IL Aasguten
Respekt Samhold Trivsel Møtereferat hovedstyremøte: 7. oktober 2013 Tilstede: Kjell Olav Einarsve Torbjørn Nyborg Thore Tvete Stig Rønning Lise Larsen Tron Vedul Tronstad Sak 1) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. 13-‐2: Klubben Online: Ingenting gjort. Saken videreføres. 13-‐7 Grunnlag for kostnader til løpebane: Kostnadene er funnet. Se for øvrig sak 2. Saken avsluttes. 13-‐10: Webmøte er gjennomført, men med dårlig oppmøte. Infoskriv blir laget rundt bruken av hjemmesiden. Dette dokumentet legges ut på hjemmesiden slik at nye brukere kan lese dette. Ellers oppfordres alle webredaktører til å bruke hjemmesiden og ikke være redde for å spørre hvis det er noe. Saken avsluttes. 13-‐13: Leder har snakket med idrettskonsulenten i Levanger kommune. Idrettskonsulenten mener man beveger seg på stien på eget ansvar. Dette syns hovedstyret er litt tynn beskrivelse. Under arrangement vil idrettslaget ha ansvar, men da er vi dekt gjennom vanlig forsikring. Ledere kontakter idrettskonsulent i Steinkjer, som har erfaringer fra lignende saker, for å høre om de har et annet synspunkt. 13-‐14: Medlem i valgkommiteen er funnet. Grete Lillenes er ny medlem. Sak avsluttes. 13-‐15: Møte angående treningssenter i klubbhuset er avholdt med interesserte. Se sak 3 for detaljer. Saken avsluttes. 13-‐16: Møte med kunstgressbanegruppa er avholdt. Saken avsluttes. 13-‐17: Alle avdelingene skal ha sendt medlemslister fra verveaksjon til kasserer. Kasserer ikke tilstede på møtet. Regner med alt er i orden, men saken videreføres for å avklare ved en senere anledning. 13-‐18: Sak angående renovasjonsavtale med Retura. Det var to regninger registrert fra Retura. Den ene var for renovasjon, den andre for levering av noe på Mule. Hovedstyret skjønner ikke hva leveringen til Mule kan være for noe. Kasserer og leder undersøker videre for å få avklaring på hva det gjelder. Henterutinene på klubbhuset er uavklart. Mulig kasserer har info, men hun var ikke på møtet. 13-‐19: Kasserer har kontaktet Norske Skog angående reklame på hjemmesiden, men det er uvisst om hun har fått svar. Saken videreføres. IL Aasguten
Respekt Samhold Trivsel Sak 2) Grilstad/Kunstgressbane/Løpebaner Info: Det haster for Grilstad med å bygge ut fabrikken. Kommunen sier at når det planlegges utbygging for Grilstad tar de med kunstgressbane og løpebaner i samme slengen i planarbeidet. Dette går sin gang. Stig Rønning har undersøkt om kostnader rundt løpebaner. Kommunen må forhåndsgodkjenne for tippemiddelsøknad. Grunnarbeidet har ikke friidrett tatt med i beregningen, men forutsettes at er tatt med i kunstgressøknaden fra fotballavdelingen. To alternativer er vurdert: Tartandekke kun på løpebanene eller tartandekke på halvsirklene i svingene i tillegg til løpebanene. Prisanslaget på alternativ 1 er ca. 882 kNOK. Alternativ 2 har prisanslag 2 MNOK. Kommentarer: Løpebane: Det er enighet i hovedstyret at vi må prøve å få gjennom alternativ 2. Tartandekke i halvsirklene vil gjøre anlegget mye mer anvendelig. Forslag fra Torbjørn Nyborg om at vi må ha ”profesjonell” prosjektleder for slike store og kostbare anlegg. Dette må være på plass den dagen vi får godkjennelse til å ”sette spaden i jorda”. Forslag: Stig Rønning sender inn kostnadsgrunnlaget for løpebanen med alternativ 2 til kommunen for å få godkjennelse til tippemiddelsøknad. Leder undersøker om vi kan finne en ”profesjonell” prosjektleder som kan være klar til en eventuell