Referat fra møte i Fylkesmennenes fagutvalg for sak og arkiv 5. og 6. mai 2014 i Tønsberg Tilstede: Administrasjonssjef Jan Erik Glad, Fylkesmannen i Vestfold (leder) Arkivleder Unn Pedersen, Fylkesmannen i Vestfold Arkivleder Michael Baumann, Fylkesmannen i Nordland Arkivleder Marit Myhre Hanssen, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rådgiver Solfrid Helvik, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Seniorrådgiver Ole-Gunnar Drabløs, Kommunal- og moderniseringsdepartementet (deler av møtet via Lync) Seniorrådgiver Johnny Olsen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet (referent) Forfall: Arkivleder Karin Einarsen, Fylkesmannen i Finnmark Dagsorden: 1. Gjennomgang og oppfølging av referat fra møte 6. mars 2. Informasjon om NESTOR v/ Alf Sverre Johnson og Gunstein Sundene 3. Systemrevisjon - arkivbegrensning 4. Status intranettsider for fagutvalget 5. Status prosjekt felles ePhorte 6. Utsendelse av dokumenter i andre formater enn PDF 7. Status Innovasjonsprosjekt – elektroniske skjemaer kap 4A pasient- og brukerrettighetsloven 8. Sentralisering av arkiv og postmottak 9. Arkivkonferansen i Bodø 10. Alfabetisk oversikt - arkivnøkkel 11. Eventuelt Nr. Tema: Ansvar: 1. Gjennomgang og oppfølging av referat fra møte 6. mars Pasientjournal – KMD sendte et brev til HOD om pasientjournaler 24. mars 2014. HOD har ikke gitt noen tilbakemelding ennå. FM i Sør-Trøndelag skrev om problemene med pasientjournaler i sitt svar til HOD på høringen om forslag til forskrift om Norsk helsearkiv. Noen embeter har vist til brevet fra KMD i sine høringssvar. Reindrift – Det har skjedd lite siden forrige møte. To forhold er ennå ikke avgjort. Michael Embetene som skal ha kopi av den historiske basen til Reindriftsforvaltningen i Alta har ennå ikke fått disse. Kun FM i Nordland har fått tilgang til den historiske basen. Det jobbes sammen med Geir Harbak i Adjuva for å finne en snarlig løsning for de resterende fire embetene. 1 Frist: Integrasjonen mellom fagsystemet Grunnmur og ePhorte tar også lengre tid enn forutsatt. Hos Reindriftsforvaltningen i Alta er det opprettet en midlertidig løsning som sender dokumentene med e-post til postmottakene for journalføring i ePhorte. FM i Nordland og Evry jobber med saken. Michael må være med på de videre diskusjonene når det gjelder begge disse problemene. EDU og Miljødirektoratet. Marit har vært i kontakt med tidligere arkivlederen i Miljødirektoratet. De har akkurat tilsatt ny arkivleder og de kommer derfor ikke til å ta i bruk EDU på denne siden av sommeren. Marit har gitt uttrykk for viktigheten av at de også tar i bruk EDU. ePhorteoppgradering. FM i Sogn og Fjordane har hatt en Norge.no-arkivdel i sitt system som tilhører Difi. De venter nå på at de kan ta et nytt uttrekk av denne arkivdelen som kan overføres Difi. Når det er i orden, kan oppgraderingen av ePhorte gjøres. Bevaring av underskrevne SepSkill-bevillinger. Unn og Marit jobber videre med denne saken. De tar kontakt med JD som holder på med en gjennomgang av apostiller. Difi-rapport om meldingsutveksling. De som ga innspill til Difi-rapporten har fått en spørreskjemaundersøkelse om forsending av post. Hvor mye ble brukt i porto? Hvor mye går ut via EDU osv? Vestfold, Sogn og Fjordane og Oslo og Akershus har svart på undersøkelsen til Difi. Utviklingen av digitale forsendelser skjer i ePhorte5. Ved installasjon av denne vil vi få ny funksjonalitet som for eksempel SvarUT. Dokumentasjon av brukeradministrasjon i ePhorte. I ePhorte loggføres det ikke hvem som gir tilganger. Unn har sjekket i Noark 5 og har vært i kontakt med Datatilsynet. Datatilsynet sier det er viktig med rutiner som sier hvem som tildeler roller og hvordan dette gjøres. Hvem kan legge inn brukere (innmelding)? Hvem kan avslutte brukere (utmelding)? Hvem kan gi tilganger? Har man rutiner på dette og de følges, trenger man ikke logge dette i ePhorte. Det skal bare være et fåtall i organisasjonen som skal kunne gjøre dette. Digital kommunikasjon. I Sør-Trøndelag har 24 kommuner nå sagt ja til SvarUT. 22 kommuner har også sagt ja til EDU. 2 Marit Michael Unn og Marit EDU. Sivilombudsmannen, Statens sivilrettsforvaltning og Statens helsetilsyn har vært i kontakt med embetene og har nå startet testing med og er i drift med noen. Fagutvalget drøftet om de skal sendes ut en forespørsel om status i embetene på bruk av EDU. Kartlegging av arkivbestanden. 