Protokoll 140814: Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jas Szulkin, Ida Reimegård, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jas Szulkin, Ida Reimegård, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander (via skype). 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutade att godkänna förfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutade att godkänna föredragningslistan med tillägg: 27.1 Höstens schema Och med ändringen av punkt 28 till: Terminens möten 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutade att till mötesordförande välja Linus till mötessekreterare välja Malin till justerare välja Lisa och Sofie 5. Föregående mötesprotokoll Lisa föredrog föregående mötesprotokoll. 6. Vad har hänt sen sist? 6.1 RÅM Sofie är föredragande. RÅM gick bra. Bra diskussioner och diskussionsklimat samt bra ordnat av oss som värdförening. 6.2 Sommarskolan Lisa är föredragande. Sommarskolan var mycket lyckad. 18-20 frivilliga deltog. Det hade dock varit önskvärt om rekryteringen påbörjats tidigare. Det diskuterades även att kontrakt 1 skulle kunna användas för att minska risken för sena avhopp från frivilliga. Verksamheten har väldigt få utgifter och kan därför nästa år finansieras genom styrelsens budget. 6.3 Stockholm Pride Malin är föredragande. Malin och Linus från RKUF Uppsala deltog under Stockholm Pride på förbundets gemmensamma flak. Ett 30-tal RKUF:are från landet deltog. Ett mycket bra tillfälle för RKUF att synas på. 7. Kommande aktiviteter 7.1 Uppsala Peace Party Ida är föredragande. Linus, Ida, Sofie och Victor kommer att representera föreningen under festivalen. Vi kommer att och dela ut material, informera om våra verksamheter, värva frivilliga och medlemmar samt samla in pengar till Svenska Röda Korsets insamling till Gaza. 7.2 Informationsmöte för nya frivilliga. Ett informationsmöte kommer att hållas den 15/9 klockan 19.00. Verksamhetsledare och styrelsen träffas klockan 18.00. Lisa bokar lokal. Malin meddelar verksamhetsledarna. 7.3 Middag från FS Linus är föredragande. Vi har ännu inte fått något svar från FS. Frågan bordläggs tillsvidare. 7.4 Destination Uppsala, informationsmässa 30/8 Jás är föredragande. Den 30/8 anordnas mässan. Vi kommer ha tillgång till ett bord samt lägga klubbor med information i 100 goodie-bags. Frivilliga behövs mellan 13-19. Jáz koordinerar mässan. Malin kontaktar verksamhetsledarna och ber intresserade kontakta Jáz. 7.5 Kulturnatten 13/9 Ida är föredragande. Förra året deltog RKUF genom att gå runt på stan och varva medlemmar. Ida kontaktar SRK för ett eventuellt sammarbete samt kollar upp om vi även i år skulle kunna vara mobila. 8. Verksamheter 8.1 Jourhavande Kompis Ingen information från verksamheten 8.2 Vänner emellan Fadderdelen Verksamheten behöver nya verksamhetsledare samt frivilliga inför hösten 8.3 Vänner emellan Storträffen Ingen information från verksamheten 8.4 Rättvishandel Ny verksamhetsledare tillträder nu till hösten. Malin har möte med henne 3/9. Verksamheten 2 hade i våras 13 frivilliga, men det är oklart hur många som kan fortsätta. Verksamheten behöver fler frivilliga. 8.5 Läxhjälp Boende Verksamheten håller på att startas upp inför terminen. Verksamheten behöver fler frivilliga. 8.6 Läxhjälp Aktivitetshuset. Verksamheten behöver 10-15 nya frivilliga. Verksamhetsledarna sitter kvar. 8.7 PR-gruppen Verksamheten behöver fler frivilliga 9. Ekonomi 9.1 Ta del av verksamheternas inkomster Jourhavande Kompis: 45 750,11 kr (2 044,89 kr) Rättvis Handel: 6 221,86 kr (3 843,14kr) Vänner Emellan Fadderdelen: 21 537,95kr (5 358,45 kr) Styrelsen: 207 452,12 kr (10 971,88 kr) Läxhjälpen Aktivitetshuset: 7 101,86 kr (731,14 kr) FörSköna: 1 808 kr (0,00 kr) RKUF Sport: 15 025 kr (0, 00kr) Vänner Emellan Storträffen: 9 192 kr (1 494,60 kr) Totalt: 314 088,90 kr (24 444,10 kr) 9.2 Budget HT-2014 9.2.1 Genomgång och beslut Hannah är föredragande. Hannah presenterar budget förslaget och svarar på frågor. Mötet beslutade att anta budgeten. Se bilaga 1 10. Entledigande av Victor från styrelsen Mötet beslutade att entlediga Victor från styrelsen med omedelbar verkan. 10.1 Omfördelning av Victors ansvarsområdet. Mötet beslutade att utse Ida till kontaktperson till Jourhavande kompis Mötet beslutade att utse Malin till nyckelansvarig 10.2 Nyval av vice kassör Frågan bordläggs till nästa möte 10.3 Nyval av firmatecknare Frågan bordläggs till nästa möte 3 11. Motioner RÅM 2015 Frågan bordläggs till nästa möte 12. Verksamhetsledarträff En obligatorisk verksamhetsledarträff kommer att hållas den 19/10 kl. 16.00. Malin är ansvarig. 13. MOVE Malin är föredragande. MOVE hålls 1-2/11 i Kungälv. Malin kontaktar konsulenterna angående hur många platser föreningen har samt kontaktar verksamhetsledarna. Styrelseledamöterna ombeddes fundera till nästa styrelsemöte om de är intresserade av att deltaga. 