Användarguide - Axalon Tech AB
Axalon Office Connector SP Användarhandledning Axalon Office Connector SP 2013, senast reviderad: den 4 mars 2015 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Innehåll Innehåll ......................................................................................................................... 2 Om denna användarhandledning ................................................................................. 4 Syfte .......................................................................................................................... 4 Vem är denna handledning avsedd för ..................................................................... 4 Om Axalon Office Connector .................................................................................... 4 Skillnader mellan olika paketeringar av Axalon Office Connector ............................. 4 Förkortningar............................................................................................................. 5 Basfunktioner i Axalon Office Connector ...................................................................... 6 Skapa nytt dokument med Axalon Office Connector ................................................. 6 Skapa nytt dokument från webbläsaren ................................................................ 6 Skapa nytt dokument från Windows skrivbord....................................................... 8 Skapa nytt dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint ..................... 10 Spara dokument med Axalon Office Connector ...................................................... 12 Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint ............................. 12 Spara e-postmeddelanden och bifogade dokument från Microsoft Outlook ........ 16 Spara från listan med inkomna e-postmeddelanden ........................................ 16 Spara från visningsfönstret för ett e-postmeddelande ..................................... 19 Spara med Connectorns åtgärdsfönster .......................................................... 20 Ladda upp dokument från Windows skrivbord ..................................................... 21 Öppna sparade dokument med Axalon Office Connector ....................................... 25 Öppna dokument från Windows skrivbord ........................................................... 25 Söka efter dokument direkt från skrivbordet ........................................................ 30 Öppna dokument från Microsoft Word, Excel, Powerpoint eller Outlook ............. 31 Bifoga dokument till e-postmeddelanden med Axalon Office Connector ................ 32 Bifoga dokument med Connectorns åtgärdsfönster ......................................... 33 Övriga och avancerade funktioner i Axalon Office Connector .................................... 34 Spara personliga favoritplatser ............................................................................... 34 Logga in som en annan användare......................................................................... 38 Installera Connectorns Windows Gadget ................................................................ 40 Replikering av dokumentmallar ............................................................................... 42 Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook ...................................................... 44 Spara e-postmeddelanden eller bifogade dokument med åtgärdsfönstret .......... 47 Bifoga dokument till e-postmeddelanden med åtgärdsfönstret ............................ 47 Övriga funktioner i åtgärdsfönstret ...................................................................... 48 Använda Utforskaren i Axalon Office Connector ..................................................... 49 Anslut till en eller flera SharePoint servrar........................................................... 50 Spara plats som en personlig favoritplats ............................................................ 51 Ta bort platser ..................................................................................................... 51 Navigera i innehållsträdet .................................................................................... 52 Visa vald plats i webbläsaren .............................................................................. 53 Skicka platser med e-post ................................................................................... 53 Kopiera länk till en plats....................................................................................... 53 Söka dokument ................................................................................................... 53 Sortera, filtrera och gruppera dokument .............................................................. 55 Visa detaljerad information för ett dokument ....................................................... 56 Visa förhandsgranskning av dokument ............................................................... 57 Använda vyer från dokumentbibliotek ................................................................. 57 Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 2 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Skapa ny, byta namn på och ta bort mapp i dokumentbibliotek .......................... 58 Klippa ut, kopiera och klistra in mappar ............................................................... 59 Skapa nytt dokument ........................................................................................... 60 Skapa PDF-filer av dokument.............................................................................. 61 Öppna dokument ................................................................................................. 61 Ladda upp dokument från datorn ........................................................................ 62 Ladda ned dokument till datorn ........................................................................... 62 Skicka dokument med e-post .............................................................................. 63 Kopiera länk till ett eller flera dokument ............................................................... 64 Ändra egenskaper på dokument ......................................................................... 64 Byta namn på dokument...................................................................................... 65 Ta bort dokument ................................................................................................ 65 Klippa ut, kopiera och klistra in dokument ........................................................... 66 Checka ut och checka in dokument ..................................................................... 67 Skriva ut dokument .............................................................................................. 69 Starta arbetsflöden på dokument ........................................................................ 70 Visa status för arbetsflöden på dokument ........................................................... 70 Felsökning i Axalon Office Connector ..................................................................... 71 Detaljerad felinformation i felmeddelande ........................................................... 71 Connectorns händelselogg .................................................................................. 72 Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 3 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Om denna användarhandledning Syfte Denna användarhandledning förser slutanvändaren med information om hur produkten Axalon Office Connector används. Dokumentet beskriver produkten i en allmän implementation, dvs. hur produkten ser ut som standard utan anpassningar. Hos enskilda organisationer kan produkten ha anpassats på olika sätt så att text och bilder i denna handledning inte helt exakt återspeglar hur produkten ser ut och fungerar hos den hos den enskilda organisationen. Vem är denna handledning avsedd för Denna handledning är avsedd för slutanvändare, dvs. personer i en organisation som använder produkten Axalon Office Connector för att arbeta med dokument som lagras i Microsoft SharePoint. Läsaren förutsätts inneha generella baskunskaper om Microsoft Windows och Microsoft Office. Om Axalon Office Connector Axalon Office Connector är en produkt som utökar och förbättrar integrationen mellan en klientdator och Microsoft SharePoint. Mer specifikt integrerar produkten i Microsoft Office och Microsoft Windows för att göra det dagliga arbetet med dokument lagrade I Microsoft SharePoint lättare och effektivare för slutanvändaren. Skillnader mellan olika paketeringar av Axalon Office Connector Axalon Office Connector finns i följande paketeringar: Document Connector, stöd i Word, Excel och Powerpoint (nytt med mall, spara, öppna och sök dokument mm.) Outlook Connector, stöd i Outlook (bifoga, spara, öppna dokument samt åtgärdspanel mm.) Document Explorer, ladda upp och egen SharePoint utforskare (innehåller en mängd funktioner för att arbeta med dokument i SharePoint) Detaljer om skillnader mellan dessa paketeringar finns dokumenterade i ett separat dokument. Innehållet i denna handledning beskriver samtliga funktioner i Axalon Office Connector. En del av de funktioner som beskrivs finns inte tillgängliga om kunden inte har köpt alla delarna. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 4 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Förkortningar I dokumentet förekommer ett antal förkortningar av produktnamn. Produkter från Axalon: Axalon Office Connector – förkortas med ”Connector” och ”Connectorn”. Produkter från Microsoft: Microsoft Windows – förkortas med “Windows”. Microsoft Office – förkortas med ”Office”. Microsoft Word – förkortas med ”Word”. Microsoft Excel – förkortas med ”Excel”. Microsoft Powerpoint – förkortas med ”Powerpoint”. Microsoft Outlook – förkortas med ”Outlook”. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 5 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Basfunktioner i Axalon Office Connector Detta avsnitt beskriver de mest grundläggande och viktigaste funktionerna i Connectorn som att skapa, spara och öppna dokument mm. Skapa nytt dokument med Axalon Office Connector Connectorn förenklar för användaren när ett nytt dokument ska skapas genom att ge användaren tillgång till organisationens dokumentmallar. Användaren erbjuds flera vägar för att skapa ett nytt dokument för att det ska kunna ske så smidigt som möjligt. Skapa nytt dokument från webbläsaren Om användaren befinner sig i ett dokumentbibliotek i SharePoint (i webbläsaren) där ett nytt dokument ska skapas så finns en knapp i verktygsfältet Nytt med mall på fliken Filer. Denna knapp leder till en dialog där användaren kan välja en dokumentmall för det nya dokumentet enligt nedan. Till vänster visas ett träd där mallarna är kategoriserade m.h.a. mappar eller m.h.a. innehållstyp. Flikarna Mappar och Innehållstyper växlar mellan att visa mallarna kategoriserade efter i vilken mapp de finns eller vilken innehållstyp de är baserade på. Trädet används för att hitta den mall som är aktuell för det nya dokumentet. Till höger visas en lista med mallar som finns tillgängliga i den valda mappen eller den valda innehållstypen. Varje mall visas med namn och beskrivning, beskrivningen visar information för användaren om vad mallen är avsedd för. För att använda en mall klickas den önskade mallen i listan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 6 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Längst ned finns även en kryssruta Visa endast mallar för detta dokumentbibliotek. När denna är ikryssad visas endast mallar av de innehållstyper som är aktuella i detta dokumentbibliotek. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 7 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Skapa nytt dokument från Windows skrivbord Ett snabbt sätt att skapa ett nytt dokument utan att behöva ha något program igång är att använda de funktioner som finns direkt på Windows skrivbord. På skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet. Ett nytt dokument skapas via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Nytt dokument, se bilden nedan. Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Nytt dokument kan väljas, se bilden nedan. Efter att kommandot Nytt dokument valts så visas följande dialog för val av mall. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 8 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Denna dialog fungerar på samma sätt som beskrivs under avsnittet Skapa nytt dokument från webbläsaren med följande skillnad: Mallar filtreras inte beroende på valt dokumentbibliotek eftersom inget dokumentbibliotek är valt i detta läge. Via knappen kan mallar förhandsgranskas innan de väljs. Användaren kan välja vy från mallbiblioteket via vallistan Dokumentvy (finns ej tillgängligt om mallarna körs offline). Klicka på en mall och tryck OK för att öppna ett nytt dokument baserat på vald mall. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 9 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Skapa nytt dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint Även i Office-programmen (Word, Excel och Powerpoint) finns en Connector meny tillgänglig som gör det enkelt att skapa ett nytt dokument. Connectorn har en egen flik enligt bilden nedan. Välj knappen Välj mall från SharePoint för att påbörja ett nytt dokument. Dialogen för val av mall visas enligt nedan. Denna dialog fungerar på samma sätt som beskrivs under avsnittet Skapa nytt dokument från webbläsaren med följande skillnad: Mallar filtreras inte beroende på valt dokumentbibliotek eftersom inget dokumentbibliotek är valt i detta läge. Via knappen kan mallar förhandsgranskas innan de väljs. Användaren kan välja vy från mallbiblioteket via vallistan Dokumentvy (finns ej tillgängligt om mallarna körs offline). Kryssrutan Visa endast mallar för den öppna applikationen längst ned är som standard ikryssad så enbart mallar avsedda för den öppna applikationen visas, ex. mallar för Word dokument om dialogen startades från Word. Denna kan dock kryssas ur så andra typer av dokument kan skapas, ex. en ny Excel arbetsbok. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 10 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Klicka på en mall och tryck OK för att öppna ett nytt dokument baserat på vald mall. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 11 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Spara dokument med Axalon Office Connector Connectorn förenklar sparande av dokument för användaren. En lättöverskådlig innehållsstruktur över innehållet i SharePoint presenteras så att användaren enkelt kan navigera till och spara ett dokument i ett dokumentbibliotek. Connectorn erbjuder användaren att spara dokument på flera sätt beroende på vilken situation användaren befinner sig. Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint När användaren har författat ett nytt dokument i något av Office-programmen (Word, Excel eller Powerpoint) och kommer till det läge att dokumentet ska sparas erbjuder Connectorn användaren en enkel spara-funktion. Funktionen nås via Connectorns egna flik enligt nedan. Klicka på knappen Spara till SharePoint för att spara det nya dokumentet till en plats i SharePoint. Följande dialog visas för att välja var dokumentet ska sparas. Till vänster finns ett träd med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 12 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en beskrivning av hur favoritplatser hanteras). Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och eventuellt mapp) som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så finns en knapp för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via knappen eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov. Till höger visas innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp. En lista med dokument visar vilka dokument som redan finns på vald plats. Användaren kan välja vy från det valda dokumentbiblioteket med en vallista i verktygsfältet. Detaljer om ett enskilt dokument visas med knappen i verktygsfältet. Följande detaljer visas om dokumentet. Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 13 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version. Knappen i verktygsfältet kan användas för att se en förhandsgranskning av markerat dokument. Även befintliga filer kan döpas om (via knappen ) och tas bort (via knappen ). Filer som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas efter behov. Om ett dokument är utcheckat av någon person så visas en utcheckad-symbol på raden i listan. Direkt från denna dialog kan in- och utcheckning hanteras för ett eller flera markerade dokument: Markerade dokument kan checkas ut via knappen . Markerade dokument kan checkas in via knappen . En gemensam kommentar sätts för incheckade dokument. Markerade dokument kan ångras utcheckning på via knappen . Nederst i dialogen anges innehållstyp, namn och filtyp för det nya dokumentet. Listan med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika uppsättningar innehållstyper). Filtyp föreslås till den filtyp som är inställd som standard i aktuellt Office-program, ex. .DOCX i Word. Tryck på knappen Spara för att spara dokumentet på vald plats. Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 14 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket. Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge ändra sig och välja en annan innehållstyp. Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix. Tryck OK för att fortsätta och spara dokumentet med ifyllt metadata. Efter att dokumentet har sparats till SharePoint kan användaren fortsätta att redigera dokumentet och behöver nästa gång bara använda den vanliga spara-knappen i Office. Om metadata behöver uppdateras så finns en knapp Ändra egenskaper i Connectorns verktygsfält som visar metadatadialogen igen. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 15 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Spara e-postmeddelanden och bifogade dokument från Microsoft Outlook Ofta behöver dokument som kommer via e-post sparas till en plats i SharePoint. Antingen behöver ett eller flera bifogade dokument sparas eller hela epostmeddelandet. Connectorn erbjuder användaren ett enkelt sätt att spara dokument och e-postmeddelanden till SharePoint. I Outlook kan användaren välja mellan att spara bifogade dokument eller epostmeddelanden från listan med inkomna e-postmeddelanden eller då ett epostmeddelande är öppet i ett separat fönster (visningsfönstret för ett enskilt meddelande). Spara från listan med inkomna e-postmeddelanden Användaren kan direkt i listan med inkomna meddelanden spara bifogade dokument eller e-postmeddelanden till SharePoint. Ett eller flera meddelanden kan väljas och sparas samtidigt i samma operation. Spara-funktionerna nås via Connectorns egna flik enligt nedan. Markera de e-postmeddelanden som är aktuella att spara i listan och klicka på någon av följande knappar i Connectorns verktygsfält: Spara bifogade filer till SharePoint Spara till SharePoint Den första knappen Spara bifogade filer till SharePoint används då bifogade dokument till de markerade e-postmeddelandena ska sparas. Den andra knappen Spara till SharePoint används då hela e-postmeddelanden ska sparas. Som standard sparas hela e-postmeddelanden i textformat men om pilen bredvid knappen klickas så finns alternativen Spara i textformat och Spara i Outlook-format. Skillnaden mellan dessa är att om Outlook-format väljs så sparas meddelandet som en Outlook-fil i SharePoint inklusive eventuella bifogade filer. Meddelandet kan då senare öppnas igen från SharePoint i Outlook så det går att sända vidare osv. När spara valts med någon av spara-knapparna så visas en dialog för val av vilka dokument från valda e-postmeddelanden som ska sparas enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 16 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Dialogen visar alla bifogade filer och/eller alla e-postmeddelanden som valts i en lista. I listan kan användaren kryssa bort enskilda dokument om inte alla dokument ska sparas. Det är även möjligt att byta namn på dokumenten så att de får ett annat namn i SharePoint än det ursprungliga namnet. För att byta namn klickas den första kolumnen två gånger så att texten kommer i redigeringsläge. Tryck OK för att gå vidare och spara valda dokument. Följande dialog visas för att välja var dokumenten ska sparas. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 17 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en beskrivning av hur favoritplatser hanteras). Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och eventuellt mapp) som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så finns en knapp för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via knappen eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov. Nederst i dialogen anges innehållstyp för dokumenten. Listan med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika uppsättningar innehållstyper). Tryck på knappen Spara för att spara dokumenten på vald plats. Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 18 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket. Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge ändra sig och välja en annan innehållstyp. Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix. Längst ned finns en vallista där det går att ställa in så att samma metadata kan sättas för flera dokument som sparas, listan har följande val: Kopiera inte värden till nästa fil/dokument – metadata sätts enskilt för varje dokument, dvs. metadatadialogen visas för varje dokument som sparas. Sätt samma värden för alla filer/dokument – samma metadata sätts för alla dokument som sparas och metadatadialogen visas endast en gång. Kopiera värden till nästa fil/dokument – värden från det dokument som visas kopieras till nästa dokument, dvs. metadatadialogen visas igen för nästa dokument men värdena är ifyllda med föregående dokuments värden. Tryck OK för att fortsätta och spara dokumenten med ifyllt metadata. Spara från visningsfönstret för ett e-postmeddelande Användaren kan från visningsfönstret för ett e-postmeddelande spara bifogade dokument eller hela e-postmeddelandet till SharePoint. Spara-funktionerna nås via Connectorns egna flik enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 19 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Klicka på någon av följande knappar i Connectorns verktygsfält: Spara bifogade filer till SharePoint Spara till SharePoint Den första knappen Spara bifogade filer till SharePoint används då bifogade dokument till e-postmeddelandet ska sparas. Den andra knappen Spara till SharePoint används då hela e-postmeddelandet ska sparas. När spara valts med knappen Spara bifogade filer till SharePoint så visas en dialog för val av vilka bifogade dokument som ska sparas, en dialog för val av plats att spara till och efter det eventuellt metadatadialogen för ifyllnad av metadata för dokumenten. Dessa dialoger beskrivs närmare under avsnittet Spara från listan med inkomna epostmeddelanden ovan. När spara valts med knappen Spara bifogade filer till SharePoint så visas en dialog för val av plats att spara till och efter det eventuellt metadatadialogen för ifyllnad av metadata för dokumentet. Dessa dialoger beskrivs närmare under avsnittet Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint. Spara med Connectorns åtgärdsfönster Connectorn erbjuder även användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. I huvudfönstret kan användaren dra och släppa e-postmeddelanden till åtgärdsfönstret för att spara meddelanden och i fönstret som visar ett e-postmeddelande kan användaren dra och släppa bifogade filer till åtgärdsfönstret för att spara dem till SharePoint. Åtgärdsfönstret beskrivs mer i detalj under avsnittet Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 20 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Ladda upp dokument från Windows skrivbord Ibland behöver dokument och andra filer kunna sparas till SharePoint som skapats av någon annan person, skapats i något annat program (inte Microsoft Office) eller kanske bara har lagrats tillfälligt lokalt på datorn. När det finns sådana dokument eller filer så erbjuder Connectorn användaren ett enkelt och effektivt sätt att spara dessa dokument och andra typer av filer till SharePoint. På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet. Dokument och andra filer kan sparas till SharePoint via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Ladda upp fil(er), se bilden nedan. Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Ladda upp fil(er) kan väljas, se bilden nedan. Efter att kommandot Ladda upp fil(er) valts så visas följande dialog för val av filer. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 21 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Figur 1 – ingen fil har valts än Filer som ska sparas kan väljas på två sätt: 1. Genom att dra och släppa en eller flera filer från Windows skrivbord eller Windows Utforskare till dialogen. 2. Genom att klicka på knappen Välj fil(er) och välja filer m.h.a. en filvaldialog. Efter att filer som ska sparas har valts visas de i listan enligt nedan. Figur 2 – filer som ska sparas har valts Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 22 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Enskilda filer kan kryssas bort i listan om inte alla filer ska sparas. Det är även möjligt att byta namn på filerna så att de får ett annat namn i SharePoint än det ursprungliga namnet. För att byta namn klickas den första kolumnen två gånger så att texten kommer i redigeringsläge. Tryck OK för att gå vidare och spara valda filerna. Följande dialog visas för att välja var filerna ska sparas. Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en beskrivning av hur favoritplatser hanteras). Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och eventuellt mapp) som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så finns en knapp för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via knappen eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov. Nederst i dialogen anges innehållstyp för filerna. Listan med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika uppsättningar innehållstyper). Tryck på knappen Spara för att spara filerna på vald plats. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 23 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan. Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket. Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge ändra sig och välja en annan innehållstyp. Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix. Längst ned finns en vallista där det går att ställa in så att samma metadata kan sättas för flera filer som sparas, listan har följande val: Kopiera inte värden till nästa fil/dokument – metadata sätts enskilt för varje fil, dvs. metadatadialogen visas för varje fil som sparas. Sätt samma värden för alla filer/dokument – samma metadata sätts för alla filer som sparas och metadatadialogen visas endast en gång. Kopiera värden till nästa fil/dokument – värden från den fil som visas kopieras till nästa fil, dvs. metadatadialogen visas igen för nästa fil men värdena är ifyllda med föregående fils värden. Tryck OK för att fortsätta och spara filerna med ifyllt metadata. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 24 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Öppna sparade dokument med Axalon Office Connector Connectorn förenklar för användaren när ett befintligt dokument sparat i SharePoint ska hittas och öppnas. Användaren erbjuds flera vägar för att hitta och öppna ett dokument för att det ska kunna ske så smidigt som möjligt. Öppna dokument från Windows skrivbord Utan att behöva starta något program kan användaren med Connectorn öppna ett dokument som är sparat i SharePoint direkt från skrivbordet. Användaren behöver alltså inte klicka sig ända fram till rätt plats via SharePoints webbgränssnitt och användaren behöver inte heller i förväg veta vilket program som dokumentet är skapat i. Connectorn öppnar dokumentet åt användaren i rätt program. På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet. Ett dokument kan öppnas från SharePoint via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Öppna dokument, se bilden nedan. Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Öppna dokument kan väljas, se bilden nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 25 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Efter att kommandot Öppna dokument valts så visas följande dialog. Figur 1 – navigation via trädvy Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 26 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Figur 2 - navigation via sökning Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en beskrivning av hur favoritplatser hanteras). Dialogen erbjuder användaren två sätt att hitta dokument: via navigation i innehållsträdet från SharePoint och via sökning. De två flikarna Alla mina platser och Sök dokument växlar mellan dessa två sätt. När fliken Alla mina platser valts så presenterar dialogen ett träd med innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och eventuellt mapp) som dokumentet finns i. Om användaren av någon anledning vill visa en plats som visas i innehållsträdet i webbläsaren (SharePoints användargränssnitt) så finns möjlighet att markera platsen i trädet och trycka på knappen . När fliken Sök dokument valts så visar dialogen till vänster en sökpanel där användaren kan ställa villkor på dokumentets namn och/eller text som ska finnas i dokumentet, sökomfattning, typ av dokument (Word, Excel mm.), författare och när dokument ändrades senast. Sökning utförs med knappen . Observera att sökning sker inom den valda sökomfattningen (vald webbplats, hela platsen eller samtliga platser). Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 27 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Till höger visas innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp alternativt sökresultatet om en sökning har gjorts. Användaren kan välja vy från det valda dokumentbiblioteket (vid trädnavigering) med en vallista i verktygsfältet. Detaljer om ett enskilt dokument visas med knappen i verktygsfältet. Följande detaljer visas om dokumentet. Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 28 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Knappen i verktygsfältet kan användas för att se en förhandsgranskning av markerat dokument. Befintliga filer kan döpas om (via knappen ) och tas bort (via knappen ). Filer som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas efter behov. Om ett dokument är utcheckat av någon person så visas en utcheckad-symbol på raden i listan. Direkt från denna dialog kan in- och utcheckning hanteras för ett eller flera markerade dokument: Markerade dokument kan checkas ut via knappen . Markerade dokument kan checkas in via knappen . En gemensam kommentar sätts för incheckade dokument. Markerade dokument kan ångras utcheckning på via knappen . När listan visar resultatet från en sökning så kan det ibland vara intressant att se vad som finns mer på den plats där dokumentet är lagrat. En funktion finns där användaren kan be dialogen att visa i trädvyn den plats där det markerade dokumentet är lagrat. Denna funktion aktiveras med knappen . Markera det eller de dokument som ska öppnas och tryck på knappen OK för att öppna dokumentet eller dokumenten. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 29 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Söka efter dokument direkt från skrivbordet Ett väldigt kraftfullt sätt att hitta och öppna dokument som Connectorn erbjuder användaren är att söka dokument direkt från skrivbordet. Användaren behöver då inte veta varken var dokumentet finns lagrat och inte heller vilket program dokumentet skapades i. Det räcker med att veta något nyckelord som dokumentet innehåller. På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7). Dokument som finns lagrade i SharePoint kan sökas fram via Connectorns Gadget genom att skriva sökord i Gadgeten och trycka på knappen eller trycka på ENTERknappen, se bilden nedan. När sök-knappen tryckts så visas Connectorns öppna dokument dialog vilken visar resultatet från sökningen. Öppna dokument dialogen beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord. Om inte Gadgeten kan användas så finns möjligheten att använda öppna dokument dialogen som beskrivs i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 30 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Öppna dokument från Microsoft Word, Excel, Powerpoint eller Outlook Ofta vet användaren redan vilken typ av dokument som ska öppnas och av gammal vana öppnar användaren det Office-program som dokumentet ska redigeras i, ex. Microsoft Word. Eller så befinner sig användaren redan i ett Office-program och vill öppna ett sparat dokument. Connectorn erbjuder användaren att direkt från Officeprogrammets meny (Word, Excel, Powerpoint eller Outlook) öppna dokument sparade i SharePoint på ett enkelt sätt. Funktionen nås via Connectorns egna flik enligt nedan. Klicka på knappen Öppna från SharePoint för att öppna ett dokument som är sparat i SharePoint. Connectorns öppna dokument dialog visas då för att ge användaren ett enkelt sätt att hitta dokumentet. Öppna dokument dialogen beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 31 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Bifoga dokument till e-postmeddelanden med Axalon Office Connector Dokument skickas ofta med e-postmeddelanden både inom organisationen och till mottagare utanför den egna organisationen. Det är därför viktigt att användaren på ett enkelt sätt kan bifoga de dokument som finns sparade i SharePoint till ett nytt epostmeddelande. Connectorn erbjuder därför användaren ett enkelt sätt att bifoga dokument sparade i SharePoint till e-postmeddelanden. Funktionen för att bifoga dokument nås via Connectorns egna flik enligt nedan. Klicka på knappen Lägg till fil från SharePoint för att bifoga dokument som är sparade i SharePoint. Följande dialog visas för val av dokument som ska bifogas epostmeddelandet. Funktionerna i denna dialog beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 32 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Markera det eller de dokument som ska bifogas och tryck på knappen OK för att lägga till dokumentet eller dokumenten i e-postmeddelandet. En ytterligare dialog enligt nedan visas för val om dokumenten ska bifogas som länkar eller som hela filer till e-postmeddelandet. Följande två alternativ finns att välja för de bifogade dokumenten: Koppla hela filer – dokumenten lagras i e-postmeddelandet vilket passar bra om meddelandet ska skickas till en extern mottagare. o Konvertera filer till PDF-format om möjligt – om denna kryssas i så konverteras dokumenten till PDF-format innan de bifogas till epostmeddelandet. Koppla länkar till filer – länkar till dokumenten lagras i e-postmeddelandet, dvs. inte själva dokumenten. Detta passar bra om meddelandet ska skickas till en mottagare inom organisationen som har tillgång till SharePoint-platsen där dokumenten finns. Med detta alternativ kan man undvika att flera versioner av dokument cirkulerar i e-postmeddelanden. Tryck OK för att gå vidare och bifoga dokumenten. Bifoga dokument med Connectorns åtgärdsfönster Connectorn erbjuder även användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. I