SM-BR-004 Brukerveiledning-administrasjon-V12 pdf

Administrator
veiledning
www.abax.no
ABAX Kjørebok
Forskjellen er ABAX™
2
| Forskjellen er ABAX™
Innhold
Administrasjon av ABAX kjørebok
Menyer
Kjørebok
Kjøretøy
Wizard - Endre fører
Vis turer
Leverte kjørebøker (privateide biler)
Førere
Rapporter
Biladministrasjon
Flåtekontroll
Aktivt kart
Statisk kart
Utstyrskontroll
Status
Posisjoner i kart
GEO-fence områder
Rapporter
Innstillinger
Avdelinger
Administrer områder
Normal arbeidstid
Varsler
Typer varsler
Nye varsler
Behandlede varsler
Makshastighet
Varseloppsett
Ver. 11.0 - 10.05.2013
3
3
3
3
5
7
10
11
13
14
16
16
17
19
19
20
20
21
21
21
21
23
23
23
24
25
26
26
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
3
Administrasjon av ABAX kjørebok
Administrasjonsgrensesnittet er kjernen i ABAX elektronisk kjørebok. Herfra har bedriften full
oversikt over all bilbruk i selskapet. Endel funksjoner er standard for alle, mens andre funksjoner
kun aktiveres dersom disse er bestilt. I denne veiledningen gjennomgås alle funksjoner.
MENYER
Tilgang til ABAX elektronisk kjørebok får man ved å logge på fra www.abax.no. Benytt tilsendt
brukernavn og passord. Menyene består av en hovedmeny og undermenyer hvor antall funksjoner
varierer avhengig av valgt løsning.
KJØREBOK
Kjøretøy
Når man logger seg på kommer man først til et oversiktsbilde. I eksempelet under fremkommer
en liste over virksomhetens avdelinger. Ved å klikke på en avdeling vises det en liste med oversikt
over kjøretøy i den avdelingen. Dersom det ikke er en avdelingsstruktur vises umiddelbart en liste
over alle kjøretøy.
Dersom man raskt ønsker å finne et bestemt kjøretøy eller fører, gjøres dette enklest ved å benytte
søkefeltet over avdelingslisten. Begynn å skriv navnet, og klikk på riktig kjøretøy i listen som
kommer tilsyne under søkefeltet.
Klikk deretter på “Søk” ute til høyre,
og kjøretøyet(ene) som stemmer med
søket vises i listen.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
4
| Forskjellen er ABAX™
Kjøretøy
Dersom man i listen klikker
på et kjøretøy, vil det åpne
seg et vindu med dette
kjøretøyets innstillinger.
Her bør alle opplysninger
fylles inn så nøyaktig som
mulig. Registreringsnummer
på kjøretøyet må legges inn
uten mellomrom. Dette
for å være konsistent ved
innsendelse av SMS med
oppdatering av opplysninger
(f.eks. kilometerstand).
Feltene «Privatbil / fri
bil (firmabil)» og «Bil til
disposisjon for yrkeskjøring» styrer hvordan kjøreboken leverer data.
Dersom det er krysset for «Privatbil / fri bil (firmabil)» vil alle kjørte turer som standard bli merket
som privat. Denne innstillingen brukes for de som leverer kjørebok for kjøregodtgjørelse, og for
brukere som har fri bil fra arbeidsgiver som blir beskattet fullt ut. Turer man kjører blir da ikke
vist for arbeidsgiver, før man har fulgt prosedyren for å levere kjørebok. Det er med andre ord
kun de turer man aktivt velger at er i virksomhetens tjeneste, og som man skal ha betalt for, som
vises for arbeidsgiver.
Dersom det er krysset for «Bil til disposisjon for yrkeskjøring», blir alle turer markert som
næringsturer. Alle turer vil også fortløpende være tilgjengelig for arbeidsgiver.
Om en bil er satt til «Privatbil /fri bil» er det kun føreren av bilen som kan endre det til «Bil til
disposisjon for yrkeskjøring». Å endre motsatt vei er det kun virksomhetens administrator som
kan gjøre. Det er gjort slik av personvernhensyn.
KMSTAND
Bilens kilometerstand skal iht. Lignings-ABC avleses og føres inn i kjøreboken en gang i måneden.
Det kan gjøres under menyvalget “KMSTAND”. Her fylles verdien inn og lagres. Alle tidligere
avlesninger vil komme frem
i listen.
Det er også mulig for
b r u ke re n å l e g g e i n n
k i l o m e t e r s t a n d ve d
å s e n d e i n n e n S M S.
Beskrivelse av dette står
i brukerveiledningen for
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
5
brukergrensesnittet. Om man har lagt inn feil verdi kan denne slettes ved å klikke på det røde
symbolet til høyre for verdien.
Service
Ved å velge “Service” fra
menyen får man opp en
dialogboks hvor man kan
legge inn opplysninger om
bilens service.
