Referat fra årsmøtet i Myrefjell & Omegn hytteforening 7

Referat fra årsmøtet i Myrefjell & Omegn hytteforening 7. april 2012, klokken 12:00.
Møtet ble holdt ved Folkehjelpshytta kl.1200 med 62 fremmøtte i tillegg til styret.
1. Åpning
Møtet ble åpnet av styrets formann Ole Bjørn Sjulstad (ordstyrer ihht vedtektene) som ønsket
alle hjertelig velkomne.
2. Godkjenning av innkaling og dagsorden
Ordstyreren informerte om at det ikke var kommet inn noen skriftlige forslag til møtet, ref
punkt 8 på dagsordenen. Han ba videre om årsmøtets tillatelse til at daglig leder av Vegglifjell
Friluftslag, Ulrik Hoff, skulle få ordet ifm gjennomgangen av årsberetningen. Videre ble det
informert om at under Eventuelt (punkt 11) så vil styremedlem Knut Nordahl lufte et forslag
om en mulig fiskekortordning for medlemmene av hytteforeningen.
Innkallingen og dagsordenen ble godkjent.
3. Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen.
Styresekretær Rune Reffhaug Johansen ble valgt til referent, og Reidar Moe og Bjørn
Håvengen sa seg villige til å underskrive møteprotokollen.
Dette ble applaudert og godkjent.
4. Årsberetning 2011
Årsberetningen, som for øvrig ble lagt ut på foreningens nye web-sider en måned før
årsmøtet, ble gjennomgått av styrets formann. Årsberetningen kan sees i sin helhet på nettet,
men hovedpunktet dreide seg om arbeidet for en betydelig bedring av løypekjøringen sør i
fjellet. Det ble bla nevnt prosessen og inngåelsen av en ny 3 års løypeavtale, samt at en
løypemaskin nå er dedikert til løypekjøring i sør. Videre at det blir kjørt med snøscootere etter
”første” snø for å pakke traseen.
Det ble uttrykt unison tilfredshet fra årsmøteforsamlingen med at det nå er bedring i
løypekjøringen.
Det ble også orientert om arbeidet med å re-etablere foreningens web-sider på ny softwareplattform. De nye web-sidene ble før julferien etablert på samme plattform som
www.vegglifjell.no , og er å finne på enten www.vegglifjell.no/myrefjell , eller som tidligere
www.myrefjell.no .
Under gjennomgangen tok en av de frammøtte ordet og refererte til flere hendelser i løpet av
vinteren med snørekjøring med slalåmski i de fine oppkjørte skiløypene. Styrets formann sa at
denne uakseptable adferden var kjent for styret, at saken hadde blitt tatt opp med rette
vedkommende, og at foreningens kommentarer hadde blitt tatt hensyn til på tilfredsstillende
måte.
Ulrik Hoff, daglig leder i Vegglifjell Friluftslag, fikk ordet og snakket om kommende sesong.
Han orienterte hovedsaklig om planene for opprustning av løypenettet i sør (som en ikke fikk
gjort forrige år pga store nedbørsmengder), om konkrete planer om web-kamera og
værstasjon på Folkehjelpshytta, og om diverse planer som feks framtidige sykkelstier.
Selve arbeidet for opprustning av skiløypene sør i fjellet skal skje i regi av Søre Vegglifjell
Grunneierlag. Det ble reist spørsmål fra en frammøtt om hvilken bredde skiløypene nå vil få.
Det ble svart at formannen i Søre Vegglifjell Grunneierlag ved det ved forrige årsmøte hadde
nevnt at bredden ville bli bli bredere enn nå, men innen fornuftige grenser.
Ulrik Hoff fikk applaus av de fremmøtte for redegjørelsen.
Årsberetningen for 2011 ble applaudert og godkjent.
5. Orientering fra Vegglifjell Friluftslag ved daglig leder Ulrik Hoff
Se pkt 4.
6. Godkjenning av regnskapet 2011
Regnskapet for 2011 var publisert via foreningens web-sider ifm årsmøteinnkallingen og
rapporten. Foreningens kasserer Thore Steffensen gjennomgikk regnskapet der
hovedinntekten er medlemskontingenten og den største utgiftsposten er til løypekjøring.
Regnskapet er revidert og godkjent av revisor.
Regnskapet ble applaudert og godkjent uten innsigelser.
7. Forslag om vedtektsendring
Styret foreslår at punkt nr 10 i vedtektene endres til følgende:
”Innkallelse til årsmøtet skjer ved skriftlig melding til medlemmene. Fullstendig
dokumentasjon til årsmøtet kommuniseres via internettet.”
Forslaget ble applaudert og godkjent uten innsigelser.
8. Innkomne skriftlige forslag.
Ingen forslag var innkommet.
9. Budsjett 2012
Kasserer Thore Steffensen redegjorde for budsjettet og opplyste bl.a. om at ideen om
innkjøp av web-kamera er så ny at evt utgifter til dette ikke er kommet med i budsjettet.
Forøvrig legges det opp til et engangsunderskudd pga planlagt tilskudd til utbedringer av
løypenettet i sør.
