Pensjonsrapportering SPK - Kundesider

Pensjonsrapportering SPK
Innhold
Pensjonsrapportering SPK ....................................................................................... 1
Arbeidstakers andel pensjon ........................................................................... 1
Arbeidsgivers andel pensjon ............................................................................ 2
Arbeidstakers medlemskap ............................................................................. 2
Meldinger til SPK ........................................................................................... 2
Rapportering til SPK ....................................................................................... 2
Logging ............................................................................................................ 3
Styreinformasjon som må på plass ...................................................................... 4
Arbeidsgivers andel av pensjon ....................................................................... 7
Tekstkoder ................................................................................................... 8
Opplysninger på ansatt................................................................................... 9
Opplysninger på Lønns- og trekkart ................................................................11
Trekkart for 2 % Pensjonstrekk SPK ................................................................15
Aksjonskoder for pensjonsrapportering................................................................15
Logging til transkartoteket .............................................................................16
Logging av transer til pensjonslogg .................................................................16
Logging fra felter på Ansatt ............................................................................17
Generering av transer til SPK .........................................................................19
Pensjonsloggen ............................................................................................23
Forespørsel Pensjonstranser til SPK ................................................................24
Rapportering av meldingstranser til SPK ..........................................................26
Diverse ...........................................................................................................27
Kjøreplan for SPK .........................................................................................28
Etabler bestand, medlemsoversikt ..................................................................29
Apotekerordningen ...........................................................................................30
Generelt ......................................................................................................30
Medlemskap – krav og rapportering ................................................................30
Permisjoner .................................................................................................32
Pensjonspremien ..........................................................................................32
Rapportering per bedriftsnummer .......................................................................32
Generelt ......................................................................................................32
Parametersetting – avtalenummer ..................................................................33
Pensjonsrapportering SPK
Denne rutinen tar for seg oppbygningen av Aditro Lønn for å dekke




Arbeidstakers andel pensjon
Arbeidsgivers andel pensjon
Arbeidstakers medlemskap
Meldinger til SPK
Arbeidstakers andel pensjon
Arbeidstakers andel er normalt 2% trekk av trekkgrunnlaget.
2% pensjonstrekk registreres som trekktrans i faste transer i Aditro
Lønn, én gang pr. person
Trekkgrunnlaget er maksimum 12G, i praksis betyr det at Aditro Lønn
reduserer trekkgrunnlaget til 12G i forhold til periodefinisjonen, slik at
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 1 av 33
Pensjonsrapportering SPK
trekkgrunnlaget ved månedsavlønning reduseres til 1G. Dersom
beregningskode på trekkart settes til 20.
Arbeidsgivers andel pensjon
Arbeidsgivers andel pensjon er en prosent av trekkgrunnlaget.
Prosenten kan variere avhengig av hvilken pensjonsavtaler hos SPK som
virksomheten benytter.
Arbeidsgivers andel pensjon inngår i grunnlag for arbeidsgiveravgift og
kommer ut på Følgeskriv A.
Aditro Lønn beregner avsetninger (kostnad/gjeld) for arbeidsgivers
andel pensjon og tilhørende arbeidsgiveravgift, og dette er kun
transaksjoner til regnskap. Disse regnskapstransene benyttes kun for
terminrapporten og noen hjelperapporter. Du kan også kjøre ut utskrift
av disse transene via Fri Lønnsrapport.
Arbeidstakers medlemskap
Arbeidstaker meldes inn ved ansettelse betinget av at vedkommende
har en stillingsandel som er større enn pensjonskassens krav til
arbeidstid.
Du skal være oppmerksom på at alle som skal meldes inn, betinget
stillingstørrelsen, skal trekkes 2% pensjonstrekk, og det skal beregnes
arbeidsgivers andel pensjon. Hvis det ved rapportering, viser seg at
stillingstørrelsen ikke er stor nok, skal 2 % pensjonstrekk tilbakebetales
til den ansatte, og arbeidsgivers andel pensjon skal føres tilbake. I
Aditro Lønn blir disse tilbakeføringene generert som variable transer
som normalt tas med i første lønnsperiode etter rapportering.
Meldinger til SPK
Pensjonsrapportering i Aditro lønn til SPK er samlet som en tredelt
rutine under Rapporter | Pensjonsrapportering.
Rutinen består av:



Forespørsel, her kan du se all historikk, ta enkle kontroller og endre
informasjon som skal rapporteres.
Generering, her genererer Aditro Lønn opp det som skal rapporteres
til SPK
Rapportering, basert på generert og kontrollert informasjon. Det
skal sendes transaksjonsfil til SPK hver måned.
Meldingsrutinen er beskrevet i detalj i dette dokumentet.
Rapportering til SPK
Pensjonsopplysninger til Statens Pensjonskasse skal rapporteres én
gang i måneden. Det skal innrapporteres to typer meldinger:
Statusmeldinger skal sendes for alle ansatte som har stillinger
tilhørende SPK , verdi i feltet Pensjonsordning i Ansattforhold
(stillingKodePensj) uansett stillingsstørrelse, dvs. også de som ikke fyller
minstekravet.
Endringsmeldinger skal sendes for alle aktuelle endringer en ansatt
har siden siste statusmelding. Permisjon skal også inngå her. Det skal
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 2 av 33
Pensjonsrapportering SPK
også være mulig å melde endringer tilbake i tid. Ved flere endringer
med forskjellig aksjonsdato i løpet av en måned, skal det sendes en
endringsmelding for hver dato.
Rapporteringsfunksjonen består av følgende funksjoner (de 4 siste i
samme Skjermbilde, men under forskjellige faner):





Logging (automatisk)
Generering av transer
Forespørsel
Rapportering/ innsending
Ajourhold Aksjonskoder
For at en person skal rapporteres til SPK, må han/hun ha en fast
arbeidstid/uke på over 14 timer (60 timer/mnd), eller medlemsprosent
på over 35 for undervisningspersonell.
Logging
Endringer som har innvirkning på rapportering til Statens Pensjonskasse
(og KLP/ Storebrand), skal logges til tabell PensjonLogg. Loggingen
foretas ved ajourhold person/ansatt, ved registrering/endring av faste
transer, (av UpdateEngine og av TPLImportAgent), ut fra koder som er
satt på de ulike feltene i tabellene.
Tidsstyrt informasjon må du også logge, slik at du fanger opp eventuelle
endringer som skjer tilbake i tid. Inne i bildet for ajourhold av tidsstyrt
informasjon på person/ansatt, blir endringer logget til pensjonsloggen
direkte hvis endringen gjelder en dato tidligere eller lik dagens dato.
Hvis endringen dateres frem i tid, er det systemet
(PlUpdateService/TPLUpdateEngine) som utløser loggingen den dagen
endringen gjelder fra.
For å definere pensjonslogging, må du opprette aksjonskoder for hver
type logging (i tillegg må det defineres i Dictionary, som før, hvilken
type logging du ønsker). Hvis det er definert kun én aksjonskode for
endringer i hvert kartotek/felt, og samtidig definert kartotek og felt for
hvor aksjonsdato skal hentes, vil loggingen skje automatisk uten
spørsmål til brukeren. (Se beskrivelse lenger bak i dokumentasjonen.)
Ellers vil dialogen som finnes i dag bli vist.
Hva bør logges:












Versjon 1.0
Stillingskode
Stillingsbenevnelse
Transer som inngår i fastlønn
Personsats 1-3 (avhengig av hvilket felt som inneholder årslønn på
Person)
Ansattsats 1-3 (avhengig av hvilket felt som inneholder årslønn på
Ansatt)
Stillingsprosent på Lønninfo, ansattforhold
Opprykkskode på Lønninfo, ansattforhold
Arbeidstidsgruppe på Lønninfo, ansattforhold
Ansiennitetsdato på Lønninfo, ansattforhold
Redusert ansiennitet på Lønninfo, ansattforhold
Lønnsramme på Lønninfo, ansattforhold
Regulativ på Lønninfo, ansattforhold
Copyright © Aditro
Side 3 av 33
Pensjonsrapportering SPK

