Referat fra hovedstyremøte i Idrettslaget Holeværingen onsdag 11.6.2014.
Tilstede: Ove Evensen, Erik Winnje , Jorunn Hansen, Jan Olaf Gomnæs, Anne
Merethe Groseth, Frederik Skarstein, Roy Arild Fossum (referent).
Forfall: Arne Berg
DL = daglig leder
Saksnr Saksbeskrivelse
1/2014 Opprettelse av regnskapstjenester for
ILH.
Vedtak: Innhente tilbud fra tre
regnskapskontorer og inngå avtale,
med involvering av gruppene
2/2014 Grunnlag for saksliste til neste møte
er referatet og avgjørende for
behandling av sakene
Vedtak: Innen 48 t sendes referat
fra hovedstyremøte til medlemmene
samt til gruppelederne
3/2014 Navn,- gruppe- og adresse, e-mailer
og mobiltelefonlister
Vedtak: Opprettelse av kontakt og
innhenting av informasjon og
utferdigelse av liste
4/2014 Opprette team for samhandling og
samarbeid innenfor 1.gruppeledere,
2.medlemsregister,
3.økonomiansvarlige, 4.profilering &
sponsorvirksomhet og 5.informasjon
og hjemmeside.
Vedtak: Opprettelse av
samarbeidsteam innenfor viktige
ansvarsområder
Tidsfrist Ansvarlig
Merknad
Frederik/Roy Legges
1.8.14
Arild
frem på
neste
hovedstyre
møte
Anne
Mal legges
1.8.14
Merethe/Roy frem til
Arild
neste
hovedstyre
møte
1.8.14
Roy Arild
Opprette
kontakt
med
gruppene
1.9.14
Roy Arild/
Hovedstyre
Kontaktpersoner i
hovedstyre
5/2014 Utnevne ansvarshavende fra
11.6.14
hovedstyre innenfor «fagområder».
Vedtak: For gruppeledere –
Frederik Skarstein, for
medlemsregister – Arne Berg, for
økonomi – Marie Gran, for
profilering & sponsorvirksomhet –
Frederik og for informasjon og
hjemmeside – Jan Olaf Gomnæs
6/2014 Forslag: Formelt vedtak på at
11.6.14
nestleder er styreleders stedfortreder
ved dennes fravær.
Vedtak: Nestleder er styreleders
stedfortreder
Hovedstyre
7/2014 Antall faste hovedstyremøter i året? 1.8.14
Vedtak: Det skal gjennomføres åtte
faste hovedstyremøter i året, samt et
forberedende hovedstyremøte til
årsmøtet. Fire av disse møtene skal
gruppelederne innkalles. Forslag på
datoer neste møte.
8/2014 Forslag: Saker som skal behandles i 1.8.14
hovedstyremøte skal sendes DL
senest sju dager før fastsatt dato. DL
sender ut saksliste og
grunnlagsmateriale senest fire-sju
dager før møtet.
Vedtak: Forslaget vedtatt.
9/2014 Hvilke personer skal være
1.8.14
”kontrollører” ved å anvise og
attestere ved utbetalinger.
Vedtak: I hovedstyre er det
styreleder eller stedfortreder som
attesterer og DL som anviser. I
gruppene er det leder og
økonomiansvarlig som bekler de
rollene
Roy Arild
Roy Arild
følger opp
gruppene.
Styreleder/
nestleder/
daglig leder
Roy Arild
Frederik
Ved behov
DL kaller
inn til
”ekstra”
hovedstyremøte
Arbeidsoppgaver til daglig leder.
20.8.14
Gjennomgikk aktuelle oppgaver og
det var enighet om at DL måtte
utføre de riktige oppgavene og ikke
overta andres oppgaver. Det
frivillige arbeidet ønskes
opprettholdt på samme nivå og DL
vil være en støttespiller, koordinator
og utfører av administrativt arbeid.
Vedtak: DL skal utføre
administrtive oppgaver som referent
til hovedstyre og har ansvar for post
og at regninger blir betalt. Øvrige se
merknad.
Priser til medlemmer av ILH. Etter
20.8.14
oppfordring fra Hovedstyret er det
innkommet forslag på kandidater til
Langslets ærespris og innsatspris for
2013. Etter en del diskusjon rundt
temaet ble det foretatt følgende;
Vedtak: Hovedstyre ønsker å gå
gjennom statuttene for tildeling på
ny og komme ut med forslag til
eventuelle endringer av ILHs priser.
De kandidatene som er foreslått står
på vent til beslutning om ny ordning
er foretatt.
Frederik/
Roy Arild
Forslag til
oppgaver
fremlegges
på neste
hovedstyremøte
onsdag
20.8.14
Anne
Merethe
AM
kommer
med
forslag på
neste
hovedstyremøte
12/14
Oppfølging av medlemsregister. Det 20.8.14
foreligger en del utfordringer med
medlemsregistre.
Vedtak: Følges opp av
ansvarshavende
Arne B
13/14
Vurdering av video-overvåkning på
Svendsrudmoen etter forslag fra
prosjektgruppa kunstgressbanen.
Innhentet tilbud på kr 23300,- eks.
montering.
Fredrik
10/14
11/14
20.8.
Gjennomgang på
møte 20.8.
14/14
15/14
Vedtak: Hovedstyret bevilger
summen forutsatt at montering er
inkludert i pris og at det lages en
skiltplan. Forutsetning at alle
tillatelser gis (les datatilsynet).
Møte med idrettsrådet. ILH er
invitert til møte med idrettsrådet.
Vedtak: ILH ønsker å møte
idrettsrådet.
Neste hovedstyremøte.
Vedtak: Onsdag 20.8.14 kl. 1830 er
neste møte. Gruppelederne
innkalles. Sett av denne dagen.
1.8.
Frederik
10.8.
Roy Arild
Innkalling
ved DL