De fleste moderne biler
h a r s e r v i c e i n d i k a t o re r
s o m va r s l e r p å b i l e n s
instrumentbord. Det er
imidlertid vanskelig for en
bilansvarlig å følge opp dette.
Ved å legge inn opplysninger
om bilens service i dette bildet, kan bilansvarlig få oversikt over forestående service uten å måtte
sjekke i den enkelte bil.
Gjeldende fører
I dette bildet fremkommer
det hvem som er gjeldende
fører på det valgte kjøretøyet.
Dersom et kjøretøy har fått ny
fører foretar man førerbytte
via knappen “Endre fører”.
Om en bil tas ut av trafikk i
en kortere eller lengre periode
klikker man på “Sett bil som
ledig”. Dette vil typisk være
aktuelt ved permisjoner,
lengre fravær eller dersom en ansatt slutter og bilen blir stående ubrukt. Dersom en bil som ikke
har en fører tilordnet blir brukt, vil det sendes et varsel til administrator.
Det er her også lagt inn en snarvei til innstillingene for føreren via knappen “Åpne førerinnstillinger”.
Mer om hva som ligger her under avsnittet “FØRERE”.
Wizard - Endre fører
Om man under “Gjeldende
fører” velger knappen “Endre
fører” vil man starte en Wizard
som leder en gjennom prosessen
for å endre fører. Det første
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
6
| Forskjellen er ABAX™
valget er om man skal sette en eksisterende inaktiv fører som aktiv fører, eller om man skal opprette
en ny fører. Dersom man skal bruke en inaktiv fører vil man enten kunne velge fra listen, eller
søke etter føreren i søkefeltet.
Om man velger å opprette ny
fører klikker man på “Neste” for
å starte veilederen. Det er viktig
å være klar over at dersom man
oppretter en ny fører vil man også
opprette en ny brukerkonto på
systemet. Dersom man allerede
har registrert den aktuelle føreren i systemet bør man derfor bruke denne føreren og ikke opprette
en duplikat. Om man har føreren i systemet men denne ikke dukker opp i søket etter inaktive
førere vil dette normalt skyldes at føreren allerede er tildelt en bil. Man må da først fjerne føreren
fra denne bilen for å tilordne en ny bil. Man kan ikke ha tilordnet flere kjøretøy samtidig.
Når man star ter veilederen
for å opprette en ny fører
vil antall steg være avhengig
av om føreren opprettes til en
Yrkesbil eller Privatbil. Feltet
“Kjøregodtgjørelse” kommer
kun opp dersom det gjelder en
Privatbil.
Opplysningene under “Fører” bør
fylles ut så komplett som mulig.
Vi anbefaler sterkt å fylle ut
mobilnummer, da dette vil gjøre
mulig kommunikasjon mellom
føreren og systemet via SMS.
Fe l t e t B a n k ko n t o b e n y t t e s
k u n d e r s o m m a n ø n s ke r
b a n k ko n t o nu m m e re t p å
kjøreboken som leveres for
kjøregodtgjørelse.
Feltet “Hjemland” er viktig, da
dette styrer hvilke regler som skal
benyttes. Her må man velge det
landet som den ansatte skatter til.
For privateide biler vil neste trinn
i wizarden være å sette satser for
kjøregodgjørelse. Standard valget
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
7
er at man følger statens satser, benytter man andre satser kan det settes her eller under vedlikehold
av førere i etterkant, se avsnittet “Førere” lengre bak.
Neste trinn i veilederen er
“Varseloppsett”. Her vil man
kunne sette opp at varsler fra
systemet som gjelder førerens
bil sendes direkte til føreren.
Dette bidrar til å sikre at systemet
fungerer optimalt til enhver tid.
Siste steg i veilederen er en
oppsummering hvor man kan
gjennomgå og kontrollere de
opplysninger som er lagt inn.
Det anbefales at man er nøye
med å sikre at opplysningene er
komplette, og at alle opplysninger
er korrekte. Dette vil lette bruken
av kjøreboken fremover.
Når alle opplysninger er
gjennomgått klikker man på
“Lagre”. Det blir da generert et
passord som sendes til føreren via
SMS sammen med brukernavnet
(forutsetter at førerens
mobilnummer er lagt inn). Den
nyopprettede føreren er da satt som
ny fører på bilen man startet fra, og
eventuelt tidligere fører er satt som inaktiv. Med dette er prosessen fullført. Skulle man senere
ønske å slette den nyopprettede føreren, er det kun mulig dersom vedkommende ikke har kjørt
noen turer med noen bil.
Vis turer
Når man velger “Vis turer” i menyen kommer man til et søkevindu. Her legger man inn de
søkeelementer som er relevante. Dersom man ønsker å se turer fra alle biler, trenger man kun å
angi tidsrommet man vil ha turer for.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
8
| Forskjellen er ABAX™
Er man ute etter kjøring på en spesifik bil eller for en
bestemt avdeling, kan man starte et søk i fritekstfeltet.
