PERSONALHÅNDBOK - visk sikkerhet
PERSONALHÅNDBOK Revidert november 2012 Jan A. Bøge 2012 Innholdsfortegnelse 1 2 3 4 Arbeidsvilkår for ansatte ............................................................................................. 5 1.1 Ansvar ...................................................................................................................... 5 1.2 Ansettelse................................................................................................................... 5 1.3 Opplæring / Utdannelse .......................................................................................... 5 1.4 Overtid og mertid ..................................................................................................... 5 1.5 Lønnsforhold............................................................................................................. 6 1.6 Vedlegg 1.a: Bekreftelse av gjennomgått standard opplæring ............................ 6 Ansvarsforhold .................................................................................................................. 6 2.1 Dagligleder ................................................................................................................ 7 2.2 Driftsleder ................................................................................................................. 7 2.3 Driftsassistent ........................................................................................................... 7 2.4 Områdeleder ............................................................................................................. 7 2.5 Objektleder ............................................................................................................... 7 2.6 Vaktleder ................................................................................................................... 7 2.7 Ansatte ....................................................................................................................... 7 2.8 Rute/Objektinstruks................................................................................................. 7 2.9 Organisasjonsstruktur Visk Sikkerhet AS. ........................................................... 8 Yrkesetikk for ansatte ........................................................................................................ 8 3.1 Innledning ................................................................................................................. 9 3.2 Personellets holdning ............................................................................................... 9 3.3 Taushetsplikt............................................................................................................. 9 3.4 Konkurranseklausul................................................................................................. 9 3.5 Gaver ......................................................................................................................... 9 3.6 Bruk av kundens fasiliteter og utstyr ................................................................... 10 3.7 Generell orden ........................................................................................................ 10 3.8 Matpauser ............................................................................................................... 10 3.9 Opphold på arbeidsplass ....................................................................................... 10 3.10 Besøk under vakten ................................................................................................ 10 Kontakt med publikum .................................................................................................... 11 4.1 Innledning ............................................................................................................... 11 4.2 Personellets opptreden ........................................................................................... 11 4.3 Kommunikasjon ..................................................................................................... 11 Tidsskrifter ............................................................................................................. 11 4.5 Media ....................................................................................................................... 11 5 4.4 Rapportering .................................................................................................................... 12 Formål ..................................................................................................................... 12 5.2 Ansvar ..................................................................................................................... 12 5.3 Omfang .................................................................................................................... 12 5.4 Handling .................................................................................................................. 12 5.5 Alvorligere sikkerhetsbrudd ................................................................................. 13 5.6 Observasjonsrapport ............................................................................................. 13 6 5.1 Lønn ................................................................................................................................. 16 6.1 Lønningsrutiner ...................................................................................................... 16 6.1.1 Frister for innrapportering .................................................................................... 16 6.1.2 Skattetrekk ............................................................................................................ 16 6.1.3 Trekk i lønn .......................................................................................................... 17 6.1.4 Forskudd på lønn .................................................................................................. 17 6.1.5 Overtid og merarbeid. .......................................................................................... 17 6.1.6 Avspasering av overtid ......................................................................................... 18 6.1.7 Lønnsjustering ...................................................................................................... 18 7 Ferie ................................................................................................................................. 18 Ferieavvikling ......................................................................................................... 18 7.2 Feriepenger ............................................................................................................. 19 8 7.1 Tilleggsytelser. ................................................................................................................. 19 Dekking av telefonutgifter ..................................................................................... 19 8.2 Dekking av aviser/tidsskrifter ............................................................................... 19 8.3 Kredittkort .............................................................................................................. 20 9 8.1 Forsikringer ..................................................................................................................... 20 9.1 Yrkesskadeforsikring ............................................................................................. 20 9.1.1 Ved ervervsuførhet (framtidig inntektstap) .......................................................... 20 9.1.2 Ved medisinsk invaliditet (mènerstatning) .......................................................... 20 9.1.3 Ved død ................................................................................................................ 20 9.1.4 Tillegg .................................................................................................................. 20 9.1.5 Generelt ................................................................................................................ 21 10 Sykdom ............................................................................................................................. 21 10.1 Egenmelding: .......................................................................................................... 