Lønnstrinn på Lønninfo, ansattforhold
Navn- og adresse-endringer greier SPK å følge opp selv, så dette er ikke
nødvendig å logge.
NB! Det er viktig at arbeidsgiver som benytter SPK som pensjonskasse,
selv melder fra til SPK at de benytter Aditro Lønn som sitt lønnssystem.
Styreinformasjon som må på plass
Systemparameter
Følgende systemparametre må settes før du tar i bruk rapportering til
SPK
I meny Systemparameter | Overføringer | Statens pensjonskasse




Versjon 1.0
L&T-art tilbakeføring AAP For alle som kobles til SPK, skal
arbeidsgiver betale arbeidsgivers andel pensjon (AAP). Hvis den
ansatte ikke når minstegrensen for innmelding, 60 timer pr.mnd,
skal avsetningen for perioden føres tilbake. Denne tilbakeføringen
skjer på egen lønnart. OBS det skal være en lønnart (ikke en
trekkart).
L&T-art tilbakeføring 2% trekk Alle som kobles til SPK, skal
trekkes 2 % pensjonspremie. Hvis den ansatte ikke når
minstegrensen for innmelding, 60 timer pr. mnd, skal trukket beløp
for perioden betales tilbake. Denne tilbakebetalingen skjer på egen
lønnart. OBS det skal være en lønnart (ikke en trekkart).
Tilbakefør pensjon Forteller hvilke trekk som skal tilbakeføres.
0 Tilbakefører trekk dersom under minstegrense
1 Tilbakefører trekk dersom under minstegrense, samt den
andelen av trekket som er over 100%
Felt for permAvtale Permisjon uten lønn (hel eller delvis) skal
rapporteres til SPK. Permisjonsavtale angis på fraværstransen, og
her angir du hvilken dimensjon på fraværstransen permisjonsavtalen
Copyright © Aditro
Side 4 av 33
Pensjonsrapportering SPK







skal registreres. Dersom det er dedikerte fraværsarter for
permisjoner, kan permavtalen legges på fraværsarten.
Beregningsgrunnlag 2 % pensjonstrekk
Under generering av transer til SPK benyttes en systemparameter
(B0SPK2PR) som angir hvilket beregningsgrunnlag som benyttes for
2 % pensjonstrekk. Denne systemparameteren angis i startbildet for
generering, eller du kan angi den under Frie parametre.
L&T-art 2% trekk
Art for trekk av egenandel. Benyttes i automatisk generering av
trekk når den ansatte er med i ordning
L&T-art 2% trekk undervisning Art for automatisk trekk for
ansatte med ordning for undervisning.
Snittberegn variable tillegg. Spesialregel for Posten. Variable
tillegg beregnes som gjennomsnittlige utbetalte tillegg de siste 12
mnd. dividert på gjennomsnittlig stillingsprosent for samme
intervall, justert til stillingsprosent for perioden. Dersom beløp er
lavere enn minimumsgrense for variable tillegg flyttes beløp til Faste
tillegg. Overskytende beløp over maksimumsgrense rapporteres som
variabelt tillegg.
Rapporter stillingskode angir om stillingskode skal rapporteres
Rapporter per bedriftsnummer. Benyttes når en skal rapportere
på bedriftsnummer fra orgenhet (hjemstedsavdeling). For eksempel
flere avtaler innen firma, for eksempel når flere apotek (avdelinger)
kjøres innenfor samme firma, men skal rapporteres per avdeling.
Beregning fastlønn Forteller hvordan hovedlønn skal beregnes.
Følgende verdier kan angis:
1 Personsats 1
2 Personsats 2
3 Personsats 3
4 Ansattsats 1
5 Ansattsats 2
6 Ansattsats 3
A Regulativ A
B Regulativ B
Gyldige verdier kan kombineres, f.eks. A1 som betyr at fastlønn skal
hentes fra Regulativ A og Personsats 1. Beregnet hovedlønn er sum
fastlønn justert med beregnet medlemsprosent. Dvs. at hvis fastlønn
skal hentes fra Regulativ A som har 300.000 i årslønn, og personen har
en beregnet medlemsprosent på 80, vil hovedlønn bli beregnet til
240.000.

Versjon 1.0
Regulativkode Angir hvilket regulativ som ligger til grunn for
personens avlønning, og hvordan lønn og stillingskoder / betegnelser henger sammen.
71 Statens A-regulativ etter 1.5.96 Det skal meldes: OBS
Bokstavtyper her. Stillingskoder og lønnstrinn etter statens
lønnsplan og hovedlønnstabell etter 1.5.96
72 Særregulativet etter 1.5.96 Det skal meldes: Stillingsbetegnelse
etter egen lønnsplan. Lønnstrinn etter statens hovedlønnstabell.
73 Personlig avlønning etter 1.5.96 Det skal meldes: -Stillingskoder
og lønnstrinn etter statens lønnsplan og hovedlønnstabell, men
medlemmet lønnes innenfor stillingskodens rammer.
Copyright © Aditro
Side 5 av 33
Pensjonsrapportering SPK
















Versjon 1.0
74 Individuell avlønning. Det skal meldes: -Stillingskode etter
Statens lønnsplan eller stillingsbetegnelse etter egen lønnsplan.
-Lønn i kroner.
75 Overenskomstlønn (tarifflønn) Det skal meldes: -Stillingskode
etter statens lønnsplan eller stillingsbetegnelse etter egen
lønnsplan. -Lønn i kroner. De ansatte blir innrapportert med
denne regulativkoden hvis ikke de har ett av de regulativene
som er angitt nedenfor, se beskrivelse lengre ned. Det er
spesielle regler før 1.5.96 og for apoteker. Se kravspesifikasjon
fra SPK på dette.
Regulativkode Apotek Regulativkode som skal benyttes for
apotek. Regulativkode 110 gir spesialbehandling.
Måltall medlemskap Her angis grense for antall timer pr. måned,
for tiden 60.
Måltall medlemskap undervisning Måltall som skal benyttes for
ansatte som er definert i ordning for undervisning. Måltallet oppgis i
prosent, for tiden 35%.
Måltall generell apotekordning Måltall som benyttes for ansatte
som er definert for generell apotekordning
Måltall apotektekniker Måltall som benyttes for ansatte som er
definert for apotekteknikere
Tillegg hovedlønn OU-fond. Årslønn er redusert med OU-fond,
legges til ved rapportering av hovedlønn. Beløp justeres for
stillingsprosent.
Aldersgrense. Generell aldersgrense blir benyttet dersom det ikke
er angitt på ansattforholdet.
Rapporter stillingskode Hvis denne sjekk er på, skal stillingskode
fylles ut og ikke stillingsbeskrivelse, der det ikke er unntak fra denne
regelen.
Ordning Her angis de forskjellige ordningene, som ikke er
spesifisert som andre ordninger.
Ordning undervisning Her angis de forskjellige ordningene for
lærere som månedsrapporten SPK skal ta hensyn til.
Ikke tilbakefør EA ordning. Ordninger hvor det aldri skal
tilbakeføres trukket egenandel. Benyttes av Posten
Ordning ufør uten melding av timer. Ordning hvor en ikke skal
sende meldinger tilleggstimer. Benyttes av Posten
Ordning uten melding. Fpr ansatte som er medlem men ikke skal
sendes melding. Benyttes av Posten
Ordning apotek Her angis de forskjellige ordningene som
månedsrapporten SPK skal ta hensyn til, ved rapportering til
Apotek-ordningen.
Ordning apotekteknikere benyttes for å beregne korrekt for
apotekteknikere.
Regulativ Angir hvilke regulativ som er ”godkjente” SPK-regulativ.
Hvis personen er lønnet etter ett av disse, skal dette rapporteres.
Hvis en ansatt har ett av disse regulativene som A-regulativ i
lønninfo på ansattforhold, vil vedkommende bli innrapportert med
regulativkode 71 eller 74 (regulativkode 74 blir benyttet dersom det
er flere ansattforhold med forskjellig aldersgrense).
De ansatte som ikke har ett av disse regulativene, blir innrapportert
med regulativkode angitt i felt for Regulativkode (beskrevet
ovenfor).
Copyright © Aditro
Side 6 av 33
Pensjonsrapportering SPK





