HARALØKKA BORETTSLAG Møtereferat fra styremøte nr. 10

HARALØKKA BORETTSLAG
Møtereferat fra styremøte nr. 10 avholdt 24.4.2013 kl. 18:030 i Haraløkka nr. 8
Til stede:
Siw Anita Alkaoi, Ellen Johannsen, Elin Olsen, Vasanthankumar Kanagasabai, Bo Pedersen, Mette
Berg, Britt Grytbak Nasario, Jon Rike
Neste møte:
15.5.2013 kl. 17:00, Bøler kirke – Styremøtet etterfølges av årets generalforsamling
SAKSLISTE
89/2013
90/2013
91/2013
92/2013
93/2013
94/2013
95/2013
96/2013
97/2013
Godkjennelse av protokoll
Husleie
Overdragelser
Parkeringsplasser
Vaktmester
Garasje
Gjennomgang av informasjon til generalforsamling
Innkommende saker
Eventuelt
89/2013
Godkjennelse av protokoll
Protokoll fra forrige styremøte ble gjennomgått og signert
90/2013
Husleie
Utestående husleie er pr. i dag ca. kr. 32.000. 2 beboere har 2 måneder utestående.
Utestående husleie følges som vanlig opp av forretningsfører.
91/2013
Overdragelser
Andel 280 i H30 er solgt for kr. 2.690.000,Overdragelsen er godkjent av styret.
92/2013
Parkeringsplasser
Ingen nye ting.
93/2013
Vaktmester
En av to løvblåsere er dårlig. En tilsvarende type koster kr. 5000 – 6000,- Michael sjekker pris på ny
løvblåsertype med rive. Styret godkjenner kjøpt av dette opp til kr. 10.000,To tilbud for felling av trær er mottatt. Styret aksepterer tilbudet fra TA skogdrift.
Ellen informerte om status for vaktmestere. Arbeidsinstrukser i forbindelse med utearealer ble
drøftet.
Det ble besluttet at ansvarsområder, instrukser og arbeidsmiljø drøftes som en del av
medarbeidersamtale april/mai.
Lønnsforhandlinger med vaktmester ble drøftet og styret ble enig om rammer for
medarbeidersamtalen som Siw og Ellen vil ha med vaktmestere.
94/2013
Garasjer
Siw informerer om befaringer av garasjeanlegg. To befaringer er utført og kostnadsoverslag for
nødvendige utbedringer ventes før generalforsamling. Disse vil legges fram sammen med andre
saker (nytt styre, honorar for styre o.l) for garasjelagets generalforsamling.
95/2013
Gjennomgang av informasjon til generalforsamling
A4 ble valgt som format for utsending av innkalling til generalforsamling.
Alle saker og forslag som skal tas opp på generalforsamling ble drøftet. Påbegynte tekstforslag og
årsberetning ferdigstilles av ansvarlige og sendes alle i styret på e-post slik at de er forberedt før et
ekstra møte mandag hvor årsberetnings signeres og forslag godkjennes.
Alt sendes deretter til Jon.
En søknad om støtte er mottatt fra Bøler helselag. Denne legges fram på generalforsamling
sammen med andre søknader om støtte.
96/2013
Innkommende saker
Ellen stilte spørsmål om hvorfor ledige parkeringsplasser ikke er tildelt. Elin vil følge opp dette før
mandag.
--------------- i B147 har søkt om forlenging av eksisterende trappeheis fra 1 til 4 etasje.
Styret har godkjent søknaden
---------------- i B62 har søkt om trappeheis fra 1 til 4.
Styret har godkjent søknaden
---------------- har søkt om refusjon av slukbytte hvor tilbud og kontrakt er vedlagt, men ikke
dokumentasjon om at arbeidet er utført. Siw ringte beboer og han leverer dokumentasjon i morgen.
Utbetaling er da godkjent av styret.
---------------- søker om refusjon av slukbytte. Gyldig dokumentasjon er vedlagt og styret godkjenner
utbetalingen.
---------------- i B117 spør hvor hun skal henvende seg når beboere parkerer i lengre perioder utenfor
oppmerkede plasser. Tilbakemelding gis fra Siw om at styret må kontaktes.
---------------- i H18 klager på mugg i kjellerbod pga av utekran. Vaktmester har vært på befaring i
boden. Vaktmester har forslag om og ikke sette på vann i år og utbedre tappepunktet. Styret velger
å følge vaktmesters forslag. Ellen gir tilbakemelding pr. e-post i morgen.
---------------- klager på plagsom lukt i leiligheten og at luke blåser opp, samt lyd og støy. Ellen, Bo
og Vaktmester har tidligere vært på befaringer og også besøkt nabo under. Feil kunne ikke påvises.
Tilbudet om at vi kommer på befaring hvis hun opplever problemet igjen står ved lag. Bo gir
tilbakemelding om dette.
---------------- klager på at utgangsdør blir satt åpen og at det røykes i oppganger. Punktene er tatt
opp i siste utgave av ”Vi på Haraløkka”. Siden person ikke er navngitt i klagen følger styret ikke opp
dette utover at det ble tatt med som eget punkt i siste utsendelse til beboere.
Siw og Ellen har sendt brev til beboer som har hatt kiste stående i rømningsvei. Kisten er nå fjernet.
Siw leste opp svar gitt av Bo til beboer basert på husordensregler og lovverk angående ønske om
ombygging av balkonger (montere rekkverk).
97/2013
Eventuelt
Britt informerte om lufteventiler. På vaskerom som Britt benytter er luke malt igjen.
Ellen ber vaktmester sjekke lufteluker.
Britt informerte om at ting ble kastet til tross for inngått avtale ved forrige kjellerrydding. Ellen husker
den aktuelle saken og mener at dette er faktafeil.
Annen beboer fikk kastet kantklipper som lå i trappehals. Denne ble brukt i fellesarealet og er
sannsynligvis kastet av vaktmestere under rydding. Dagens instruks er at de ringer når de er i tvil,
men her har de sannsynligvis vurdert feil. Styret bestemte at dagens retningslinjer er gode nok og at
dette ene tilfellet nok skyldes en feilvurdering.
Styresammensetning / ansvarsoppgaver / samarbeidsproblemer ble drøftet.
Vansant og Ellen stiller for utdeling av blomsterpenger 6 og 7 mai fra 18:00 til 19:00.
Ellen sørger for at det blir innhentet et tilbud til for utskifting av dør.
Dato for HMS møte med vaktmester ble avtalt.
Referatet er godkjent av (minimum 3 styremedlemmer):
BOP 27.4.2013