1. No category

Mamut Academy
//Grunnkurs Regnskap
Produsent og distributør:
Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen
Karenslyst Allé 56
0277 OSLO
Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01
Internett: www.mamut.no
E-post: [email protected]
Kurssenter:
Mamut AS – Mamut Academy - et selskap i Visma-gruppen
Karenslyst Allé 56
0277 OSLO
Tlf. 23 20 34 44, Faks: 23 20 35 51
Internett: www.mamut.no/academy
E-post: [email protected]
Support:
Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen
Karenslyst Allé 56
0277 OSLO
Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71
Internett: www.mamut.no/support
E-post: [email protected]
Salg:
Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen
Karenslyst Allé 56
0277 OSLO
Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51
Internett: www.mamut.no
E-post: [email protected]
KGR 20120104
© 2011 Mamut AS – et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter.
Med forbehold om endringer/feil.
Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut AS – et selskap i Visma-gruppen.
Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
Innhold
ii
Innhold
Mamut Academy
Error! Bookmark not defined.
Grunnkurs Regnskap
i
Innhold
iii
//06 Innledning
6
Kursets mål ............................................................................................... 6
Komme i gang........................................................................................... 6
//07 Mamut Supportsenter
7
//08 Mamut Tutorials
8
//09 Innstillinger
9
Firmainnstillinger ........................................................................................ 9
Avgiftsregister ......................................................................................... 10
Nummerserier ......................................................................................... 12
Firmainnstillinger for regnskap .................................................................. 13
Systemkontoer ........................................................................................ 14
Bilagsartinnstillinger og nummerserier ...................................................... 15
Bilagsarter ................................................................................... 15
Nummerserier .............................................................................. 16
Rapporter................................................................................................ 18
//19 Kontoplan
19
Oppstillingsplan ........................................................................... 20
Avansert ...................................................................................... 20
Valg av kontoplan ........................................................................ 21
Oppgave 1 .............................................................................................. 21
//22 Kontaktregister
22
Kontaktstatus .......................................................................................... 23
Faktura ........................................................................................ 23
Fakturalinjer ................................................................................. 23
Reskontro åpne poster, Reskontro lukkede poster........................ 23
//24 Bilagsregistrering
24
Brukerinnstillinger for bilagsregistrering..................................................... 24
Oppgave 2 .............................................................................................. 31
Oppgave 3 .............................................................................................. 34
Overføring til hovedbok ............................................................................ 35
Redigering av bilag .................................................................................. 35
Sett inn posteringslinje ................................................................. 35
Liste ............................................................................................ 36
Endre periode/dato ...................................................................... 36
Slette bilag................................................................................... 36
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
Innhold
iii
Duplisere bilag ............................................................................. 36
Føring av korrigeringsbilag ....................................................................... 36
Korrigeringsbilag .......................................................................... 36
Reversere bilag ............................................................................ 36
//38 Kundereskontro/Leverandørreskontro
38
Kundereskontro....................................................................................... 38
Kundeliste ................................................................................... 39
Behandling av poster i kundelisten ............................................... 39
Inn-/Utbetaling ............................................................................. 40
Redigere poster ........................................................................... 40
Match/Link .................................................................................. 42
Betalingspåminnelser............................................................................... 43
Innstillinger for betalingspåminnelser ............................................. 43
Utskrift av betalingspåminnelser ................................................... 44
Leverandørreskontro ............................................................................... 47
Remittering .................................................................................. 47
//48 Hovedbok
48
Brukerinnstillinger for hovedbok ............................................................... 48
Hovedbok ............................................................................................... 49
Bilagsliste .................................................................................... 49
Kontoliste .................................................................................... 51
//52 Rapporter
52
Tips til rapporter:.......................................................................... 55
Oppgave 4 .............................................................................................. 55
//56 Periode- /terminavslutning
56
Registrering av ID og passord før innsending til Altinn ................... 57
Avgiftsoppgave ....................................................................................... 58
Differanse på avgiftsoppgaven...................................................... 58
//61 Inngående saldo
61
Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase .............................. 61
Overføring av inngående saldo ................................................................. 62
//64 Mamut One
64
Hva er Mamut One? ................................................................................ 64
//66 Mamut Online Backup
65
Installasjon .............................................................................................. 65
//66 myMamut
66
//68 Nyttig
67
Vedlegg til oppgave 2
68
Fasit
74
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
Innhold
iv
Oppgave 1 .............................................................................................. 74
Oppgave 2 .............................................................................................. 74
Oppgave 3 .............................................................................................. 74
Oppgave 4 .............................................................................................. 74
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
Innhold
v
//06 Innledning
Kursets mål
Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste
funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset.
Komme i gang
For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det
du har lært.
Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de
tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette
fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere
Eksempeldatase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og
tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med
kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i
begynnelsen.
En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business
Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve
med egne kunder og produkter.
Det kan gjøres på denne måten:
Fil/Ny firmadatabase.
Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede
eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da
kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye
database.
Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i
tillegg til vår artikkeldatabase på internett: http://www.mamut.com/support/search/
Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut
Supportsenter. Til slutt velger du: Finn svaret på ditt spørsmål.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
6
//07 Mamut Supportsenter
Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut,
eller dersom en feil oppstår.
Som et første verktøy kan man sjekke ut F1-tasten på tastaturet ditt. Denne tasten
åpner opp hjelpefilen til Mamut, og her kan du velge mellom en Online Hjelpefil eller
Offline Hjelpefil, avhengig om man har tilgang til Internet. Her vil du kunne søke på
nøkkelord for å finne relevant informasjon om de elementene du måtte lure på.
Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase.
Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut
Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på
akkurat det man lurer på her.
Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk.
Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider
www.mamut.com. Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen.
Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til
I søkefeltet taster man inn et
søkeord for det man lurer på;
f.eks. ”Faktura”. Det vil nå
komme opp en rekke artikler
som handler om søkeordet.
Klikker man på en av artiklene vil
informasjonen komme opp i et
nytt vindu.
Det lønner seg å prøve med
forskjellige søkeord, dersom
man ikke er fornøyd med
resultatet.
Dersom man ikke finner frem til
svaret i artikkelsøket er det
mulig å sende inn en
henvendelse til support. Dette
kan også gjøres herfra.
Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant
informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts
supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du
vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få
opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret.
Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver
tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite
arkiv.
Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for
deg, så kan man også kontakte supportavdelingen på
Tlf. 815 55 470 eller sende en e-post til [email protected].
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
7
//08 Mamut Tutorials
Fra og med versjon 15 av Mamut har du tilgang til en rekke opplæringsvideoer
angående bruken av programmet ditt. Disse vil gi deg en god forståelse for de
grunnleggende funksjonene i ditt nye administrasjonssystem, og hjelpe deg med å
komme i gang.
Du finner opplæringsvideoene i menyen til venstre under Introduksjon til Mamut, og
de er satt opp i en rekkefølge som vi mener vil gi deg en best mulig start med ditt
Mamut-program. I tillegg kan du finne flere videoer ute på vår nettside under
www.mamut.com/tutorials.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
8
//09 Innstillinger
Under Vis/Innstillinger finner du alle innstillinger i Mamut Business Software. Her
finner du både generelle innstillinger for ditt firma og innstillinger per modul.
Innstillingene er delt inn i Brukerinnstillinger hvor hver bruker har muligheten å
tilpasse systemet sitt behov, og Firmainnstillinger, som inneholder viktige generelle
innstillinger for virksomheten.
Firmainnstillinger
Under Vis/Innstillinger/Firma
legger du inn økonomisk
informasjon om
firmadatabasen, samt
endrer standard innstillinger.
Informasjonen du legger inn
her vil vises på relevante
rapporter som f.eks. Faktura
m/giro.
Klikk på knappen
Økonomi-Land
for å registrere bedriftens
kontonummer. Ved å
klikke på
kan du i
tillegg legge inn
bankinformasjon og IBAN
nummer. Kontonr. på
faktura er kontonummeret
som vil vises på girodelen
av fakturarapporten, samt
på purringer (påminnelser)
og rentefaktura.
Du angir også hvorvidt
bedriften er avgiftspliktig
eller ikke her.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
9
Avgiftsregister
I regnskapsmodulen vil all MVA behandling tas hånd om av systemet. Dette gjøres
ved at systemet er bygget opp med ulike avgiftskoder. Disse avgiftskodene brukes
til å bestemme den avgiftsmessige behandlingen av de ulike posteringene som
gjøres i regnskapet. En avgiftskode må knyttes til en konto i regnskapet.
Du vil nesten aldri selv bokføre direkte på mva kontoer. Dette gjør systemet
automatisk ved at du benytter andre kontoer som er innstilt med avgiftskoder.
Avgiftsregisteret finner du under Vis/Innstillinger/ Firma/Avgiftsregister.
Kobling av kontoer mot avgiftskoder gjøres i Kontoplanen (les mer om dette i
avsnittet Kontoplan). Avgiftskodene kan overstyres på kontoene i bilagsregistrering
dersom det er varierende avgiftbehandling på den aktuelle kontoen. Det er også
mulig å postere direkte på inngående mva-kontoer. Dette kan være aktuelt ved
føring av f.eks. tolldeklarasjonsfakturaer etc.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
10
Standardregister
Standardregisteret er et register som består av ulike definerbare grupper, kategorier
og variabler som brukes i en eller flere deler av programmet. Du kan tilpasse
verdiene i registeret til ditt eget firma og rutiner.
Du kan bl.a. legge inn verdier for Avdeling, Betalingsbetingelser, Dokumenttyper,
Egendefinerte felt, Fast tekst på ordrerapporter, Grupper, Kategorier,
Leveringsbetingelser, Produktgrupper, Stilling, Valuta m.m.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
11
Nummerserier
Flere av de viktigste modulene i programmet er store registre som kan inneholde
flere hundre registreringer. Hver registrering blir derfor registrert med sitt eget unike
nummer som er en viktig referanse.
