Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps

Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Innhold
1.Innledning................................................................................................ 3
2.Korpsstyret............................................................................................... 3
1.Hvilke oppgaver har styret?.........................................................................3
2.Hva gjør styrelederen i FSM?....................................................................... 4
2.1.Oppgaver......................................................................................... 4
3.Faste aktiviteter for styreleder/styret i løpet av et korpsår................................. 5
3.Økonomistyring - rutiner............................................................................... 6
1.Hvorfor er budsjett og regnskap viktig?..........................................................6
2.Regnskap............................................................................................... 6
2.1.Hvem er interessert i regnskapet?............................................................7
2.2.Kontantprinsippet............................................................................... 7
2.3.10 tips for å bygge opp et godt regnskap:..................................................7
3.Budsjett (husk knytning mot handlingsplan/målsetning)...................................... 8
3.1.Overholde budsjettet........................................................................... 8
3.2.Budsjettet som arbeidsdokument............................................................8
3.3.10 tips for et godt budsjett:..................................................................8
4.Revisjon: hvem, hvorfor og hvordan?.............................................................9
5.Mer detaljer........................................................................................... 9
5.1.Fakturaer:........................................................................................ 9
5.2.Innbetalinger fra medlemmer:................................................................ 9
5.3.Utlegg:...........................................................................................10
5.4.Arrangementer:................................................................................ 10
5.5.Lodd, julekalendere og kakebokser:.......................................................10
5.6.Korpsturer, seminarer:........................................................................ 10
5.7.Utbetalinger:................................................................................... 10
5.8.Kontoplan:...................................................................................... 10
4.Styremøter.............................................................................................. 15
1.Tidspunkt............................................................................................. 15
2.Innkalling............................................................................................. 15
3.Møte................................................................................................... 15
4.Fast agenda.......................................................................................... 15
5.Årsmøtet ............................................................................................... 15
1.10 gode råd til god organisering og gjennomføring av årsmøtet............................ 16
Sist oppdatert februar 2012
Side 2
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
6.Andre faste oppgaver for styret..................................................................... 17
1.Søknads- og rapporteringsfrister – årshjul...................................................... 17
2.Hvordan skaffe penger til korpskassa?...........................................................18
3.Hva skal planlegges? Planer for kortere og lengre sikt.......................................18
3.1.Hel- og halvårsplaner......................................................................... 18
3.2.Langtidsstrategi................................................................................ 18
7.Rekruttering............................................................................................ 18
1.Vi vil bli flere, men hvordan skal vi rekruttere?............................................... 18
8.Instrukser for styret, korpsleder og komiteer .................................................... 19
1.Instruks for arrangementskomiteen..............................................................19
2.Instruks for IT- og portalutvikling................................................................20
3.Instruks for korpsledere............................................................................20
4.Instruks for material- og noteforvalter.......................................................... 21
5.Instruks for reisekomiteen.........................................................................21
6.Instruks for uniformskomiteen.................................................................... 22
7.Instruks for valgkomiteen ........................................................................ 22
8.Instruks for loppe- og dugnadskomiteen: ......................................................24
9.Instruks for ansvarlig for medaljer og stjerner:...............................................25
9.Vedtekter pr. februar 2011........................................................................... 25
1.Formål................................................................................................ 25
2.Organisasjon......................................................................................... 25
3.Medlemskap.......................................................................................... 25
4.Utmelding............................................................................................ 25
5.Kontingent........................................................................................... 25
6.Plikter.................................................................................................26
7.Øvelser................................................................................................26
8.Ansvar................................................................................................. 26
9.Styre, korpsledere og korpsrepresentanter.....................................................26
9.1.Styret............................................................................................ 27
9.2.Korpsledere..................................................................................... 27
9.3. Korpsrepresentanter..........................................................................27
10.Revisjon............................................................................................. 27
11.Valgkomite.......................................................................................... 28
12.Komiteer............................................................................................ 28
13.Årsmøtet............................................................................................ 28
Sist oppdatert februar 2012
Side 3
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
14.Dirigent/instruktører............................................................................. 29
15.Rapportplikt........................................................................................ 29
16.Oppløsning.......................................................................................... 29
17.Vedtektsendringer................................................................................. 29
18.Statutter............................................................................................ 29
19.Årsmøtevedtak..................................................................................... 30
10.Vedlikehold av instrumenter .......................................................................30
1.Messinginstrumenter............................................................................... 30
2.Trombone............................................................................................. 30
3.Fløyte................................................................................................. 30
4.Klarinett.............................................................................................. 30
5.Saksofon.............................................................................................. 31
6.Trommer.............................................................................................. 31
11.Dugnader og arrangementer ....................................................................... 31
1.Loppemarked........................................................................................ 31
2.Kakelotteri........................................................................................... 31
3.Salg av Adventskalendere..........................................................................31
4.17. mai ............................................................................................... 31
5.Stjernedryss..........................................................................................32
6.Sommer- og juleavslutning........................................................................ 32
7.Spilleoppdrag........................................................................................ 33
Sist oppdatert februar 2012
Side 4
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
1. Innledning
I denne håndboken har vi forsøkt å samle rutiner og gi informasjon om hva du bør
vite når du har verv i Furuset skoles musikkorps. For de fleste er dette kanskje
første gangen de har et verv av denne typen, og da er det mye nytt å tenke på og
sette seg inn i. Denne håndboken skal være til hjelp, og svare på de fleste
spørsmålene du skulle ha om det å drive et korps.
Håndboken du har foran deg er utarbeidet av korpsets styre, og er laget i samsvar
med FSMs vedtekter og vedtatte instrukser. Dette er et levende dokument, og den
sist daterte utgaven er gjeldende.
Rutiner og maler er ment som veiledende, og skal brukes som et verktøy for
utføring av oppgaver. Disse vil forhåpentligvis også føre til at nye representanter
lettere skal finne frem til sine ansvarsområder. Men – rutinene i denne håndboken
skal ikke ligge til hinder for delegering eller omfordeling av oppgaver.
Husk – det er alltid lov å bruke sunn fornuft og fantasi!
2. Korpsstyret
Et korps er som en liten bedrift. Det må ha klare mål for hva som skal oppnås, det
må drives på en økonomisk ansvarlig måte, og det må ta godt vare på alle som er
en del av bedriften, både store og små. I et korps vil alltid musikken stå i sentrum,
men for å lage musikk må styret sørge for at det musikalske blir fulgt opp på en god
måte gjennom dirigenten, sørge for at musikantene har gode instruktører, sørge for
at økonomien er i orden og sørge for at de som er med i korpset trives.
1. Hvilke oppgaver har styret?
-
Arbeidsgiveransvar (dersom FSM har ansatte)
-
Planlegging av korpsets drift (aktiviteter, musikalsk, rekruttering etc.)
-
Lede korpsets virksomhet (Arrangementer, møter, sosiale samlinger, etc.)
-
Ha ansvar for organisasjonens økonomi
-
Ta vare på alle viktige dokumenter (Post, søknader, referater, etc. må tas
vare på for at det skal være mulig å gå tilbake og se på hva som er gjort og
gjennomført tidligere)
-
Gi informasjon til medlemmene
-
Skrive referat fra styremøtene (Medlemmene kan se hva korpset jobber med
og styret kan huske hva de har bestemt.)
Styret i FSM består av x personer:
Sist oppdatert februar 2012
Side 5
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
-
Leder
-
Sekretær
-
Økonomiansvarlig
-
Styremedlem
-
Musikant
I tillegg er det opprettet følgende komiteer/funksjoner med egen instruks:
- Valgkomite
-
-
Arrangementskomite
-
Loppe- og dugnadskomite
-
Note- og materialforvalter
Uniformskomite
Når det er behov kan årsmøtet/styret i tillegg oppnevne ulike komiteer som har
ansvar for enkeltoppgaver – turkomité, rekrutteringskomité, musikkutvalg etc.
Alle komiteer/funksjoner har en instruks for arbeidet sitt. Disse er beskrevet
senere i denne håndboken. Hensikten med komiteer/funksjoner er at styret skal
avlastes i enkelte prosjekter eller arbeidsoppgaver. Det er viktig med tett og god
kommunikasjon mellom komiteene og styret. Styremedlemmene kan med fordel
knyttes til ulike komiteer/utvalg, og gjerne fungere som leder for disse.
