reportage
g
a
t
e
r
ö
f
e
Familj
t
r
o
t
s
r
a
tjän
på ny
fakta
an
Johan Hagm
år
28
r
de
Ål
»
tillpertkyl sen 10 år
Arbetar på Ex
»
baka.
af
» Var tidigare Fotogr företaget
ilje
» Är delägare i fam
Johan rekommenderar
lösningen för alla han
träffar, oavsett var de
finns i hierarkin.
– Träffar man cheferna
får man förklara att de
sparar mycket pengar.
Grabbarna gillar tidsrapporteringen, de
måste göra den ändå
och här kommer den
på köpet.
teknik
tidsrapport,
ig
b
b
jo
d
e
m
u
d
r
te
it
S
ng och förstrulig orderhanteri
iljeföretaget
m
a
F
r?
e
p
p
a
p
a
n
n
u
sv
ipper sånt
sl
rg
o
b
te
ö
G
i
l
y
k
rt
Expe
000 kronor i
5
3
r
a
n
ä
tj
h
c
o
s
m
a
tr
veckan på köpet.
ttar om deras
rä
e
b
n
a
m
g
a
H
n
a
h
Jo
underbara kassako.
rogrammet,
p
r
ä
h
t
e
d
r
a
k
ls
ä
i
V
–
lmberg
av : H e n r i k H je
t!
e
d
r
ö
g
a
rn
la
il
alla k
41
reportage
”Vi är
jävligt
nöjda”
J
ohan är den yngsta i
familjen Hagman som
driver kylfirman Expertkyl i lilla London – Göteborg. Sen tio år tillbaka
arbetar han här, men han
sitter inte vid skrivbordet – han är ute på fältet.
Johan beskriver arbetsplatsen
som att det alltid har varit familjär
stämning bland de anställda. Förut
sågs alla på kontoret eftersom de var
tvungna att hämta papper och få med
sig nya order i början av dagen, firman
bjöd på frukost. Men så för ett år sen
köpte firman in programmet som han
upplever förändrade allt i grunden.
– Förut så kom alla in på mornarna,
det blev väl en kopp kaffe och tiden
bara försvann, nu skiter vi i sånt och
det ger väldigt mycket. Killarna får ordern i datorn, de behöver inte komma
hit längre.
Den tidigare lösningen som firman
använde innebar inte bara pappersexercis, alla anställda var tvungna att
docka sina handdatorer varje eftermiddag också. Mer tid försvann samtidigt
som alla anställda var tvungna att
komma in till kontoret och fylla i listor,
trots teknikens hjälpmedel.
– Vi hade kört med programmet i nio
år, med handenheter som vi dockade
till datorn. Men för ett år sen började vi
arbeta online.
– Nu slipper vi komma in. Bunten
med papper är borta och allt görs
digitalt. Det är dessutom miljövänligt
och svinnet har minskat dramatiskt. Vi
tjänar mycket på det här!
Webbasering gör grejen
Det finns en uppsjö av mobila lösningar för tidsrapportering, men ett
som sticker ut är SDF-systemet Service Online som Expertkyl har valt
att använda. Det är helt webbaserat.
Tekniken gör det lätt att använda och
bygger på att informationen nås via
webbläsare i mobiltelefonen, handdatorn, den bärbara eller – om du mot
all förmodan skulle glömma något och
prompt måste fixa det på helgen – från
datorn hemma.
– Webbaseringen gör dessutom att
ett färdigt arbete kommer upp direkt
och kontoret ser det. Det blir snabb
återkoppling och de ser direkt om vi
har varit på plats eller inte, om någon
kund ringer och undrar.
För tillfället kör Johan programmet
i en SonyEricsson-mobil, men det går
med iPhone också för den som vill,
programmet funkar med alla webbläsare.
– Vi är jävligt nöjda med detta! Men
jag är faktiskt lite förvånad, vi har
gamla gubbar som tycker att det här är
smidigt och att de kom in i det så fort
förvånar mig.
förklara att de tjänar mycket pengar.
Grabbarna gillar tidsrapporteringen,
de måste göra den ändå och här kommer den på köpet. Den görs av sig
själv nu – det gillar de.
För att göra skillnaden mellan gammalt och nytt mer lättförståelig blickar
Johan bakåt och tänker på hur tiden
bara verkade försvinna för de flesta.
Mindre blev gjort, det fikades mer och
jobbades mindre. Socialt, visst. Men
han minns också hur mamma och
pappa satt där med pärmarna med
papper på kvällar och helger. Sen kom
den digitala utvecklingen. Han har
sett vad övergången från papper till
det digitala har gjort för familjeföretaget, för hans familj som tidigare la
fritiden på pappersjobbet.
– Allt sånt där är borta. Idag omfattar firman 25 man och har vuxit
snabbt, det gör också att summorna
i räkneexemplen blir stora när Johan
försöker få fram en exakt uppskattning
av hur mycket de tjänar in på bytet.
När tid blir pengar och man är många,
då blir det mycket pengar.
– Jag tror att vi tjänar in två timmar
per man, varje dag, på att använda det
här.