14 embeter har besvart innen fristen. Tre embeter blir purret. Ett embete har søkt om utsatt frist og fått denne forlenget til 23. mai. Det skal lages et samledokument som skal sendes KMD før ferien. Vergemål. Sivilrettsforvaltningen (SRF) skal ha et møte på Gardermoen 20. mai med arkivlederne hos fylkesmennene og en fra hvert embete som jobber med vergemål. Utkast til program er sendt ut fra SRF. Marit og Unn skal holde en innledning. Det er mulig å opprette flere importsentraler i ARVEePhorte. Michael sender ut en oppskrift til embetene på hvordan disse kan opprettes. Vedtak om bevaring og kassasjon av nettsider Unn og Marit har laget og sendt ut en veiledning til embetene om bevaring og kassasjon av prosjektsider og hvordan man søker om kassasjon av prosjektsidene. Integrasjon av rekrutteringsverktøyet fra JobbNorge Evry-konsulenten som skulle gjøre dette for fylkesmannsembetene har sluttet. Det er derfor uklart hvor langt Evry har kommet. Michael følger opp. JobbNorge er oppe og går hos FM i Nordland. Arkivering av artikler fra nettsider Unn tar det opp på neste møte i portalprosjektet. DLP – Data loss prevention. Prosjektgruppa har hatt et siste møte. KMD skal lage et brev til embetene om SCCM og DLP. Brevet er ikke sendt ennå, men skal etter planen bli sendt ut før 17. mai. 2. Informasjon om NESTOR v/ Alf Sverre Johnson og Gunstein Sundene fra Statens helsetilsyn Statens helsetilsyn skal i begynnelsen av juni ha et møte med KMD for å informere om NESTOR. NESTOR ble etabler for ca 3 år siden og er et registrerings- og styringssystem for behandling av klage- og tilsynssaker 3 Michael Unn og Marit Michael Unn OleGunnar innen barnevern, helse/omsorg og sosial. Helsetilsynet har vært opptatt av et nært samarbeid med sak-/arkivutvalget. NESTOR-teamet i Helsetilsynet ønsker å benytte dette møtet til å sikre seg at det ikke er noe de ikke har fanget opp og til å diskutere veien videre. Helsetilsynet føler at det meste er på plass innenfor rettighetssaker og tilsyn innenfor barnevern, helse og omsorg. Helsetilsynet jobber nå med å legge NESTOR til rette for de planlagte tilsynene som fylkesmennene utfører innenfor barnevern, helse/omsorg og sosial. Helsetilsynet har vurdert fagutvalgets forslag om at institusjonstilsynene arkiveres på en sak pr år pr tilsynsobjekt. Helsetilsynet tar nå til etterretning embetenes rutiner, selv om førstevalget i NESTOR i utgangspunktet er at en hendelse, en klage og et tilsyn skal være én sak. Statens helsetilsyn ønsker fortsatt å holde kontakten med sak- og arkivutvalget. For fagutvalget blir det viktig å holde dem informert om ePhorteprosjektet (sentralisering). 3. Systemrevisjon – arkivbegrensning FM i Rogaland har spurt om hva som skal tas vare på av dokumentasjon ved varslet tilsyn. Ved slike tilsyn kommer det inn en rekke forskjellige typer dokumenter. Hva skal arkiveres i ePhorte? Det varierer fra embete til embete hva som tas vare på. Saken var oppe på et møte mellom fagutvalget og Riksarkivet i juni 2007. Riksarkivet sier at embetene må foreta et skjønn. Man bør bevare lister over dokumentasjonen man har fått og ellers arkivere særlig viktige dokumenter. 4. Status intranettsider for fagutvalget Marit og Solfrid Frank Hofslundsengen fra FM i Sogn og Fjordane har midlertidig gått inn som prosjektleder i fm-nettprosjektet. Delprosjektet om ekstranett skal være klart til 1. juni. Solfrid legger inn fagutvalget i fm-nett som felles kalender. Kalenderen gir en hovedoversikt over bl.a. fagutvalgenes møter, slik at det kan bli lettere å unngå møtekollisjoner med andre fagutvalg. Det vil bli arrangert publiseringskurs for nytt FM-nett hos KMD 28. mai og 4. juni 2014. 4 Solfrid 5. Status prosjekt felles ePhorte Michael Michael orienterte kort om status. Trond Persson jobber med prosjektgruppas rapport. Gruppa har ikke avtalt noe nytt møte ennå. Michael har sendt et brev fra prosjektgruppa til Riksarkivet om de ser det som noe problem å sentralisere administreringen og lagringen av dokumentene. Det er den tekniske driften det er snakk om å sentralisere. Arkivene og dokumentene vil ikke bli blandet. Styringsgruppa skal ha sitt neste møte 15. mai 2014. Michael skal lage et notat med vurderinger av sentralisering av arkiv og postmottak på et overordnet nivå. Fagutvalget diskuterte punkter til dette notatet og kom med innspill til punkter. Fagutvalget mener at dersom det skal jobbes videre med dette, må det bli som et eget prosjekt og ses i en større sammenheng. 