2. Hva gjør styrelederen i FSM?
De aller fleste som overtar som styreleder i et korps, er helt nye i jobben. Da er
det ikke alltid så lett å vite hva man faktisk har ansvar for å gjøre. Kort sagt kan
styreleders ansvar defineres til å påse at alle arbeidsoppgaver som skal gjøres blir
gjort og organisert på enklest mulig måte. Lederen skal ha oversikt over, og lede,
korpsets totale drift.
2.1.
Oppgaver
-
Ansvar for innkalling til styremøter og forberedelse av saker
-
Ansvar for at korpsets dirigent/instruktør(er) innkalles til styremøter
-
Lede styremøter
-
Sørge for gjennomføring av effektive møter
-
Tilrettelegge for gode arbeidsrutiner for de øvrige tillitsvalgte,
delegere oppgaver
-
Engasjere tillitsvalgte i skolekorps og påse at de blir deltakere i
prosessene
-
Sørge for god kommunikasjon med og mellom medlemmene og
omgivelsene
Sist oppdatert februar 2012
Side 6
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
-
Initiere og lede arbeidet med målsetting og planer i samarbeid med
korpsets dirigent/instruktør(er).
-
Sørge for iverksetting og bruk av vedtatte planer
-
Sørge for jevnlig evaluering og eventuell justering av korpsets
aktivitet, mål og planverk
-
Sørge for involvering av korpsets dirigent/instruktør(er) i evalueringsog justeringsprosesser
-
Sørge for god økonomistyring
-
Oversikt over aktuelle tilskuddsordninger og at søknader/rapporter
leveres i rett tid.
En leder skal selvfølgelig ikke gjøre alle disse oppgavene selv, men fordele
arbeidsoppgaver til øvrige tillitsvalgte og andre som også bør ha klart definerte
oppgaver. Men ansvaret for korpsets drift og aktivitet ligger alene hos styrets leder,
det må det aldri være tvil om.
3. Faste aktiviteter for styreleder/styret i løpet av et korpsår
Innhente politiattester
-
-
Korpsledere
-
Dirigenter
-
Instruktører
Andre som har ansvar for barn og unge i korps
Elektronisk signatur
-
Sørge for at sittende leder har oppdatert sin elektroniske signatur hos NMF.
-
FSM skal kun ha en elektronisk signatur som er opprettet av styreleder.
Misbruk vil medføre bortfall av støtte fra NMF.
-
Elektronisk signatur brukes ved søknad til NMFs støtteordninger, oppdatere
medlemsdatabasen, års rapportering og tilgang til hjelpemidler på NMFs
medlemsportal.
Kontingent
-
Sørge for at korpset betaler inn rett kontingent til NMF.
Årsrapport
-
Årsrapporten er en bekreftelse på at medlemmer og styre i korpset er som
registrert i portalen.
-
Rapporten fylles ut i medlemsportalen før årsslutt, 31. desember.
Sist oppdatert februar 2012
Side 7
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
-
Årsrapporten danner grunnlaget for rapporteringen til offentlige
myndigheter. Viktig at dette gjøres da det er disse tallene som danner
grunnlaget for støtte fra offentlige myndigheter.
-
Innsendt årsrapport er også en bekreftelse på at korpset har tatt stilling til
politiattest, og gjort eventuelle nødvendige tiltak.
-
Denne årsrapporten må ikke forveksles med korpsets årsmelding som skrives
til intern bruk.
Frivillighetsregisteret
-
Frivillighetsregisteret skal bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige
organisasjoner og offentlige myndigheter.
-
Alle foreninger, stiftelser og lokale lag som driver frivillig virksomhet skal
registreres i Frivillighetsregisteret for å få momsrefusjon og for å ta del i
Grasrotandelen.
-
Registreringsskjemaet i Frivillighetsregisteret er samordnet registermelding
og lastes ned via (www.altinn.no) Felt 17-21 i Samordnet registermelding
gjelder registrering i Frivillighetsregisteret. Meldingen må underskrives for å
bli godkjent.
Tono
-
Tono betaler vederlag til komponistene når musikk framføres, og ordningen
er blant annet med på å sikre at komponister som skriver musikk for korps,
får mulighet til å fortsette med dette.
-
Avtalen med Tono er inngått for å forenkle rutinene ved fremføring av
musikk. I stedet for at korpsene betaler inn for hver fremføring, betaler de
en avgift gjennom medlemskontingenten til NMF som dekker all fremføring.
-
Våre medlemskorps er forpliktet til å sende inn oversikt over framført
musikk direkte til TONO for alle konserter de selv arrangerer. De kan enten
fylle ut et standard rapportskjema, eller sende konsertprogrammet.
Kopinor
-
Musikkorps som er medlemmer av NMF har etter avtale med Kopinor
anledning til å kopiere noter innenfor visse rammer. Avtalen omfatter
kopiering av opphavrettslig beskyttet materiale som finner sted i vår
virksomhet og innbefatter alle medlemmer av NMF, både korps og
administrasjon.
-
Avtalen gir rett til kopiering, innenfor visse rammer. Kopiering skal ikke
erstatte kjøp av materiale som det ellers ville være naturlig å anskaffe. For
korpsene betyr dette kopiering av supplement- og arbeidskopier.
-
Medlemskontingenten i NMF er med på å dekke deler av Kopinor avtalen.
Sist oppdatert februar 2012
Side 8
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
3. Økonomistyring - rutiner
1. Hvorfor er budsjett og regnskap viktig?
Vi har jobbet hardt for å gjennomføre et arrangement. Dagen er kommet, og
arrangementet går som planlagt, og vi er fornøyd med gjennomføringen. Dagen
etter ringer imidlertid kassereren og forteller at arrangementet har gått i
underskudd. Vi kan ikke tro hva vi hører, med så mye tid og krefter vi har lagt ned
er det da ikke mulig å ha tapt penger?
For å få en oversikt over hvor mye vi kommer til å bruke å tjene på aktiviteten vår,
er det nødvendig å sette opp et budsjett. Oversikt over det vi forventer i inntekt og
utgift gjør arbeidet enklere. Budsjett og regnskap er mest av alt vårt verktøy for å
styre korpset vårt på best mulig måte. En skiløper trenger støttespillere underveis
som opplyser om hvor fort hun går i forhold til konkurrentene, slik at hun kan finne
ut om hun skal gå fortere. På samme måte trenger et korps først å utforme et mål
og en plan – det er budsjettet – og senere bruke regnskapet for å finne ut om noe
bør justeres underveis. Når året er omme og årsregnskapet er klart – da har man
kommet i mål og kan se hva resultatet ble. Så brukes erfaringene fra årsregnskapet
som et verktøy og en pekepinn når vi lager neste års budsjett.
2. Regnskap
Regnskapet er en oversikt over hva korpset har brukt pengene sine på. Der
budsjettet viser hvor mye vi tror vi kommer til å bruke, viser regnskapet hvor mye
vi faktisk har brukt. Regnskapet skal sørge for at vi har oversikt og kontroll over
økonomien til korpset. En hovedregel er at all økonomisk aktivitet skal føres i
regnskapet. Det er flere grunner til at regnskap må føres. Den mest opplagte for
mange er fordi skattemyndighetene krever det. Men for små organisasjoner er det
like viktig å føre regnskap fordi man har nytte av det: det gjør det enklere å styre
korpset og ta avgjørelser fordi man vet hvordan økonomien er, og det gjør det
enklere å ha tillit til hverandre fordi man vet at det ikke er mulig å misbruke
korpsets økonomisk dersom det føres regnskap. Målet er å unngå korrupsjon eller
underslag, eller mistanke om dette. Skulle noe slikt skje, vil det gode ryktet til
organisasjonen bli svekket. Derfor er det lurt å lage etiske retningslinjer som
bestemmer at enkeltpersoner aldri skal kunne bruke sin stilling eller verv til å
oppnå økonomiske fordeler, at man aldri skal gi gale opplysninger om den
økonomiske situasjonen og aldri holde tilbake informasjon om hva pengene brukes
til.
2.1.
Hvem er interessert i regnskapet?
Først og fremst er det korpsets medlemmer/foreldre som er interessert i å se at
pengene faktisk brukes på korpsets formål. I det daglige er det styret som har
behov for å vite noe om økonomien. Kasserer har som regel en fast post på hvert
styremøte der den økonomiske situasjonen fremlegges, gjerne i form av to
rapporten: en balanserapport og en resultatrapport. Balanserapporten er vanligvis
ganske kort, og viser korpsets eiendeler (bankinnskudd, kontanter og eventuelt
utestående fordringer) og egenkapital/gjeld. Resultatrapporten viser hva pengene
er bruk til (se kontoplanen), og hvor de er kommet fra.