21 10.2 Retten til å nytte egenmelding: ............................................................................. 21 10.3 Tap av retten til å nytte egenmelding ................................................................... 21 10.4 Legeerklæring ......................................................................................................... 21 Gyldighet av Legeerklæring .................................................................................. 21 10.6 Arbeidsgiverperioden ............................................................................................. 22 10.7 Beregning av lønn under fraværet ........................................................................ 22 10.8 Mål og begrensninger............................................................................................. 22 10.9 Barns eller barnepassers sykdom ......................................................................... 22 11 10.5 Permisjon ......................................................................................................................... 23 Militærtjeneste ........................................................................................................ 24 11.2 Svangerskap/fødsel ................................................................................................. 24 11.3 Adopsjon ................................................................................................................. 24 12 11.1 Korte velferdspermisjoner ............................................................................................... 25 12.1 Barn som skal begynne i barnehage/skole ........................................................... 25 12.2 Bryllup ..................................................................................................................... 25 12.3 Flytting .................................................................................................................... 25 12.4 Dødsfall i nærmeste familie ................................................................................... 25 12.5 Lege/tannlegebesøk ................................................................................................ 25 12.6 Lesefri i forbindelse med studier/eksamen .......................................................... 25 12.7 Omsorgspermisjon ved fødsel ............................................................................... 25 12.8 Fri i forbindelse med amming ............................................................................... 25 12.9 Utførelse av offentlige verv .................................................................................... 26 Deltagelse i idrettsarrangement o.l. .................................................................. 26 12.11 Blodgiving ........................................................................................................... 26 13 12.10 Generelt ............................................................................................................................ 26 13.1 Bedriftsidrettslag .................................................................................................... 26 13.2 Kjøp med rabatter fra leverandører .................................................................... 26 13.3 Lånegarantier for ansatte ...................................................................................... 26 13.4 Utlån av utstyr til ansatte ...................................................................................... 26 13.5 Gaver ....................................................................................................................... 27 13.6 Gratialer/påskjønnelser ......................................................................................... 27 13.7 Premieringsgaver/interne konkurranser ............................................................. 27 13.8 Terminalbriller ....................................................................................................... 27 13.9 Bierverv/ konkurranse klausul ............................................................................. 27 13.10 14 Private ærender .................................................................................................. 27 Uniformsreglement .......................................................................................................... 28 14.1 Formål ..................................................................................................................... 28 14.2 Omfang .................................................................................................................... 28 14.3 Ansvar ..................................................................................................................... 28 14.4 Uniforms typer........................................................................................................ 28 14.4.1 Fellesbestemmelser .......................................................................................... 28 14.5 Fritagelse fra uniformsreglementet ...................................................................... 28 14.6 Flere uniformerte ansatte på jobb samtidig ........................................................ 28 14.7 Uniformering utenom arbeidstider....................................................................... 29 14.8 Tap/skade og bytting av uniforms effekter. ......................................................... 29 14.9 Vedlikehold av uniformen ..................................................................................... 29 Opphør av arbeidsforholdet .............................................................................. 29 14.11 Personlig hygiene ................................................................................................ 29 15 14.10 Tillitsmannsfunksjon....................................................................................................... 29 1 Arbeidsvilkår for ansatte 1.1 Ansvar Dagligleder er ansvarlig for rekruttering, ansettelse og grunnleggende kompetanse av selskapets personell. I tillegg er dagligleder også ansvarlig for personellets arbeidsvilkår og ivaretakelse av Arbeidsmiljølovens krav til helse, miljø og sikkerhet. Det kreves av alle ledere med personalansvar at alle ansatte, uavhengig av status, kjønn, seksuell legning, religion og etnisk opprinnelse, blir respektert og rettferdig behandlet. Alle ansatte har et ansvar for å sikre at Visk Sikkerhet i et krevende arbeidsmarked skille seg ut som en attraktiv arbeidsplass for personer med holdinger, kompetanse og adferd som vi etterspør. Begrepet ”attraktiv arbeidsplass” betegnes ved at vi tilbyr utfordrene og varierte arbeidsoppgaver i et godt arbeidsmiljø med muligheter for personlig utvikling. Alle ansatte har et ansvar for å skape et konstruktivt samarbeid mellom våre ansatte og kunder slik at vi skaper unike opplevelser som gjør at kundene foretrekker oss. 1.2 Ansettelse Et eksemplar av personalhåndboken skal ved ansettelse utleveres til hver ansatt. personalhåndboken er grunnlaget for opplæring og grunnleggende kompetanse av Visk Sikkerhets personell. Håndbøkene inngår som en del av selskapets arbeidsreglement. 1.3 Opplæring / Utdannelse Nytt personell skal ved ansettelse få utlevert en personalhånbok som inneholder Visk Sikkerhet sine generelle bestemmelser, lønnsforhold og organisasjonsforhold, samt andre vesentlige dokumenter. Dette inkluderer personalhåndboken. Personellet får så en teoretisk og praktisk opplæring på et grunnleggende fagkurs samt spesifikk rute/objekt opplæring iht. gjeldene instruks og opplæringsplan. Opplæring gjennomføres av instruktør og/eller lokalleder eller person som er bemyndiget av dagligleder til dette. Grunnkursopplæringen skjer i henhold til selskapets læreplan. Ved gjennomført grunnopplæring skal vedlegg 1a signeres av instruktøren og ansatte. Rute/objekt opplæring vil variere i mengde, avhengig av rute/objektets størrelse og kompleksitet. Alle nye vektere som ved ansettelse ikke har gjennomgått et godkjent vekterkurs, må senest innen 6 måneder etter ansettelse (inklusiv 30 timers praksis) gjennomføre dette. Dersom dette kravet ikke tilfredsstilles kan den ansatte med øyeblikkelig virkning og inntil kurset gjennomføres taes ut av tjeneste uten kompensasjon av tapt inntekt . 