1. No category

Verksamhetsanalys enligt BABOK – Konsten
att göra rätt sak!
I den alltmer komplexa organisations- och projektmiljö vi lever i så är det kritiskt att
ha kunniga verksamhetsanalytiker som fokuserar på intressenter och krav. Här
beskriver vi hur en väl genomförd och strukturerad verksamhetsanalys ser till att
företag fokuserar och utför rätt saker när de driver sina projekt enligt BABOK®.
Vi visar också hur verksamhetsanalysen bör matchas in i en organisation.
Introduktion
Verksamhetsanalys är de uppgifter ”En verksamhetsanalytiker verksamhetsanalysverktyg sett dagens
och tekniker som används för att
är en person som utför verk- ljus. Exempel på mer berömda personer
fungera som en länk mellan
runt förra sekelskiftet som satt sina
samhetsanalysaktiviteter,
intressenter i syfte att förstå den
oberoende av jobbtitel eller avtryck i historien är Frederick W. Taylor
struktur, politik och verksamhet som organisationsroll.”
(Scientific Management), Vilfredo
en organisation har. Detta gör att
Pareto (80/20-rule, Pareto chart), Henry
man kan skapa en förståelse för de underliggande kraven
Gantt (Gantt chart) och Henry Ford (Just in time). Utveckoch behoven. Detta leder till att man kan rekommendera
lingen av nya verktyg har sedan dess fortsatt av bara farten
den bästa lösningen som gör det möjligt för en organisaoch vid 2000-talets början kunde man, på gott och ont,
tion att uppnå sina mål. Med andra ord – konsten att se
finna en uppsjö av metoder, ramverk och verktygslådor för
till att en organisation gör rätt sak!
en verksamhetsanalytiker att använda sig av.
Redan i antika Grekland så sysslade man med att tänka ut
teorier och lösningar för organisationsstrukturer. Så tidigt
som år 1776 publicerade den kända ekonomen Adam
Smith det första kända exemplet på en verksamhetsprocess
när han redogjorde för hur en knappnål kan massproduceras. Därefter så har en flora av kända
Det fanns dock inget verksamhetsanalysramverk att luta
sig emot. Än idag finns det ingen riktig världsomspännande koncensus om vad verksamhetsanalys är och hur det
bör passa in i en organisation. Det är där som IIBA® gått
in och tagit sitt ansvar…
Sammanfattning
Med en väl strukturerad verksamhetsanalys kan man få
förståelse för de underliggande kraven i förändringsinitiativet. Detta leder till att man kan rekommendera den bästa
lösningen som gör det möjligt för en organisation att
uppnå sina mål. Man fokuserar på att göra rätt sak.
Med en tydlig uppdelning mellan projektledning, verksamhetsanalys och enterprisarkitektur så ser organisationen
även till att man gör rätt sak, på rätt sätt!”
BABOK® – The Business Analysis Body of Knowledge
IIBA® – International Institute of Business Analysis
IIBA®, International Institute of Business Analysis,
startades 2003 för att stödja verksamhetsanalyssamfundet
genom att:
• skapa och utveckla en medvetenhet och erkännande
av värdet som verksamhetsanalytiker bidrar med.
• tillhandahålla ett forum för professionella verksamhetsanalytiker.
• skapa en process för att certifiera kvalificerade
verksamhetsanalytiker genom ett internationellt
erkänt certifieringsprogram.
• definiera BABOK® – The Business Analysis Body of
Knowledge.
Det IIBA såg var ett behov av att sammanställa de bästa
godbitarna ur organisations-teorihistoriens lyckosamma
och snabba utveckling till en gemensam best practice.
Man samlade ihop ett stort antal seniora verksamhetsanalytiker och bad dem komma överens om vilka områden
som är viktiga att kunna hantera, vilka verktyg som kunde
skapa förutsättningar för att ta fram krav och de bästa
förslagen på lösningar. 2005 utkom man
med den första
utgåvan av BABOK®.
Arbetet med att
förbättra, förenkla
och vidareutveckla
ramverket har sedan
dess fortsatt med
hjälp av ett än större
samfund och 2009
utkom BABOK®
Version 2.0.
”Medan BABOK® definierar de aktiviteter, arbetsmoment och kunskaper som en professionell
verksamhetsanalytiker behöver ha kännedom om,
så gör den inte det från ett perspektiv av att
ordinera en ordning eller sekvens”
VP of Professional Development at IIBA®,
Kevin Brennan
Verksamhetsanalysens grundpelare
Verksamhetsanalys beskrivs i BABOK® inom sju olika
hur en bra verksamhetsanalys bör utföras. De olika
kunskapsområden vars inbördes beroende bäst beskrivs
kunskapsområdena har ingen direkt inbördes ordning,
med BABOK®-modellen. Sex av kunskapsområdena
utan kan ske efter varandra, parallellt och/eller iterativt
utgörs av processer vilka bör gås igenom under ett
tills dess att man har uppnått sitt mål att leverera den
förändringsinitiativ medan den sjunde, Underliggande
bästa lösningen för organisationen.
kompetenser, består av
kunskaper och kompePlanering och
uppföljning av
verksamhetsanalys
tenser som är bra att ha
för förståelsen för
Enterpriseanalys
Elicitering
Utvärdering och
validering av
lösning
Kravanalys
Underliggande
kompetenser
Kravhantering och
kommunikation
3
Planering och uppföljning av verksamhetsanalys
Kravhantering och kommunikation
I detta kunskapsområde beskrivs hur man bestämmer vilka
aktiviteter som är nödvändiga för att utföra sitt verksamhetsanalysarbete.