huvudfönstret kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till Outlook för att skapa ett nytt meddelande med dokumenten bifogade och i fönstret som visar ett e-postmeddelande kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till meddelandet för att bifoga dem till meddelandet. Åtgärdsfönstret beskrivs mer i detalj under avsnittet Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 33 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Övriga och avancerade funktioner i Axalon Office Connector Detta avsnitt beskriver de funktioner i Connectorn som är gemensamma genom flera av Connectorns funktioner samt de funktioner som är lite mer avancerade. Spara personliga favoritplatser Ofta besöker en användare samma platser om och om igen i SharePoint för att arbeta med dokument. Vilka platser det handlar om är vanligtvis specifikt för varje användare. Connectorn erbjuder användaren att lagra sina favoritplatser i SharePoint. Genom att lagra favoritplatser kan användaren snabbt navigera till de platser som användaren ofta besöker. I nästan alla funktioner i Connectorn kan användaren nytta sina favoritplatser, exempelvis i Connectorns spara dokument dialog enligt nedan. Trädet visar alla platser för aktuell användare. Här kan det finnas en eller flera fördefinierade platser som IT-avdelningen har lagt upp åt alla användare eller en viss grupp användare. Här visas även användarens egna favoritplatser. Användaren kan på ett enkelt sätt öppna en av de platser som finns med i trädet för att visa innehållet i den valda platsen. När användaren vill lagra en ny favoritplats görs detta genom att markera den önskade platsen i innehållsträdet och välja att spara den som favorit på något av följande sätt: Klicka på knappen Copyright © 2015 Axalon Tech AB Spara som favorit i verktygsfältet. Sida 34 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Högerklicka på platsen i trädet och välj Spara som favorit. Den nya favoritplatsen finns sedan tillgänglig som favoritplats i Connectorn. Om användaren vill ta bort en favoritplats görs detta genom att markera den önskade platsen i trädet och välja att ta bort den genom att trycka DELETE eller klicka på knappen Ta bort favorit i verktygsfältet. Möjlighet till manuell administration av favoritplatser finns genom att klicka på knappen Hantera platser i verktygsfältet. Följande dialog visas för administration av platser. Fördefinierade platser Personliga platser Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 35 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Dialogen visar på första fliken en lista med de fördefinierade platserna där användaren själv inte kan ändra informationen. På andra fliken visas en lista med användarens personliga favoritplatser. I denna lista kan användaren själv hantera sina platser. Normalt behöver användaren bara använda denna dialog för att byta visningsnamn på sina favoritplatser men det går även att lägga till och ta bort favoritplatser i denna dialog. En ny favoritplats skapas genom att trycka på knappen Lägg till. Dialogen som visas för ny favoritplats beskrivs under avsnittet Använda Utforskaren i Axalon Office Connector / Anslut till en eller flera SharePoint servrar. Byte av visningsnamn på en favoritplats utförs genom att skriva en ny text i kolumnen Visningsnamn. Borttagning av en favoritplats utförs genom att markera raden för favoritplatser och sedan trycka på knappen Ta bort. Längst till höger på varje rad i listorna med platser finns en knapp som leder till följande dialog. Denna dialog visar information om vilken version av Connectorn som finns på SharePoint-servern samt vilken version av SharePoint som är installerad. Här kan användaren även överstyra vilken uppsättning komponenter som Connectorn ska anropa på servern: Automatiskt – Connectorn avgör själv vad som finns på den aktuella servern. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 36 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Connectors komponenter – om Axalon Office Connector finns installerad på SharePoint-servern så bör detta alternativ användas för att uppnå full funktionalitet i Connectorn. SharePoints komponenter – om Connectorn inte finns installerad på SharePoint-server så kan Connectorn ändå fungera med viss nedsättning av funktionalitet. Normalt sköter Connectorn om detta själv och användaren behöver inte ändra något i denna dialog. Det finns även en knapp Ta bort sparade inloggningsuppgifter som är aktiv om användaren har valt att spara sina inloggningsuppgifter mot aktuell plats. Knappen används för att ta bort de sparade inloggningsuppgifterna. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 37 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Logga in som en annan användare Normalt använder Connectorn inloggad användare på datorn för all åtkomst till platser och dokument i SharePoint. Ibland kan det hända att inloggad användare saknar behörighet. Connectorn visar då en inloggningsdialog där användaren kan logga in som en annan användare. Ibland kan det även vara användbart att kunna logga in som en annan användare som har annorlunda behörighet även om den inloggade användaren på datorn har viss behörighet i SharePoint. Exempel på detta kan vara att användaren måste använda ett administratörskonto för att utföra vissa arbetsuppgifter. Användaren har då möjlighet att själv välja att logga in som en annan användare i Connectorn. I Connectorns Öppna- och Spara-dialog samt i Connectorns Utforskare finns kommandon för att byta användare. Nedan visas Öppna-dialogen som exempel. Byte av användare görs genom att klicka på en plats i trädet och välja knappen Byt användare i verktygsfältet alternativt genom att högerklicka på platsen i trädet och välja Byt användare. Connectorn visar en inloggningsdialog enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 38 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Användaren anger här användarnamn (domän\användarnamn) och lösenord och trycker OK för att logga in som angiven användare. Om kryssrutan Håll mig inloggad kryssas så kommer Connectorn spara inloggningsuppgifterna. Efter att användaren loggat in som en annan användare så gäller den inloggningen i den aktiva processen i Windows. Dvs. om Connectorn körs i Word så kommer inloggningen gälla så länge som användaren är kvar i samma Word-process. Om Connectorns Utforskare körs så gäller inloggningen i aktuell Utforskar-process. Undantaget från detta är om kryssrutan Håll mig inloggad kryssades i. Connectorn kommer då använda angiven användare i alla processer från att inloggningsuppgifterna sparats. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 39 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Installera Connectorns Windows Gadget Connectorn innehåller en Windows Gadget som användaren kan välja att lägga på sitt skrivbord. Gadgeten ger snabb åtkomst till de vanligaste funktionerna i Connectorn: skapa nytt dokument med dokumentmall, öppna dokument sparade i SharePoint, ladda upp dokument till SharePoint, utforska dokument i SharePoint och söka dokument sparade i SharePoint. För att gadgeten ska kunna användas krävs att användaren har Windows Vista eller Windows 7 på sin dator. Följ nedanstående steg för att installera gadgeten på skrivbordet: 1. Högerklicka på skrivbordet och välj Gadgets (Gadgetar). Följande dialog visas för val av gadget. 2. Markera Axalon Office Connector i dialogen och dra ut den på skrivbordet. På skrivbordet visas följande: Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 40 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Användaren måste själv ta bort gadgeten från skrivbordet igen om den inte längre ska användas. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 41 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Replikering av dokumentmallar Dokumentmallar används när nya dokument ska skapas. Inom organisationen kan en mängd dokumentmallar finnas för olika slags dokument, ex. mötesprotokoll, brev, offert, avtal osv. Mallarna kan vara gjorda för olika dokumentredigeringsprogram, ex. Microsoft Word, Excel, Powerpoint osv. Connectorn gör dokumentmallar tillgängliga för användaren när ett nytt dokument ska skapas via dialogen för nytt dokument. När användaren väljer en mall från dialogen öppnas rätt redigeringsprogram och ett nytt dokument skapas baserat på vald mall. Mallarna som Connectorn ger användaren tillgång till lagras normalt i ett eller flera dokumentbibliotek i SharePoint (mallbibliotek). När användaren sitter på organisationens nätverk med sin dator hämtar Connectorn mallarna direkt från mallbiblioteket i SharePoint. Om användaren kopplar bort sin dator från nätverket ger Connectorn användaren tillgång till mallarna ändå via en inbyggd replikeringsfunktion. Connectorn ser till att en kopia av mallarna finns lagrad på användarens dator och sköter uppdatering av mallarna i bakgrunden så att användaren inte behöver se eller bry sig om replikeringen. Replikeringen startar som en bakgrundsprocess när användaren loggar in på sin dator. Användaren kan påskynda replikering av mallar vid behov, ex. om användaren vet att förändringar har skett i mallar eller om man misstänker att något har gått fel med replikeringen. Manuell start av replikeringen kan göras på följande sätt: Klicka på ikonen Start Replicating under start-menyn i programgruppen Axalon SP Series/Axalon Office Connector SP 2013. Klicka på knappen Synkronisera mallar från SharePoint som finns på Connectorns flik i Office-programmen (Word, Excel och Powerpoint). Replikeringen startar och en dialog visar status för replikeringen enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 42 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Om några fel uppstår visas en röd symbol längst till vänster på raderna. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 43 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook Connectorn erbjuder användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. Åtgärdsfönstret är som standard aktiverat i båda dessa fönster. I Connectorns verktygsfält finns en knapp för att visa eller dölja åtgärdsfönstret enligt nedan. Knappen Visa åtgärdsfönster används för att visa eller dölja åtgärdsfönstret. Inställningen är separat för Outlooks huvudfönster resp. e-postfönster så användaren kan var åtgärdsfönstret ska vara synligt. Inställningen sparas till nästa session av Outlook. Det finns även ett kryss längst upp till höger på åtgärdsfönstret som stänger fönstret men om det stängs den vägen så är det bara tillfälligt och inställningen sparas inte till nästa session. Bilden nedan visar hur åtgärdsfönstret ser ut vid start av Outlook resp. ett epostmeddelande. Åtgärdspanelen i Outlooks huvudfönster Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 44 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Åtgärdspanelen i ett e-postfönster För att använda åtgärdsfönstret behöver användaren navigera till en plats i SharePoint eller söka fram dokument som finns i SharePoint. Åtgärdsfönstret har två flikar Alla mina platser och Sök dokument. När användaren för muspekaren över en av dessa flikar fälls fliken ut så att användaren kan navigera eller söka sig fram. Fliken Alla mina platser har samma innehåll och fungerar på samma sätt som i Connectorns övriga dialoger, ex. Öppna- och Sparadialogen. På denna flik kan användaren navigera sig fram till en plats i SharePoint. Se exempel nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 45 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Fliken Sök dokument fungerar också på samma sätt som i Connectorns övriga dialoger. På denna flik kan användaren söka fram dokument som finns sparade i SharePoint. Se exempel nedan. När användaren har navigerat sig fram till en plats (dokumentbibliotek eller mapp) i SharePoint via Alla mina platser eller sökt fram ett antal dokument via Sök dokument visas aktuella dokument i en lista. Fliken som var öppen döljs när användaren klickar vid sidan av fliken. Nedan visas exempel på hur listan med dokument kan se ut. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 46 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Listan med dokument har samma funktioner som i Connectorns övriga dialoger. Exempelvis kan användaren välja vilken vy som ska visas i verktygsfältet ovan listan, sortera och filtrera listan samt använda ett antal funktioner på dokumenten genom att markera och högerklicka på dokument. Spara e-postmeddelanden eller bifogade dokument med åtgärdsfönstret I Outlooks huvudfönster kan användaren markera ett eller flera e-postmeddelanden i inkorgen och dra och släppa dessa till åtgärdsfönstret för att spara hela epostmeddelanden till den valda platsen i SharePoint (användaren måste välja plats först i åtgärdsfönstret via Alla mina platser). Åtgärdsfönstret tar emot meddelandena och låter användaren ange metadata för meddelandena som ska sparas till SharePoint. Meddelandena sparas sen till SharePoint och syns i listan med dokument i åtgärdsfönstret. Användaren kan även ha Outlooks läsfönster aktivt i huvudfönstret där användaren kan se innehållet i valt e-postmeddelande. Om läsfönstret är aktivt så kan användaren dra och släppa bifogade dokument från läsfönstret till Connectorns åtgärdsfönster. I Outlooks fönster som visar ett enskilt e-postmeddelande kan användaren dra och släppa bifogade filer från e-postmeddelandet till åtgärdsfönstret för att spara dem till SharePoint. Bifoga dokument till e-postmeddelanden med åtgärdsfönstret I Outlooks huvudfönster kan ett eller flera dokument bifogas till ett nytt epostmeddelande genom att dra och släppa dokument från Connectorns åtgärdsfönster till Outlooks huvudfönster. Dokumenten bifogas som filer till det nya epostmeddelandet. Om användaren vill skicka länkar istället för hela filer så går det att högerklicka på dokumenten i åtgärdsfönstret och välja Skicka med e-post varvid fler val visas för användaren. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 47 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning I Outlooks fönster som visar ett enskilt e-postmeddelande kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till e-postmeddelandet för att bifoga dem till meddelandet. Samma sak gäller här, dvs. att hela filer bifogas till meddelandet. Övriga funktioner i åtgärdsfönstret Åtgärdsfönstret innehåller en mängd andra funktioner utöver att spara och bifoga dokument mellan Outlook och SharePoint. Eftersom dessa funktioner återkommer i andra dialoger i Connectorn så listas de bara upp översiktligt nedan. För mer information om hur dessa funktioner används se Använda Utforskaren i Axalon Office Connector. Lägga till nya SharePoint-platser Spara och ta bort personliga favoritplatser i SharePoint Byta användare för att logga in som en annan användare i SharePoint Skicka länk till en plats i SharePoint via e-post (webbplats, dokumentbibliotek eller mapp) Skapa, döpa om och ta bort mappar i dokumentbibliotek Visa en plats i webbläsaren Sortera och filtrera dokument i SharePoint Öppna dokument i SharePoint Döpa om och ta bort dokument i SharePoint Checka ut, checka in eller ångra utcheckning av dokument i SharePoint Visa detaljerad dokumentinformation för dokument i SharePoint Visa förhandsgranskning av dokument i SharePoint Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 48 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Använda Utforskaren i Axalon Office Connector Utforskaren i Connectorn är ett program där användaren får tillgång till många bra funktioner för att hantera dokument som är sparade i SharePoint. I Utforskaren kan användaren på ett avancerat sätt både navigera bland innehåll och dokument samt utföra en mängd operationer på dokument sparade i SharePoint. Utforskaren finns tillgänglig att starta från flera platser: Knappen Utforska i Connectorns Gadget Knappen Utforska i Connectorns meny i aktivitetsfältet Knappen Utforska dokument på Connectorns flik i Office-programmen. 1 2 6 3 7 8 4 9 5 10 11 Utforskaren består av ett huvudfönster enligt ovan med följande delar: 1. Arkiv-meny – en meny med några huvudkommandon för programmet, ex. avsluta programmet. 2. Flikar med funktioner grupperade efter funktioner för platser, funktioner för bibliotek och funktioner för dokument. Flikarna växlas automatiskt beroende på vad användaren klickar på i programmet. 3. Verktygsfält – funktioner för vald kategori (vad som är markerat i programmet). 4. Innehållsträd – navigering via alla förkonfigurerade och personliga platser. Här visas samtliga platser i samma träd. 5. Sök dokument – navigering via sökning, här kan användaren söka inom vald plats eller genom alla platser i trädet. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 49 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 6. Val av vy i dokumentbibliotek – befintliga vyer från valt dokumentbibliotek kan väljas i en vallista. 7. Grupperingslist – hit kan användaren dra kolumner för att gruppera dokument. 8. Kolumnrubriker – rubriker för kolumner i vald vy, användaren kan klicka på dessa för att sortera och filtrera dokument i listan. 9. Dokumentlista – visar alla dokument i valt dokumentbibliotek och mapp, vald vy i dokumentbiblioteket eller resultatet från en sökning. 10. Dokumentinformation – visar detaljerad dokumentinformation för valt dokument. 11. Förhandsgranskning – visar förhandsgranskning av valt dokument. Anslut till en eller flera SharePoint servrar Från Utforskaren kan användaren ansluta till nya SharePoint servrar eller nya webbplatser. De platser som användaren ansluter läggs till som personliga platser i Connectorn och kan användas i Connectorns övriga funktioner (ex. öppna dokument dialogen). I Utforskaren kan den nya platsen användas för navigation, sökning och operationer på dokument lagrade i platsen. Följ nedanstående steg för att ansluta till en ny plats: 1. Starta på något av följande sätt: a) Klicka på knappen Lägg till ny på fliken Platser. b) Dra och släpp adressen i webbläsaren till trädet med platser i Utforskaren. 