Styrelsemöte 3 Februari 2014 På plats : Anders Bjurner, ordförande Per Gedin Janne Giese Peter Mickwitz Marianne Pade, representant för nordiska instituten i Rom Ingeborg Stana Mathias Rongved, representant för de nordiska ambassaderna i Rom Kolbrún Halldórsdottir, representant för Nordiska Konstnärsrådet Ingo Arnason, konstnärsföreståndare Freja Lindeman, praktikant 1. Mötets öppnande Styrelseordförande Anders Bjurner (AB) öppnar mötet. 2. Godkännande av dagordningen Styrelsen godkänner dagordningen 3. Verksamheten vid SFK juli-‐december IA redogör för verksamheten vid Konstnärshuset under hösten. Vanligtvis ordnas tre publika tillställningar per månad. När alla residenskonstnärer är på plats brukar IA bjuda in medlemmarna till ett Welcome Coffee. Tanken är att medlemmarna ska dela med sig av sina bästa tips redan i början av konstnärernas vistelser. Evenemanget till Rom ordnas den andra torsdagen i månaden, konstnärerna har möjlighet att presentera sig själva och sina arbeten för en nordisk och italiensk publik. Konstnärshuset skall även detta år delta i Nordic Film Fest som äger rum i april, där även SFK kommer ha en egen del av festivalen. Under hösten hade konstnärshuset även musiksalotto samt open studio som extra evenemang. IA föreslår att ta upp kaffemöten där medlemmarna kan komma och träffa konstnärerna. Det föreslås även att i forstättningen bjuda in italienska konstnärer till residensets evenemang. 4. Det ekonomiska läget Budgeten Det ekonomiska läget är den viktigaste frågan på dagordningen, eftersom läget fortfarande är dåligt. Budgeten innehåller detta år ett underskott på 17 000 euro, konstaterar AB. Styrelsens viktigaste uppgift är att detta år hitta viktiga inkomstkällor. Både projektbaserade bidrag samt långsiktiga och hållbara bidrag. Konstnärsföreståndare Ingo Arnason (IA) ) konstaterar att föreningen hittills i år har fått 4000 euro från Centret för konstfrämjande i Finland, 1000 euro från Finlands svenska författareförening och 5000 danska kronor (671 euro) från Komponistföreningen i Danmark, . Norska ambassaden ger årligen 2000 euro för Till Rom-‐evenemangen och Svenska ambassaden gav ett bidrag på 400 euro. Svenska kulturfonden stöder föreningen genom att avlöna en finlandssvensk praktikant. Möjliga kostnadsbesparingar Största utgiften fortfarande är hyran (7800 euro/månad), som Accademia dei Lincei inte går med på att minimera. IA håller kostnaderna nere genom att göra alla praktiska reparationer i huset själv så långt det går. IA skall även hitta ett bättre telefon och Internet kontrakt för Circolo, eftersom föregående avtal visade sig bli väldigt dyrt. Mathias Rongved (MR) föreslår att höja residenskonstnärernas hyror, men styrelsen vill ogärna göra det, eftersom endast de finska och norska konstnärerna får stipendium för sin vistelse i Rom. Förlaget tas ändå i beaktande och kan ses som en eventuell lösning för det ekonomiska läget. IA har varit i kontakt med Italienska staten, som gett förslag på utrymmen utanför Rom. AB konstaterar ändå att föreningen stannar på Circolo och att en flytt inte är aktuell. Styrelsen instämmer SFK har en bokförare och en löneräknare, som man eventuellt borde dra ner på eller hitta en billigare lösning för. IA skall kontakta ambassaderna och se hur de går tillväga med bokföringen/löneräknandet. Styrelsemedlemmarnas åtgärder Styrelsemedlemmarna bör ta reda på vilka fonder som är aktuella i de olika länderna. Viktigt med personlig kontakt med fonderna/företagen man är i kontakt med. Alla i styrelsen bör kontakta fonderna i respektiva länder och berätta om föreningen. Ansökningarna bör skrivas specifikt för varje fond/företag och utarbetas av resektive styrelsemedlem. IA påpekar att projektbaserade stöd är bra att ansöka om och vinkla in det så att det passar in på Circolos verksamhet. Förutom att ansöka stöd från fonderna, måste SFK även satsa på företagssponsorering. IA har funderat ut vad man kunde ge i gengäld åt företagen och han har utvecklat fyra olika typer av sponsorering: Typ 1. Företaget bidrar med 10-‐8.000 euro, tillgång till utrymmen två gånger, logo på circolos hemsida, 4 kopior på boken till Rom, kopia på en teckning av H.C Andersen, ett års medlemskap. Typ 2. Företaget bidrar med 5000 euro, tillgång till Circolos utrymmen en gång, logo