1. No category

Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1
Dato:
23. august 2012
Sted.
Havnekontoret
Tidspkt.:
Klokken 18:00 – 22:00
Deltagere:
-
Jon Gaasholt
Heidi Kristiansen
Håkon Kristiansen
Anders Sletten
Signe Winther
Oddrun Aasmundrud
Runar Bakken
Geir Aabye
Referat fra forrige styremøte
Referat fra styremøte 22. mai ble sendt ut ultimo mai, og det var ingen merknader til dette.
Vedtak: Referatet ble enstemmig godkjent av styret.
Gjennomgang av regnskapet pr. 30.04.2012.
Vedtak: Styret tok orienteringen rundt økonomi til etterretning.
Utestående husleie pr. møtedato
Styrets leder hadde pr. møtedato sendt ut en oversikt over utestående felleskostnader. Denne
viste at enkelte sameiere til sammen skylder sameiet ca 40.000,-. Dette følges tett opp.
Vedtak: Styret tok orientering rundt utestående til etterretning.
Oppdragsavtaler
Fra tidligere styremøter er det besluttet at enkelte av sameiets oppdragsavtaler skal vurderes med
tanke på evt. å skifte leverandør fra år 2013. De avtalene som enkelte styremedlemmer i denne
omgang vil sjekke ut er:
- Forr. førsel fra Saldo Regnskap Risør AS (eid 50% av styrets leder)
- Vaktmester levert av NJB AS (eid av Håkon Kristiansen & Schage Eiendom AS)
- Vask levert av Rent Bord AS
Idet ovennevnte oppdragsavtaler ikke avstedkom noen realitetsdrøftelser, kun en
arbeidsfordeling, fratrådte hhv. Anders Sletten og Håkon Kristiansen ikke.
Da det pr. møtedato ikke forelå noe konkret sammenligningsgrunnlag mente styret
oppdragsavtalene kunne drøftes på nytt i neste styremøte. Følgende har sagt seg villig til å
innhente evt. konkurrerende tilbud til neste styremøte:
-
Forr. førsel fra Saldo Regnskap Risør AS - Oddrun Aasmundrud
Vaktmester levert av NJB AS - Jon Gaasholt
Vask levert av Rent Bord AS – Signe Winther
Hva angår brøyting opplyste Håkon Kristiansen at dette evt. kan avtales med samme leverandør
som det NJB AS har, og at vedkommende er informert om at en evt. forespørsel vil komme. Pr. i
dag er det ikke inngått noe brøyteavtale for sesongen 2012/13 i regi av sameiet.
Vedtak: Oppdragsavtalene drøftes på neste styremøte, jf. ovennevnte arbeidsfordeling
Husordensregler ”På brygga”
Styret har også for badesesongen 2012 mottatt tilbakemeldinger på at ”Brygga” enkelte dager
har fungert som festplass, fotballarena samt støyende bading/stuping til langt på natt.
I tillegg har det florert med henslengte sykler på store arealer av brygga.
Tidligere har styret fattet vedtak på at det skal søkes utarbeidet ”bruksregler” for de offentlige
arealene i samarbeid med kommunen.
Signe Winther har hatt ansvaret for å utarbeide disse ”kjørereglene” i samarbeid med
kommunen, men opplyste i styremøte at dette fortsatt ikke var utført. Årsaken skal i følge henne
bero på en misforståelse, hvor Winther hadde trodd at Håkon Kristiansen skulle ta dette i mål før
ferien. Håkon Kristiansen på sin side henviste til styremøtereferater, herunder
ansvarsfordelinger. Signe Winther har også i flere styremøter våren 2011 etterlyste en større
rollefordeling/arbeidsfordeling blant styrets medlemmer, noe nevnte case er et direkte resultat
av.
Heidi Kristiansen hadde forut for styremøte sendt ut et forslag til skilting samt at Håkon
Kristiansen, i mangel av fremdrift, hadde sendt ut et utkast til ordlyd på ”kjøreregler”.
Styret ønsket at ”kjøreregler” nå kommer på plass snarest, og at Signe Winther tar dette i mål.
Det samme gjelder søppelbøtter og utplassering av slike. Dette slik at antallet eller størrelsen blir
vesentlig utvidet i fht. 2011 eller i form av hyppigere tømming, herunder evt. dunker tilrettelagt
for engangsgriller (evt. brannfare).