14. RKUF Sport Jás är föredragande. Jás och Ida hade ett möte med verksamhetsledarna den 12/8-2014. Verksamheten behöver ca. 5 frivilliga för att fungera. I nuläget finns inga frivilliga. Styrelsen tar över ansvaret för att få igång verksamheten igen. 16. FörSköna Mötet beslutade att lägga verksamheten på is tills början av nästa verksamhetsår. 17. Rekrytering och marknadsföring hösten 17. 1 Redogörelse för beställt profilmaterial. Linus är föredragande. Föreningen har beställt nyckelband och putsdukar som kan användas som priser samt T-shirtar som kommer användas vid rekrytering och marknadsföring. 17.2 Rekrytering och marknadsföring inför terminstart Vi kommer att affischera om informationsträffen inför terminsstarten. Jáz är ansvarig för koordineringen. Jáz, Victor, Ida och Lisa kontaktar kårsektioner och programföreningar för att se om vi kan få lägga informationsmaterial i deras välkomstpåsar. 17.3 Rekrytering och marknadsföringsevents under hösten Ett affischeringsmöte kommer att hållas den 26/8 kl. 13.00. Jáz kollar vilka andra mässor som finns under hösten. Efter informationsmötet kommer vi ha en mer riktad marknadsföring mot de verksamheter som behöver frivilliga. 18. Rotarysammarbete. Ida är föredragande. Ida kommer att boka in ett möte med dem för att diskutera ett eventuellt sammarbete med dem. Ida återkommer om datum för detta möte. 4 19. Nycklar 19.1 Försvunna nycklar Victor är föredragande. Tre personer har blivit kontaktade. De har enligt uppgift lämnat tillbaka sina nycklar. Tre personer har inte återkopplat till Victor. Victor lämnar över dokumentationen till Malin. 19.2 Redovisning av nyckelbehov. Verksamhet Jourhavande kompis Vänner emellan Fadderdelen Vänner emellan Storträffen Rättvishandel Läxhjälp Boende Läxhjälp Aktivitetshuset PR-gruppen Valberedningen Styrelsen Antal nycklar: oklart 1 oklart 2 0 1 0 1 2 Behov: oklart 1 0 1 0 0 1 0 6 Sammanlagt: 20. Samtalsverksamhet Hannah är föredragande. Tanken är det ska vara en träff per månad där frivilliga från de olika verksamheterna kan träffas. Varje verksamhet ska anordna en träff. Styrelsen ska fungera som stöd. Hannah och Linus arbetar med en ram för verksamheten. De kommer att sätta datum för första tillfället. De ansvarar även för styrelsens träff om Mångfald och tillgänglighet. 21. Utbildningar under hösten 21.1 Läxhjälpsutbildning Linus är föredragande. Rektorn för CIS kommer att ordna och betala för utbildningen. 21.2 Första hjälpen Linus är föredragande. Inget svar från SRK. Linus arbetar vidare. 21.3 Hållbarutvecklingsutbildning Linus är föredragande. Linus kontaktar konsulenterana och ber att få se utbildningsmaterialet. Sofie har eventuellt en kontakt som kan komma och prata om hållbar utveckling. 21.4 Övriga utbildningar Vi kommer att hålla en idéutbildning och en verksamhetsledarutbildning. Ida kontaktar Lisa Pettersson för att se om hon är intresserad av att hålla utbildningar. 22. Valrörelsen 2014 5 Linus är föredragande. Linus har gjort ett antal utkast på affischer inför valet. Vi kommer att sätta upp affischer/dela ut flygblad med uppmaningen att rösat för ett humant Sverige. Linus har förankrat idén hos FS. Linus kontaktar SRK för ett eventuellt sammarbete med dem. 23. Simskola Verksamhetsidén läggs på is tillsvidare. 24. Situationen i Palestina Vi kommer vid våra olika evenemang och utbildningar att ställa fram en bössa för att samla in pengar till SRKs insamling i förmån för Gaza. Sofie och Victor pratar med SRK om vi kan få låna en bössa. Alla styrelseledamöter läser på om insamlingen. 25. Nytt lokalbokningssystem Trädgårdsgatan Ida är föredragande. Alla lokaler på Trädgårdsgatan har fått nya namn och kommer att bokas via ett elektroniskt bokningssystem. Ida har mailat ut en guide över systemet. Ida har mailat in styrelsens kontaktuppgifter så att alla får användaruppgifter till systemet. Verksamhetsledarna kommer att få användaruppgifter längre fram i höst. 26. Mötesstruktur En ny mötesstruktur föreslås. Ledamöterna ska senast tre dagar innan mötet ha inkommit med mötesunderlag. Mötesansvarige ansvarar för att strukturera upp handlingarna samt påminna om att de ska skickas in. Alla i styrelsen ansvarar för att ha läst alla handlingar innan mötet. Alla punkter på dagordningen ska vara noterade senaste tre dagar innan. Om man önskar lägga till en punkt senare får man ta upp den under övriga frågor på mötet. Mötesansvarige ansvarar även för att göra en ”att göra lista” efter varje styrelsemöte. Mötesansvarig för nästkommande möte ansvar för att alla tar del av ”att göra listan”. Mötet beslutade att under tre möten prova ovan beskrivna mötesstruktur. 27. Övriga frågor 27.1 Höstens schema Hannah ansvarar för att ett schema över höstens aktiviteter görs. 28. Terminens möten Mötet diskuterar att bestämma datum för alla möten under terminen redan nu. Mötet väljer dock att inte göra detta. 28.1 Datum Nästa möte hålls den 4/9 kl. 18.30 28.2 Mötesansvarig Mötet beslutade att välja Jás till mötesansvarig. 6 29. Mötet avslutas Mötesordförande Sekreterare _______________ Linus Hagander ______________ Malin Bohlers Justerare Justerare ______________ Sofie Gelinder ______________ Lisa Erkander 7 8