Detta kunskapsområde beskriver:
Det omfattar:
• identifiering av intressenter.
• urval av affärsanalystekniker.
• den process som kommer att användas för att
hantera krav.
• hur man bedömer hur arbetet fortskrider.
Enterpriseanalys
Här beskrivs hur en verksamhetsanalytiker identifierar
verksamhetsbehov, förfinar och utreder definitionen av
behovet och definierar ett lösningsomfång som skulle
kunna implementeras av organisationen.
• hur verksamhetsanalytiker hanterar konflikter,
problem och förändringar i syfte att säkra att intressenterna och projektgruppen är överens om lösningens omfattning.
• hur kraven kommuniceras till intressenterna.
• hur kunskapen som tillskansats genom verksamhetsanalysen bibehålls för framtida bruk.
Utvärdering och validering av lösning
Beskriver hur verksamhetsanalytiker utvärderar föreslagna lösningar för att avgöra vilken lösning som bäst
passar företagets behov, identifierar luckor och brister i
lösningarna, och bestämmer nödvändiga förändringar av
lösningarna.
Underliggande kompetenser
Elicitering
Här beskrivs hur verksamhetsanalytikern arbetar tillsammans med intressenter för att identifiera och förstå deras
behov och problemområden samt förstå den miljö som de
agerar i för att kunna omsätta till krav.
Hela detta kunskapsområde går ut på att förstå intressenternas verkliga underliggande behov.
Kravanalys
Beskriver hur en verksamhetsanalytiker prioriterar och
successivt utvecklar intressent- och lösningskrav för att
göra det möjligt för projektgruppen att implementera en
lösning som kommer att möta behoven hos den sponsrande organisationen och intressenterna.
Beskriver de beteenden, kunskaper och andra egenskaper
som stöder en effektivt presterande affärsanalysförmåga.
Genom att ha förståelse för dessa 7 grundpelare, hur de
passar ihop med varandra och vad de beskriver i form av
att ta ett förändringsarbete framåt så har man en stabilare
plattform att stå på vad gäller förmågan att leverera hög
kvalitet. Genom att definiera verksamhetsanalytikernas
ansvarsområden så blir det även lättare för ett företag att
driva sina projekt då det är tydligare vem som ska driva
vad och att alla gör rätt sak i rätt ordning.
Biner | Tel: +46 (0)8 22 90 10 | www.biner.se | Epost: [email protected]
Kopplingen mellan Kunskapsområden – Tekniker – Leverabler
I vart och ett av de tidigare angivna
kunskapsområdena så har BABOK kopplat
ett antal tekniker som kan vara av värde
att använda sig av för att producera
utgående leverabler. Tillgången till dessa
leverabler möjliggör för ett lyckosamt
projekt. För att strukturera upp detta
x.y
ytterligare så är varje kunskapsområde
uppdelade i ett flertal arbetsmoment. Till
Inkommande
varje arbetsmoment används en eller flera
leverabel
inkommande leverabler tillsammans med
den eller de utvalda teknikerna, som man
valt i arbetsmomentet Planering och uppföljning av
verksamhetsanalys, för att producera utgående leverabler.
Ett exempel på detta är arbetsmomentet Planera verksamhetsanalysens tillvägagångssätt som använder sig av
den ingående leverabeln Verksamhetsbehov för att skapa
Syfte
Beståndsdelar
x.y
Intressent
Teknik
Utgående
leverabel
den utgående leverabeln Tillvägagångssätt för verksamhetsanalys. De tekniker som föreslås för detta arbete är
beslutsanalys, processmodellering alternativt strukturerad
genomgång.
Verksamhetsanalys i verkligheten
Analysera verksamhetens olika domäner
Verksamhetsanalys innefattar utredning av
hela det satta omfånget för förändringsinitiativet. Som beskrivet tidigare så
går hela arbetet ut på att
Motivation
leverera något som uppfyller
intressenters och organisaVerksamhet
tionens mål. Detta innebär
att man måste analysera
Applikation
alla nivåer i organisationen,
från motivation och mål
Infrastruktur
genom verksamhet, applikation och infrastrukturlager
för att förstå hur den nya lösningen bäst passar in och hur
intressenternas krav påverkar lösningen. Här ser man att
verksamhetsanalysen hjälper till att vara en brygga över
den klassiska avgrunden mellan verksamhet och applikationslandskapet (i vardagligt tal IT) och även in i infrastrukturen. I dagens samhälle levereras många lösningar i
form av applikationer, antingen helt nya alternativt
uppdateringar av befintliga system. Med en korrekt utförd
analys så ska de levererade lösningarna, som tagit hänsyn
till intressenternas alla åsikter och krav, leda till att antalet
misslyckade initiativ minskar drastiskt.