1.4 Overtid og mertid Jfr vekteroverenskomsten §6, AML §49 Visk Sikkerhet vil, så fremt det lar seg gjøre, alltid ha tilstrekkelige opplært personell på hvert arbeidssted til å kunne betjene ekstrabestillinger uten bruk av overtid. I de tilfellene det ikke finnes tilstrekkelig opplært og tilgjengelig personell, kan overtid benyttes etter avtale med dagligleder. Overtid beregnes etter den til enhver tid gjeldene tariffavtale. Merk det er kun overnevnte som kan godkjenne overtid. Ansatte som tilegner seg overtids vakter uten forhåndsgodkjennelse fra arbeidsgiveren har ikke krav på overtidsbetaling. Mertid jfr §49 arbeidsmiljøloven er den ansattes mulighet til å jobbe mer arbeid utover sin vanlig turnus (deltid) og inntil en heltidsstilling (100%). Heltidsstilling defineres avhengig av tidspunktene for arbeidet herunder gjennomsnittlig 37,5, 35,5 eller 33,6 timer pr uke. Merarbeid som den ansatte har selv akseptert er ikke overtids berettiget. Merarbeid som er pålagt av arbeidsgiveren er overtids berettiget Ansatte som jobber i henhold en heltids arbeidsavtale har ikke mulighet til å jobbe mertid. All ekstraarbeid er for heltids ansatte overtids berettiget. 1.5 Lønnsforhold Jfr Personalhåndbok pkt. 6 1.6 Vedlegg 1.a: Bekreftelse av gjennomgått standard opplæring Navn___________________________ Lønnsnr_______________ AKTIVITET ANSVARLIG SIGN SIGN LEDER ANSATT Gjennomgått instruktør organisasjonsstruktur, og rutiner i Visk Sikkerhet Gjennomgått instruktør arbeidsreglement og personalhåndbok for Visk Sikkerhet. Inkl: Ferie, sykdom, vaktbytte, ekstra- arbeid, permisjoner. Gjennomgått lønnsrutiner instruktør for Visk Sikkerhet. Inkl: feriepenger, overtid, utbetalinger, forskudd, feil lønn Gjennomgått instruktør prosedyrehåndbok og HMS håndbok Gjennomgått nødvendige instruktør opplæring på gjeldende data systemer. Informert om tillitsmann og instruktør vernearbeid i Visk Sikkerhet as 2 Ansvarsforhold DATO NOTATER 2.1 Dagligleder Dagligleder er ansvarlig for den totale driften. Dagligleder har det overordnede ansvaret for oppfølging av alle driftsoppdrag i sitt ansvarsområde. Dette inkluderer kundeforholdet og alle ansatte. Dagligleder er underlagt og rapporter til Styreleder. 2.2 Driftsleder Driftsleder er ansvarlig for tjenesten på flere ruter/objekter i et bestemt geografisk område. Driftslederen er ansvarlig for koordinering av selskapets ressurser som er tilgjengelige i eget ansvarsområde. Driftslederen jobber ikke permanent på et bestemt rute/objekt, men skal være i stand til å bistå når det oppstår et konkret behov for assistanse. Driftsledere er underlagt å rapportere til dagligleder. 2.3 Driftsassistent Driftsassistent er ansvarlig for planlegging og tilrettelegging av personal og materielle ressurser, i et bestemt geografisk område. Driftsassistenten er underlagt og rapporterer til en bestemt driftsleder. 2.4 Områdeleder Områdeleder er ansvarlig for et utvalg av ruter/objekter I en bestemt avdeling. Områdeledere er underlagt og rapporterer til en driftsleder. 2.5 Objektleder Objektleder er ansvarlig for tjenesten på det enkelte stasjonærobjekt. Objektledere rapporterer enten til en driftsleder eller en områdeleder. 2.6 Vaktleder Vaktledere finnes kun i forbindelse med større objekter/rute oppsett men flere skift i arbeidsturnusen. Vaktledere er objektleder/områdelederens stedfortreder. 2.7 Ansatte Personellet er ansvarlig for utførelse av bestemte arbeidsoppgaver, tilknyttet en bestemt rute/objekt. Ansatte kan ikke alene endre instrukser eller prosedyrer, annet enn når dette er meddelt skriftlig fra nærmeste overordnet. Dette gjelder også om kunden selv kontakter personellet og ber om endringer. Alle slike henvendelser skal henvises til nærmeste overordnet, som vil sørge for å endre rute/objektinstruksen. Avhengig av oppdrag rapporterer ansatte hovedsakelig til en bestemt objektleder/områdeleder. Det kan i forbindelse med enkelte oppdrag forekomme en direkte rapporteringslinje mellom ansatte og dagligledere. 2.8 Rute/Objektinstruks Personalhåndboken gir det generelle grunnlaget for arbeid som personellet i Visk Sikkerhet, rute/objektinstruks bygger videre på dette og gir ansatte spesifikk kunnskap om en rute og/eller et arbeidssted. Alle ansatte som jobber på en rute/et objekt må derfor følge de til en hver tid gjeldende rute/objektinstruks. Rute/objektinstruksen er unik for hver rute/hvert objekt, og skal til enhver tid befinne seg på arbeidsplassen. Hvert permanent arbeidssted skal ha en godkjent opplæringsplan. Objektleder/områdeleder er ansvarlig for personellets opplæring på det enkelte arbeidsstedet. Personellet skal ved gjennomført opplæring signere den gjeldende opplæringsplan. 2.9 Organisasjonsstruktur Visk Sikkerhet AS. Styreleder Daglig leder Mellomleder 3 Yrkesetikk for ansatte 3.1 Innledning Ansatte i Visk Sikkerhet skal være samvittighetsfulle, hjelpsomme og ærlige mennesker. På bakgrunn av dette er ansettelsesprosessen strenge. I den forbindelse kreves uttømmende politiattest før ansettelse, og selskapet kan når som helst kreve at den ansatte legger frem en ny politiattest. I tillegg kan det i forbindelse med utvelgelsesprosess og avhengig av oppdrag gjennomføres sikkerhetssamtaler, kredittvurderinger, sikkerhetsklarering og personlighetsanalyser. Ansatte har plikt til å melde i fra til arbeidsgiver dersom han senere blir innblandet i forhold som kan medfører eller har medført anmerkninger på rullebladet, inkludert at førerkortet blir inndratt når førerkortet er relevant i tjenesten. Dette gjelder også andre spesielle godkjenninger, som er forutsetninger for at vedkommendes arbeid som ansatt blir endret. Standard arbeidsavtalen. 3.2 Personellets holdning Personellets grunnholdning må være på en slik måte at kundens krav til sikring og arbeid må oppfylles til enhver tid. Personell skal opptre aktpågivende og oppmerksomt, og vise tydelig at han/hun er våken og tar tjenesten alvorlig. Ansatte skal ha den nødvendige kontakt med kunder/publikum på rute/objektet, samtidig som det opprettholdes en profesjonell uavhengighet. Ansatte skal til en hver tid forholde seg til gjeldende instruks og møte på arbeid punktlig og med god personlig hygiene. 3.3 Taushetsplikt Personellet har taushetsplikt for alle forhold han blir kjent med i og utenfor tjenesten som vedrører firmaets drift, vaktobjekter, rute oppsett, vaktrutiner og ellers alle forhold som vedrører firmaets kunder. Ingen ansatte har lov til å uttale seg om driften av oppdraget, kunde forholdet eller driftsrutiner i Visk Sikkerhet til noen offentlig eller privat media eller tredje person. Alle henvendelser skal vise til taushetsplikten og henvises til nærmeste overordnede. Taushetsplikten gjelder også etter at ansatte har sluttet i Visk Sikkerhet. Standard arbeidsavtale. 3.4 Konkurranseklausul Ansatte kan ikke, uten Visk Sikkerhet skriftlig godkjennelse, ta seg annet arbeid i konkurrerende selskaper, eller på egen hånd eller gjennom tredje person utføre vakt og sikringsoppdrag som er i konkurranse med Visk Sikkerhet. 3.5 Gaver Det er strengt forbud for ansatte å tilegne seg noe fra en kunde. I prinsippet gjelder dette også for småting som binders etc. Dersom ansatte mottar gaver, vareprøver, kasserte gjenstander eller lignede, skal det alltid gis beskjed til nærmeste overordnet, med mindre det foreligger skriftlig bekreftelse fra kunde. Overtagelse av gjenstanden skal bekreftes med en skriftlig kvittering. Påtreffes ansatte på vei fra eller til, eller inne hos kunden med gjenstander som ikke kan brukes i tjenesten, skal ansatte kunne vise til en gyldig kvittering. Kvitteringen må være fra samme dag som varen taes med ut fra butikken eller objektet. 3.6 Bruk av kundens fasiliteter og utstyr Det er strengt forbudt å benytte seg av kundes fasiliteter og utstyr uten at dette er direkte nødvendig for utførelsen av personellets arbeid. Dersom kunden gir en slik tillatelse skal dette være skriftlig i hvert enkelt tilfelle, kopi sendes dagligleder. 3.7 Generell orden Sørg for at det er ryddig og rent under vakten og når den avsluttes. Rydd bort gjenstander som ikke naturlig hører hjemme på arbeidsstedet. Instrukser, papir og lignende ordnes så det gir et ryddig utseende. Dette gjelder også bruk av selskapets biler. 3.8 Matpauser Alle matpauser skal foregå på et forhånd godkjent sted. Herunder kantine/spiserom der disse er tilgjengelige for ansatte. Dersom tjenesten er lagt opp slik at bespisning må foregå i tjenesten, skal dette gjøres mest mulig diskré, eller etter føringer fra overordnede. 