på Circolos hemsida, två exemplar av boken till Rom, kopia på en teckning av H.C Andersen, ett års medlemskap. Typ 3.Företaget bidrar med 2000 euro, logo på Circolos hemsida, ett exemplar av boken Till Rom, ett års medlemskap .Typ 4. Företaget bidrar med 1000 euro, logo på hemsidan, ett års medlemskap. Styrelsen är överens omatt dessa sponsortillfällen inte får störa residensverksamheten och måste planeras. Styelsen poängterar betydelsen av medlemskap för SFK. Det är viktigt att ha många medlemmar och att även alla samfund, företag, fonder även är medlemmar. AB tycker att varje medlem skall försöka få en till fem nya medlemmar. Att nå ut till politikerna och berätta mera om verksamheten. Även med konstnärsföreningarna. Den nya hemsidan(300/år) har fungerat bra och styrelsen är nöjd med den. Medlemmarna kan lätt betala medlemsavgiften och få information om verksamheten. Det är viktigt att få logon till hemsidan av olika företag som sponsorer. IA kommer att vara i kontakt med Creative Europe med hjälp av andra styrelsemedlemmar. Ett EU stöd skulle vara bra för föreningen trots allt administrativt jobb för ansökningarna. IA skall ordna ett möte med Creative Europes kontaktperson i Italien och börja en ansökningsprocess. AB har kontakt i Bryssel via svenska EU-‐ delegationen. Styrelsen diskuterade renoveringsprojekt för residenset. Konstnärsrummen beöver nytt möblemang och det behövs små renoveringsprojekt i hela lägenheten. Det är på styrelsens ansvar att ansöka om stöd för renoveringsprojekt och göra upp en budgetplan samt att skaffa offerter från olika möbelföretag. Det behövs även en budgetplan för att restaurera konstverken och böckerna på konstnärshuset, vilket styrelsen bör söka understöd för. IA och FL håller även på att planera en onlinebroschyr till hemsidan, som skulle inneålla konstnärers arbeten, information och händelser inom föreningen. Broschyren skall kunna vara nedladdningsbar. Ytterligare åtgärder för att öka intäkterna I dag har föreningen 50 betalande medlemmar, och drygt 80 icke-‐betalande medlemmar (alla residenskonstnärer erbjuds medlemsskap i två år som en del av hyram). SFK har från och med februari börjat dela ut sina medlemskort åt alla medlemmar där de får förmånligare inträden till ca, 20 museer i Rom. IA och praktikanten Freja Lindeman (FL) jobbar på att vidare utveckla medlemskortet och erbjudanden. Medlemsantalet går uppåt i kurvan och det gäller att fortsätta på samma linje. Styrelsen diskuterade om att regelbundet skicka räkning till konstnärsföreningarna och be dem att bli medlemmar i föreningen. Även gamla medlemmar bör påminnas med skickad räkning om förnyat medlemskap. Styrelsen godkänner att SFK hyr ut rum åt medlemmar under augusti månad för 50 euro per natt. Augusti 2013 visade sig ha intresse och därför kommer föreningen fortsätta med det. AB understryker att det är viktigt att föreningen inte sysslar med kommersiell verksamhet som hotell, utan poängterar att det endast är för konstintresserade medlemmar och i första hand konstnärer. FL har gått med på att jobba under augusti månad och i stället ta semester i juli. IA och FL håller på att gå igenom lämpliga fonder/ företag och skall åta sig att börja ansöka om stöd med styrelsemedlemmarnas hjälp. Alla brev skall läsas igenom av styrelsen . Nödåtgärder Nödåtgärder vore att höja medlemsavgiften och avgiften för residenskonstnärerna, vilket inte eftersträvas. Möblemanget kommer inte att säljas och verksamheten kommer att fortsätta, tillägger AB. 5. Eventuell ändring av stadgarna Det diskuteras om en eventuell ändring av stadgarna. För ändring av stadgarna behövs en juridisk person och pengar. Styrelsen skall/bör åtgärda det eftersom SFK är i behov av en ändring av sina stadgar. Övrigt Janne Giese föreslår att styrelsemedlemmarna öven får hyra rum på Circolo under deras vistelser . Styrelsen godkänner det,(högst 4 dagar/år) ifall det råkar finnas lediga rum . Om två styrelsemedlemmar söker för samma tid avgörs det med utlottning. Även Till Rom namnet diskuteras, ifall det är lämpligt för evenemanget som ordnas andra torsdagen i månaden. Majoriteten tycker ändå om namnet och tills vidare får det heta Till Rom. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte ordnas 12.6.14 och föregås av Urvalsmöte 11.6.14 Mötet avslutas