Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Administrera projekt på arvsfonden.se Den här manualen vänder sig till dig som är projektledare eller projektadministratör för ett projekt på www.arvsfonden.se Innan du kan börja arbeta med er projektsida måste du bli medlem på webbplatsen och ha kontaktat er handläggare som har kopplat ihop dig med er projektsida. När du har kommit så långt, och loggat in på webbplatsen, är du redo att börja fylla på information om ert projekt. Fokus på projekten! Bli medlem Nya arvsfonden.se har fokus på projekten. Varje projekt har en egen sida som är lätt att hitta via projektsöket. För att ge användarna en bra upplevelse är det viktigt att projektsidorna är så kompletta som möjligt. Det kan du hjälpa oss med! Klicka på Bli medlem på startsidan på arvsfonden.se Fyll i din e-postadress och ditt för- och efternamn. Klicka på knappen Skapa nytt konto. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Ett meddelande med en länk skickas till din e-postadress. Klicka på länken i meddelandet och följ instruktionerna för att aktivera ditt medlemskap. Du måste göra detta inom två dygn, annars får du skapa ett nytt medlemskap igen. Logga in Du loggar in högst upp till vänster på webbplatsen. Klicka på Logga in och ange sedan din e-postadress och lösenord i formuläret. Mina sidor När du loggat in kommer du till din profilsida. Där finns ditt namn, din e-postadress och de projekt du deltar i. För att redigera informationen, klicka på knappen Redigera. Du kan sedan lägga till en bild och skriva en presentation. Du kan också ändra e-postadress och lösenord. Det finns också möjlighet att lägga till länkar, t.ex. till din förenings webbplats. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Längre ned på sidan ser du de projekt du följer och de du deltar i. Till höger om varje projekt finns en knapp som visar att projektsidan blivit uppdaterad sedan ditt senaste besök. Klicka på knappen så kommer du till projektets sida. Hitta ett projekt Du kan söka efter ett projekt under Hitta projekt i huvudmenyn. Skriv in namnet i sökrutan. När du börjar skriva kommer du att få förslag på ett ord eller en fras att välja att söka efter. Du kan filtrera din sökning på målgrupp, projektstatus, projekttyp och sortera efter olika kriterier. Du kan också välja att bara söka bland de projekt du följer. Sökresultatet visas nedanför och du kan välja mellan två vyer – rutnät eller lista. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Om bilder och texter på webbplatsen För att webbplatsen ska vara lättöverskådlig behöver texter och bilder som presenteras i ett sammanhang ha samma format och ta lika stor plats Därför är det viktigt att alla projekt har en bild och lika långa texter. Redigera ert projekt Klicka på knappen Redigera för att kunna fylla på information om ert projekt. Här kan du som är medlem följa ett projekt. De projekt du deltar i ser vi till att du följer automatiskt. På den här sidan lägger du in all information om projektet. Fyll i så mycket du kan. Projektnamn: Projektets namn är redan ifyllt av Arvsfonden. E-postadress: Fyll i projektets e-postadress. Det kan vara en bra idé att skaffa en funktionsadress, om ni inte redan har en lämplig e-postadress. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Följ oss på: Om ert projekt eller förening har t.ex. en egen webbplats eller Facebook-sida som du vill hänvisa till skriver du adressen till webbplatsen i fältet URL. Ange också en titel för webbplatsen som besökare ser. Ort: Ange ort där projektet verkar. Är projektet nationellt kan du skriva det här. Bild: Ladda upp bilden som ska visas på projektet sida. Den ska relatera till projektet och representera vad ni gör. Leta först fram bilden på din hårddisk och klicka sedan på Ladda upp. Beskrivning: Den beskrivande texten får vara max 250 tecken och ska berätta vad projektet handlar om. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Beskrivningen visas på projektsidan till höger om bilden. Sammanfattning: Den sammanfattande texten får vara max 130 tecken och ska kort sammanfatta beskrivningen. v Sammanfattningen visas i projektpuffar på flera olika ställen på webbplatsen: • • • som relaterat projekt på projektsidorna i sökresultatet som aktuellt projekt på startsidan Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. v v Därför finns projektet: Här ska du beskriva projektets • syfte • mål • väg framåt • delaktighet • samarbeten Texterna under varje rubrik får vara max 1 500 tecken. De fem rubrikerna återfinner du under fliken Därför finns projektet på projektsidan. Om ert projekt har varit med på arvsfondsprojekten.se tidigare, kan du behöva klippa och klistra in den text som fanns under rubriken Om projektet. Den är flyttad till den nya webbplatsen och du hittar den ovanför de fem fälten du nu ska skriva i. Hade ni ingen text tidigare måste du nu författa texter och lägga in dem under de fem rubrikerna. Glöm inte att spara! Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Administration av projektgruppen Projektledare: Projektets projektledare som är ansvarig för och kan redigera projektsidan. Syns på projektsidan. Projektadministratör: En person som är medlem och som kan redigera ett projekt tillsammans med projektledaren utan att han eller hon syns utåt på projektsidan. Det är bara Arvsfonden som kan lägga till eller ta bort en projektledare eller en projektadministratör. Ta kontakt med oss så hjälper vi dig. v v Projektmedlem: En person som är medlem och som är kopplad till ett projekt kan göra statusuppdateringar på projektsidan men inte ändra informationen om projektet. Syns på projektsidan. Du kan lägga till projektmedlemmar genom att klicka på knappen Grupp på projektsidan. Klicka på länken Lägg till personer och börja sedan skriva personens namn som du vill lägga till. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Skapa en kalenderhändelse Klicka på Skapa kalenderhändelse på projektsidan. Skriv in titel och text som ska visas. Välj projekt. Om du deltar i flera projekt måste du välja vilket projekt du vill skapa uppdateringen i. Du kan välja mellan heldagsaktivitet eller ange två datum och klockslag mellan vilka händelsen ska äga rum. Vill du kan du förhandsgranska kalenderhändelsen. När du är nöjd med utformningen – kom ihåg att Spara! Du når projektets kalender från projektsidan, längst ned till höger. Projektens kalenderhändelser kommer också att visas på startsidan. Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. Göra en projektuppdatering Alla besökare på webbplatsen kan se vad som händer i ert projekt. Det är därför viktigt att göra projektuppdateringar så ofta som möjligt. Hur ofta? Om ni fått projektstöd – minst en gång i veckan. Om ni fått lokalstöd - minst en gång i månaden under de fyra första åren. Men gärna oftare! Klicka på Skapa projektuppdatering på projektsidan. Skriv in en titel (rubrik) för projektuppdateringen du vill göra. Om du deltar i flera projekt måste du välja vilket projekt du vill skapa uppdateringen i. Du kan ladda upp en bild eller flera. Du kan också länka till en video som ligger på t.ex. Youtube eller Vimeo. Skriv in texten du vill publicera och glöm inte att spara! Manual för projektansvariga på arvsfonden.se 20140611, ver2. ”Det närmar sig ett slut nu... I veckan kommer vi få tillbaka allt från vår revisor, det sista vi behöver för att kunna skicka in vår slutliga redovisning till Arvsfonden.” Glöm inte att spara! Du måste alltid spara för att det du har gjort ska visas. Du kan spara flera gånger för att vara säker på att inget innehåll går förlorat under ditt arbete. Glömmer du att klicka på Spara försvinner allt som du har gjort! När projekttiden är slut ”På fredag är min sista dag, efter att ha jobbat i det här projektet i över tre år är det med blandade känslor som jag kommer säga hejdå och gå mot nya utmaningar.” ”Efter flera intensiva år med höga ambitioner, stora visioner och roliga samarbeten är det dags att sätta punkt för den här tiden. Projektet avslutas sista februari efter 3 års stöd från Arvsfonden. ” När ert projekt är slutredovisat till Arvsfonden kommer det att få projektstatus Avslutat. Det kommer fortfarande att vara sökbart på webbplatsen och ni kan fortfarande uppdatera sidan. När projektet avslutas vill vi att ni gör en projektuppdatering med information om att projektet avslutats. Uppdatera också kontaktinformationen om det behövs eller ta bort den om projektet inte kommer att ha någon fortsatt verksamhet. Har du frågor, använd kontaktformuläret längst ned i sidfoten på arvsfonden.se Lycka till med ert projekt på arvsfonden.se!