Grunnkurs Regnskap
Mamut Academy //Grunnkurs Regnskap Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: [email protected] Kurssenter: Mamut AS – Mamut Academy - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf. 23 20 34 44, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no/academy E-post: [email protected] Support: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-post: [email protected] Salg: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: [email protected] KGR 20120104 © 2011 Mamut AS – et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut AS – et selskap i Visma-gruppen. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap Innhold ii Innhold Mamut Academy Error! Bookmark not defined. Grunnkurs Regnskap i Innhold iii //06 Innledning 6 Kursets mål ............................................................................................... 6 Komme i gang........................................................................................... 6 //07 Mamut Supportsenter 7 //08 Mamut Tutorials 8 //09 Innstillinger 9 Firmainnstillinger ........................................................................................ 9 Avgiftsregister ......................................................................................... 10 Nummerserier ......................................................................................... 12 Firmainnstillinger for regnskap .................................................................. 13 Systemkontoer ........................................................................................ 14 Bilagsartinnstillinger og nummerserier ...................................................... 15 Bilagsarter ................................................................................... 15 Nummerserier .............................................................................. 16 Rapporter................................................................................................ 18 //19 Kontoplan 19 Oppstillingsplan ........................................................................... 20 Avansert ...................................................................................... 20 Valg av kontoplan ........................................................................ 21 Oppgave 1 .............................................................................................. 21 //22 Kontaktregister 22 Kontaktstatus .......................................................................................... 23 Faktura ........................................................................................ 23 Fakturalinjer ................................................................................. 23 Reskontro åpne poster, Reskontro lukkede poster........................ 23 //24 Bilagsregistrering 24 Brukerinnstillinger for bilagsregistrering..................................................... 24 Oppgave 2 .............................................................................................. 31 Oppgave 3 .............................................................................................. 34 Overføring til hovedbok ............................................................................ 35 Redigering av bilag .................................................................................. 35 Sett inn posteringslinje ................................................................. 35 Liste ............................................................................................ 36 Endre periode/dato ...................................................................... 36 Slette bilag................................................................................... 36 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap Innhold iii Duplisere bilag ............................................................................. 36 Føring av korrigeringsbilag ....................................................................... 36 Korrigeringsbilag .......................................................................... 36 Reversere bilag ............................................................................ 36 //38 Kundereskontro/Leverandørreskontro 38 Kundereskontro....................................................................................... 38 Kundeliste ................................................................................... 39 Behandling av poster i kundelisten ............................................... 39 Inn-/Utbetaling ............................................................................. 40 Redigere poster ........................................................................... 40 Match/Link .................................................................................. 42 Betalingspåminnelser............................................................................... 43 Innstillinger for betalingspåminnelser ............................................. 43 Utskrift av betalingspåminnelser ................................................... 44 Leverandørreskontro ............................................................................... 47 Remittering .................................................................................. 47 //48 Hovedbok 48 Brukerinnstillinger for hovedbok ............................................................... 48 Hovedbok ............................................................................................... 49 Bilagsliste .................................................................................... 49 Kontoliste .................................................................................... 51 //52 Rapporter 52 Tips til rapporter:.......................................................................... 55 Oppgave 4 .............................................................................................. 55 //56 Periode- /terminavslutning 56 Registrering av ID og passord før innsending til Altinn ................... 57 Avgiftsoppgave ....................................................................................... 58 Differanse på avgiftsoppgaven...................................................... 58 //61 Inngående saldo 61 Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase .............................. 61 Overføring av inngående saldo ................................................................. 62 //64 Mamut One 64 Hva er Mamut One? ................................................................................ 64 //66 Mamut Online Backup 65 Installasjon .............................................................................................. 65 //66 myMamut 66 //68 Nyttig 67 Vedlegg til oppgave 2 68 Fasit 74 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap Innhold iv Oppgave 1 .............................................................................................. 74 Oppgave 2 .............................................................................................. 74 Oppgave 3 .............................................................................................. 74 Oppgave 4 .............................................................................................. 74 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap Innhold v //06 Innledning Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset. Komme i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere Eksempeldatase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve med egne kunder og produkter. Det kan gjøres på denne måten: Fil/Ny firmadatabase. Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye database. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i tillegg til vår artikkeldatabase på internett: http://www.mamut.com/support/search/ Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut Supportsenter. Til slutt velger du: Finn svaret på ditt spørsmål. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 6 //07 Mamut Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut, eller dersom en feil oppstår. Som et første verktøy kan man sjekke ut F1-tasten på tastaturet ditt. Denne tasten åpner opp hjelpefilen til Mamut, og her kan du velge mellom en Online Hjelpefil eller Offline Hjelpefil, avhengig om man har tilgang til Internet. Her vil du kunne søke på nøkkelord for å finne relevant informasjon om de elementene du måtte lure på. Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk. Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider www.mamut.com. Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. ”Faktura”. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Dette kan også gjøres herfra. Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret. Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite arkiv. Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for deg, så kan man også kontakte supportavdelingen på Tlf. 815 55 470 eller sende en e-post til [email protected]. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 7 //08 Mamut Tutorials Fra og med versjon 15 av Mamut har du tilgang til en rekke opplæringsvideoer angående bruken av programmet ditt. Disse vil gi deg en god forståelse for de grunnleggende funksjonene i ditt nye administrasjonssystem, og hjelpe deg med å komme i gang. Du finner opplæringsvideoene i menyen til venstre under Introduksjon til Mamut, og de er satt opp i en rekkefølge som vi mener vil gi deg en best mulig start med ditt Mamut-program. I tillegg kan du finne flere videoer ute på vår nettside under www.mamut.com/tutorials. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 8 //09 Innstillinger Under Vis/Innstillinger finner du alle innstillinger i Mamut Business Software. Her finner du både generelle innstillinger for ditt firma og innstillinger per modul. Innstillingene er delt inn i Brukerinnstillinger hvor hver bruker har muligheten å tilpasse systemet sitt behov, og Firmainnstillinger, som inneholder viktige generelle innstillinger for virksomheten. Firmainnstillinger Under Vis/Innstillinger/Firma legger du inn økonomisk informasjon om firmadatabasen, samt endrer standard innstillinger. Informasjonen du legger inn her vil vises på relevante rapporter som f.eks. Faktura m/giro. Klikk på knappen Økonomi-Land for å registrere bedriftens kontonummer. Ved å klikke på kan du i tillegg legge inn bankinformasjon og IBAN nummer. Kontonr. på faktura er kontonummeret som vil vises på girodelen av fakturarapporten, samt på purringer (påminnelser) og rentefaktura. Du angir også hvorvidt bedriften er avgiftspliktig eller ikke her. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 9 Avgiftsregister I regnskapsmodulen vil all MVA behandling tas hånd om av systemet. Dette gjøres ved at systemet er bygget opp med ulike avgiftskoder. Disse avgiftskodene brukes til å bestemme den avgiftsmessige behandlingen av de ulike posteringene som gjøres i regnskapet. En avgiftskode må knyttes til en konto i regnskapet. Du vil nesten aldri selv bokføre direkte på mva kontoer. Dette gjør systemet automatisk ved at du benytter andre kontoer som er innstilt med avgiftskoder. Avgiftsregisteret finner du under Vis/Innstillinger/ Firma/Avgiftsregister. Kobling av kontoer mot avgiftskoder gjøres i Kontoplanen (les mer om dette i avsnittet Kontoplan). Avgiftskodene kan overstyres på kontoene i bilagsregistrering dersom det er varierende avgiftbehandling på den aktuelle kontoen. Det er også mulig å postere direkte på inngående mva-kontoer. Dette kan være aktuelt ved føring av f.eks. tolldeklarasjonsfakturaer etc. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 10 Standardregister Standardregisteret er et register som består av ulike definerbare grupper, kategorier og variabler som brukes i en eller flere deler av programmet. Du kan tilpasse verdiene i registeret til ditt eget firma og rutiner. Du kan bl.a. legge inn verdier for Avdeling, Betalingsbetingelser, Dokumenttyper, Egendefinerte felt, Fast tekst på ordrerapporter, Grupper, Kategorier, Leveringsbetingelser, Produktgrupper, Stilling, Valuta m.m. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 11 Nummerserier Flere av de viktigste modulene i programmet er store registre som kan inneholde flere hundre registreringer. Hver registrering blir derfor registrert med sitt eget unike nummer som er en viktig referanse. Før du tar i bruk programmet kan du tilpasse nummerseriene for hvert enkelt register. Det kan være hensiktsmessig dersom du tidligere har benyttet et annet system og ønsker å fortsette med samme nummerserier som tidligere. Du kan legge inn Første nr. frem til du har registrert data i registeret, deretter vil du bare kunne endre på nummeret som er Sist brukt. Hvis du legger inn det sist brukte nummeret vil neste nummer i nummerserien tas i bruk ved neste registrering. Informasjon om innstillinger for bilagsnummerering finner du under avsnittet Bilagsartinnstillinger og Nummerserier. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 12 Firmainnstillinger for regnskap Under Vis/Innstillinger/Regnskap finner du firmainnstillinger for regnskap. Du finner de samme innstillingene under Vis/Innstillinger/Firma/Innstillinger per Modul/Regnskap. Nedenfor følger en kort gjennomgang av de viktigste innstillingene. Her ligger opplysninger om de forskjellige regnskapsårene. Aktivt regnskapsår og gjeldende periode er de verdier som foreslås ved opprettelse av nye bilag i bilagsregistreringen. Verdiene kan overstyres. Antall perioder er 13 (12 + 1), en periode = en måned. Dette antallet kan ikke endres. Periode 13 benyttes til disponeringer i forbindelse med årsoppgjøret. Feltet Regnskapsårets start er normalt januar for norske bedrifter, men kan endres for bedrifter med avvikende regnskapsår. Antall MVA terminer er normalt 6, men dette kan endres til 1 for bl.a. primærnæringer og bedrifter med liten omsetning. Under fanekortet Perioder ser du hvilke perioder som tilhører hvilke terminer. Dato for periodeavslutning og terminavslutning logges her, samt hvilken bruker som har gjort avslutningen. Legg merke til at du ved å bruke denne knappen: kan opprette regnskapsår bakover i tid også, dersom du f.eks. har valg feil år under opprettelse av firmadatabasen. Avhukningen Tillat lange kontonummer gir deg muligheten til å benytte intill syv siffre på hovedbokskontoer. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 13 Systemkontoer Under fanekortet Regnskapsinnstillinger finner du knappen Systemkontoer. I dette vinduet vil du finne en oversikt over de forskjellige systemkontoene i kontoplanen. Disse er reservert for bruk ved automatiske posteringer i de forskjellige modulene i systemet. Bruk nedtrekkslisten Kontogrupper for å velge mellom de forskjellige gruppene. Det er mulig å overstyre kontoene her, men det anbefales i utgangspunktet ikke. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 14 Bilagsartinnstillinger og nummerserier Under fanekortet Regnskapsinnstillinger finner du også knappen for Bilagsartinnstillinger og Nummerserier. Dette er en oversikt over tilgjengelige bilagsarter i Mamut Business Software, samt en oversikt over nummerseriene til de ulike bilagsartene. NB! Vær oppmerksom på at bilagsnummeret tildeles automatisk av systemet. Det betyr at den eneste muligheten du har til å påvirke tildelingen av bilagsnummer ligger i innstillingsmulighetene her. Bilagsarter Regnskapsmodulen er satt opp med 12 forskjellige bilagsarter som standard. Alt som blir bokført i hovedboken må plasseres innenfor en av disse bilagsartene, eventuelt på egenopprettede bilagsarter. Fastsettelse av ulike bilagsarter gir mulighet for en mer effektiv registrering og hensiktsmessig arkivering av bilag. Klikk på knappen Rediger for å sette innstillinger for den respektive bilagsart. Du kan da velge innstillinger for Funksjon, Påkrevd på bilag og Begrensninger på bilag. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 15 - Merker du av for Bilagsarten er en betalingsbilagsart... så indikerer dette at bilagsarten skal brukes til å føre inn- og utbetalinger i reskontro. Systemet vil da søke gjennom reskontroen etter åpne poster som skal inneller utbetales. - Merker du av for Bilagsarten er en kreditnotabilagsart... vil systemet søke gjennom reskontroen for åpne og eventuelt lukkede poster som skal krediteres. - Dersom du ikke har behov for bilagsarten kan du hake av for Ikke vis i bilagsregistrering. Under Påkrevd på bilag kan du f.eks. velge kontoer som må eksistere på et bilag ført med den aktuelle bilagsarten. Under Begrensninger på bilag kan du f.eks. legge inn en liste over kontoer som ikke er tillatt på den aktuelle bilagsarten. Nummerserier I regnskapsmodulen er det flere måter å sortere bilag på. Hvilken som er best avhenger av bedriftens behov og hva du er vant med fra andre systemer. I regnskapsmodulen har du tre hovedtyper av nummerserieinnstilling er. Disse innstillingene må settes før bilagsartene tas i bruk. En nummerserie per bilagsart Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 16 Dette er standardinnstillingen i Mamut. Det betyr at hver bilagsart følger sin egen nummerserie som begynner på 1 (eller en brukerdefinert start). Fordelen med denne innstillingen er at du lettere kan skille de ulike bilagsartene. Den unike nøkkelen for et bilag blir her initialene og nummeret til bilaget, f.eks. B2 for bankbilag nummer to. Hvis det er mange bilag i løpet av et år kan det lønne seg å ha én nummerserie per bilagsart. En nummerserie per bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Hvis du bare skal benytte deg av fire bilagsarter i løpet av året, f.eks. UF, B, IF og D, og ikke ha kryssende nummerserier, kan du bestemme at UF skal begynne på nummer 2000, B på 4000 og IF på 6000. Dermed vil den enkelte bilagsart egentlig ha sin egen nummerserie, men i praksis ser det ut som om du har en felles nummerserie med ulike intervaller. Du får et slikt oppsett ved at du selv går inn på de ulike bilagsartene som skal benyttes og setter første nummer til det du ønsker. Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvis du ønsker dette må du merke av for Felles nummerserier for alle bilagsarter. Da vil Mamut Business Software telle en opp for hvert bilag som blir tatt i bruk, uavhengig av hvilken bilagsart det er. NB! Dette må gjøres med én gang man har opprettet et nytt år, før man går inn i bilagsregistrering. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 17 Rapporter Tradisjonelt rapporteres inntekter i resultatregnskapet som negative tall (kredit), i og med at de balanseres mot tilsvarende økning i Eiendelene, som skal rapporteres som positive tall (debet). En slik måte å vise rapportene på er også forvalgt i programmet. Du kan likevel endre på hvordan rapportene skal vise disse tallene, for eksempel om du ikke ønsker at dine inntekter skal vises med negative tall. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - fanekortet Regnskapsinnstillinger og klikk på knappen Rapporter. Vis negative tall med parenteser: Fjerner minustegnene i resultatrapporter og balanserapporter (egen avmerkingsboks). Inntekter vises med positivt fortegn og kostnader med negativt fortegn: Viser debetsaldoer som negative tall og kredit som positive i resultatregnskapet. Om du kombinerer dette valget med valget ovenfor vises kostnader i parenteser. Bytt fortegn: Endrer visningen av hver enkelt Gruppe i balanserapportene. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 18 //19 Kontoplan Kontoplanen viser alle innstillingsmuligheter for hver enkelt konto. Her finner du også kontoens plassering i Oppstillingsplanen. Vil du opprette en ny konto kan du klikke Ny . Gi kontoen nummer i henhold til den plassering den skal ha i Oppstillingsplanen. For å få bedre oversikt kan du Slette kontoer du ikke benytter deg av. Legg merke til at enkelte kontoer ikke kan slettes, da disse er såkalte Systemkontoer. Disse kontoene benyttes ved Automatiske posteringer fra andre moduler. Legg inn et Navn som forklarer hva kontoen skal benyttes til. Du kan når som helst endre navnet for eksisterende konto dersom du ønsker det. Du kan benytte fanekortet Notat for å gi en mer utførlig beskrivelse av kontoen. Standard fokus hjelper deg å effektivisere bilagsregistreringen. Når du registrerer et bilag i bilagsregistrering, vil denne innstillingen lede deg til riktig felt. Kostnader bør ha standardfokus Debet og inntekter bør ha standardfokus Kredit. Ved å knytte kontoen til en bestemt Avgiftskode beregnes Merverdiavgiften når du registrerer transaksjoner på kontoen i Bilagsregistrering. Hver post i bokføringen kan kobles direkte mot Prosjekt og Avdeling. Du kan angi en standard her for kontoen dersom det er aktuelt for din virksomhet. Da vil du forenkle bilagsregistreringen når Prosjekt og Avdeling benyttes. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 19 Oppstillingsplan Alle kontoer må plasseres i Oppstillingsplanen. Da mange rapporter i Mamut Business Software blir styrt av oppstillingsplanen er det viktig at du plasserer nyopprettede kontoer riktig her. Klikk på Endre oppstillingsplan for å gjøre endringer. Ved å høyreklikke på et element i oppstillingsplanen har du muligheten til å opprette et Nytt element, Slette element, opprette en Ny Gruppe, eller Gi nytt navn. Knappen Foreslå oppstillingsplan vil vise deg standard innstillingen. Følgende rapporter blir påvirket av oppstillingsplanen: Resultatregnskap 1, 2, 3, og 4, Resultatregnskap 1 detaljert. Balanse og Balanse detaljert. Resultatregnskap (Prosjekt), Resultatregnskap 1 detaljert (Prosjekt), Balanse (Prosjekt) og Balanse detaljert (prosjekt). Avansert Under fanekortet Avansert kan du sette følgende innstillinger: Reskontrofunksjon benyttes bare i de tilfeller du ønsker å opprette flere hovedbokskontoer i tillegg til de eksisterende 1510 og 2410 for kunder og leverandører. Valgene her er Kundereskontro og Leverandørreskontro. Std. motkonto. Her kan det legges inn hovedbokskontonummer som blir foreslått som motkonto i bilagsregistrering. Sperret for føring. Kan benyttes på kontoer det ikke skal være mulig å bokføre direkte på i bilagsregistrering, f.eks. kontoer for utgående merverdiavgift, hvor posteringer på kontoer skjer med utgangspunkt i avgiftskoden på salgskontoen. Merkes det av i dette feltet får du melding i bilagsregistrering og sikrer deg mot punchefeil og feil på avgiftsoppgaven. Avgiftskode sperret kan benyttes på kontoer hvor det ikke skal være mulig å overstyre avgiftskoden i bilagsregistreringen. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 20 Skal være med i grunnlag for utgående omsetning gjelder kontoer som skal inngå i omsetningen på avgiftsoppgaven. NB! Må merkes av ved opprettelse av nye salgskontoer. Ikke vis i bilagsregistrering. Kontoen vil ikke fremkomme ved oppslag i kontoplan under bilagsregistrering. Utenfor avgiftsområdet benyttes for kontoer som kun skal inngå i punkt 1 på avgiftsoppgaven (Samlet omsetning og uttak innenfor og utenfor merverdiavgiftsloven). Bank/post/kasse: Om du merker av her, vil du få visning av saldo på bank-, post-, og kassekontoer i bilagsregistrering. Bankavstemning: Markeres dersom du vil benytte bankavstemningsfunksjonaliteten for å avstemme denne kontoen. Bankavstemming finner du under Vis/Regnskap/Bankavstemming. Valg av kontoplan Ved opprettelse av ny klient kan man velge ønsket kontoplan. Man kan velge mellom følgende kontoplaner: Mamut Standard, Mamut Standard (Et utvalg), NARF utvidet (NS-4102), Norges Røde Kors og Nelfo. Oppgave 1 Gå inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan. Du skal nå søke opp og slette følgende kontoer: 1810 Markedsbaserte aksjer 2000 Aksjekapital. Du skal opprette følgende kontoer Kontonr 3011 4011 Kontonavn Salgskonto 2 Innkjøpskonto 2 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap Avgiftskode Utgående mva 25% Inngående mva 25% Std. fokus Kredit Debet 21 //22 Kontaktregister Kontaktregisteret er delt i to deler. Den øvre delen inneholder et hovedkort med generell informasjon om kontakten som navn og adresse, telefon- og faksnummer. De nederste fanekortene består av ytterligere informasjon tilhørende denne kontakten. I kontaktkortet opprettes alle kunder og leverandører. Det finnes to nummerserier; kontaktnummer som alle får, og som brukes som kundenummer dersom man merker av for kunde, og så en egen nummerserie for leverandører. Under fanekortet Innstillinger finner du alle nødvendige innstillinger som er spesifikke for hver kontakt i Mamut Business Software. Hvilke innstillinger som er tilgjengelige avhenger til en viss grad av om kontakten er kunde eller leverandør. På fanekortet kan du sette innstillinger for kontakten i forhold til rentefaktura, betalingsbetingelser ved ordre/faktura og betalingsbetingelser ved innkjøp. I innstillingskortet kan du gå videre til fem andre valg; Kunde, Leverandør (det er her vi angir valutakode for føring i valuta), Reskontro, Nettstedkonto og Firmainnstillinger. Under disse finner du ytterligere innstillinger for kontakten. Tips: Sletting av kontakter er ikke mulig, dersom kontakten er tatt i bruk. Du må i stedet sette kontakten som Inaktiv. Dette gjøres under fanekortet Annen Info. I dette fanekortet legger du også inn leverandørens bankkontonummer til bruk ved automatisk remittering (automatisk utbetaling til leverandør ved kobling av Mamut Business Software mot nettbank/bankprogram). Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 22 Kontaktstatus Knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan f.eks. være nyttig når du snakker i telefonen. Faktura Under knappen Faktura vil du få en oversikt over alle fakturaer mellom deg og din kontakt, med tilhørende fakturanummer, dato og pris. Fakturalinjer Velger du knappen Fakturalinjer vil du få opp alle produktlinjer som ligger inne på alle fakturaer mellom deg og aktuell kontakt. Reskontro åpne poster, Reskontro lukkede poster Går du inn på en av disse knappene, vil du få opp alle åpne poster, eventuelt alle lukkede poster på kontakten. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 23 //24 Bilagsregistrering I denne modulen registrerer du alle dine bilag. Et bilag kan bestå av to eller flere posteringslinjer, som til sammen går i balanse, det vil si at summen av føringer til debet er like stor som summen av føringer til kredit. Brukerinnstillinger for bilagsregistrering Knappen Brukerinnstillinger (Ctrl + I) gir deg mulighet til å tilpasse bilagsregistreringsvinduet til dine behov. Du kan definere opptil fem ulike sett med brukerinnstillinger per bruker og hvert sett med brukerinnstillinger kan tilpasses slik at de viser ønskede kolonner og funksjoner. Brukerinnstillingene er knyttet til brukeroppsett som velges i nedtrekkslisten til venstre for knappen Brukerinnstillinger. For å tilpasse et sett med brukerinnstillinger velger du aktuelt oppsett i nedtrekkslisten, og klikker deretter på knappen Brukerinnstillinger. Under fanekortet Standard kan du bestemme hvordan bilagsregistreringsbildet skal se ut. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte oppsett: Enkel – Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun obligatoriske felter Normal – Viser standard felt og funksjonalitet Avansert – Viser alle tilgjengelige felter og gjør all funksjonalitet tilgjengelig Dersom du ikke er fornøyd med noen av de forhåndsdefinerte oppsettene kan du bygge opp vinduet akkurat som du selv ønsker. Det gjør du under fanekortet Kolonner. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 24 - Vis kolonne: Velg hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistreringsvinduet ved å markere de aktuelle avhukingsboksene. - Fokus: Ved å merke av her bestemmer du hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. - Automatisk og Funksjoner: Her kan du fastsette generelle retningslinjer for bilagsregistreringen. Marker avhukingsboksene for de funksjonene du vil aktivere. - Bilagsliste: Her kan du velge om du ønsker at bilagslisten skal vises nederst i bilagsregistreringsbildet eller ikke. Du kan også velge hvordan denne skal vises. - Standard: Her kan du velge hva som skal bli foreslått både som bilagsdato og bilagsart på nye bilag. Standardfokus gir deg også mulighet til å velge hvor markøren skal plasseres ved opprettelse av et nytt bilag. - Navn: Her kan du angi beskrivelse av aktivt brukeroppsett. Navnet vil vises i nedtrekkslisten til venstre for knappen brukerinnstillinger i verktøylinjen øverst i bilagsregistrering. Knappen Vis alle bilag for alle brukere gir deg oversikt over bilag ført av andre, og som fortsatt ligger i bilagsregistreringen til disse brukerne. Disse bilagene vil da overføres til deg og du kan behandle disse videre. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 25 I dette vinduet finner du en oversikt over hurtigtaster i bilagsregistreringen. Det kan lønne seg å huske en del hurtigtaster for å effektivisere bilagsregistreringen. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 26 Registrering av bilag Bilagsregistreringen er lagt opp til periodevis føring på en og en bilagsart. Perioden som foreslås settes opp gjennom Regnskapsinnstillinger. Bilagsregistreringen er todelt. I den øvre delen ser du det aktuelle bilaget som du jobber med. I den nedre delen ligger bilagene som allerede er ført, men som ikke er overført til Hovedbok ennå. Det er fortsatt mulig å redigere disse bilagene. Bilagsart velges i nedtrekkslisten ovenfor registreringsvinduet og gjelder for alle nye bilag. Det kan derfor være lurt å forkontere bilagene ved at du sorterer dem etter bilagsarten de skal føres på. - Bruk plusstasten [+], eller trykk [Ctrl] og [N] for å opprette et Nytt bilag. Du kan endre bilagsart ved å trykke [/] eller [*]. Disse blar hver sin vei i listen. - Skriv inn Kontonummer for bilaget. - Hent eventuelt opp kontonummeret fra Kontoplanen som åpnes med minus [-] på det numeriske tastaturet. - Skriv også inn kontonummer for Motkonto. Denne kontoen vil automatisk motposteres med hele det beløpet som føres på den første kontoen. Dersom du ønsker å føre en og en bilagslinje manuelt, kan du skjule denne kolonnen gjennom Brukerinnstillinger. - Trykk [ENTER] for å skrive inn beløpet på posteringen. - Markøren flyttes nå til Debet eller Kredit, avhengig av hva som er standard for kontoen. (Dette settes som innstilling i Kontoplanen). - Dersom du ikke vanligvis fører bilag på Prosjekt, Avdeling eller noen av de andre mellomliggende kolonnene kan du velge å hoppe over, eller til og med ikke vise disse, under Brukerinnstillinger for bilagsregistrering - Trykk [ENTER] og bilaget hopper til neste linje. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 27 - Har du ført opp Motkonto, vil en ny linje også opprettes, med tilsvarende beløp. Dersom den første kontoen var satt opp med en Avgiftskode, vil beløpet også fordele seg på den aktuelle avgiftskontoen og motkonto. - Bilaget er nå i balanse, og du kan føre neste bilag. Gjenta punktene over til alle bilag er ført. Bilagene kan nå overføres til Hovedbok (se avsnitt Overføring til Hovedbok), eller du kan la dem bli liggende lagret i Bilagsregistrering. Registrering av bilag mot reskontro I kontoplanen som følger med programmet er konto 1510 Kundefordringer og 2410 Leverandørgjeld satt opp med Reskontrofunksjon. Alle kunder og leverandører knyttes opp mot disse kontoene, og benyttes ved posteringer av fordringer og betalinger mellom deg og kontakten. Ved postering av bilag mot konto 1510 og 2410, blir du derfor bedt om å knytte registreringen opp mot en Kontakt og føringene blir automatisk også lagt inn i Reskontroen. Du kan føre mot reskontro direkte i Bilagsregistrering. I reskontromodulen finnes det funksjoner for betalingsoppfølging, rentefakturering, inkasso, remittering med mer. For de som har programversjoner med ordre/fakturaog innkjøpsmodul gjøres bilagsføringen vanligvis ved overføring av faktura og betalinger derfra. For de som benytter factoring må bilagsføringen gjøres fra reskontro. Slik registrerer du inngående eller utgående faktura i bilagsregistrering: 1. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag. 2. Velg bilagsart Utgående faktura (mot kunder) eller Inngående faktura (mot leverandører) avhengig av hvilken type bilag du skal føre. 3. Tast inn konto 1510 (kunder) eller 2410 (leverandører) i kolonnen Konto. Dette åpner en liste over alle kontakter som er knyttet til kontoen. 4. Merk Kunden eller Leverandøren du skal føre bilag mot. Du kan klikke Ny for å opprette kontakten dersom denne ikke finnes i kontaktregisteret fra før. I registreringsvinduet som kommer opp, kan du fylle ut Navn, Org. nr. og Mva-nr. for kontakten. Ønsker du å registrere mer informasjon om kontakten må dette gjøres i kontaktregisteret. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 28 5. Fyll ut Fakturanummer og/eller KID i neste bilde som kommer opp. Resten av feltene fylles ut etter de betingelsene som er satt for kunden. Fakturadato settes til det samme som Bilagsdato, men datoen kan overstyres. 6. Tast pluss [+] på det numeriske tastaturet for lukke vinduet. 7. Tast eventuelt inn Motkonto, og trykk [ENTER]. 8. Legg inn brutto fakturabeløp under Debet/Kredit og trykk [ENTER]. Dette beløpet blir nå fordelt på angitt Avgiftskonto og Motkonto du skrev inn under punkt 7. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 29 Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Ved overføring til Hovedbok vil også modulen Reskontro bli oppdatert. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 30 Oppgave 2 Bruk av bilagsregistrering for registrering av inngående fakturaer. Fra side 69 til side 73 følger fem fakturaer som Interiør AS har mottatt fra sine leverandører. Disse skal du registrere i bilagsregistrering under bilagsarten IF (inngående faktura). Prøv ut alle hurtigtaster. Overfør bilagene til Hovedbok når du er ferdig. Registrering av reskontrobetaling For å registrere en betaling på en inngående- eller utgående faktura, bør den opprinnelige fordringen allerede være registrert i Hovedbok. Betalingen kan da både registreres som beskrevet nedenfor, gjennom reskontromodulen, eller fra kontaktregisteret. Les mer om dette i avsnittet Reskontro. - Opprett et nytt bilag. Sjekk at bilagsarten er Bank, Postgiro eller Kasse. Felles for disse er at de er såkalte Betalingsbilagsarter som signaliserer at du skal registrere en betaling. Du kan endre bilagsart med [/] tasten, til bilagsnummeret i kolonnen helt til venstre starter på B eller K, etc. Skriv inn 1510 eller 2410 i kolonnen Konto. - Dette åpner en oversikt over alle kontakter som er knyttet til kontoen. - Merk kontakten som inngår i transaksjonen, og tast [ENTER]. Eventuelt kan du taste inn kontaktnummeret direkte i kontofeltet, da slipper du dette valget. I begge tilfeller åpnes en oversikt over alle fakturaer som er registrert for kontakten. - Merk den fakturaen du skal registrere innbetaling på. Du kan også taste inn fakturanummeret direkte i kontofeltet, for å hoppe over valgene av kontakt og faktura. - Klikk Ok for å sette fakturaen inn på posteringslinjen. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 31 All relevant informasjon om fakturaen settes inn i bilaget, sammen med det tidligere registrerte fakturabeløpet. - Skriv inn Motkonto, og tast [ENTER]. Motkonto er den kontoen betalingen skal føres mot, og bør gjenspeile den gjeldende bilagsarten. Ved registrering på bilagsart Bank vil motkonto 1930 Bankinnskudd være det naturlige. Bilaget kan nå overføres til Hovedbok. Den åpne posten i reskontro vil oppdateres med betalingen og registreres som Lukket. Delbetaling Ønsker du å registrere en delbetaling istedenfor en fullstendig betaling, bruker du samme fremgangsmåte som ved fullstendig betaling, men i feltet for Innbetalt legger du kun inn det innbetalte beløpet. Tast så [ENTER], og du vil få spørsmål om hva du ønsker å gjøre med restbeløpet. Velg Delbetaling eller Kreditering avhenging av hva du ønsker. Avrunding Hvis kunden selv har avrundet innbetaling til deg, kan du legge restbeløpet inn i feltet for Avrunding. Da vil postene lukkes mot hverandre, og øreavrundingen vil gå mot egen systemkonto for dette. Har kunden derimot avrundet innbetalingen oppover, slik at du har fått inn for mye penger, kan overskytende beløp også legges inn i feltet for avrunding, men da med minus som fortegn. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 32 Påminnelsesgebyr Ønsker du å registrere påminnelsesgebyr som kunden har betalt inn i forbindelse med purring, vil du kunne legge dette beløpet inn i feltet for Påminnelsesgebyr. Beløpet vil da gå inn på en egen systemkonto for påminnelsesgebyr. Uavhengig innbetaling Hvis du ønsker å registrere en innbetaling fra en kunde, der du ikke vet konkret hvilken faktura dette skal kobles mot, kan du registrere en uavhengig innbetaling. Klikk da på Ny , legg inn tekst i feltet for fakturanummer, klikk Ok, og legg deretter inn innbetalt beløp i feltet for dette. Du vil da få registrert innbetaling på kunden, og kan senere gå inn i reskontro og linke innbetaling til riktig faktura når du har fått informasjon om dette. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 33 Oppgave 3 Bruk av bilagsregistrering for registrering av betalinger av leverandører I oppgave 2 registrerte vi fem inngående fakturaer. Disse er nå blitt betalt og vi har mottatt kvittering fra banken på at de er blitt betalt. Dette må nå bli bokført i bilagsregistrering slik at bankkontoen og leverandørreskontroen blir oppdatert. Følgende bilag er blitt betalt 22.09.20XX Leverandørnavn Vågå Designsenter AS Fushion Kontorhuset Eiendomsselskapet Eiendomsselskapet Beløp 354.950,00 243,75 23.218,75 8.850,00 36.000,00 Velg bilagsart Bank ved hjelp av hurtigtast (viktig at du bruker en bilagsart som er satt opp som en betalingsbilagsart når du registrer inn og utbetalinger) Kontonummeret for bank er 1930. Dato for betalingsbilagene er 22.09.200X Overfør til Hovedbok. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 34 Overføring til hovedbok Alle registrerte bilag må etter hvert overføres til Hovedbok. Dersom du registrerer mange bilag før overføringen, kan du om ønskelig velge hvilken type bilagsart du vil overføre til hovedbok. Klikk på knappen Overfør til hovedbok . Du kan også gjøre dette gjennom Vis-menyen under Regnskap hvor du velger Overfør fra Bilagsregistrering til Hovedbok. I begge tilfeller starter veiviseren for overføring til hovedbok. I det første vinduet kan du gjøre et utvalg på bilag som skal overføres. Du kan med andre ord overføre bilag med én bilagsart eller bilag fra én periode om gangen (kombinasjoner er også mulige som f.eks. bilag med bilagsart Utgående faktura fra Periode 3). Klikk Neste når du har satt det utvalget du ønsker. - Ønsker du en forhåndsvisning av Posteringsjournalen haker du av for dette. Rapporten er en oversikt over bilagene som overføres. Sjekk om alt er korrekt før du effektuerer overføringen til hovedbok. - Klikk Avbryt om du oppdager feil. Overføringen stopper, og du kan finne frem til bilagene som må korrigeres. - Klikk Fullfør om alt er korrekt. Du får nå en melding om antall bilagslinjer som er overført, og journalnummer for overføringen. Denne posteringsjournalen lagres i henhold til Løsbladforskriftene. - Klikk OK og overføringen er fullført. Redigering av bilag Mulighetene for å redigere bilag etter at de er overført til Hovedbok er svært begrenset. Det kan derfor lønne seg å kontrollere og rette opp eventuelle feilkilder før dette. Sett inn posteringslinje - Finn frem til bilaget som mangler posteringslinjer. - Plassere markøren på en av bilagslinjene. - Klikk Sett inn posteringslinje. - Før inn de manglende posteringslinjene på vanlig måte. - Klikk Sett inn posteringslinje når bilaget er fullstendig oppdatert. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 35 Liste Her får du opp en bilagsliste over alle bilag som ligger i bilagsregistrering. Marker ønsket bilag og klikk på Gå til... Du vil da få opp det aktuelle bilaget i øvre del av bilagsregistreringsbildet. Endre periode/dato - Finn frem til bilaget som er ført i feil periode. - Plassere markøren på en av bilagslinjene. - Endre perioden i periodefeltet i knapperaden. Det samme gjelder når du skal endre dato. Samtlige posteringslinjer på det valgte bilaget vil da bli endret til den nye perioden/datoen. Slette bilag - Finn frem til bilaget som skal slettes/korrigeres. - Klikk Slett i verktøylinjen for å slette bilaget eller en bilagslinje. Da åpnes et dialogvindu hvor du velger om det er Linje eller Bilag du vil slette. Dersom bilaget ikke balanserer etter at du har slettet, må du legge til en ny posteringslinje før du kan gå videre. - Du kan nå gå videre til å slette andre bilag ved å merke dem og følge samme prosedyre. Merk: Når du sletter et bilag, blir etterfølgende bilag flyttet et nummer tilbake slik at det ikke blir hull i bilagsnummerserien. Duplisere bilag Når et bilag er ferdig ført (ligger i nedre del av bilagsregistrering) har du muligheten til å duplisere bilaget. Marker bilaget som skal kopieres og klikk på Dupliser. Kopien vil nå legge seg i øvre delen av vinduet for evt. redigering. Føring av korrigeringsbilag Når bilagene er overført til Hovedbok må du føre et korrigeringsbilag, for å rette opp eventuelle feil. Det finnes to muligheter for hvordan du kan gjøre dette. Korrigeringsbilag - Før bilaget på nytt, men med "negative fortegn". - Det som tidligere ble ført på Kredit føres til Debet og motsatt. - Før deretter bilaget en gang til, men nå med de rette verdiene. - Overfør til Hovedbok. Reversere bilag En enklere måte å gjøre dette på, vil være å reversere bilaget. I Mamut kan du enkelt reversere et bilag som er bokført i hovedbok. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 36 - Opprett et nytt bilag i bilagsregistrering (f.eks. utgående kreditnota), velg ønsket dato og periode. - Velg Vis bilagsliste i nedtrekkslisten øverst til høyre. - Velg deretter Hovedbok i nedtrekkslisten nederst til høyre. - Søk deg frem til bilaget som skal reverseres. Skriv f.eks. inn aktuelt bilagsnummer og bilagsart, og bilaget vil komme til syne i feltet nedenfor. - Marker bilaget og klikk Gå til. Klikk deretter Lukk. Bilaget vil nå vises nederst i hovedvinduet. - Klikk Slett som du finner over bilagslisten. Du får da spørsmål om du ønsker å reversere bilaget. - Svar Ja på dette. Programmet vil da føre et nytt bilag motsatt av hovedboksbilaget. NB! Angrer du reverseringen, kan du slette bilaget på vanlig måte ved å klikke på Slett i øvre del av vinduet. Du vil likevel kunne reversere samme bilag senere. Klikk Overfør til hovedbok for å bokføre bilaget. Det opprinnelige bilaget og det nye bilaget vil nå til sammen gå i null. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 37 //38 Kundereskontro/Leverandørreskontro Reskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene/leverandørene dine, og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Reskontroen er delt inn i to moduler: Kundereskontro og Leverandørreskontro. Posteringer på en konto som er satt opp med reskontrofunksjonalitet i Kontoplanen blir automatisk postert både i Hovedbok og Reskontro. I Hovedbok finner du postene på kontoen med reskontrofunksjonalitet, mens du i Reskontro finner igjen de samme postene på reskontronummeret. Når man i Kontaktkortet definerer en kontakt som kunde/leverandør tildeles et kundenummer/leverandørnummer, som vil være det samme som reskontronummer. Reskontroen knytter sammen informasjon fra flere moduler. I flere tilfeller er det ønskelig å se informasjon fra disse modulene, og du kan derfor åpne dem direkte fra reskontroen ved å klikke på knappen for Gå til kontaktkortet, Gå til faktura og Gå til bilag. Gjennom knappene i margen kan du velge mellom forskjellige visninger og funksjoner i modulen. Kundereskontro Kundereskontroen gir deg en fullstendig oversikt over alle åpne reskontroposter som er gjort på kundene dine og forenkler dermed betalingsoppfølgingen. Du finner frem til kundereskontroen ved å gå på Vis/Regnskap/Kundereskontro. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 38 Kundeliste Som standard er visningen i Kundereskontro satt på Kundeliste. Kundelisten viser summen av alle reskontroposter per kunde. Du kan velge om du vil se en samlet liste over alle kundene dine, eller om du vil se en liste for én gitt kunde ved å velge kunden med hjelp av knappen. Merk: Kunder med en reskontro som går i 0 vil ikke vises på denne listen, da det ikke er saldo på disse kundene. Behandling av poster i kundelisten Skriv 0 i feltet Kunde og klikk Oppdater for å vise alle kunder. Ønsker du å vise bare én kunde: - Åpne Kundelisten . - Velg ønsket kunde. - Klikk OK. - Marker kunden du vil se postene på. - Velg posten du vil behandle i detaljlisten, nederst i vinduet. Detaljlisten må aktiveres ved å velge Vis detaljer øverst i vinduet. - Velg om du vil: • Registrere en Inn-/utbetaling • Redigere posten • Gå til faktura • Gå til bilag • Knytte sammen/åpne poster (Match/Link poster) Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 39 Inn-/Utbetaling Betalinger kan registreres i Bilagsregistrering (se avsnitt Registrering av betaling) eller i Reskontro. I tillegg har du muligheten til å registrere betalingen direkte fra kontaktkortet og fanekort Reskontro. Fremgangsmåten fra kontaktregisteret er den samme som beskrevet nedenfor. Finn frem til riktig faktura som beskrevet under Behandling av poster i kundelisten. Klikk på knappen Inn-/utbetaling. Vinduet for Inn-/utbetaling vil komme opp. Gjør de nødvendige justeringer i vinduet som f.eks. valg av Betalingsdato, Konto etc. Det er mulig å registrere betaling for flere poster samtidig ved å huke av for de forskjellige postene. Du kan også overstyre summen Innbetalt dersom kunden har betalt mer/mindre. Fakturaen og innbetalingen vil da være linket mot hverandre og blir lukket når restbeløpet innbetales. Klikk OK når du er ferdig. Redigere poster Ved å markere valgt post og klikke på Rediger kommer du inn i dette vinduet. Her har du muligheten til å redigere en del informasjon i bilaget. Under fanekortet Påminnelse/ Rentefaktura ser du status på påminnelsen og kan evt. gjøre endringer. Dersom posten er linket/matchet (se neste avsnitt) mot andre poster vil du også ha en oversikt over disse postene under fanekortet Relaterte poster. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 40 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 41 Match/Link Med denne funksjonen kan du lukke flere åpne poster mot hverandre. Kriteriet er at de er registrert på samme kunde eller leverandør, og at saldo på de valgte postene går i null. Den vanligste grunnen til at slike poster ikke lukkes i utgangspunktet er at betalingen er registrert med annet Fakturanummer enn den opprinnelige fakturaen (for eksempel 90 og ikke 9). Dersom flere poster med samme fortegn skal matches mot en betaling (eller omvendt, flere betalinger skal matches mot en fordring), kan disse Linkes. Summen av postene behøver da ikke å gå i null. - Marker en av de aktuelle postene. - Klikk Match/Link poster. I vinduet som åpnes vises den valgte posten øverst, sammen med Dato for registrering av matching/linking (betalingsdato). - Velg eventuelt en annen dato for registrering. Vinduet viser også alle potensielle poster for den samme kunden/leverandøren. - Merk av posten(e) du ønsker å matche/linke og klikk OK Det er selvfølgelig mulig å velge flere enn to poster som skal lukkes mot hverandre. Hvis en post har tre motposter vil også match funksjonen kunne lukke disse. Det eneste kravet er at summen nederst må bli null. Postene vil nå få samme Match ID. Du kan velge i Brukerinnstillinger at kolonnen for Match ID skal vises som standard i kundelisten. Dersom du har lukket feil bilag mot hverandre kan du åpne dem igjen. Merk en av postene som er lukket og klikk på Match/Link knappen. Fjern avhukingen på de postene som ikke skal matches/linkes. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 42 Betalingspåminnelser Ved hjelp av veiviseren for Betalingspåminnelse kan du generere betalingspåminnelser og inkassovarsler til kunder som ikke har betalt utestående innen forfallsdato. Knappen for betalingspåminnelser finner du på venstre side i Kundereskontroen. Innstillinger for betalingspåminnelser Dersom du i kundereskontroen ikke finner knappen for betalingspåminnelser, er dette fordi du ikke har sattt på innstillinger for at du skal benytte funksjonaliteten. Klikk da på knappen Innstillinger, og igjen på knappen Innstillinger til høyre for teksten ”Bedriften sender betalingspåminnelser til sine kunder”. Kunder som ikke betaler fakturaer i tide kan enkelt følges opp ved hjelp av betalingspåminnelser. Du kan bl.a. bestemme hvor mange betalingspåminnelser kunden skal motta før det evt. blir aktuelt med et inkassovarsel. Du kan sette følgende innstillinger: Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel: Gjennom en nedtrekksliste velger du ønsket antall betalingspåminnelser som skal genereres til kunden før inkassovarsel. Kun sende betalingspåminnelse for krav større enn: Betalingspåminnelser vil kun bli foreslått for fordringer som er større enn valgt beløp. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 43 Påminnelser og varsler skal inneholde produktlinjer fra originalfaktura: Hvis fordringene er opprettet i Ordre/Faktura-modulen kan produktlinjene vises på påminnelser og varsler. Påløpt gebyr skal automatisk settes inn i vindu for registrering av innbetalinger: Ved registrering av betaling på den opprinnelige fordring legges påløpt gebyr automatisk inn i feltet for Påminnelsesgebyr. Fakturahistorikk skal legges ved e-mail: Dersom påminnelsen sendes pr. e-mail kan fakturahistorikken legges ved. For hver nye påminnelse som skrives ut og godkjennes endrer fordringen status. Nederst i vinduet kan du sette egne betingelser for hver status. Antall statuser følger antall betalingspåminnelser du har valgt øverst i vinduet. Slå sammen fakturaer fra en kunde til én påminnelse med det høyeste nivået: Merk av her dersom du ønsker å slå sammen påminnelser til én påminnelse med det høyeste nivået. Merker du ikke av her, vil det opprettes separate påminnelser for hvert nivå. Legg til rentefakturering på betalingspåminnelser: Hvis du merker av for denne innstillingen, vil du kunne legge til rente på betalingspåminnelser. Legg også inn rentesats som skal brukes forsinket betaling, ved å klikke på knappen med tre prikker til høyre. Utskrift av betalingspåminnelser Fra kundereskontroen kan du klikke på knappen Betalingspåminnelse for å starte veieviseren for utskrift. Når du klikker på knappen kommer denne dialogboksen: Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 44 Her kan du velge om du skal opprette nye betalingspåminnelser, eller skrive ut betalingspåminnelser som er skrevet ut tidligere. Gruppe Her kan du filtrere på gebyrgrupper og få foreslått alle kunder som tilhører valgt gebyrgruppe. Kunde Dersom du ønsker å opprette betalingspåminnelse eller inkassovarsel på en bestemt kunde kan du taste inn kundenummeret, eller velge ønsket kunde ved å klikke på knappen . Påminnelsesdato Her velges ønsket dato for påminnelsen. Fordringer som har forfalt innen valgt dato kommer med i utvalget. Klikk Utvalg hvis du ønsker å gjøre et mer avansert utvalg. Klikk Neste for å se hvilke fordringer som blir foreslått basert på ditt utvalg. Du har mulighet til å fjerne fordringer fra utvalget ved å fjerne markeringen i venstre kolonne på disse fordringene. Her kan du også velge hvorvidt du ønsker å Slå sammen fakturaer fra en kunde til én påminnelse med det høyeste nivået. Fjerner du avmerkingen her, vil det opprettes separate påminnelser for hvert nivå Klikk Neste for å få en forhåndsvisning av rapporten Påminnelsesforslag. Klikk Forrige for å gå tilbake og gjøre endringer i utvalget. Marker Skriv ut liste over betalingspåminnelser/inkassovarsler og velg utskriftsmediet dersom du ønsker å skrive ut denne rapporten. Velg også korrekt medium for utskrift av selve påminnelsene/inkassovarslene. Klikk Neste for å skrive ut rapportene. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 45 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 46 Leverandørreskontro Oppbygning/utseende og funksjoner i leverandørreskontroen er veldig lik funksjonene i kundereskontroen. Se i de respektive avsnittene under Kundereskontro dersom du ønsker å vite mer om forskjellig funksjonalitet. Remittering I programmet er det to former for remittering; Automatisk remittering og Manuell remittering. I Manuell remittering har du mulighet til å skrive ut betalingsforslag og utbetalingsblanketter. I Automatisk remittering vil du kunne koble deg til flere alternative betalingstjenester for å kunne utføre pengetransaksjoner. Remittering gjøres for å forenkle utbetalingen av lønn og/eller leverandørgjeld, og bokføringen av dette. Dersom du har valgt Bedriften benytter remittering under Innstillinger for reskontro (Firmainnstillinger), vil du få opp knappene Betaling til bank og Betaling fra bank. Ved bruk av disse knappene kommer du inn i veivisere som hjelper deg med innsending/mottak av remitteringsfiler til/fra bank. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 47 //48 Hovedbok Alle regnskapsdata blir til slutt samlet i Hovedbok. Selv om det daglige arbeidet foregår i andre moduler, vil all informasjon overføres til hovedboken. Periode- og terminavslutning, årsavslutning og oppstart av nytt regnskapsår er sentrale temaer når alle data har blitt samlet i hovedboken. Brukerinnstillinger for hovedbok Brukerinnstillinger for Hovedbok finner du under Vis/Innstillinger/Bruker/ Innstillinger per modul/Hovedbok. Du finner også en snarveiknapp øverst i Hovedbok. Gjennom brukerinnstillingene for Hovedbok tilpasser du hvilke kolonner som skal vises i vinduet. Disse innstillingene kan settes individuelt for hver enkelt bruker. Marker avhukingsboksene for de kolonnene du vil se, og fjern markeringen for de du vil skjule. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 48 Hovedbok Du kan se dataene i hovedboken på seks forskjellige måter. Du finner knapper for disse i venstre marg, og kan skifte mellom dem når det passer deg. Bilagsliste Bilagsliste er det første du vil møte når du åpner hovedboken. Dette er imidlertid bare en av flere måter du kan se Hovedbok på. I Bilagslisten kan du se nærmere på de enkelte bilag/fakturaer du har ført. Det finnes gode muligheter for å filtrere/søke fram ønsket informasjon, og visningen i vinduet kan tilpasses etter eget behov. Velg først hvilket Regnskapsår du vil se bilag for i nedtrekkslisten øverst til venstre. Velg så om trestrukturen skal vise Bilagsart/periode eller Periode/bilagsart. Første alternativ vil vise bilagsartene hver for seg med underliggende perioder. Andre alternativ vil vise periodene hver for seg med underliggende bilagsarter. Klikk på det du vil skal vises i listen. Du må gå minst to nivåer ut i treet for å velge, dvs. at du må foreta valg av både bilagsart og periode. Klikk på Rediger-knappen hvis du vil redigere Avdeling, Prosjekt eller Beskrivelse for den aktuelle linjen. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 49 Klikk på Slett for å reversere markerte bilag. Et nytt bilag vil bli opprettet direkte i hovedbok eller via bilagsregistrering avhengig av hva du velger. Dersom du velger Hovedbok vil reverseringbilaget gå direkte inn i hovedboken. Dersom du velger Bilagsregsitrering vil reverseringsbilaget legge seg i bilagsregistreringen. Her har du mulighet til å gjøre eventuelle korrigeringer før du selv overfører til hovedboken. Begge fremgangsmåtene gir deg mulighet til å skrive ut en Posteringsjournal. Du kan ikke reversere bilag fra lukkede perioder, eller dersom bilaget er et automatisk generert inngående saldobilag. Dersom bilaget ikke kan reverseres, kan du føre korrigeringsbilag manuelt i bilagsregistrering i en åpen periode. Klikk på Søk for å søke etter utvalgte bilag. Da åpnes dialogvinduet Søk hvor du legger inn søkekriterier i de ulike feltene. Det store feltet nederst i dette dialogvinduet vil oppdateres med treff etter hvert som du legger inn søkekriterier. Marker et treff i dette feltet og klikk på Gå til under feltet for å få bilaget opp i hovedboken. Klikk på knappen for Innstillinger for bestemme hvilke kolonner som skal vises i vinduet. Endringene tar effekt når du lukker innstillingsvinduet. Klikk på Gå til reskontro for å vise bilaget i reskontromodulen (kun aktiv når du markerer en reskontropost). Klikk på Gå til kontaktkortet for å åpne kontaktkortet til den som er tilknyttet linjen du har markert (kun aktiv når du markerer en reskontropost). Klikk på Gå til faktura for å vise den tilhørende fakturaen i ordre/faktura-modulen (kun aktiv når du markerer en reskontropost). Klikk på Gå til innkjøp for å åpne bilaget i innkjøpsmodulen (kun aktiv når du markerer en reskontropost). Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 50 Kontoliste I Kontoliste får du oversikt over alt som er postert på hver enkelt konto i det aktive regnskapsåret. Med utgangspunkt i total saldo for hver konto kan du gå videre ned i tallene og se på fordelingen for hver periode, helt ned til den enkelte bilagslinje. Du kan også gå enda lengre og se informasjon om bilaget fra andre moduler, gjennom en rekke knapper. Hvilke av disse knappene som er aktive, avhenger av hvilken konto du velger. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 51 //52 Rapporter Du kan nå rapportknappen fra de fleste modulene i Mamut. Den eneste forskjellen er at du kommer inn på det skillearket som er relevant for den modulen du sto i da du klikket på ikonet. Det finnes mange valgmuligheter i rapportmodulen i programmet. Husk da at du kan høyreklikke på de rapportene du bruker mest, for å legge disse i en egen favorittmappe. Ved å høyreklikke på en rapport kan du også gi den et annet navn enn originalnavnet, slik at du lettere finner dine egne favorittrapporter siden. Etter at du har høyreklikket på noen rapporter kan f.eks. favorittmappa se slik ut: Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 52 Du kan også klikke på rapportpakke. Rapportpakke i knapperaden i favorittmappa for å lage en Med Rapportpakke menes at du kan lage en samling av rapporter til en som f.eks. skal ha flere rapporter hver måned. I følgende eksempel under ser man at vi har valgt ut noen rapporter som Hansen skal ha hver måned. Velg den rapporten du ønsker ved å klikke på pila som peker mot høyre. Bruker du dobbeltpila mot høyre kan du velge alle rapportene. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 53 Dersom du har valgt en rapport som du ikke ønsker, bruker du tilsvarende piler som da peker mot venstre. Husk også at disse rapportene ikke er endelige, da du enkelt kan endre på hvilke rapporter som skal inngå i rapportpakken ved å klikke på Innstillinger favoritt. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 54 Dersom du markerer Hansens månedsrapporter, kan du skrive ut alle rapportene på en gang f.eks. til skjerm, skriver, e-mail e.l. Husk at du finner utskrift til Excel under valget ”Fil”. PDF betyr at du må ha Adobe-reader for å kunne lese rapporten. Dette er et gratis program, og du kan laste ned en Adobe-reader på internettsiden www.adobe.no Tips til rapporter: Sporingsrapport under regnskap kan brukes for å finne ut hvem som har bokført bilag. Reskontro kunder og reskontro leverandører under reskontro kan brukes både på åpne og lukkede poster (et eget valg under skillearket reskontro + status). Fakturajournal under regnskap må skrives ut direkte til skriver for å godkjennes og dermed ”tømme lista”. Du kan heller ikke kjøre årsavslutningen uten å ha ”tømt” denne lista. Det anbefales å skrive ut fakturajournal minst én gang i måneden. Posteringsjournal (automatisk overføring) må også skrives ut direkte til skriver for å godkjennes og dermed ”tømme lista”. Du kan heller ikke kjøre årsavslutningen uten å ha ”tømt” denne lista. Det anbefales å skrive ut automatføringene minst én gang i måneden. Ved utskrift av Resultat- og Balanserapporter kan du, etter å ha klikket på skriv ut, velge på Kilde om bilagene som ikke er oppdatert skal være med på rapporten eller ikke. I utgangspunktet er dette valget satt til kun hovedbok. Oppgave 4 I Mamut Business Software er det tre posteringsjournaler. To av dem må skrives ut og godkjennes fra rapportmodulen. Gå inn i Rapportmodulen under folderen Regnskap, Skriv ut: • • Posteringsjournal (automatisk overføring) Fakturajournal Skriv disse rapportene direkte til skriver. Godkjenn utskriftene. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 55 //56 Periode- /terminavslutning Regnskapet er satt opp med 13 perioder. Én for hver måned og én for årsavslutningsdisposisjoner. Du kan avslutte perioden når alle kostnader og inntekter som tilhører denne er registrert. Merk! Det gjelder egne regler for avslutning av periode 2, 4, 6, 8, 10, og 12 fordi disse også avslutter en avgiftstermin (dersom du har 6 mva-terminer). Når du velger å avslutte en av disse periodene vil avgiftsoppgaven skrives ut automatisk. En veiviser hjelper deg gjennom prosedyren fram til godkjenning av avgiftsoppgaven. Avgiftsoppgaven kan når som helst skrives ut fra rapportmodulen, både før og etter avslutning av en termin. For å avslutte perioden/terminen går du på Vis/Regnskap/Avslutte periode - Velg hvilket Regnskapsår og hvilken Periode du ønsker å avslutte ved hjelp av nedtrekkslistene. - Klikk Neste. - Du vil nå bli bedt om å fullføre og godkjenne periodeavslutningen. Viktig! Når du har valgt å avslutte en periode har du ingen mulighet til å opprette, endre og slette bilag innenfor denne perioden i ettertid. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 56 Registrering av ID og passord før innsending til Altinn Før du kan sende lønns- og trekkoppgavene (eller andre skjemaer) til Altinn, må ID og passord være registrert under firmainnstillingene. Gå derfor til menyen Vis/Innstillinger/Regnskap/Modulinnstillinger/Altinn. Bildet du da får opp ber deg fylle inn Fagsystem ID og passord. Fagsystem ID`en som skal fylles inn i vinduet får du fra www.altinn.no. Du må derfor logge deg inn der, og klikke på menyen Tilgangsstyring som vist på neste side. Velg deretter Datasystemer på venstre side. Velg så korrekt firma i nedtrekkslisten Vis datasystem for den jeg representerer nå. Legg deretter inn en passende Beskrivelse og velg Mamut i nedtrekkslisten Type datasystem. Finn så på et egenopprettet passord. Klikk så på knappen Legg til. ID`en du da tildeles (nederst i bildet), samt passordet du fant på selv skal legges inn i innstillingene i Mamut som forklart over. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 57 Avgiftsoppgave Avgiftsoppgaven blir automatisk skrevet ut når du avslutter en termin (periode 2,4,6,8,10,12 ved 6 mva-terminer). Rapporten kan til enhver tid skrives ut fra rapportmodulen under Vis/Regnskap/Rapporter. For å bedre kunne avstemme oppgaven finner du her også rapportene Avgiftsoppgave, avstemming, og Avgiftsoppgave detaljert 1 & 2. Differanse på avgiftsoppgaven Det kan være flere årsaker til at avgiftsoppgaven ikke stemmer. Du vil her få en oversikt over de vanligste årsakene til en differanse. Forklaring av punktene på avgiftsoppgaven: I punkt 1 i avgiftsoppgaven henter programmet tall fra alle kontoer som i kontoplanen har avhukningen Skal være med i grunnlag for utg. omsetning. (Se punkt 1 i listen under). Dette er omsetning innenfor og utenfor merverdiavgiftsloven. I punkt 2 hentes all omsetning fra punkt 1, minus omsetning utenfor merverdiavgiftsloven. Hvis du på en konto har haket av for utenfor avgiftsområdet, kommer den ikke med i dette punktet. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 58 I punkt 3 hentes alt som er ført med avgiftskode Ingen avgift, og som på kontoen har avhukningen Skal være med i grunnlag for utg. omsetning. Alt som kommer i punkt 3, skal også komme i punkt 1 og 2. I punkt 4, 5 og 6 hentes tall fra alle føringer med avgiftskode for henholdsvis høy, middel og lav sats (utgående avgift), mens beregnet avgift henter tall fra saldoen på konto 2710 (høy), 2715 (middels) og 2716 (lav). I punkt 7 hentes tall fra føringer som er gjort mot avgiftskodene Import tjeneste, innenfor EU og Import tjeneste, utenfor EU. Her vil både grunnlaget og beregnet avgift vises. I punkt 8, 9 og 10 hentes saldoen på kontoene 2720 (høy), 2725 (middels) og 2726 (lav). Det vil her kun komme tall under Beregnet avgift. Det skal ikke vises grunnlag for inngående avgift. Dersom avgiftsoppgaven ikke stemmer, anbefaler vi at du skriver ut rapporten Avgiftsoppgave (avstemming). Den gir opplysninger om hvilke bilag som forårsaker en eventuell differanse. Dersom du ikke finner årsaken til differansen her, kan du skrive ut rapportene Avgiftsoppgave Detaljert og Avgiftsoppagave Detaljert 2 for å undersøke nærmere hva hver post på avgiftsoppgaven består av. Gå gjennom følgende punkter for å finne årsaken til differanse: 1. Feil innstilling på én eller flere kontoer Alle kontoer som skal være med i grunnlag for utgående omsetning, må ha innstilling for dette i kontoplanen. Dersom du har opprettet egne salgskonter i 3000serien, eller fører på kontoer utenfor 3000-serien med avgiftskode utgående mva, har ikke kontoene automatisk fått denne innstillingen. Har du feil beløp i punkt 1 og 2, så skyldes det sannsynligvis dette. Et eksempel på en konto hvor dette kan være aktuelt er "Tap på fordringer". Slik går du frem for å velge at en konto skal være med i grunnlag for utgående omsetning: a. Gå til Vis – Regnskap – Kontoplan b. Finn frem til aktuell konto og klikk på fanekortet Avansert c. Merk av i feltet Skal være med i grunnlag for utgående omsetning 2. Direkte føring mot konto for utgående mva: Direkteføring av utgående mva vil si at det har blitt ført bilag direkte mot konto 2710, 2715 og/eller 2716. Avgiftsgrunnlag blir ikke registrert ved en slik føring, og det vil bli differanse mellom utgående mva og grunnlaget for beregning av avgiften. Dette vil fremkomme på rapporten Avgiftsoppgave (avstemming). 3. Inngående saldo bilaget har saldo på mva- kontoene: IS-bilag skal vanligvis ikke inneholde saldo på konto 2710-2744. Før årsavslutning skal alle mva-konti være tømt mot oppgjørskonto for mva. Bilag som er bokført i periode 13 med avgiftskode blir ikke tatt med i den automatiske tømmingen av mva-kontoene ved terminavslutning, og må derfor tømmes manuelt. Har du saldo på mva kontoene i ditt Inngående saldo bilag, så må du gjøre opp dette i året før, og deretter overføre midlertidig inngående saldo på nytt. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 59 4. Inngående saldo med avgiftskode eller inngående saldo på resultatkonto Dersom inngående saldo ble ført med avgiftskode på noen konti, vil dette føre til feil på avgiftsoppgaven. Dette må korrigeres i Bilagsregistrering. Ingen resultatkonti (Kontonummer 3000-9999) skal være med i inngående saldo per 01.01. Dersom inngående saldo skal legges inn midt i året, må dette gjøres i mva-terminen før terminen hvor regnskapsføring starter, og vanlig periodeavslutning må foretas, slik at mva-kontoene blir korrekt tømt mot oppgjørskonto for mva. 5. Benyttet avgiftskode for både utgående og inngående mva på samme konto Dersom du for eksempel har brukt konto 3010 med avgiftskode både for utgående og inngående mva, vil du få feil på punkt 1 og 2 på avgiftsoppgaven. Årsaken til det er at føringer med inngående avgift vil også komme med i grunnlaget for utgående avgift. Har dette skjedd må du reversere bilagene som er ført med feil avgiftskode, og føre de på nytt mot en annen konto. 6. Bilag er ført mot feil periode/år Dersom det er noen bilag som ikke kommer med på avgiftsoppgave detaljert, eller avgiftsoppgave detaljert 2, pass på at bilagene er ført på riktig år og periode. Vær også oppmerksom på hvilket filter du har satt ved utskrift av avgiftsoppgaven. Husk at hver mva- termin vanligvis omfatter to regnskapsperioder, der januar og februar er mva- termin 1, osv. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 60 //61 Inngående saldo Registrering av inngående saldo gjøres vanligvis ved starten av et nytt regnskapsår, men kan også registreres midt i året hvis Mamut tas i bruk midt i et regnskapsår. Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase MERK: Denne fremgangsmåten gjelder kun ved opprettelse av ny firmadatabase, og ikke ved årsavslutning. Ved årsavslutning vil inngående saldo for det nye regnskapsåret bli lagt inn automatisk (les mer om det i avsnitt Overføring av inngående saldo). Ved registrering av inngående saldo manuelt benytter du bilagsart Inngående saldo (IS) i Bilagsregistrering. Registrering av Inngående saldo ved regnskapsårets start: - Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. - Velg bilagsart Inngående saldo. - Velg ønsket periode, regnskapsår og dato. Hvis du f.eks. har opprettet en ny firmadatabase og skal legge inn inngående saldo pr. 1/1-10 velger du periode 1, regnskapsår 2010 og dato 1/1-10. - Begynn med å registrere saldoen på eiendelssiden (debet). Dette gjelder kontoene 1000 til 1999. - Når du kommer til konto 1510 (kundefordringer) må alle fordringer legges inn som egne bilagslinjer. Når du taster inn konto 1510 og velger ønsket kunde vil det komme opp en dialogboks som ber om fakturanummer. Dette må fylles ut hvis du ønsker å få reskontroen mest mulig korrekt. - Etter å ha registrert saldoen på eiendelssiden legges gjeld og egenkapital inn (kredit). Dette gjelder kontoene 2000 til 2999. Leverandørgjeld (konto 2410) må legges inn med egne bilagslinjer på samme måte som kundefordringene. Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Registrering av Inngående saldo midt i regnskapsåret: - Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i bilagsregistrering. - Velg bilagsart Inngående saldo. - Dersom du skal begynne midt i et regnskapsår f.eks. 1/7-10, må du ta med deg tallene fra egen saldo per 30/6-10. Legg saldoen inn på perioden før den du begynner å bruke programmet i (følg fremgangsmåten ovenfor). På enkelte kontoer vil det nå komme frem avgiftskode f.eks. på konto 3010 og 4010. Dette er poster som allerede har vært momsbelagte. For å komme "rundt" dette, bruker du [TAB]-tasten bort til feltet Avgiftsbehandling og setter dette feltet blankt. Postene vil da ikke avgiftsbehandles. - Etter at saldoen en lagt inn, overføres bilaget til Hovedbok. Øvrig: Det anbefales at du fører inngående saldo som ett bilag, og ikke oppdelt på flere IS-nummer. Med andre ord at du f.eks. fører all inngående saldo som IS1 og ikke delt opp i IS1, IS2, IS3 osv. Hvis du likevel velger å føre inngående saldo over Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 61 flere bilag må du passe på at hvert enkelt bilag balanserer (debet=kredit). Hvis ikke hvert enkelt bilag balanserer vil ikke bilagene kunne overføres til Hovedbok. Eksempel på et Inngående saldo bilag: Overføring av inngående saldo Inngående saldo blir automatisk overført til nytt regnskapsår i forbindelse med årsavslutning. Når du foretar årsavslutning i Mamut blir det automatisk bokført et IS-bilag på den første åpne perioden på det nye året (vanligvis periode 1). Dette IS-bilaget har bare føringer på balansekontoene (konto 1000-2999). Dersom du ikke avslutter året i begynnelsen av det nye regnskapsåret, men ønsker å vente med dette, kan det være til hjelp å bruke Midlertidig overføring av inngående saldo. Dette benyttes i tidsrommet etter at man har påbegynt nytt regnskapsår (f.eks. år 2008) og før det foregående er avsluttet (f.eks. 2007) og endelig Inngående saldo overføres. Ved å overføre midlertidig inngående saldo får du et bedre grunnlag for finansielle vurderinger av selskapets balanseposter (for 2008) i dette tidsrommet. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 62 Ved å gå på Vis/Regnskap/Overfør midlertidig Inngående Saldo kommer du inn i veiviseren for overføringen. Ved årsavslutning av foregående år (f.eks. 2007) vil endelig Inngående Saldo overskrive den midlertidige slik at balanserapportene gjengir de korrekte forhold. - Velg hvilke to regnskapsår midlertidig inngående saldo skal overføres fra og til. - Klikk OK. - Et bilag opprettes i det nye regnskapsåret med bilagsart Inngående saldo som inneholder alle balansekontoer. - Ta eventuelt ut en balanserapport for det nye året for å verifisere at balansen er oppdatert. - Gjenta prosedyren hver gang du foretar endringer på balansen i det gamle året. Det samme bilaget overskrives da med oppdaterte saldoer. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 63 //64 Mamut One Hva er Mamut One? Mamut One er en komplett løsning for din bedrift, bygget opp av to elementer - en programvaredel og en tjenestedel. Kombinasjonen gir deg full funksjonalitetsrikdom samtidig som du får full frihet til å arbeide fleksibelt. Programvare i Mamut One Tjenestene i Mamut One Ledelse/Rapporter Mamut Online Desktop Økonomi/Regnskap Mamut eZ Publish Kontaktoppfølging (CRM) Microsoft Exchange Online Salgsstøtte Microsoft SharePoint Online Innkjøp/Logistikk Microsoft Lync Online Lønn/Personal Mamut Online Survey Timeregistrering Microsoft Office 365 Nettsted/E-handel Mamut Online Backup Del informasjon med flere ansatte Effektiv håndtering av regnskap og lønn Profesjonell salgs- og kundeoppfølging (CRM) Kontroll på innkjøp, lager og logistikk Styr aktiviteter, timer og prosjekter Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap Selg mer med integrert nettbutikk Online-funksjonalitet sikrer mobilitet Enkel tilgang til alle rapporter og analyser Brukervennlig og mest for pengene Enkel tilpasning av løsningen til dine behov 64 //65 Mamut Online Backup Mamut tilbyr en tjeneste ved navn Mamut Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. Mamut Online Backup er en nett-basert, sanntids backup og lagringstjeneste. Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Online Backup jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til Microsofts Azure plattformen som tilbyr noe av den sikreste og pålitelige lagringen som er tilgjengelig. Dataene krypteres med din private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Installasjon Du laster ned og installerer Mamut Online Backup fra www.mymamut.com, velger hvilke mapper du ønsker å sikre og det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Systemkrav Mamut Online Backup krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows XP, Vista eller Win7. På www.mamut.no/system kan du til en hver tid sjekke systemkrav. Det anbefales bredbånd for effektiv utnyttelse av Mamut Online Backup. For ytterligere informasjon se www.mamut.com/no/onlinebackup Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 65 //66 myMamut Kontrollpanel myMamut er et kontrollpanel som samler administrative tjenester som Mamut Supportsenter, fakturahistorikk/betaling, brukeradministrasjon, Mamut Online Backup og Office 365. Mamut ID For å logge inn på myMamut vil du trenge en Mamut ID. Mamut ID er en felles innloggingstjeneste for en rekke tjenester som Mamut Online Backup, myMamut og Mamut Online Desktop. Mamut sender ut en Mamut ID invitasjon til Administratoren for tjenesten hos dere. Funksjonalitet Administratoren kan opprette brukere som gis tilgang til funksjonalitet i myMamut, opprette brukere til Mamut Online backup og Office 365. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 66 Administratoren kan også aktivere og administrere Mamut eZ Publish, Domene, Microsoft Office 365, Mamut eZ Publish, Linux Web Server, Microsoft SQL, MySQL, og Windows Web Server. //67 Nyttig Det finnes flere nettsteder som kan være til hjelp med regnskapsarbeidet. Nedenfor noen av de viktigste linker: Mamut artikkelsøk: http://www.mamut.com/support/search/ Skatteetaten:http://www.skatteetaten.no Arbeids- og velferdsforvaltningen (Trygdeetaten): http://www.nav.no Nærings- og handelsdepartementet: http://www.bedin.no/ Oppslagsverk: http://www.infotjenester.no Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening: http://www.narf.no Regnskapsrelatert info for næringslivet: http://www.revisjon.no Sticos: http://www.sticos.no Den norske revisorforeningen: http://www.revisorforeningen.no Konkursrådet: http://www.konkursradet.no/maler/ Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 67 Vedlegg til oppgave 2 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 68 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 69 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 70 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 71 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 72 Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 73 Fasit Oppgave 1 Gå inn i menyen Vis/Regnskap/Kontoplan. Bruk denne for å slette og denne for å opprette ny konti. Husk å gå inn på skillearket avansert og sett et kryss på dette valget: Oppgave 2 Bruk av bilagsregistrering for registrering av bilagsarten inngående fakturaer. Fakturanr 202020 101201 151502 151502 151502 151502 202010 184016 Debet 4010 Innkjøp varer 6800 Kontorrekvisita 6800 Kontorrekvisita 1250 Inventar 6540 Inventar 6305 Felleskostnader 6300 Leie lokaler Kredit 2410 Leverandørgjeld 2410 Leverandørgjeld 2410 Leverandørgjeld 2410 Leverandørgjeld 2410 Leverandørgjeld Kommentar Netto! Netto! Netto! + Ny konto Overfør bilagene til Hovedbok når du er ferdig. Oppgave 3 Gå inn på bilagsregistrering og opprett et nytt bilag med bilagsart bank og slå inn fakturanummer på konto. Alternativ løsningsmåte: gå på leverandørreskontro, finn frem leverandøren og fakturaen, og klikk på . Velg riktig konto og dato og klikk på OK. Oppgave 4 Gå på Vis/Regnskap/Rapporter og finn de rapportene du skal skrive ut. Velg at rapportene skal skrives ut direkte til skriver for å ”tømme innholdet” og svar ja på at du godkjenner utskriften. Mamut Academy || Grunnkurs Regnskap 74
© Copyright 2024