1. No category

Ansökan till årets IT-kommun 2013
Inledning
Västerås stad är en stad i ständig utveckling. Vår
vision är Västerås – staden utan gränser. Med
det menas att vi öppnar för samverkan över kommungränserna både gentemot andra kommuner,
regioner och länder men också mot företag, andra
offentliga organisationer samt med invånare och
besökare. Det innebär också att vi inte låter dagens
gränser hindra oss utan vi vågar bryta normer för
att kunna utvecklas på ett hållbart sätt.
Ett steg i att göra detta är att arbeta aktivt med att
hitta nya sätt att kommunicera med västeråsaren
vilket skapar ett driv i verksamhetsutvecklingen. Vi
ser att IT blir en allt mer naturlig del av kommunens
verksamhet och vårt arbete med e-förvaltning blir
därför allt viktigare.
Vi är glada att kunna göra denna ansökan om att
bli årets IT-kommun. Västerås har under lång tid
arbetat med e-utveckling. Detta arbete har gett oss
många lärdomar, vilket gjort att vi de senaste åren
har genomfört ett stort omtag av vårt sätt att arbeta
med e-frågor. När vi i samband med denna ansökan
genomfört frågeformuläret i eBlomlådan kan man
tydligt se att vi nu har grunden på plats, men att
blommorna bara har börjat knoppas. Vår målsättning är att bli den kommun som på bästa sätt
använder IT som stöd för att skapa förenkling och
service för medarbetare, företag och invånare.
A. IT förbättrar service, säkerhet och tillgänglighet
I Västerås ser vi att IT kan användas för att skapa
ökad service och att e-förvaltning är ett medel för
verksamhetsutveckling. Detta synsätt är förankrat i
hela organisationen, vilket syns inte minst i de
antagna styrdokumenten inom området. Under
2012 antogs en ny e-policy av kommunfullmäktige
och en ny e-strategisk handlingsplan av kommunstyrelsen. Båda dokumenten har en djup och bred
förankring då samtliga förvaltningar varit involverade i framtagningsprocessen och ansvaret är tydligt
delegerat i organisationen.
För att ytterligare skapa ett ägandeskap för frågan
lokalt i organisationen ska Riktlinjer för verksamhetsutveckling tas fram under 2013. Samtidigt
utbildas företrädare från flertalet förvaltningar i
att kunna agera kravställare vid utvecklingen av
e-förvaltningen. Ett e-utvecklingsforum etableras för
att kunna prioritera och samordna e-utvecklingen
i staden samt för att skapa kunskapsåtervinning
mellan projekt.
Inom e-hälsaområdet arbetar staden aktivt med
att anpassa och implementera de nationella tjänsterna. Till detta finns ett stort engagemang för att
driva innovation inom området, vilket bland annat
resulterat i tjänsten e-hemtjänst som också är ett
exempel på hur staden arbetar med behovsdriven
verksamhetsutveckling. E-hemtjänst gör det möjligt
för äldre att bo kvar längre i den egna bostaden, ha
kvar fler kontakter och uppleva en större trygghet,
självständighet och valfrihet. E-hemtjänst inkluderar bildtelefoni, elektronisk brevlåda i TV och
nattillsyn via kamera. Efter att ha bedrivits som
projekt, bland annat med stöd av regeringsuppdraget Teknik för äldre, inför vi under 2013
e-hemtjänst som komplement till de personer som
beviljats hemtjänst eller boendestöd. Utgångspunkten är att ge äldre och personer med funktionsnedsättning en högre livskvalitet. E-hemtjänst tilldelades Vitalis-stipendiet 2013.
Västerås har länge arbetat med att etablera olika
e-tjänster. Ett exempel är e-tjänsten för ”Ansökan
om bygglov”, som lanserades år 2010. Tjänstemännen såg själva stora möjligheter att med stöd av IT
kunna förbättra kvaliteten på bygglovsansökningarna. Vid framtagandet av tjänsten genomfördes en
gedigen förstudie där verksamheten och användare
i hög grad involverades. Genomgången av processerna har bidragit till att utveckla verksamheten.
Många onödiga moment har identifierats och
tagits bort. Handläggarna kan enkelt administrera
ärenden utan omfattande utbildning. Det har också
tydliggjorts vilka uppgifter som faktiskt krävs för att
ansöka om bygglov, vilket medfört mindre omfattande formalia av de sökande. Utgångspunkten är
att e-tjänsten ska vara enkel för alla att använda,
oavsett förkunskaper. Därför utvecklades e-tjänsten
under arbetets gång i takt med att användarnas behov blev mer kända. Detta speglas i den finalplats
vi fick i tävlingen e-Diamond Award. E-tjänstens
användarvänlighet framhölls som en framgångsfaktor då den ”ger svar utan att man vet vad man ska
ställa för fråga”.