Man starter der å skrive deler av søkebegrepet
(avdelingsnavn, registreringsnummer, brukernavn e.l.).
Etterhvert som man skriver kommer det opp en liste som
tilfredsstiller søket. Når man ser i listen den enheten
man er ute etter, velger man denne ved å klikke på den.
Dernest kan man angi ønsket datoperiode og eventuelt
tidsrom på døgnet.
Når man fyller inn en klokkeslettperiode, kan man velge om dette tidsrommet eventuelt skal
utelates, f.eks. utelate fra 07:00 til 17:00.
Under vises et eksempelresultat for et slikt søk.
Dersom man har definert virksomhetens normalarbeidstid under Innstillinger, kan man også velge
å søke etter turer kjørt utenfor denne normalarbeidstiden.
Ved å klikke på en av turene åpnes et vindu med detaljerte opplysninger om turen. Disse
opplysningene er tilgjengelig også for bruker, og det er bruker som i første rekke skal
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
9
vedlikeholde opplysningene i dette bildet
fra sin egen kjørebok. Det vil imidlertid
være mulig for administrator å legge
inn opplysninger under “Formål” og
“Kommentar”.
Dersom bilen er satt opp med
førergjenkjenning, vil administrator
også kunne tilordne en kjørt tur til en
fører. Dette i tilfeller hvor brukeren har
glemt å logge seg på bilen før han hadde
kjørt en tur.
Fe l t e n e u n d e r “ T i l l e g g ” o g
“Passasjertillegg” kan kun vedlikeholdes
av brukeren (kun aktuelt for privateide
biler).
I toppen av bildet med turdetaljer ligger
det fire faner. Den første av fanene
gjelder detaljopplysningene, og er valgt
som standard. De to neste fanene gir en
kartvisning av den kjørte turen.
Den miderste andre fanen viser kartet
i samme vindu, mens den tredje blåser
opp kartvisning til å dekke mesteparten
av nettleservinduet.
I kartet kan man ved hjelp av glidebryteren
til høyre zoome ned til ønsket nivå, for å
kunne dokumentere en kjørerute ved
behov. Man kan også zoom med hjulet
på musen eller ved å trekke ut en firkant
i kartet.
Den siste fanen åpner et utskriftsbilde av
turen, hvor man både får med turdetaljer
og kjørerute i kart.
Ved å klikke på start eller stoppunkt for
en tur vil det vises en informasjonsboks som viser hvilken bruker som har kjørt turen, hvilken enhet
som sitter i kjøretøyet. lengde og breddegrad og adresse, samt en knapp med teksten “Opprett
område”. Ved å klikke på “Opprett område” vil man få en ny dialogboks for å lage et navngitt
område for start eller stoppadressen for turen.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
10
| Forskjellen er ABAX™
I dialogboksen er det fem felt for utfylling.
Først skal man velge om det aktuelle
området skal gjelde for alle ansatte (Bedrift)
eller kun for den aktuelle føreren.
Dernest skal området navngis. Navnet
på området vil vises som formål for alle
kommende turer som starter eller stopper
i samme område. Dette er en metode for
å automatisk sette formål på turer. Det
bør derfor vurderes hva som er mest
hensiktsmessig tekst i forhold til denne
bruken.
I feltet “Adresse” kan man overstyre den
adressen som kartet angir. Dette er spesielt
nyttig i områder hvor digitale kart er
mangelfulle.
Feltet “Kategori” benyttes for å klassifisere
områder. Det finnes tilgjengelig en rapport
som kan fordele kjøring mellom forskjellige
kategorier (kostnadssteder) basert bruk av
områder og kategorier. Om man ikke har slik
bruk trenger man ikke ta stilling til dette feltet.
Den siste avkryssningsboksen indikerer om
området skal benyttes for å klassifisere en tur
som Arbeidsreise. Dersom man kjører mellom
to områder som har denne avkryssningen,
vil turen klassifiseres som Arbeidsreise. Dette
gjøres for å kunne innrapportere korrekt skattemessig for ansatte som benytter arbeidsgivers bil
mellom hjem og fast arbeidssted når bilen anses lite egnet for privaqt bruk.
Området som opprettes har en størrelse på 300 x 300 meter rundt punktet fra der hvor turen
startet eller stoppet.
Leverte kjørebøker (privateide biler)
Under menyvalget “Leverte kjørebøker” kan man finne de kjørebøker brukerne har levert for
kjøregodtgjørelse. Her kommer det opp liste over avdelingene, og ved å klikke seg inn på en
avdeling, og videre inn på en bruker, finner man brukerens kjørebøker.
Ved å klikke på en kjørebok, åpnes denne i en forhåndsvisning. Her fremkommer kjøreboken slik
den er levert. Ved å rulle ned i bildet vil summeringer etc. fremkomme i bunnen av dokumentet.
