Det
gjelder både det fullstendige navnet og kortformen. Det eneste
unntaket er Grunnloven.
I egennavn skal det bare være stor bokstav i det første ordet:
Olje- og energidepartementet.
"Forholdismen"
Uttrykket i forhold til bruker vi bare når det dreier seg om
sammenligning.
Mange bruker i forhold til der de heller burde brukt ord som
om, overfor, på, i, for, ved, når det gjelder, med hensyn til,
knyttet til.
Vi skriver aldri:
Infrastrukturen er ikke godt nok tilrettelagt i forhold til den
økte kundetilstrømningen.
I stedet skriver vi:
Infrastrukturen er ikke godt nok tilrettelagt for den økte
kundetilstrømningen.
Anførselstegn
Vi bruker kun enkle, rette anførselstegn ("—"), altså ikke (“—”)
eller («—»). Grunnen er at skrivingen blir enklere når de to
anførselstegnene (før og etter teksten) ser helt like ut. Word er
dessuten dårlig til å håndtere de mer avanserte
anførselstegnene.
Er innstillingen feil på din PC? Klikk
– Alternativer for Word
– Korrektur – Alternativer for autokorrektur – Fortløpende
autoformatering. Øverste valg skal ikke være haket av.
I tillegg til direkte sitater bruker vi anførselstegn på lange
lovtitler og dokumentnavn for å skille dem fra teksten rundt:
Energiloven sier: "Alle som innehar konsesjoner for
nettanlegg etter dette kapittel, har plikt til å …"
I "Lov om produksjon, omforming, overføring, omsetning,
fordeling og bruk av energi m.m." står det at …
Vi skriver aldri sitater med kursiv – det er svært tungt å lese.
Vi bruker ikke anførselstegn for å markere at vi tar avstand fra
noe vi skriver. Sarkasme hører ikke hjemme i våre tekster.
Kommunen har ikke mottatt flere henvendelser fra "protestbevegelsen".
Den viktigste kommaregelen
Det skal være komma etter en leddsetning (bisetning) som
kommer foran en hovedsetning. En leddsetning kjenner vi igjen
på at den begynner med en preposisjon eller konjunksjon (altså
et lite ord):
Hvis det gis tilskudd for flere år, krever kommunen årlig
rapport.
Derimot skal det ikke være komma når hovedsetningen
kommer først.
Kommunen krever årlig rapport dersom det gis tilskudd for
flere år.
Genitivs-apostrof
På norsk bruker vi ikke apostrof ved genitivs-s slik som på
engelsk.
Ved ord som slutter med en s-lyd (s, x og z), bruker vi apostrof
for å markere at vi ikke gjentar s-en: Sandnes' innbyggere.
Vi buker ikke "sin-genitiv":
Statens vegvesen sine automatiske trafikktellinger viste at ….
Her bruker vi vanlig genitivs-s:
Statens vegvesens automatiske trafikktellinger viste at …
Eller vi skriver det slik:
De automatiske trafikktellingene til Statens vegvesens viste
at …
Forkortelser
En forkortelse påfører nesten alltid leseren litt ekstra arbeid.
Vanlige forkortelser skriver vi derfor helt ut: blant annet,
eventuelt, for eksempel, henholdsvis, i henhold til, ifølge (ikke
i følge).
Forkortelser av navn eller begreper unngår vi så mye som
mulig. Det er veldig lett å overvurdere hvor mange forkortelser
leseren klarer å huske (selv om vi har forklart dem). Vi skriver
heller "departementet" enn "KRD".
Ord og bøyninger som mange har problemer med
 for øvrig (ikke forøvrig)
 fram (men vi kan bruke "frem" i sammensatte ord som
"fremstilling")
 i dag (ikke idag)
 kapittel – kapitlet – kapitler – kapitlene
 komité – komiteen – komiteer – komiteene
 lang – lengre – lengst
lenge – lenger – lengst
 mål (jo da, "målsetting" kan brukes, men "mål" er bedre)
 ovenfor = høyere oppe
overfor = rett foran ("Stilt overfor disse problemene …")
 potensial (ikke potensiale)
 til stede (ikke tilstede)
 ut ifra
 vel å merke
 verken
Huskeliste
 Prøv å si det før du skriver det.
 Bruk "vi".
 Unngå passiv. Begynn setningen med subjektet og verbet.
 Bruk flere verb og færre substantiver.
 Ikke ha mer enn fire perioder i hvert avsnitt, og ikke mer enn
tre ledd i hver periode.
 Unngå unødvendige presiseringer og gjentakelser.
 Skriv det viktigste først.
 Bruk mange og konkrete undertitler.