3.9 Opphold på arbeidsplass Det er strengt forbud å gå inn eller oppholde seg på arbeidsplassen, eller kundens/selskapets eiendom utenom personellets ordinære vakttid, med mindre annet er avtalt med kunden/arbeidsgiveren skriftlig. Dette gjelder også om det er andre ansatte fra Visk Sikkerhet på arbeidsplassen. Unntak er områder som er åpent for normal ferdsel for eksempel kjøpsentre/forretninger, eller der det gis dispensasjon av en overordnede. 3.10 Besøk under vakten Det er ikke tillatt med privat besøk av utenforstående under vakten. 4 Kontakt med publikum 4.1 Innledning Den uniformerte ansatte er Visk Sikkerhet ansikt utad. Det er derfor viktig at ansatte opptrer korrekt og høflig med kontakt med publikum, slik at ikke Visk Sikkerhet kunders anseelse svekkes. 4.2 Personellets opptreden Ved tjeneste hvor personell har direkte kontakt med publikum, eller kundens personale er det viktig at ansatte viser at han er aktpågivende og observant. Ansatte skal opptre høflig, rolig og behersket. Ansatte som har nær kontakt eller er eksponert for publikum eller kundens ansatte, skal ha en korrekt respektfull holdning. Ved stasjonærtjeneste skal personellets sitte på en ordentlig måte i stolen og ikke gi et slapt inntrykk ved å ”henge” eller halvveis ligge i stolen. Ved sentertjeneste, områdevakthold, mobiltvakthold, verditransport eller andre patruljerende tjeneste skal personellets i utførelse av arbeidsoppgavene sine ikke gå med hendene i lommen, private mobiltelefonsamtaler, røyke og/eller tygge tyggegummi. Ved arbeid i tilknytning til bruk av tjenestebil skal ansatte vise hensyn til andre medtrafikkanter. Ansatte som benytter tjenestebiler skal derfor være meget oppmerksom på det negative inntrykket av selskapet som skapes ved dårlig sjåfør adferd i trafikken. Alle ansatte som benytter selskapets tjenestebiler er pliktig til å følge Veitrafikklovens bestemmelser og selskapets regler for bruk av tjenestebil. 4.3 Kommunikasjon Opptreden ovenfor andre mennesker skal være slik at den man kommuniserer med får et seriøst inntrykk av at sikkerheten er lagt i de rette hender. Dette oppnås med høflig og korrekt opptreden uten av at kravene til sikkerhet svekkes i tjenesten. En ansatt skal aldri innlate seg på lengre diskusjoner eller høyrøstet krangling, men vise bestemt til sine instrukser. Ved tvil kan personellets henvende seg til sine nærmeste overordnede for nærmere instrukser. 4.4 Tidsskrifter Det er ikke tillat å lese aviser, gjøre lekser, foreta private telefonsamtaler eller ha noen andre gjøremål enn det som er nedfelt i arbeidsinstruksen. Dispensasjon fra dette vedtaket skal være skriftlig godkjent av dagligleder. 4.5 Media Det skal ikke uttales noe til media. Skulle det oppstå situasjoner der media kilder oppsøker ansatte for informasjon, skal en vise til taushetsplikt og henvise til nærmeste overordnet eller vaktsentral. 5 Rapportering 5.1 Formål Formålet med denne prosedyren er å sikre at Visk Sikkerhet og kunden får skriftlig melding om en hver hendelse, som har betydning for oppdraget. Dette er så vel kunden som Visk Sikkerhets juridiske beskyttelse mot eventuelle senere krav/etterforskning. 5.2 Ansvar Dagligleder er ansvarlig for denne prosedyren, og samtlige mellomledere skal påse at denne prosedyren blir fulgt. 5.3 Omfang Omfatter alle ansatte som utfører patruljerende personell oppdrag, alarmrespons oppdrag eller andre tjenester hvor hendelser skal rapporteres/ dokumenteres. 5.4 Handling Rapporter skal føres på fastsatte rapportblanketter og skal tydelig gi svar på tid, dato, hvem, hvor, når, samt ansattes reaksjoner. Rapportene skrives fortrinnsvis på arbeidsplassen, og legges på avtalt sted, slik at kunden/overordnede snarest får denne i hende. Rapportering om uregelmessigheter gis iht. instruks på arbeidsplassen. Rapporten skal følge kronologisk oppsett. Kopi av rapporter leveres til overordnet. Ved hendelser som Visk Sikkerhets administrasjon må ta stilling til, eller hvor tiltak må iverksettes sentralt, skal ansatte/oppdragsansvarlig varsle dagligleder. I rapporten skal alle forhold som er av betydning for oppdraget, noteres på en slik måte at kunden/overordnet klart kan se hva som har foregått. Vær nøytral og objektiv og forklar situasjonen slik du opplevde den. Er vitner tilstede, skal navn og adresse noteres, samt bruke: ”vitne hevder eller vitne kan fortelle” og deretter skrive ned vitnes versjon av hendelsen. Ved særdeles alvorlige hendelser i løpet av vakten, ringes kunden/overordnede med muntlig orientering i tillegg til rapport. På arbeidssteder hvor det benyttes vaktjournal erstattes rapportskjemaet med journalen. Når ansatte går på vakt skal han/hun kvittere for overtagelse av vakten og av utstyr iht. rute/objektinstruksen. Personellet skal lese igjennom vaktjournalen for å få innblikk i hva som har foregått på arbeidsplassen siden han/hun sist var på vakt. Alle på– og avtropp skal føres med navn, tid samt start og slutt og resultat av alle inspeksjonsrunder. Rapportering om uregelmessigheter gis iht. instruks for rute/objektet. Hva rapporteres? Det settes store krav til ansattes vurderingsevne når det gjelder nødvendigheten av å rapportere uregelmessigheter, eller innhente hjelp fra kundens kontaktpersoner eller offentlige etater. Er man i tvil kontaktes overordnet eller vaktsentralen. Ved observasjonsrapport på verditransport skal overordnede informeres fortløpende. Ved innbrudd eller tegn på innbrudd varsles vaktsentralen som så vil sørge for videre varsling mens personell sikrer åstedet. Ved spesielle hendelser som for eksempel branntilløp skal det alltid skrives en egen utfyllende rapport. Selv om personell får slukket ilden, skal det konfereres med brannvesenet slik at ikke personellets blir stående ansvarlig for ettertenning. Alarmer som er aktive skal alltid varsles - utløst sone, samt tid rapporteres. Hvis man er sikker på alarmårsaken rapporterer man dette. Er man usikker på årsaken skal synsing unngås fordi våre kunder kan tolke dette som en sikker sak og iverksette feilsøking. Alle personer som påtreffes på avlåste bygg/anlegg hvor Visk Sikkerhet har oppdrag, skal avkreves legitimasjon som påføres rapport med navn og type identifikasjon. Dersom gyldig legitimasjon ikke kan fremvises, skal overordnet eller vaktsentral kontaktes før vedkommende slippes. 5.5 Alvorligere sikkerhetsbrudd Ved større sikkerhetsbrudd, som for eksempel tyveri, ran, hærverk etc tar ansatte øyeblikkelig kontakt med Visk Sikkerhet AS overordnede for videre instrukser. 5.6 Observasjonsrapport Når det er nødvendig å nærmere beskrive en person, kjøretøy eller hendelse som er mistenkt for uregelmessigheter, skal rapport skrives. Rapporten skal fylles ut så snart som mulig, senest ved avtropp. Rapporten skal være selvinstruerende, men påse at det benyttes pen og lett lesbar skrift! Bruk helst blokkbokstaver. Fyll ut ALLE rubrikker. Husk ALLTID å notere grunnen til hvorfor rapporten er utfylt! Dette føres først i feltet "Hendelsesforløpet”. Dersom hendelsen er rapportert videre til kunde, politi eller vaktsentral, skal dette påføres rapporten med navn og tidspunkt for hvem som mottok meldingen. Disse opplysninger føres inn nederst i feltet fremgangsmåte." Til slutt skal rapporten undertegnes med navn og adresse. Kopi av rapporten skal straks leveres til gjeldende dagligleder i Visk Sikkerhet. Observasjonsrapport Mistenkelige personer/kjøretøy/hendelser Filial/Sted/adresse Dag - dato – kl Kjørerute/objekt Tjenestenummer BESKRIVELSE KJØRETØY OBJEKT NR. 1 OBJEKT NR. 2 OBJEKT NR. 3 Registreringsnr. Merke/type Farge Spes. kj.tegn/annet PERSON Kjønn + alder Høyde Kroppsbygning IFØRT Overdel Bukse Sko Annet/spes. kj.tegn Utrustning/utstyr For ytterligere beskrivelse av person og bil bruk signalementsskjema DETALJBESKRIVELSE AV HENDELSEN TILTAK GJENNOMFØRT POLITIET Varslet Ikke varslet Kontaktperson Navn: Telefon: Rapport utfylt av Navn Signatur: Telefon: Eksempel på egenrapport Tjenestested Oppdragsted. Sted. Dato. Rapportskriver. Tj. nr. / Stilling Forholdets art. Tid , sted. Tekst. Visk Sikkerhet AS. Anm. nr, j.nr, og evt. andre reg. opplysninger. Drotningsvikveien 132 5179 Godvik Tlf: 55 50 81 85 Bergen Stor Senter, Strømgt. 8, 5015 Bergen Bergen 25.10.12 Personellets navn……. 