Dersom man ønsker den skrevet ut klikker man “Skriv ut (PDF)”. Det lages da et PDF-dokument
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
11
som man kan velge å skrive ut på papir, lagre eller sende med f.eks. e-post.
Dersom den leverte kjørebok ikke godkjennes (f.eks. ved at den er mangelfull), kan man klikke
“Opphev eksport”. Det gjør at ferdigstillelsen av kjøreboken oppheves, og brukeren må oppdatere
manglene i egen kjørebok før han leverer kjøreboken i systemet på nytt.
Førere
Under menyvalget “FØRERE” ligger en oversikt over alle i selskapet som er registrert som førere.
Disse er ordnet avdelingsvis dersom det er laget en avdelingsstruktur.
Listen viser om føreren har kjørt turer, om han føreren er aktiv og eventuelt hvilken bil som den
enkelte fører er registrert på.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
12
| Forskjellen er ABAX™
Ved å klikke på en av førerne åpnes
et bilde hvor detaljer kan fylles inn.
Dette er samme opplysninger som
legges inn via veilederen beskrevet
foran.
Det er en fordel å fylle inn
opplysninger så komplett som
mulig. Om kjøreboken benyttes for
kjøregodtgjørelse er det et krav at
privatadresse er fylt ut.
Under påloggingsinformasjon
kan man tildele nytt brukernavn,
samt passord via knappen “Nytt
passord”, til den valgte føreren.
Under fanen «Kjøregodtgjørelse»
velger man den satsordning man har
dersom man bruker egen bil i jobb.
I s e k s j o n e n fo r « T i d l i g e r e
godgjørelser» er det er viktig å
forstå bruken av feltet «Antall km for
tidligere mottatt godtgjørelse i år».
Det skal kun benyttes første år man
bruker kjøreboken, dersom man
har fått utbetalt kjøregodtgjørelse
ved annen kjørebok tidligere.
Dette for å sikre at beregning av
godtgjørelse over og under 10000
kilometer blir korrekt. Ved start av
nytt år skal dette feltet nullstilles.
Denne opplysningen gjelder kun
for privateide biler.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
13
I seksjonen “Levering av kjørebok” kan man velge å utelate klokkeslett på eksport dersom man
har kjøregodtgjørelse. Dette er en personverninnstilling som kun kan redigeres av føreren selv. I
feltet “Attesteres av” legger man inn navn på attestasjonsansvarlig. Da kommer det eget signaturfelt
for den som skal attestere kjøreboken med på utskriften.
Under fanen “Nor mal
arbeidstid” kan den
enkelte fører registrere
hvilken tid man normalt
er på jobb. Dersom man
har kjøregodgjørelse vil
disse tidene brukes til å
automatisk klassifisere
reisen som yrkesreise eller
privatreise.
I grensesnittet for den
enkelte fører kan man
velge om yrkesreiser skal
vises for administrator
selv om kjøreboken ikke
er levert. Ved å fylle ut
klokkeslett har vil alle turer
innefor normalarbeidstid
i det tilfellet vises for
arbeidsgiver. Det er kun
fører selv som kan fylle inn
disse opplysningene.
U n d e r
f a n e n
“Varseloppsett” kan føreren
velge å få tilsendt varseler
fra systemet via SMS eller
e-post. Dette anbefales
brukt, for å sikre at systemet
er operativt til enhver tid.
Rapporter
Under menyvalg et
“Rapporter” ligger det et
utvalg rapporter. Hvilke
rapporter som er tilgjengelig
vil avhenge av hvilke tjenester som er bestilt. Det vil også komme til flere rapporter over tid.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
14
| Forskjellen er ABAX™
Biladministrasjon
Under denne fanen finner man ABAX Biladministrasjon. Dette er et verktøy for å administrere
leasing-, forsikrings-, drivstoff- og dekkavtaler med mer. ABAX Biladministrasjon gir også flere
nyttige rapporter som CO2 utslipp, bilregnskap etc. ABAX Biladministrasjon er et tilleggsprodukt
som må bestilles særskilt.
I oversiktsbildet får man en rask status på hvordan bilene ligger an i forhold til gjeldende
leasingavtale. Her ser man antall kilometer i leasingavtalen, antall kilometer kjørt, hvor mye som
gjenstår, når leasingavtalen utgår, om man ligger an til å kjøre over eller under avtalt kjørelengde
og antall kilometer til neste service.
Dersom man søker frem en bil i listen og klikker på den åpnes et vindu med grunndata for bilen.
Ved å fylle inn registreringsnummer
på bilen kan man klikke “Hent
registreringsdata”. Det foretas
da et oppslag mot data fra
kjøretøyregisteret. Dersom bilen
finnes i dette datasettet fylles det
inn opplysninger for bilen i dette
vinduet. Det kan ta noe tid fra
en bil registreres til dataene er
ajourført og tilgjengelige. Navnet
på bilforhandleren må fylles ut
manuelt. Ved å klikke på knappen “Mer” kan man fylle ut detaljopplysninger for bilforhandleren,
og på den måten vedlikeholde et leverandørregister.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
15
Når man oppretter en leverandør kan man vedlikeholde hva denneleverandøren leverer via
menypunktet “Roller” i Biladministrasjonsløsningen”.