B. IT ger nya vägar till demokrati och delaktighet
Västeråsarnas möjlighet att påverka Västerås utveckling ska stärkas. Det ska bland annat ske genom
dialogutveckling och att invånares möjlighet att
lämna egna förslag ses över. Föreningslivets insatser
för den demokratiska dialogen ska också uppmärksammas. För att lära av andras erfarenheter
medverkar Västerås stad i SKLs utvecklingsprojekt
Utveckling av styrsystem med medborgardialog och
deltar i nätverket för e-dialog.
Under arbetet med Kommunkompassen har vi
identifierat ett antal förbättringsområden som
vi arbetar intensivt med. Det gäller frågor som
synpunktshantering och jämförservice. Genom
nomineringen till Årets kvalitetskommun 2013 får
vi extra fart i det arbetet.
Vår webbsida är en viktig del i vår dialog med
medborgarna. Nuvarande webb uppfyller användbarhetskraven i enlighet med dåvarande 24timmarswebben men behöver uppgraderas för att
möta nya krav som omvärlden ställer på webbplatser i offentlig sektor. Därför pågår ett projekt
för ett nytt vasteras.se. Detta arbete inleds med
framtagandet av en kanalstrategi som ska vägleda
utvecklingsarbetet varefter upphandling sker av nytt
webbgränssnitt.
Som komplement till webben använder vi bland
annat facebook och twitter för att kommunicera
med medborgarna där de själva befinner sig.
Vi informerar om olika aktiviteter som pågår i
staden som Kulturnatten, Power Meet, snöröjning,
skräpplockningsdagar samt återkoppling på aktuella
händelser såsom oljeläckage och lediga jobb.
Västerås arbetar aktivt för att förenkla och förbättra
för stadens politiker. Vi har genomfört ett pilotprojekt gällande digitala nämndhandlingar, vilket
införs nu under 2013. Det innebär att stadens
politiker via en surflatta kan ta del av möteshandlingarna. Målet är att kunna avveckla pappersutskicken när samtliga använder tjänsten.
Ett exempel där vi arbetar med digital delaktighet
är projekt 3B som ska utveckla Västerås stationsområde och verka för att sudda ut gränserna mellan
stad och vatten och samtidigt öka tillgängligheten
till ett nytt resecentrum. För att få fram synpunkter
och engagemang från invånarna i Västerås finns en
hemsida projekt3b.se där man kan ställa frågor och
se svar på tidigare frågor. 3B har även en facebooksida vars syfte är att löpande informera om projektet.
Digitaliseringen i samhället innebär dock en del
utmaningar. För att alla ska kunna bli digitalt
delaktiga krävs det utbildning och stöd. Västerås
stadsbibliotek anordnar därför olika aktiviteter
för att öka kunskapen och främja användandet av
internet. Det finns möjlighet att testa läsplattor,
lära sig att ladda ner e-böcker och musik eller lära
sig mer om digital fotografering och sociala medier.
Aktiviteterna hålls på en grundläggande nivå och
ska vara ett första steg till digital delaktighet. Initiativen drivs som en del av Digidel 2013 och är en
viktig del i stadens arbete med digital kompetensutveckling för stadens invånare.
C. IT hjälper till att bygga det goda samhället
För att bygga det goda samhället utgår Västerås stad
från tre perspektiv; ekonomisk, ekologisk och social
hållbarhet. Alla tre delarna måste finnas med för
att skapa en god framtid och IT är en möjliggörare
för dem alla.
Vi ser att IT har goda förutsättningar att bidra
till ett socialt hållbart Västerås. Många av dagens
och framtidens välfärdstjänster är IT-baserade som
exempelvis vår egen e-hemtjänst, digital nyckelhantering och larm. För att kunna använda och nyttja
dessa tjänster krävs det uppkoppling. Västerås har
en väl utbyggd bredbandsinfrastruktur och målet i
den bredbandsstrategiska handlingsplanen är att 90
procent alla hushåll och företag i Västerås kommun
ska ha tillgång till enkapacitet motsvarande 100/
Mbit/s 2015. Med detta i ryggen har vi tagit beslut
om att etablera ett samhällsbredband för att kunna
ge fri tillgång till bredband för åtkomst till stadens
välfärdstjänster.
En väl utbyggd bredbandsinfrastruktur i Västerås
innebär att företag och privatpersoner får goda förutsättningar att använda digitala tjänster i dialogen
med kommunen. Vi effektiviserar tillståndsprocessen för företag bland annat genom att Västerås är
pilotkommun i Tillväxtverkets projekt Mina meddelanden. På samma sätt kan medborgarna enkelt
ansöka om förskoleplats och bygglov digitalt.