1007 vekter Pågripelse av Per Persen f. 02 02 72 34567 for tyveri av en DBS Intruder 3000 sykkel fra parkeringsplass utenfor Begen Stor Senter, onsdag kl. 1800 Huskeregler: Jeg skriver for andre Bruk naturlig og lettfattet språk. (Ikke fremmedord) Unngå Passiv språkbruk, eks. ”Porten ble låst kl. 0045”- Hvem i h… låste porten??? Unngå forkortninger som ikke er allment kjent. Kilden til for et utsagn må alltid oppgis. Rapporten skal måles med lovens mål. a) - Hvilket straffebrudd er overtrådt? b) – Hva er betingelsene for nedre grense for overtredelsen? c) – Forsett? Rapporten skal kunne leses loddrett. Velordnet, oversiktige og lettleste- Bruk avsnitt. Skrive i tidsrekkefølge/ Understrekninger bruker vi bare for å fremheve viktige ting, men virkningen svekkes ved for mye bruk, derfor: Bare på nye navn som dukker opp i forklaringen og kun første gang. I gjenstandsbeskrivelse understrekes gjenstandens navn, særkjenne, verdi og innhold. Marginndeling Marg 1 Marg 2 | | Selve forklaringen. Husk: Bruk heller for mange avsnitt enn for få. Ikke skriv skolestil. Tenk på hva som er viktig å fremheve i forhold til straffebruddet, bind gjerningsmannen til sted og forhold ved hjelp av deg som vitne, utsagn og bevis. Vitne/ fornærmede ga følgende beskrivelse av den ukjente personen: Mannen: Ca. 25 år, ca. 180 cm., slank, langt lyst hår, rødmusset ansikt, blå øyne, liten bart. Særkjenne: Dro på venstre fot, tatovering av en frosk i pannen. Klesdrakt: Sort halvlang skinnjakke med 2 brystlommer foran, blå slitt dongerybukse, hvite joggesko. Dialekt: Vestlandsdialekt, mulig fra Voss Gjennkjennelse: Fornærmede mener å kunne kjenne igjen vedkommende, også etter fotografi. Person/ gjenstandsbeskrivelse Pågrepet: Per Persen f. 02 02 72 34567 Bor: Strandgt. 1 a, 3 etg. Leilighet 456, 5000 Bergen Tlf.: 55 55 55 55, mob 99 99 99 99 Arb. ………………. Oppramsing av vitner - (Kommer helt til slutt før underskrift) Vitner: Personalia må være fullstendig 1. Viggo Pettersen ……… Underskrift 6 6.1 Lønn Lønningsrutiner Lønnsutbetaling skjer etterskuddsvis den 20. hver måned over bank. Den enkelte kan selv bestemme hvilken bank han ønsker lønnen overført til. Ansatte som ikke har informert arbeidsgiveren om sine bank detaljer senest den 18 hver måned risikere å ikke få lønn utbetalt før påfølgende måned. På lønningsdagen blir det utlevert lønnsslipp til hver enkelt ansatt, som viser hvordan lønnen er beregnet, hvor mye skatt som er trukket, eventuelle andre avtalte trekk, akkumulert feriepengegrunnlag og netto beregnet beløp som er overført til den ansattes bankkonto. 6.1.1 Frister for innrapportering Alle timelister i forbindelse med lønnsutbetaling skal være attestert og kontrollert av administrasjon og email inn til hovedkontoret senest den 5. i måneden. Lønnsdata som innsendes for sent, vil ikke registreres og utbetales ikke før neste lønning. Innrapportering omfatter - Timelister - tillegg/endringer i lønn - overtid - reiseoppgjør - kilometergodtgjørelse - andre utgiftsgodtgjørelser Rapporteringen skal skje samlet for hvert objekt, komplett med alle nødvendige data og attestert av administrasjon. 6.1.2 Skattetrekk Skattekort skal leveres lønningskontoret så snart dette mottas fra Ligningskontoret. Dersom nye skattedata ikke har blitt registrert før første lønnskjøring pr. 8. januar, vil det i januar bli trukket skatt etter fjorårets skattekort og deretter blir det trukket 50% skatt. Arbeidsgivere har ikke anledning til å redusere skattetrekk uten skriftlig dokumentasjon fra ligningsmyndighetene. Det kan imidlertid avtales med den enkelte høyere trekk. Dette skal skriftlig formidles til arbeidsgiveren. Det vil bli trukket fastsatt skattetrekk i henhold til innleverte skattekort alle måneder bortsett fra juni og desember. I juni utbetales feriepenger, som det ikke skal direkte trekkes skatt av, og i desember trekkes det halvt skattetrekk av ordinær lønn. 6.1.3 Trekk i lønn Ved pålegg fra myndighetene foretar Lønningskontoret, uten varsel følgende trekk i lønn. påleggstrekk fra Ligningskontor (restskatt o.l.) bidragstrekk fra Trygdekontor (underholdningsbidrag) tvangstrekk fra andre offentlige myndigheter Eventuelle nye trekk blir meldt den enkelte før det blir igangsatt. 6.1.4 Forskudd på lønn For ansatte med fast månedslønn og minimum halv stilling med mer enn 3 måneders ansettelse er det ved spesielle anledninger muligheten til å ta ut forskudd på lønn. Forskudd av lønn skal begrenses til det strengt nødvendige da dette hefter lønningskontoret vesentlig. Alle typer forskudd formidles til lønningsavdeling via nærmeste overordnede. Kun Daglig Leder og Økonomisjefen har fullmakt til å innvilge utbetaling av forskudd. Forskudd gis kun etter skriftlig søknad. Forskudd utbetales kun de 10 første dagene i hver måned. Det utbetales max 3 lønnsforskudd p.r. ansatt p.r. år. Det skal ikke utbetales forskudd på lønn dersom den ansatte har uoppgjorte reiseforskudd eller annet forskudd på mer enn kr. 5000,-. Forskuddet kan maksimalt være 50% av normal netto utbetalt månedslønn for fastlønnede. Ansatte med timelønn kan få forskudd på opptjent lønn pr. dato iflg. attestert timeliste, med fradrag av eventuelle trekk. Utbetalingen blir kun godskrevet innmeldte lønnskonto. Skjema som er attestert av nærmeste overordnede skal benyttes og umiddelbart email hovedkontoret. Forskuddet vil i sin helhet bli trukket den påfølgende lønning. I særskilte tilfeller kan det avtales trekk over to måneder. Dette skal godkjennes av dagligleder. 6.1.5 Overtid og merarbeid. Jfr Arbeidsmiljøloven §49. Bruk av overtid skal begrenses og skal ikke overstige 200 timer p.r. år. All overtid skal være godkjent av selskapets overordnede representant på stedet. Ansatte som påtar seg mer arbeid utover 100% stilling som ikke er godkjent av en overordnede vil miste retten til overtidsbetaling. Overtid beregnes i henhold til gjeldende lover og tariff bestemmelser. Overtidsutbetaling vil bli foretatt sammen med den påfølgende lønn. For deltidsansatte beregnes arbeidets tid utover den avtalte, men innenfor normal arbeidstid, som merarbeid Jfr Arbeidsmiljøloven §46. Tilleggene beregnes etter gjeldende lønns og arbeidsvilkår for ansatte i henhold til overenskomst mellom NHO/SBL og LO/NAF. Mat i forbindelse med overtid som er pålagt i løpet av påbegynt skift/arbeidsdag ordnes etter gjeldende tariff. For ansatte som ikke har sine personlige betingelser regulert etter tariff, skal overtid være (planlegges til å være) i minst 3 timer før overtidsmat kan bestilles. I slike tilfeller benyttes kun selskapets til en hver tid gjeldende samarbeidspartnere. 6.1.6 Avspasering av overtid Personer som er ansatt i stillinger som gir adgang til å avspasere opptjent overtid kan slike timer avspaseres time mot time. Adgang til avspasering innvilges i henhold til personlige arbeidsavtaler. Avspasering gjennomføres etter avtale med nærmeste overordnede. Avspasering skal legges til en tid som ikke er til ulempe for bedriften. 6.1.7 Lønnsjustering Personlige lønnsjusteringer er hovedsakelig basert på den enkeltes utvikling, resultater og fremdrift. Slike justeringer blir foretatt etter innstilling til ledelsen, og skjer 1.juli.årlig. Innstillinger til styret skal foretas av dagligleder innen 1. juni. Vurderinger av den enkeltes personlige utvikling skal bygge på medarbeidersamtaler. Forøvrig er alle lønnsjusteringer knyttet til selskapets til en hver tid økonomiske situasjon. Lønnsjusteringer for ansatte følger avtalene om tarifføkninger som vedtas i lønnsforhandlingene mellom arbeidsgiver og arbeidstagerorganisasjonene; NHO/SBL og LO/NAF. 7 7.1 Ferie Ansatte har krav på 25 dagers ferie pr. kalenderår. Ansatte må melde sine ferieønsker innen 1. mai i ferieåret hvis ferie ønskes i ”hovedferieperioden” fra og med 1. juni til og med 30. september. For ferie ellers i året er fristen minst 2 måneder før ferieavvikling. Ferieønsker som kommer inn senere enn gjeldende frister vil ikke bli prioritert. Ferieønsker skal meldes skriftlig til nærmeste overordnede som deretter har ansvar for godkjenning og koordinering av ferieavvikling i eget ansvarsområde. Ansvarshavende rapporterer videre til dagligleder. Medfører ferieønskene behov for ferieavløsere skal lederne rapportere dette til dagligleder fortløpende. Arbeidsgiver har styringsrett når det gjelder fastsettelse av ferietiden, men selskapet vil søke så langt det er mulig å etterkomme den enkeltes ferieønsker. Ferieavvikling (I henhold til Lov om ferie av 01.01.2010) Ferie opptjenes i det året feriepengene opptjenes og avvikles i ferieåret. Opptjeningsåret og ferieåret følger kalenderåret. Arbeidstakere har krav på 15 virkedagers sammenhengende ferie i hovedferieperioden fra 01.06 til 30.09. Resterende ferie, 10 virkedager, avvikles i løpet av ferieåret. Arbeidstakere som er ansatt innen 15. august i ferieåret har krav på full ferie samme år. Arbeidstakere som er ansatt etter 15. august, men innen 30. september i ferieåret har krav på full ferie, men først etter 30. september. Arbeidstakere som er ansatt etter 30. september i ferieåret har krav på 5 dagers ferie, jfr § 5.3 med det forbehold at arbeidstaker ikke har tatt ut full ferie hos tidligere arbeidsgiver. Dersom en arbeidstaker har tatt ut ferie hos tidligere arbeidsgiver vil dette komme til fradrag. En ferieuke er 5 virkedager, mandag til fredag. Hvis en arbeidstaker kun jobber turnus f.eks tirsdager og onsdager vil det fortsatt telle som en uke. Dette gjelder både helog deltidsansatte. Ytterligere informasjon om arbeidstakers ferierettigheter finner man i Lov om ferie av 01.01.2010. Denne kan man få utdelt ved å ta kontakt med dagligleder. 