Under fanen “Leasing” kan
man registrere detaljene fra
leasingavtalen for den enkelte
bil. Her kan man også legge inn
informasjon om serviceavtaler.
Også her kan man vedlikeholde
l e ve r a n d ø r r e g i s t e r f o r d e
forskjellige tjenestene.
Under fanen “Forsikring” legger
man inn opplysninger og gjeldende
forsikring på samme måte som
for leasing.
Under fanene “Driftskostnader”,
”Service” og “Utstyr” kan man
legge inn relevant informasjon
s a m t re g i s t re re s e r v i c e og
reparasjonskostnader. Dette vil
kunne danne grunnlag for et
bilregnskap.
Bra Biladministrasjonsmenyen kan man velge “Rapporter”, og man får da tilgang til et sett
rapporter som forenkler oppfølging av bilparken. Siden dette systemet er endel av ABAX Kjørebok,
vil rapportene være basert på faktisk kjørelengde på bilene. Dette gjør at de ajourføres løpende
etterhvert som bilene brukes.
Menypunktet “Importer” inneholder en mulighet til å importere regnskapsdata inn i systemet for
på den måte å få grunnlaget for et bilregnskap.
Det siste menypunktet “EU-kontroll” viser oversikt over når de enkelte bilene skal ha EU-kontroll.
Her kan man også sette opp varsling av EU-kontroll til administrator pr. e-post.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
16
| Forskjellen er ABAX™
FLÅTEKONTROLL
Aktivt kart
Aktivt kart er en utvidelse av Flåtekontroll, som i standardleveranse kun har statisk kart. Om
man har Aktivt kart vil dette vises som første bilde under Flåtekontroll.
Aktivt kart er en funksjon som er beregnet for virksomheter hvor det å kjøre bil er hovedoppgaven.
Dette vil være spesielt aktuelt for budfirmaer, transportselskaper og lignende. Det forutsettes at
selskapet har en effektiviseringsgevinst ved å bruke systemet, ref. Personopplysningsloven § 8 pkt.
f. Denne funksjonen må spesifiseres spesielt ved bestilling.
Ved å velge “Aktivt
kart” i menyen hentes
det opp en tilsvarende
kartvisning som for
“Statisk kart”, men med
litt andre symboler i
kartet. Fra symbolene
i kartet kan man se om
enheten er i ro eller i
bevegelse. Dersom bilen
er i bevegelse vil man
også kunne se hvilken
retning den kjører i.
Også her har man
samme funksjoner med
informasjon om enhet
og zoom muligheter som for Statisk kart.
Grænn og rød markering i kartet indikerer om føreren har satt seg som ledig eller opptatt.
Her vil imidlertid posisjonen på enhetene som vises i kartet bli oppdatert etterhvert som bilene
flytter seg. Oppdateringsfrekvens er som standard hvert femte minutt. Kartposisjonen blir imidlertid
stående, så man kan oppleve at en bil kjører ut av kartet. Da må man tilpasse kartvisningen enten
ved å zoome ut, eller ved å flytte posisjonen på kartet. Å flytte posisjonen på kartet kan gjøres ved
å holde høyre musetast nede i kartet og trekke i dette med musen.
Ved å klikke på en bil i kartet vil kartet zoome
inn til bilen. Samtidig kommer det tilsyne noen
tilleggsvalg for enheten i listen på venstre side.
Ved å klikke “Vis siste 20 posisjoner” vil de siste
20 posisjonene fra enheten vises i kartet. Dersom
nødvendig vil også kartet tilpasse zoom nivået for
å få med alle posisjonene i samme visning.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
17
Statisk kart
Statisk kart er en funksjon som
er beregnet for bedrifter som
har behov for å lokalisere hvor
nærmeste medarbeider befinner
seg forhold til et innkommet
oppdrag. Hensikten er å redusere
responstid, øke kundeservice
og redusere kjøredistanse. Også
her må virksomheten ha en
effektiviseringsgevinst ved bruk
av løsningen for å ta dette i bruk.
Ved å velge “Flåtekontroll” i
hovedmenyen og “Statisk kart“ får
man opp et kart hvor alle yrkesbiler vises. Kartet oppdateres når man trykker på “Statisk kart” i
menyen. Dersom selskapet har ansatte med privatbiler på kjøregodtgjørelse, kan posisjonen for
disse også vises dersom den ansatte ønsker det. Dette settes opp fra den enkelte brukers innlogging.
Ved å føre pekeren over en bil i listen, markeres denne i kartet. Ved å klikke på et navn i listen
zoomer kartet inn til enheten, og man får opp detaljinformasjon om bilen ved å peke på den i kartet.