Vedtak:
Signe Winther sørger for at ”kjøreregler” for aktivitet på ”Brygga” blir
omforent med Sande kommune, og skilt – hvis mulig – blir montert/skrudd
opp. Det samme gjelder en tilfredsstillende løsning mht. søppel
Avregning av strøm / oppvarming, status jf. sameiermøte
Styrets leder informerte om at utbedringen av feilmonterte følere på varmtvann er utbedret med
unntak av en leilighet (utbedres en av de første dagene etter styremøte).
Videre ble det informert om at skjema utarbeidet av utbygger er fylt ut av Jensen Varme og
Sanitær og seksjonseier, og det er tatt bilde av situasjonen før og etter utbedringen.
Styrets leder hadde pr. møtedato ikke mottatt ovennevnte dokumentasjon, men denne skal
visstnok bli oversendt med det første.
Ut fra at målingene nå skal være korrekte ble det diskutert hvor lang tid det skal gå av
kommende fyringssesong før ny avlesning foretas. Ved avlesning pr. nyttår vil bare ca halve
fyringssesongen være unnagjort med tilhørende fare for avvik. Ved å gjennomføre en hel
fyringssesong vil estimatene bli mer korrekte, men dette kan medføre at avregningen evt.
kommer for sent med tanke på avleggelsen av årsregnskapet på sameiermøte innen april 2013.
Hvorvidt avlesningen kan skje mars/april 2013 diskuteres på styremøte i Q1-2013.
Vedtak: Styret vedtok at avregningen foretas med basis i en hel fyringssesong – hvis mulig.
Skjøtsel av utomhus – Steen og Lund
Sameiet har i tidligere styremøte besluttet å videreføre skjøtselsavtalen mellom NJB AS og
Steen og Lund AS. Dette ut fra en pris på ca kr. 50.000,- pr. sesong (høst 11/vår 12). Av årsaker
utenfor styrets kontroll har Steen og Lund ikke fått på plass en ny skjøtselsavtale for 2012/13
tross gjentatte purringer fra Håkon Kristiansen. Kristiansen viste i den forbindelse til diverse
eposter omkring forholdet.
Jon Gaasholt m.fl. har med rette påpekt at skjøtsel av utearealene over hodet ikke har blitt
ivaretatt som forutsatt denne sommeren. I tillegg er det påpekt på 1-års befaringen, i tilegg til
innspill fra Gaasholt m.fl., at flere planter ikke har overlevd første vekstsesongen eller er
angrepet av masse biller.
Hva angår sistnevnte opplyste Håkon Kristiansen at NJB AS har reklamert på dette, og at fristen
for Steen og Lund til å utbedre forholde var dagen etter styremøte. I motsatt fall ville NJB AS
snarest iverksette utskifting av døde planter mv. uten kostnader for sameiet.
Når det gjelder betaling for manglende skjøtsel i 2012 mente et samlet styre at dette ikke skulle
honoreres, tross evt. betaling av NJB også for våren 2012 i hht. inngått skjøtselsavtale (NJB AS
skulle i hht. tidligere vedtak fakturere sameiet for sesongen 2012).
Håkon Kristiansen opplyste videre at Eiker Grøntmiljø AS har gitt tilbud på skjøtsel av
utomhusarealene for året 2013 til kr. 35.000,- (mva?).
For å ”rette opp” manglende skjøtsel for sesongen 2012 foreslår Eiker Grøntmiljø AS at dette
utføres på regning, men styret ønsket et øvre tak.
Vedtak
Eiker Grøntmiljø AS engasjeres for skjøtsel av utomhusarealene for
sesongen 2012 på timebasis, men med et øvre tak.
For sesongen 2013 aksepteres ovennevnte tilbud.
Steen og Lund AS honoreres ikke for sesongen 2012.
Søknad om heve-/senkeglass (fastfelt) på balkong – Ragnhild og Per Gerhardsen (F 07)
Styret har mottatt søknad fra Ragnhild og Per Gerhardsen angående innglassing av balkongen fra
gulv til tak, jf. oversendt søknad vedlagt illustrasjon mv..
Tiltaket ble befart av et samlet styre og varamedlemmer forut for behandlingen, og det fremkom
da bl.a. at innglassingen måtte hensynta uttak for gass på balkongen med den følge at det ville
oppstå en ”spalte” mellom innglassing og veggfasade.
Fra tidligere er det gjort følgende vedtak:
”Klart heve/senke glass tillates montert på innersiden av eksisterende rekkverk, mot
nord, vest og sør. Høyden på glasset fullt opptrukket skal ikke overstige 1,7 m.
Glasset skal tilpasses eksisterende rekkverk i farge og spileavstand slik at det nedsenket
fremstår som tilsvarende og en del av eksisterende rekkverk.
Bestillingen skal foregå gjennom __________ (valgt firma) og godkjennes av styret i
sameiet.”
Av hensyn til sakens prinsipielle karakter (presedens) ønsket ikke styre å fatte noen beslutning,
men heller oversende saken til et ekstraordinært sameiermøte, som vil finne sted i fbm.
reseksjoneringen som må være i orden før innflytting av Hus D og K. Argumenter for å
fastholde tidligere vedtak var bla:
-
-
fremtidige søknader om innglassing tilnærmet likt som omsøkt vil
nødvendigvis medføre variasjon i fasaden (delvis innkassing, evt. annen
løsning osv.). Å låse et vedtak opp i fullstendig innglassing kan virke
ekskluderende for øvrige beboere som ønsker en mindre og rimeligere
vindavskjerming
omsøkte løsning medfører tiltak mht. brann (egen branncelle).
tiltaket medfører søknadsplikt idet dette er en permanent fasadeendring.
Endret fasade endrer også bebyggelsens flotte karakter ved mer tilfeldig
innglassing hos enkelte.
-
Frykt for at innglassing kan medføre at balkongen vil få preg av å være en del
av leiligheten, herunder møblering, planter, gardiner mv.
Enkelt å forholde seg til mht. likebehandling seksjonene i mellom
Etter drøftelser ble et enstemmig styre enige om at følgende vedtak oversendes sameiermøte for
endelig beslutning:
”Klart heve/senke glass tillates montert på innersiden av eksisterende rekkverk rundt
balkongen. Høyden på glasset fullt opptrukket skal ikke overstige 1,9 m.
Glasset skal tilpasses eksisterende rekkverk i farge og spileavstand slik at det nedsenket
fremstår som tilsvarende og en del av eksisterende rekkverk.
Glasset må i nedsenket posisjon ikke overstige håndløper på balkong.
Bestillingen skal foregå gjennom __________ (valgt firma) og godkjennes av styret i
sameiet.”
Løsningen med heve-/senkeglass er meget kostbar, men styret ønsket ikke at det ble åpnet opp for
andre billigere løsninger da dette ville redusere inntrykket av NJB som et prosjekt med gode,
gjennomtenkte og estetisk pene løsninger.
Søknad om heve-/senkeglass (fastfelt) på balkong – Unni og Ragnar Frisell (F-04)
Vedtak: Tilsvarende behandling som sak 8
Søknad om (fastfelt) på balkong – Karin og Willy Berntsen (F 08)
Vedtak: Tilsvarende behandling som sak 8
Søknad om (fastfelt) på balkong – Sylvi og Emil Widerøe (F 05)
Vedtak: Tilsvarende behandling som sak 8
Søknad om markise/glass over veranda/dør, Linda og Runar Bakken (E 11)
Styret har mottatt søknad fra Linda og Runar Bakken angående 1) montering av markise under
eksisterende pergola (tilsvarende som for bl.a. E-07), dog med retning vest i det balkongen ikke
har langside mot sjøen og 2) glass over dør ut til balkong ved soverom pga. vann/snøproblemer
på soverom med eksisterende løsning.
Tiltaket ble befart av et samlet styre og varamedlemmer forut for behandlingen, og Runar
bakken orienterte om omsøkte tiltak samt de ulemper dagens løsning ved soverom innebærer.
Vedtak: Markise tillates montert under pergola på balkong, dog innenfor de retningslinjer
som tidligere er vedtatt rundt tilsvarende tiltak hva angår hvor langt ut markisen kan
stikke samt helning på denne.
Glass tillates montert over dør til soverom, forutsatt klart glass og innfatning/brakett i
RAL farge tilsvarende som for bygget for øvrig.
Status gjenstående feil/mangler på ”inneareal” fra des. 2010
Håkon Kristiansen orienterte om status på de få gjenstående punkter som fortsatt ikke er utbedret
etter overtagelsen 2010. Styret mente OBAS nå har hatt mer enn tilstrekklig med tid til å
ferdigstille disse arbeidene og bad Håkon Kristiansen instruere OBAS om å prioritere dette.
Det vises for øvrig til utdelt oversikt over gjenstående punkter.
Frist for kontrollbefaring settes til neste styremøte
Håkon Kristiansen hadde også laget en liste over gjenstående punkter fra overtagelsen av øvrige
fellesareal samt utomhusarealene. Listene ble utdelt i styremøte.
Vedtak:
Styret tok orienteringene til etterretning, men satte frist til ultimo oktober
med å ferdigstille arbeidene. Ansvar Håkon K.
Nettside, status/ offentliggjøring
Sameiets tidligere nettside ble etter sameiermøte i mai 2012 ikke vedlikeholdt. Etter hvert ble
også nettsiden slettet av tidligere ”nettredaktør” til tross for at styret hadde gitt beskjed om at de
ønsket å videreføre denne.
Av denne grunn har styret tidligere besluttet at sameiet snarest bør opparbeide en ny nettside idet
dette anses å være en meget god informasjonskanal fra sameiet/NJB og ut til beboere, evt. andre
som vurderer å bosette seg på NJB.
Tore Kristiansen har tidligere sagt seg villig til å utarbeide en ny nettside, og Heidi Kristiansen
orienterte om de arbeidene som Tore Kristiansen hadde utført samt de minimale kostnadene
sameiet har rundt egen nettside (noen minimale direkte utlegg samt gratisarbeid av Tore K.).
Styret synes nettsiden er blitt meget bra, og nettsiden ble tilgjengelig for beboere 18. august.
Nettsiden vises på www.njbsameiene.com (bruk tilsendt link i egen epost dersom
www.njbsameiene ikke virker enda.)
Vedtak:
Styret tok orienteringene til etterretning.
Sak lukkes
Reseksjonering – informasjon om status og dato for ekstraordinært sameiermøte
Styrets leder orienterte om at eksisterende eierseksjonssameie må utvides i fbm.
implementeringen av husene D, K1 og H1. Av den grunn er det behov for et ekstraordinært
sameiermøte til tross for at alle seksjonseiere gjennom kjøpekontraktene og tinglyst servetutt på
alle seksjonene har akseptert at slik utvidelse av sameiet skjer nå (D, K1, H1) og senere når
Hus I og N blir bygget.
Status på reseksjoneringstegningene ble fremlagt i styremøte, men styrets leder opplyste om at
det naturligvis vil være de endelige reseksjoneringstegningene som fremlegges på sameiermøte
for formell godkjenning.
Hva angår dato for ekstraordinært sameiermøte vil dette forhåpentligvis kunne skje medio
september, men eksakt dato fastsettes når de endelige reseksjoneringstegningene foreligger.
Innkalling vil skje i hht. sameiets vedtekter.
Vedtak: Styret tok orienteringen om reseksjonering til etterretning
Gjennomgang av driften rundt sameiet (punkter forrige møte – ikke gjennomgått)
Søppel i fbm. brygge/badestrand
Flere beboere har reagert på at det lukter fra avfallsbeholdere tilhørende sameiet og etterlyste
bedre renhold rundt dette. Håkon Kristiansen har tidligere opplyst at det skulle ligge i rutinene
fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres.
Styret ber beboere melde fra hvis lukt oppstår.
Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til Håkon
Kristiansen
Vask av vinduer i trapperom og inngangsdører
Styret er gjort kjent med at vinduer ikke vasks eller vaskes for sjelden. Styret ønsket at dette ble
tatt opp med Rent Bord AS, v/Mathisen slik at kostnad og ytelse er omforent. I den grad vask av
vinduer i inngnagsparti ikke er medtatt i avtale ønsket dette oppgitt slik at styret kan beslutte om
dette skal iverksettes.
Dette tas i fbm. arbeidet rundt oppdragsavtalen. Ansvar settes til Signe Winther