På årsmøtet vil medlemmene kunne si sin mening om de synes styret bruker
pengene på en god eller dårlig måte, og hvis det siste alternativet er tilfelle, må
Sist oppdatert februar 2012
Side 9
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
regnskapet føres på nytt og tas opp til ny vurdering. Medlemmene kan også
bestemme at ikke samme personer skal ha ansvaret for økonomien igjen. Offentlige
myndigheter, banker og låneinstitusjoner vil også vite om vi har kontroll på
økonomien hvis vi skal søke om støtte eller lån.
Kort sagt: Alle som har behov for å vite hvordan det går med korpset er helt
avhengig av å se at regnskapet er ført på riktig måte. Det finnes mange måter å
føre et regnskap på. For en liten organisasjon er det best å føre regnskapet etter
kontantprinsippet.
2.2.
Kontantprinsippet
Kontaktprinsipp betyr at inntektene blir ført i regnskapet når pengene kommer inn.
Dersom vi for eksempel sender ut en faktura om medlemskontingent, føres
inntektene når pengene betales inn på konto, ikke når brevet sendes ut. Noen
organisasjoner velger å ha to konti: en aktivitetskonto og en driftskonto. Slik
unngår man at for eksempel oppsamlede midler går til å betale for leie av
møtelokale, når det egentlig skulle gått til et formål som korpset jobber for. Hvis
noen har lagt ut for noe, kan dette forslaget til refusjonsbilag benyttes. Skjemaet
leveres til kasserer sammen med kvitteringer.
2.3.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10 tips for å bygge opp et godt regnskap:
Bruk god tid.
Før regnskapet så nøyaktig som mulig. Det skal vise hva vi har brukt hver
eneste krone på.
•
Detaljer.
Alle føringer i regnskapet må ha en dato som fortelle når pengene ble brukt
og en beskrivelse av hva pengene er brukt på. Før beløpet, hvilken type
kostnad eller inntekt det er, og hvor pengene er nå.
Opplæring
Ta regnskap og økonomistyring på alvor. Vær tålmodig i opplæringsfasen, og
fokuser heller på hvor mye man lærer enn hvor mye tid det tar å lære seg
det. Ta et kurs hvis du er usikker.
Budsjett.
Grupper inntektene og utgiftene på samme måte som i regnskapet, for å
kunne sammenligne og finne forskjeller.
Oppfølging.
Lag gode rutiner for regnskapsføring, og før regnskap underveis gjennom
hele året. Kanskje kan man ha en fast dag annen hver uke der man bruker
noen minutter på regnskapet?
Struktur.
Unngå snarveier og “billige” løsninger. Hastverksarbeid vil skinne gjennom
når man presenterer regnskapet mot slutten av året.
Slapp av!
Regnskapet vil aldri bli helt likt budsjettet, men skal gi en pekepinn på om vi
har gått i pluss eller minus.
Samle på alt.
Ta vare på alle kvitteringer/bilag/kontoutskrifter/fakturaer!
Rapporter.
Gå gjennom regnskapet på hvert styremøte, slik at styret alltid er informert.
Fordel ansvaret.
Sist oppdatert februar 2012
Side 10
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Sørg for at det er flere som har ansvaret for regnskapet.
3. Budsjett (husk knytning mot handlingsplan/målsetning)
Budsjettet sier noe om hvordan korpset skal bruke pengene den har og får.
Budsjettet blir vedtatt på årsmøtet. Da skal det være en demokratisk avgjørelse
bak hvordan korpsets penger skal brukes. På årsmøtet vedtas budsjettet for et visst
tidsrom, normalt for et kalenderår. Hvis inntektene og/eller utgiftene blir
annerledes enn det årsmøtet har bestemt, kan styret foreslå å endre det.
Endringene må legges frem og begrunnes for neste årsmøte. Et budsjett viser
hvordan inntekter finansierer kostnader, i tillegg til å fungere som en ramme for
hvilke aktiviteter korpset har råd til å gjennomføre.
3.1.
Overholde budsjettet
Budsjettet er et styringsdokument, altså et dokument vi planlegger aktivitetene
våre på bakgrunn av. Eksempel på en aktivitetsplan finner du her. Men hvordan
bruke budsjettet i praksis? En viktig tommelfingerregel er at det som ikke står
nevnt i budsjettet, skal det heller ikke brukes penger på. Det høres enkelt ut, men
det er faktisk ikke så enkelt. Korpset må ha penger til å gjennomføre alt som står i
budsjettet. Det viktigste er naturligvis at budsjettet er realistisk. Det vil si at det
er sannsynlig at de kostnadene og inntektene som står der kan gjennomføres. Et
vanlig spørsmål i en budsjettdebatt er “hva koster det?”, det kan det være
vanskelig å svare på. En god ide er å lage en beregning over hva vi forventer ting
koster. Å beregne kostnader betyr at vi tenker oss hva alt vi trenger kommer til å
koste.
3.2.
Budsjettet som arbeidsdokument
Det er styret som er ansvarlig for den økonomiske driften av korpset. Derfor er det
viktig at styret har et bevisst forhold til budsjettet og hvor mye som er brukt av
det. Styret trenger ikke diskutere budsjettet på hvert styremøte, men minst fire
ganger i året – altså en gang i hvert kvartal – bør budsjettet være en sak på
styremøtet. Da forklarer kasserer hvordan korpset ligger an i forhold til de målene
som er satt i budsjettet. Kanskje må budsjettet endres? Det er vanlig at styret en
til to ganger i året endrer budsjettet. Det vil si at styret justerer de faktiske
kostnadene og inntektene, for eksempel dersom det er brukt for mye penger på
noe, slik at det må spares inn på andre poster. Kanskje har korpset fått mer
inntekter enn forventet? I så fall kan man gjennomføre flere aktiviteter, og noen av
de aktivitetene som man ikke hadde råd til i det opprinnelige budsjettet vil kunne
gjennomføres like vel.
For å unngå at det planlegges en aktivitet korpset ikke har penger til å
gjennomføre på et bestemt tidspunkt, kan man sette opp et såkalt
likviditetsbudsjett. Det lages ved at man setter datoer for alt som skal gjøres i
budsjettet, og ut fra det kan det settes opp en oversikt for hver måned over hvor
mye penger man skal ha i slutten av hver måned. Her er et eksempel på hvordan et
enkelt likviditetsbudsjett kan settes opp.
3.3.
•
10 tips for et godt budsjett:
Diskusjon.
Sist oppdatert februar 2012
Side 11
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Før man lager et budsjett, bør man diskutere hvilke aktiviteter som skal
prioriteres. Slik kan det komme gode forslag til aktiviteter allerede før
budsjettforslaget settes opp. Hva skal man satse på?
Enighet.
Budsjettet vedtas av årsmøtet. Alle medlemmer skal kunne komme med
innspill og forslag til endringer, slik at alle kjenner at de kan stille seg bak de
økonomiske rammene det neste året.
Sammenheng.
Det er en sammenheng mellom det man vil gjøre og pengene som skal
komme inn. Dersom kostnadene og inntektene ikke er sannsynlige, har ikke
heller budsjettet noen funksjon.
Styring.
Budsjettet er et styringsdokument som skal brukes i løpet av hele året, og
må bygges opp slik at styret har mulighet til å omdisponere midlene
underveis.
Gjør det enkelt.
Budsjettet skal være oversiktlig, men ikke for detaljert. Man må ha nok
detaljer til at man ser hvordan pengene skal brukes, men ikke så mange
detaljer at det blir uoversiktlig.
Realisme.
Budsjettet må være realistisk slik at man ikke beregner mer inntekter enn
det er sannsynlig at man kan skaffe gjennom for eksempel søknader om
støtte eller medlemskontingenter. Utgiftene bør bare være større enn
inntektene hvis an har egenkapital som kan har bestemt at skal brukes.
Dersom korpset mottar støtte fra det offentlige, er det sannsynlig at støtte
man ikke bruker opp må betales tilbake.
Føre var.
Det kan være lurt å legge inn en såkalt “buffer”. Bufferen er penger man har
i bakhånd i tilfelle uforutsette utgifter.
Inkludere.
Dersom man skal søke om støtte fra kommunen eller andre, må man passe
på å inkludere et budsjett i søknaden. I dette budsjettet er det viktig at den
støtten man søker om er regnet inn, slik at man viser hva støtten skal brukes
på.
Research.
Snakk med andre som har vært aktive i korpslivet en stund og som kjenner
til hva forskjellige ting ender opp med å koste.
Inspirasjon.