7.2 8 Feriepenger Jfr. Lov om ferie § 11. Feriepenger utbetales kun ved avvikling av ferie. Deles ferien, kan feriepengene deles tilsvarende. Hvis ferie ikke er tatt innen 1. juni vil alle feriepengene utbetales samlet med lønnsutbetalingen i juni i ferieåret. Arbeidstakere som ønsker feriepenger fra opptjeningsåret utbetalt tidligere/senere enn 10 juni må søke om utbetaling/utsettelse ved å sende en skriftlig søknad til dagligleder om utbetaling av feriepenger på et annet tidspunkt en nevnt. Det skal fremkomme av søknaden hva som er årsaken til behovet for utbetaling av feriepenger. Ved opphør av arbeidsforholdet i Visk sikkerhet AS vil alle opptjente feriepenger utbetales i forbindelse med sluttoppgjøret. NB! Sluttoppgjøret utbetales ikke før alle eiendeler som tilhører Visk sikkerhet AS er tilbakelevert. Tilleggsytelser. Ved spesielle forhold kan det avtales tilleggsytelser, som f.eks: hel eller delvis dekning av utgifter til telefon og avisabonnement m.m. Slike ordninger er innberetningspliktige, men gir forskjellige skattemessige konsekvenser. 8.1 Dekking av telefonutgifter Visk sikkerhet AS kan dekke telefonutgifter i tilfeller der den ansatt forutsettes å måtte bruke sin private telefon i arbeidet. I tillegg kan man i enkelte tilfeller utstyre den ansatte med mobiltelefon. Graden av kostnadsdekning blir stipulert ut fra behov. Ved avtale om fri telefon sørger lønningskontoret for direkte betaling av regningen. Dekning av fri telefon er skattepliktig. Dekning av telefonutgifter etter statens regulativ skjer med refusjon av abonnementsavgiften + 300 tellerskritt pr kvartal. Dekning etter statens regulativ er skattefri. Forbeholdt endringer i statens regulativ. Ved avtale om dekning av telefonutgifter etter statens regulativ skal den enkelte betale regningen selv, og levere et refusjonskrav på eget skjema vedlagt den kvitterte originalregningen. Attestert skjema m/vedlegg sendes dagligleder, som vil foreta godtgjørelse over lønnssystemet ved påfølgende lønning. 8.2 Dekking av aviser/tidsskrifter For personer som er ansatt i stillinger med spesielt stort informasjonsbehov kan det avtales dekning av abonnement på aviser/tidsskrifter. Ved avtale om dekning av abonnement skal den enkelte ansatte betale regningen og levere et refusjonskrav på eget skjema, vedlagt den kvitterte originalregningen. Attestert skjema m/vedlegg sendes lønningskontoret, som vil foreta godtgjørelse over lønnssystemet ved påfølgende lønning. Aviser/tidsskrifter som leveres på hjemmeadresse innberettes som et skattepliktig gode, men leveranse på arbeidsstedet anses som skattefritt. 8.3 9 9.1 Kredittkort For personer som er ansatt i stillinger som har spesielt behov for kredittkort i forbindelse med sitt arbeid, dekkes årsavgiften for kortet av selskapet. Kort skal være personlige på den enkelte ansatte, og er den enkeltes eget ansvar. Fakturaer skal betales av den enkelte, og utgifter som er betalt ved bruk av kort dekkes etter innleverte refusjonsskjema. Forsikringer Yrkesskadeforsikring Yrkesskadeforsikring er en risikoforsikring og gjelder samtlige som utfører arbeid for Visk sikkerhet AS jfr Lov om yrkesskadeforsikring av 1989 og Folketrygdeloven § 13. 9.1.1 Ved ervervsuførhet (framtidig inntektstap) Erstatningen styres i hovedsak av tre forhold: Inntekt, alder og uføregrad. Utgangspunktet er en grunnerstatning på mellom 22 og 30 G. (G er folketrygdens grunnbeløp). Det er den ansattes inntekt som bestemmer grunnerstatningen i det enkelte tilfelle. Erstatningen øker for hvert år den ansatte er yngre enn 45 år, og avtar for hvert år over 46 år. Er uføregraden mindre enn 100%, reduseres erstatningen tilsvarende. 9.1.2 Ved medisinsk invaliditet (mènerstatning) Mènerstatning gis ved medisinsk invaliditet uavhengig av ervervsevne og inntekt. Også her gjelder en grunnerstatning. Den er på mellom 0,75 G og 4,5 G. I spesielle tilfelle kan den settes til 5,5 G. For hvert år den ansatte er yngre enn 45 år, økes erstatningen med 2%. For hvert år over 46 år reduseres erstatningen med %, men høyst med 50%. 9.1.3 Ved død Ved dødsfall etter yrkesskade eller yrkessykdom er grunnerstatningen til ektefelle eller samboer 15 G. Beløpet reduseres med 5% for hvert år den avdøde var over 46 år, men ikke med mer enn 80%. Erstatningen til hvert forsørget barn er mellom 6,5 G (for barn under 1 år) og 1,0 G (19 år). Beløpet dobles dersom avdøde var eneforsørger. Begravelseskostnader erstattes med 0,5 G. 9.1.4 Tillegg I tillegg erstattes utgifter ( også fremtidige) som skyldes skaden eller sykdommen og som ikke erstattes på annen måte, samt tapt inntekt fram til oppgjørstidspunktet. All erstatning er fra yrkesskadeforsikringen er engangserstatning. NB! Forsikringsordningen er innberetningspliktig. 9.1.5 Generelt Alle forhold som medfører skader på egne ansatte, hos kunden eller hos tredjepart, skal uten opphold varsles nærmeste overordnet. Tap/tyveri/skade på private eiendeler som den ansatte bringer med seg til arbeidsplassen, dekkes normalt ikke av bedriftens forsikringer. Skade på personlige eiendeler som den ansatte pålegges til å benytte i tjeneste vil dekkes etter individuelle vurderinger. 10 Sykdom 10.1 Egenmelding: Folketrygdloven § 8-24-26. En arbeidstaker skal ved første anledning og ikke senere enn første arbeidsdag etter fraværet levere en ferdig utfylt skriftlig egenmelding til sin nærmeste overordnede. Lønn under gyldig sykdom utbetales i henhold til oppsatte arbeidstider. Etterlevering av egenmelding (i andre lønnsperioder) aksepteres ikke, det vil følgelig ikke bli utbetalt lønn ved for sent innlevert egenmeldinger. En egenmelding har en maksimum lengde av tre dager. Den ansattes nærmeste overordnede skal holdes løpende orientert om eventuelle forlengelser av fraværsperiode. NB! Det understrekes at i løpet av de tre første dagene skal dette gjøres daglig, og deretter ved hver nye sykemelding fra en lege. ”Egenmelding” skal benyttes i forbindelse med uttak av egenmelding. 10.2 Retten til å nytte egenmelding: Folketrygdloven § 8-24. En arbeidstaker må være ansatt i minst to (2) måneder før han/hun har rett til å nytte egenmelding. En ansatt som benytter 3 egenmeldingsdager i løpet av en sammenhengende 16 dagers periode har samlet sett kun benyttet en egenmelding. En arbeidstaker kan kun benytte en egenmelding i løpet av en sammenhengende 16 dagers periode, den ansatte skal deretter minst være på jobb igjen i 16 dager før en ny egenmelding kan nyttes. Egenmelding direkte etter friskmelding fra lege, og før det har gått minst 16 dager, medfører en forlengelse av forrige sykefraværsperiode inkludert arbeidede timer. 10.3 Tap av retten til å nytte egenmelding Folketrygdloven § 8-27. En arbeidstaker har rett til fire (4) egenmeldinger i løpet av en 12 måneders periode. Etter den fjerde egenmelding vil den ansatte miste retten til å nytte egenmelding i seks (6) måneder. Ansatte vil gjøres skriftlig oppmerksom på tap av retten til egenmelding, og en eventuell forlengelse av tapet. 10.4 Legeerklæring Folketrygdloven § 8-18, og § 8-15. En arbeidstaker opptjener retten til lønnet sykefravær med legeerklæring etter 14 dagers ansettelse. Legeerklæringen sendes til nærmeste overordnede så snart som overhode mulig. Plikten til å gi melding gjelder også når det foreligger legeerklæring. Retten til sykepenger bortfaller når arbeidsforholdet avbrytes i mer en 14 dager. 10.5 Gyldighet av Legeerklæring Folketrygdloven § 8-7. Unntatt i visse tilfeller gjelder en legeerklæring fra og med dagen kontakt med legen oppsøkes. En legeerklæring kan IKKE tilbakedateres. 