För att skapa rätt förutsättningar för ekologisk hållbarhet i Västerås har vi miljöperspektiv i allt vi gör.
Därför är IT en självklar del av Västerås stads strategi att bli Sveriges bästa miljökommun och minska
utsläppen av växthusgaser med 60 procent till år
2020. Den e-strategiska handlingsplanen är präglad
av ett hållbart angreppssätt, vilket ger förutsättningar för att Västerås ska ligga i framkant med Grön
IT och vara ett föredöme för andra kommuner.
Genom att outsourca IT-driften minskar vi klimatpåverkan från IT med 50 procent. De hårda krav
som ställs på informationssäkerhet och miljö
tvingar leverantören till minskat klimatavtryck.
Avtalet med leverantören innebär att utsläppen
från IT halveras från 24 ton koldioxid per år till 12
ton genom lägre energiförbrukning, färre tjänsteresor och effektivare IT-system.
E-förvaltningsarbetet är en naturlig del av ett
hållbart arbete genom sitt fokus på e-tjänster och
digitala arbetssätt som minskar pappersförbrukning och behov av resor men också sätter fokus på
hållbara arbetssätt i ett bredare perspektiv. Alla i
Västerås ska ha förutsättningar att göra hållbara val
i vardagen och på så sätt kunna ta ansvar för miljön
och framtida generationer. E-förvaltningsarbetet
ska därför bidra med metoder och verktyg för att
mäta och synliggöra samt visualisera miljöpåverkan,
bland annat med koppling till stadens miljöprogram, befintliga miljöledningssystem och
Västeråsbarometern.
Västeråsbarometern finns tillgänglig på vasteras.se
och är ett verktyg för att följa upp mål och beskriva
situationen inom miljö- och folkhälsa i Västerås.
Uppföljningen sker med hjälp av olika nyckeltal.
De visar vart vi är på väg och om vi når fram till
de uppsatta miljömålen. Med hjälp av Västeråsbarometern kan allmänheten, media och politiker
följa miljö- och folkhälsoarbetet i Västerås stad.
För att utbilda vår egen organisation samt positionera Västerås som en mötesplats för teknik och
miljöfrågor genomfördes 2011 den första konferensen inom området, Green IT Summit. Det var
ett lyckat arrangemang där företrädare för både
offentlig och privat verksamhet fanns representerade. Hösten 2012 kompletterades konferensen
med en tävling, Green IT Award. Tävlingen är unik
i sitt slag och fick stöd av Vinnova för att den drevs
som ett innovations¬forum. Under 2013 planeras
och genomförs den tredje upplagan av konferensen
Green IT Summit.
Varje år genomför vi en revison av vårt arbete med
Grön IT (GIT) genom en så kallad GIT-revision.
Vi får då en möjlighet att jämföra vårt resultat med
andra kommuner och näringsliv. Resultatet av 2012
års revision har utvärderats och en handlingsplan
har tagits fram vars aktiviteter inleds under 2013.
En av de första aktiviteterna blir en genomlysning
av vårt arbete i förhållande till kommande standard
för hållbar IT, SIS SS 89 54 00.
D. IT sänker kostnader och ökar effektivitet
För att skapa en ekonomiskt hållbar utveckling i
Västerås stad behöver IT vara en möjliggörare för
att skapa effektivisering och hushållning med
ekonomiska resurser.
Ett exempel på detta är införandet av Västerås
stads inköpsportal (VIP) som resulterat i en effektivare inköpsprocess och ett enhetligt arbetssätt för
samtliga förvaltningar. Genom ökad styrning och
kontroll av stadens inköp har det blivit enkelt att
handla rätt. Detta ger effekter i form av en effektivare verksamhet, bättre resursanvändning, bättre
planeringsförutsättningar och en kvalitetssäkring av
vår inköpsprocess. Dessutom har vi fått ett minskat
antal köp från icke avtalsleverantörer.
Den stora IT-kostnaden för staden är drift och
arbetsplats. När staden under 2011 undersökte
kostnadsläget för IT-verksamheten upprättades
IT-bokslut för de senaste tre åren. En förfrågan
skickades till leverantörerna på Kammarkollegiets
ramavtal för IT-drift och svaren visade att den totala
kostnadsnivån låg lite högre än marknaden, vissa
tjänster var dyrare och andra billigare. Utifrån detta
tog staden beslut om att genomföra en outsourcing
av IT-drift och arbetsplats.
Ett mål med outsourcingen är att flytta volymrisken
utanför staden till en leverantör som i större utsträckning kan vara flexibel. Till exempel ser vi idag
att konkurrensutsättningen av kommunal verksamhet kan leda till stora förändringar i driften. Inom
skolan satt vi fast i gamla stationära arbetsplatser
medan nya pedagogiska hjälpmedel förutsätter en
helt annan arbetsmiljö för både lärare och elever.