Man kan også zoome ut og inn i kartet ved å trekke ut en firkant, bruke glidebryteren til høyre i
kartet eller ved å rulle på hjulet på musen dersom man har det.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
18
| Forskjellen er ABAX™
Adressesøk
I s ø ke fe l t e t i k a r t e t
kan man skrive inn et
stedsnavn eller adresse.
Ved å klikke “søk” vil
kartet zoome inn på den
valgte adresse, og vise de
fem nærmeste bilene.
Denne funksjonen gjør det
enkelt å finne nærmeste
bil til et innkommende
oppdrag. Informasjonen
som skal vises kan være
navn, mobilnummer eller
lignende.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
19
UTSTYRSKONTROLL
Status
Dersom bedriften har utstyrskontroll, får man her oversikt over disse enhetene.
I tillegg til informasjon om selve objektet (gravemaskin, tilhenger e.l.), vises også dato for siste
posisjon. Dersom man har enheter som kun har internt batteri, vil man også få frem estimert
dato for batteribytte. På høyre side kan det også fremkomme noen symboler. En firkant her betyr
at GEO-fence er aktivert (GEO-fence er et geografisk gjerde), mens et rødt radiosymbol betyr at
enheten er i aktiv sporingsmodus.
Ved å klikke på en enhet åpnes et vindu
med detaljer om objektet. Her kan
objektet navngis, og tilordnes riktig
avdeling. Det er viktig å være nøye med
utfyllingen, da dette gjør det enklere
å holde oversikt også i kartvisningen.
Ved et eventuelt tyveri som varsles til
ABAX’ vaktsentral er det også disse
opplysningene som gjøres tilgjengelig for
de som skal gjenfinne objektet.
I det miderste feltet kan man aktivere
og deaktivere GEO-fence for objektet.
Når dette er aktivert vil enheten sende
en alarm dersom objektet flyttes utenfor
dette området. Områder som kan
benyttes for GEO-fence opprettes under
menypunktet “GEO-FENCE OMRÅDER”.
I nederste felt kan man velge om varsler i forhold til GEO-fence skal sendes via SMS eller e-post.
Her oppgis også hvilket mobilnummer, eller e-post adresse, varselet skal sendes til.
Helt nederst er det en knapp for å sette enheten i “Aktiv sporingsmodus”. Ved å velge denne knappen
sendes en melding til enheten, som gjør at den vil sende inn posisjoner hvert 5. minutt i to timer.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
20
| Forskjellen er ABAX™
Dette mottas av enheten neste gang den våkner for å lytte, og aktiveres fra da. Enheter som er
stillestående våkner en gang i døgnet, mens enheter som er i bevegelse våkner en gang i timen. Det
vil derfor kunne ta noe tid fra meldingen sendes til enheten begynner å sende posisjoner hyppigere.
Posisjoner i kart
H e r ko m m e r d e t f re m
en kartvisning hvor siste
posisjon for alle enhetene
vises.
Ved å klikke på en enhet i
listen zoomer kartet inn til
denne enheten. Man kan
også zoome inn i kartet med
musen eller glidebryteren til
høyre i kartet.
Ved å peke på en enhet i
kartet kommer det opp et
lite vindu med informasjon
om enheten, her vises adresse
med mer.
Nederst i dette informasjonsvinduet er det en knapp som heter “Opprett geofence område”. Ved
å klikke på denne opprettes et geografisk gjerde med 800 meter i diameter rundt enheten. Dersom
enheten flyttes utenfor dette området vil det genereres et varsel.
GEO-fence områder
Her kan det opprettes
o m r å d e r fo r G E O fence. Dersom en
enhet ikke skal forlate
et område, kan dette
området spesifiseres i
kartet. Denne måten
å opprette GEO-fence
områder på er beregnet
for steder man ofte har
utstyr, som selskapets
ko n t o r a d re s s e , e t
anleggsområde mm.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
21
Rapporter
Under menyvalget “Rapporter” ligger det rapporter relatert til utstyrskontroll. Hvilke rapporter
som er tilgjengelig vil avhenge av hvilke tjenester som er bestilt. Det vil også komme til flere
rapporter over tid.
INNSTILLINGER
Avdelinger
Ved å velge “Avdelinger” under menyen “Innstillinger” kan man opprette og vedlikeholde
informasjon om selskapets avdelinger. Avdelingene vises i en liste. Ved å klikke på en avdeling
vises informasjonbildet om denne avdelingen.
Her fylles inn og lagres detaljopplysninger. Hvis
avdelingen ikke har tilordnet noen biler, vil det
også være mulig å slette avdelingen.
Administrer områder
Administrator i en virksomhet kan opprette
områder i kartet som gjøres gjeldende for alle
kjørebøker i virksomheten.
Områder som er opprettet i kartet kan benyttes til automatisk å fylle ut navnet på området i
formålsfeltet på turer som starter eller slutter innenfor området.
