A Basware Presentation
1C:Från inköp till betalning - hela
processen
Mia Lenman
Matti Bjerking
6:e okt 2011
Att arbeta strategiskt med inköp
”En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess
applicerat på alla typer av inköp av råvaror,
förbrukningsmaterial och tjänster med syfte att
maximera tillfört värde”
Att arbeta strategiskt med inköp
Från upphandling till betalning
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi idag
Strategisk inköpsplanering & styrning
•
•
•
•
•
•
Bristande styrning mot ekonomiskt mest fördelaktiga förslag
För lite tid till strategiskt inköpsarbete
Nyckeltal och mål saknas
Få kontroller om verkligen behov föreligger
Behovet är inte tillräckligt analyserat
Behovet uppstår i köpögonblicket
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi idag
Upphandling & Avtal
•
•
•
•
Dålig överblick avtal, leverantör och sortiment
Rutiner för utveckling av leverantör saknas
Ingen kontroll mot ramavtal
Svårigheter i att följa upp (IT-stöd saknas)
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi idag
Beställa
•
•
Manuellt och tidsödande arbete
Fragmenterat arbetssätt
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi idag
Leverans & fakturahantering
•
•
Manuellt och tidsödande arbete för att kontrollera fakturan mot beställning
Fragmenterat arbetssätt
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi imorgon
Strategisk inköpsplanering & styrning
•
•
•
Inköpsstrategi och policy
Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende
Öka automatisering i upphandlings- och inköpsarbetet frigör resurser till
kärnverksamhet och tid till strategiskt inköpsarbete
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi imorgon
Upphandling & Avtal
•
•
•
•
Information om avtal, leverantörer och sortiment samlat till ett gemensamt ställe
Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden
Ökande nyttjanden av befintliga avtal
Ökat stöd inför nya avtalsförhandlingar
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi imorgon
Beställa
•
•
10
Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen
Förenklingar och frigjord tid för kärnverksamheten
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur arbetar vi imorgon
Leverans & fakturahantering
•
•
Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen
Automatisk matchning av beställning och faktura, automatisk attest av faktura om
godset är mottaget
Att arbeta strategiskt med inköp
Så vad vill vi uppnå
•
•
•
•
Ta kontrollen över vår inköpsprocess
Minska kostnader för köp av varor och tjänster
Minska kostnaden för hantering av inköp
Säkerställa leverans, lågrisk leverantörer
Andra mål
•
•
Handla korrekt; etiskt, miljö
Delade visioner (köpare & säljare)…
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur lyckas vi – framgångsfaktorer
•
•
•
•
•
•
•
Verksamhetsanalys
Införa systemstöd
Utgångspunkt i verksamhetens krav och behov
Uttalat stöd och beslut från ledning
Förankring i hela organisationen
Avsatta ekonomiska resurser, systemstöd, projekt, förvaltning
Permanent arbete med strategisk inköpsplanering
Att arbeta strategiskt med inköp
Hur når vi dit
Organisation
Processer & policy
Varugruppsindelning
Uppföljning & styrning
Elektroniskt inköpssystem
Elektronisk inköpssystem
Uthopp till webb shop...
Att arbeta strategiskt med inköp
Verksamhetsanalys
•
Varför e-inköp
– Skapa tydlighet, vad vill vi uppnå
•
Mobilisera, bygga kompetens, förankra
• Nulägesanalys
• Kartläggning av inköp
• Att arbeta strategiskt med inköp (WS)
– Framtiden, Inköpsorganisation, Framtida inköpsprocesser, Styrning
•
Slutsatser & rekommendationer
• Förslag på fortsättning
Exempel på resultat av kartläggning
18
Att arbeta strategiskt med inköp
Verksamhetsanalys
Basware erbjudande
Verksamhetsanalys till fast pris
– Verksamhetsanalys (+10 dgr)
• Kartläggning, bygga kompetens, framtidsvisioner, organisation, systemstöd
• Resultat presenteras i rapportformat + ppt
– Fast pris
• 130 000 SEK
Genomförande
Akt.
Beskrivning
Planering och kravställan
1 Planera verksamhetsanalysen och sätt förväntningar på innehåll
Kartläggning av inköp och organisation
2 Informationsinhämtning förbrukningsanalys
- Statistik leverantörsfakturor
- Intervju med ekonomiavdelning (grupp)
3 Informationsinhämtning inköp och inköpsbeteende
- Intervju med strategiskt utvalda grupper
4 Dokumentation kartläggning och inköpsstatistik
- Rapportsammanställning
- Presentation styrgrupp
Rapportsammanställning och rapportering
5 Workshop kartläggning med projektgrupp (förankringsmöte)
- Kartläggning av inköpsbeteende
- Inköpsstatistik
6 Dokumentation slutrapport
- Sammanställning rapport, större (docx)
7
Presentation av rapport
- Styrgrupp och projektgrupp tillsammans
Tid Kund
Tid Konsult
1 dag
1 dag
4 tim
1 dag
2 tim * 4-8
grupper
2 dagar
2 dag
4 tim
1 dag
2 dagar
2 dagar
4 tim, alt. 2
tim
* 2 grupper
4 tim
Summa
+10 dagar
2 dagar
Frågor?