Elektronisk dokumenthåndtering
Mengden av elektroniske dokumenter vokser og vokser samtidig som det løpende blir
foretatt endringer, revisjoner og tilføyelser av mange forskjellige personer i både gamle
og nye dokumenter. Derfor blir det stadig viktigere å få kontroll på informasjonen.
Mdoc er et enkelt og logisk oppbygget dokumenthåndteringssystem, som holder styr på alle dine elektroniske
dokumenter, og gir en rask oversikt – samtidig som det er enkelt å bruke.
Mdoc
Med Mdoc har du et verktøy som gir deg enkel adgang til å finne og kontrollere de ønskede data. Programmet
er egnet til håndtering av dokumenter i Word, Excel, Outlook, Autodesk-produkter osv.
Optimaliser den elektroniske dokumenthåndteringen
- en liten investering med stort utbytte
Hvem bruker Mdoc
Tilpasningsmuligheter
Mdoc er svært utbredt og brukes i dag innenfor både byggog anleggsbransjen og industrien, samt av offentlige
myndigheter og foreninger.
Standardversjonen av Mdoc inneholder et meget bredt
spekter av funksjonalitet. Det vil naturligvis kunne være
oppgaver som ikke lar seg løse uten en tilpasning av
systemet. Utviklingsavdelingen i NTI CADcenter, som
står for utviklingen av Mdoc, stiller seg til disposisjon i
forbindelse med spesielle ønsker for systemet.
Oppbyggingen av Mdoc
I Mdoc tildeles alle dokumenter automatisk
et
dokumentkort
med
informasjonsfelter
som
beskriver dokumentets innhold, status, opphav osv.
Dokumentkortene lagres som rader i den innebygde
databasen – noe som gjør Mdoc til et dynamisk redskap.
Mdoc har mange funksjoner
Revisjonsstyring
Godkjenningsprosedyrer
Kraftige søkeverktøy
Supporterer bl.a. AutoCAD, AutoCAD LT og AutoCAD
Mechanical
Autodesk Architectural Desktop support/Integrasjon
Project Navigator
Autodesk Inventor support/Vault integrasjon
MS Office support
Support for referansestruktur og stykklister
“Inngår i”-analyse
Funksjon for reetablering av gamle revisjoner
Mdoc ekstramoduler
Mdoc kan utvides med følgende moduler:
Nummergenerator *
Distribuert arkiv **
Check in/Check out
Kryssreferanselister
Tegningslister/distribusjonslister
Printklient/plotserver
AutoBind
Multisave
* Modulen kan settes opp til å ta ut unike numre i henhold
til de mest vanlige metoder.
** Distribuert arkiv brukes f.eks. til å frigi de gjeldende
tegninger og dokumenter til produksjonsavdelingen.
Distribuert arkiv er ikke en del av Mdoc standard-pakken.
Integrasjon med e-postsystemer
Standardverktøy for integrasjon med virksomhetens
øvrige systemer
Visning av over 250 forskjellige filformater
Funksjon for sammenligning av tegninger
Redlining/rødmerking
Grafisk visning av referanser
Mulighet for å tilpasse brukergrensesnittet etter eget
ønske
Mulighet for lagring av søk
Integrasjon med andre systemer
Mdoc er fra starten utviklet med tanke på integrasjon med
andre systemer. Filosofien er at all informasjon, så langt
det er mulig, skal skapes og vedlikeholdes kun ett sted.
Med Mdoc kan man overføre informasjon til og fra andre
databaser ved hjelp av standard ODBC-kall. Det er ikke
nødvendig å programmere dette, da alt kan konfigureres
under implementeringen av systemet.
MS Office
Mdoc har en tett integrasjon med MS Office – spesielt
Word, Excel og Outlook.
Overfør feltinformasjon mellom Word/Excel og Mdoc
(f.eks. brevhodet i Word). Lagre e-post fra Outlook
direkte i Mdoc som msg-filer (krever Outlook 2000/XP
eller nyere).
AutoCAD
Arkitektur og database
AutoCAD-integrasjonen omfatter alle applikasjoner
som benytter DWG fil-formatet, herunder Autodesk
Mechanical Desktop, AutoCAD Mechanical, Autodesk
Architectural Desktop (via Project Navigator) og
AutoCAD LT.
Mdoc-arkitekturen er basert 100% på Microsoft-standarder. Teknologien bak den innebygde databasen er basert
på MS SQL-server.
Alle standardfunksjonene i Mdoc kan benyttes i
forbindelse med DWG-filer. På den måten kan man direkte
overføre informasjon mellom Mdoc og AutoCAD. En
funksjon som ofte blir benyttet er automatisk utfylling av
tittelfeltet. Mdoc gir deg også muligheten til å opprette
og vedlikeholde stykklister automatisk på tegningene,
basert på informasjon fra det administrative systemet
hvor stykklisten vedlikeholdes.
Alle XREF’s lagres automatisk i Mdoc, slik at det er mulig
å lage en “inngår i”-analyse.
