Utprøving - Utdanningsvalg
Brukerveiledning for rådgivere i ungdomsskolen
Kommunikasjonsverktøyet
Skole & Arbeidsliv
troms.skoleogarbeidsliv.com
Versjon 2014-01-08
1
Innhold
Skole & Arbeidsliv ............................................................................................................. 3
Brukerplattformer i Skole & Arbeidsliv ..............................................................................................................4
Begreper ..........................................................................................................................................................4
Rådgiverens oppgaver ......................................................................................................................................5
1.
Samarbeid mellom ungdomsskolene og administrator ...............................................................................5
Sende inn klasseliste(r). ........................................................................................................................................ 5
2.
Utdeling av elevens passord og brukernavn ...............................................................................................5
Innmelding av nye elver ....................................................................................................................................... 7
Elever som har glemt sitt passord og brukernavn eller er blitt låst ute ............................................................... 8
3.
Orienter elevene hvordan de foretar sine valg ...........................................................................................9
Informasjon om kursene ...................................................................................................................................... 9
4.
Framdriftsplan ........................................................................................................................................ 10
5.
Oversikt over elevers valg før fordeling .................................................................................................... 11
6.
Fordeling av elever til de ulike utdanningsprogram og skole (oversiktslister) ............................................ 11
Elever som ikke har gjort valg innen tidsfrist ..................................................................................................... 12
Nye elever registret etter påmeldingsfrist ......................................................................................................... 12
7.
Program for kursdagene/utprøvingen / ................................................................................................... 13
8.
Evalueringsrapporter ............................................................................................................................... 13
Oversikt over registrert oppmøte/fravær .......................................................................................................... 14
9.
Transportplan ......................................................................................................................................... 14
Kontaktinformasjon til ansvarlige i regionene: ................................................................ 15
Versjon 2014-01-08
2
Skole & Arbeidsliv
Velkommen til det WEB baserte kommunikasjonsprogrammet Skole & Arbeidsliv, som
brukes til å organisere og fordele ungdomsskoleelever til utprøving i videregående skole i
faget utdanningsvalg.
Denne brukerveiledningen er ment å være til hjelp for deg som rådgiver i ungdomskolen.
Brukerveiledningen er merket med dato for siste revidering. Nye oppdateringer og
funksjoner kan komme til etter hvert. Se derfor etter dato for siste revidering.
Skole & Arbeidsliv er et kommunikasjon og logistikk verktøy som har en enkel oppbygging,
med tydelig ikoner og lite tekst. Funksjonene skal være intuitive og enkle å bruke. Det kan
tas ut ulike lister/rapporter som igjen kan konverteres over til Excel-format. Verktøyet har
også gode sorteringsfunksjoner. Du kan sortere etter ulike behov, eks. klasse / gruppe, skole,
utdanningsprogram.
Du finner framdriftsplan, oppdatert brukerveiledning og annen nyttig informasjon for deg som er
Lærer og rådgiver UV-fag før du logger deg inn. Lenken ligger oppe til høyre i innloggingsbildet.
Dere vil oppdage at programvaren opererer med andre begreper enn det som brukes i deres
region. (Vi ønsker å lage benevnelser som er lik for hele Troms.)
Påloggingsiden for alle brukere av systemet er: troms.skoleogarbeidsliv.com
Karriere Troms har administrasjonsansvar for systemet sammen med kontaktpersoner i hver
region som bruker programmet. Ta kontakt med kontaktpersonen i din region om det er noe
du lurer på. Kontaktinformasjon finner du på siste side.
Kommunikasjonsverktøyet Skole & Arbeidsliv er utviklet av Hatteland.
Versjon 2014-01-08
3
Brukerplattformer i Skole & Arbeidsliv
Det er fire brukerplattformer i kommunikasjonsverktøyet Skole & Arbeidsliv. Administrator har
tilgang til alle funksjoner hos de ulike brukerne.
Oversikt over de viktigste oppgavene og funksjonene for brukerne
Rådgiver/lærer
i ungdomsskolen
Elev
UDV-kontakt
i vgs
Administrator
• Tilgang /utlevering av elevenes brukernavn og
passord
• Ser hva elevene har søkt
• Kan «flytte på elevene» til de ulike kursene
• Kan lese evaluering
• Får brukernavn og passord enten av skolens
rådgiver eller via Feideinnlogging(Tromsø
kommune)
• Eleven prioriterer sine valg innen angitt tidsfrist
• Får tilbakemelding om tildelt plass
• Evaluerer utprøvingen
• Henter ut elevlister til de ulike kursene etter fordeling
• Legger inn informasjon om utprøvingsdagene
• Fører oppmøte/fravær i systemet (Evaluere elevene)
• Lese evaluering av utprøvingsdagene fra elevene
• Tilgang til hele systemet / Legger inn informasjon og
oppretter «prosjekter»
• Gir ut passord til rådgivere og UDV-kontakter
• Fordeler elevene til de ulike utdanningsprogrammene
•"Rydder" elevlister sammen med ungdomsskolen
• Er i dialog med vgs om justering av antall kurs
Begreper
Kommunikasjonsverktøyet Skole & arbeidsliv opererer med andre begreper enn det som brukes i
deres region.
VGS-dager = utprøvingsperiode / praksisperiode /KUPP (Kurs UtdanningsProgram Praksis)
UTV = UDV/Utdanningsvalg
Grupper = ungdomsskole elever som kommer til de ulike kursene
Versjon 2014-01-08
4
Rådgiverens oppgaver
Nedenfor finner du en rekke beskrivelser over hvordan bruke de ulike funksjoner og oppgaver
rådgiver har i forhold til bruken av kommunikasjonsverktøyet Skole & Arbeidsliv.
1. Samarbeid mellom ungdomsskolene og administrator
Sende inn klasseliste(r).
- Administrator/kontaktperson i regionen, melder om tidsfrist for innsending av
klasselister
- Listene sendes til administrator i din region (unntatt Tromsø kommune som har
Feidepålogging)
- Beskrivelse av format for klasselistene:
o Listene må være i Excel format med klassenavn i førstekolonne, elevens etternavn i
andre kolonne, og elevens fornavn i tredje kolonne.
o Alle klasser skal følge fortløpende i samme arkfane uten overskrift
o Innsendt excel-fil skal være lagret i følgende mal: Skolens navn - klassetrinn - skoleår
Huskeliste
-
Format: xls
Ingen overskrifter!
Kolonne A: Klassenavn
Kolonne B: Etternavn
Kolonne C: Fornavn
Fortløpende - klasser
2. Utdeling av elevens passord og brukernavn
- Du som rådgiver logger deg inn på troms.skoleogarbeidsliv.com med ditt brukernavn og
-
passord, som du har fått tilsendt av administrator (kontaktperson din region).
Ta kontakt med din administrator om du har mistet eller ikke husker ditt passord og
brukernavn.
Ta ut rapport med elevenes brukernavn og passord og dele ut til elevene.
o Listene kan også tas ut i Excel
o Skolen/rådgiverne lager selv rutiner for utdeling av passord og brukernavn
Versjon 2014-01-08
5
Startsiden
-
Dette er førstesiden du kommer inn
på etter at du har logget deg inn,
med tildelt brukernavn og passord.
-
Trykk på ikonet/prosjekt for å
komme videre inn i systemet.
Rapportsiden: - Her henter du alt det som er nødvendig i prosessen fra påmelding til evaluering.
Her finner du
elevenes
brukernavn og
passord
Her finner du
datoer for når
elever på egen
og andre skoler
skal ut på
praksiskurs
Her finner du
Her kan du
endre elevenes
ønsker og samtidig
sjekke om alle
elever har valgt.
Brukes også i
«ryddeprosessen».
oversikt over
tildelt plass for
elevene
Her finner du
oversikt over
antall elever pr
utdanningsprogram
Versjon 2014-01-08
6
Innmelding av nye elver
- Logg deg inn.
- På startsiden finner du fane ELEVER, trykk på ikonet.
-
Finn hvilken klasseliste eleven skal opprettes i
-
Finn klassen eleven skal starte i.
Trykk på ikonet  Opprett ny elev.
På samme liste kan du legge inn nye elever som begynner i klassen eller slette dem som
slutter.
Versjon 2014-01-08
7
Lag et passord og brukernavn til den nye eleven selv.
Elever som blir lagt inn etter at klasselistene er lagt inn av administrator får ikke generert passord og
brukernavn automatisk
Elever som har glemt sitt passord og brukernavn eller er blitt låst ute
- Du kan oppleve at elevene glemmer passordet sitt eller at de blir ”låst ute” fordi de taster feil
passord flere ganger.
- Du finner elevens brukernavn og passord i klasselistene. Bruk samme funksjon som for utdeling
av passord og brukernavn. Her kan du låse opp for elever som har blitt stengt ute trykk på
hengelås ikonet. Eleven kan logge seg inn på nytt med sitt brukernavn og passord.
Elever som mister passordet sitt, tar kontakt med læreren sin.
Versjon 2014-01-08
8
3. Orienter elevene hvordan de foretar sine valg
-
Elevens startside: Når de trykker på ikonet for ”mine vgs dager” kommer de inn på valgsiden
Informer elevene om påmeldingsperioden.
Elevene vil bli plassert på den nærmeste videregående skolen som tilbyr ønsket utdanningsprogrammet (nærskoleprinsippet følges). Elevene får ikke mulighet til å prioritere skoler.
Det er viktig å fokusere på at det de blir tilbudt er utprøving av utdanningsprogram, ikke
besøk på en spesifikk videregående skole.
Bilde 1
Bilde 2
I dette bildet
foretar elevene
sine valg
Bilde 3 – Endre sine
valg
Prioriterer ønskene i
rekkefølge også om de
endrer valgene sine.
NB! Minne elevene på
at de må lagre, også
om de endrer valgene
sine.
Informasjon om kursene
- I den enkelte region er det laget en oversikt over alle kurs med informasjon om:
o Hvordan velge utdanningsprogram
o Prioritere ønskene
o Påmeldingsperioden
o Hva som kan være lurt å tenke over og orientere seg om før man velger
Versjon 2014-01-08
9
o
Kort informasjon om utdanningsprogrammene
Denne informasjonen ligger på forsiden av programmet http://troms.skoleogarbeidsliv.com/.
Eleven må trykke på Elev oppe til høyre og velge informasjon fra egen region.
4. Framdriftsplan
-
Framdriftsplanen er lagt opp med forskjellige arbeidsoppgaver tilpasset hver
brukergruppe
Framdriftsplanen blir sendt ut til rådgivere og UDV-kontakter i god tid på e-post og finnes
som informasjon i programmet på den åpne delen
Elevene melder seg på i påmeldingsperioden
I fordelingsprosessen stenges tilgangen for elever, rådgivere og UDV-kontakter på vgs.
Etter fordelingsprosessen, legger vi opp til noen dager der rådgiverne får tilgang, hvor vi
sammen kvalitets sikrer listene («ryddeperiode»)
Det er viktig at rådgiver sammen med administrator setter av tid for rydding og avklaring
av elevlister. Se regional tidsplan
Systemet åpnes for alle (elevene får tilgang til å se hvor de skal på utprøving).
fordelingsperiode
påmeldingsperiode
+
"ryddeperiode"
Alle får tilgang til
systemet
Versjon 2014-01-08
10
5. Oversikt over elevers valg før fordeling
På rapportfunksjonen VGS- dager (Se/endre elevenes besøk) finner du oversikt over elevenes
ønsker før fordeling. Her legges inn ønsker til elever etter at påmeldingsfristen har gått ut.
Her kan du også sjekke hvilke elever som har/ikke har valgt utdanningsprogram.
Bruk sorteringsfunksjonen
6. Fordeling av elever til de ulike utdanningsprogram og skole (oversiktslister)
-
-
Etter fordeling kan rådgiver ta ut lister med oversikt over hvor elevene har fått kursplass.
Listene kan sorteres etter:
o Klasse /gruppe
o Utdanningsprogram
o Videregående skole
Via rapportsiden kan du sjekke hvilke elever som har/ikke har valgt utdanningsprogram.
o Bruk sorteringsfunksjonen
Versjon 2014-01-08
11
Elever som ikke har gjort valg innen tidsfrist
- Bruk denne muligheten med varsomhet og forhold dere til tidsfristene som det er blitt enighet
om.