Fraværskoder D Delvis permisjon. Feltet angir hvilke fraværsarter
som benyttes for permKode = D Eks. /10 /100/288, hvor 10, 100 og
288 er fraværsarter.
Fraværskode U Hel permisjon u/lønn. Feltet angir hvilke
fraværsarter som benyttes for permKode=U.
Ansattstatus Timelønn Ansattforhold definert som timelønn vil
definert stillingsprosent ikke bli tatt hensyn til ved beregning av
medlemsprosent.
Ordning uten melding. Ordning hvor det ikke genereres meldinger
til SPK.
Eksportområde Område hvor fil for sending SPK legges ut. (Dette
kan også defineres når danning av fil kjøres)
Arbeidsgivers andel av pensjon
Systemparameter | Satser
Beregn.gr.lag
Her angis det beregningsgrunnlaget som benyttes til beregning av
arbeidsgivers andel pensjon. Det må være forskjellig
beregningsgrunnlag for KLP og SPK. Beregningsgrunnlaget for trekk
pensjonspremie er også forskjellig fra dette. Dersom arbeidsgivers andel
ikke beregnes, kan dette feltet være blankt, selv om
beregningsgrunnlaget finnes.
Vær oppmerksom på at alle som avlønnes på arter som inngår i dette
grunnlaget får beregnet arbeidsgivers andel pensjon, det er ingen
kontroll mot Pensjonsordning angitt på Ansatt.
Prosent
Dersom arbeidsgiver skal betale samme prosent for alle ansatte, så
angis prosenten her. 0 % dersom ingen beregning.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 7 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Hvis enkelte ansatte ikke er med i ordningen så må prosenten her settes
til null og så må du definere en sats for hver pensjonsordning som
benyttes for rapportering til SPK. Alternativt løses dette ved at disse
kobles til en pensjonsordning som ikke inngår i rapporteringen til SPK,
og så gis denne ordningen null prosent.
Prosent pr. pensjonsordning
Prosent pr. pensjonsordning defineres som frie parametre.
Systemparameter | Frie parametere
Her angis den prosent som skal benyttes for beregning av arbeidsgivers
andel Pensjon, i dette tilfelle ordning 30 – SPK høy sats. Denne henger
sammen med ansatt, feltet for pensjonsordning.
Hvis du har flere pensjonsordninger så må det defineres sats for hver av
dem.
Tekstkoder
Pensjonsordning
På ansatt skal du angi pensjonsordning ansatte som skal være med i
SPK. Pensjonsordningerer defineres som tekstkode med type PTY.
Ajourhold faste opplysninger | Tekstkoder
Denne Tekstkodetypen knyttes til feltet i ansatt ajourhold, under fanen
tilleggsinfo, pensjonsopplysninger, Pensjonsordning, ved å gå på
Dictionary Tabell 5 - felt 61
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 8 av 33
Pensjonsrapportering SPK
I meny Systemadministrasjon | System vedlikehold | Dictionary
På ansatt angir du den pensjonsordning den ansatte som skal være med
i SPK. Pensjonsordning defineres som tekstkode med type PTY.
Sikkerhet
Tilgangen til Pensjonsrapportering deles inn i 3:



Forespørsel
Generering
Rapportering
Det kan gis tilgang til hver enkelt av funksjonene. Knappene
”Beregning”, ”Utfør” og ”Godkjenn” i Forespørsel gis det tilgang til, kun
hvis du har tilgang til Generering.
Opplysninger på ansatt
I mappa Pensjon i meny Person ajourhold | Personopplysninger
ligger styreinformasjonen for pensjon på ansatt.
Medlem og aldersgrense
Feltet Medlem under pensjonsopplysninger har følgende valgmuligheter:
Det skal ved nyansettelser settes 0 her. Innsending av månedsrapporten
for SPK vil justere denne inn/ut ettersom den ansatte fyller kravet til
pensjonsmedlemskap. Vær obs på skifte av ansattforhold, se kap. om
Logging ved endring av ansattforhold.
Dersom aldersgrense ikke er utfylt, hentes verdi fra systemparameter.
Pensjonsordning
Her setter du hvilken ordning den ansatte tilhører. Dette fylles ut ved
ansettelse, uavhengig om den ansatte er fast eller går på timer . Dette
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 9 av 33
Pensjonsrapportering SPK
danner grunnlaget for avsetning arb.givers andel pensjon. Følgelig må
det registreres på alle ansattforhold. Feltet er tidsstyrt. Ved beregninger
benyttes gjeldende pensjonstilknytning siste dato i perioden.
Teksten du får opp her kommer fra tekstkodekartoteket, Kode PTY.
Inn/utmelding
Feltet for inn/utmelding oppdateres ved kjøring av SPK rapport –
sending av transer. Feltet er kun for opplysning, og brukeren trenger
ikke å vedlikeholde dette. Første dato er innmeldt dato, andre dato er
felt for siste endringstrans / utmeldingsdato, dersom den ansatte er
sluttet.
Stillingskombinasjon og fungering
Stillingskombinasjon (Overtidskategori) er et felt som gjelder ansatte
som arbeider i stilling hos annen arbeidsgiver som skal være innmeldt.
Dvs. at vedkommende totalt arbeider mer enn 60 timer pr. uke. Det kan
også benyttes for pensjonister. Her er det mulig å få beregnet og sendt
medlemskap på de som er under grense for innberetning.
Feltet kan også benyttes for ansatte som har delvis uførepensjon fra
SPK og skal ha opptjening for arbeid under grense.
Fungering, merkes denne blir vedkommende rapport med at dette er
fungering, ingen logikk er koblet til feltet..
Bistilling som er godkjent av SPK er Professor II.
Utover 100 % meldes manuelt, og de legges således ikke inn med
stillingskombinasjon.
Arbeidstidsgruppe, lønnsramme og regulativ
Arbeidstidsgruppe må ligge inne på alle ansattforhold. Dette for å
beregne korrekt antall timer i måneden. Legges inn på Lønninfo –
Regulativ A.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 10 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Person ajourhold | Personopplysninger | Lønninfo
Ved nye ansatte som er timelønnede, husk at disse også skal ha
stillings %. Månedsrapporten vil legge ut behandlet prosent på disse ut
fra timer arbeidet (merket på timelønnartene).
Ved permisjoner uten lønn etter permisjonsreglementet. Husk å
beholde stillings %.
Ved permisjon med delvis lønn etter permisjonsreglementet legges
ny stillings % inn.
Dersom det er permisjon uten / delvis lønn som ikke inngår i
permisjonsreglementet beholdes stillings %, men selvsagt uten avtale
kode.
Det skal også legges inn fravær uten lønn, med fra og til dato. Dette
vil logge transer ut og inn. Se for øvrig kap om Logging fra felter på
Ansatt innmelding og utmelding.
Opplysninger på Lønns- og trekkart
Lønnsarter som inngår i grunnlaget for pensjon
Alle lønnarter som skal inngå i grunnlaget for ’arbeidsgivers andel
pensjon’ eller grunnlaget for ’2 % arbeidstaker trekk’ må merkes med
akkumulering i de beregnings grunnlagene vi har bestemt oss for.
NB! To ulike grunnlag!.
Som en standard for denne dokumentasjonen benytter vi følgende
grunnlag:


Beregnings grunnlag nr. 6, benyttes til grunnlag for 2 %
pensjonstrekk SPK.
Beregningsgrunnlag nr. 25, benyttes til grunnlag arbeidsgivers andel
pensjon.
Det må opprettes separate beregnings grunnlag for de forskjellige
pensjonskassene. Dette fordi:
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 11 av 33
Pensjonsrapportering SPK

Tilbakeføring arbeidstakers andel skal gå korrekt.