I tillegg kan områder brukes til å overstyre adresseinformasjon. Dersom man angir en spesifik
adresse for et område, vil denne adressen legges inn som adresse på turen. Fra kartverket hentes
det f.eks. inn gateadresse, men via denne funksjonen kan man også få inn husnummer.
Områder kan også kategoriseres. Dette kan brukes for å lage statstikk over hvor mye kjøring det
er til de forskjellige kategorier av områder.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
22
| Forskjellen er ABAX™
Når “Administrer områder”
velges i menyen vises et kart
hvor alle områdene er markert
med et nummer og området
vises som en firkant. Man
kan zoome ned i dette kartet
på samme måte som i øvrige
kartvisninger, for å få mer
detaljer.
I venstre side av kartvisningen
e r d e t e n l i s t e ove r d e
områdene som er opprettet
fra administrator. Ved å klikke
på et av disse zoomer kartet
inn til dette området, samtidig som et innstillingsvindu for området åpnes.
I dette innstillingsvinduet vises navnet på området, og her kan det legges inn en alternativ adresse
som at området kan kategoriseres. Dersom man ikke har noen kategorier fra tidligere, kan de også
opprettes her. Ønsker man å slette området finnes det også en knapp for dette.
I kartvisningen hvor området er markert, vil man ved å føre musen over området få opp informasjon
om området, med lengde og breddegrad samt areal.
For å opprette nye områder flytter man først kartet til der området skal være. Deretter klikker
man knappen “Opprett nytt område” på toppen av listen på venstre side. Deretter trekker man ut
en firkant i kartet for å definere området. Så fyller man i detaljopplysningene og lagrer området.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
23
Normal arbeidstid
Under dette valget kan virksomheten definere det tidsrommet hvor virksomhetens biler normalt
benyttes i tjeneste. Iht. Lignings-ABC skal arbeidsgiver ha tilfredsstillende kontroll med at bilene
ikke benyttes privat. Ved å fylle inn her kan man under “Kjørebok” “Vis turer” enkelt få frem en
liste over kjøring utenfor ordinær arbeidstid. Tilsvarende søk har man i rapporten “Turrapport”.
VARSLER
ABAX elektronisk kjørebok gir varsler dersom noe tilsynelatende ikke fungerer som det skal.
Punktet “Varsler” i hovedmenyen vil stå å blinke dersom det er nye ubehandlede varsler i systemet.
Det anbefales å sjekke varsler jevnlig.
Typer varsler
Det er flere typer varsler som kan komme:
Mistet strømtilkobling
Dersom enheten i bilen mister strømtilførsel, vil den umiddelbart sende melding om dette. Enheten
har et oppladbart batteri internt som da vil ta over, men dette har begrenset varighet.
Mistet kontakt
Dersom det går mer enn tre døgn uten at enheten har sendt inn en GPS-posisjon, vil det bli varslet
om mistet kontakt. Dette varselet forsvinner så snart enheten rapporterer på nytt.
Ingen ny tur på XX dager
Dersom det går mer enn 14 døgn uten at en enhet har rapportert inn en tur, vil dette bli varslet.
Varselet forsvinner så snart enheten rapporterer en ny tur.
Ingen kontakt (GSM) på XX dager
Dette varselet gjelder utstyrskontroll, og kommer dersom en enhet ikke har posisjonert seg på
GSM-nettet på 25 døgn. Varselet forsvinner når ny posisjon kommer.
Ingen GPS posisjon mottatt på XX dager
Dette varselet gjelder også utstyrskontroll, og kommer dersom en enhet ikke har rapportert GPS© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
24
| Forskjellen er ABAX™
posisjon på 10 døgn. Varselet forsvinner når det innsendes ny posisjon.
Felles for varslene over er at de antyder at noe kan være galt, og det må da foretas en undersøkelse.
Dersom en bil står ubrukt, er parkert i et garsjeannlegg eller er på verksted, vil det ofte være
naturlige forklaringer. Er bilen derimot i daglig bruk må saken følges opp for å få rettet dette.
Dersom man mistenker at det er noe galt med selve enheten, må man ta kontakt med ABAX
kundesenter på telefon 22 22 22 99, som vil bistå med feilsøking.
Mulig høy fart
Det er mulig å legge inn et varsel for yrkesbiler, som gjør at arbeidsgiver varsles dersom en bil kan
ha kjørt i over 136 km/t. Varselet kan ikke settes lavere, men kan settes høyere. Denne hastigheten
er valgt fordi man da vil miste førerkortet i Norge uansett hastighetsbegrensning på veien ved en
kontroll.
Det anbefales at ABAX kundesenter kontaktes når varselet mottas for verifisering, da atmosfæriske
forhold o.l. kan påvirke varselet.
Varselet er avklart med datatilsynet, og er basert på tre ting.
•
For det første innebærer denne hastigheten en betydelig risiko på norske veier, og av HMShensyn kan arbeidsgiver oppfordre den ansatte til roligere kjøring.