6. Utsendelse av dokumenter i andre formater enn PDF Solfrid Spørsmålet om oversendelse av andre formater enn PDF/A har kommet opp. Fylkesmennene skal forholde seg til forskrift om ITstandarder i offentlig forvaltning og ekspedere brev i PDF. Dersom man også må sende ut i Word, må denne fila enten legges som vedlegg eller sendes i egen forsendelse (med bl.a. fare for dobbelt journalføring og manipullering). Solfrid lager en artikkel om dette til fagutvalgets sider på fm-nett. 7. Status Innovasjonsprosjekt – elektroniske skjemaer kap 4A pasient- og brukerrettighetsloven Michael Dette er et prosjekt i Nordland hvor fylkesmannen er involvert. Michael sjekker nærmere. 8. Sentralisering av arkiv og postmottak Se pkt 5. Michael, Solfrid 9. Arkivkonferansen i Bodø Arkivkonferansen holdes i Bodø i dagene 16.-18. 5 september. Første del fra lunsj 16. til lunsj 17. er forbeholdt arkivlederne. Fellesdelene går fra lunsj 17. til lunsj 18. Hotell er bestilt. Fagutvalget møtes i Bodø 15. september. og Karin Forslag til program for konferansen ble gjennomgått. Michael og Solfrid tar et møte i neste uke for å jobbe videre med programmet. 10. Alfabetisk oversikt - arkivnøkkelen Solfrid Solfrid sjekker om det er mulig å indeksere stikkordsregisteret slik at man kan hoppe rett til den bokstaven stikkordet man er på jakt etter står under. Dette må gjøres med en kopi av stikkordsregisteret, slik at vi ikke ødelegger registeret som er laget i en gammel versjon av Word. 11. Eventuelt Solfrid tok opp at dersom man bruker spor endringer i Word er det viktig at leder/saksbehandler godtar eller avviser endringene og slår av spor endringer før man setter journalposten til ferdig. Gjør man ikke dette, konverteres dokumentet med spor endringer. Solfrid tok opp at dersom man velger varsle med e-post etter godkjenning i ePhorte, så kommer dokumenttittelen opp i emnefeltet på e-posten. Denne kan inneholde taushetspliktige opplysninger. Det burde for eksempel bare vært saksnummeret som kom opp i emnefeltet. Michael sjekker ut om dette problemet kan løses enkelt. Marit tok opp spørsmålet om hvordan arkivene skal håndtere røntgenbilder fra sykehus. Disse kommer nå bare elektronisk. Fagutvalget anbefaler at arkivene spør saksbehandler om de skal bruke dem i saksbehandlingen. Hvis de ikke trenger bildene, legger vi inn en merknad om det på journalposten. Hvis saksbehandler trenger dem, kan arkivet prøve å ta skjermdump av røntgenbildene og lime de inn i Word-dokumenter som pdf-konverteres. Unn tok opp en sak som kom opp på styringsgruppemøte om felles ePhorte. Skal fylkesmennene legge ut informasjon på hjemmesidene om hva slags opplysninger vi lagrer om enkeltpersoner? I følge Datatilsynet er ikke dette et må-krav, men man kan gjøre det. FM i Vest-Agder har laget en veiledning om hva de gjør når noen spør om hva fylkesmannen har lagret av personopplysninger. Fagutvalget anbefaler at innsyn om personopplysninger 6 Michael behandles som andre innsyn. Evry bestemte i fjor at ePhorte Produktforumet skal legges ned og startes opp på nytt som to produktforumer, et for kommuner og et for statlige etater. Fagutvalget foreslår at Michael fortsetter som representant for fylkesmannsembetene i produktforumet for stat. Evry skal ha en fast sekretær for forumene. Øivind Christoffersen fra KMD bør inviteres til et møte i fagutvalget i høst for å snakke om prosjektene sine. Han kan også være aktuell med et innlegg på arkivkonferansen. OleGunnar undersøker om hva som passer. Nytt fra test- og brukerstøttesenteret i Nordland Flere har irritert seg over at det bare vises Word-dokumenter når man velger ”hent fil fra disk” og at en da må klikke på ”all files” gang på gang. Løsning for det er funnet. En config-innstilling kan endres til at det som standard vises ”all files”. Info finnes på tips og triks-siden fra testsenteret. Lenke: http://ephortesupport/tipsogtriks/Lists/Posts/Post.aspx?ID=7 3 7 Michael OleGunnar