EDU - elektronisk dokumentutveksling og arkivrutinar
EDU elektronisk dokumentutveksling og arkivrutinar Kontaktkonferansen 2013 24. april Anne Siri Fardal Bruteig EDU er vår nye måte å jobbe på • St.meld 23 for 2012-2013 «Digital agenda for Norge» • Regjeringens digitaliseringsprogram « På nett med innbyggerne» Staten skal ta i bruk elektronisk dokumentutveksling og kommunane skal koplast på og bli ein del av dette. Med auka bruk vil vi merke effektiviseringsgevinsten • vi sparer tid på skanning • kvaliteten på dokumenta i arkivet vårt blir betre • posten kjem raskare fram og dermed kan sakshandsaminga bli raskare • sendinga av post skjer på ein mykje sikrare måte enn både via papirpost og e-post Kva skal vi gjere for å auke bruken? Fylkesmannen har ført statistikk over post som kjem inn frå kommunane og som kunne vore sendt via EDU. Innkommen post frå kommunane til Fylkesmannen Fordeling av post som kjem via EDU, e-post og i papir Størsteparten av post som kan sendast med EDU kjem fortsatt i papir eller via e-post EDU er meir effektivt og sikkert enn både e-post og papirpost, og vi får kvittering på sending og mottak Kva kan vi gjere for å auke bruken? Tiltak Fylkesmannen har gjort for å auke bruken av EDU • informasjon om EDU på avdelingane og på intranettet jamleg • god informasjon ved opplæring av nytilsette • oppfølgjing av sakshandsamarar • kontroll av utgåande brev • arkivet har ansvar for å sjekke avvik Utfordringar • fagsystem • sikker sone • desentralisert arkiv • sertifikat • avvikshandtering Utfordringar • opplæring og oppfølging • samarbeid mellom arkiv, IKT og sakshandsamarar • samarbeid mellom organsasjonar • nye måtar å jobbe på Gruppearbeid • kva kan du og din kommune gjere for at EDU blir brukt i større grad enn i dag? • kan EDU nyttast til sendingar som skal inn/ut av fagsystem? • kva rutinar har kommunen for opplæring og oppfølging av saksbehandlarane i høve EDU? • korleis er rutinane for avvikshandtering? Kontaktinformasjon Har du spørsmål om EDU til Fylkesmannen Ta kontakt med arkivtenesta tlf. 57 64 30 57 e-post: [email protected]
© Copyright 2024