UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE UNIVERSITETSSTYRET Dato: Sted: Tid: Tirsdag 28.01.2014 Campus Adamstuen, Spiserom bygg 14 09.00-15.00 (16.00) Tilstede: Alf Bjørseth, Anne Storset, Camilla Kielland, Marianne Harg, Marit Engelsjord Negård, Morten Sørlie, Per Rønning, Ruth Haug, Siri B. Hatlen, Trond Langseth, Petter Arnesen Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø, Lise Gorseth, Terje Holsen, Jan Olav Aarflot, Knut Moksnes, Paul Stray Sakliste 1/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste US-sak 16/2014 Lønnsfastsettelse for rektor ble delt ut i møtet og settes på sakslisten. Vedtak: Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2/2014 Referat fra sentralt IDF-møte 24. januar 2014 3/2014 Styreleders innledning • Kunnskapsdepartementets veileder for styremedlemmer innen Universitets- og Høgskolesektoren ble delt ut. Erling Dietrichson fra Kunnskapsdepartementet presenterte «Rammer for styrets arbeid». Referat fra sentralt IDF-møte 24. januar 2014 ble delt ut i møtet. Administrasjonsdirektør Birger Kruse presenterte punktene fra referatet under hver enkelt aktuell sak. Referatet legges ved protokollen. • Universitets- og høgskoleloven Styreleder presenterte et utdrag av universitets- og høgskoleloven, samt styrets ansvar og oppgaver. Vedtak: Tas til orientering. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.01.2014 2 4/2014 Orientering fra rektor • Status NMBU Universitetsstyret ber om at rektor orienterer om status på administrative systemer på neste styremøte. • Gjennomgang av strategidokument Vedtak: Tas til orientering. 5/2014 NMBUs målstruktur Universitetsstyret ga følgende tilbakemeldinger: • virkeperiode må avklares • bør vurdere å redusere antall mål og styringsparametre • styringsparametrene bør i sterkere grad være kvantitative • målstrukturen må enda tydeligere vise NMBUs profil og egenart (x-faktoren) • områder som bør innarbeides i målstrukturen er: - samarbeid med Universitetet i Oslo - innovasjon - administrativ effektivisering - byggeprosjektene - helse, miljø og sikkerhet (HMS) - faglige synergier Universitetsstyret ber om at det utarbeides en revidert versjon av målstrukturen. Rektor sender ut til styrets medlemmer den reviderte målstrukturen med en responsfrist. Styreleder får fullmakt til å fastsette endelig målstruktur. Universitetsstyret ber rektor om å synliggjøre hvordan målstrukturen kan innarbeides i strategidokumentet. Vedtak: Universitetsstyret gir styreleder, i samråd med rektor, fullmakt til å ferdigstille NMBUs målstruktur. 6/2014 NMBU Plan for styresaker 2014 Universitetsstyret ber om at en oppdatert plan for styresaker legges ved sakspapirene til hvert styremøte. Universitetsstyret Møtedato 28.01.2014 3 Universitetsstyret ønsker også faglige presentasjoner på hvert styremøte. Vedtak: Tas til orientering. 7/2014 Møteplan universitetsstyret 2014 Universitetsstyret ber om at forslag til møtedatoer for 2015 legges fram på junimøtet. For møteplanen for 2014, bes administrasjonen om å se på alternative møtedatoer for desembermøtet som legges fram på marsmøtet. Vedtak: Universitetsstyret har følgende møter i 2014: a) b) c) d) e) f) g) h) i) 8/2014 Tirsdag 28. januar Onsdag/torsdag 5-6. mars (seminar, lunsj til lunsj) Onsdag 2. april Torsdag 15. mai Torsdag 12. juni Fredag 5. september Torsdag 25. september Torsdag 6. november Tirsdag 9. desember? Fastsettelse av godtgjørelse til leder av universitetsstyret, medlemmene i universitetsstyret, ledere av fakultetsstyrene, medlemmene i fakultetsstyrene Det er tatt kontakt med de andre universitetene om honorarsatsene for styrene. NMBUs satser ble fastsatt ut fra en sammenlikning med de øvrige universitetene. Vedtak: 1. Styreleder gis et honorar på 100.000 per år, og i tillegg 14.000 per møte. De øvrige styremedlemmene gis et honorar på 50.000 per år, og i tillegg 5.000 (7.000 for eksterne representanter) per møte. Varamedlemmer honoreres med 5.000 (7.000 for eksterne representanter) per møte. Beløpet utbetales ved utgangen av hvert tertial. 