Lær mer om å lage budsjett på kurs, kontakt gjerne Frivillighet Norge, som
har kurs i bl.a. økonomistyring.
4. Revisjon: hvem, hvorfor og hvordan?
Revisjon er kontroll av regnskapet. Alle regnskaper bør gjennomgås og kontrolleres
av en annen person enn den som har ført det, slik at både den som godkjenner
regnskapet og den som har ført det, kan skrive under på at det er i orden. Men, det
er bare årsregnskapet til korpset som er “regnskapspliktige” som må revideres.
Korpset velger en internrevisor. Det kan være noen i styret eller et vanlig medlem
som har et ekstra ansvar for å kontrollere regnskapet. Oppgavene til en
internrevisor er ikke å skygge de økonomiansvarlige for å finne feil eller mangler,
Sist oppdatert februar 2012
Side 12
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
men å være med å passe på at regnskapet følger vedtak i korpset og de lover og
regler som gjelder for korpset. Slik har styret en sikkerhet for at arbeidet som
legges ned er godt nok.
5. Mer detaljer
5.1.
Fakturaer:
Alle fakturaer skal godkjennes av innkjøper/bestiller før den utbetales. Skal også
signeres av leder.
5.2.
Innbetalinger fra medlemmer:
Alle innbetalinger av turer, medlemsavgifter m.m. fra medlemmer skal settes inn
på konto i sin helhet. Dette for å kunne finne tilbake til innbetaling. Skal ikke
brukes til å dekke utlegg m.m.
5.3.
Utlegg:
Ved behov for kontanter til utlegg for turer og arrangementer, overføres dette til
konto etter forespørsel. Gjøres opp innen 1 uke etter at aktivitet er avsluttet. Evt.
restbeløp overføres til korpsets konto og bilag leveres kasserer. Ved flere billag, lag
gjerne en oppstilling.
5.4.
Arrangementer:
Ansvarlig for arrangementet har ansvar for at kasserer får kassen for oppgjør.
Kasserer overfører penger til korpsets konto. Alle utlegg skal signeres og merkes
med bilagsnummer, bruk eget oppgjørsskjema. Se vedlegg. Ved større utlegg bør
disse utbetales fra konto. Alle utlegg skal godkjennes av ansvarlig for
arrangementet før oppgjør tas fra kasse.
5.5.
Lodd, julekalendere og kakebokser:
Kasserer skal ha oppdatert liste så snart alle har fått det de skal selge. Dette for å
føre kontroll på at alle innbetaler.
5.6.
Korpsturer, seminarer:
Kasserer skal ha oppdatert liste for hvem av korpsmedlemmene som er påmeldt.
Dette for å ha kontroll på at alle innbetaler egenandeler. Viktig at evt. avmeldinger
blir meldt til kasserer.
5.7.
Utbetalinger:
Ingen utbetalinger skal foretas uten at vi har en faktura, oppstilling e.l. som er
godkjent.
Alle utlegg og fakturaer må tydelig merkes med riktig arrangement/kostnad, i og
med at kasserer trenger denne informasjonen mht. hvor inntekten/utgiften skal
føres i regnskapet.
5.8.
Kontoplan:
UT/INN
Sist oppdatert februar 2012
BESKRIVELSE
Side 13
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Inntekter
Medlemskontingent
Årsavgift for å være medlem i korpset
Uniformsgebyr
Ved utdeling av uniform første gang påfaller et gebyr
Frivillighetsmidler
Frivillighetsmidler mottatt fra bydelen
Støtte fra NMF
VO midler fra NMF
Instrumentfond NMF
Tildeling av instrumentsfondsmidler fra NMF
MVA kompensasjon NMF
MVA kompensasjon fra NMF
Grasrotandel
Mottatte tippemidler fra Grasrotandelen
Loppemarked
Inntekter på loppemarked
Kretsstevne
Inntekter på kretsstevner
17. mai
Inntekter på 17. mai
Kakelotteri
Inntekter på kakelotterier
Spilleinntekter oppdrag
Inntekter på korpsets oppdrag
Bingo
Inntekter på bingodrift
Adventskalendere
Inntekter på salg av adventskalendere
Egenbetalinger ved
korpstur
Innbetaling på egenandel ved korpstur
Dugnadsbanken
Inntekter fra dugnader
Annen driftsrelatert
inntekt
Andre innekter som ikke dekkes av ovennevnte konti
Renteinntekter
Renteinntekter fra bank
Kostnader
Dirigent
Kostnader til dirigent, herunder også arbeidsgiveravgift og
feriepenger
Instruksjon
Kostnader til instruktører, herunder også arbeidsgiveravgift og
feriepenger
Uniformskostnader
Utgifter til uniformer, korpsgensere og andre
påkledningseffekter
Annonser
Kostnader til annonser i avis, internett
Medaljekjøp
Kostnader til medaljer, kretsstevner og stjernedryss
Instrumenter
Kostnader på innkjøp av instrumenter
Reparasjon instrumenter
Kostnader til reparasjon og vedlikehold av instrukenter og
effekter
Seminarer kostnader
Kostnader til seminarer, herunder også kostnader til instruktører
knyttet til seminaret
Korpstur
Kostnader til korpstur
Konserter
Kostnader ifbm. arrangering av konserter
Sist oppdatert februar 2012
Side 14
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Noter
Kostnader til noter og opplæringsbøker
Kontingent NMF
Kontingent for å være medlem i NMF
Loppemarked
Kostnader av arrangering av loppemarked
Kretsstevne
Kostnader til kretsstevne
17. mai
Kostnader til arrangering av 17. mai
Adventskalendere
Kostnader til innkjøp av adventskalendere
Kontorrekvisita
Kostnader til kontorrekvisita som brevark, kopieringspapir, lisens
regnskapsprogram
Møter/kurs
Utgifter til møter og kurs
Porto
Utgifter til porto
Gaver
Utgifter til gaver til medlemmer og andre jubilanter, eks.
konfirmanter
Forsikring NMF
Forsikringskostnad til NMF for medlemmer og instrumenter
Bankgebyr
Bankgebyr
Andre kostnader
Andre kostnader som ikke dekkes av ovennevnte konti
4. Styremøter
1. Tidspunkt
Det settets opp en møteplan hvor det avtales tidspunkt for styremøter i løpet av
styreåret. I tillegg kan styreleder ta initiativ til styremøter etter behov. Øvrige
styremedlemmer innkalles uten nærmere avtale. Det blir avholdt styremøter ca.
hver måned.
2. Innkalling
Møtekalenderen er å regne som styremøteinnkalling. Styreleder sender ut saksliste
i forkant av styremøtet. Det blir ikke sendt ut spesiell styremøteinnkalling annet
enn ekstra styremøter, styreleder finner behov for. Ved første styremøte etter
årsmøtet kan avtroppende og nyvalgte styremedlemmer stille ved behov.
3. Møte
Møte ledes av styreleder. Det bør legges vekt på at møtene skal være effektive og
løsningsorienterte. Kasserer presenterer tallmateriell og kommenterer eventuelle
avvik fra budsjett. Styrets sekretær utarbeider møtereferat og distribuerer dette
pr. e-post.
4. Fast agenda
•
•
•
•
•
•
•
Gjennomgang og godkjennelse av referat fra forrige styremøte
Medlemsbevegelser
Økonomi
Kommende arrangementer
Gjennomførte aktiviteter
Drift
Eventuelt
Sist oppdatert februar 2012
Side 15
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
•
Oppfølging av tidligere saker
5. Årsmøtet
Årsmøtet er det høyeste organet i et korps. Det betyr at det er det stedet
medlemmene i korpset kan være med og bestemme hvordan korpset skal jobbe, og
med hva. Vedtak gjort av årsmøtet kan ikke endres av styret. Bestemmelsene kan
endres av et nytt årsmøte.
•
Årsmøtevedtektene og korpsets vedtekter er styrende for korpsets arbeid
frem til neste årsmøte.
•
Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for alle som deltar i korpset, og
bør gjennomføres på en strukturert og god måte.
For å gjøre møtet til en hyggelig felles markering for alle medlemmene, serveres
litt lett mat og drikke på årsmøtet.
1. 10 gode råd til god organisering og gjennomføring av årsmøtet
1. Planlegging
Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen
og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt.
2. Forbered sakene
Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og
arbeidsplan for korpset, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være
ferdig og revidert.
3. Innkalling
Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager
før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett,
dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer.
4. Valgkomite
Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal
anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen
ikke vil anbefale, må de også få beskjed.
5. Ledelse
Velg en person som skal styre møtet.