•
For det andre er det arbeidsgivers biler, som ofte er profilert med reklame for selskapet. Denne
form for kjøring kan være negativt for selskapets omdømme.
•
For det tredje er brukere av yrkesbiler ofte avhengige av å kjøre bil for å kunne utføre sitt
arbeid. Dersom de mister førerkortet kan derfor også jobben være i fare.
Arbeidsgiver har ikke anledning til å benytte denne informasjonen som grunnlag for noen form
for straff, men kun til å oppfordre den det gjelder om en mykere og mer fornuftig kjørestil.
Førerløs bil
Dette varselet er knyttet til funksjonen med førergjenkjenning. Varselet kommer dersom en enhet
rapporterer en tur uten at en fører er registrert på bilen.
GEO-fence, utstyr utenfor område
Dette er et varsel som er knyttet til Utstyrskontroll. Det kan settes opp et geografisk “gjerde” i
kartet som en enhet skal holde seg innenfor. Dersom enheten fraktes utenfor dette området, vil
dette varselet bli sendt inn.
Lavt batteri
Varselet gjelder for sporingsenheter som benytter internt batteri uten ekstern strømtilførsel. Dette
er et varsel om at det må skiftes batteri i enheten. Enheten må da sendes til ABAX for batteriskifte
og service.
Nye varsler
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
25
Ved å velge “Varsler” i hovedmenyen vises bildet med nye varsler. Her listes alle innkomne varseler.
Man får vite ansattnummer, navn og registreringsnummer på bilen det gjelder. Det står dato og
klokkeslett for når varselet kom, samt type varsel og eventuell dato for kommunikasjon med
enheten. Til venstre er det en kolonne for kommentarer.
Ved å klikke på et av varslene åpnes et vindu hvor man kan behandle varselet. Her kan man legge
inn en kommentar og lagre denne. Da blir varselet fremdeles liggende som et nytt varsel, men man
kan ved kommentaren beskrive hva som er årsaken dersom årsaken til varselet ikke er fjernet. Dette
kan være aktuel for eksempel dersom en ansatt er på ferie, og bilen er parkert uten GPS-dekning.
Da vil det komme varsel om mistet kontakt etter tre døgn, men det er ikke noen grunn til å gjøre
noe med det siden det ikke er noen feil men bilen står fremdeles uten GPS dekning.
Dersom man klikker “Marker som behandlet”, vil varselet bli borte fra listen, men dukker opp
igjen etter kort tid dersom
årsaken ikke er fjernet.
Når bilen igjen tas i bruk,
vil varselet forsvinne fra
listen.
Behandlede varsler
Når et varsel er behandlet
flyttes det til denne listen,
med informasjon om
hvem som behandlet
varselet. Her kan man
også søke tilbake i tid
etter gamle varsler ved
å justere datoperioden.
Standard så vises de siste
20 varslene i perioden,
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
26
| Forskjellen er ABAX™
dersom man ønsker flere resultater, kan dette tallet økes.
Makshastighet
Her legges inn om man ønsker varsel dersom en bil kjøres fortere enn 136 km/t.
Varseloppsett
I tillegg til å få varsler
tilgjengelig i dette
grensesnittet, kan man her
velge å få tilsendt varsler
på e-post eller SMS. Dette
for å sikre at man får
varsler raskt selv om man
ikke er pålogget systemet daglig.
Ver. 12.0 - 11.01.2014
© ABAX as
Forskjellen er ABAX™ |
Tekniske data:
Dimensjon:
Vekt:
IP grad:
Temperaturområde:
Redusert funksjonalitet:
GPS:
GSM:
Kommunikasjon:
Radio:
Spenningsområde:
Internt batteri:
132 x 64 x 25 mm
180 g
IP67
Aktiv: -30 C til 75 C
-40 C til -30 C
SirfstarIII chipset med aktiv GPS antenne
Cinterion BGS3, Quadband
SMS, GPRS
Chipcon CC1020 (433 Mhz)
10 til 30V
1,7 Ah oppladbart på enhet med ekstern
strømtilførsel.
10 Ah på batteridrevet enhet
Alle antenner er innebygget i enheten. I tillegg leveres det en ekstern GPS-antenne for
kjørebok og flåtekontroll. Dette for å kunne plassere enheten i motorrom.
Posisjonering:
GPS, GSM og Radio (433 Mhz). GPS rapporterer også tid/dato, posisjon, hastighet
og retning.
Sensorer:
Bevegelse, sabotasje, temperatur og batteriforbruk.
© ABAX as
Ver. 12.0 - 11.01.2014
27
SM-BR-004 - 110114
Produktet er utviklet i samarbeid med Telenor.
MENNESKER
TEKNOLOGI
PRODUKTER
Forskjellen er ABAX™
ABAX as, Sanden 1, 3264 Larvik, t: 22 22 22 99, [email protected], www.abax.no