Tema: samhandling è www.steria.no/guide è Få mer ut av SharePoint SharePoint blir ofte lansert som svaret på veldig mye – publiseringsløsning, dokumentarkiv, samarbeidsverktøy. Man lykkes sjelden med alt. Resultatet er at systemet får manglende utbredelse i organisasjonen og blir brukt mindre og annerledes enn intensjonen opprinnelig var. Vi viser deg hvordan du kan få bruken av SharePoint på rett kjøl. è PROBLEMSTILLING Mange som jobber i team eller prosjekt har brukt SharePoint som samarbeidsverktøy. Tanken er god og ambisjonene høye i starten, men etter hvert som prosjektet går framover opplever mange at SharePoint ikke gir de ønskede gevinstene. Det kan til og med oppleves som dobbeltarbeid. I stedet for forenkling av hverdagen, kan en oppleve at informasjon er lagret på mange forskjellige steder, og i forskjellige former. For eksempel oppdaterer noen i et regneark, mens andre legger samme type tall i en SharePoint liste et annet sted i systemet. Arbeidsområder for møter opprettes kanskje, men likevel sendes agendaer, presentasjoner og andre dokumenter på e-post i tillegg. “Hva skjedde?”, kan en spørre seg selv. SharePoint er som en jungel, full av mulig- heter, men med mange fallgruver. En trenger i aller høyeste grad et kart å navigere etter og en ekspedisjonsleder som har vært der før. STERIAS KRITERIER FOR SUKSESS 1. Sett klare mål SharePoint kan gi stor verdi for bedriften, selv om en bare bruker en liten del av produktet. Det er ingen fasitsvar på hva som er den beste måten å bruke systemet på. Målene skal ikke være en uoppnåelig visjon. Målbildet en setter seg bør være konkret, oppnåelig, og ivaretatt av ledelsen slik at nødvendige aksjoner blir gjennomført. Ikke gap over for mye, velg ut noe og gjennomfør det før dere går videre. Kommuniser målene for hele organisasjonen slik at alle forstår hva intensjonen med den nye løsningen er. – SharePoint kan gi stor verdi for bedriften, selv om en bare bruker en liten del av produktet. Tips: Sett konkrete mål, som for eksempel at SharePoint skal erstatte e-poster med vedlegg og masseutsendinger av e-post internt i bedriften. 2. Gi tydelig ansvar Det må være tydelig hvem som har anvar for de ulike områdene og funksjonene i portalen. Den ansvarlige må passe på at sitt område fungerer som det skal, at informasjonen som ligger der er oppdatert og følge opp jevnlig. Det må være klare rutiner på hva som skal skje hvis den som har fått ansvaret slutter eller er borte fra jobb, og helst bør ansvaret kobles opp mot en rolle i organisasjonen og ikke en person. Selv om SharePoint-området har en eier med utvidet ansvar, betyr det ikke at man skal begrense brukeres rettigheter mest mulig. Flest mulig bør kunne delta i oppdateringer og endringer for å holde sidene dynamiske og mest mulig nyttige. Tips: Definer eiere for SharePoint områdene og eksponer dem tydelig slik at det ikke er noen tvil om hvem de er eller hvordan en skal kontakte dem. – Fokuser på brukerinnvolvering og la de ansatte ta del i utforming og videreutvikling av portalen. kan foreta elementære endringer selv har en også større sjanse for å opprettholde eller vekke entusiasmen hos ildsjelene. Statistikk over bruken av portalen er også et nyttig verktøy for å få kunnskap om brukermønsteret. Tips: Opprett Forslagslister hvor brukerne kan stemme fram ønsket funksjonalitet og forbedringer. 4. Gjør portalen brukervennlig Det er viktig at portalen har en intuitiv struktur og navigasjon som gjenspeiler brukerens arbeidshverdag. Bruk begreper som er kjent for de ansatte. Konsekvent bruk av portalen gjør at brukerne kjenner seg igjen og finner lettere fram. For at en portal skal oppleves som brukervennlig for de ansatte, må den oppleves som relevant. Det må derfor gjøres tilpasninger som gjør at en ansatt får opp informasjonselementer og funksjonalitet som er nyttige i hans eller hennes jobb. Det kan være lurt å lage retningslinjer for hvordan dokumenter skal organiseres og navngis. Tilby maler for områder, sider og lister som er relevante for dine brukere. Innfør standarder for metadata (tagging av dokumenter) som letter gjenfinning av informasjonen. Alle funksjoner er ikke like intuitive, prøv derfor å inkludere hjelpetekst slik at en får instruksjoner på riktig sted til riktig tid. © 2011 Steria AS. Versjon: 2011-9-26 Selv med små justeringer kan du oppnå økt utbytte av SharePoint-investeringen. Tips: Lag relevante maler for områder og samarbeidsområder. Opprett visninger som er tilpasset brukere og ulike brukersituasjoner. Med egendefinerte visninger kan man også synliggjøre utsjekkede dokumenter og framheve oppgaver som må gjøres. – Statistikk over bruken av portalen er også et nyttig verktøy for å få kunnskap om brukermønsteret. tere for andre hvordan de bruker portalen, for eksempel i avdelingsmøter eller andre interne samlinger. 5. Tilby opplæring Det er lett å undervurdere behov for opplæring. Alle funksjoner i SharePoint er ikke like intuitive og det er flere måter å benytte funksjonene i SharePoint på. De fleste vil derfor ha behov for noe instruksjon for å få fullt utbytte av løsningen. For mange vil enkle tilpassede hurtigveiledninger være tilstrekkelige, men for andre vil det være nødvendig med klasseromsundervisning eller personlig oppfølging. Spesielt i starten er det viktig å følge opp de som bruker litt lenger tid for å mestre nye datasystem. Tips: Lag enkle hurtigveiledninger og opprett et interaktivt område for spørsmål og svar på portalen 6. Del kunnskap, fortell suksesshistoriene Noen grupper vil få til mer enn andre, og har kanskje flere SharePoint-entusiaster. Da er det viktig at de som lager gode sider, oppsett og prosesser i SharePoint deler det med andre slik at man kan gjenbruke arbeidet. Et portalprosjekt er mer enn et it-prosjekt. Det handler også om organisasjonsendring og læring. Å se at andre lykkes kan også inspirere andre til å sette seg mer inn i SharePoint og se nye muligheter. Kontakt 3. Involver brukerne Unngå å organisere ovenfra og ned, men la brukerne ta del i utformingen og videreutvikling av portalen. Involvering er med på å sike at portalen utvikles i takt med brukernes behov og ønsker. Etabler referansegrupper som deltar i videreutvikling av portalen og test ut ny funksjonalitet på pilotgrupper. Hvis portalen er organisert slik at brukerne Ole Johan Heum E-mail: [email protected] Tel:.91738164 Steria AS Biskop Gunnerus’ gate 14A Postboks 2, N-0051 OSLO è Gå inn på www.steria.no/guide og få tilgang til et helt bibliotek med gratis 3-minutters guider. Tips: Engasjer ildsjeler eller superbrukere som har gjort det bra og la dem presen-