Hur passar verksamhetsanalys ihop med resten av verksamheten
“Se till att göra rätt sak, på rätt sätt!”
I den meningen finner man treenigheten för ett bra
förändringsinitiativ. Som vi redan har nämnt så ser
verksamhetsanalytikern till att man fokuserar på rätt saker.
Projektledaren ser till att något görs och enterprisearkitekten ser till att det blir på rätt sätt. Med andra ord så
fokuserar alla tre områden på förändringen och inom den
så har man olika ansvar för att organisationen ska nå
målet för initiativet.
5
Verksamhetsanalytikern
För att driva framgångsrika förändringsprojekt så är det
viktigt att organisationen tittar på sin förmåga inom alla
dessa tre områden. Om någon av förmågorna halkat efter,
eller i värsta fall saknas helt, så är det en stor risk att
organisationen inte når ända fram och skapar maximal
utdelning av förändringarna. Ett sätt att definiera dessa
tre ansvarsområden är:
• har ett internt affärsfokus inom området som
omfattas – vilka krav har vi på förändringar nu, idag
och framöver.
Enterprisearkitekten
• har ett externt enterprise- (“helhets”) fokus – vilka
externa faktorer idag och framöver kan påverka våra
behov av förändringar och hur passar dessa förändringar ihop med andra delar av organisationen.
Projektledaren
• har ett internt projektfokus – vilka interna faktorer
påverkar vår möjlighet att leverera en lösning på
begäran om förändring på specificerad tid, kostnad
osv.
Enterprisearkitektur
Externt perspektiv
Analysera
BA
Projekt
Projekt
Leverera
PM
Internt perspektiv
Internt perspektiv
Designa
EA
Verksamhetsanalys
Projekt
Projekt
Projektledning
Projekt
Avancerad
Avancerad generalist
inom verksamhetsanalys
Senior verksamhetsanalytiker
Verksamhetsanalytiker
Grundläggande
Underliggande kompetenser
Nästa steg
Junior verksamhetsanalytiker
Nybörjare inom verksamhetsanalys
Detaljfokus
Övergripande perspektiv
Arbetets sammanhang
IIBA erbjuder
medlemmar
attinfluens
genomgå
en kompetensStorleken
indikerar
på organisationen
analys där man kan se vilken nivå man ligger på. Som ett
komplement erbjuder de även en kompetensmodell som
ett verktyg för att utvärdera hur man kan gå vidare i sin
karriär. Detta verktyg kan även användas för att utvärdera
kompetensen bland medarbetare och för kompetensutveckling.
IIBA erbjuder även certifiering i två nivåer för verksamhetsanalytiker. Den lägre nivån är för analytiker med ca 3-5 års
erfarenhet och den högre är för professionella med längre
erfarenhet. Detta för att säkerställa att certifiering faktiskt
är ett bevis på att man är kunnig och erfaren i rollen som
verksamhetsanalytiker.
Biner erbjuder en kurs där man får lära sig verksamhetsanalysens olika delar samt praktiskt använda de verktyg
som BABOK innehåller. Denna kurs är både för de som vill
ha en introduktion till verksamhetsanalysområdet och för
mer erfarna som vill förbereda sig för en eventuell
certifiering alternativt få en än bättre struktur på sitt
analysarbete.
Se till att du tar nästa steg för att säkra att
du gör rätt sak, på rätt sätt!
Biner | Tel: +46 (0)8 22 90 10 | www.biner.se | Epost: [email protected]
Biner
Biner är ett konsult- och utbildningsföretag specialiserat på förändringsledning,
enterprisearkitektur och verksamhetsanalys. Våra konsulter och kursledare håller
en mycket hög kompetensnivå och har förmågan att tänka ”out of the box” för att
möta våra kunders och kursdeltagares behov och förväntningar. Vi är oberoende
konsulter som vägleder utan kopplingar till systemleverantörer. Vårt arbete
sker alltid med ditt bästa i fokus för att nå optimala resultat.
Vårt namn ’’Biner” kommer från det engelska ordet ”carabiner”,
vilket betyder karbinhake. Karbinhaken symboliserar vår förmåga att
sammankoppla verksamheten och IT. Vi har ett övergripande synsätt
på samspelet mellan verksamhetsutveckling och utvecklingen av en
effektiv och stödjande IT-arkitektur. Biner fokuserar på helheten och
leder våra kunder i rätt riktning.
Biner håller ett flertal öppna- och företagsanpassade kurser per år.
Mest kända är vi som ledande utbildare av TOGAF i Norden. Sedan 2010 är vi även
The Open Groups representant på den svenska marknaden och kan erbjuda ackrediterade TOGAF-utbildningar med certifiering i samband med kurstillfället.
Vill du läsa mer om oss – besök oss på www.biner.se
Securing progress
Biner | Tel: +46 (0)8 22 90 10 | www.biner.se | Epost: [email protected]