1. No category

Skihyttevegen Hytteeierforening
Referat fra årsmøtet i Skihyttevegen Hytteeierforening
avholdt lørdag 1. juni 2013 kl 14:00 på Nordseter Fjellpark
Sportell.
Tilstede:
Foreningens leder kunne ved møtets åpning ønske 19 stemmeberettigede deltakere
velkommen. På forhånd var det kommet inn 3 fullmakter slik at totalt antall stemmer
var 22.
Saker:
1. Godkjenning av innkalling, saksliste, møteleder og protokollføring
Det fremkom ingen merknader til innkalling og dagsorden til årsmøtet.
Gunnar Nebell ble valgt som møteleder og Stein Erik Haavi valgt som referent.
Andreas Lie ble valgt til å medundertegne referatet.
2. Styrets beretning for 2012
Som innledning til styrets beretning presenterte Jørgen Galtestad en oversikt over
styrets arbeid gjennom 2012, foreningens struktur og hovedansvarsområder. Styret
har gjennom 2012 gjennomført et betydelig arbeid for å rydde opp i fortid, samtidig
som de fulgte opp de løpende oppgavene inkludert forberedelser til forenklet struktur
og rutiner fremover.
Gjennom presentasjonen fikk møtet en oversikt over hvilke oppsittere som er
inkludert i de ulike oppgavene foreningen ivaretar. Dokumentasjon var oversendt
medlemmene med innkallingen til årsmøtet. For å ivareta de ulike oppsitternes
behov og situasjon, forbereder styret regnskap og budsjetter for tre hovedområder
som deretter samles i et hovedregnskap og -budsjett. De tre hovedområdene er
vedlikehold og drift av Skihyttevegen, vinterbrøyting, samt vann og avløp. Styret vil i
2013 se på muligheter for forenklinger.
Møteleder viste til årsberetningen vedlagt innkallingen til møtet og ba om merknader
til beretningen før avstemming. Det fremkom ingen merknader.
Vedtak: Styrets beretning for 2012 ble enstemmig vedtatt uten merknader.
3. Årsregnskap for 2011 og 2012 + Orientering om tertialregnskap jan-apr 2013
Som første punkt ble korrigeringer etter revisors bemerkninger til regnskapet for
2011 gjennomgått og bekreftet tatt til følge av kasserer Tove Røysted Aker. Effekten
av korrigeringene var et resultat som var 2 100 kr lavere enn referert i årsmøtet for
2011 regnskapet.
Vedtak: Regnskapet for 2011 ble enstemmig godkjent.
Fullstendig regnskap for 2012 var vedlagt innkallingen til årsmøtet og kasserer Tove
Røysted Aker redegjorde for hovedpunkter i resultatoppstilling og balanseoppstilling i
hovedregnskapet. Hun kunne slå fast at foreningens økonomi var tilfredsstillende.
Skihyttevegen Hytteeierforening-Årsmøte 2013-130601 v2 (endelig endelig 2013-08-22)
Skihyttevegen Hytteeierforening
Hovedpunkter:
- Foreningen opererer med tre kategorier underregnskap: Skihyttevegen,
Vinterbrøyting samt Vann og avløp
- Underregnskapene konsolideres til et hovedregnskap
- Eldre fordringer er tatt til tap
- Prinsippet for føring av brøytekostnader er endret
- Prinsippet for føring av avskrivninger er endret.
Regnskapet for 2012 er gjort opp med et underskudd. Underskuddet er fordelt ut på
de tre underregnskapene. Medlemmer som ønsker oppstillingen for
underregnskapene bes henvende seg til økonomiansvarlig. Hovedtallene i
regnskapet er:
 Omsetning i 2012:
Kroner 145 154
 Årsresultat for 2012:
Kroner -48 694
 Balansen pr 31. desember 2012:
Kroner 326 999
o (+ VA-anlegg med en gjenanskaffelsesverdi på 4 400 000 (2008)kroner.
Vedtak: Hovedregnskap for 2012 ble godkjent.
4. Revisors beretning for 2011 og 2012
Revisors beretninger for 2011 og 2012 var sendt ut på forhånd.
Vedtak: Revisors beretninger for både 2011 og 2012 ble enstemmig godkjent.
5. Saker fra styret
a. Arbeidsoppgaver fra Årsmøte 2012;
i. Revisjonsberetning 2011: Muntlig v/Tom
Viser til Toves gjennomgang av regnskapet under punkt 3 og punkt 4 revisors
beretning.
ii. Definisjon av Skihyttevegen – inkludering av sideveger: Muntlig v/Tove
Kart med oversikt over Skihyttevegen med sidevege ble presentert.
Styret har kontaktet oppsitterne i ESHVA. Det har foreløpig ikke kommet noen
tilbakemeldinger fra oppsitterne på styrets forespørsel. Saken følges opp av
nytt styre.
iii. VA-anlegget og balansen: Muntlig v/Jørgen
Viste til noten i regnskapet som anmodet i årsmøtet 2012.
iv. VA-anlegget og Høgfjellia: Muntlig v/Jørgen
Linjene gått opp mellom Skihyttevegen Hytteforening og Høgfjellia
Hytteforening. Ingen uenighet om saker mellom foreningene. Fordeling av
forsikringskostnader vil bli videreutviklet.
v. Høgfjellia Veilag: Muntlig v/Jørgen
Stiftet i påsken 2013. Oppsittere i Skihyttevegen som har veirett i Høgfjellia er
invitert inn i veilaget. Dette til orientering.
Skihyttevegen Hytteeierforening-Årsmøte 2013-130601 v2 (endelig endelig 2013-08-22)
Side 2 av 6
Skihyttevegen Hytteeierforening
vi. Bom Høgfjellia: Muntlig v/Jørgen
Står mye åpen pga. anleggsvirksomhet. Bommen administreres av Høgfjellia
Vel men det er Høgfjellia AS som ønsker bommen åpen (mer enn vår forening
setter pris på).
vii. Bom Skihyttevegen (skadet): Muntlig v/Andreas
Hærverk på antenne tatt til følge ved at antennen nå er montert inne i
mottakerboksen.
Hærverk på selve bommen tatt hånd om to ganger – deretter ingen problemer.
Utbedringene etter hærverket er ivaretatt på billigst mulig måte ved at Andreas
selv har reparert skadene.
b. Økonomirutiner: Saksdokument v/Jørgen
Dokument gjennomarbeidet via statsautorisert revisor og sirkulert til foreningens
medlemmer. Godt redegjort for i dokumentasjonen utsendt med innkallingen. Noen
saker er beskrevet spesielt for Årsmøtet slik at de er tydelige for medlemmene:
i. Utestående fordringer - Tiltak mot dårlige betalere v/Jørgen
Styret har utarbeidet tiltak overfor dårlige betalere som ble presentert i møtet.
Saken tatt til etterretning i møtet og styret følger opp tiltakene fremover.
ii. Bidrag til infrastrukturen – men også mulighet til å kunne påvirke
utviklingen på Nordseter v/Jørgen
Notat om infrastrukturen på Nordseter var vedlagt innkallingen til møtet. Styret
har nødvendig fullmakt dersom Nordseter Vel ønsker at hytteeierforeningene
samler inn de økonomiske bidragene.
iii. VARR-fond; fond for Vann og Avløpsanleggets større Reparasjoner og
Reinvesteringer v/Jørgen
Det er etablert et fond med innbetalinger på 2 500 kr per hytte til uforutsett
vedlikehold og reparasjoner. Oppbyggingen av fondet skjer ved at hver
oppsitter tilknyttet vann og avløp betaler inn 500 kr per år i 5 år.
iv. Skihyttevegen - Brøyting – Skiløyper v/Jørgen
Oversikt inkludert bom nederst i Skihyttevegen ble gjennomgått.
Hytteeierne nedenfor Skogsløypa vil også fremover ordne vinterbrøyting på
egen hånd.
Vedtak: Punkt a) ”Arbeidsoppgaver fra årsmøtet 2012” og b) Økonomirutiner
ble begge tatt til etterretning og styret ble gitt de nødvendige fullmakter.
Vedtaket var enstemmig.
c. Nye vedtekter: Saksdokumenter (tidligere vedtekter + forslag nye) v/Jørgen.
Det var sendt ut tre dokumenter med innkallingen til møtet: ”Gjeldende vedtekter”,
”Endringer i vedtekter” (vann og avløp tatt inn, ubebygde tomter tatt inn under felles
begrep oppsitter for hytter og tomter), samt ”Forslag til oppdaterte vedtekter”.
Det ble bemerket at det fortsatt er behov for å forenkle den grunnleggende
strukturen som orientert om under sak 2.
Skihyttevegen Hytteeierforening-Årsmøte 2013-130601 v2 (endelig endelig 2013-08-22)
Side 3 av 6
Skihyttevegen Hytteeierforening
Vedtak: Forslag til nye vedtekter ble enstemmig vedtatt.
d. Ansettelse av forretningsfører: Saksdokument v/Jørgen
Styret ba årsmøtet om fullmakt til å kjøpe forretningsførertjenester. Bakgrunnen for
behovet for denne fullmakten er omfanget av regnskapsrollen i styret. Samtidig vil
det være nødvendig med en overlapping mellom dagens kasserer og forretningsfører
dersom det på et tidspunkt i fremtiden ikke er mulig å bekle vervet blant
medlemmene i foreningen. Dersom fullmakten benyttes vil dette innebære at
årskontingenten vil stige med om lag 300 kr per oppsitter.
Vedtak: Årsmøtet vedtok enstemmig å gi styret fullmakt til å kjøpe
forretningsførertjenester om nødvendig for å opprettholde den nødvendige
kvaliteten i kassererrollen også fremover.
6. Budsjett for 2013: Saksdokument v/Tove
Presentasjonen ble gjennomgått sammen med punkt 3. Budsjettene er utarbeidet
basert på 2012 regnskapet og antall betalende medlemmer. For 2013 budsjetterer
styret med et underskudd på 1 800 kr i hovedregnskapet. Det er utarbeidet egne
budsjett for hver av de tre underregnskapene jamfør sak 3.
Vedtak: Budsjettet ble vedtatt. Vedtaket var enstemmig.
7. Saker fra medlemmene: Ingen.
8. Fastsetting av kontingent og avgifter for 2014: Saksdokument v/Tove
a. Årskontingent Skihyttevegen – drift og vedlikehold v/Tove
Styret fremla forslag om å øke kontingenten til 500 kr per år, opp fra 300 kr i
2013. Dersom forretningsførertjenestene kjøpes inn, vil kontingenten øke med
ytterligere 300 kr til 800 kr per år.
Vedtak: Styret forslag ble enstemmig vedtatt.
b. Årskontingent for annen infrastruktur på Nordseter
Det er for tidlig å beslutte årskontingent og møteleder fikk møtets tilslutning til at
saken utgår.
Vedtak: Saken utgår. Vedtaket var enstemmig.
c. Brøyteavgift ovenfor Skogsløypa
Styret foreslo at á konto for brøytekostnadene opprettholdes uendret på 1 500
kr. Tove orientert om at brøytefondet per årsskiftet var på 53 330 kr
Vedtak: Møtet vedtok enstemmig å opprettholde á konto på 1 500 kr.
Skihyttevegen Hytteeierforening-Årsmøte 2013-130601 v2 (endelig endelig 2013-08-22)
Side 4 av 6
Skihyttevegen Hytteeierforening
d. Brøyteavgift nedenfor Skogsløypa
Vedtak: Møteleder fikk møtets enstemmige tilslutning til at saken utgår jfr
sak 5.b.iv ovenfor.
e. VA-avgift
Styret foreslo å opprettholde avgiften uendret på 600 kr for 2014.
Tove orientert om at driftsfondet ved utgangen av 2013 var på 12 069 kr.
Vedtak: Møtet vedtok enstemmig å opprettholde avgiften på 600 kr for 2014.
f. Innbetaling til VARR-fond
VARR fondet bygges opp ved at hver oppsitter tilknyttet VARR betaler inn 2 500
kr a 500 kr per år i 5 år.
Vedtak: Møtet vedtok enstemmig å opprettholde innbetalingen til VARR-fond.
9. Valg av styre: Saksdokument v/Jørgen + Valgkomiteen
Jørgen Galtestad og Jens Arne Morken fra valgkomiteen orienterte om komiteens
arbeid og innstilling.
De orienterte om at følgende medlemmer utgår fra styret/revisjon;
 Tom Jevnesveen
 Marit Lovise Dønnem Nilsson (23/1-13)
 Olav Sørby (grunneierrepresentant)
 Andreas Lie (tiltredende vdr bom)
 Øystein Løken (revisor)
Valgkomiteen innstiller på følgende nye styremedlemmer;
 Stein Erik Haavi (gikk inn i styret fra varaposisjon allerede 23/1-13)
 Per Jørgen Eitzen
 Trond Fidje
Grunneierne har utpekt følgende styremedlem:
 Åge Langsethagen.
Valgkomiteen innstiller på følgende nytt varamedlem:
 Bjørn Reinhard Bakkum.
Valgkomiteen innstiller på følgende tiltredende vdr bom;
 Kåre Vang.
Valgkomiteen innstiller på følgende ny revisor;
 Arild Bakken.
Vedtak: Møtet vedtok enstemmig å følge valgkomiteens innstilling.
Skihyttevegen Hytteeierforening-Årsmøte 2013-130601 v2 (endelig endelig 2013-08-22)
Side 5 av 6
Skihyttevegen Hytteeierforening
Styrets leder orienterte om at valgkomité for 2013-14 er;
 Erling Thuen
 Gunnar Nebell
 Tom Jevnesveen.
Stein Erik Haavi
Referent
Gunnar Nebell
Møteleder
Skihyttevegen Hytteeierforening-Årsmøte 2013-130601 v2 (endelig endelig 2013-08-22)
Andreas Lie
Valgt til å medundertegne
protokollen
Side 6 av 6