6. Orden
Vær godt forberedt og pass på at man har ekstra kopier av sakspapirene og
en kopimaskin i nærheten.
7. Forslag
Sist oppdatert februar 2012
Side 16
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
La alle som vil, komme med forslag. Det kan være lurt å be om å få
forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet, så man vet hvor
mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet.
8. Vedtekter
Se på vedtektene for å være sikre på at man følger spillereglene.
9. Hygge
Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat og drikke, og ha
gjerne en sosial kveld etter møtet.
10. Takk
Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet
til med årsmøtet.
6. Andre faste oppgaver for styret
1. Søknads- og rapporteringsfrister – årshjul
Hva
Frist
Hvem
Drømmekonsert
15. mars
NMF
Søknad om frivillighetsmidler fra bydelen
Bydel Alna
Frifond (kategori B)
1. april
NMF
Instrumentfond
1. april
NMF
Rapportering Frivillighetsregisteret
AltInn
Drømmekonsert
15. juni
NMF
Rapportering Voksenopplæringsmidler
15. juni
NMF
Innsending av søknad om momskompensasjon
15. juni
NMF
Søknadsskjema O. Kristoffersen Bingo (Furuset
Bingo)
1. november
O.K. Bingo
Drømmekonsert
15.
september
NMF
Rapportering Voksenopplæringsmidler
15. desember NMF
Drømmekonsert
15. desember NMF
Rapportering bydel
Bydel Alna
Rapportering instrumentfond
NMF
Innlevering av årsrapport gjennom medlemsportal
Sist oppdatert februar 2012
Side 17
31. desember NMF
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
2. Hvordan skaffe penger til korpskassa?
FSM er et foreldredrevet korps. Det vil si at korpset får hoveddelen av sine
inntekter gjennom dugnadsarbeid, og annet frivillig arbeid der alle foreldrene
deltar. På en rekke dugnader som loppemarked, kakelotteri og loddsalg, er også
musikantene med.
Gjennom et år får korpset inn penger gjennom følgende dugnadsaktiviteter:
Loppemarked (1-2 ganger pr år)
-
Salg av julekalendere eller musikklodd
Kakelotterier
Det er også fritt frem for foreldre å komme med innspill til styret om hvordan vi
kan skaffe inntekter til korpset.
3. Hva skal planlegges? Planer for kortere og lengre sikt
3.1.
Hel- og halvårsplaner
Styret utarbeider, i samarbeid med dirigentene og korpslederne, både en plan for
hele korpsåret og det nærmeste halvåret. Denne skal inneholde dato for
aktiviteter, beskrivelse av aktivitet, retningslinjer for antrekk og ansvarlig for
aktiviteten.
3.2.
Langtidsstrategi
Styret skal sammen med dirigentene utarbeide en langtidsstrategi for korpset.
Denne skal inneholde mål om rekruttering, utvikling av korpset, samarbeid med
eksterne, samarbeid med skolen etc.
7. Rekruttering
1. Vi vil bli flere, men hvordan skal vi rekruttere?
For at korpset skal kunne opprettholde et jevnt medlemstall, er det nødvendig med
årlig rekruttering av nye medlemmer. Det vil være ulike behov fra år til år.
Musikalsk leder (dirigent) må derfor sette opp en oversikt over ønsket besetning og
ledige instrumenter før rekrutteringsprogrammet planlegges.
Tidspunk
t
Aktivitet
Ansvar
Mars
Oversikt besetningsønske og ledige
instrumenter
Dirigent
April
Avtale tidspunkt for konserter med skoler
Korpsleder
Bestemme hvilke musikanter som skal delta på
rekrutteringskonsertene
Dirigent
Sist oppdatert februar 2012
Side 18
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Oppdatere/kopiere opp brosjyrer med
informasjon om FSM
Mai/juni
Infomøte for nye aspiranter med foreldre
Styreleder
Presentere instrumenter/dirigenter
Innmelding
Dirigent
Korpsleder
Juni/juli
Velkomstbrev/e-post og plassbekreftelse
Styreleder
August
Gjøre klar instrumenter, notestativ og
korpsgenser
Instrumentforvalt
er
Velkomstbrosjyre
Korpsleder
Innmelding NMF
Styreleder
Avtale time med instruktør/kulturskole
Korpsleder
Septembe Foreldremøte aspiranter og valg av
r
aspirantkorpsleder
Styreleder
God kommunikasjon mellom styret, dirigent og korpsledere på den ene siden, og
foreldrene på den andre, er svært viktig for at korpset skal fungere på best mulig
måte.
Styret gjennomfører infomøte med foreldrene til nye aspiranter før opptak, og
foreldremøte rett etter oppstart av skoleåret.
Styret gjennomfører to foreldremøter for samtlige foreldre – et om høsten og et om
våren.
Korpsets nettside (www.fsm-korps.no) skal til en hver tid være oppdatert, og skal
presenteres for foreldre og musikanter som den viktigste kilden til informasjon. All
informasjon som deles ut på øvelsene skal også ligge ute på nettsiden.
Et godt samarbeid med skolen, og den enkelte lærer, er viktig for korpset.
Gjennom dialog med korpset vil skolens lærere gi elevene informasjon om korpset,
og hvilke muligheter barna har til å lære å spille et instrument.
Korpset skal være synlig i nærmiljøet, og ha et godt samarbeid med andre lokale
aktører som velforeninger, borettslag og andre lag og foreninger.
Når korpset har konsert eller jubileum, eller gjennomfører andre aktiviteter som er
av bredere interesse, skal styret søke å formidle dette gjennom tett kontakt med
lokal media.
8. Instrukser for styret, korpsleder og komiteer
Instruksene er vedtatt på årsmøtet i februar 2012.
Sist oppdatert februar 2012
Side 19
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
1. Instruks for arrangementskomiteen
1. Arrangementskomiteen er underlagt korpsstyret.
2. Planlegge, samt stå for innkjøp, servering, opprydding og eventuelle
gevinster under tilstelninger der FSM står som ansvarlig. For eksempel:
-
17. mai
-
loppemarked
-
kakelotteri
-
huskonserter
-
åpent hus/rekruttering
-
jule- og sommeravslutninger
3. Sørge for å skaffe nødvendig hjelp fra andre korpsforeldre ved
arrangementer i korpsregi.
4. Holde nødvendig orden i, og oversikt over rekvisita og materiell som brukes
ved arrangementene.
5. Rapportere forbruk til økonomiansvarlig, også for videre planlegging.
6. Returnere ubrukte varer (som for eksempel mineralvann) til butikk dersom
det er inngått avtale om dette.
7. Skaffe seg godkjenning til innkjøp fra økonomiansvarlig, og levere
kvitteringer iht. innkjøp til økonomiansvarlig i rimelig tid innen arrangementet
er gjennomført.
Arrangementskomiteen bør til enhver tid ha minst et medlem som også fungerer
som korpsleder. Dette vil sikre planlegging og gjennomføring av arrangementer for
korpset. Hvis dette ikke lar seg gjøre, er det komiteens ansvar å sørge for at det er
tett kontakt opp mot korpsledere, og sammen med disse bestemme hvem som gjør
hva ved arrangementer ved oppstarten av hvert semester.
2. Instruks for IT- og portalutvikling
1. Ansvarlig for IT- og portalutvikling er underlagt korpsstyret.
2. Sørge for at korpset sin hjemmeside er funksjonell.
3. Sørge for at korpset sin hjemmeside er oppdatert med den informasjon som
styret ønsker skal være tilgjengelig.
4. Ajourhold av medlemssidene på hjemmesiden.
3. Instruks for korpsledere
1. Korpslederne er underlagt korpsstyret.
2. Korpslederne skal være til stede på øvelser, seminarer, opptredener og
stevner. De skal bistå dirigent og musikanter. Se eget skriv om oppgaver på
øvelsene.
3. Korpslederne skal ha oversikt over, og kontakt med medlemmene. De er
kontaktperson(er) for musikantene og deres foreldre.
Sist oppdatert februar 2012
Side 20
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
4. Korpslederne skal sørge for oppmerksomhet på korpsmedlemmers bursdager.
5. De skal ha oversikt over instruksjon og kontakt med instruktørene, i
samarbeid med dirigenten. Tilrettelegging for musikantene.
6. Ajourføre oppmøtelister for samspill og instruksjon.
7. Ajourføre oversikt for utdeling av notebøker og instrumentrekvisita.
8. Sette opp styre-/korpsledervaktliste for instruksjonskveld på skolen. (Nå
mandager).
