EDU
elektronisk dokumentutveksling
og arkivrutinar
Kontaktkonferansen 2013
24. april
Anne Siri Fardal Bruteig
EDU er vår nye måte å jobbe
på
• St.meld 23 for 2012-2013
«Digital agenda for Norge»
• Regjeringens digitaliseringsprogram « På
nett med innbyggerne»
Staten skal ta i bruk elektronisk
dokumentutveksling og kommunane
skal koplast på og bli ein del av dette.
Med auka bruk vil vi merke
effektiviseringsgevinsten
• vi sparer tid på skanning
• kvaliteten på dokumenta i arkivet vårt blir
betre
• posten kjem raskare fram og dermed kan
sakshandsaminga bli raskare
• sendinga av post skjer på ein mykje sikrare
måte enn både via papirpost og e-post
Kva skal vi gjere for å auke bruken?
Fylkesmannen har ført statistikk over post som
kjem inn frå kommunane og som kunne vore sendt
via EDU.
Innkommen post frå kommunane til
Fylkesmannen
Fordeling av post som kjem via
EDU, e-post og i papir
Størsteparten av post som kan sendast med
EDU kjem fortsatt i papir eller via e-post
 EDU er meir effektivt og sikkert enn
både e-post og papirpost,
og vi får kvittering på sending og mottak
Kva kan vi gjere for å auke bruken?
Tiltak Fylkesmannen har gjort for å auke
bruken av EDU
• informasjon om EDU på avdelingane og på
intranettet jamleg
• god informasjon ved opplæring av nytilsette
• oppfølgjing av sakshandsamarar
• kontroll av utgåande brev
• arkivet har ansvar for å sjekke avvik
Utfordringar
• fagsystem
• sikker sone
• desentralisert arkiv
• sertifikat
• avvikshandtering
Utfordringar
• opplæring og oppfølging
• samarbeid mellom arkiv, IKT og
sakshandsamarar
• samarbeid mellom organsasjonar
• nye måtar å jobbe på
Gruppearbeid
• kva kan du og din kommune gjere for at
EDU blir brukt i større grad enn i dag?
• kan EDU nyttast til sendingar som skal
inn/ut av fagsystem?
• kva rutinar har kommunen for opplæring og
oppfølging av saksbehandlarane i høve
EDU?
• korleis er rutinane for avvikshandtering?
Kontaktinformasjon
Har du spørsmål om EDU til Fylkesmannen
Ta kontakt med arkivtenesta
tlf. 57 64 30 57
e-post: [email protected]