Før du tar i bruk programmet kan du tilpasse nummerseriene for hvert enkelt
register. Det kan være hensiktsmessig dersom du tidligere har benyttet et annet
system og ønsker å fortsette med samme nummerserier som tidligere.
Du kan legge inn Første nr. frem til du har registrert data i registeret, deretter vil du
bare kunne endre på nummeret som er Sist brukt. Hvis du legger inn det sist brukte
nummeret vil neste nummer i nummerserien tas i bruk ved neste registrering.
Informasjon om innstillinger for bilagsnummerering finner du under avsnittet
Bilagsartinnstillinger og Nummerserier.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
12
Firmainnstillinger for regnskap
Under Vis/Innstillinger/Regnskap finner du firmainnstillinger for regnskap. Du
finner de samme innstillingene under Vis/Innstillinger/Firma/Innstillinger per
Modul/Regnskap. Nedenfor følger en kort gjennomgang av de viktigste
innstillingene.
Her ligger opplysninger om de forskjellige regnskapsårene. Aktivt regnskapsår og
gjeldende periode er de verdier som foreslås ved opprettelse av nye bilag i
bilagsregistreringen. Verdiene kan overstyres. Antall perioder er 13 (12 + 1), en
periode = en måned. Dette antallet kan ikke endres. Periode 13 benyttes til
disponeringer i forbindelse med årsoppgjøret. Feltet Regnskapsårets start er
normalt januar for norske bedrifter, men kan endres for bedrifter med avvikende
regnskapsår. Antall MVA terminer er normalt 6, men dette kan endres til 1 for bl.a.
primærnæringer og bedrifter med liten omsetning.
Under fanekortet Perioder ser du hvilke perioder som tilhører hvilke terminer. Dato
for periodeavslutning og terminavslutning logges her, samt hvilken bruker som har
gjort avslutningen.
Legg merke til at du ved å bruke denne knappen:
kan opprette regnskapsår
bakover i tid også, dersom du f.eks. har valg feil år under opprettelse av
firmadatabasen.
Avhukningen Tillat lange kontonummer gir deg muligheten til å benytte intill syv siffre
på hovedbokskontoer.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
13
Systemkontoer
Under fanekortet Regnskapsinnstillinger finner du knappen Systemkontoer. I dette
vinduet vil du finne en oversikt over de forskjellige systemkontoene i kontoplanen.
Disse er reservert for bruk ved automatiske posteringer i de forskjellige modulene i
systemet.
Bruk nedtrekkslisten Kontogrupper for å velge mellom de forskjellige gruppene. Det
er mulig å overstyre kontoene her, men det anbefales i utgangspunktet ikke.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
14
Bilagsartinnstillinger og nummerserier
Under fanekortet Regnskapsinnstillinger finner du også knappen for
Bilagsartinnstillinger og Nummerserier. Dette er en oversikt over tilgjengelige
bilagsarter i Mamut Business Software, samt en oversikt over nummerseriene til de
ulike bilagsartene.
NB! Vær oppmerksom på at bilagsnummeret tildeles automatisk av systemet. Det
betyr at den eneste muligheten du har til å påvirke tildelingen av bilagsnummer
ligger i innstillingsmulighetene her.
Bilagsarter
Regnskapsmodulen er
satt opp med 12
forskjellige bilagsarter
som standard. Alt som
blir bokført i
hovedboken må
plasseres innenfor en
av disse bilagsartene,
eventuelt på
egenopprettede
bilagsarter. Fastsettelse
av ulike bilagsarter gir
mulighet for en mer
effektiv registrering og
hensiktsmessig
arkivering av bilag.
Klikk på knappen
Rediger for å sette
innstillinger for den
respektive bilagsart. Du
kan da velge
innstillinger for
Funksjon, Påkrevd på
bilag og Begrensninger
på bilag.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
15
- Merker du av for
Bilagsarten er en
betalingsbilagsart... så
indikerer dette at
bilagsarten skal brukes
til å føre inn- og
utbetalinger i
reskontro. Systemet vil
da søke gjennom
reskontroen etter åpne
poster som skal inneller utbetales.
- Merker du av for
Bilagsarten er en
kreditnotabilagsart... vil
systemet søke
gjennom reskontroen
for åpne og eventuelt
lukkede poster som
skal krediteres.
- Dersom du ikke har
behov for bilagsarten
kan du hake av for Ikke
vis i bilagsregistrering.
Under Påkrevd på bilag kan du f.eks. velge kontoer som må eksistere på et bilag
ført med den aktuelle bilagsarten.
Under Begrensninger på bilag kan du f.eks. legge inn en liste over kontoer som ikke
er tillatt på den aktuelle bilagsarten.
Nummerserier
I regnskapsmodulen
er det flere måter å
sortere bilag på.
Hvilken som er best
avhenger av
bedriftens behov og
hva du er vant med
fra andre systemer. I
regnskapsmodulen
har du tre hovedtyper
av
nummerserieinnstilling
er. Disse innstillingene
må settes før
bilagsartene tas i
bruk.
En nummerserie per bilagsart
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
16
Dette er standardinnstillingen i Mamut. Det betyr at hver bilagsart følger sin egen
nummerserie som begynner på 1 (eller en brukerdefinert start). Fordelen med denne
innstillingen er at du lettere kan skille de ulike bilagsartene. Den unike nøkkelen for
et bilag blir her initialene og nummeret til bilaget, f.eks. B2 for bankbilag nummer to.
Hvis det er mange bilag i løpet av et år kan det lønne seg å ha én nummerserie per
bilagsart.
En nummerserie per bilagsart, med brukerdefinerte intervaller
Hvis du bare skal benytte deg av fire bilagsarter i løpet av året, f.eks. UF, B, IF og D,
og ikke ha kryssende nummerserier, kan du bestemme at UF skal begynne på
nummer 2000, B på 4000 og IF på 6000. Dermed vil den enkelte bilagsart egentlig
ha sin egen nummerserie, men i praksis ser det ut som om du har en felles
nummerserie med ulike intervaller. Du får et slikt oppsett ved at du selv går inn på
de ulike bilagsartene som skal benyttes og setter første nummer til det du ønsker.
Felles nummerserie for alle bilagsarter
Hvis du ønsker dette må du merke av for Felles nummerserier for alle bilagsarter. Da
vil Mamut Business Software telle en opp for hvert bilag som blir tatt i bruk,
uavhengig av hvilken bilagsart det er.
NB! Dette må gjøres med én gang man har opprettet et nytt år, før man går inn i
bilagsregistrering.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
17
Rapporter
Tradisjonelt rapporteres inntekter i resultatregnskapet som negative tall (kredit), i og
med at de balanseres mot tilsvarende økning i Eiendelene, som skal rapporteres
som positive tall (debet). En slik måte å vise rapportene på er også forvalgt i
programmet.
Du kan likevel endre på hvordan rapportene skal vise disse tallene, for eksempel om
du ikke ønsker at dine inntekter skal vises med negative tall.
Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - fanekortet Regnskapsinnstillinger og klikk på
knappen Rapporter.
Vis negative tall med parenteser: Fjerner minustegnene i resultatrapporter og
balanserapporter (egen avmerkingsboks).
Inntekter vises med positivt fortegn og kostnader med negativt fortegn: Viser
debetsaldoer som negative tall og kredit som positive i resultatregnskapet. Om du
kombinerer dette valget med valget ovenfor vises kostnader i parenteser.
Bytt fortegn: Endrer visningen av hver enkelt Gruppe i balanserapportene.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
18
//19 Kontoplan
Kontoplanen viser alle innstillingsmuligheter for hver enkelt konto. Her finner du også
kontoens plassering i Oppstillingsplanen.
Vil du opprette en ny konto kan du klikke Ny . Gi kontoen nummer i henhold til
den plassering den skal ha i Oppstillingsplanen.
For å få bedre oversikt kan du Slette kontoer du ikke benytter deg av. Legg merke til
at enkelte kontoer ikke kan slettes, da disse er såkalte Systemkontoer. Disse
kontoene benyttes ved Automatiske posteringer fra andre moduler.
Legg inn et Navn som forklarer hva kontoen skal benyttes til. Du kan når som helst
endre navnet for eksisterende konto dersom du ønsker det. Du kan benytte
fanekortet Notat for å gi en mer utførlig beskrivelse av kontoen.
Standard fokus hjelper deg å effektivisere bilagsregistreringen. Når du registrerer et
bilag i bilagsregistrering, vil denne innstillingen lede deg til riktig felt. Kostnader bør
ha standardfokus Debet og inntekter bør ha standardfokus Kredit.
Ved å knytte kontoen til en bestemt Avgiftskode beregnes Merverdiavgiften når du
registrerer transaksjoner på kontoen i Bilagsregistrering. Hver post i bokføringen kan
kobles direkte mot Prosjekt og Avdeling. Du kan angi en standard her for kontoen
dersom det er aktuelt for din virksomhet. Da vil du forenkle bilagsregistreringen når
Prosjekt og Avdeling benyttes.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
19
Oppstillingsplan
Alle kontoer må plasseres i
Oppstillingsplanen. Da mange
rapporter i Mamut Business Software
blir styrt av oppstillingsplanen er det
viktig at du plasserer nyopprettede
kontoer riktig her. Klikk på Endre
oppstillingsplan for å gjøre endringer.
Ved å høyreklikke på et element i
oppstillingsplanen har du muligheten til
å opprette et Nytt element, Slette
element, opprette en Ny Gruppe, eller
Gi nytt navn. Knappen Foreslå
oppstillingsplan vil vise deg standard
innstillingen.
Følgende rapporter blir påvirket av oppstillingsplanen:
Resultatregnskap 1, 2, 3, og 4, Resultatregnskap 1 detaljert.
Balanse og Balanse detaljert.
Resultatregnskap (Prosjekt), Resultatregnskap 1 detaljert (Prosjekt), Balanse
(Prosjekt) og Balanse detaljert (prosjekt).
