Basware Purchase Management (PM)
A Basware Presentation 1C:Från inköp till betalning - hela processen Mia Lenman Matti Bjerking 6:e okt 2011 Att arbeta strategiskt med inköp ”En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror, förbrukningsmaterial och tjänster med syfte att maximera tillfört värde” Att arbeta strategiskt med inköp Från upphandling till betalning Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi idag Strategisk inköpsplanering & styrning • • • • • • Bristande styrning mot ekonomiskt mest fördelaktiga förslag För lite tid till strategiskt inköpsarbete Nyckeltal och mål saknas Få kontroller om verkligen behov föreligger Behovet är inte tillräckligt analyserat Behovet uppstår i köpögonblicket Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi idag Upphandling & Avtal • • • • Dålig överblick avtal, leverantör och sortiment Rutiner för utveckling av leverantör saknas Ingen kontroll mot ramavtal Svårigheter i att följa upp (IT-stöd saknas) Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi idag Beställa • • Manuellt och tidsödande arbete Fragmenterat arbetssätt Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi idag Leverans & fakturahantering • • Manuellt och tidsödande arbete för att kontrollera fakturan mot beställning Fragmenterat arbetssätt Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi imorgon Strategisk inköpsplanering & styrning • • • Inköpsstrategi och policy Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende Öka automatisering i upphandlings- och inköpsarbetet frigör resurser till kärnverksamhet och tid till strategiskt inköpsarbete Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi imorgon Upphandling & Avtal • • • • Information om avtal, leverantörer och sortiment samlat till ett gemensamt ställe Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden Ökande nyttjanden av befintliga avtal Ökat stöd inför nya avtalsförhandlingar Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi imorgon Beställa • • 10 Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen Förenklingar och frigjord tid för kärnverksamheten Att arbeta strategiskt med inköp Hur arbetar vi imorgon Leverans & fakturahantering • • Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen Automatisk matchning av beställning och faktura, automatisk attest av faktura om godset är mottaget Att arbeta strategiskt med inköp Så vad vill vi uppnå • • • • Ta kontrollen över vår inköpsprocess Minska kostnader för köp av varor och tjänster Minska kostnaden för hantering av inköp Säkerställa leverans, lågrisk leverantörer Andra mål • • Handla korrekt; etiskt, miljö Delade visioner (köpare & säljare)… Att arbeta strategiskt med inköp Hur lyckas vi – framgångsfaktorer • • • • • • • Verksamhetsanalys Införa systemstöd Utgångspunkt i verksamhetens krav och behov Uttalat stöd och beslut från ledning Förankring i hela organisationen Avsatta ekonomiska resurser, systemstöd, projekt, förvaltning Permanent arbete med strategisk inköpsplanering Att arbeta strategiskt med inköp Hur når vi dit Organisation Processer & policy Varugruppsindelning Uppföljning & styrning Elektroniskt inköpssystem Elektronisk inköpssystem Uthopp till webb shop... Att arbeta strategiskt med inköp Verksamhetsanalys • Varför e-inköp – Skapa tydlighet, vad vill vi uppnå • Mobilisera, bygga kompetens, förankra • Nulägesanalys • Kartläggning av inköp • Att arbeta strategiskt med inköp (WS) – Framtiden, Inköpsorganisation, Framtida inköpsprocesser, Styrning • Slutsatser & rekommendationer • Förslag på fortsättning Exempel på resultat av kartläggning 18 Att arbeta strategiskt med inköp Verksamhetsanalys Basware erbjudande Verksamhetsanalys till fast pris – Verksamhetsanalys (+10 dgr) • Kartläggning, bygga kompetens, framtidsvisioner, organisation, systemstöd • Resultat presenteras i rapportformat + ppt – Fast pris • 130 000 SEK Genomförande Akt. Beskrivning Planering och kravställan 1 Planera verksamhetsanalysen och sätt förväntningar på innehåll Kartläggning av inköp och organisation 2 Informationsinhämtning förbrukningsanalys - Statistik leverantörsfakturor - Intervju med ekonomiavdelning (grupp) 3 Informationsinhämtning inköp och inköpsbeteende - Intervju med strategiskt utvalda grupper 4 Dokumentation kartläggning och inköpsstatistik - Rapportsammanställning - Presentation styrgrupp Rapportsammanställning och rapportering 5 Workshop kartläggning med projektgrupp (förankringsmöte) - Kartläggning av inköpsbeteende - Inköpsstatistik 6 Dokumentation slutrapport - Sammanställning rapport, större (docx) 7 Presentation av rapport - Styrgrupp och projektgrupp tillsammans Tid Kund Tid Konsult 1 dag 1 dag 4 tim 1 dag 2 tim * 4-8 grupper 2 dagar 2 dag 4 tim 1 dag 2 dagar 2 dagar 4 tim, alt. 2 tim * 2 grupper 4 tim Summa +10 dagar 2 dagar Frågor?
© Copyright 2024