9. Korpslederne utarbeider forslag til halvårsplan i samarbeid med dirigenten.
10. Lage utfyllende informasjonsskriv til musikantene før de ulike aktivitetene
11. Sørge for at uniformskomiteen og materialforvalter får beskjed når noen
slutter, sikre at alt utstyr blir levert tilbake i samarbeid med disse to
komiteene.
12. Ved behov for innkjøp/reparasjon av instrumenter og noter, ha kontakt med
materialforvalter.
13. Korpslederne skal ha kontakt med Arrangementskomiteen ved arrangementer
hvor de har en rolle.
14. Ha oversikt over å sørge for at musikantene får årsstjerner og medaljer.
Dette gjøres i samarbeid med den ansvarlige for medaljer og stjerner.
4. Instruks for material- og noteforvalter
Material- og noteforvalter er underlagt korpsstyret.
Materialer:
1. Sørge for at kartoteket over korpsets instrumenter til enhver tid er
oppdatert med hvilke instrumenter som er utlånt til hvem, hvilke instrumenter
som er innlevert og på lager.
2. Sørge for at instrumentene fungerer etter sin hensikt, dvs. sørge for at
instrumentene blir reparert og vedlikeholdt dersom de trenger det. For
reparasjon som medfører en større kostnad, konsulteres styret.
3. Sørge for, sammen med styret, at korpsets instrumentforsikring er gyldig og
ajourført etter kassasjoner, og etter innkjøp av instrumenter og annet utstyr
som er med i forsikringen.
4. I dialog med korpsledere sørge for innkjøp av musikantenes forbruksartikler
og holde et rimelig lager av det samme. For disse innkjøp trenger man ikke
godkjennelse av styret.
5. I dialog med korpsledere og styret, foreta innkjøp av nødvendige
instrumenter.
Noter:
1. Sørge for at notearkivet til enhver tid er oppdatert og oversiktlig med alle
stemmer.
2. I samarbeid med korpsledere og styret sørge for nødvendig innkjøp.
Sist oppdatert februar 2012
Side 21
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
5. Instruks for reisekomiteen
1. Reisekomiteen er underlagt korpsstyret.
2. Innenfor et budsjett gitt av styret, finne alternative forslag til korpsturer å
legge disse frem for styret for valg av korpstur.
3. Når valg av korpstur er foretatt, er det reisekomiteen sin oppgave å foreta
den videre planleggingen av korpsturen.
4. Reisekomiteen trekker på de andre tillitsvalgte og foreldre i korpset ved
behov.
6. Instruks for uniformskomiteen
1. Uniformskomiteen er underlagt korpsstyret.
2. Komiteen skal til enhver tid holde uniformskartoteket oppdatert.
3. Ved utlevering av uniform, skal komiteen også levere ut uniformsreglement.
4. Ha oversikt over behov for innkjøp av nye uniformer, og underrette styret om
dette.
5. Ved alle innkjøp og påkostninger av uniformer skal komiteen konferere med
styret.
6. Giro for innbetaling av uniformsgebyr utleveres med uniformen. Kopi av giro
leveres kasserer som følger opp innbetaling.
7. Påse kvittering av foresatte/musikant ved all utlevering av uniform/effekter.
Kvittering gis ved innlevering.
8. Påse at uniformene tilbakeleveres renset, og i korrekt stand. Eventuelle
reparasjoner skal være utført.
9. Gi styret beskjed om mangelfull innlevering av uniform/effekter.
10. Uniformskomiteen skal være tilgjengelig på øvelse for bytte og inn- og
utlevering av uniformer osv. Tidspunkt for dette skal settes på halvårsplanen.
7. Instruks for valgkomiteen
1. Valgkomiteen er ansvarlig direkte overfor årsmøtet.
2. Valgkomiteen skal i god tid før årsmøtet innstille valgbare kandidater til
tillitsverv. Valgkomiteens innstilling skal foreligge skriftlig til årsmøtet. De som
velges må være 15 år når de tiltrer, ha gyldig medlemskap og ha sagt seg villige til
å motta verv. Valgkomiteen bør påse at det blir et naturlig skifte av tillitsvalgte.
Det er viktig å ta hensyn til at det blir kontinuitet i korpsets arbeid.
3. Slutter et korpsmedlem i løpet av korpsåret, blir de foreldre som har påtatt seg
vervet sittende ut korpsåret. Er ikke vedkommende på valg, må valgkomiteen finne
et nytt medlem til vervet innen korpsårets start.
4. Det skal innstilles valgbare kandidater til følgende tillitsverv i FSM:
Korpsstyret:
Sist oppdatert februar 2012
Side 22
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
-
styreleder (velges for 2 år)
-
2 evt. 3 styremedlemmer (velges for 2 år), styret konstituerer seg selv med
kasserer og sekretær
-
1 varamedlem (velges for 2 år)
Korpsledere:
-
2 korpsledere (velges for 2 år)
Uniformskomiteen (velges for 2 år):
-
1 medlem (et styremedlem kan evt. inneha denne funksjonen)
Arrangementskomiteen (velges for 2 år):
-
3-4 medlemmer
Loppekomiteen (velges for 2 år):
-
4-5 medlemmer
Ansvar for IT og portalutvikling (velges for 2 år):
-
1 medlem
Ansvar for medaljer og stjerner (velges for 2 år):
-
1 medlem (et styremedlem kan evt. inneha denne funksjonen)
Note og materialforvalter (velges for 2 år)
-
1 medlem
Revisorer (velges for 1 år)
For å finne ut hvem som er på valg og ikke, legges godkjent valg fra sist årsmøte til
grunn.
Vedtatt på årsmøtet i 28. februar 2012.
8. Instruks for loppe- og dugnadskomiteen:
Loppekomiteen er underlagt korpsstyret.
Loppekomiteens hovedoppgave er å arrangere loppemarked 1-2 ganger i året,
avhengig av behov. I tillegg kan skal de foreslå og organisere andre egnede
dugnader med inntekter for korpset. Antall loppemarkeder bestemmes av styret.
Evt. andre dugnader må legges frem for styret for avklaring om gjennomføring.
Loppemarked:
1. Avtale tidspunkt for loppemarkedet med korpsets styre. Dette må gjøres i
forbindelse med utarbeidelse av halvårsplan. Senest januar for vårloppemarked
og august for høst- loppemarked. Loppemarkedene holden vanligvis i mai/ juni
og oktober.
2. Bestille skolen til loppemarkedet.
3. Sørge for å finne egnet loppelager i nærområdet.
Sist oppdatert februar 2012
Side 23
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
4. Sende informasjon til musikanter og deres foresatte. Bør sendes ut senest 9-
10 uker før loppemarkedet. (Mal er utarbeidet).
5. Lage loppehentingslapper og distribusjonslister som distribueres sammen
med info nevnt over. (Maler er utarbeidet).
6. Utarbeide kjørelister/vaktlister for loppehentinger/-mottak (mal er
utarbeidet) som distribueres ca.2 uker før loppehenting/-mottak starter.
Loppehenting/-mottak starter ca. 5 uker før hvert loppemarked.
7. Sette inn annonser om loppehenting/ -levering i Akers Avis Groruddalen (tlf.
22918820) og på nett ”www.loppemarked.info. Må stå de ukene loppehenting/mottak pågår.
8. Bestille komprimatorbil (forslag hos Tomwil) ca. 5 uker før loppemarkedet
(tlf. 22906760).
9. Utarbeide arbeidslister for loppemarkedet som distribueres senest 2 uker før
loppemarkedet.
10. Sette inn annonser for loppemarkedet i Akers Avis Groruddalen uken før,
samt legg ut annonse på www.loppemarked.info og andre relevante nettsteder i
god tid før loppemarkedet. Annonsering flere steder vurderes. (Mal annonser er
utarbeidet).
11. Informere kasserer om å ordne med veksel og arrangementskomiteen om
kjøkkeninnkjøp.
12. Skaffe nødvendig rekvisitter: prislapper(hvite/røde), merketusjer,
plastposer, søppelsekker etc.
13. Arrangere loppemarkedet.
- Sørge for tilstrekkelig transport fra loppelager til skolen
- Være tidlig ute med bord, klesstativ, beskyttelse av gulv etc.
- Merke rom med avdelinger
- Få i gang alle avdelinger med organiseringen
- Sette ut bukker og banner
- Pass på at alle avdelinger er tilstrekkelig bemannet
9. Instruks for ansvarlig for medaljer og stjerner:
1. Ansvarlig for medaljer og stjerner er under lagt korpsstyret.
2. Ha oversikt over hvem som skal ha utdelt medaljer og stjerner hvert år.
3. Sørge for at både medaljer og stjerner foreligger i god tid før de skal
utdeles.