10.6 Arbeidsgiverperioden Folketrygdloven § 8-19. Visk sikkerhet AS har en arbeidsgiverperiode på 16 dager. Lønn utbetales i henhold til oppsatte arbeidsplaner i de 16 dager fra og med første fraværsdag. Dersom fraværsperiode er lengre enn 16 dager, sendes det ”inntektsog skatteopplysninger” til gjeldende trygdekontoret som den ansatte tilhører. Trygdekontoret er da ansvarlig for utbetaling av lønn i resten av sykeperioden. Ansatte må være tilbake i arbeid i 16 dager før en ny arbeidsgiverperiode starter. 10.7 Beregning av lønn under fraværet Lønn under fravær skal være en direkte erstatning av den ansattes tapte inntekt. Dette inkluderer alle tjeneste- og ubekvemstillegg. Naturalytelse som tillitsverv, overtid og bilgodtgjørelse beregnes ikke inn i dette. 10.8 Mål og begrensninger Av hensyn til arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er det selskapets mål å holde sykefravær på et lavest mulig nivå. Ansatte som utvikler langvarige skader eller kroniske sykdommer, oppfordres i samarbeid med selskapet og vernetjenesten til å søke alternative interne arbeidstiltak slik at kompetanse nivået og engasjementet for jobben holdes på et høyest mulig nivå. Ledere må forsøke å tilrettelegge det slik at ansatte returnerer til arbeidsplassen sin så fort som mulig. 10.9 Barns eller barnepassers sykdom Ved sykdom hos barn under 12 år, som den ansatte har daglig omsorg for, kan det benyttes permisjon med lønn i inntil 10 dager pr. kalenderår. Dersom man har mer enn to barn under 12 år kan det benyttes 15 dager. Enslige forsørgere kan benytte dobbelt antall dager. Egenmelding om barnets sykdom kan leveres for inntil 3 fraværsdager om gangen. Flere dagers fravær kreves dokumentert med legeerklæring. Dersom den som har det daglige tilsyn med barnet blir syk, kan den ansatte benytte permisjonsdager innenfor de rettmessige dager ved barns sykdom, men vil da bli trukket i lønn. Egenmelding Egenmelding fylles ut av ansatte. Det er etter VISK bestemmelser den ansattes ansvar at skjemaet blir korrekt utfylt og at kopi blir levert videre iht. personalhåndbok. Dersom den ansatte er forhindret fyller lederen selv ut skjemaet. Etternavn: Lønnsnr: Fornavn: Stilling/ avdeling: Første fraværsdag: Melding om fravær gitt. Dato: Siste fraværsdag: Navn på mottakeren av fraværs meldingen: Kl: Sett kryss for gjeldende fraværs grunn: Egen sykdom: Barnepasser sykdom: Velferdspermisjon: Årsak__________________________ Barn sykdom: Egen sykdom med legemelding: Annet: Forklaring______________________ Ved barn eller barnepassers sykdom oppgi barnets fødselsdata: Kommentarer: Sted: Dato: Underskrift: ……………………………………………………… Kopi sendes: Nærmeste overordnede. Navn/ dato videresendt 11 Permisjon I forbindelse med selskapets fokus på tilrettelegging av arbeidsplassen er stabilitet i arbeidsmiljøet meget viktig. Visk sikkerhet AS har derfor valgt å gi en begrenset adgang til permisjon fra faste stillinger. Permisjoner som er regulert i henhold til nedfelte lover og tariffer vil styres etter disse. Øvrige permisjoner vurderes i hvert enkelt tilfelle. Alle søknader om permisjon skal gjøres skriftlig og leveres nærmeste overordnede senest 4 uker før ønsket fratredelsesdato. Endelig innvilgelse av permisjon i alle tilfeller, skal gjøres skriftlig. Det er kun Administrerende direktør og Dagligleder som har fullmakt til å innvilge permisjon utover de lovregulerte avtaler. 11.1 Militærtjeneste Jfr Arbeidsmiljøloven §34 Det gis i henhold til permisjon i forbindelse med avtjening av pålagt militærtjeneste. Det utbetales ikke lønn under militærtjeneste, herunder: førstegangstjeneste, FN/Nato tjeneste og repetisjonsøvelser. Ansatte som avtjener verneplikt tillegges 3 måneders opptjeningstid ved beregning av ferietid. I forbindelse med repetisjonsøvelser vil dagligleder utattestere bekreftelse av tapt inntekt under øvelse. 11.2 Svangerskap/fødsel Jfr Folketrygdeloven§ 3- 21 og Arbeidsmiljølovens § 31. Kvinner som har vært yrkesaktive hos den samme arbeidsgiver i minst 6 måneder i løpet av siste 10 måneders periode, har krav på fødselspenger. Moren skal avvikle minimum 6 ukers permisjon direkte etter en fødsel og maksimal lønnet permisjonstid er 52 uker. Utenom de 6 første ukene kan permisjon avvikles av enten moren eller faren til barnet. Som fremt det ikke medfører store drifts problemer gis det i denne forbindelse adgang til fleksible tidskonto løsninger. Ved svangerskap og fødsel utbetales fødselspenger i permisjonstiden tilsvarende 100% lønn i 42 uker, eller 80% lønn i 52 uker. Maksimal ordinær lønn for beregning av fødselspenger er 6G. Det beregnes ikke fødselspenger av lønn utover dette. Ansatte kan selv avgjøre hvilket alternativ som er ønskelig, men valget må foretas i samarbeid med arbeidsgiveren, og meddeles minst 4 uker før permisjonen påbegynnes. Dagligleder sørger for informasjonsflyt til Trygdekontor. 4 av ukene, uansett alternativ, er forbeholdt faren, slik at moren maksimalt kan ta ut hhv. 38 eller 48 uker. Av disse kan kun 35 (45) uker tas ut etter fødsel. Dersom moren arbeider mindre enn halv stilling, har ikke faren rett til lønn i de 4 ukene. Dersom moren ikke er i arbeid har faren ikke rett til fødselspermisjon (kfr. pkt. 5.7.1) Farens fødselspenger reguleres i forhold til morens arbeidstid. Dersom moren arbeider 60% av full stilling får faren 60% av sin fulle lønn i permisjonstiden, men også her gjelder et lønnstak på 6G. Permisjonen kan ikke påbegynnes tidligere enn 3 uker før termin. Dersom man starter fødselspermisjon direkte etter ferie, bortfaller retten til fødselspenger! Dersom moren er eneforsørger kan hun ta ut også de 4 ukene som ellers er forbeholdt mannen. Reglene er de samme ved tvillingfødsler. Det foreligger ikke spesielle regler ved flerbarnsfødsler. 11.3 Adopsjon Tilsvarende regler gjelder ved adopsjon. Ved adopsjon av barn under 15 år har man rett til permisjon i 1 år. Det løper en stønadsperiode fra Folketrygden på alternativt 37 uker med 100% lønn, eller 46 uker med 80% lønn. Omsorgsperioden regnes fra det tidspunkt man overtar omsorgen for barnet. Adoptivforeldre kan dele perioden seg i mellom, men det er en forutsetning at begge er yrkesaktive. 12 Korte velferdspermisjoner Jfr Arbeidsmiljøloven §33, og gjeldende tariffavtaler. 12.1 Barn som skal begynne i barnehage/skole Det gis fri fra arbeidsturnus og kan innvilges permisjon med lønn i en periode inntil 3 dager når den ansatte må være tilstede hos barnet de første dagene i daginstitusjon/barnehage. Behovet forutsettes attestert fra institusjonen, og avtales med nærmeste overordnede. Videre kan det gis permisjon med lønn ved barnets første skoledag. 12.2 Bryllup For ansatte med mer enn 1 års ansettelse gis det 1 dag permisjon med lønn i forbindelse med inngåelse av ekteskap. 12.3 Flytting Ved endring av fast bosted uten endring av tjenestested gis det 1 dag permisjon med lønn. Ved endring av tjenestested innenfor bedriften, som medfører at den ansatte må skifte bosted, kan det innvilges permisjon med lønn i maksimum 5 dager. Denne friheten begrenses til en gang årlig. 12.4 Dødsfall i nærmeste familie Ved dødsfall i nær familie gis det permisjon med lønn på dødsdagen og begravelsesdagen/urnenedsettelsen. Nær familie betegnes som ektefelle, barn, foreldre, besteforeldre, barnebarn, søsken, svigerforeldre, svigerbarn og svigerinner/svogre. 12.5 Lege/tannlegebesøk Så fremt det ikke kan ordnes time utenom arbeidstid gis det fri med lønn i maksimalt 2 timer i løpet av en arbeidsdag for nødvendig besøk hos lege/tannlege spesialist. Dette må ordnes på en slik måte at tjenesten på det enkelte objekt ikke bli skadelidende. 12.6 Lesefri i forbindelse med studier/eksamen For fast ansatte som gjennomfører studier som er en del av selskapets interne utviklingstiltak gis det fri med lønn en dag før eksamen, og selve eksamensdagen dersom eksamen varer 5 timer eller mer, ellers er fri i forbindelse med eksamen etter medgått tid 12.7 Omsorgspermisjon ved fødsel I forbindelse med fødsel har faren rett til inntil 2 ukers ulønnet omsorgspermisjon. Adgang til denne permisjon er betinget med at faren bor sammen med moren og tiden brukes til omsorg for mor og barn. 12.8 Fri i forbindelse med amming Kvinner som ammer har rett til inntil 1 time ulønnet fri daglig. Denne timen kan maksimalt fordeles i 2 halv timer. Avvikling av disse perioder må koordineres med nærmeste overordnede slik at driften blir minimalt påvirket av oppholdet. 12.9 Utførelse av offentlige verv Ansatte med offentlige verv kan søke ulønnet permisjon for å utføre disse, dersom det kan skje uten at viktige bedriftsmessige hensyn kan bli skadelidende. Det er også en forutsetning at vervet ikke kan skjøttes utenfor arbeidstiden. 