En ansatt kan være medlem av flere pensjons kasser, da blir det
korrekt beregning av pensjonstrekk og andel pensjon i tillegg til
maskinell melding.
Ajourhold faste opplysninger | Lønn- og Trekk-arter |
Akkumulering
Her er et eksempel på Lønn- og Trekk-art for Månedslønn. Denne inngår
i beregningsgrunnlaget for 2 % arbeidstakers trekk, og arb. givers andel
pensjon, beregnings grunnlag 25.
Slik må du merke alle lønn- og trekkarter som inngår i grunnlaget.
Denne merkingen av lønns- og trekkarter vil medføre at alle ansatte
som har pensjonsgivende lønn, blir beregnet med pensjonstrekk og
andel pensjon for hver lønnskjøring så fremt det er registrert trekkart
for pensjonstrekk på den ansatte.
Det er viktig for selve beregningen, at lønn- og trekkartene benyttes
korrekt. Legger du inn trekk timer på en lønnart som inngår i
pensjonsgrunnlaget, vil disse timene redusere gj.snittslig stillings?
/pensjonsgrunnlag?% i kvartalet.
Ansatte som ikke fyller kravet til medlemskap blir maskinelt godskrevet
pensjonstrekk og tilbakeført andel pensjon. Det taes hensyn både til
timer og fast stillings %.
OBS. Kontering må foretas pr. tilbakeført trans slik det er satt opp i
dette dokumentet.
Lønnsarter for timelønn
Etter endringen i regelverket for pensjonsmedlemskap, der timelønnede
nå skal være med i pensjonsordningen, må du merke lønnartene, slik at
de inngår i beregnings grunnlaget for 2% + en for arbeids givers andel.
En kan være tjent med å ha en timelønnsart som ikke inngår i
grunnlaget for pensjon. Det kan være ansatte du vet med sikkerhet ikke
oppnår det som skal til for å få medlemskap, eller det kan være ansatte
du vet går i full stilling, og således kommer over 100 % og du forhindrer
da manuell tilbakeføring.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 12 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Lønnsart må være merket at timer inngår i beregning av
stillingsprosent.
Timer fra lønnsarter med kode for - Behandling timer pensjon – med
verdi 0 eller 3 inngår ved beregning av stillingsprosent.
Arter som inngår i pensjonsgrunnlag og hvor timer ikke skal være med i
grunnlaget må være merket 1.
Lønnsarter for vikartimer (undervisningspersonell)
Timesatsen beregnes basert på årsramme leseplikt.
Beregning av medlemsprosent for vikartimer
Timeavlønning av vikar-lærer skjer på egne arter, og disse artene skal
behandles spesielt. Forutsetningen for løsningen i Aditro Lønn er :
Arten merkes med 2 i feltet - Beh.timer pensjon
I tillegg skal årsramme leseplikt legges i satsfeltet på arten. Dette igjen
forutsetter at timesatsen benytter behandlingsregelen ovenfor.
I behandlingen i dag regnes først stillingsprosent fra Ansatt (LønnInfo)
om til timer (basert på årstimer i hht. arb.tidsgruppen) så summeres
timer fra behandlede transer til de samme timene og så i siste ledd
regnes disse timene tilbake til en medlemsprosent.
I denne behandlingen skal transer merket med 2 i feltet Beh.timer SPK,
ikke tas med. I egen seksjon skal disse timene omregnes til
medlemsprosent (pr. transaksjon) som summeres til totalen. Denne
omregningen er lik den eksisterende bortsett fra at årstimetallet hentes
fra sats på arten og det må tas stilling til om det skal regnes etter 10
eller 12 måneder.
Lønnsart for tilbakeføring av arbeidsgivers andel pensjon
Lønns- og trekkarten for tilbakeføring arbeidsgivers andel pensjon, vil
være en art som inngår i lønnsberegningen slik som beregning av
arbeidsgivers andel vil gjøre. Det vil da dannes automatpost på transen
som overføres regnskap, og den vil påvirke
arbeidsgiveravgiftsberegningen.
Lønns- og trekkarten skal kun ha utfylt
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 13 av 33
Pensjonsrapportering SPK



Fane Kontering/diverse, diverse boksen, Utbetales, settes til 2
Fane Akkumulering, Beregningsgrunnlag 6, settes til 1
Fane Masker, beløp og konteringsdimensjonene settes til K
Dette gjør at du også kan benytte denne ved manuell tilbakeføring av
arbeidsgivers andel pensjon. Det er viktig at du da legger inn denne
lønn arten med minus foran beløp, slik at den tilbakefører tidligere
avsatt arbeids givers andel. I tillegg må du kontere transen, da
lønnarten ikke har konteringskode.
Lønnsart for tilbakeføring av arbeidstakers 2 % trekk
Lønns- og trekkarten for tilbakeføring av 2 % trekk må være en
lønnsart, og du kan følgelig ikke benytte trekkarten for trekk av 2 %.
Lønns- og trekkarten skal kun ha utfylt:




Avgifter, Skattegrunnlag, settes til 1
Fane L&T oppg/rapporter, lønns- og trekkoppgave, henvisning 1,
settes til 312
Fane L&T oppg/rapporter, lønns- og trekkoppgave, fortegn
henvisning1 / 2, settes til – (minus) ? På begge?
Fane Masker, beløp og kontonr. Regnskap settes til K
Dette gjør at du kan benytte denne ved manuell tilbakeføring av
arbeidstakers 2 % trekk av pensjon, husk å kontere transen, da
lønnarten ikke har konteringskode.
Markering av pensjonsgivende lønn og tillegg
Alle lønns- og trekkarter som inngår i grunnlaget for pensjon, må
merkes for hvilken type pensjonsgivende lønn de er.
Ajourhold faste opplysninger | Lønn- og Trekk-arter | L&T oppg/Rapporter


Versjon 1.0
Fast lønn settes til 0, fordi systemet henter lønnstrinn fra regulativ
og stillingsprosent fra ansatt
Andre faste pensjonsgivende tillegg settes til 2
Copyright © Aditro
Side 14 av 33
Pensjonsrapportering SPK



Pensjonsgivende variable tillegg settes til 3
Funksjonstillegg settes til 4
Kode med verdi 5-10 benyttes ikke I rapportering til SPK.
Trekkart for 2 % Pensjonstrekk SPK
Ajourhold faste opplysninger | Lønn- og Trekk-arter |
Behandling Satser|
Behandlingskode 20 vil begrense trekket i forhold til Grunnbeløpet i
Folketrygden.


Mindre enn 12G – fullt trekk
Over 12G – beregnes ikke trekk
Satsen settes til 0,02 som tilsvarer 2 %
Gen.grunnlag settes til grunnlag 25
I tillegg må følgende felter fylles ut:






Fane for kontering/diverse, Kontering, Konteringskode.
Fane L&T oppg/rapporter, lønns- og trekkoppgave, henvisning 1,
settes til 312
Fane L&T oppg/rapporter, lønns- og trekkoppgave, fortegn
henvisning1 / 2, fortegn beholdes
Fane for Diverse indikatorer, Avrunding, settes til 1
Fane for Diverse indikatorer, Loggindikator, settes til 2
Fane for masker, settes til ’Kan’ på Beløp, Fradato, Tildato
Aksjonskoder for pensjonsrapportering
Aksjonskoder benyttes ikke lengre ved rapportering til SPK.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 15 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Logging til transkartoteket
Merke Kartotek/Felt for logging av transer til transkartoteket
Navigering: Systemadministrasjon | System vedlikehold |
Dictionary
Det er de kartotek / felter som er benyttet for logging i kodekartoteket
som må merkes med logging.
Det er feltet Logging som har verdi om det skal logges.
Logging av transer til pensjonslogg
Logging av transer til pensjonslogg skjer når endring er oppstått.
Endring frem i tid logges når oppdatering av feltet er gjort av
oppdateringsservice. Endringer tilbake i tid (i dag og tidligere) logges
direkte til pensjonsloggen. Gjelder både ajourholdsprogram eller endring
av verdier ved import.
Generelt for logging av transer er at det kun tillates én melding pr.
ansatt på en og samme aksjonsdato i pensjonsloggen.
Det er opplyst fra pensjonskassene at de skal ha skriftlig melding (brev)
når det gjelder melding om overgang til Uføre/Alderspensjon og ved
Død. Den maskinelle loggfunksjonen for dette er tatt bort.
Når det registreres endringer i et felt som er merket for logging, skjer
følgende i det du går videre fra feltet ved TAB eller ved ENTER. Da
kommer inn i dette bildet:
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 16 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Velg linje ved å klikke på den korrekte linjen, er det flere koder knyttet
til feltet, vil disse komme under hverandre. Det er den 1. linjen som blir
overført til transkartoteket, dersom du bare avslutter bildet. Du kan
slette linjer ved å velge en og så trykke på slette ikonet. Aksjonsdato
kommer opp dersom koden er bygget opp slik at dato skal hentes, den
kan alltid overstyres ved å velge linje, og så legge inn korrekt dato.
Dersom endringen gjelder perioden for rapportering til SPK, kan du
slette pensjonsloggingen da denne vil bli tatt med i genereringen SPK.
Så må du lagre ansattbildet for at transen skal komme i transregisteret.
Dersom du har gjort flere endringer vil du få opp spørsmål om logging
fra hvert felt i det du forlater feltene. Således kan du holde kontroll over
hvilken trans som skal logges med korrekt kode, slik at transen til SPK
blir korrekt.
Logging fra felter på Ansatt
Det må være utfylt medlem 1 Innmeldt for at loggrutinen skal fungere,
det gjør at ved nyansettelse kommer det ikke logging før du har kjørt 1.
månedsrapporten SPK.
Innmelding
Endring
Fravær u/lønn
Fanen Lønn
Utmelding-
Fravær u/lønn,
feltet tildato
feltet Trinn
feltet Stillingskode
feltet Lønnsramme
et av feltene sats
(dersom fastlønn)
feltet fradato
Lønnstrinn
På feltet for lønnstrinn, er det bygd opp logging til
transaksjonskartoteket, dette er fordi at ansattforhold som ikke har
automatisk opprykk, skal utløse logging dersom det endres lønnstrinn.
Lønnsramme
Dersom du endrer lønnsramme på en ansatt med automatisk opprykk
som medfører endring av lønnstrinn, vil dette utløse logging av
lønnstrinn til transaksjonskartoteket. Dette skjer selv om vi ikke direkte
endrer selve feltet lønnstrinn. Derfor er det nødvendig å bygge opp
logging bare fra lønnstrinns feltet.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 17 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Logging ved endring av stillings %
Feltet stillings % utløser logging ved endring av stillings %, dersom det
er endring i løpet av rapport-perioden, legges det ikke ut trans i
pensjonsloggen. Når det gjelder endring av stillings % før rapport
perioden som du får melding om i ettertid og endrer da, må du vurdere
hva du skal gjøre med disse tilfellene. Automatikken klarer ikke å fange
opp tilfeller hvor den ansatte endrer % i forrige kvartal, når dette
kvartalet allerede er rapportert. Disse endringene skulle vært med i
kjøring av kvartalsrapporten. Det vil bli dannet melding med
innrapportering per fradato i det neste kvartalet og således vil det ikke
ha den store effekten på medlemskapet til den enkelte ansatte. Men
dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle.
Logging ved endring av ansattforhold
Person ajourhold | Personopplysninger | Ansattforhold
Ved opprettelse av nytt ansattforhold, i tillegg til det gamle
ansattforholdet, vil det være snakk om en endring (som regel) av lønnsog/eller tjeneste data. Dette vil bli fanget opp ved at det endres på
felter på ansattforholdet som medfører logging. Det vil da være
nødvendig å legge inn 1 – innmeldt i medlem/alder feltet slik at du ikke
får en innmelding på dette nye ansattforholdet.
Ved Skift ansattforhold vil det være snakk om en endring (som regel)
av lønns- og / eller tjeneste data. Dette blir også fanget opp av logging
fra felter. Det er da nødvendig å legge inn kode 0 – utmeldt på det
ansattforholdet som avsluttes og 1 – innmeldt på det ansattforholdet
som påstartes.
Logging fra felter på lærerlønn
Dette programmet er ikke løst i Aditro Lønn sin lønnsberegning. Derfor
er det ikke lagt opp til noen logging fra lærerlønn.
Slik det var lagt opp i Aditro Lønn ville det vært nødvendig å oppdatere
stillings % ved PS – kommandoen, videre ville denne bli behandlet slik
som annen endring av stillings %.
Logging fra registrering faste transer
Må logge endringer faste transer tilbake i tid før rapporteringsperioden
til SPK.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 18 av 33
Pensjonsrapportering SPK


Lønn artene det skal logges fra må ha verdi 2 – endring fast trans
under lønn- og trekkart, fane for diverse indikatorer, loggindikator.
Den faste transen må ha fra / til dato.
Danning av meldingstranser til SPK
Denne delen av rutinen består av følgende jobber:



Generering
Kontroll av transer som er dannet i Forespørsel bildet.

Disse transene må kontrolleres opp mot pensjonslogg.

Korriger ansatt/pensjonslogg – generer enkeltpersoner på nytt.
Rapportering med danning av transaksjonsfil
Generering av transer til SPK
Rapporter | Pensjonsrapportering | Generering
Pensjonskasse
Velg 1 for Statens Pensjonskasse (SPK)
År / Periode
Angi år og måned, f.eks: 2011 / 1 - for Januar 2011.
Beregn
Ved å krysse av denne, foretas en ny lønnsberegning gitt dagens data
på personen. Den reberegnede lønnen legges til grunn for utregning av
beløp på transaksjonene i filen til SPK. Dersom du ikke reberegner, vil
du få oppdatert beløp med historiske beløp. Normalt benyttes ikke
opsjon Beregn
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 19 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Fra Periode / Til Periode
Kommer automatisk fra periodedefineringen tilsvarende valgt år /
måned.
L&T-art inntrekk 2 %
Tilbakeføring av trukket 2 % pensjonspremie for de ansatte som ikke
når grenseverdien og således blir tilbakeført.
L&T-art tilbakeføring arbeidsgivers andel pensjon
Lønnart for tilbakeføring av grunnlag for arbeidsgiver andel pensjon.
Beregningsgrunnlag 2 %
Beregningsgrunnlag for 2 % trekk pensjonspremie. Dette benyttes for å
finne ut hvilke lønnarter som skal inngå i beregningen av %
(timelønnarter).
Genereringen gjør følgende
Genereringen vil fange opp alle endringer som er oppstått siden forrige
måned, og lage én ny statustrans og én ny endringstrans (hvis
endringer er funnet) pr. person. Endringene vil framkomme ved å
sammenligne generert statustrans med forrige statustrans. Ut fra denne
differansen vil det genereres en endringstrans.
Hvis det finnes transer i pensjonsloggen (PensjonsLogg) som gjelder
perioder tidligere enn aktuell periode, må periodene helt tilbake til
denne endringen reberegnes med dertil hørende statustranser og
endringstranser. Reberegnede status- eller endringstranser vil få nytt
løpenummer i tabellen slik at du beholder full historikk.
Dersom en person ikke har statustrans forrige periode, men fyller
kravene i rapporteringsperioden vil det fylles ut innmeldingsdato på
transen. Tilsvarende vil det dersom personen har statustrans forrige
periode, men ikke fyller kravene denne periode fylles ut sluttdato på
transen. Dersom slutt på flere ansattforhold i samme måned benyttes
sluttdato fra siste (høyeste dato).
Aksjonsdato
Genereringen setter aksjonsdato for transene etter følgende regler:






Versjon 1.0
Statustranser får rapporteringsdato siste dagen i perioden.
Statustranser med innmelding før rapporteringsmåned får
ansattdato lik startdato på ansattforholdet.
Statustranser rapporteringsmåneden får ansattdato på statustrans
lik startdato på ansattforholdet.
Endringstranser får aksjonsdato lik aksjonsdato fra PensjonsLogg.
(Aksjonsdato null i PensjonsLogg blir ikke behandlet)
Endringstranser tilbake i tid / regenererte endringer får aksjonsdato
fra logget trans / tidligere endring.
Statustranser med utmeldinger får sluttdato på statustrans lik
fradato periode – 1.
Copyright © Aditro
Side 20 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Flere stillinger - Aldersgrense.
Hvis to eller flere stillinger har ulik aldersgrense, skal de rapporteres
hver for seg. Hvis én av stillingene er under minstegrensen for
medlemskap, skal aldersgrense og stillingskode for stillingen med høyest
stillingsstørrelse oppgis.
Hvilke funksjoner har genereringen?
Generering av transer skal beregne følgende:







Medlemsprosent
Hovedlønn
Lønnstrinn
Faste tillegg
Variable tillegg
Justerte tillegg
Permisjons-kode, -avtale og ”Permisjon medregnet år”
Beregning av medlems % for den måneden det kjøres for
Det tas hensyn til alle ansattforhold (dersom mer enn et ansattforhold.)
Det er en forutsetning: feltet for pensjonsordning på fanen for
tilleggsinfo (på alle ansattforhold) må inneholde en gyldig ordning (for
SPK – ordning 30).
Det tas hensyn til timer der lønnarten inngår i beregningsgrunnlag for 2
% pensjonstrekk. Beregningsakkumulator 6 i dette tilfellet. Kun
stillingsprosent som er gyldig ved utløpet av måneden telles med.
Endrer en ansatt stillingstørrelse fra eks. 75% til 50 % den 20. jan. er
det 50 % som telles med for januar.
Opphører fast stillingsprosent, til timelønn eks. den 25. jan, teller fast
stillingsprosent ikke med for januar.
Medlemsprosenten skal aldri overstige 100. Hvis medlemsprosenten ikke
overstiger 100 %, får den genererte transen status ”Godkjent”.



Medlemsprosent under grenseverdien får status 1 – godkjent under
grense
Medlemsprosent over grenseverdien får status 3 – godkjent over
grense.
Dersom medlemsprosenten overstiger 100 % får transen status 2 –
generert. Disse må behandles særskilt.
Se komplett statusbeskrivelse annet sted i dokumentet.
Det genereres kun en trans selv om personen har flere ansattforhold.
Beregning av Hovedlønn
Gyldige verdier kan kombineres, f.eks. A1 som betyr at fastlønn skal
hentes fra Regulativ A og Personsats 1. Beregnet hovedlønn er sum
fastlønn justert med beregnet medlemsprosent. Dvs. at hvis fastlønn
skal hentes fra Regulativ A som har 300.000 i årslønn, og personen har
en beregnet medlemsprosent på 80, vil hovedlønn bli beregnet til
240.000.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 21 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Faste tillegg
Faste tillegg hentes fra behandlede transer og beregnes som bruttolønn
hvor arten er definert som fast tillegg (LoennArt.pensjGivInntKLP=2).
Arter som er merket som ”Fast tillegg” og som er registrert som variable
transer, blir ikke tatt med.
Varibelt tillegg over grense meldes som fast tillegg ved
spesialhåndtering.
Variable tillegg
Variable tillegg hentes fra behandlede transer, og beregnes som
bruttolønn hvor arten er definert som variabelt tillegg
(LoennArt.pensjGivInntKLP=3).
Spesialhåndtering når systemparameter er satt.
Funksjonstillegg
Funksjonstillegg hentes fra behandlede transer, og beregnes som
bruttolønn hvor arten er definert som funksjonstillegg
(LoennArt.pensjGivInntKLP=4). (Funksjonstillegg kan være f.eks
klassetillegg).
Tilbakeføringstranser.
Hvis det er trukket pensjonsavgift for en person som ikke tilfredsstiller
kriteriene for medlemskap i SPK (dvs. under 14 timer/uke eller 35 %),
skal det dannes en tilbakeføringstrans for denne personen. Det må også
dannes en tilbakeføringstrans for arbeidsgivers andel av pensjon.
Transene legges midlertidig ut sammen med status- og
endringstransene med status=1 og med tilbakeføringsbeløp. Ved
danning av transaksjonsfil (Rapport), blir det dannet en variabel trans
som legges inn i en importbunke, og kan importeres videre derfra.
Permisjoner etter statens permisjonsavtale
Permisjoner som skal rapporteres, hentes fra fraværsmodulen
(permKode, permAar og permAvtale). Det må sjekkes fravær så langt
tilbake som beregningene skal foretas (også hvis det er endringer flere
perioder tilbake i tid).
Fraværskoder U i Systemparameteren angir hvilke fraværsarter som
benyttes for permKode=U og Fraværskoder D i Systemparameteren
angir hvilke fraværsarter som benyttes for permKode=D. Begge
systemparametrene angis på følgende måte: Eks. ”/10 /100/288”, hvor
10, 100 og 288 er fraværsarter. Hvis det på en ansatt finnes
fraværstranser med både permisjonskode U (uten lønn) og D (delvis
permittert), legges kode D ut på transen.
permAar beregnes som differansen i antall år mellom fra- og til-dato,
dvs. 01.09.2001 til 30.04.2002 gir 1 år (2002-2001).
Felt for PermAvtale i Systemparameteren angir hvilken dimensjon på
fraværstransen som benyttes for permAvtale. Se kapittel. om
SystemParameter, Felt for permavtale
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 22 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Pensjonsloggen
Rapporter | Pensjonsrapportering | Pensjonslogg
Her vil det legge seg transer fortløpende fra vedlikehold av persondata
som medfører logging fra de forskjellige Persona programmene.
Generering av transer vil ta hensyn til loggede endringer, og generere
endringstrans – statustrans, ev korrigerte statustranser for de periodene
(statustransene) som endringen berører.
Dersom det har blitt logget transer i pensjonsloggen du ikke vil skal
innvirke på genereringen, må du sette status på disse transene. Sett