Sist oppdatert februar 2012
Side 24
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
9. Vedtekter pr. februar 2011
1. Formål
Formålet med korpset er å vekke og stimulere medlemmenes interesse for musikk,
og ved denne form for fritidsbeskjeftigelse søke å fremme et godt kameratskap
blant medlemmene.
Det legges vekt på å danne et dyktig korps som med verdighet kan representere sin
skole.
2. Organisasjon
Korpset er tilsluttet Norges Musikkorps Forbund og er underlagt disses vedtekter og
bestemmelser.
3. Medlemskap
Som medlemmer av korpset opptas fortrinnsvis elver f.o.m. 3 klasse ved Furuset
skole.
4. Utmelding
Ved utmelding av korpset skal dette skje skriftlig. Ved utmelding før oppnådd
aldersgrense skal utmelding ha foresattes underskrift.
5. Kontingent
Medlemskontingent og uniformsgebyr fastsettes hvert år av årsmøtet. Familier med
flere barn, betaler full kontingent for ett barn og halv kontingent for de neste
barna.
Kontingenten gjelder fra 1. januar, og betales i to deler innen 1. april og 1.
september. Uniformsgebyr betales ved utlevering av uniform.
Medlemmer med restanse kan utelukkes fra korpset etter styrevedtak.
6. Plikter
Ved opptak i korpset skal musikantens foresatte skrive under en erklæring som
forplikter til:
• At musikanten er ansvarlig for utlånt instrument, noter og uniformseffekter
• Å sørge for at musikanten øver regelmessig
• At musikanten møter til fastsatt tid til øvelser, arrangementer og lignende
• Å erstatte skader som ved skjødesløs behandling påføres de utlånte
korpseiendeler
• At uniformen ved tilbakelevering er i renset og presset stand
• Å delta på dugnader, kakelotterier, loddsalg, loppemarkeder og andre
initiativ fra korpsets styre for å sikre at korpset har nødvendige midler til
den daglige driften
7. Øvelser
Øvelsestiden fastsettes av styret. Musikantene plikter å møte presis til øvelsene.
Fravær skal meldes dirigent eller instruktør før øvelsen starter.
Sist oppdatert februar 2012
Side 25
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
Under øvelser og arrangementer har dirigenten, korpsledere og instruktører rett og
plikt til å forlange ro og orden av musikantene.
Musikantene som i samme skoleår har vært fraværende 3 ganger uten grunn, og
musikanter som ikke viser tilbørlig respekt overfor dirigenten, instruktører og
korpsledere, kan styret utelukke fra korpset. Styret avgjør videre medlemskap.
Musikanter som gjentatte ganger uteblir fra instruksjon og samspill uten gyldig
grunn, blir avkrevd gebyr.
8. Ansvar
Korpsets musikanter kan ikke stå tilsluttet noe annet musikkorps og må ikke opptre
offentlig sammen med andre korps, verken enkeltvis eller samlet, uten styrets
samtykke.
9. Styre, korpsledere og korpsrepresentanter
9.1.
Styret
Korpset ledes av et styre med styreleder, og minst 2 styremedlemmer.
Årsmøtet velger styreleder, styremedlemmer og eventuelle vararepresentanter til
styret.
Styret konstituerer seg selv med sekretær og kasserer. Styreleder og
styremedlemmer velges for to år av gangen. Gjenvalg kan finne sted.
Ved eventuell stemmelikhet under votering i styret er styrelederens stemme
avgjørende.
Korpsledere og korpsrepresentant innkalles til styremøter ved behov med talerett.
Styret skal arrangere minst ett foreldremøte pr. år.
9.2.
Korpsledere
Korpsledere velges for to år av gangen. Gjenvalg kan finne sted. Korpslederne er
underlagt instruks for korpsledere.
9.3.
Korpsrepresentanter
Blant korpsets medlemmer velges det hvert år i januar en representant for evt.
deltagelse på korpsets styremøter i henhold til bestemmelsene under punkt 9.9.1.
10.
Revisjon
Årsmøtet velger 1 revisor for et år. Gjenvalg kan finne sted.
Revisor skal legge frem undertegnet revisjonsberetning, som blir å behandle på
årsmøtet sammen med korpsets regnskap. Revisor har rett til å få seg forelagt
regnskapene når han/hun måtte ønske det.
Korpsets eiendeler skal kontrolleres minst en gang i året.
Sist oppdatert februar 2012
Side 26
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
11.
Valgkomite
Styret velger valgkomite med minst 2 medlemmer for to år av gangen. Gjenvalg
kan finne sted.
12.
Komiteer
Årsmøtet velger arrangementskomite, korpsledere, uniformskomite, loppe- og
dugnadskomite, note- og materialforvalter, ansvarlig for IT og portalutvikling og
ansvarlig for medaljer og stjerner.
13.
Årsmøtet
Årsmøtet er korpsets høyeste myndighet.
Årsmøtet holdes i februar/mars måned. Innkalling til årsmøtet skal skje med minst
14 dagers varsel. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet skal sendes styret
skriftlig innen 15. januar.
Sakslisten skal kunngjøres sammen med innkallingen.
Årsmøtet behandler:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Årsberetning
Regnskap og balanse med revisors beretning
Budsjett
Kontingentspørsmål
Vedtektsendringer
Instruksendringer
Innkomne forslag
Valg
Medlemmer som har fylt 15 år, innkalles til årsmøtet og gis stemmerett.
Bare de fremmøtte på årsmøtet kan avgi stemme.
Ekstraordinært årsmøte kan innkalles etter vedtak i styret eller når minst en
tredjedel av medlemmene krever det.
14.
Dirigent/instruktører
Styret ansetter dirigent og eventuelle instruktører etter behov.
15.
Rapportplikt
Styret sendes etter hvert årsmøte melding til kretsen om styrets sammensetning,
dirigent, øvelsesdager og tid samt årsberetning og revidert regnskap.
16.
Oppløsning
Oppløses korpset, skal instrumenter og andre eiendeler oppbevares på Furuset
skole inntil nytt korps dannes ved skolen.
17.
Vedtektsendringer
Forslag til eventuelle endringer av disse vedtekter sendes styret innen 15. januar.
Forslag skal være sendt medlemmene 14 dager før årsmøtet.
Sist oppdatert februar 2012
Side 27
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
18.
Statutter
Korpsets plakett, 5-årsmedalje og årsstjerner.
•
•
•
•
•
Korpsets plakett utføres i sølv med inngravert navn på vedkommende som
får utmerkelsen. Plaketten tildeles musikanter ved oppnådd aldersgrense, 18
år, uten hensyn til medlemsskapets varighet forut.
5-årsmedalje tildeles musikantene samme år som den femte årsstjernen.
Den første årsstjernen tildeles musikantene i kalenderåret etter det året
vedkommende ble opptatt som medlem.
Ved eventuell avbrudd av medlemsskapet regnes deler av et år som helt år.
Utdeling av plakett, 5-års medalje og årsstjerner skal foretas hvert år ved en
egnet anledning.
19.
Årsmøtevedtak
Det kreves to tredjedelers flertall av de fremmøtte på årsmøtet for at vedtak skal
være gyldige.
10.
Vedlikehold av instrumenter
Et instrument som blir regelmessig vedlikeholdt har lengre levetid. I tillegg til at
det er mye kjekkere for musikanten å spille på. Her følger enkle tips for
vedlikehold. Messinginstrumenter som kornett, trompet, althorn, valthorn,
baryton, eufonium og tuba er relativt like når det kommer til vedlikehold, og
omtales derfor sammen. Vi anbefaler at musikanten får veiledning av en instruktør
eller korpsets egne ansvarlige for vedlikehold av instrumentene første gangen
instrumentet skal rengjøres. Er det større reparasjoner enn jevnlig vedlikehold,
anbefales det å levere instrumentet inn til fagfolk. Ansvar for det daglige
vedlikeholdet av instrumentet ligger på musikanten.
1. Messinginstrumenter
For å bevare instrumentet ditt, er det viktig at instrumentet minst en gang i
halvåret får seg en skikkelig vask. Bøyler må tørkes av og smøres hver 2. uke og
ventiler må tørkes og smørers hver uke. Munnstykket børstes innvendig samtidig
som du smører ventiler eller bøyler. Ved vask, bruk lunka vann og litt grønnsåpe.
