Strategiskt inköpsarbete
Basware Experience Sverige 2012 Framgångsfaktorer inköpsprojekt - vad kommer före resp. efter systeminförande? Matti Bjerking Strategiskt inköpsarbete ”En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och tjänster med syfte att maximera tillfört värde” Strategiskt inköpsarbete Vad vill vi uppnå Ta kontrollen över vår inköpsprocess Minska konstnader för inköp av varor och tjänster Minska kostnader för hanteringen av inköp Säkerställa leverans Strategiskt inköpsarbete ” Att arbeta strategisk med inköp innefattar alla processer från upphandling, via beställning till betalning av faktura” Strategiskt inköpsarbete ” Det är också viktigt att identifiera dina medspelare i ditt strategiska arbete – dina leverantörer” Strategiskt inköpsarbete ” Att införa systemstöd skapar förutsättningar för att nå målen” Analys Projekt Analys Informationsinsamling Nuvarande inköpsprocess Inköpsbeteende Lönsamhetsbedömning Förslag på ny process Identifiera nyckeltal Rekommendationer Kategorustyrning, Spend Produktion Spridning Spridning Uppföljning Uppföljning Utveckla handeln internt Utveckla leverantörer Utveckla varusortiment Statistik Mäta finansiellt Mäta kvalitativt Leverantörsbearbetning Samverkan med leverantörer Som en del i ett ständigt strategiskt inköpsarbete Strategiskt inköpsarbete Så hur förbereder jag mig ”En verksamhetsanalys ger dig förutsättningar att på bästa sätt förbereda dig för ett systeminförande” Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – varför ? • Syfte & Mål – Mobilisera för e-inköp / e-handel – Hur gör vi, hur matchar vi e-inköp mot vår organisation – Identifiera möjligheter och problem – Vart lägger vi fokus – – – – Lönsamhet, kostnadsfokus Säkra leveranser Effektivisera administration Skapa utrymme i känrverksamheten – Vad är nästa steg Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – innehåll • Nulägesanalys • Kartläggning av inköp • Att arbeta strategiskt med inköp • Framtiden – Inköpsorganisation – Inköpsprocesser • Rekommendationer • Nästa steg Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Nulägesanalys • Se över nuvarande inköpsprocess – Vilka beställer – Centralt / Lokalt • Styrning – Gör vi rätt – Finns regler – Finns strategier • Beskrivning av organisation – Upphandling, (inköp), ekonomi, beställare • “Upplevda” problem i dagens inköpshantering Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Kartläggning av inköp • Varför kartläggning – Identifiera felköp – Vart lägger vi fokus – Hitta de stora flödena – Möjlighet att minska antal leverantörer • Vad köper vi från vem • Hur mycket köper vi för • Hur köper vi – Ramavtalstrohet – Vilda inköp Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Att arbeta strategiskt med inköp • Introduktion till e-inköp/e-handel • Olika sätt att beställa – Hur fyller vi vår varukorg • Hur når vi våra leverantörer • Vart lägger vi fokus Att tillsammans gå igenom ett antal tänkbara scenarier för att öka kunskapen och förståelsen för hur vi kan utveckla vår egen e-inköpslösning Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Organisation Inköp • Nya roller – Processägare – Förvaltare • Hur ser organisationen ut – Upphandling – Ekonomi – Beställare – Inköp? • Förvalta inköpsstöd & process – Inköpsstrategi / Inköpspolicy (etablera, förnya) ? ? ? ? ? Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Utforma policies • Förankring i organisationen – Så här fungerar det – Varför skall vi göra så här • Nya krav på organisationen? – Styr inköp – Avtal, sortiment – Minska antal leverantörer – Minska antal beställare (Certifiering, centrala inköpare) • Systemstöd ger nya möjligheter • Förankra nya processer i organisationen Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Mäta & styra • Varför mäta – Styra bort “dåligt” beteende internt – Öka kvalitet / effektivitet / lönsamhet • Identifiera nyckeltal – Kvantitativa/Kvalitativa • Nyckeltal, KPI:er – Vad handlas från systemet/utanför – Avtal/Icke avtal – Vad handlas, kategoriuppföljning – Antal matchade fakturor Strategiskt inköpsarbete Tekniskt införande av system Projekt Produktion Projekt Spridning Uppföljning Produktion Strategiskt inköpsarbete ” Efter den tekniska implementationen” Analys Projekt Produktion Spridning Spridning Uppföljning Uppföljning Utveckla handeln internt Utveckla leverantörer Utveckla varusortiment Statistik Mäta finansiellt Mäta kvalitativt Leverantörsbearbetning Samverkan med leverantörer Som en del i ett ständigt strategiskt inköpsarbete Strategiskt inköpsarbete Verksamhetsanalys – Nya processer • Förvalta inköpsstöd & process Inköp – Processägare, Förvaltare ? • Är organisationen på plats – Upphandling, Inköp, Beställare – Ekonomi • Nya roller – E-handelssamordnare – Administrera, informera och uppdatera produktinformation i systemet – Externt mot leverantörer – Internt brygga mellan avdelningar – Inköpsansvariga ? ? ? ? Strategiskt inköpsarbete ”En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och 5, E tjänster med syfte att maximera tillfört värde” 1, A AGENDA 1 - Sourcing 4, D 2, B AGENDA A - Process AGENDA 1, A - Kombination 3, C Den senaste tekniken stöder ditt införande Leverantör ERP Catalog Kataloger i molnet e 2. e 1. Köparen Basware Open Network Gränssnitt för transaktion 3. extranet e Punch-out 4. operator e Partner nätverk Basware Purchase The Open Network Leverantörsanslutning som tjänst 3rd party procurement solution Basware Catalogs underlättar utrullning Tung manuell kataloghantering kan sänka din utrullning Kataloger Papperskatalog PDF katalog Excel katalog xCBL katalog UBL katalog BMECat katalog XML katalog Skapa katalogstruktur Format konvertering Mjukvara Versionshantering Katalog Validering Katalog distribution Leverantörsaktivering Nätverk Felhantering Basware Catalogs Sammafattning Ledningsstöd och förankring är grundförutsättningar för ett bra systeminförande. För att nå detta bör du också se över din verksamhet för att veta vad du pratar om, Verksamhetsanalys. Tekniken är viktig, men kan bara vara ett stöd, och i vissa fall förenkla ditt permanenta arbete med strategiskt inköp. En analys av dina inköp – spend, ger dig det bästa verktyget för att prioritera dina leverantörer som ska kopplas på i systemet. Hitta din årliga agenda för att ständigt förbättra inköpsprocessen, ur ett sourcing perspektiv, men också ur ett rent praktiskt process perspektiv – Hur många använder systemet, hur går det för dem, hittar de produkter och tjänster utifrån sina behov, etc A Basware Presentation Frågor Matti Bjerking Principal Business Consultant Basware AB Gustavslundsvägen 141 A SE-167 51 Bromma, Sweden Phone +46 8 50 57 44 00 Mobile +46 70 421 68 05 Fax +46 8 50 57 44 99 [email protected] www.basware.se
© Copyright 2024