2. For fakultetsstyret honoreres styreleder med 40.000 per år, og i tillegg 6.000 per møte. De øvrige styremedlemmene honoreres med 5.000 kroner per møte. Varamedlemmer får honorar etter de samme regler. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.01.2014 4 9/2014 Tildelingsbrev 2014 Universitetsstyret ber rektor om å etablere en ordning for tilbakemelding til styret på hvordan tildelingsbrevet følges opp. Dato for etatsstyringsmøte mellom NMBU og Kunnskapsdepartementet er satt til 03.06.2014. Vedtak: Universitetsstyret tar tildelingsbrevet til orientering. 10/2014 Orientering om økonomiforvaltningen ved NMBU Universitetsstyret ber om at spørsmålet om å opprette en egen revisjonskomité vurderes i forbindelse med framlegging av sak om etablering av internrevisjon. Budsjett for NMBU 2014 (FS-152/2013) sendes til universitetsstyret. Vedtak: Universitetsstyret tar saken til orientering. 11/2014 Avlagt årsregnskap for 2013 – fullmakt til godkjenning 12/2014 NMBUs eiendomsforvaltning – orientering til universitetsstyret Vedtak: Styreleder gis fullmakt til å godkjenne UMBs og NVHs avlagte årsregnskap til Riksrevisjonen og Database for høyere utdanning innen 15. februar 2014. Godkjenningen skjer per e-post, og rektor undertegner på vegne av styreleder. Universitetsstyret får saken til behandling på møtet i mars. Universitetsstyret ber om at det utarbeides en eiendomsstrategi for dette styrets arbeidsperiode 20142017. Vedtak: Universitetsstyret tar saken til orientering. 13/2014 NMBU Orientering om Statsbyggs byggeprosjekter på Campus Ås Universitetsstyret Møtedato 28.01.2014 5 Erik Antonsen, prosjektdirektør i Statsbygg, orienterte Universitetsstyret om status i byggeprosjektene på Campus Ås. 14/2014 Oppnevning av medlemmer til etikkutvalget Retningslinjene for Etikkutvalg, NMBU (vedtatt av Fellesstyret 19. desember 2013, FS sak 191/13) oppdateres med en fotnotepresisering om at retningslinjene kun gjelder mennesker, og ikke forsøksdyr. Vedtak: Universitetsstyret oppnevner følgende medlemmer til etikkutvalget: Terje Kvilhaug, leder Øystein Evensen, med vara: Rani Lill Anjum Deborah Oughton, med vara: Ian Bryceson Aslak Syse, eksternt medlem 15/2014 Gjennomgang styringsreglement og organisasjonsmodell 16/2014 Lønnsfastsettelse rektor 17/2014 Eventuelt Vedtak: Tas til orientering. Vedtak: Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsavtale med rektor. Forhandlingsresultatet legges fram for Universitetsstyret på marsmøtet. Fram til sommeren 2014 sendes universitetsstyrepapirene til styremedlemmer elektronisk og på papir. Styret tar en ny vurdering da. Varamedlemmer får tilsendt elektroniske styrepapirer. Universitetsstyret ønsker tilgang til en felles arbeidsmappe. Dette skal være mulig når man tar i bruk Public 360’s utvalgsmodul. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.01.2014 6 Protokoller fra Studieutvalget og Forskningsutvalget blir kun sendt elektronisk til Universitetsstyret. Styret ga følgende innspill til temaer for Universitetsstyremøte- og seminar 5.-6. mars 2014: Presentasjon av fakultetene, gjennomgang av undervisning og forskning ved instituttene, presentasjon av budsjettmodellen, samt presentasjon av SFF’en. Dersom universitetsstyremedlemmene har ytterligere innspill til tema for ovennevnte møte og seminar, bes det sendt til [email protected]. (sign.) Siri B. Hatlen styreleder NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.01.2014 Norges miljø- og Møtereferat biovitenskapelige universitet Personal- og Fra tjenestemannsorganisasjonene; Kurt R. Johansen Parat organisasjonsavdelin NMBU, Elin Kristin Pålerud Parat NMBU, Erling Koppang DNV gen NMBU, Katharina Bjarnar Løken NITO NMBU, Marit Nesje FF NMBU, Signe Kroken NTL NMBU, Borghild Hillestad Akademikerne NMBU, Lise Thoen HVO NMBU Fra arbeidsgiver: Birger Kruse administrasjonsdirektør(møteleder) Jan Olav Aarflot, personal og organisasjonsdirektør Anne Marie Bjørkeng(referent) Vår ref. Deres ref. 14/00176-2 Vår dato 23.01.2014 Vår saksbehandler Anne Marie Bjørkeng, tlf. [email protected] Referat fra IDF den 24.1.2014 1/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjent. Organisasjonen har mottatt saksdokumentene til US og administrasjonsdirektøren gjennomgikk forslag til vedtak under de enkelte sakene 2/2014 Tilpasningsavtale for NMBU F Saken ble lagt frem til forhandling. Utsendt forslag til avtale ble diskutert. Utkastet justeres iht partenes innspill. Justert utkast sendes til partene i dag og protokoll signeres mandag 27.1.14. 