byggestart. Vedtak: Godkjent Sak 3) Treningssenter på klubbhuset Info: Treningsromgruppa har hatt møte tre ganger og diskutert ulike muligheter. De har kommet fram til at 1. etasje er best egnet for treningsutstyr. Det vil også være mulighet for å utvide med salaktiviteter (for eksempel aerobic) i andre etasje. Gruppa har laget forslag til statutter og regler for treningssenteret som ble gått gjennom på møtet. Foreslåtte priser for å trene er: Årskort kr 1500,-‐ for enkeltmedlemmer. Årskort kr. 3000,-‐ for familie (gjelder for ungdom under 18 år med samme bostedsadresse). Det er hentet inn tilbud fra ett firma som leverer treningsutstyr. Forslaget som er gitt er på demoutstyr. Dette innbefatter: 2 tredemøller 10 spinningssykler 1 romaskin 1 multigym Vektstenger Bråsterk Håndmanualer Totalsummen for alt sammen er 220 kNOK. Aasen Sparebank er kontaktet og er villig til å gi lån. Det er ikke tenkt at vi skal tegne vedlikeholdsavtale på utstyret. Personer i nærmiljøet har kompetanse og kunnskap til å gjøre vedlikehold på mesteparten av utstyret. Bedrifter i nærmiljøet er ikke kontaktet enda om pengestøtte til treningssenter, men vil bli kontaktet. IL Aasguten
Respekt Samhold Trivsel Kommentarer: Hovedstyret ber gruppa undersøke om garanti på utstyret. Selv demoutstyret bør leveres med garanti slik at vi ikke kjøper katta i sekken. Påmelding til spinning og lignende skal gjøres på internett. Vi må undersøke om det finnes gratisløsninger på nett som vi kan bruke. Frosta har blant annet en løsning vi kan se på. Det må spesifiseres i reglementet hvordan avdelingene kan benytte treningssenteret i organiserte treninger. Det bør være en egen daglig leder for treningssenteret som har hovedansvaret. Gruppa som er satt sammen vil fortsette å bestå den første tiden treningssenteret er i drift for å sikre at alt går som planlagt. Ansvaret for treningssenteret er tenkt lagt under arbeidsutvalget, men regnskapet legges under Trimavdelinga. Forslag: Treningsromgruppa kan søke om lån på 250 kNOK i Aasen Sparebank til å kjøpe utstyr og gå videre med saken. Webmaster undersøker om påmeldingsløsninger. Treningsromgruppa formulerer tekst om organisert bruk av treningssenteret av avdelingene. Vedtak: Godkjent Sak 4) Fotball/Klubbhus Info: Siden fotballavdelingen ikke er tilstede utsettes saken. Sak 5) Eventuelt Ingen saker. Oppgaveliste: Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist 13-‐2 Undersøke Klubben Online med Arbeidsutvalget Neste tanke på medlemskontingent hovedstyremøte 13-‐13 Tusenårssti – Rettslig ansvar og Leder Neste avklaringer hovedstyremøte 13-‐17 Sende medlemsliste fra Alle avdelingene Så fort som mulig verveaksjon til kasserer. 13-‐18 Undersøke renovasjonsavtale Kasserer og leder Neste med Retura hovedstyremøte 13-‐19 Kontakte Norske Skog for å høre Kasserer Neste om de fortsatt ønsker å ha hovedstyremøte reklame på hjemmesiden vår. 13-‐20 Sende inn grunnlag for kostnader Stig Rønning, Så fort som mulig til løpebaner til kommunen for Friidrett forhåndsgodkjennelse til tippemiddelsøknad. 13-‐21 Gå videre med Treningsromgruppa Så fort som mulig treningssenterplanene. Dvs. søke om lån, bestille utstyr, pusse opp klubbhuset, etc. De skal også formulere regler for organisert 13-‐22 IL Aasguten
bruk av treningssenteret for avdelingene i idrettslaget. Undersøke webløsninger for påmelding til spinning/aerobic/etc. Tron Vedul Tronstad, webmaster Respekt Samhold Trivsel Neste hovedstyremøte Signaturer: