CASE-STORY
ARTVISE E-TJÄNST, LIDKÖPINGS KOMMUN
”Vilket otroligt enkelt och smidigt
verktyg för att skapa egna e-tjänster”.
Lidköpings kommun har använt Platina under ett par år
och jobbar med Platinas ärendehantering. Man har som
mål att ligga i framkant när det gäller nya e-tjänster till
sina kommunmedborgare. Och i samarbetet med Artvise
kring Platina har man också kommit i kontakt med Artvise
IT-stöd för e-tjänster, Artvise e-Tjänst, och det breda utbud
av tjänster och moduler som finns där. Kultur & fritid är en
av förvaltningarna som använt sig av Artvise e-Tjänst för
att skapa e-tjänster.
Åsa Vallmar, Lidköpings kommun.
Åsa Vallmar är informatör inom Kultur & Fritid och den
som jobbat med att implementera en e-tjänst som rör bokning av simskoleplatser.
PROBLEM
– Tidigare annonserade vi i lokaltidningen när det var dags
för anmälan till simskolorna, men problemet var ju att alla
inte har tidningen och att man missade de två små annonserna man hade i lokaltidningen. Vi hade inte heller någon
information om simskolorna på vår hemsida. Ett annat
problem var att vi tog emot anmälningarna per telefon under ett antal timmar, då det snabbt blev en enorm telefonkö
och många hade svårt att komma fram. Det fick vi mycket
kritik för, berättar Åsa.
Svårt att hantera anmälningar
När simskolorna var fullbokade tog man emot fler namn
till en kölista ifall någon avanmälde sig, men administra-
tionen av den listan blev svårhanterad. Det fanns ingen
struktur för det arbetet och man blev tvungen att slopa
den delen.
– Hanteringen av bekräftelserna blev även den ganska
jobbig och ineffektiv då de skulle skickas ut med vanlig
”snigelpost”. Dessutom tog man upp betalning av avgiften
vid första simlektionen, vilket också ledde till en hel del
strul. Många glömde ta med sig pengar och någon skulle
hantera detta, skriva kvitton med mera. Vi fick en del negativ kritik för hela denna hantering.
Lösning
Mot bakgrund av detta satte man sig ner och tittade på en
alternativ lösning. Man gjorde en kartläggning av hur man
jobbat så långt och vilka personer som varit involverade i
hanteringen kring simskolorna.
– Men framförallt gjorde vi en kartläggning kring hur
vi skulle vilja jobba med detta i framtiden, vad som var
viktigast med betoning på informationen till våra medborgare om e-tjänsten och hur vi skulle jobba med den interna
informationen till badmästare, registrator och andra berörda, förklarar Åsa.
Utformade själv e-tjänsten
Man beslöt sig då för att använda Artvise e-tjänsteverktyg
och utifrån detta själva utforma tjänsten.
– Det är ju ett oerhört enkelt verktyg att använda och
på ett par timmar hade vi skapat den nya e-tjänsten för
anmälan till simskoleverksamheten.
När Åsa och hennes medarbetare på Lidköpings Kommun skulle lansera den nya e-tjänsten för simskolan annonserade man vid ett flertal tillfällen i lokaltidningen
samt i en större annons som Kultur & Fritid har en gång i
veckan. Man lade även ut information på hemsidan samt
På Facebook. Man ville slussa intresserade till hemsidan,
för att de skulle göra sin anmälan där.
Fullt på två timmar
– Vi lanserade tjänsten kl. 08.00 och två timmar senare var
simskolekurserna fullbokade. Vi fick hjälp av Artvise med
att installera ett räkneverk, så att e-tjänsten stängdes ner
när varje kurs var fullbokad. Om någon exempelvis ville
välja tisdagar men var för sent ute slussades man till en alternativ dag, om platser fortfarande fanns tillgängliga. Det
var otroligt viktigt att vi installerade räkneverket, det har
underlättat arbetet enormt mycket.
Efter att anmälan registrerats skickades en bekräftelse
via e-post omedelbart till de som fått plats. Där förklarade
man också att kommunen inom kort skulle återkomma
med utskick av fakturan.
– Då vi fick en del återbud kunde vi enkelt publicera
tjänsten på hemsidan igen. På så sätt fick vi inga vakanta
platser utan simskolorna fylldes snabbt och enkelt igen. Vi
skickade sedan e-post till alla anmälda om tidpunkten för
första träffen.
Resultat
Vad vann Lidköpings Kommun och medborgarna med
denna nya e-tjänst?
– Om vi ser det utifrån ett medborgarperspektiv så har
vi definitivt skapat en ökad tillgänglighet för de som är intresserade av vår simskoleverksamhet. Enkelt och smidigt
och fullbokat på två timmar! Bekräftelsen och kvittensen
på att man fått en garanterad plats fick man direkt vid anmälan. De behövde inte längre leva i ovisshet med kölistor
och liknande, eftersom räkneverket direkt kunde avgöra
när kurserna var fulltecknade. Webben och Facebook användes för att kommunicera när platserna var fullsatta
och när återbudsplatser kunde bokas. Tidigare fick de som
Artvise e-Tjänst ger Lidköpings kommun bättre flyt i simskoleverksamheten.
Mindre kostnader
– Vi annonserade betydligt mindre, eftersom vi kunde lägga ut mer information på nätet. Men det blev ju även minskade portokostnader tack vara att större delar av dialogen
med de som anmält sig numera, sker med e-post. Sedan får
vi ju inte heller glömma att vi fått avsevärt mindre administrationskostnader.
Man kommer nu även att få minskade tryckkostnader,
eftersom man inför sommarsimskolorna kommer att lägga ut all information på nätet. Tidigare informerade man
elever och föräldrar via tryckt information som delades
ut via skolorna. Nu sker allt detta via läroplattformen på
kommunens hemsida. Till sommaren kommer ca 900 elever att snabbt och enkelt kunna boka in sig till sommarens
utomhussimskolor via nätet.
– Förmodligen kommer även dessa kurser att bli fullbokade på ett par timmar, eftersom nu vet man hur snabbt
och enkelt det är att göra sin anmälan. Till den här delen har vi även kopplat en e-tjänst där man boka in sig på
busskjuts till och från simskolan.
Nu jobbar Åsa med att vidareförädla e-tjänsten för
simskoleverksamheten med en uppgraderad version.
– Den nya 2.0-versionen kommer att ha en inbyggd
betalningsfunktion för kort, vilket innebär att vi slipper
hanteringen med utskick av fakturor. Då kommer de som
anmält sitt barn till simskolan att få en kvittens direkt när
betalning skett. Den versionen kommer att vara lanserad i
god tid inför sommarens utomhussimskolor.
Bättre tillgänglighet
Åsa ser e-tjänsten i simskoleverksamheten som ett bra exempel på hur man underlättar för medborgarna och ökar
tillgängligheten.
– Det är ju vår målsättning att försöka bli tillgängligare
på alla sätt och på agendan nu ligger att vi under hösten
ska kunna lansera e-tjänster när det gäller föreningsbidrag,
lokalbokningar med mera. Vi försöker ju ständigt samverka med andra förvaltningar för att sprida kunskap och
kostnader, men framförallt för att göra e-tjänsterna mer
intelligenta, berättar Åsa.
Hon ser det som en klar fördel att man kan plocka och
välja ur Artvise e-tjänstekatalog, där redan drygt 200 färdiga e-tjänstemoduler finns framtagna klara att använda. Att
det dessutom är så enkelt att skapa nya, egna e-tjänster via
e-tjänstverktyget är något som hon verkligen uppskattar.
Artvise AB, Servicegatan 1, 931 76 Skellefteå, Tel: 0910-39500, E-post: [email protected], Webb: www.artvise.se
helikopter. nu 2013-01
köade ringa med jämna mellanrum och stämma av läget,
förklarar Åsa.
Och när det gäller fördelarna för kommunen handlar
det om dels rena kostnadsbesparingar men även tidsvinster
i flera led.