Avansert
Under fanekortet Avansert kan du
sette følgende innstillinger:
Reskontrofunksjon benyttes bare i de
tilfeller du ønsker å opprette flere
hovedbokskontoer i tillegg til de
eksisterende 1510 og 2410 for
kunder og leverandører. Valgene her
er Kundereskontro og
Leverandørreskontro.
Std. motkonto. Her kan det legges inn
hovedbokskontonummer som blir
foreslått som motkonto i
bilagsregistrering.
Sperret for føring. Kan benyttes på kontoer det ikke skal være mulig å bokføre
direkte på i bilagsregistrering, f.eks. kontoer for utgående merverdiavgift, hvor
posteringer på kontoer skjer med utgangspunkt i avgiftskoden på salgskontoen.
Merkes det av i dette feltet får du melding i bilagsregistrering og sikrer deg mot
punchefeil og feil på avgiftsoppgaven.
Avgiftskode sperret kan benyttes på kontoer hvor det ikke skal være mulig å
overstyre avgiftskoden i bilagsregistreringen.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
20
Skal være med i grunnlag for utgående omsetning gjelder kontoer som skal inngå i
omsetningen på avgiftsoppgaven. NB! Må merkes av ved opprettelse av nye
salgskontoer.
Ikke vis i bilagsregistrering. Kontoen vil ikke fremkomme ved oppslag i kontoplan
under bilagsregistrering.
Utenfor avgiftsområdet benyttes for kontoer som kun skal inngå i punkt 1 på
avgiftsoppgaven (Samlet omsetning og uttak innenfor og utenfor
merverdiavgiftsloven).
Bank/post/kasse: Om du merker av her, vil du få visning av saldo på
bank-, post-, og kassekontoer i bilagsregistrering.
Bankavstemning: Markeres dersom du vil benytte bankavstemningsfunksjonaliteten
for å avstemme denne kontoen.
Bankavstemming finner du under Vis/Regnskap/Bankavstemming.
Valg av kontoplan
Ved opprettelse av ny klient kan man velge ønsket kontoplan. Man kan velge
mellom følgende kontoplaner: Mamut Standard, Mamut Standard (Et utvalg),
NARF utvidet (NS-4102), Norges Røde Kors og Nelfo.
Oppgave 1
Gå inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan.
Du skal nå søke opp og slette følgende kontoer:
1810 Markedsbaserte aksjer
2000 Aksjekapital.
Du skal opprette følgende kontoer
Kontonr
3011
4011
Kontonavn
Salgskonto 2
Innkjøpskonto 2
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
Avgiftskode
Utgående mva 25%
Inngående mva 25%
Std. fokus
Kredit
Debet
21
//22 Kontaktregister
Kontaktregisteret er delt i to deler. Den øvre delen inneholder et hovedkort med
generell informasjon om kontakten som navn og adresse, telefon- og faksnummer.
De nederste fanekortene består av ytterligere informasjon tilhørende denne
kontakten. I kontaktkortet opprettes alle kunder og leverandører. Det finnes to
nummerserier; kontaktnummer som alle får, og som brukes som kundenummer
dersom man merker av for kunde, og så en egen nummerserie for leverandører.
Under fanekortet Innstillinger finner du alle nødvendige innstillinger som er spesifikke
for hver kontakt i Mamut Business Software. Hvilke innstillinger som er tilgjengelige
avhenger til en viss grad av om kontakten er kunde eller leverandør. På fanekortet
kan du sette innstillinger for kontakten i forhold til rentefaktura, betalingsbetingelser
ved ordre/faktura og betalingsbetingelser ved innkjøp.
I innstillingskortet kan du gå videre til fem andre valg; Kunde, Leverandør (det er her
vi angir valutakode for føring i valuta), Reskontro, Nettstedkonto og
Firmainnstillinger. Under disse finner du ytterligere innstillinger for kontakten.
Tips: Sletting av kontakter er ikke mulig, dersom kontakten er tatt i bruk. Du må i
stedet sette kontakten som Inaktiv. Dette gjøres under fanekortet Annen Info. I dette
fanekortet legger du også inn leverandørens bankkontonummer til bruk ved
automatisk remittering (automatisk utbetaling til leverandør ved kobling av Mamut
Business Software mot nettbank/bankprogram).
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
22
Kontaktstatus
Knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som
har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige
nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan
f.eks. være nyttig når du snakker i telefonen.
Faktura
Under knappen Faktura vil du få en oversikt over alle fakturaer mellom deg og din
kontakt, med tilhørende fakturanummer, dato og pris.
Fakturalinjer
Velger du knappen Fakturalinjer vil du få opp alle produktlinjer som ligger inne på
alle fakturaer mellom deg og aktuell kontakt.
Reskontro åpne poster, Reskontro lukkede poster
Går du inn på en av disse knappene, vil du få opp alle åpne poster, eventuelt alle
lukkede poster på kontakten.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
23
//24 Bilagsregistrering
I denne modulen registrerer du alle dine bilag. Et bilag kan bestå av to eller flere
posteringslinjer, som til sammen går i balanse, det vil si at summen av føringer til
debet er like stor som summen av føringer til kredit.
Brukerinnstillinger for bilagsregistrering
Knappen
Brukerinnstillinger (Ctrl + I) gir deg mulighet til å tilpasse
bilagsregistreringsvinduet til dine behov. Du kan definere opptil fem ulike sett med
brukerinnstillinger per bruker og hvert sett med brukerinnstillinger kan tilpasses slik
at de viser ønskede kolonner og funksjoner. Brukerinnstillingene er knyttet til
brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen
Brukerinnstillinger. For å tilpasse et sett med brukerinnstillinger velger du aktuelt
oppsett i nedtrekkslisten, og klikker deretter på knappen Brukerinnstillinger.
Under fanekortet Standard kan du bestemme hvordan bilagsregistreringsbildet skal
se ut. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte oppsett:
Enkel – Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun obligatoriske felter
Normal – Viser standard felt og funksjonalitet
Avansert – Viser alle tilgjengelige felter og gjør all funksjonalitet tilgjengelig
Dersom du ikke er fornøyd med noen av de forhåndsdefinerte oppsettene kan du
bygge opp vinduet akkurat som du selv ønsker. Det gjør du under fanekortet
Kolonner.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
24
- Vis kolonne: Velg hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistreringsvinduet ved å
markere de aktuelle avhukingsboksene.
- Fokus: Ved å merke av her bestemmer du hvor markøren skal flytte seg når du
trykker [ENTER].
- Automatisk og Funksjoner: Her kan du fastsette generelle retningslinjer for
bilagsregistreringen. Marker avhukingsboksene for de funksjonene du vil aktivere.
- Bilagsliste: Her kan du velge om du ønsker at bilagslisten skal vises nederst i
bilagsregistreringsbildet eller ikke. Du kan også velge hvordan denne skal vises.
- Standard: Her kan du velge hva som skal bli foreslått både som bilagsdato og
bilagsart på nye bilag. Standardfokus gir deg også mulighet til å velge hvor
markøren skal plasseres ved opprettelse av et nytt bilag.
- Navn: Her kan du angi beskrivelse av aktivt brukeroppsett. Navnet vil vises i
nedtrekkslisten til venstre for knappen brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst i
bilagsregistrering.
Knappen Vis alle bilag for alle brukere gir deg oversikt over bilag ført av andre, og
som fortsatt ligger i bilagsregistreringen til disse brukerne. Disse bilagene vil da
overføres til deg og du kan behandle disse videre.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
25
I dette vinduet finner du en oversikt over hurtigtaster i bilagsregistreringen. Det kan
lønne seg å huske en del hurtigtaster for å effektivisere bilagsregistreringen.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
26
Registrering av bilag
Bilagsregistreringen er lagt opp til periodevis føring på en og en bilagsart.
Perioden som foreslås settes opp gjennom Regnskapsinnstillinger.
Bilagsregistreringen er todelt. I den øvre delen ser du det aktuelle bilaget som du
jobber med. I den nedre delen ligger bilagene som allerede er ført, men som ikke er
overført til Hovedbok ennå. Det er fortsatt mulig å redigere disse bilagene.
Bilagsart velges i nedtrekkslisten ovenfor registreringsvinduet og gjelder for alle nye
bilag. Det kan derfor være lurt å forkontere bilagene ved at du sorterer dem etter
bilagsarten de skal føres på.
- Bruk plusstasten [+], eller trykk [Ctrl] og [N] for å opprette et Nytt bilag.
Du kan endre bilagsart ved å trykke [/] eller [*]. Disse blar hver sin vei i listen.
- Skriv inn Kontonummer for bilaget.
- Hent eventuelt opp kontonummeret fra Kontoplanen som åpnes med minus [-] på
det numeriske tastaturet.
- Skriv også inn kontonummer for Motkonto.
Denne kontoen vil automatisk motposteres med hele det beløpet som føres på
den første kontoen. Dersom du ønsker å føre en og en bilagslinje manuelt, kan du
skjule denne kolonnen gjennom Brukerinnstillinger.
- Trykk [ENTER] for å skrive inn beløpet på posteringen.
- Markøren flyttes nå til Debet eller Kredit, avhengig av hva som er standard for
kontoen. (Dette settes som innstilling i Kontoplanen).
- Dersom du ikke vanligvis fører bilag på Prosjekt, Avdeling eller noen av de andre
mellomliggende kolonnene kan du velge å hoppe over, eller til og med ikke vise
disse, under Brukerinnstillinger for bilagsregistrering
- Trykk [ENTER] og bilaget hopper til neste linje.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
27
- Har du ført opp Motkonto, vil en ny linje også opprettes, med tilsvarende beløp.
Dersom den første kontoen var satt opp med en Avgiftskode, vil beløpet også
fordele seg på den aktuelle avgiftskontoen og motkonto.
- Bilaget er nå i balanse, og du kan føre neste bilag.