2. Följande dialog visas för anslutning till ny plats. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 50 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 3. Skriv in adressen till den nya platsen i rutan Sökväg. Om du drog och släppte adressfältet från webbläsaren så är adressen redan ifylld. 4. Tryck på knappen Testa koppling för att få Connectorn att koppla upp sig mot den angivna adressen och försöka ta reda på vilken typ av plats som angivits. 5. Om du vill kan du ange ett annat visningsnamn än det som Connectorn hittade själv genom att ändra innehållet i rutan Visningsnamn. 6. Normalt kan Connectorn ta reda på resterande information om platsen men det går att överstyra vilken typ av plats det handlar om i vallistan Typ av plats. 7. Tryck OK för att spara den nya platsen. Spara plats som en personlig favoritplats Ofta besöker användaren samma platser i SharePoint om och om igen. I Utforskaren finns möjligheten att spara en plats som en personlig favoritplats och få den på översta nivån i innehållsträdet (under personliga platser). En plats i innehållsträdet sparas som en personlig favoritplats genom att följa nedanstående steg: 1. Navigera till den plats i innehållsträdet som ska sparas som en favoritplats och markera den. 2. Välj att spara platsen som en favorit på något av följande sätt: a. Klicka på knappen Spara som favorit på fliken Platser. b. Högerklicka på platsen i innehållsträdet och välj Spara som favorit. 3. Platsen läggs till under noden Personliga platser i innehållsträdet. Ta bort platser Personliga platser som har lagts till av användaren kan tas bort igen vid behov. En personlig plats tas bort genom att följa nedanstående steg: 1. Markera den plats i innehållsträdet som ska tas bort. 2. Välj att ta bort platsen på något av följande sätt: a. Trycka DELETE på tangentbordet. b. Klicka på knappen Copyright © 2015 Axalon Tech AB Ta bort favorit på fliken Platser. Sida 51 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning c. Högerklicka på platsen i innehållsträdet och välj Ta bort favorit. 3. Platsen tas bort från noden Personliga platser i innehållsträdet. Navigera i innehållsträdet Innehållsträdet i Utforskaren visar alla fördefinierade och personliga platser som har lagts till i Connectorn. Bilden nedan visar ett exempel. 1 3 2 4 5 Innehållsträdet innehåller följande delar: 1. En nod med alla fördefinierade platser som IT-avdelningen har lagt upp till användaren. 2. En nod med alla personliga platser som användaren har lagt till själv genom att spara favoritplatser och lägga till egna platser. 3. Noder som visar webbplatser i SharePoint. 4. Noder som visar dokumentbibliotek i SharePoint. 5. Noder som visar mappar i dokumentbibliotek. Utöver vad som visas i exempelbilden ovan kan även personliga webbplatser visas. Dessa fungerar på samma sätt som vanliga webbplatser men har en annan symbol . Användaren klickar sig ned i innehållsträdet genom att klicka på plussymbolen framför en nod, innehållet i en nod laddas först när användaren klickar på plussymbolen. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 52 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Visa vald plats i webbläsaren Varje nod i innehållsträdet representerar någon form av plats/objekt i SharePoint: webbplats, dokumentbibliotek eller mapp. Ibland kan det vara nödvändigt att öppna en plats i webbläsaren (SharePoints användargränssnitt). En plats kan öppnas i webbläsaren på något av följande sätt: Via knappen Visa i webbläsaren på fliken Platser. Genom att högerklicka på noden i innehållsträdet och välja webbläsaren. Visa i Skicka platser med e-post Ibland kan det vara bra att kunna skicka en länk till en plats via ett e-postmeddelande. Exempelvis om man vill meddela någon annan person om var dokumenten finns samlade för ett visst ärende. Detta görs genom att markera noden för platsen i innehållsträdet och klicka på knappen Skicka med e-post på fliken Platser. Ett nytt e-postmeddelande öppnas med länken till den valda platsen bifogad. Mottagaren kan öppna platser i sin webbläsare genom att klicka på den bifogade länken. Kopiera länk till en plats Hyperlänken till en plats kan ibland vara bra att kunna kopiera och använda, exempelvis som del av texten i ett dokument. Hyperlänken kopieras genom att markera noden för platsen i innehållsträdet och klicka på knappen på fliken Platser. Kopiera länk Kopian av länken placeras i urklipp och länken kan därifrån klistras in på önskad plats. Söka dokument Ett enkelt och kraftfullt sätt att hitta dokument sparade i SharePoint är att söka efter dokument. Användaren behöver då inte veta i förväg var dokumenten finns lagrade, det räcker med att veta vad dokumentet heter eller något nyckelord som dokumentet innehåller. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 53 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 5 1 6 2 3 4 Vid sökning efter dokument används fliken Sök dokument enligt bilden ovan. Sökningen innehåller följande delar: 1. Innehåll i dokumentet alt. dokumentnamn – möjlighet att söka på innehåll i dokumentet och dokumentets namn. 2. En knapp för att utföra sökning med angivna sökvillkor. 3. Möjlighet att ställa in var sökning ska göras: a. Vald webbplats – sökning inom den valda webbplatsen i innehållsträdet. b. Hela platsen – sökning inom hela den plats (översta nivån i innehållsträdet) som är markerad. c. Alla platser – sökning inom alla användarens platser (fördefinierade och personliga platser). 4. Möjlighet till ytterligare filtrering via dokumenttyp, författare och när dokumentet ändrades senast. 5. Visning av antal hittade dokument samt inom vilken plats sökning gjordes. 6. Visning av sökresultatet, dvs. vilka dokument som matchade angivna sökvillkor. Resultatet sorteras efter relevans. Varje rad i sökresultatet visar var det hittade dokumentet finns. Ibland kan det vara intressant att visa vad som finns mer i det dokumentbibliotek eller mapp som dokumentet finns i. Det går då att från sökresultatet be Utforskaren visa platsen där dokumentet finns lagrat på något av följande sätt: Via knappen Visa i trädvy på fliken Dokument. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 54 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Genom att högerklicka på dokumentet och välja Visa i trädvy. Sortera, filtrera och gruppera dokument Innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp visas som en lista med dokument sorterade efter namn som standard enligt bilden nedan. 1 2 3 Användaren kan själv sortera, filtrera och gruppera listan med dokument ytterligare vid behov, exempelvis om listan innehåller många dokument. Listan med dokument sorteras genom att klicka på kolumnrubriken (2). Vid ett klick sorteras listan efter önskad kolumn i stigande sorteringsordning och vid ett ytterligare klick sorteras listan i fallande ordning. Filtrering av listan med dokument kan göras genom att använda filterknappen (3) till höger om den kolumnrubrik för den kolumn filtrering ska göras på. Ett antal filtreringsmöjligheter finns enligt bilden nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 55 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Gruppering av dokumenten kan göras efter önskad kolumn genom att ta tag i kolumnrubriken (2), dra och släppa kolumnrubriken på grupperingslisten (1). Det är möjligt att gruppera i flera steg genom att dra mer än en kolumn till grupperingslisten. Visa detaljerad information för ett dokument Ibland kan det vara bra att kunna se mer detaljer om ett dokument än vad som visas av kolumnerna i listan med dokument. Detaljer om ett enskilt dokument visas på något av följande sätt: Med knappen Visa dokumentinformation på fliken Dokument. Genom att högerklicka på ett dokument i listan och välja Visa dokumentinformation. Följande detaljer visas om dokumentet. Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 56 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version. Panelen som visar dokumentinformation uppdateras om användaren klickar på ett annat dokument. Panelen kan stängas igen genom att trycka på krysset längst upp i högra hörnet. Visa förhandsgranskning av dokument Utöver att detaljerad information kan visas för ett dokument kan användaren även välja att visa förhandsgranskning av dokument för att slippa öppna dokumentet och se innehåll i dokumentet. Detta är användbart när användaren letar efter rätt dokument eller bara snabbt vill se innehållet i dokumentet. Förhandsgranskning för ett enskilt dokument visas på följande sätt: Med knappen Visa förhandsgranskning på fliken Dokument. Använda vyer från dokumentbibliotek Dokumentbibliotek i SharePoint kan innehålla flera vyer som man har gjort iordning för att visa upp dokument på olika sätt. Vyer kan definiera: Vilka dokument som ska visas, dvs. vara filtrerade. Sortering av dokument. Gruppering av dokument. Vilka kolumner från dokumentbiblioteket (vilka fält) som ska visas. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 57 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Mm. Connectorn visar som standard upp dokumenten i valt dokumentbibliotek med sin egen vy men ger användaren möjlighet att välja en vy från dokumentbiblioteket. Vy från dokumentbiblioteket väljs enligt bilden nedan via en vallista. När användaren väljer en vy från dokumentbiblioteket använder Connectorn definitionen av den valda vyn, dvs. filtrering, sortering, gruppering, kolumner mm. Om användaren klickar på ett annat dokumentbibliotek återgår Connectorn igen till att visa sin standardvy. Skapa ny, byta namn på och ta bort mapp i dokumentbibliotek Dokumentbibliotek i SharePoint innehåller möjligheten att skapa mappar. Ibland är denna funktion avstängd men normalt kan användaren skapa mappar för att strukturera innehållet i ett dokumentbibliotek. Utforskaren erbjuder användaren att skapa mappar i dokumentbibliotek. Användaren skapar en ny mapp i ett dokumentbibliotek genom att följa nedanstående steg: 1. Markera noden för dokumentbiblioteket i innehållsträdet och välj att skapa ny mapp på något av följande sätt: a. Klicka på knappen Skapa ny mapp på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på noden för dokumentbiblioteket och välj Skapa ny mapp. c. Tryck CTRL+N. 2. Skriv in namn på den nya mappen och tryck ENTER. Även undermappar till mappar kan skapas och det görs genom att markera mappen som den nya mappen ska skapas under och sedan göra på samma sätt som ovan. Mappar som redan finns kan döpas om i Utforskaren. En mapp döps om genom att följa nedanstående steg: 1. Markera noden för mappen i innehållsträdet och välj att döpa om mappen på något av följande sätt: a. Klicka på knappen Byt namn på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på noden för mappen och välj Byt namn. c. Klicka på texten för noden i trädet för att komma i redigeringsläge. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 58 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning d. Tryck F2. 2. Skriv in nytt namn på mappen och tryck ENTER. En mapp kan tas bort med Utforskaren. En mapp tas bort genom att följa nedanstående steg: 1. Markera noden för mappen i innehållsträdet och välj att ta bort mappen på något av följande sätt: a. Klicka på knappen Ta bort på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på noden för mappen och välj Ta bort. c. Tryck på Delete knappen på tangentbordet. 2. Svara Ja på frågan om att ta bort mappen. En mapp som tas bort via Utforskaren hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan vid behov återställas via SharePoints användargränssnitt. Klippa ut, kopiera och klistra in mappar Utforskaren ger användaren möjlighet att kopiera och flytta mappar med allt innehåll från en plats till en annan på ett enkelt sätt som användaren känner igen från Windows Utforskare. Undermappar, dokument, versionshistorik på dokument samt metadata i dokumenten kopieras med förutsättning att målplatsen för kopieringen/flytten har versionshantering påslagen samt metadatafält med samma interna namn som källplatsen. Kopiera och flytta funktionerna är kraftfulla eftersom Utforskaren inte sätter någon begränsning i vart de kan kopieras eller flyttas. Användaren kan exempelvis kopiera en mapp från en intern SharePoint server till en SharePoint server hos en annan organisation eller kopiera en mapp från en gammal SharePoint version till en server med en nyare SharePoint version. Använd följande steg för att kopiera en mapp från en plats till en annan: 1. Markera den mapp som ska kopieras i innehållsträdet till väster i Utforskaren. 2. Välj att kopiera mappen på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Kopiera på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj c. Tryck CTRL+C. Kopiera. 3. Markera det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som mappen ska kopieras till. 4. Välj att klistra in mappen på något av följande sätt: Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 59 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning a. Tryck på knappen Klistra in på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj Klistra in. c. Tryck CTRL+V. Använd följande steg för att flytta en mapp från en plats till en annan: 1. Markera den mapp som ska flyttas i innehållsträdet till vänster i Utforskaren. 2. Välj att klippa ut mappen på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Klipp ut på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj c. Tryck CTRL+X. Klipp ut. 3. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som mappen ska flyttas till. 4. Välj att klistra in mappen på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Klistra in på fliken Bibliotek. b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj Klistra in. c. Tryck CTRL+V. Tips: Det går även att kopiera eller flytta en mapp genom att dra den från innehållsträdet och släppa dem på ett annat dokumentbibliotek eller mapp i innehållsträdet. Skapa nytt dokument Utforskaren ger användaren möjlighet att skapa ett nytt dokument. När ett nytt dokument skapas från Utforskaren kan användaren välja att skapa ett nytt dokument med utgång från en dokumentmall alternativt med utgång från ett befintligt dokument. Nytt dokument med utgång från en dokumentmall öppnar rätt redigeringsprogram med ett nytt dokument baserat på den valda mallen. Nytt dokument med utgång från ett befintligt dokument gör samma sak men använder ett befintligt dokument som mall. Denna funktion är bra när man vill utgå från ett gammalt dokument och hjälper användaren genom att ta bort risken för att skriva över det gamla dokumentet. Den risken uppstår när användaren öppnar ett gammalt dokument med avsikt att spara det med nytt namn men glömmer att ändra namn och sparar över det gamla dokumentet. Använd följande steg för att skapa ett nytt dokument med utgång från en dokumentmall: 1. Klicka på knappen Nytt dokument på fliken Dokument och välj Välj mall. 2. Dialogen för val av dokumentmall visas. Se avsnittet Skapa nytt dokument från webbläsaren för en beskrivning av malldialogen. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 60 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Använd följande steg för att skapa ett nytt dokument med utgång från ett befintligt dokument: 1. Markera det dokument som ska användas som utgångspunkt för det nya dokumentet i listan med dokument. 2. Klicka på knappen Nytt dokument på fliken Dokument och välj Använd markerat dokument som mall. 3. Ett nytt dokument öppnas i rätt redigeringsprogram (ex. Word) och är en osparad kopia av det markerade dokumentet. Skapa PDF-filer av dokument Utforskaren ger användaren möjlighet att skapa PDF-filer av lagrade dokument i SharePoint och lagra dessa på önskad plats i SharePoint. PDF-filerna metadatasätts på samma sätt som andra dokument. Använd följande steg för att skapa PDF-filer av dokument: 1. Klicka på knappen Nytt dokument på fliken Dokument och välj Skapa PDF-filer av markerade dokument. 2. Dialogen för val av plats att lagra PDF-filerna visas. Se avsnittet Ladda upp dokument från Windows skrivbord för en närmare beskrivning av denna dialog. 3. Metadatadialogen visas för metadatasättning av PDF-filerna. Som standard får PDF-filerna samma metadata som originaldokumenten. Öppna dokument Dokument som visas i Utforskaren, dvs. dokument som finns i markerat dokumentbibliotek och mapp eller som har hittats via en sökning, kan öppnas från Utforskaren. Använd följande steg för att öppna ett dokument: 1. Markera det dokument som ska öppnas i listan med dokument. 2. Öppna dokumentet på något av följande sätt: a. b. c. d. Klicka på knappen Öppna på fliken Dokument. Högerklicka på dokumentet i listan och välj Öppna. Dubbelklicka på raden för dokumentet i listan. Tryck CTRL+O. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 61 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 3. Dokumentet öppnas i rätt redigeringsprogram (ex. Word) eller det program som är associerat med aktuell filtyp i Windows. Ladda upp dokument från datorn Utforskaren ger användaren möjlighet att på ett enkelt sätt ladda upp ett eller flera dokument eller andra filer till SharePoint och det dokumentbibliotek som är valt. Dokument som laddas upp metadatasätts och lagras på den valda platsen. Användaren kan ladda upp filer genom att använda knappar i Utforskaren eller genom att dra och släppa dokument från datorns skrivbord eller Windows Utforskare till Connectorns Utforskare. Använd följande steg för att ladda upp dokument via knappar i Utforskaren: 1. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som dokumenten ska laddas upp till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren. 2. