Oppsummering av 17. mai 2013 ved Linderud skole Planlegging Medlemmer i 17. mai komiteen: Grethe Damm (kontaktlærer 5B), Roy C. Møllerud (foreldrekontakt 5A), Audun Kleven (foreldrekontakt 5B). Komiteen startet arbeidet sitt arbeid i februar, første oppgave var møte med rektor Bjørn Ekren. Informasjon til foreldre på 5. og 6. trinn ble sendt ut 18. mars med svarfrist 22. mars. Foreldrene fikk valg om ”Bake kake” eller å stille som betjening og ryddehjelp på selve dagen. Denne informasjon ble også sendt til foreldrekontaktene på 4. trinn for at de skulle få erfaring (opplæring) til neste års arrangement. Tilbakemelding på svarslipp: denne bør innholde mulighet om å gi beskjed om man er forhindret fra deltakelse (på reise eller annet). Gjentatte purringer ble sendt til de som ikke svarte innen fristen. Klasse Totalt antall elever Antall svar Svarprosent 5A 20 14 70 % 5B 16 13 81 % 5C 16 3 19 % 6A 18 5 28 % 6B 22 9 41 % 6C 22 8 36 % 4 (Note *) 4 4 100 % (Note *) Informasjon ble kun sendt til foreldrekontakter på fjerde trinn. Planleggingsmøte for gjennomføring av arrangementet ble avholdt på skolen 2. mai, men med svært dårlig oppmøtte. Kun en (1) foreldre møtte opp utenom komiteen! Vekslepenger: Følgende kassabeholdning ble anskaffet før arrangement startet: Valør 5 10 20 50 100 200 Totalsum Antall 70 60 40 15 20 1 Sum 350 600 800 750 2000 200 4700 Dette virket å være nok vekslepenger, kunne kanskje hatt noen flere femmere og redusert noe på antall hundrelapper. Fil: Oppsummering av syttende mai 2013 ved Linderud skole_1-0 Side 1 av 4 Utstyr lånt fra korpset: Fryser, pølsekoker, vaffeljern og leker ble lånt fra korpset. Dette utstyret lagres i ett eget rom (såkalt ”gammelt fjernlager”) i tilknyting til teknisk rom. Adgang til dette rommet er begrenset og krever derfor litt planlegging slik at utstyret er tilgjengelig når det skal brukes. Syttende mai komiteen disponerte eget nøkkelkort og nøkler med adgang til personalrommet og kjølerom på ”mat og helse”. Gjennomføring på selve dagen Været: Noen kraftige regnskyller over Linderud på formiddagen gav litt bekymringer i komiteen. Like før arrangementet startet klokken 16 kom det en mikroskopisk regnbyge, denne var nesten ferdig før den hadde begynt. Resten av dagen regnfritt og god temperatur med over 20 grader. Betjening 16 personer (inkludert tre fra komiteen) hadde sagt seg villige til å stille som betjening. Vi fikk noen frafall de siste dagene før 17. mai slik at var nødvendig å kalle inn noen reserver for å dekke de oppgavene som skulle løses. Vi fikk også god hjelp av elever fra 8. trinn som hjalp til med leker. Antall som stiller som betjening bør være noe høyere, spesielt på kiosksalg. Vi trenger færre kaker og flere som stiller som betjening. Betjeningen møttes på skolen klokken 14:00 for å ordne de siste forberedelser. Kulturelle innslag Både korpset og koret imponerte med flotte fremvisninger på arrangementet. Gratis bonger (såkalte ”Linderud-daler” )ble gitt til korpset og koret, disse gav 1 gratis mat og 1 gratis drikke til musikantene. Totalt ble det delt ut 40 Linderud-daler. En flott og tankevekkende tale for dagen ble holdt av Mathilde og Aurora fra 10. trinn. Lydanlegget fungerte utmerket og alle fikk med seg det som ble fremført. Leker Følgende lekestasjoner ble satt opp i skolegården;     Ringspill Potetløp og sekkeløp (samme bane, vekslet mellom disse to lekene) Ballkast Stylter På disse lekestasjonene ble det delt ut godteri og små premier (penner, refleksbånd) til de som deltok. I tillegg til disse lekene ble lykkehjulet brukt flittig med de premiene vi hadde skaffet fra forskjellige sponsorer. Priser Komiteen valgte minimal avanse når prisene ble bestemt. Følgende priser ble brukt i kiosken: Fil: Oppsummering av syttende mai 2013 ved Linderud skole_1-0 Side 2 av 4 Vareslag Saft Brus Kaffe Kake/Vaffel Pølse med lompe Kroneis Lollipop Pinup Utsalgspris 5,20,10,10,15,20,15,15,- Kiosksalg Salg av mat og drikke var samlet på et sted med pølsekoker og vaffeljern (2 stk.) plassert bak betjeningen. Det var for lite betjening spesielt for å håndtere salgstoppen etter at de kulturelle innslagene var ferdig. Fryser og pølsekoker ble koblet på en stikkontakt med timerfunksjon (tidsbryter). Noe av isen smeltet og pølsene ble kalde når denne tidsbryteren slo inn. Økonomi Total omsetning på lykkehjulet og kiosksalg ble 11.720. Resultregnskapet viser ett overskudd på 962 kroner. Største utgiftspost var innkjøp av varer fra Rimi med 9719. For detaljer, se vedlegg [4]. Resterende varer som servietter, papptallerkener, gafler osv. er lagret innlåst i samme rom som leker (”gammelt fjernlager”) i tilknytning til teknisk rom. Forslag til forbedringer 1. Færre kaker, mer betjening. Informasjon til foreldrene på 5. og 6. trinn bør utformes slik at det blir mer attraktivt å stille som betjening. Som tabell på side 1 viser, er det stor forskjell på hvor mange som i det hele tatt som returnerte svarslipp. Forslag: a. Hjemmelagende kaker erstattes av et lite antall innkjøpte kaker eller laget av 17. mai komiteen. Vi lager også mer vafler hvis det trengs. b. Svarslipp sendes ferdig utfylt med navn på elev og klassetrinn. c. Kontaktlærer sjekker mot klasseliste hvem som har svart og sender purring inntil to ganger for de som ikke har svart. 2. Få kommer på møter som arrangeres, innkalling per SMS er ikke nok. SMS som sendes bør inneholde informasjon om bekreftelse og følges opp med purring på telefon for de som ikke svarer. 3. Salg av is bør skje ved en egen stasjon for å gjøre det lettere å betjene flere på kortere tid. 4. Tilkobling av elektriske apparater for kiosksalget må fordeles på tilgjenglige strømkurser slik at problemer med tidsbryter og eventuell overbelasting unngås. Bør ta en gjennomgang med vaktmester hvordan dette settes opp best mulig. 5. Ingen elever bør hjelpe til med kiosksalg eller lykkehjulet, dette for å unngå forskjellbehandling av de som så gjerne vil bidra (”Alle eller ingen”). 6. Godteri som kjøpes inn for utdeling må ikke inneholde gelatin da dette ikke passer for alle. Fil: Oppsummering av syttende mai 2013 ved Linderud skole_1-0 Side 3 av 4 7. Etablering av 17. mai komité bør gjøres på første FAU møte om høsten. Foreldrekontakter fra 5. trinn og en representant fra skolen. Første punkt på arbeidslisten til komiteen bør være å holde et møte med forrige års komité og skolen. 8. Det bør lages et standardbrev som kan sendes til potensielle sponsorer for å be om premier til lykkehjulet/lotteri. 9. 17. mai komiteen bør disponere et nøkkelkort og et sett nøkler som også har tilgang til lekeutstyr (”gammelt fjernlager”) i tilknytning til teknisk rom. 10. Program for 17. mai ettermiddagen ved Linderud skole bør sendes som separat ranselpost i midten av april til alle elevene. Påmelding til toget i byen sendes like før 17. mai som i år. 11. Det er en del billigere å bruke flere leverandører for 17. mai varer enn å kjøpe alt fra skolens faste leverandører. Skolen må vurdere hva som er praktisk mulig innen dagens regelverk. 12. Det bør etableres en rutine for avslutning av arrangementet som inkluderer sjekk av lokalene for å sikre at alle gjestene har forlatt bygningen. Det er alltid noen som ønsker å leke litt lenger… Vedlegg – ytterligere informasjon [1] 17. mai program (”2013_Syttende mai plakat”) [2] Infoskriv til 5. og 6. trinn (”Info til foreldre på femte og sjette trinn”) [3] Oppgaveliste / innkjøpsliste (”Syttende mai 2013 Linderud skole”) [4] Resultatregnskap (”Resultatregnskap for syttende mai 2013”) Alle dokumentene er samlet i en perm og finnes også elektronisk hos skolen. Grethe Damm Roy C. Møllerud Audun Kleven [email protected] [email protected] [email protected] Fil: Oppsummering av syttende mai 2013 ved Linderud skole_1-0 99 73 53 19 99 16 74 87 476 11 888 Side 4 av 4