Idag har den största delen av de kommunala
skolorna 1:1 datorer och vi är väl rustade för framtida förändringar avseende drift och arbetsplats.
Staden har nu gått från ett i stort sett fast kostnadsläge till en flexibilitet utan tidigare motstycke. Idag
är 90 procent av kostnaden konsumtionsbaserad,
vilket gör att om en verksamhet avbeställer en funktion övervältras inte kostnaden på någon annan del
i staden. Verksamhetsutveckling med stöd av IT får
sig också ett lyft då vi inom ramen för etablerade
Innovations- och Arkitekturforum har tillgång till
leverantörens samlade bransch- och nationsöverskridande kunskap.
Efter bokslutet 2012 har staden nu IT-bokslut för
de fem senaste åren och har startat ett samarbete
med Uppsala och Eskilstuna kommun kring att
arbeta fram ett utvecklat IT-bokslut som inte bara
mäter kostnader utan även nytta. Gruppen kommer
även att utveckla KPIer som en del i löpande jämförelser. Västerås ingår även i en grupp som mäter
IT-nytta med hjälp av benchmarkinginstrumentet
IT-optima.
Genom att skapa en ny organisation i samband
med outsourcingen är vi nu bemannade på ett sätt
som säkerställer fullt fokus på utvecklingsfrågorna.
För att stärka ITs roll finns nu även en tydlig
styrmodell på operativ, taktisk och strategisk nivå
som styrs av stadens koncernledningsgrupp. Staden
arbetar aktivt med att åstadkomma en effektiv och
gemensam portföljhantering av såväl projekt som
förvaltningsobjekt. Därför ansvarar e-förvaltningsledningen för projektsamordning, metodstöd,
uppföljning och rapportering med koppling till den
e-strategiska handlingsplanen.
E. IT öppnar för samverkan
Vårt utvecklingsarbete baseras i hög grad på
samverkan med andra kommuner, myndigheter,
organisationer och i olika nätverk. Västerås stad är
den största kommunen i länet och känner därför
ett stort ansvar för de regionala frågorna. Vid större
upphandlingar har kommunerna i länet bjudits
in att delta, vilket bland annat resulterat i att vi
har genomfört en gemensam upphandling för sju
kommuner gällande systemstöd för socialtjänsten
inklusive vård och omsorg. Under 2013 genomför
vi även en förstudie inför ett framtida e-arkivsinförande och samverkar inom ramen för nätverket
för eArkivsfrågor, SWEA. I nätverket ingår
Västerås, Eskilstuna, Strängnäs och Enköping.
Den Digitala agendan för Västra Mälardalen är ett
samverkansprojekt mellan kommunerna Arboga,
Eskilstuna, Hallstahammar, Skinnskatteberg och
Västerås. Projektet drivs av Västerås stad. Projektet som är delfinansierat av EU inkluderar även
Länsstyrelsen och Landstinget i Västmanlands län
och har som målsättning att skapa en gemensam
bredbandsstrategi för Västra Mälardalen samt att
stärka bredbandsinfrastrukturen för att stimulera
näringslivets utveckling i regionen.
På regional nivå har kommunstyrelserna i
Enköping, Strängnäs, Eskilstuna och Västerås
inventerat tänkbara samverkansområden. Som ett
första steg har en förstudie inletts om en gemensam
karttjänst på internet. Idén är att karttjänsten ska
kunna stötta gemensamma studier, analyser och
förslag inom besöksnäring, företagsetableringar och
fysisk planering. Förstudien ska ge beställarna ett
underlag för beslut om arbetet ska fortsätta med att
etablera en gemensam karttjänst på internet.
På nationell nivå deltar vi i flera av SIS Tekniska
kommittéer: Digitala Trygghetslarm, IT-standard för
lärande och Hållbar IT. Västerås stad är pilotkommun i Tillväxtverkets projekt Mina Meddelanden och deltar också i arbetet med Öppen elevplattform. Dessutom finns vi representerade med
våra expertkunskaper i SKLs arbete avseende PUL/
informationssäkerhet, arkivfrågor och informationsstruktur.
För att skapa en lärande organisation är vi engagerade i framtagande och användning av gemensamma vägledningar och angreppssätt för verksamhetsutveckling med stöd av IT. Exempelvis sker detta
genom deltagande i e-delegationens nätverk för
Behovsdriven utveckling och i framtagandet av
Vägledningen för Nyttorealisering. Vi lägger också
stor vikt vid omvärldsbevakning för att möta krav
från nya livsmönster och arbetssätt. Även forskningsvärlden bjuds in att studera och utvärdera vårt arbete.