3/2014 US-5/14 Målstruktur Det etterlyses omtale av samarbeid med UiO. Tjenestemannsorganisasjonene var opptatt av en mer effektiv administrativ drift under forutsetning av at støtteapparatet til vitenskapelige opprettholdes. 1 av 3 NTL foreslo et virksomhetsmål i tillegg; Virksomhetsmål for ledelse og ressurser: NMBU er best i landet på effektiv og kostnadslav administrasjon. Styringsparameter : antall adm. årsverk pr produksjonsansatt (tekn/ adm). 4/2014 US-6/14 Årshjul og Plan for større saker I Administrasjonsdirektøren orienterte. Innspill fra tjenestemannsorganisasjonene om at US orienteres tidlig om rammene for høstens lønnsoppgjør. 5/2014 US-8/14 Fastsettelse av godtgjørelse til leder av Universitetsstyret, leder av fakultetsstyrene, medlemmene i fakultetsstyrene. Administrasjonsdirektøren orienterte. Tjenestemannsorganisasjonene påpekte at satsene synes å være høye. Tjenestemannsorganisasjonene pekte på at man bør vurdere å gi mulighet til å forlenge stipendiatperioden i stedet for godtgjøring, slik det er beskrevet på side 55 for henholdsvis UiO og UiB, for styremedlemmer som er stipendiater. 6/2014 US-9/14 Tildelingsbrev 2014 Konkretisering av dette vil komme på et senere tidspunkt. Tjenestemannsorganisasjonene vil få en gjennomgang av tildelingsbrevet på et senere tidspunkt. 7/2014 US-10/14 Operativ instruks for økonomistyringen Administrasjonsdirektøren orienterte. 8/2014 US-11/14 Fullmakt til foreløpig godkjenning av regnskapene for 2013 Administrasjonsdirektøren orienterte. 9/2014 US-12/14 NMBUs campusplan og eiendomsforvaltning: Tidsplan og fremdriftsplan for oppfølging. Administrasjonsdirektøren orienterte. 10/2014 2 av 3 US-13/14 Orientering om Statsbyggsbyggeprosjekter På Campus Ås. Administrasjonsdirektøren orienterte. Det skal være muntlig orientering for US. 11/2014 US-14/14 Oppnevning av medlemmer til etikkutvalget Saksdokumentene utlevert på møtet. 12/2014 13/14 US-15/14 Gjennomgang av styringsreglement og Organisasjonsmodell Eventuelt: Fra arbeidsgiver til punktet eventuelt: 1) Studieavdelingen – 2 vikariater- overgang til fast stilling. Personal- og organisasjonsdirektøren orienterte. Tjenestemannsorganisasjonene hadde ingen innvendinger. 2) Informasjon om kontorkabalen i Cirkus. Administrasjonsdirektøren orienterte, herunder om en avdeling eller deler av en avdeling flyttes til Tårn- bygget Campus Ås. Tjenestemannsorganisasjonene pekte på viktigheten av en involverende prosess og dialog rundt dette i forhold til den enkelte ansatte. Inneklima v/Cirkus må ivaretas. Fra fagforeningene til punktet eventuelt: 3) Seniordager – ulik praksis ved de to enhetene: videre håndtering av dette vil bli avklart i løpet av kort tid. 4) Kompensasjon for tillitsvalgte: Personal og organisasjonsdirektøren orienterte om at avdelingen har denne under arbeid og det vil bli lagt frem forslag i løpet av en-to uker. Særavtalen skal ha tilbakevirkende kraft fra 1.1.14. 5) Bruk av rekrutteringsbyrå ved Institutt for husdyrforsøk: POA orienterer om denne saken i neste møte. 6) Campusbuss: Personal og organisasjonsdirektøren orienterte om at det pågår et arbeid for å avklare mulighetsrommet her. 7) Parat ba om informasjon om alle lønnsendringene som var gjort på slutten av 2013 og som ikke var forelagt organisasjonene og da spesielt på felles ressurssenter. Personal og organisasjonsavdelingen kommer tilbake til denne saken. 8) De tillitsvalgte og HVO pekte på at de bør være til stede ved evt. kommende styreseminar 3 av 3