Mdoc gir deg dessuten
oppstartprofiler i AutoCAD.
muligheten
til
å
styre
Autodesk Inventor
Det er full PDM-integrasjon mellom Mdoc og Autodesk
Inventor. Utover standardfunksjonaliteten i Mdoc får man
blant annet følgende muligheter i Inventor:
Grafisk grensesnitt for å knytte sammen informasjon
mellom Inventor og Mdoc
Full support av produkt- og datastruktur i Autodesk
Inventor, blant annet stykklister og alle typer
referanser.
Full support for kopiering og omdøping.
Funksjon for samlet å kunne gjenskape filer som hører
sammen med en gammel revisjon.
Funksjon for smart kopiering av enkeltfiler eller hele
prosjektstrukturen.
Funksjon for automatisk vedlikehold av prosjekt-filer i
Autodesk Inventor.
Kopi med referanser.
Vault integrasjon, slik at man via Mdoc kan benytte
Vault sammen med vanlig arkivstruktur.
Filstrukturen
Under implementeringen av systemet lar man oftest den
eksisterende mappe- og filstrukturen kjøre videre, fordi
den er kjent av brukerne i virksomheten. I Mdoc kalles
denne fysiske strukturen for et ”gult” arkiv. Den innebygde databasen i Mdoc gir brukerne mulighet til å sortere
dokumenter etter andre kriterier enn de som gjelder for
den fysiske filstrukturen. Disse arkivene kalles ”blå” arkiver. F.eks. er det mulig å opprette et ”blått” arkiv som
viser hvilke dokumenter som venter på godkjenning.
Forhåndsvisning
Mdoc leveres med forhåndsvisningsverktøyet Rasterex.
Det er snakk om et av de beste forhåndsvisningsverktøyene
på markedet, og det er dessuten mulig å styre hvilket
verktøy man ønsker å benytte til hvilke filtyper. Dette kan
settes opp for den enkelte bruker.
Sikkerhet
Mdoc benytter Windows login og passord som
brukeridentifikasjon. Alle egenskaper vedr. sikkerhet
og beskyttelse av dokumenter styres via Windowsfunksjonalitet.
I Mdoc tildeles brukerne forskjellige profiler og
rettigheter relatert til de enkelte Mdoc-arkivene. Det er
på den måten mulig å tildele samme person både lese- og
skriverettigheter til i et arkiv, samtidig som vedkommende
kun har leserettigheter til et annet.
Minimum systemkrav
Operativsystemer: Windows 2000, Windows XP, Windows
Vista eller Windows 7.
Plasskrav: 30 MB for klient. Størrelsen på serverdatabasen
avhenter av antall dokumenter, samt mengden dokumentinformasjon.
Få kontroll på informasjonen med Mdoc
Mdoc gjør det enkelt å holde orden på dokumenter og data, fordi programmet gir et enkelt overblikk over dokumentenes
identitet, navn, plassering, versjon osv. På den måten sikrer Mdoc en kunnskapsutveksling i organisasjonen, slik at også
gamle dokumenter – evt. fra tidligere medarbeidere blir umiddelbart tilgjengelige.
Stor brukervennlighet
Nøkkelord
Mdoc er fra starten utformet med størst mulig fokus på
brukervennlighet, og at bruken av systemet skal skje
intuitivt. Hemmeligheten ligger i at den systemansvarlige
hos kunden sammen med konsulenter fra NTI CADcenter,
setter opp Mdoc slik at brukerne nærmest ledes gjennom
virksomhetens prosesser og arbeidsgang når de bruker
systemet.
Hurtig gjenfinning av alle dokumenter
Hurtig gjenfinning av alle dokumenter
Vault integrasjon (Autodesk Inventor)
Integrasjon mot e-postsystemer
Tett CAD-integrasjon (AutoCAD, Revit, AutoCAD
Architecture, AutoCAD MEP etc.)
Mdoc databasen inneholder felter for dokumentinformasjon. Man velger selv hvilke felter som skal
være synlige på dokumentkortet, og hvor de skal plasseres i den grafiske layout’en av kortet.
Legg merke til forhåndsvisningsverktøyet.Det støtter mer enn 250 forskjellige filformater.
NTI CADcenter
NTI CADcenter er blant de største tilbyderne av CAD-løsninger i Norden med kontorer i Norge, Sverige og Danmark. NTI
CADcenter har mer enn 150 medarbeidere fordelt på de tre landene, og en samlet omsetning på ca. 285 millioner danske
kroner.
NTI CADcenter Gruppen er sertifisert Autodesk Gold Partner, samt sertifisert Microsoft Gold Partner.
NTI CADcenter sin misjon er å skape verdi for våre kunder gjennom å tilby de beste løsningene innen BIM, Digital Prototyping
og Plant industri. Det gjør vi i praksis ved å delta aktivt i våre kunders hverdag, vi gir ekspertråd og veiledning kombinert
med markedets beste opplæring.
NTI CADcenter
NORGE
NTI CADcenter AS
Tlf: +47 482 03 300 · E-mail: [email protected]
www.nticad.no · www.mdoc.no
SVERIGE
NTI CADcenter AB
Tlf: +46 019-20 54 50 · E-mail: [email protected]
www.nticad.se · www.mdoc.se
DANMARK
NTI CADcenter A/S
Tlf: +45 70 10 14 00 · E-mail: [email protected]
www.nti.dk · www.mdoc.dk