status 9 for at de ikke skal ha innvirkning.
Følgende statuser brukes på transer i Pensjonslogg:
0
3
9
Versjon 1.0
Klar til behandling
Behandlet
Behandles ikke
Copyright © Aditro
Side 23 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Forespørsel Pensjonstranser til SPK
Når perioden er generert, er det dannet endringstranser og
statustranser ut fra informasjon om periodens avlønning.
Før du kan sende inn rapporten, må du gå gjennom meldingstransene
og korrigere dersom det viser seg nødvendig.
Rapporter | Pensjonsrapportering | Forespørsel
Ved å velge forskjellige utplukkskriterier som ansattnr eller
rapportstatus, kan du få oversikt over Meldingstransene du ønsker å se
nærmere på. Ved å klikke på headingen til kolonnene, får en sortert
transene. Over er de sortert på ansattnr. For å endre en verdi
dobbeltklikker du på det feltet du ønsker å endre, du må angi ett
passord som du får oppgitt ved å kontakte konsulent.
Kontroll av meldingstranser
Kontrollen foregår ved å forstå hvordan transene er dannet.
Status
Følgende gyldige statuser gjelder:
Status 1 – Godkjent under grense
Status 2 – Generert, medlemsprosent over 100 %
Status 3 – Godkjent over grense, klar for sending.
Status 4 – Innsendt under grense.
Status 5 – Innsendt over grense.
Status 8 – Korrigert statustrans tidligere perioder.
Status 9 – Slettet transaksjon (vedlikehold) skal ikke sendes inn.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 24 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Status 1
Godkjent under grense, personer som har så liten stillings %, eller så få
timer som til sammen ikke kommer over grenseverdien for innmelding.
Det vil ligge beløp for tilbakeføring av 2 % og arb.g.andel. Statustransen
vil bli sendt inn, men vedkommende blir ikke meldt inn.
Dersom det er krysset av for stillingskombinasjon på personen (fanen
tilleggsinfo), blir transaksjonen sendt inn da det betyr at den ansatte
har arbeid hos annen statlig arbeidsgiver og til sammen fyller kravet til
innrapportering.
Status 2
Generert, personer som har så mange timer eller timer i tillegg til full
stillings %. Disse må behandles før rapportering kan finne sted. Vurder
inn/utmelding dato på statustrans. Korriger årslønn slik at det utgjør
maks 100 %. dersom det skal være tilfellet (Her henvises det til kap
8.1.2. for nærmere forklaring av disse tilfellene).
Status 3 - 9
Se kort beskrivelse over.
Normale beløp
Hovedlønn – Faste tillegg – variabelt tillegg – justert tillegg – sjekk om
det er unormale beløp.
Alder
Alder - alle transene skal ha aldersgrense fylt ut.
Stillingskode og beskrivelse
Stillingskode - dersom det er regulativkode 71,73,74
Stillingsbeskrivelse – dersom regulativkode 72,75
Ansatt- og sluttdato
Ansatt dato – på statustranser på nye ansatte (innmeldinger)
Sluttet dato – på statustranser på sluttmeldte (sluttmeldinger)
Regulativkode, tilbakeførte beløp og permisjoner
Regulativkode – alle transer.
Tilb.ført beløp arb.g.andel og pensjonstrekk – status 1 transer.
Perm kode – Perm år – Perm avtale etter permisjonsavtalen.
Vedlikehold av meldingstranser
Endring av meldingstranser
Du kan, dersom det kommer feil meldingstranser på grunn av transer i
pensjonsloggen, gå inn og fjerne transen i pensjonsloggen ved å sette
status 9. På forespørsel velges da ansattnr og periode. og du får
mulighet for å kjøre beregning på denne ene ansatte. Du kan også
endre grunnlagsdata på person, slik at de blir beregnet på nytt.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 25 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Korreksjon av meldingstranser
Dersom genererte verdier ikke blir korrekte, kan du ved å angi passord
for redigering, gå inn og redigere felter på meldingstransen.
Meldingstransaksjon over 100 %
Hvis en statustrans har beregnet medlemsprosent over 100 for en
periode, har arbeidsgiver i dag 2 muligheter:
1. Godkjenne denne som den er (det blir bare sendt inn 100 %
medlemsprosent), merk knappen godkjenn og trykk utfør.
2. Ved å merke av radioknappen ”Justér beløp”, og deretter trykke
utfør, får du beregnet ned stillings % til 100, samt at hovedlønn
reduseres til 100 %.
Det at medlemsprosenten blir beregnet til over 100 for en periode kan
skyldes det at timer arbeidet forrige periode kommer til utbetaling
denne periode. I tillegg kan den ansatte da ha begynt i en fast stilling,
noe som medfører at stillings % blir beregnet med.
Det kan også være snakk om ansatte som leverer inn timelister
uregelmessig, slik at medlems prosent beregnes på bakgrunn av 2-3
måneder. Det blir da innrapportert på rapporteringsperioden (måneden).
Her må arbeidsgiver være nøye på å lage rutiner for innlevering av
timelister og følge disse.
Rapportering av meldingstranser til SPK
Rapporter | Pensjonsrapportering | Rapportering
Det kan kjøres ut en rapport for kontroll uten at transaksjonsfil dannes
(rapportdato og status blir da ikke endret på transene). Transer med
status Generert, blir ikke med ved overføring, men kommer med på
kontrollrapporten.
Hvis sjekkboks Perioderapport m/transfil er merket, vil rapporten
anses som en innsending og status på transene vil settes til Innsendt og
dato for rapportering oppdateres. Ved innsending sjekkes det om
aktuelle ansatte fyller kravene for innsending. Hvis de ikke gjør det, skal
det genereres variable transer for tilbakeføring av trekk og arb.g.andel
pensjon. Disse genereres ut fra transer med status=1 i tabellen
OffRappTrans.
Når rapporten kjøres får du opp en statusoversikt.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 26 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Fil med meldingstranser til SPK.
Transaksjonsfilen inneholder en header-record og flere status- og
endringstranser. Transene skal sorteres etter:




Organisasjonsnummer (arbeidsgiver)
Fødselsnummer
Aksjonsdato
Startdato (ansattdato)
Filnavn på transfil: mmåå_<orgnummer>.dat
Numeriske felt skal angis med 2 desimaler og komma som desimaltegn
Fil med lønnstranser for tilbakeføring av arbeidsgivers andel og
2 % trekk.
Transer danner en importbunke, hvor pensjonstrekket og arbeidsgivers
andel tilbakeføres på egne lønnsarter.
Arbeidsgivers andel viser grunnlag for tilbakeføring.
Import til aktuell lønnsperiode foretas på vanlig måte.
SPK – rapporten og kontroll av innsending
SPK har laget en ny løsning for innrapportering som de har kalt
Arbeidsgivers lønnsfilsjekk. Her får arbeidsgiver sjekket filen for evt
feil før den sendes inn.
Link: https://www.pensjonskassa.no/espk/Lonnsfilsjekk, evt. gå inn på
http://www.spk.no og trykk på interaktiv, og deretter se linken på høyre
side.
Diverse
Kontering
Konteringen styres fra vanlig bedriftskontering. Vær oppmerksom på at
det er mulig å få hovedboksposteringen styrt pr. pensjonsordning, Dette
gjøres ved for eksempel å opprette systemparameter som med navn
R8DAAP_030 hvor verdien i denne angir hvilket kontonummer som skal
benyttes for ordning 30.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 27 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Endring av stillingskode / Stillingsbenevnelse
Stillingskode/stillingsbenevnelse er nå tidsstyrt, og for at rapporteringen
av stillingskode/stillingsbenevnelse skal bli korrekt er det ikke lengre
nødvendig å foretas ved å skifte ansattforhold.
Arbeidsgiver andel pensjon
Rapporten viser beregnet andel pensjon sortert på ordning og spesifisert
på kostnadssted.
Kan kjøres på aktive og lukkede perioder, og er eget valg under
trekkeier-rapporten.
Kjøreplan for SPK
Det forutsettes at all styreinformasjon er på plass, og at alle
personopplysninger som medfører endringer er foretatt, slik at
meldingstransene til pensjonslogg er dannet.
Ved oppstart av rutine etter rapportering på annet medium tidligere, må
det dannes en statustranstransaksjon for medlemmene. Denn må
avstemmes mot statens pensjonskasse.
Ellers får du avvist ved overføring av filen alle tidligere meldemmer på
grunn av innmeldingstransaksjoner på tidligere innmeldte.
Dersom du starter rapportering i lønnsystemet etter en tids drift, kan du
avstemme medlemsmassen ved å generere en periode og benytte denne
til avstemming.
Dersom du ikke har historikk i lønssystemet til å kunne kjøre generering
for en periode til SPK, kan du danne en statustransaksjon ved hjelp av
innlesing av en fil.
Denne rutinen finner du under lønnsrutiner.
Ta kontakt i god tid med support for nærmere informasjon om innhold i
innlesingsfil.
Meldingsrutinen til SPK kjøres hver måned, etter lønnsutbetaling.
1) Kjøring av generering av meldingstranser for perioden.
2) Forespørsel meldingstransene – Kontroll av meldingstranser og
eventuelle korreksjoner.
3) Rapportering av meldingstranser SPK
Når rutinen igangsettes må arbeidsgiver følge opp kvitteringer og
avvikslister du mottar fra Statens pensjonskasse.
Kontaktperson hos SPK for elektronisk rapportering er
Lars Erik Rødland
Prosjektleder, MED
Statens Pensjonskasse
Tlf. 22 24 18 84
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 28 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Mob. 970 99 329
Faks. 22 24 17 35
[email protected]
Etabler bestand, medlemsoversikt
Ved oppstart av rapportering må det etableres bestand, oversikt over
medlemsmassen.
Dette kan gjøres på to måter
Generer og kontroller pensjonsdata for perioden du sist oppdaterte
pensjonskassen på annen måte.
Eksempel:
Du ønsker å starte rapportering fra januar 2014. Da må periode 201312
genereres og avstemmes mot medlemsmassen hos SPK.
Denne generering vil da være utgangspunkt for oppstart av rapportering
for januar.
Ellers kan du bygge opp medlemsmassen ved import (konvertering) av
data fra SPK. Dette gjør du under menypunkt Systemadministrasjon |
Lønnsrutiner | Pensjon | Konverter bestandsdata
Du velger pensjonskasse 1 og Feltseparert 1 mnd.
Recordlayout feltseparert 1mnd:
Felt
Fødselsdato
Ansattnummer
Etternavn
Fornavn
Aksjonsdato
Aksjonskode
Versjon 1.0
Feltnr
1
2
3
4
5
6
Eksempel
19801224
123456
Dec 1 2006
21
Copyright © Aditro
Side 29 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Startdato
Deltidsprosent
Stillingsbeskrivelse
Aldersgrense
Lønnstrinn
Hovedlønn
Fast tillegg
Funksjonstillegg
Variabelt tillegg
Aksjonsdato
Aksjonskode
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
01.07.2002
100.00
Kan være blank
70
0
300000
0
0
0
01.12.2006
21
Fil for etablering av 12 måneder er spesialformat kundeutviklet.
Apotekerordningen
Generelt
Aditro lønn er godkjent for å rapportere til statens pensjonskasse. Dette
innebærer at kunden kjører en månedsrapport som legger ut en fil i
Aditro lønn. Filen lastes så opp i SPK interaktiv.
Rapportering for apotek har noen egne systemparametre.
Rapportering til SPK, Apotekerordningen.
Kontaktpersoner for apotekerordningen hos SPK kan kontaktes via – epost : [email protected]
Apotekerordningen i Aditro Lønn.
Det er egne parametre som må settes for å dekke rapportering av
apotekansatte.
To minstegrenser for krav til medlemskap. Dette innebærer at vi i
praksis opererer med to ordninger for apotekerordningen. En for ansatte
i apoteket hvor kravet er 15 timer og en for apotekteknikere hvor kravet
er 13,5 timer.
Medlemskap – krav og rapportering
Minstegrensen for rett til medlemskap er en arbeidstid på 15 timer pr
uke brutto Full stilling = 39 timer pr uke
(for apotekteknikere er grensen 13,5 timer pr uke netto) Full stilling =
36 timer pr uke
Arbeidstakere som er fast tilsatt ved apotek hvis de har en
gjennomsnittlig arbeidstid på minst 15 timer pr. uke, eller ved fast
vaktapotek har en tarifflønn som minst svarer til tarifflønnen for 15
timer pr. uke i dagtjeneste. Arbeidstakere med tre måneders tjenestetid
anses som fast tilsatt.
For apotekansatte gjelder nå generelle regler for inn og utmeldingsdato.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 30 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Ved vurdering mot målkrav gjelder disse ikke per organisasjon, men
person.
Ved rapportering per bedriftsnummer (apotek) skal måltall vurderes opp
mot totaler innen lønnsfirma.
Med andre ord, en apotekansatt har i motsetning til andre ansatte, krav
til medlemskap i pensjonskassen selv om stillingsandelen er under
måltall per organisasjon (avtalenummer)
Se eget punkt for rapportering per bedriftsnummer.
Aldersgrense
Aldersgrensen er 70 år for apotekere og provisorer og 68 år for de
øvrige medlemmer.
Stillingskoder for apotekansatte
1 apoteker
2 provisor
3 farmasøyt
4 reseptar
5 laborant
6.0 apotektekniker uten fagutdannelse
6.1 apotektekniker med fagutdannelse
7 kontoransatt
8 bud/sjåfør
9 rengjøringsassistent
10 bestyrer
11 driftskonsesjonær
12 konsulent
13 rådgiver
14 generalsekretær
Innrapportering
Ved innrapportering av lønnsopplysninger er det medlemmets faste lønn
som skal rapporteres.
Alle medlemmer ansatt på sykehusapotek og på Vitus apotek skal stå
oppført med lønn i kronebeløp.
Faste tillegg og justerte tillegg er også en del av den pensjonsgivende
inntekten. Tilleggene skal være knyttet til hovedstillingen. Alle tillegg
skal rapporteres som kronebeløp.
Stillingsprosent skal meldes som forholdet mellom faktisk arbeidstid og
full arbeidstid. Hvis faktisk arbeidstid varierer innenfor en måned, skal
det rapporteres en gjennomsnittlig stillingsprosent for hver måned. Full
arbeidstid varierer etter hvilken stilling du har – for apotekteknikere i
private apotek er denne for eksempel 36 timer pr uke (netto), mens den
for farmasøyter er 39 timer pr uke.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 31 av 33
Pensjonsrapportering SPK
Permisjoner
Melding av permisjoner
Permisjoner skal meldes i de tilfeller som gjelder
Permisjoner uten lønn. Her skal det oppgis om permisjonen skal
medregnes etter gjeldende permisjonsavtale eller ikke.
Permisjoner med delvis lønn.
Permisjoner med full lønn skal som regel ikke meldes spesielt til oss.
Unntak: perioder med sykemelding skal likevel meldes, likevel ikke
lenger enn til sykelønn og sykepenger opphører.
Permisjon med delvis lønn ved svangerskap skal meldes med den
stillingsprosenten medlemmet faktisk får lønn etter. Hvis det er
svangerskapspermisjon med full lønn skal dette ikke rapporteres.
Spesielt ved sykemelding
Ved sykemelding skal det ikke trekkes arbeidsgiverandel etter 3
måneders sykemelding. Det skal trekkes medlemsandel, selv om det er
NAV som utbetaler sykepengene. Pensjonsordningen forholder seg også
ved disse kravene til apoteket, slik at apoteket må inngå en trekkavtale
med medlemmet. NB! Arbeidsgiverdelen opphører eksakt 3 måneder
etter sykmeldingen – er medlemmet sykmeldt fra og med den 16. i en
måned skal arbeidsgiverandelen opphøre fra og med den 16. 3 måneder
etter. Medlemsdelen skal trekkes i inntil 12 måneder, da opphører
rettighetene til sykepenger i folketrygden, og medlemmet vil eventuelt
kunne ha rett til uførepensjon eller rehabiliteringspenger.
Denne må da følges opp manuelt ved å endre lønnsart for fastlønn slik
at den inngår kun i arbeidstakers egenandel, for tiden 3 % trekk.
Dette betyr at vi må ha to grunnlag, et for arbeidsgivers andel og et for
arbeidstakers andel.
Pensjonspremien
Pensjonspremien fastsettes av Regjeringen, etter anbefaling fra styret.
Den er fastsatt som en viss prosentsats av den pensjonsgivende lønnen
(pensjonsgrunnlaget). Premien er todelt – det skal trekkes en
arbeidsgivers- og en medlemsandel.
For apotekansatte er øvre grense ved beregning av arbeidsgivers og
arbeidstakers andel 10 G.
Rapportering per bedriftsnummer
Generelt
Dersom du har flere avtalenummer med Statens pensjonskasse innen
samme firma, skal medlemskap vurderes opp mot den virksomhet
vedkommende er ansatt i. En virksomhet kan bestå av en eller flere
organisasjonsenheter.
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 32 av 33
Pensjonsrapportering SPK
I generering og rapportering er avtalenummer bruddnivå for den
ansatte.
En ansatt kan være ansatt, ha flere ansattforhold, innen flere
avtalenummer.
Generering av transaksjoner dannes status – og endringstransaksjoner
per avtalenummer. Ved endring sammenlignes verdier i periodens
statustransaksjon mot innhold i foregående periode. Ved ulikhet dannes
en endringstransaksjon.
Ved danning av transaksjonsfil skal det dannes en fil per avtalenummer.
Generelt sett vurderes den ansattes medlemskap opp mot måltall mot
den enkelte avtale.
Parametersetting – avtalenummer
Ved rapportering per virksomhet må du krysse av parameter for
Rapportering per bedriftsnummer
Samtidig må du legge inn avtale- kundenummer på organisasjon
Versjon 1.0
Copyright © Aditro
Side 33 av 33