Basware Experience Sverige 2012
Framgångsfaktorer inköpsprojekt - vad
kommer före resp. efter systeminförande?
Matti Bjerking
Strategiskt inköpsarbete
”En disciplinerad och systematisk
förbättringsprocess applicerat på alla typer av
inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och
tjänster med syfte att maximera tillfört värde”
Strategiskt inköpsarbete
Vad vill vi uppnå
Ta kontrollen över vår inköpsprocess
Minska konstnader för inköp av varor och tjänster
Minska kostnader för hanteringen av inköp
Säkerställa leverans
Strategiskt inköpsarbete
” Att arbeta strategisk med inköp innefattar alla
processer från upphandling, via beställning till
betalning av faktura”
Strategiskt inköpsarbete
” Det är också viktigt att identifiera dina medspelare
i ditt strategiska arbete – dina leverantörer”
Strategiskt inköpsarbete
” Att införa systemstöd skapar förutsättningar för att nå
målen”
Analys
Projekt
Analys
Informationsinsamling
Nuvarande inköpsprocess
Inköpsbeteende
Lönsamhetsbedömning
Förslag på ny process
Identifiera nyckeltal
Rekommendationer
Kategorustyrning, Spend
Produktion
Spridning
Spridning
Uppföljning
Uppföljning
Utveckla handeln internt
Utveckla leverantörer
Utveckla varusortiment
Statistik
Mäta finansiellt
Mäta kvalitativt
Leverantörsbearbetning
Samverkan med leverantörer
Som en del i ett ständigt
strategiskt inköpsarbete
Strategiskt inköpsarbete
Så hur förbereder jag mig
”En verksamhetsanalys ger dig förutsättningar
att på bästa sätt förbereda dig för ett
systeminförande”
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – varför ?
• Syfte & Mål
– Mobilisera för e-inköp / e-handel
– Hur gör vi, hur matchar vi e-inköp mot vår organisation
– Identifiera möjligheter och problem
– Vart lägger vi fokus
–
–
–
–
Lönsamhet, kostnadsfokus
Säkra leveranser
Effektivisera administration
Skapa utrymme i känrverksamheten
– Vad är nästa steg
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – innehåll
• Nulägesanalys
• Kartläggning av inköp
• Att arbeta strategiskt med inköp
• Framtiden
– Inköpsorganisation
– Inköpsprocesser
• Rekommendationer
• Nästa steg
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Nulägesanalys
• Se över nuvarande inköpsprocess
– Vilka beställer
– Centralt / Lokalt
• Styrning
– Gör vi rätt
– Finns regler
– Finns strategier
• Beskrivning av organisation
– Upphandling, (inköp), ekonomi, beställare
• “Upplevda” problem i dagens inköpshantering
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Kartläggning av inköp
• Varför kartläggning
– Identifiera felköp
– Vart lägger vi fokus – Hitta de stora flödena
– Möjlighet att minska antal leverantörer
• Vad köper vi från vem
• Hur mycket köper vi för
• Hur köper vi
– Ramavtalstrohet
– Vilda inköp
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Att arbeta strategiskt med inköp
• Introduktion till e-inköp/e-handel
• Olika sätt att beställa
– Hur fyller vi vår varukorg
• Hur når vi våra leverantörer
• Vart lägger vi fokus
Att tillsammans gå igenom ett antal
tänkbara scenarier för att öka kunskapen
och förståelsen för hur vi kan utveckla vår
egen e-inköpslösning
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Organisation
Inköp
• Nya roller
– Processägare
– Förvaltare
• Hur ser organisationen ut
– Upphandling
– Ekonomi
– Beställare
– Inköp?
• Förvalta inköpsstöd & process
– Inköpsstrategi / Inköpspolicy (etablera, förnya)
?
?
?
?
?
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Utforma policies
• Förankring i organisationen
– Så här fungerar det
– Varför skall vi göra så här
• Nya krav på organisationen?