Start med å demontere instrumentet. Vær veldig forsiktig med ventilene, det skal
lite til før de blir skadet. Aller helst bør du legge ventilene i en liten vaskebolle for
seg selv. Ikke demontere selve ventilen. Under ventilene er det ett bunnlokk som
du skrur av. Ta disse og trekk en myk klut av bomull gjennom ventilene. Bruk en
lang flexikost å dra denne gjennom alle bøylene og rørene på instrumentet. Disse
kostene fås kjøpt hos instrumentforhandlere og leveres i ulike størrelser. Tør av
ventiler, og ta på ventilolje. Når du setter ventilene inn i ventilhuset er det viktig
at de settes inn i riktig rekkefølge. Det står nummer på alle ventilene; 1, 2 eller 3.
Det er også et like spor inne i selve ventilhuset. Denne skal passe med styreknasten
på selve ventilen. Setter du ventilene feil får du ikke lyd, eller en litt rar lyd. På
bøylene bruker du bøylefett eller vaselin. Ønsker du å bevare instrumentet ditt fint
og blankt, er det lurt å tørke av det hver gang etter at du har spilt.
Sist oppdatert februar 2012
Side 28
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
2. Trombone
For å bevare instrumentet ditt, er det viktig at instrumentet minst en gang i
halvåret får seg en skikkelig vask. Bøyler må tørkes av og smøres hver 2. uke, og
sliden må tøres og smøres hver uke. Munnstykket børstes innvendig samtidig som du
smører ventiler eller bøyler. Ved vask, bruk lunka vann og litt grønnsåpe. Start med
å demontere instrumentet. Vær veldig forsiktig med innersliden, det skal lite til før
den blir skadet. Legg sliden forsiktig ned. Bruk en lang flexikost og dra denne
gjennom alle bøylene og rørene. Tør av innersliden, og sett på smøring. Når du
setter innersliden inn i sliden er det viktig at du er veldig forsiktig så du ikke
kommer bort i noe. På bøylene buker du bøylefett eller vaselin. Ønsker du å bevare
instrumentet ditt fint og blankt, er det lurt å tørke av det hver gang etter at du har
spilt.
3. Fløyte
•
•
•
•
•
Vær forsiktig når du setter fløyta sammen. Vri delene på plass, og hold aldri
på klaffene.
Legg alltid fløyta fra deg på et trygt sted, med klaffene opp.
Når du er ferdig med å øve, puss nøye innvendig. Bruk pussepinne og fille
som ikke loer. Pussepinnen skal være laget av tre. Pakk fløyta ned i etuiet.
Ønsker du at fløyta skal være blank og fin, kan du fukte en klut i vann og
pusse forsiktig. Vær nøye med at du ikke kommer bort i putene. Etter på
tørker du med en tørr klut.
Noen ganger blir putene fuktige. Stikk et sigarettpapir under klaffen, hold
klaffen nede. Før du tar ut sigarettpapiret slipper du opp klaffen. Som du ser
har sigarettpapiret trukket til seg fuktigheten.
4. Klarinett
•
•
•
•
•
Vær forsiktig når du setter klarinetten sammen. Vri delene på plass, og prøv
å unngå å trykke på klaffene.
Legg alltid klarinetten fra deg på et trygt sted, med klaffene opp. Det er
også lurt å ha et eget stativ til klarinetten.
Når du er ferdig med å øve, puss instrumentet innvendig. Til det finnes det
egne pussefiller, spesiallaget for klarinett.
Tørk munnstykket spesielt nøye innvendig.
Noen ganger blir putene fuktige. Stikk et sigarettpapir under klaffen og hold
klaffen nede. Før du tar ut sigarettpapiret slipper du opp klaffen. Som du ser
har sigarettpapiret trukket til seg fuktigheten.
5. Saksofon
•
•
Vær forsiktig når du setter på munnstykket. Hold minst mulig på klaffene når
du gjør dette.
Legg alltid saksofonen fra deg på et trygt sted. Det beste er å ha et eget
stativ.
Sist oppdatert februar 2012
Side 29
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
•
•
Når du der ferdig med å øve, er det viktig å tørke instrumentet innvendig.
Til dette finnes det utstyr som er spesiallaget for saksofon. Tørk
munnstykket nøye innvendig.
Noen ganger blir putene fuktige. Stikk et sigarettpapir under klaffen og hold
klaffen nede. Før du tar ut sigarettpapiret slipper du opp klaffen. Som du ser
har sigarettpapiret trukket til seg fuktigheten.
6. Trommer
Sør for å tørke støv av instrumentet og holde dem rene. Pass på at skruer og
muttere sitter fast slik at de ikke forsvinner, f.eks. under transport. Ha
stemmeskruer tilgjengelig for å stramme skinn når det er behov for det. La gjerne
slagverkinstruktøren gjøre denne jobben.
11.
Dugnader og arrangementer
1. Loppemarked
Se punkt 8.8.
2. Kakelotteri
•
Avtale tid for salg av lodd på nærbutikken
•
Sende ut informasjon om baking
•
Lage vaktliste for de som skal selge
•
Vekslepenger
3. Salg av Adventskalendere
•
Bestille kalendere gjennom NMF (september)
•
Fordele kalendere og infobrev på alle familier (oktober)
•
Vurdere fellessalg av kalendere med julespilling (november)
4. 17. mai
•
•
En representant fra styret eller korpsleder deltar i 17. mai komite sammen
med representanter fra skolen og FAU. NB! Bestilling av buss hvis spilling i
byen. Korpset må ha sin egen.
I forkant må det gjøres innkjøp, se vedlagte innkjøpsliste. Før innkjøpene
gjøres må det sjekkes hva vi har på lager. NB! Det må også kjøpes inn til
frokost for korpset.
•
I forkant må det også lages arbeidsliste for hvem som skal gjøre hva 17. mai,
samt kakebaking. Se vedlagte mal.
•
Foreldre møter på skolekjøkkenet 16. mai for å forberede 17. mai frokosten.
Sist oppdatert februar 2012
Side 30
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
•
Flaggheising på Furuset skole kl. 08:00. Deretter frokost for musikanter og
medhjelpere.
•
FSM har ansvaret for arrangementet på skolen (bortsett fra taler og leker).
Se vedlagte arbeidsliste.
•
Korpset spiller i barnetoget i byen.
•
Korpset spiller i borgertoget på Furuset.
•
Foreldre rydder etter arrangement.
5. Stjernedryss
En gang i året arrangeres stjernedryss på en tirsdag kveld. Da deles det ut stjerner
til de som har spilt i korpset. En ny stjerne for hvert år. Det deles også ut medaljer
for de som skal ha dette. Ansvarlig for medaljer og stjerner har ansvaret for
innkjøp og utdeling av disse. Korpset holder en liten konsert. Arrangementskomite
må:
• Sørge for at foreldre har med kaker
•
Innkjøp av kaffe og drikke til barna
•
Ordne bord
•
Rydde etter arrangementet
6. Sommer- og juleavslutning
Siste korpsøvelse før sommerferien i juni og før juleferien i desember, holder
korpset en liten konsert for foreldre og søsken. Arrangementskomiteen må:
• Sørge for at foreldre har med kaker
•
Innkjøp av kaffe og drikke til barna
•
Ordne bord
•
Rydde etter arrangementet
Instruktørene inviteres også til å delta. Styret ordner med blomster til dirigenter og
instruktører.
7. Spilleoppdrag
•
•
Sykehjem: Hovedkorpset spiller på Furuset sykehjem en tirsdag rett før eller
etter første søndag i advent. Trommeinstrumenter må fraktes til
sykehjemmet. Styret sørger for innkjøp av julekalendere til alle i korpset
(inkl. aspiranter), som deles ut etter spillingen.
Julegran: Styret sender forespørsel til borettslag i området om de ønsker
korpsspilling 1. søndag i advent. Honorar kr. 2-3.000,-.
•
Bydelsarrangement:
•
Skolespilling: Korpset spiller på FN-dag, Dignityday, sommeravslutning,
adventsmarkering i kirka i skoletiden, tenning av kastanjetre
Sist oppdatert februar 2012
Side 31
Håndbok for drift av Furuset skoles musikkorps
•
Juleoppdrag: Annet hvert år spiller korpset i kirka på julaften eller på
adventskonsert. Trommeinstrumenter må fraktes til kirka.
•
Kretsstevne: Korpset deltar på kretsstevne i juni. Styret har ansvaret for
påmelding. Styret må også ordne med transport av musikanter og
instrumenter.
Sist oppdatert februar 2012
Side 32