Etter redegjørelsen ble det reist noen spørsmål knyttet til mulighetene for å ”markedsføre”
medlemsskap i foreningen. En lurte på om foreningen kan informere medlemmene om
medlemsregisteret, enten ved spørsmål, eller via web-sidene. Ordstyreren takket for
spørsmålet, og sa at dette er noe det nye styret vil ta med seg i neste periode. Bla må slike
muligheter sjekked mot datatilsynets regler.
Et annen positivt forslag kom fra en frammøtt som anbefalte å sende et hyggelig brev sammen
med fakturaen når man krever inn kontingenten.
Det ble også reist et spørsmål om bakgrunnen for økningen i utgifter til løypekjøringen (fra ca
120 000kr til 168 000kr). Det ble svart at årsmøtet forrige år vedtok en økning i kontingen fra
kr 450 pr år til kr 650 pr år. Denne økningen går i sin helhet til økte utgifter ifm løypenettet
og løypekjøring (i all hovedsak betaling til Vegglifjell Friluftslag).
Budsjettet for 2012 under ble dernest applaudert av forsamlingen og godkjent.
BUDSJETT ÅR 2012
Inntekter
Kontingent
Hyttenummer
Renter
kr.
"
"
Utgifter
217 750
300
Møter
Andre kostnader
Norsk Folkehjelp/løypekjøring
Oppgradering løyper
Datakostnader
Norges Hytteforbund
Porto
Veggli Friluftslag/løypekjøring
kr.
218 050
Utgifter iflg. budsjett
Inntekter iflg. budsjett
Dekkes av egenkapital
kr.
kr.
218 050
52 450
Sum
kr.
270 500
kr.
"
"
"
"
"
"
"
3 000
6 000
7 000
75 000
5 000
2 000
4 500
168 000
kr.
270 500
kr.
270 500
kr.
270 500
10. Valg
Valgkomiteen har bestått av Reidar Moe og Inger Johanne Fjellanger.
Reidar Moe sto for redegjørelsen og valgene.
a) Styremedlemmer og varamedlemmer til styret
Thore Steffensen var på valg. Sa seg villig til gjenvalg for to nye år.
Rolf Haukland var på valg. Han ønsket ikke gjenvalg.
Bent Eikmo ble foreslått som nytt styremedlem i to år.
Varamedlem Jan Petter Andersen var på valg. Han ønsket ikke gjenvalg
Ole Petter Hobbelstad ble foreslått som nytt varamedlem i to år.
Årsmøtet applauderte og godkjente valgkomiteens forslag.
Samtidig takket man de avtroppende medlemmene for deres innsats.
Den nye styresammensetningen er nå slik:
Ole Bjørn Sjulstad, valgt 23.04. 2011
Kjersti Ullebø, valgt 23.04 2011
Knut Nordahl, valgt 23.04.2011
Thore Steffensen, valgt 03.04.2010, gjenvalgt 07.04.2012
Rune Reffhaug Johansen, valgt 11.04.2009 , gjenvalgt 23.04.2011
Bent Eikmo, valgt 07.04.2012
Varamedlem Monika Eikmo, valgt 23.4.2011
Varamedlem Ole Petter Hobbelstad, valgt 07.04.2012
Styret konstituerer seg selv ved første styremøte.
b) Valg av revisor
Komiteen foreslo gjenvalg på Paul Røland.
Applaudert og godkjent av forsamlingen.
c) Valg av løypekomite
Komiteen foreslo gjenvalg av komiteen i sin helhet.
Applaudert og godkjent av forsamlingen.
Komiteens besetning ser da slik ut:
Kjersti Ullebø (komiteleder), May Britt Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki Kristoffersen,
Lars Kvadsheim, Bjørn Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon Berglia, Svein Holthe.
d) Ansvarlig hyttenummer
Komiteen foreslo gjenvalg av komiteen i sin helhet.
Otto Moskvil har hatt jobben over lengre tid, men ønsker nå avløsing. Valgkommiteen ved
Reidar Moe informerte om at det nå sysles med tanker om at alle hytter skal ha veiadresse,
enten de ligger ved vei eller ikke. Han mente derfor at det ville være klokt av foreningens
årsmøte å utsette denne saken, og først la styret ta stilling til om foreningen skal fortsette med
hyttenummer i lys av disse opplysningene.
Ordstyrer spurte årsmøteforsamlingen om dette var et akseptabelt forslag.
Årsmøtet vedtok uten innsigelser at styret skal se videre på denne saken i lys av de nye
oplysningene.
11. Eventuelt
Knut Nordahl kunne fortelle at styret har jobbet med å få til en ordning der medlemskapet i
hytteforeningen vil gi to fiskekort med mulighet til å fiske i vann i ”vårt” område, men bare
på Buskerudsiden. Tanken er at framvisning av kvittering for betalt medlemskontingent i
hytteforeningen skal være tilstrekkelig dokumentasjon.
Saken skal godkjennes av Fiskestyret 15.april d.å. , og det blir lagt ut info på nettsiden vår så
snart det er tatt en avgjørelse i saken.
Går saken i orden, er det et godt argument for å være medlem i hytteforeningen.
Til å underskrive protokollen :
______________________________
Reidar Moe
_____________________________
Bjørn Håvengen
Dato:
Dato:
Svelvik 01.05.2012
________________________________________
Rune Reffhaug Johansen, sekr.