Gjenta punktene over til alle bilag er ført. Bilagene kan nå overføres til Hovedbok (se
avsnitt Overføring til Hovedbok), eller du kan la dem bli liggende lagret i
Bilagsregistrering.
Registrering av bilag mot reskontro
I kontoplanen som følger med programmet er konto 1510 Kundefordringer og 2410
Leverandørgjeld satt opp med Reskontrofunksjon. Alle kunder og leverandører
knyttes opp mot disse kontoene, og benyttes ved posteringer av fordringer og
betalinger mellom deg og kontakten.
Ved postering av bilag mot konto 1510 og 2410, blir du derfor bedt om å knytte
registreringen opp mot en Kontakt og føringene blir automatisk også lagt inn i
Reskontroen.
Du kan føre mot reskontro direkte i Bilagsregistrering. I reskontromodulen
finnes det funksjoner for betalingsoppfølging, rentefakturering, inkasso,
remittering med mer. For de som har programversjoner med ordre/fakturaog innkjøpsmodul gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og
betalinger derfra. For de som benytter factoring må bilagsføringen gjøres fra
reskontro.
Slik registrerer du inngående eller utgående faktura i
bilagsregistrering:
1.
Klikk Ny for å opprette et nytt bilag.
2. Velg bilagsart Utgående faktura (mot kunder) eller Inngående
faktura (mot leverandører) avhengig av hvilken type bilag du skal
føre.
3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen
Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er knyttet til
kontoen.
4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot. Du kan
klikke Ny
for å opprette kontakten dersom denne ikke finnes i
kontaktregisteret fra før. I registreringsvinduet som kommer opp, kan
du fylle ut Navn, Org. nr. og Mva-nr. for kontakten. Ønsker du å
registrere mer informasjon om kontakten må dette gjøres i
kontaktregisteret.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
28
5. Fyll ut Fakturanummer og/eller KID i neste bilde som kommer opp. Resten
av feltene fylles ut etter de betingelsene som er satt for kunden. Fakturadato
settes til det samme som Bilagsdato, men datoen kan overstyres.
6. Tast pluss [+] på det numeriske tastaturet for lukke vinduet.
7. Tast eventuelt inn Motkonto, og trykk [ENTER].
8. Legg inn brutto fakturabeløp under Debet/Kredit og trykk [ENTER].
Dette beløpet blir nå fordelt på angitt Avgiftskonto og Motkonto du skrev inn
under punkt 7.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
29
Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Ved overføring til Hovedbok vil også modulen
Reskontro bli oppdatert.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
30
Oppgave 2
Bruk av bilagsregistrering for registrering av inngående fakturaer.
Fra side 69 til side 73 følger fem fakturaer som Interiør AS har mottatt fra sine
leverandører. Disse skal du registrere i bilagsregistrering under bilagsarten IF
(inngående faktura).
Prøv ut alle hurtigtaster.
Overfør bilagene til Hovedbok når du er ferdig.
Registrering av reskontrobetaling
For å registrere en betaling på en inngående- eller utgående faktura, bør den
opprinnelige fordringen allerede være registrert i Hovedbok. Betalingen kan da både
registreres som beskrevet nedenfor, gjennom reskontromodulen, eller fra
kontaktregisteret. Les mer om dette i avsnittet Reskontro.
- Opprett et nytt bilag.
Sjekk at bilagsarten er Bank, Postgiro eller Kasse. Felles for disse er at de er såkalte
Betalingsbilagsarter som signaliserer at du skal registrere en betaling. Du kan endre
bilagsart med [/] tasten, til bilagsnummeret i kolonnen helt til venstre starter på B
eller K, etc.
Skriv inn 1510 eller 2410
i kolonnen Konto.
- Dette åpner en oversikt
over alle kontakter som
er knyttet til kontoen.
- Merk kontakten som
inngår i transaksjonen,
og tast [ENTER].
Eventuelt kan du taste inn
kontaktnummeret direkte
i kontofeltet, da slipper du
dette valget. I begge
tilfeller åpnes en oversikt
over alle fakturaer som er
registrert for kontakten.
- Merk den fakturaen du
skal registrere innbetaling
på.
Du kan også taste inn
fakturanummeret direkte i
kontofeltet, for å hoppe
over valgene av kontakt
og faktura.
- Klikk Ok for å sette fakturaen inn på posteringslinjen.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
31
All relevant informasjon om fakturaen settes inn i bilaget, sammen med det tidligere
registrerte fakturabeløpet.
- Skriv inn Motkonto, og tast [ENTER].
Motkonto er den kontoen betalingen skal føres mot, og bør gjenspeile den
gjeldende bilagsarten. Ved registrering på bilagsart Bank vil motkonto 1930
Bankinnskudd være det naturlige.
Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Den åpne posten i reskontro vil oppdateres
med betalingen og registreres som Lukket.
Delbetaling
Ønsker du å registrere en
delbetaling istedenfor en
fullstendig betaling, bruker
du samme fremgangsmåte
som ved fullstendig betaling,
men i feltet for Innbetalt
legger du kun inn det
innbetalte beløpet. Tast så
[ENTER], og du vil få
spørsmål om hva du ønsker
å gjøre med restbeløpet.
Velg Delbetaling eller
Kreditering avhenging av
hva du ønsker.
Avrunding
Hvis kunden selv har
avrundet innbetaling til deg,
kan du legge restbeløpet inn
i feltet for Avrunding. Da vil
postene lukkes mot
hverandre, og
øreavrundingen vil gå mot
egen systemkonto for dette.
Har kunden derimot
avrundet innbetalingen
oppover, slik at du har fått
inn for mye penger, kan
overskytende beløp også
legges inn i feltet for
avrunding, men da med
minus som fortegn.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
32
Påminnelsesgebyr
Ønsker du å registrere
påminnelsesgebyr som
kunden har betalt inn i
forbindelse med purring, vil
du kunne legge dette beløpet
inn i feltet for
Påminnelsesgebyr.
Beløpet vil da gå inn på en
egen systemkonto for
påminnelsesgebyr.
Uavhengig innbetaling
Hvis du ønsker å registrere en
innbetaling fra en kunde, der
du ikke vet konkret hvilken
faktura dette skal kobles mot,
kan du registrere en uavhengig
innbetaling.
Klikk da på Ny , legg inn
tekst i feltet for
fakturanummer, klikk Ok, og
legg deretter inn innbetalt
beløp i feltet for dette.
Du vil da få registrert
innbetaling på kunden, og kan
senere gå inn i reskontro og
linke innbetaling til riktig faktura
når du har fått informasjon om
dette.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
33
Oppgave 3
Bruk av bilagsregistrering for registrering av betalinger av leverandører
I oppgave 2 registrerte vi fem inngående fakturaer. Disse er nå blitt betalt og vi har
mottatt kvittering fra banken på at de er blitt betalt. Dette må nå bli bokført i
bilagsregistrering slik at bankkontoen og leverandørreskontroen blir oppdatert.
Følgende bilag er blitt betalt 22.09.20XX
Leverandørnavn
Vågå Designsenter AS
Fushion
Kontorhuset
Eiendomsselskapet
Eiendomsselskapet
Beløp
354.950,00
243,75
23.218,75
8.850,00
36.000,00
Velg bilagsart Bank ved hjelp av hurtigtast (viktig at du bruker en bilagsart som er
satt opp som en betalingsbilagsart når du registrer inn og utbetalinger)
Kontonummeret for bank er 1930. Dato for betalingsbilagene er 22.09.200X
Overfør til Hovedbok.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
34
Overføring til hovedbok
Alle registrerte bilag må etter hvert overføres til Hovedbok. Dersom du registrerer
mange bilag før overføringen, kan du om ønskelig velge hvilken type bilagsart du vil
overføre til hovedbok.
Klikk på knappen Overfør til hovedbok
. Du kan også gjøre dette
gjennom Vis-menyen under Regnskap hvor du velger Overfør fra Bilagsregistrering
til Hovedbok. I begge tilfeller starter veiviseren for overføring til hovedbok.
I det første vinduet kan du gjøre et
utvalg på bilag som skal overføres.
Du kan med andre ord overføre
bilag med én bilagsart eller bilag fra
én periode om gangen
(kombinasjoner er også mulige
som f.eks. bilag med bilagsart
Utgående faktura fra Periode 3).
Klikk Neste når du har satt det
utvalget du ønsker.
- Ønsker du en forhåndsvisning av Posteringsjournalen haker du av for dette.
Rapporten er en oversikt over bilagene som overføres. Sjekk om alt er korrekt før
du effektuerer overføringen til hovedbok.
- Klikk Avbryt om du oppdager feil. Overføringen stopper, og du kan finne frem til
bilagene som må korrigeres.
- Klikk Fullfør om alt er korrekt.
Du får nå en melding om antall bilagslinjer som er overført, og journalnummer for
overføringen.
Denne posteringsjournalen lagres i henhold til Løsbladforskriftene.
- Klikk OK og overføringen er fullført.
Redigering av bilag
Mulighetene for å redigere bilag etter at de er overført til Hovedbok er svært
begrenset. Det kan derfor lønne seg å kontrollere og rette opp eventuelle feilkilder
før dette.
Sett inn posteringslinje
- Finn frem til bilaget som mangler posteringslinjer.
- Plassere markøren på en av bilagslinjene.
- Klikk Sett inn posteringslinje.
- Før inn de manglende posteringslinjene på vanlig måte.
- Klikk Sett inn posteringslinje når bilaget er fullstendig oppdatert.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
35
Liste
Her får du opp en bilagsliste over alle bilag som ligger i bilagsregistrering. Marker
ønsket bilag og klikk på Gå til... Du vil da få opp det aktuelle bilaget i øvre del av
bilagsregistreringsbildet.
Endre periode/dato
- Finn frem til bilaget som er ført i feil periode.
- Plassere markøren på en av bilagslinjene.
- Endre perioden i periodefeltet i knapperaden.
Det samme gjelder når du skal endre dato. Samtlige posteringslinjer på det valgte
bilaget vil da bli endret til den nye perioden/datoen.
Slette bilag
- Finn frem til bilaget som skal slettes/korrigeres.
- Klikk Slett
i verktøylinjen for å slette bilaget eller en bilagslinje. Da åpnes et
dialogvindu hvor du velger om det er Linje eller Bilag du vil slette.
Dersom bilaget ikke balanserer etter at du har slettet, må du legge til en ny
posteringslinje før du kan gå videre.
- Du kan nå gå videre til å slette andre bilag ved å merke dem og følge samme
prosedyre.
Merk: Når du sletter et bilag, blir etterfølgende bilag flyttet et nummer tilbake slik at
det ikke blir hull i bilagsnummerserien.
Duplisere bilag
Når et bilag er ferdig ført (ligger i nedre del av bilagsregistrering) har du muligheten til
å duplisere bilaget. Marker bilaget som skal kopieres og klikk på Dupliser. Kopien vil
nå legge seg i øvre delen av vinduet for evt. redigering.
Føring av korrigeringsbilag
Når bilagene er overført til Hovedbok må du føre et korrigeringsbilag, for å rette opp
eventuelle feil. Det finnes to muligheter for hvordan du kan gjøre dette.
Korrigeringsbilag
- Før bilaget på nytt, men med "negative fortegn".
- Det som tidligere ble ført på Kredit føres til Debet og motsatt.
- Før deretter bilaget en gang til, men nå med de rette verdiene.
- Overfør til Hovedbok.
Reversere bilag
En enklere måte å gjøre dette på, vil være å reversere bilaget. I Mamut kan du enkelt
reversere et bilag som er bokført i hovedbok.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
36
- Opprett et nytt bilag i bilagsregistrering (f.eks. utgående kreditnota), velg ønsket
dato og periode.
- Velg Vis bilagsliste i nedtrekkslisten øverst til høyre.
- Velg deretter Hovedbok i nedtrekkslisten nederst til høyre.
- Søk deg frem til bilaget som skal reverseres. Skriv f.eks. inn aktuelt bilagsnummer
og bilagsart, og bilaget vil komme til syne i feltet nedenfor.
- Marker bilaget og klikk Gå til. Klikk deretter Lukk. Bilaget vil nå vises nederst i
hovedvinduet.
- Klikk Slett som du finner over bilagslisten. Du får da spørsmål om du ønsker å
reversere bilaget.
- Svar Ja på dette. Programmet vil da føre et nytt bilag motsatt av
hovedboksbilaget.
NB! Angrer du reverseringen, kan du slette bilaget på vanlig måte ved å klikke på
Slett i øvre del av vinduet. Du vil likevel kunne reversere samme bilag senere.
Klikk Overfør til hovedbok
for å bokføre bilaget. Det opprinnelige bilaget
og det nye bilaget vil nå til sammen gå i null.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
37
//38 Kundereskontro/Leverandørreskontro
Reskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er
gjort på kundene/leverandørene dine, og forenkler dermed betalingsoppfølgingen.
Reskontroen er delt inn i to moduler: Kundereskontro og Leverandørreskontro.
Posteringer på en konto som er satt opp med reskontrofunksjonalitet i Kontoplanen
blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du
postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen
de samme postene på reskontronummeret. Når man i Kontaktkortet definerer en
kontakt som kunde/leverandør tildeles et kundenummer/leverandørnummer, som vil
være det samme som reskontronummer.
Reskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det
ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte
fra reskontroen ved å klikke på knappen for Gå til kontaktkortet, Gå til faktura og Gå
til bilag.
Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og
funksjoner i modulen.
Kundereskontro
Kundereskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter
som er gjort på kundene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Du finner
frem til kundereskontroen ved å gå på Vis/Regnskap/Kundereskontro.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
38
Kundeliste
Som standard er visningen i Kundereskontro satt på Kundeliste.
Kundelisten viser summen av alle reskontroposter per kunde. Du kan velge om du
vil se en samlet liste over alle kundene dine, eller om du vil se en liste for én gitt
kunde ved å velge kunden med hjelp av
knappen.
Merk: Kunder med en reskontro som går i 0 vil ikke vises på denne listen, da det
ikke er saldo på disse kundene.
Behandling av poster i kundelisten
Skriv 0 i feltet Kunde og klikk Oppdater for å vise alle kunder. Ønsker du å vise bare
én kunde:
- Åpne Kundelisten
.
- Velg ønsket kunde.
- Klikk OK.
- Marker kunden du vil se postene på.
- Velg posten du vil behandle i detaljlisten, nederst i vinduet. Detaljlisten må
aktiveres ved å velge Vis detaljer øverst i vinduet.
- Velg om du vil:
• Registrere en Inn-/utbetaling
• Redigere posten
• Gå til faktura
• Gå til bilag
• Knytte sammen/åpne poster (Match/Link poster)
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
39
Inn-/Utbetaling
Betalinger kan registreres i Bilagsregistrering (se avsnitt Registrering av betaling)
eller i Reskontro. I tillegg har du muligheten til å registrere betalingen direkte fra
kontaktkortet og fanekort Reskontro. Fremgangsmåten fra kontaktregisteret er den
samme som beskrevet nedenfor.
Finn frem til riktig faktura som beskrevet under Behandling av poster i kundelisten.
Klikk på knappen Inn-/utbetaling.
Vinduet for Inn-/utbetaling vil
komme opp.
Gjør de nødvendige justeringer i
vinduet som f.eks. valg av
Betalingsdato, Konto etc.
Det er mulig å registrere betaling
for flere poster samtidig ved å
huke av for de forskjellige postene.
Du kan også overstyre summen
Innbetalt dersom kunden har betalt
mer/mindre. Fakturaen og
innbetalingen vil da være linket mot
hverandre og blir lukket når
restbeløpet innbetales.
Klikk OK når du er ferdig.
Redigere poster
Ved å markere valgt
post og klikke på
Rediger kommer du
inn i dette vinduet.
Her har du muligheten
til å redigere en del
informasjon i bilaget.
Under fanekortet
Påminnelse/
Rentefaktura ser du
status på påminnelsen
og kan evt. gjøre
endringer.
Dersom posten er
linket/matchet (se
neste avsnitt) mot
andre poster vil du
også ha en oversikt
over disse postene
under fanekortet
Relaterte poster.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
40
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
41
Match/Link
Med denne funksjonen kan du lukke flere åpne poster mot hverandre. Kriteriet er at
de er registrert på samme kunde eller leverandør, og at saldo på de valgte postene
går i null.
Den vanligste grunnen til at slike poster ikke lukkes i utgangspunktet er at
betalingen er registrert med annet Fakturanummer enn den opprinnelige fakturaen
(for eksempel 90 og ikke 9).
Dersom flere poster med samme fortegn skal matches mot en betaling (eller
omvendt, flere betalinger skal matches mot en fordring), kan disse Linkes. Summen
av postene behøver da ikke å gå i null.
- Marker en av de aktuelle
postene.
- Klikk Match/Link poster.
I vinduet som åpnes vises den
valgte posten øverst, sammen
med Dato for registrering av
matching/linking
(betalingsdato).
- Velg eventuelt en annen
dato for registrering.
Vinduet viser også alle
potensielle poster for den
samme kunden/leverandøren.
- Merk av posten(e) du ønsker
å matche/linke og klikk OK
Det er selvfølgelig mulig å velge flere enn to poster som skal lukkes mot hverandre.
Hvis en post har tre motposter vil også match funksjonen kunne lukke disse. Det
eneste kravet er at summen nederst må bli null.
Postene vil nå få samme Match ID. Du kan velge i Brukerinnstillinger at kolonnen for
Match ID skal vises som standard i kundelisten.
Dersom du har lukket feil bilag mot hverandre kan du åpne dem igjen. Merk en av
postene som er lukket og klikk på Match/Link knappen. Fjern avhukingen på de
postene som ikke skal matches/linkes.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
42
Betalingspåminnelser
Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse kan du generere
betalingspåminnelser og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående
innen forfallsdato. Knappen for betalingspåminnelser finner du på venstre side i
Kundereskontroen.
Innstillinger for betalingspåminnelser
Dersom du i kundereskontroen ikke finner knappen for betalingspåminnelser, er
dette fordi du ikke har sattt på innstillinger for at du skal benytte funksjonaliteten.
Klikk da på knappen Innstillinger, og igjen på knappen Innstillinger til høyre for
teksten ”Bedriften sender betalingspåminnelser til sine kunder”.
Kunder som ikke betaler fakturaer i tide kan enkelt følges opp ved hjelp av
betalingspåminnelser. Du kan bl.a. bestemme hvor mange betalingspåminnelser
kunden skal motta før det evt. blir aktuelt med et inkassovarsel.
Du kan sette følgende innstillinger:
Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel: Gjennom en nedtrekksliste velger du
ønsket antall betalingspåminnelser som skal genereres til kunden før inkassovarsel.
Kun sende betalingspåminnelse for krav større enn: Betalingspåminnelser vil kun bli
foreslått for fordringer som er større enn valgt beløp.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
43
Påminnelser og varsler skal inneholde produktlinjer fra originalfaktura: Hvis
fordringene er opprettet i Ordre/Faktura-modulen kan produktlinjene vises på
påminnelser og varsler.
Påløpt gebyr skal automatisk settes inn i vindu for registrering av innbetalinger: Ved
registrering av betaling på den opprinnelige fordring legges påløpt gebyr automatisk
inn i feltet for Påminnelsesgebyr.
Fakturahistorikk skal legges ved e-mail: Dersom påminnelsen sendes pr. e-mail kan
fakturahistorikken legges ved.
For hver nye påminnelse som skrives ut og godkjennes endrer fordringen status.
Nederst i vinduet kan du sette egne betingelser for hver status. Antall statuser følger
antall betalingspåminnelser du har valgt øverst i vinduet.
Slå sammen fakturaer fra en kunde til én påminnelse med det høyeste nivået: Merk
av her dersom du ønsker å slå sammen påminnelser til én påminnelse med det
høyeste nivået. Merker du ikke av her, vil det opprettes separate påminnelser for
hvert nivå.
Legg til rentefakturering på betalingspåminnelser: Hvis du merker av for denne
innstillingen, vil du kunne legge til rente på betalingspåminnelser. Legg også inn
rentesats som skal brukes forsinket betaling, ved å klikke på knappen med tre
prikker til høyre.
Utskrift av betalingspåminnelser
Fra kundereskontroen kan du klikke på knappen Betalingspåminnelse for å starte
veieviseren for utskrift.
Når du klikker på knappen kommer denne dialogboksen:
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
44
Her kan du velge om du skal opprette nye betalingspåminnelser, eller skrive ut
betalingspåminnelser som er skrevet ut tidligere.
Gruppe Her kan du filtrere på gebyrgrupper og få foreslått alle kunder som tilhører
valgt gebyrgruppe.
Kunde Dersom du ønsker å opprette betalingspåminnelse eller inkassovarsel på en
bestemt kunde kan du taste inn kundenummeret, eller velge ønsket kunde ved å
klikke på knappen
.
Påminnelsesdato Her velges ønsket dato for påminnelsen. Fordringer som har forfalt
innen valgt dato kommer med i utvalget.
Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg.
Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har
mulighet til å fjerne fordringer fra utvalget ved å fjerne markeringen i venstre kolonne
på disse fordringene. Her kan du også velge hvorvidt du ønsker å Slå sammen
fakturaer fra en kunde til én påminnelse med det høyeste nivået. Fjerner du
avmerkingen her, vil det opprettes separate påminnelser for hvert nivå
Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av rapporten Påminnelsesforslag.
Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget.
Marker Skriv ut liste over betalingspåminnelser/inkassovarsler og velg
utskriftsmediet dersom du ønsker å skrive ut denne rapporten. Velg også korrekt
medium for utskrift av selve påminnelsene/inkassovarslene.
Klikk Neste for å skrive ut rapportene.
Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
45
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
46
Leverandørreskontro
Oppbygning/utseende og funksjoner i leverandørreskontroen er veldig lik
funksjonene i kundereskontroen. Se i de respektive avsnittene under
Kundereskontro dersom du ønsker å vite mer om forskjellig funksjonalitet.
Remittering
I programmet er det to former for remittering; Automatisk remittering og Manuell
remittering. I Manuell remittering har du mulighet til å skrive ut betalingsforslag og
utbetalingsblanketter. I Automatisk remittering vil du kunne koble deg til flere
alternative betalingstjenester for å kunne utføre pengetransaksjoner. Remittering
gjøres for å forenkle utbetalingen av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av
dette.
Dersom du har valgt Bedriften benytter remittering under Innstillinger for reskontro
(Firmainnstillinger), vil du få opp knappene Betaling til bank og Betaling fra bank.
Ved bruk av disse knappene kommer du inn i veivisere som hjelper deg med
innsending/mottak av remitteringsfiler til/fra bank.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
47
//48 Hovedbok
Alle regnskapsdata blir til slutt samlet i Hovedbok. Selv om det daglige arbeidet
foregår i andre moduler, vil all informasjon overføres til hovedboken. Periode- og
terminavslutning, årsavslutning og oppstart av nytt regnskapsår er sentrale temaer
når alle data har blitt samlet i hovedboken.
Brukerinnstillinger for hovedbok
Brukerinnstillinger for Hovedbok
finner du under
Vis/Innstillinger/Bruker/ Innstillinger
per modul/Hovedbok.
Du finner også en snarveiknapp
øverst i Hovedbok.
Gjennom brukerinnstillingene for
Hovedbok tilpasser du hvilke
kolonner som skal vises i vinduet.
Disse innstillingene kan settes
individuelt for hver enkelt bruker.
Marker avhukingsboksene for de
kolonnene du vil se, og fjern
markeringen for de du vil skjule.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
48
Hovedbok
Du kan se dataene i hovedboken på seks forskjellige måter. Du finner knapper for
disse i venstre marg, og kan skifte mellom dem når det passer deg.
Bilagsliste
Bilagsliste er det første du vil møte når du åpner hovedboken. Dette er imidlertid
bare en av flere måter du kan se Hovedbok på.
I Bilagslisten kan du se nærmere på de enkelte bilag/fakturaer du har ført. Det finnes
gode muligheter for å filtrere/søke fram ønsket informasjon, og visningen i vinduet
kan tilpasses etter eget behov.
Velg først hvilket Regnskapsår du vil se bilag for i nedtrekkslisten øverst til venstre.
Velg så om trestrukturen skal vise Bilagsart/periode eller Periode/bilagsart. Første
alternativ vil vise bilagsartene hver for seg med underliggende perioder. Andre
alternativ vil vise periodene hver for seg med underliggende bilagsarter. Klikk på det
du vil skal vises i listen. Du må gå minst to nivåer ut i treet for å velge, dvs. at du må
foreta valg av både bilagsart og periode.
Klikk på Rediger-knappen hvis du vil redigere Avdeling, Prosjekt eller Beskrivelse
for den aktuelle linjen.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
49
Klikk på Slett for å reversere markerte bilag. Et nytt bilag vil bli opprettet direkte i
hovedbok eller via bilagsregistrering avhengig av hva du velger. Dersom du velger
Hovedbok vil reverseringbilaget gå direkte inn i hovedboken. Dersom du velger
Bilagsregsitrering vil reverseringsbilaget legge seg i bilagsregistreringen. Her har du
mulighet til å gjøre eventuelle korrigeringer før du selv overfører til hovedboken.
Begge fremgangsmåtene gir deg mulighet til å skrive ut en Posteringsjournal.
Du kan ikke reversere bilag fra lukkede perioder, eller dersom bilaget er et
automatisk generert inngående saldobilag. Dersom bilaget ikke kan reverseres, kan
du føre korrigeringsbilag manuelt i bilagsregistrering i en åpen periode.
Klikk på Søk for å søke etter utvalgte bilag. Da åpnes dialogvinduet Søk hvor du
legger inn søkekriterier i de ulike feltene. Det store feltet nederst i dette dialogvinduet
vil oppdateres med treff etter hvert som du legger inn søkekriterier. Marker et treff i
dette feltet og klikk på Gå til under feltet for å få bilaget opp i hovedboken.
Klikk på knappen for Innstillinger for bestemme hvilke kolonner som skal vises i
vinduet. Endringene tar effekt når du lukker innstillingsvinduet.
Klikk på Gå til reskontro for å vise bilaget i reskontromodulen (kun aktiv når du
markerer en reskontropost).
Klikk på Gå til kontaktkortet for å åpne kontaktkortet til den som er tilknyttet
linjen du har markert (kun aktiv når du markerer en reskontropost).
Klikk på Gå til faktura for å vise den tilhørende fakturaen i ordre/faktura-modulen
(kun aktiv når du markerer en reskontropost).
Klikk på Gå til innkjøp for å åpne bilaget i innkjøpsmodulen (kun aktiv når du
markerer en reskontropost).
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
50
Kontoliste
I Kontoliste får du oversikt over alt som er postert på hver enkelt konto i det aktive
regnskapsåret. Med utgangspunkt i total saldo for hver konto kan du gå videre ned i
tallene og se på fordelingen for hver periode, helt ned til den enkelte bilagslinje.
Du kan også gå enda lengre og se informasjon om bilaget fra andre moduler,
gjennom en rekke knapper. Hvilke av disse knappene som er aktive, avhenger av
hvilken konto du velger.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
51
//52 Rapporter
Du kan nå rapportknappen fra de fleste modulene i Mamut. Den
eneste forskjellen er at du kommer inn på det skillearket som er relevant for den
modulen du sto i da du klikket på ikonet.
Det finnes mange
valgmuligheter i
rapportmodulen i
programmet. Husk da
at du kan høyreklikke
på de rapportene du
bruker mest, for å
legge disse i en egen
favorittmappe.
Ved å høyreklikke på
en rapport kan du også
gi den et annet navn
enn originalnavnet, slik
at du lettere finner dine
egne favorittrapporter
siden.
Etter at du har høyreklikket på noen rapporter kan f.eks. favorittmappa se slik ut:
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
52
Du kan også klikke på
rapportpakke.
Rapportpakke i knapperaden i favorittmappa for å lage en
Med Rapportpakke menes at du kan lage en samling av rapporter til en som f.eks.
skal ha flere rapporter hver måned.
I følgende eksempel under ser man at vi har valgt ut noen rapporter som Hansen
skal ha hver måned. Velg den rapporten du ønsker ved å klikke på pila som peker
mot høyre.
Bruker du dobbeltpila mot høyre kan du velge alle rapportene.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
53
Dersom du har valgt en rapport som du ikke ønsker, bruker du tilsvarende piler som
da peker mot venstre.
Husk også at disse rapportene ikke er endelige, da du enkelt kan endre på hvilke
rapporter som skal inngå i rapportpakken ved å klikke på
Innstillinger favoritt.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
54
Dersom du markerer Hansens månedsrapporter, kan du skrive ut alle rapportene på
en gang f.eks. til skjerm, skriver, e-mail e.l.
Husk at du finner utskrift til Excel under valget ”Fil”.
PDF betyr at du må ha Adobe-reader for å kunne lese rapporten. Dette er et gratis
program, og du kan laste ned en Adobe-reader på internettsiden www.adobe.no
Tips til rapporter:
Sporingsrapport under regnskap kan brukes for å finne ut hvem som har bokført
bilag.
Reskontro kunder og reskontro leverandører under reskontro kan brukes både på
åpne og lukkede poster (et eget valg under skillearket reskontro + status).
Fakturajournal under regnskap må skrives ut direkte til skriver for å godkjennes og
dermed ”tømme lista”. Du kan heller ikke kjøre årsavslutningen uten å ha ”tømt”
denne lista. Det anbefales å skrive ut fakturajournal minst én gang i måneden.
Posteringsjournal (automatisk overføring) må også skrives ut direkte til skriver for å
godkjennes og dermed ”tømme lista”. Du kan heller ikke kjøre årsavslutningen uten
å ha ”tømt” denne lista. Det anbefales å skrive ut automatføringene minst én gang i
måneden.
Ved utskrift av Resultat- og Balanserapporter kan du, etter å ha klikket på skriv ut,
velge på Kilde om bilagene som ikke er oppdatert skal være med på rapporten eller
ikke. I utgangspunktet er dette valget satt til kun hovedbok.
Oppgave 4
I Mamut Business Software er det tre posteringsjournaler.
To av dem må skrives ut og godkjennes fra rapportmodulen.
Gå inn i Rapportmodulen under folderen Regnskap, Skriv ut:
•
•
Posteringsjournal (automatisk overføring)
Fakturajournal
Skriv disse rapportene direkte til skriver.
Godkjenn utskriftene.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
55
//56 Periode- /terminavslutning
Regnskapet er satt opp med 13 perioder. Én for hver måned og én for
årsavslutningsdisposisjoner. Du kan avslutte perioden når alle kostnader og
inntekter som tilhører denne er registrert.
Merk! Det gjelder egne regler for avslutning av periode 2, 4, 6, 8, 10, og 12 fordi
disse også avslutter en avgiftstermin (dersom du har 6 mva-terminer). Når du velger
å avslutte en av disse periodene vil avgiftsoppgaven skrives ut automatisk. En
veiviser hjelper deg gjennom prosedyren fram til godkjenning av avgiftsoppgaven.
Avgiftsoppgaven kan når som helst skrives ut fra rapportmodulen, både før og etter
avslutning av en termin.
For å avslutte perioden/terminen går du på Vis/Regnskap/Avslutte periode
- Velg hvilket Regnskapsår og hvilken Periode du ønsker å avslutte ved hjelp av
nedtrekkslistene.
- Klikk Neste.
- Du vil nå bli bedt om å fullføre og godkjenne periodeavslutningen.
Viktig! Når du har valgt å avslutte en periode har du ingen mulighet til å opprette,
endre og slette bilag innenfor denne perioden i ettertid.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
56
Registrering av ID og passord før innsending til Altinn
Før du kan sende lønns- og trekkoppgavene (eller andre skjemaer) til Altinn, må ID
og passord være registrert under firmainnstillingene. Gå derfor til menyen
Vis/Innstillinger/Regnskap/Modulinnstillinger/Altinn.
Bildet du da får opp ber deg fylle
inn Fagsystem ID og passord.
Fagsystem ID`en som skal fylles inn i vinduet får du fra www.altinn.no. Du må derfor
logge deg inn der, og klikke på menyen Tilgangsstyring som vist på neste side. Velg
deretter Datasystemer på venstre side.
Velg så korrekt firma i nedtrekkslisten Vis datasystem for den jeg representerer nå.
Legg deretter inn en passende Beskrivelse og velg Mamut i nedtrekkslisten Type
datasystem. Finn så på et egenopprettet passord. Klikk så på knappen Legg til.
ID`en du da tildeles (nederst i bildet), samt passordet du fant på selv skal legges inn i
innstillingene i Mamut som forklart over.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
57
Avgiftsoppgave
Avgiftsoppgaven blir automatisk skrevet ut når du avslutter en termin (periode
2,4,6,8,10,12 ved 6 mva-terminer). Rapporten kan til enhver tid skrives ut fra
rapportmodulen under Vis/Regnskap/Rapporter. For å bedre kunne avstemme
oppgaven finner du her også rapportene Avgiftsoppgave, avstemming, og
Avgiftsoppgave detaljert 1 & 2.
Differanse på avgiftsoppgaven
Det kan være flere årsaker til at avgiftsoppgaven ikke stemmer. Du vil her få en
oversikt over de vanligste årsakene til en differanse.
Forklaring av punktene på avgiftsoppgaven:
I punkt 1 i avgiftsoppgaven henter programmet tall fra alle kontoer som i
kontoplanen har avhukningen Skal være med i grunnlag for utg. omsetning. (Se
punkt 1 i listen under). Dette er omsetning innenfor og utenfor merverdiavgiftsloven.
I punkt 2 hentes all omsetning fra punkt 1, minus omsetning utenfor
merverdiavgiftsloven. Hvis du på en konto har haket av for utenfor avgiftsområdet,
kommer den ikke med i dette punktet.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
58
I punkt 3 hentes alt som er ført med avgiftskode Ingen avgift, og som på kontoen
har avhukningen Skal være med i grunnlag for utg. omsetning. Alt som kommer i
punkt 3, skal også komme i punkt 1 og 2.
I punkt 4, 5 og 6 hentes tall fra alle føringer med avgiftskode for henholdsvis høy,
middel og lav sats (utgående avgift), mens beregnet avgift henter tall fra saldoen på
konto 2710 (høy), 2715 (middels) og 2716 (lav).
I punkt 7 hentes tall fra føringer som er gjort mot avgiftskodene Import tjeneste,
innenfor EU og Import tjeneste, utenfor EU. Her vil både grunnlaget og beregnet
avgift vises.
I punkt 8, 9 og 10 hentes saldoen på kontoene 2720 (høy), 2725 (middels) og 2726
(lav). Det vil her kun komme tall under Beregnet avgift. Det skal ikke vises grunnlag
for inngående avgift.
Dersom avgiftsoppgaven ikke stemmer, anbefaler vi at du skriver ut rapporten
Avgiftsoppgave (avstemming). Den gir opplysninger om hvilke bilag som forårsaker
en eventuell differanse. Dersom du ikke finner årsaken til differansen her, kan du
skrive ut rapportene Avgiftsoppgave Detaljert og Avgiftsoppagave Detaljert 2 for å
undersøke nærmere hva hver post på avgiftsoppgaven består av.
Gå gjennom følgende punkter for å finne årsaken til differanse:
1. Feil innstilling på én eller flere kontoer
Alle kontoer som skal være med i grunnlag for utgående omsetning, må ha
innstilling for dette i kontoplanen. Dersom du har opprettet egne salgskonter i 3000serien, eller fører på kontoer utenfor 3000-serien med avgiftskode utgående mva,
har ikke kontoene automatisk fått denne innstillingen. Har du feil beløp i punkt 1 og
2, så skyldes det sannsynligvis dette. Et eksempel på en konto hvor dette kan være
aktuelt er "Tap på fordringer".
Slik går du frem for å velge at en konto skal være med i grunnlag for utgående
omsetning:
a. Gå til Vis – Regnskap – Kontoplan
b. Finn frem til aktuell konto og klikk på fanekortet Avansert
c. Merk av i feltet Skal være med i grunnlag for utgående omsetning
2. Direkte føring mot konto for utgående mva:
Direkteføring av utgående mva vil si at det har blitt ført bilag direkte mot konto 2710,
2715 og/eller 2716. Avgiftsgrunnlag blir ikke registrert ved en slik føring, og det vil bli
differanse mellom utgående mva og grunnlaget for beregning av avgiften. Dette vil
fremkomme på rapporten Avgiftsoppgave (avstemming).
3. Inngående saldo bilaget har saldo på mva- kontoene:
IS-bilag skal vanligvis ikke inneholde saldo på konto 2710-2744. Før årsavslutning
skal alle mva-konti være tømt mot oppgjørskonto for mva. Bilag som er bokført i
periode 13 med avgiftskode blir ikke tatt med i den automatiske tømmingen av
mva-kontoene ved terminavslutning, og må derfor tømmes manuelt. Har du saldo
på mva kontoene i ditt Inngående saldo bilag, så må du gjøre opp dette i året før,
og deretter overføre midlertidig inngående saldo på nytt.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
59
4. Inngående saldo med avgiftskode eller inngående saldo på resultatkonto
Dersom inngående saldo ble ført med avgiftskode på noen konti, vil dette føre til feil
på avgiftsoppgaven. Dette må korrigeres i Bilagsregistrering. Ingen resultatkonti
(Kontonummer 3000-9999) skal være med i inngående saldo per 01.01. Dersom
inngående saldo skal legges inn midt i året, må dette gjøres i mva-terminen før
terminen hvor regnskapsføring starter, og vanlig periodeavslutning må foretas, slik at
mva-kontoene blir korrekt tømt mot oppgjørskonto for mva.
5. Benyttet avgiftskode for både utgående og inngående mva på samme konto
Dersom du for eksempel har brukt konto 3010 med avgiftskode både for utgående
og inngående mva, vil du få feil på punkt 1 og 2 på avgiftsoppgaven. Årsaken til det
er at føringer med inngående avgift vil også komme med i grunnlaget for utgående
avgift. Har dette skjedd må du reversere bilagene som er ført med feil avgiftskode,
og føre de på nytt mot en annen konto.
6. Bilag er ført mot feil periode/år
Dersom det er noen bilag som ikke kommer med på avgiftsoppgave detaljert, eller
avgiftsoppgave detaljert 2, pass på at bilagene er ført på riktig år og periode. Vær
også oppmerksom på hvilket filter du har satt ved utskrift av avgiftsoppgaven. Husk
at hver mva- termin vanligvis omfatter to regnskapsperioder, der januar og februar
er mva- termin 1, osv.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
60
//61 Inngående saldo
Registrering av inngående saldo gjøres vanligvis ved starten av et nytt regnskapsår,
men kan også registreres midt i året hvis Mamut tas i bruk midt i et regnskapsår.
Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase
MERK: Denne fremgangsmåten gjelder kun ved opprettelse av ny firmadatabase,
og ikke ved årsavslutning. Ved årsavslutning vil inngående saldo for det nye
regnskapsåret bli lagt inn automatisk (les mer om det i avsnitt Overføring av
inngående saldo).
Ved registrering av inngående saldo manuelt benytter du bilagsart Inngående saldo
(IS) i Bilagsregistrering.
Registrering av Inngående saldo ved regnskapsårets start:
- Klikk Ny
for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering.
- Velg bilagsart Inngående saldo.
- Velg ønsket periode, regnskapsår og dato. Hvis du f.eks. har opprettet en ny
firmadatabase og skal legge inn inngående saldo pr. 1/1-10 velger du periode 1,
regnskapsår 2010 og dato 1/1-10.
- Begynn med å registrere saldoen på eiendelssiden (debet). Dette gjelder kontoene
1000 til 1999.
- Når du kommer til konto 1510 (kundefordringer) må alle fordringer legges inn som
egne bilagslinjer. Når du taster inn konto 1510 og velger ønsket kunde vil det
komme opp en dialogboks som ber om fakturanummer. Dette må fylles ut hvis du
ønsker å få reskontroen mest mulig korrekt.
- Etter å ha registrert saldoen på eiendelssiden legges gjeld og egenkapital inn
(kredit). Dette gjelder kontoene 2000 til 2999.
Leverandørgjeld (konto 2410) må legges inn med egne bilagslinjer på samme
måte som kundefordringene.
Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette.
Registrering av Inngående saldo midt i regnskapsåret:
- Klikk Ny
for å opprette et nytt bilag i bilagsregistrering.
- Velg bilagsart Inngående saldo.
- Dersom du skal begynne midt i et regnskapsår f.eks. 1/7-10, må du ta med deg
tallene fra egen saldo per 30/6-10. Legg saldoen inn på perioden før den du
begynner å bruke programmet i (følg fremgangsmåten ovenfor).
På enkelte kontoer vil det nå komme frem avgiftskode f.eks. på konto 3010 og
4010.
Dette er poster som allerede har vært momsbelagte. For å komme "rundt" dette,
bruker du [TAB]-tasten bort til feltet Avgiftsbehandling og setter dette feltet blankt.
Postene vil da ikke avgiftsbehandles.
- Etter at saldoen en lagt inn, overføres bilaget til Hovedbok.
Øvrig: Det anbefales at du fører inngående saldo som ett bilag, og ikke oppdelt på
flere IS-nummer. Med andre ord at du f.eks. fører all inngående saldo som IS1 og
ikke delt opp i IS1, IS2, IS3 osv. Hvis du likevel velger å føre inngående saldo over
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
61
flere bilag må du passe på at hvert enkelt bilag balanserer (debet=kredit). Hvis ikke
hvert enkelt bilag balanserer vil ikke bilagene kunne overføres til Hovedbok.
Eksempel på et Inngående saldo bilag:
Overføring av inngående saldo
Inngående saldo blir automatisk overført til nytt regnskapsår i forbindelse med
årsavslutning.
Når du foretar årsavslutning i Mamut blir det automatisk bokført et IS-bilag på den
første åpne perioden på det nye året (vanligvis periode 1). Dette IS-bilaget har bare
føringer på balansekontoene (konto 1000-2999).
Dersom du ikke avslutter året i begynnelsen av det nye regnskapsåret, men ønsker
å vente med dette, kan det være til hjelp å bruke Midlertidig overføring av inngående
saldo.
Dette benyttes i tidsrommet etter at man har påbegynt nytt regnskapsår (f.eks. år
2008) og før det foregående er avsluttet (f.eks. 2007) og endelig Inngående saldo
overføres.
Ved å overføre midlertidig inngående saldo får du et bedre grunnlag for finansielle
vurderinger av selskapets balanseposter (for 2008) i dette tidsrommet.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
62
Ved å gå på Vis/Regnskap/Overfør midlertidig Inngående Saldo kommer du inn i
veiviseren for overføringen.
Ved årsavslutning av foregående år (f.eks.
2007) vil endelig Inngående Saldo overskrive
den midlertidige slik at balanserapportene
gjengir de korrekte forhold.
- Velg hvilke to regnskapsår midlertidig
inngående saldo skal overføres fra og til.
- Klikk OK.
- Et bilag opprettes i det nye regnskapsåret
med bilagsart Inngående saldo som inneholder
alle balansekontoer.
- Ta eventuelt ut en balanserapport for det nye
året for å verifisere at balansen er oppdatert.
- Gjenta prosedyren hver gang du foretar
endringer på balansen i det gamle året. Det
samme bilaget overskrives da med oppdaterte
saldoer.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
63
//64 Mamut One
Hva er Mamut One?
Mamut One er en komplett løsning for din bedrift, bygget opp av to elementer - en
programvaredel og en tjenestedel. Kombinasjonen gir deg full funksjonalitetsrikdom
samtidig som du får full frihet til å arbeide fleksibelt.
Programvare i Mamut One





Tjenestene i Mamut One
Ledelse/Rapporter
Mamut Online Desktop
Økonomi/Regnskap
Mamut eZ Publish
Kontaktoppfølging (CRM)
Microsoft Exchange Online
Salgsstøtte
Microsoft SharePoint Online
Innkjøp/Logistikk
Microsoft Lync Online
Lønn/Personal
Mamut Online Survey
Timeregistrering
Microsoft Office 365
Nettsted/E-handel
Mamut Online Backup
Del informasjon med flere ansatte
Effektiv håndtering av regnskap og lønn
Profesjonell salgs- og kundeoppfølging (CRM)
Kontroll på innkjøp, lager og logistikk
Styr aktiviteter, timer og prosjekter
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap





Selg mer med integrert nettbutikk
Online-funksjonalitet sikrer mobilitet
Enkel tilgang til alle rapporter og analyser
Brukervennlig og mest for pengene
Enkel tilpasning av løsningen til dine behov
64
//65 Mamut Online Backup
Mamut tilbyr en tjeneste ved navn Mamut Online Backup til alle virksomheter og
privatpersoner. Mamut Online Backup er en nett-basert, sanntids backup og
lagringstjeneste. Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte
sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett.
Mamut Online Backup jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine
filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og
overføres sikkert til Microsofts Azure plattformen som tilbyr noe av den sikreste og
pålitelige lagringen som er tilgjengelig. Dataene krypteres med din private
krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til.
Installasjon
Du laster ned og installerer Mamut Online Backup fra www.mymamut.com, velger
hvilke mapper du ønsker å sikre og det er det hele. Tilgangen til dine data sikres
gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din
personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste
data.
Systemkrav
Mamut Online Backup krever at din maskin kjører på Microsoft Windows
operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows XP, Vista eller Win7. På
www.mamut.no/system kan du til en hver tid sjekke systemkrav.
Det anbefales bredbånd for effektiv utnyttelse av Mamut Online Backup.
For ytterligere informasjon se www.mamut.com/no/onlinebackup
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
65
//66 myMamut
Kontrollpanel
myMamut er et kontrollpanel som samler administrative tjenester som Mamut
Supportsenter, fakturahistorikk/betaling, brukeradministrasjon, Mamut Online Backup og
Office 365.
Mamut ID
For å logge inn på myMamut vil du trenge en Mamut ID. Mamut ID er en felles
innloggingstjeneste for en rekke tjenester som Mamut Online Backup, myMamut og Mamut
Online Desktop.
Mamut sender ut en Mamut ID invitasjon til Administratoren for tjenesten hos dere.
Funksjonalitet
Administratoren kan opprette brukere som gis tilgang til funksjonalitet i myMamut, opprette
brukere til Mamut Online backup og Office 365.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
66
Administratoren kan også aktivere og administrere Mamut eZ Publish, Domene, Microsoft
Office 365, Mamut eZ Publish, Linux Web Server, Microsoft SQL, MySQL, og Windows
Web Server.
//67 Nyttig
Det finnes flere nettsteder som kan være til hjelp med regnskapsarbeidet.
Nedenfor noen av de viktigste linker:
Mamut artikkelsøk: http://www.mamut.com/support/search/
Skatteetaten:http://www.skatteetaten.no
Arbeids- og velferdsforvaltningen (Trygdeetaten): http://www.nav.no
Nærings- og handelsdepartementet: http://www.bedin.no/
Oppslagsverk: http://www.infotjenester.no
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening: http://www.narf.no
Regnskapsrelatert info for næringslivet: http://www.revisjon.no
Sticos: http://www.sticos.no
Den norske revisorforeningen: http://www.revisorforeningen.no
Konkursrådet: http://www.konkursradet.no/maler/
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
67
Vedlegg til oppgave 2
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
68
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
69
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
70
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
71
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
72
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
73
Fasit
Oppgave 1
Gå inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan. Bruk denne
for å slette og denne for
å
opprette ny konti. Husk å gå inn på skillearket avansert og sett et kryss på
dette valget:
Oppgave 2
Bruk av bilagsregistrering for registrering av bilagsarten inngående fakturaer.
Fakturanr
202020
101201
151502
151502
151502
151502
202010
184016
Debet
4010 Innkjøp varer
6800 Kontorrekvisita
6800 Kontorrekvisita
1250 Inventar
6540 Inventar
6305 Felleskostnader
6300 Leie lokaler
Kredit
2410 Leverandørgjeld
2410 Leverandørgjeld
2410 Leverandørgjeld
2410 Leverandørgjeld
2410 Leverandørgjeld
Kommentar
Netto!
Netto!
Netto!
+
Ny konto
Overfør bilagene til Hovedbok når du er ferdig.
Oppgave 3
Gå inn på bilagsregistrering og opprett et nytt bilag med bilagsart bank og slå inn
fakturanummer på konto. Alternativ løsningsmåte: gå på leverandørreskontro, finn
frem leverandøren og fakturaen, og klikk på . Velg riktig konto og dato og klikk på
OK.
Oppgave 4
Gå på Vis/Regnskap/Rapporter og finn de rapportene du skal skrive ut. Velg at
rapportene skal skrives ut direkte til skriver for å ”tømme innholdet” og svar ja på at
du godkjenner utskriften.
Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap
74