Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 Protokoll for Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden Ilsvika bydelscafè Mellomila 82 30.4.2013 kl 18.00 Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 Oppmøte: Se eget vedlegg for oppmøtte. Styremedlemmer: Ole Kristian Sprakehaug, Morten Forbord, Per Åge Kristiseter, Ane Marta Aarø, Trine Standal. Forretningsfører: Advokatfirmaet Bjerkan Stav ANS v/ Vibeke Rabben Saksliste: 1. Innledning av møtet Møte satt kl. 18.08 Ole Kristian Sprakehaug blir valgt til møteleder. Innkallelse: Reaksjoner angående diverseposten i årsinnkallelsen; godkjent enstemmig. Dagsorden: Ingen ytringer; godkjent enstemmig. Fremmøte blir registrert med navn og leilighetsnr. på egen liste, se vedlegg. Valg av stemmetellere: Stig Harald Engen og Øystein Dale Signering av protokollen: Stig Harald Engen og Annelise Uvsløkk 2. Styrets Årsberetning for 2013. Styreleder, Ole Kristian Sprakehaug, informerer om: eierforhold, styrets sammensetning, antall styremøter, likestilling, ansatte, arbeidsmiljø, leverandører, påvirkning av det ytre miljø, sameiets økonomiske resultat 2012, forutsetninger om fortsatt drift, oppgaver styret har jobbet med i 2012, og oppgaver som må videreføres av neste styre. 3. Regnskap 2012. Vibeke Rabben (Bjerkan og Stav) informerer om regnskap for 2012. 4. Budsjettforslag for 2013. Vibeke Rabben (Bjerkan og Stav) informerer om budsjett for 2013 uten innspill. Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 5. Saker som styret foreligger. -Våre Nye Naboer i Øst Ole Kristian Sprakehaug informerer om det planlagte Koteng-prosjektet på nabotomten. - Er ikke så mye Sameiet Ilsvika Garden får gjort i denne situasjonen, annen en det å stille seg bak motstandsgruppen til Ilsvikøra. -Våre Nye Naboer i Vest Ole Kristian Sprakehaug informerer om det igangsatte prosjektet til Ren Eiendom. - Positive-, og nysgjerrige reaksjoner. Debatt angående det faktum av at deler av tomten er vernet. 6. Innkomne saker. Ingen innkomne saker er forelagt styret. Det kommer noen innspill og spørsmål fra salen, men årsmøtet velger å flytte disse sakene til beboermøtet. Se referat fra beboermøtet bakerst i denne protokollen. 7. Valg på: - Styremedlemmer: Ole Kristian Sprakehaug ble valgt for to år i fjor og er med videre. Per Åge Kristiseter ble valgt inn som vara i fjor, men velger å avstå et nytt verv. Morten Forbord fra Trondos stiller til gjenvalg. Valgkomiteen stiller med egen representant: Stig Harald Engen, og det kommer omsider to forslag i fra salen. Det nye styret består av: 1. Ane Aarø 2. Stig Harald Engen 3. Bjørn Voldseth 4. Ole Kristian Sprakehaug 5. Morten Forbord Valgene godkjennes enstemmig. Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 - 2 varamedlemmer: 1. Trine Standal 2. Berit Brubakk Valgene godkjennes enstemmig. - Revisor: Revisor stiller til gjenvalg Godkjennes enstemmig. - 2 stk til valgkomite: 1. Per Åge Kristiseter 2. Christian Heide Godkjennes enstemmig. Årsmøte avslutter Trondheim 30.4.2013 Per Åge Kristiseter, Referent Godkjenning av protokoll: Stig Harald Engen Annelise Uvsløkk Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 Fremmøtte på årsmøtet: - Long Tran D108 - Øystein Dale C203 - Kristin Myhre A110 - Berit Brubakk D202 - Kjersti S. Solli Ca. C111 - Anne Berit Julseth D111 - Kristina Heide A306 - Håkon Skaland B309 - Randi Brøndbo & Knut Mo D301 - Øystein Lindland D303 - Stig Harald Engen D312 - Bjørn Voldseth A108 - Annelise Uvsløkk A301 - Jorunn Agnete D210 Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 Referat fra beboermøte: 1. Beboermøte 1.1 Maling av ganger: - Vaktmester kan få gjennomføre vask før en evt. dugnad hvor veggene i gangene skal males. Innspill: Styret må følge opp vaktmester angående vask, og sørge for at de tar den jevnlige nedvask av vindusflater og andre kriker som ikke vaskes for ofte. Vil ta en avgjørelse angående hva som gjøres etter nedvask. 1.2 Endringer rundt avfallshåndtering - Forslag: Kortleser og Videokamera - Forslag: Informasjonsskriv hvor beboer kan kontakte vaktmester mot betaling om de skulle fjerne en større mengde søppel. 1.3 Investeringer 1.4 Utbedringer - Garasjevegg (Lettveggen), Døren i lettvegg, skal byttes i lag med låsmekanismen og en utbedring av lysbryterene. 1.5 Ny representant fra Trondos AS – Morten Forbord. 1.6 Garasjen 1.7 Dørmatter i ganger 1.8 Feiing av garasje - Førstkommende mandag 06.05.13 skal garasjen feies fra ca. kl. 10:00 - 16:00. 1.9. Befaring i D-Blokk. - D111 stiller sin veranda til disposisjon. - Kan kontaktes på Tlf 95 22 91 96 2 Brannvern - Vedlikehold slukkemidler - Alle må snu brannslukkingsapparater én gang i året. - Opplyser møtedeltagere om hvor nøkkel til tavle befinner seg i tilfellet om brannalarmen skulle gå og ikke styremedlemmene er å finne i sameiet. Styret vurderer om de skal opplyse sameiet angående dette! 2.1 Dugnad - Informer beboere om evt. skulle ha Årsmøte Sameiet Ilsvika Garden 30.04.2013 2.2 Eventuelt 2.2.1 Flisene i trappene diskuteres. Forslag: - Fjernes. 2.2.2 Lekkasje garasje, Heistak, dårlig sluk m.m - Vil ha løsning, vil ha befaring for å søke løsninger, takstmann og rettslige følger. Utredning skal ha en konsekvense-rapport. - Fikse heistakene? Styreleder mener å kunne oppdrive en løsning. - Bjerkan Stav kan muligens ta saken. - Vaktmester må følges opp når det kommer til sluker og tak, takrenner. Helst i samhold med en fagperson. 6.2.4 Idé til bygge glass på veranda. - Lunken mottakelse. Høre om pris, og sende ut et skriv for kjenne etter interessen for dette forslaget. Trondheim 30.4.2013 Per Åge Kristiseter, Referent