– Styr inköp
– Avtal, sortiment
– Minska antal leverantörer
– Minska antal beställare (Certifiering, centrala inköpare)
• Systemstöd ger nya möjligheter
• Förankra nya processer i organisationen
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Mäta & styra
• Varför mäta
– Styra bort “dåligt” beteende internt
– Öka kvalitet / effektivitet / lönsamhet
• Identifiera nyckeltal
– Kvantitativa/Kvalitativa
• Nyckeltal, KPI:er
– Vad handlas från systemet/utanför
– Avtal/Icke avtal
– Vad handlas, kategoriuppföljning
– Antal matchade fakturor
Strategiskt inköpsarbete
Tekniskt införande av system
Projekt
Produktion
Projekt
Spridning
Uppföljning
Produktion
Strategiskt inköpsarbete
” Efter den tekniska implementationen”
Analys
Projekt
Produktion
Spridning
Spridning
Uppföljning
Uppföljning
Utveckla handeln internt
Utveckla leverantörer
Utveckla varusortiment
Statistik
Mäta finansiellt
Mäta kvalitativt
Leverantörsbearbetning
Samverkan med leverantörer
Som en del i ett ständigt
strategiskt inköpsarbete
Strategiskt inköpsarbete
Verksamhetsanalys – Nya processer
• Förvalta inköpsstöd & process
Inköp
– Processägare, Förvaltare
?
• Är organisationen på plats
– Upphandling, Inköp, Beställare
– Ekonomi
• Nya roller
– E-handelssamordnare
– Administrera, informera och uppdatera produktinformation i
systemet
– Externt mot leverantörer
– Internt brygga mellan avdelningar
– Inköpsansvariga
?
?
?
?
Strategiskt inköpsarbete
”En disciplinerad och systematisk
förbättringsprocess applicerat på alla typer av
inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och
5, E
tjänster med syfte att maximera tillfört värde”
1, A
AGENDA 1 - Sourcing
4, D
2, B
AGENDA A - Process
AGENDA 1, A - Kombination
3, C
Den senaste tekniken stöder ditt införande
Leverantör
ERP
Catalog
Kataloger
i molnet
e
2.
e
1.
Köparen
Basware Open Network
Gränssnitt för transaktion
3.
extranet
e
Punch-out
4.
operator
e
Partner nätverk
Basware Purchase
The
Open Network
Leverantörsanslutning som tjänst
3rd party
procurement solution
Basware Catalogs underlättar utrullning
Tung manuell kataloghantering kan sänka din utrullning
Kataloger
Papperskatalog
PDF katalog
Excel katalog
xCBL katalog
UBL katalog
BMECat katalog
XML katalog
Skapa katalogstruktur
Format
konvertering
Mjukvara
Versionshantering
Katalog
Validering
Katalog distribution
Leverantörsaktivering
Nätverk
Felhantering
Basware Catalogs
Sammafattning
Ledningsstöd och förankring är grundförutsättningar för ett bra
systeminförande. För att nå detta bör du också se över din verksamhet
för att veta vad du pratar om, Verksamhetsanalys.
Tekniken är viktig, men kan bara vara ett stöd, och i vissa fall förenkla
ditt permanenta arbete med strategiskt inköp.
En analys av dina inköp – spend, ger dig det bästa verktyget för att
prioritera dina leverantörer som ska kopplas på i systemet.
Hitta din årliga agenda för att ständigt förbättra inköpsprocessen, ur ett
sourcing perspektiv, men också ur ett rent praktiskt process perspektiv
– Hur många använder systemet, hur går det för dem, hittar de
produkter och tjänster utifrån sina behov, etc
A Basware Presentation
Frågor
Matti Bjerking
Principal Business Consultant
Basware AB
Gustavslundsvägen 141 A
SE-167 51 Bromma, Sweden
Phone +46 8 50 57 44 00
Mobile +46 70 421 68 05
Fax +46 8 50 57 44 99
[email protected]
www.basware.se