Multiplicerat med firmans 25 anställda blir det 250 timmar varje vecka.
Räknar man in firmans snittlön i ekvationen så landar besparingskalaset på
35 000 kronor – varje vecka, året om.
Systemet med mobiler kostade firman
runt 100 000 kronor att köpa in, så de
tjänade in investeringen med råge första månaden. Men inte nog med det,
det här tickar ju på som en konstant
besparing på runt 140 000 kronor
–varje månad.
– Säg att det tar fem minuter att
göra en order färdig idag eftersom
vi har specialdesignat programmet
mycket – det går väldigt fort – och de
enklaste åtgärderna behöver man inte
ens skriva nummer på.
fakta
Expertkyl
ag i Göteborg
» Är ett familjeföret d service och
me
t
är
»Arbetar prim
kylbranschen
montage inom
llda
»Har cirka 25 anstä nor i månaden
kro
0
00
35
»Tjänar
Online
genom Service
rtkyl.se
»Mer info www.expe
line
Service On
SDF
» Ett program från tsorder, konbe
ar
till
»Ger tillgång
protokoll på
h
oc
ter
or
trollrapp
fältet.
h kan finnas i en
dator eller bärbiltelefon, hand
» Är webbaserat oc
mo
bar dator.
rollrapport eller
G
» ör att order, kont med epost.
as
faktura kan skick
.se
sd
w.
»Mer info ww fab
Stora pengar att tjäna
Johan är snabb med att rekommendera lösningen för alla han träffar på,
oavsett om de är chefer eller ”vanliga
gubbar”.
– Träffar man cheferna får man
En motorventil till Hemköps kylsystem visar
sig vara trasig och måste bytas. Johan är
snabb, kontrollerar vad han hade på känn
och lägger ut jobbet.
42
43
reportage
Ibland kan det vara bra att kunna följa upp alla arbeten om man har en stor kund, därför
går det att med en enkel knapptryckning se allt som gjorts fördelat på detta.
Så funkar det
Systemet Service Online sväljer det
mesta så som tidsrapport, orderrapportering och leveranslista. Grabbarna
på fältet skriver in artikelnumren och
sen får de per automatik upp alla priserna.
– Det kapar ibland flera steg av normal pappersexercis.
För tillfället står Johan i en källare i
västra Göteborg. Det är en motorventil
som visar sig vara trasig och måste
bytas. Johan är snabb, kontrollerar vad
han hade på känn och lägger ut jobbet.
Eftersom det rör sig om en beställningsvara så kan han inte göra jobbet
själv direkt, när han gör såhär hamnar
det på någons bord imorgon när varan
har kommit in. Han fördelar ofta även
alla inkommande jobb eftersom han
får in dem i sin nalle direkt. Hade han
haft det ansvaret tidigare hade han
inte kunnat göra något annat under
dagarna.
– Jag behöver inte sitta och ringa
upp alla som en dåre nu utan lägger
bara upp jobben till killarna – sen sköter det sig självt.
Dessutom så försvinner moment.
Tidsrapporten gjorde alla tidigare i
slutet av månaden, ett bekymmer ibland menar Johan.
– Grabbarna kunde fundera över vad
de gjorde en dag i början av månaden.
Nu lägger de in det direkt, de ser vad
de gjort hela tiden – varje dag.
Mycket riktigt, i Johans egen telefon
ser man klart och tydligt hur många
timmar han har jobbat hittills idag. 1,5
timmar och tiden tickar på Men det
finns fler plus menar Johan, till exempel så är alla artikelnumren inlagda i
systemet vilket i sin tur leder till att
killarna redan ute på fältet kan ge kunderna prisuppgifter om de efterfrågar
det.
– Det gillar killarna.
Sammanslaget med andra lösningar
ger det snabbare fakturering, ett av
programmen som lösningen funkar
tillsammans med är den de har valt på
Expertkyl, där har de länkat till programmet Visma.
– Vi kör det bara rakt in. Det går
hur fort som helst och det är klart att
fakturera direkt eftersom priserna är
med från början. Det kapar ytterligare
ett steg.
Inga tröga rutiner
Eftersom Service Online är utvecklat
för kylbranschen har det fungerat väldigt bra på firman, men faktum är att
det går att mata in andra branschers
artikelnummer i programmet och det
skulle fungera lika bra, menar Johan.
Eftersom lösningen har gjort att de
har vuxit så tycker han verkligen att
andra borde ta efter deras exempel,
särskilt som konjunkturen ser ut som
den gör.
– Vi har vuxit extremt fort som en
följd av systemet, det har underlättat
mycket och det gäller att inte ha en
massa tröga rutiner, säger Johan.
ga upp alla
in
r
h
c
o
a
t
it
s
e
t
– Jag behöver in
p jobben
p
u
a
r
a
b
r
e
g
g
ä
l
an
som en dåre nu ut
et sig självt.
d
r
e
t
ö
k
s
n
e
s
–
a
till killarn
44
D E N MO D E RNA HANT V E RKAR E N [ 0 2 2 0 0 9 ]