12.10 Deltagelse i idrettsarrangement o.l. Ansatte som selv deltar i idrettsarrangement o.l. skal som hovedregel benytte ferie til dette formålet. I ekstraordinære tilfeller hvor en ansatt er uttatt for å representere i olympiader, verdensmesterskap, europamesterskap eller landskamper, kan det gis permisjon etter avtale med dagligleder. Det er da en forutsetning at den ansatte ikke får utbetalt godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste fra idrettsorganisasjonen. 12.11 Blodgiving Ansatte som regelmessig donerer blod, gis ulønnet permisjon til dette formålet etter medgått tid. Det taes forbehold om at donor timen ikke kan settes til et tidspunkt utenom vanlig arbeidstid. 13 Generelt 13.1 Bedriftsidrettslag Visk sikkerhet AS oppmuntrer alle ansatte til å delta i forskjellige former for idrett. 13.2 Kjøp med rabatter fra leverandører Private kjøp fra forretningsforbindelser i Visk sikkerhet ASs navn skal ikke forekomme. Tilbud om kjøp med rabatter for ansatte i Visk sikkerhet AS skal godkjennes av dagligleder hvis det er dennes kunder som gir rabattene. I de tilfellene det er aktuelt at kunden/leverandøren ønsker å gi rabatt til samtlige ansatte i Visk sikkerhet AS skal dette godkjennes av styret. 13.3 Lånegarantier for ansatte Visk sikkerhet AS stiller ingen sikkerhet/garantier/kausjon for generelle lån til ansatte. 13.4 Utlån av utstyr til ansatte Utlån av Visk sikkerhet ASs utstyr til ansatte skal godkjennes og kvitteres ut av kostnadsstedsansvarlige. Skjema for «utlån av utstyr» skal fylles ut og oppbevares på utlånsstedet. Med unntak av utstyr som er nødvendig for utførsel av pålagte arbeidsoppgaver gis det ikke adgang til å benytte eller låne kundens lokaler eller utstyr i forbindelse med private formål. Selskapet har full rett til å inspisere eventuell tilbakekalle det utlånte utstyret til enhver tid. Utlånet skal tidsbegrenses. 13.5 Gaver Gaver fra kunder til VISK ansatte skal godkjennes av dagligleder (ved gaver til denne personen skal dette godkjennes av kostnadsstedsansvarlige), og i spesielle tilfeller innrapporteres i lønnssystemet. 13.6 Gratialer/påskjønnelser Det gis gratialer/påskjønnelser til de ansatte ved følgende anledninger: Bryllup 30/40/50/60 års jubileum 10/15/20 års ansettelsestid barnefødsler lengre tids sykdom dødsfall i nærmeste familie 13.7 Premieringsgaver/interne konkurranser Forskjellige typer premieringer ved interne konkurranser o.l. skal avtales spesielt med dagligleder, og gis innenfor gitte budsjettrammer. Premiering, som gis i form av gjenstander til en verdi av inntil kr. 2.500,-, vil ikke medføre skatteplikt for mottakeren. 13.8 Terminalbriller Terminalbriller er briller som er ordinært for å tilpasse brukere som arbeider foran dataskjerm. Ansatte som føler at de på grunn av deres arbeid foran dataskjerm har behov for terminalbriller skal få tilbud om øyeundersøkelse og synsprøve foretatt av selskapets utvalgte samarbeidspartnere. Dersom det viser seg at det er behov for spesielle synskorrigerende hjelpemidler skal selskapet dekke kostnaden av øyeundersøkelsen, synsprøven og inntil kr1500,- av briller innkjøp. Innkjøp av briller skal ikke foretas før optikerens rapport er behandlet av dagligleder. Dersom den ansatte innen 6 måneder av innkjøpet endrer sin arbeidsplass, uansett årsak, til en som ikke medfører behov for slike briller, skal selskapets utlegg refunderes i sin helhet. 13.9 Bierverv/ konkurranse klausul Alle bierverv skal godkjennes av dagligleder. Arbeid i eller for konkurrerende virksomheter tillates ikke. Det er ikke tillat å benytte opplysninger fra arbeidsplassen til å knytte private kontakter, eller bruke Visk sikkerhet AS sitt utstyr til å utføre private oppdrag. Det forutsettes at en ansatt snarest mulig underretter ledelsen, dersom han/hun akter å ta ansettelse hos en konkurrent, opprette eget konsulentfirma, eller opptre som privat konsulent innenfor Visk sikkerhet AS virksomhets områder. 13.10 Private ærender Ansatte som har sin faste arbeidsplass på stasjonære oppdrag skal ikke under noen omstendighet forlate arbeidsplassen i forbindelse med private ærender. I nød tilfeller og ved tungtveiende sosiale grunner for å foreta private ærend i arbeidstiden kan dette avtales med nærmeste overordnede. 14 Uniformsreglement 14.1 Formål Formålet med dette reglementet er å sikre at alle ansatte som jobber i uniformert tjeneste bærer uniform i henhold til selskapets bestemmelser. 14.2 Omfang Dette reglementet gjelder for samtlige ansatte som jobber i uniformert tjeneste. 14.3 Ansvar Uniforms effekter tildeles den enkelte for personlig bruk i tjeneste for Visk sikkerhet AS. Utleverte uniforms effekter skal kun benyttes av den som signerer for utlevering av effektene. Samtlige ansatte i Visk sikkerhet AS er ansvarlige for at dette reglementet etterleves, og at selskapets ansatte er lett gjenkjennelige. 14.4 Uniforms typer Visk sikkerhet AS har flere uniforms typer som er praktisk tilpasset arbeidsoppgavene den enkelte skal utføre. 14.4.1 Fellesbestemmelser Til alle uniforms typer skal det synlig bæres et gyldig Visk sikkerhet AS ID kort. Ved mistet ID kort skal dette umiddelbart rapporteres til nærmeste overordnede. Ansatte er selv ansvarlig for oppdatering av sitt ID kort hvert andre år. Alle sko tøy skal være sort og nypussede på oppmøte tidspunkt. Hår skal alltid være velstelt og rent. For mannlige ansatte skal håret ikke bæres nedenfor skjortekragen. Ansatte som har langt hår, skal dette samles i hestehale/flette eller settes opp. Ansatte skal alltid møte nybarbert på objektet. For ansatte med skjegg eller bart, skal skjegget/barten være velstelt. Mannlige ansatte skal ikke bære synlig piercing eller ørepynt. Kvinnelige ansatte kan benytte diskre ørepynt. Sivile effekter, som ikke er spesifikt nevnt i denne instruks tillates ikke. Ansatte som benytter neglelakk skal påse at dette er pent og ryddig i utseende. 14.5 Fritagelse fra uniformsreglementet Enkelte arbeidsoppgaver innen selskapet er fritatt for uniformsplikt. Fritagelsen avgjøres individuelt av driftsledelsen. I enkelte tilfeller og etter avtale med kunden, kan ansatte benytte andre uniforms effekter. Slike endringer skal nedfelles i objekt instruksen. Alle som av helsemessige årsaker må fravike fra selskapets uniformsreglement må innhente skriftlig tillatelse fra driftsledelsen. 14.6 Flere uniformerte ansatte på jobb samtidig Når det arbeider flere av Visk sikkerhet AS ansatte samtidig på samme oppdrag, skal alle være likt antrukket. (NB! Dette er avhengig av at arbeidsoppgavene er tilnærmet like). Det er ikke tillat å bære selskapets uniform i annet arbeid enn hva selskapet bestemmer. 14.7 Uniformering utenom arbeidstider Dersom den ansatte velger å reise uniformert mellom sin hjemmeadresse og arbeidsstedet, skal den ansatte være korrekt antrukket i henhold til dette reglementet. NB! Det forventes at ansatte som reise uniformert mellom hjem og jobb reagerer til uforutsette hendelser som om de var på jobb. Det er ikke tillat å blande sivilklær og Visk sikkerhet AS uniform. VISK markedsførings klesartikler skal ikke blandes med uniforms effekter. Uniforms effekter skal ikke benyttes i fritid. 14.8 Tap/skade og bytting av uniforms effekter. Ved tap eller skade av Visk sikkerhet AS uniforms effekter plikter den ansatte uoppfordret og umiddelbart å rapportere dette til sin nærmeste overordnede. Tap av effekter som ansatte har fått i forvaring kan medføre erstatningsansvar ved uaktsomhet. Slitte uniforms effekter skal byttes umiddelbart. 14.9 Vedlikehold av uniformen Ansatte er selv ansvarlig for å holde uniformen ren og representativ. Dersom ikke annet er avtalt på arbeidsstedet skal alle uniforms effektene rengjøres i henhold til instruks som står beskrevet på hvert plagg. 14.10 Opphør av arbeidsforholdet Ved opphør av arbeidsforholdet skal alt utstyr og uniforms effekter tilbakeleveres siste arbeidsdag. 14.11 Personlig hygiene Alle ansatte skal stille på jobb velstelt og representativ i henhold til selskapets bestemmelser. 15 Tillitsmannsfunksjon Visk sikkerhet AS (bedrift) fokuserer i sin personalpolitikk på innflytelse, informasjon og raske løsninger. I forbindelse med dette er det etablert en operativ tillitsmannsfunksjon, som samarbeider med ledelsen. Målet med dette samarbeidet er å sikre de ansatte og selskapet de beste og mest fruktbare løsninger. Ivaretakelse av lover, forskrifter, lønnsbetingelser, konkurranse evne, organisasjonens struktur og nye satsningsområder skal være blant de mest sentrale oppgaver for denne gruppen ansatte.
© Copyright 2024