Kort oppsummering av forskjeller på Office 365 og Idrettskontor Det kan være greit i Idrettskontor å ha klart for seg at begrepet Office 365 etter hvert har begynt å bety mer enn kombinasjonen "Exchange + SharePoint + Lync, tilfeldigvis i skyen". Selv om det er disse server-‐tjenestene som ligger til grunn for Office 365 som også brukes i Idrettskontor, har Microsoft med tiden lagt til en god del mer funksjonalitet som ikke finnes i produktene "på bakken". Office 365-‐planer NIF har et abonnement på den rene tjenesteplanene "Office 365 ProPlus", og har valgt å kombinere denne med Exchange, SharePoint og Lync på bakken. I Office 365-‐familien av tjenester er en plan navnet på en gitt kombinasjon av tjenester med tilpasset funksjonalitet til en gitt pris, som så tilordnes en bruker i form av en lisens til å bruke disse tjenestene. Samleplaner Den mest solgte Office 365-‐planen for norske virksomheter virker på meg å være "Office 365 Enterprise 3"-‐plan, men småbedriftsplanene begynner å bli mer aktuelle etter en omstrukturering Microsoft gjorde høsten 2014. E3 inkluderer Exchange Online (m. 50 Gb mailboks og ubegrenset arkiv, SharePoint-‐tilgang, OneDrive for Business med 1Tb lagring, Skype for Business (erstatter Lync i april) og abonnement på skrivebordsprogrammene Office 2013 med en kontinuerlig oppdateringsløsning. Tjenesteplaner Det er også mulig å abonnere på utvalgte tjenester fra Office 365, så som kun Exchange Online, kun OneDrive for Business, eller kun Office 365 ProPlus (Office skrivebordsprogrammene i abonnementsform). NIF har altså den sistnevnte. Outlook-‐forskjeller I Outlook-‐programmet er det ingen merkbare forskjeller pr i dag på å ha en postboks i Exchange Online eller Exchange på bakken. I Exchange Online vil bruker ha 50Gb mailboks (som kan justeres, men det blir sjelden gjort da IT ikke har noen lagringskostnader i skyen). I NIF har brukerne 5 Gb i stedet. I Exchange Online sin Outlook Web App (webmail) er integrasjon med OneDrive for Business det mest merkbare. Når en bruker i OWA Online legger ved et vedlegg blir vedkommende spurt om å sende link til et vedlegg i OneDrive, eller en kopi av filen. Ved opplasting av vedlegg blir bruker spurt om å lagre vedlegget i OneDrive og erstatte med en link eller sende som det er. I NIF OWA finnes ikke denne integrasjonen mot NIF OneDrive. Uten omfattende manuell programmering må man avvente om dette kommer i Exchange Server 2016 og SharePoint Server 2016. Veien videre En snarlig oppdatering for Online OWA er Clutter-‐funksjonen der generell e-‐post legges i en Clutter-‐
mappe og Innboks kun viser e-‐post av høy relevans for brukeren. Det vil også være mulig å enkelt velge hva som er "Clutter" og hva som ikke er det. Det er usikkert når dette kommer til Outlook, men kan tenkes lanseres sammen med Outlook 2016 som kommer rett over sommeren. NIF OWA får ikke Clutter, heller ikke med ny versjon av Exchange på grunn av det Microsoft kaller "underliggende teknologiske utfordringer". SharePoint-‐forskjeller Her skjer det en del utvikling i skyen. Mye av funksjonaliteten her er dog ventet i neste versjon av SharePoint Server 2016 (ventet mot slutten av 2015). Kjerne-‐produktet Det er visuelle forskjeller på SharePoint Online og SharePoint på bakken. Noe av det er endringer i SharePoint som Microsoft har gjort for alle og noe er branding kunden kan gjøre selv (som NIF-‐
løsningen). Office 365 NIF Rødt – nye Office 365 app-‐switcher i skyen, linker øverst til høyre på bakken. Blått – båndet er likt bakke og sky. I skyversjonen av SharePoint kan man merke et dokument og utføre vanlige handlinger med knappene øverst. Båndet virker også i skyen. På bakken er det kun båndet. I skyen kan man tilpasse gruppen øverst til høyre (1) med snarveier til tjenester. Navnefeltet er også flyttet helt til høyre og erstattet med bilde. OneDrive-‐forskjeller Office 365 OneDrive for Business (skyversjonen): Grensesnittet i denne utgaven av av OneDrive for Business har blitt forenklet for å konkurrere bedre med Google Drive og Dropbox. Operasjoner som tidligere måtte utføres med SharePoint-‐båndet kan nå løses med touch-‐egnede brukervennlige knappemenyer (1). Det er langt lettere å ha oversikt over dokumenter andre har delt med deg eller du nylig jobbet med i filteroversikten på venstre side (2). Søk er også plassert lettere tilgjengelig og konfigurert til å søke i din OneDrive-‐struktur som standard. NIF OneDrive for Business: Newsfeed ("Post It") Funksjonen Newsfeed er lik i Office 365 og SharePoint på bakken. NIF har valgt å gi funksjonen navnet «Post It», men det er det samme. I Office 365 er Newsfeed dog på vei ut og erstattes med Yammer. Bedrifter kan deaktivere Newsfeed og erstatte koblingen med Yammer som er inkludert i mange Office 365 planer, eller tilgjengelig som eget tjenesteabonnement. I SharePoint Server på bakken er det også mulig å bytte ut Newsfeed med Yammer. Delve Office 365 har et nytt bilde som viser hva kolleger og en selv arbeider med for tiden i et oversiktsbilde: 1 – dokumenter kolleger av meg har oppdatert som involverer meg. 2 – et e-‐postvedlegg fra kollega jeg er blitt bedt om å se gjennom. 3 – ting folk i organisasjonen er opptatt av for tiden. 4 – filtere. Veien videre Yammer er tilgjengelig for SharePoint på bakken også, men Newsfeed fungerer fint og vil også gjøre det i neste utgave av SharePoint. Det ventes at grensesnittet i SharePoint 2016 vil ha flere av endringene som er skjedd i SharePoint Online. Det ryktes at noe av funksjonaliteten til Delve kommer i SharePoint Server 2016. Det forutsetter dog at NIF migrerer til denne versjonen. Lync-‐forskjeller Fra og med april 2015 endrer Microsoft offisielt navnet på Lync Online til Skype for Business. Det kommer også en erstatning for Lync-‐klienten i Office. Lync, Skype for Business og Skype for privatmarkedet kan alle ha samtaler med hverandre. Det kommer også en Skype for Business Server som erstatter Lync-‐server på bakken. NIF vil trolig få tilgang til nye Skype for Business-‐klienten for PC og Mac gjennom abonnement på Office 365 ProPlus. Office-‐forskjeller Da NIF abonnerer på Office 365 ProPlus er det ingen forskjeller for dere her. Den vesentligste utfordringen er at en del skyvalg i Office-‐programmene antar skyversjonen av tjenester (f.eks. OneDrive-‐integrasjonen). Office Online-‐forskjeller Nettleserutgaven av Office heter i skyen «Office Online» og har en god del forskjeller fra bakkeløsningen i NIF som har det gamle navnet Office Web. Det er hyppig utvikling i skyløsningen for å konkurrere med Google Apps og lignende. Office Online – lesemodus
(Merk Yammer-‐integrasjon på høyre side) NIF Office Web Apps – lesemodus Office Online – redigeringsmodus Denne versjonen har automatisk lagring samtidig som du skriver og noe mer funksjonalitet. NIF Office Web Apps – redigeringsmodus Merk krav om lagring med diskett-‐symbol øverst til venstre.