- Gå inn på listen over elever som ikke har gjort valg
- Klikk på elevens navn
- Legg inn elevens ønske
o Se oversikt over ledige kursplasser nederst på siden (hvis kurset er fullt må elevens andre
eller tredje ønske vurderes)
- NB! Husk å lagre valget.
- Elevlister blir oppdatert umiddelbart.
Nye elever registret etter påmeldingsfrist
- Følg samme prosedyre som å melde inn nye elever (se side 6)
- Finn eleven på listen over elever som ikke har gjort valg
- Klikk inn på elevens navn
- Se oversikt over ledige kursplasser nederst på siden
- Legg inn ønsker (NB! Husk å lagre valget)
- Elevlister oppdateres automatisk
Liste over
ledige
kursplasser
Versjon 2014-01-08
12
7. Program for kursdagene/utprøvingen /
Rådgivere i ungdomskolen har også tilgang til program og velkomstbrevene ved å klikke på  Vgs
program pr gruppe (Viktig at all info ligger her)
8. Evalueringsrapporter
På rapportsiden finner du evalueringsrapporter
- VGS evaluering av elevene  her føres oppmøte og fravær ev. noen kommentarer
- Elevevaluering av vgs  her ser du elevenes evaluering av dagene
- Du kan finne oversikt over elever som ikke har evaluert (ikke hva den enkelte har svart –
evalueringen er anonym). Eleven vil også få en liten varsellampe om han/hun ikke har
evaluert
- Oppfordr elevene til også å skrive inn kommentarer i fritekstfeltet på evalueringen
NB! Sett av tid til evaluering /minn elevene på at de må evaluere elektronisk i Skole & Arbeidsliv. Når
elevene er tilbake fra utprøvingen må eleven få mulighet til elektronisk å evaluere dagene. Det kan
være lurt å sette av tid med en gang etter utprøvingen til dette. Evalueringene kan også gjøres
hjemme.
VGS-evaluering
Elevvurdering av VGS
Her ser du elevenes
vurdering av praksiskurset
eller utv-dagene
Her finner du oversikt over
oppmøte/fravær og ev.
tilbakemeldinger fra vgs til
ungdomsskolen
Versjon 2014-01-08
13
Oversikt over registrert oppmøte/fravær
Ungdomsskolen skal raskere få informasjon om oppmøte og fravær på elever som har vært til
utprøving gjennom kommunikasjonsverktøyet.
- Under første punkt på Evaluering finner du VGS evaluering av elev, her kan du få oversikt
over fravær og oppmøte av dine elever.
- Klikk på VGS evaluering av eleven (se bilde ovenfor)
- Navn med oppmøte og fravær vises (Viktig at vgs leger inn denne informasjonen)
Elevenes navn
9. Transportplan
Transportplan finner dere på Andre rapporter, helt nederst til venstre. Klikk på  Antall elever pr
VGS-program / Transportplan. Rapporten kan også brukes til å skaffe oversikt over antall elever pr
skole.
Her får dere en oversikt over dager, hvilke elever og antall som skal til de ulike vgs.
Excel konverteringen fungerer ikke optimalt her ennå.
Versjon 2014-01-08
14
Kontaktinformasjon til ansvarlige i regionene:
Ta kontakt med din region om det er noe du lurer på eller trenger hjelp til.
Sør-Tromsregionen
Vidar Larsen
Mobil: 97 08 23 38
Tlf: 77 02 61 37
E-post: [email protected]
Jan Arne Haugland
Mobil: 91 59 49 00
Tlf: 77 78 71 00
E-post: [email protected]
Tromsøregionen:
Svein Arne Johansen
Mobil: 91 52 77 01
Tlf: 77 79 03 90
E-post: [email protected]
Mona Haugli
Mobil: 99 64 45 69
Tlf: 77 79 00 94
E-post: [email protected]
Karriere Troms:
Gøran Mikkelsen
Mobil: 90 60 43 58
Tlf: 77 68 70 50
E-post: [email protected]
Finn Magne Spjelkavik
Mobil: 90 56 97 36
Tlf: 77 68 70 50
E-post: [email protected]
Versjon 2014-01-08
15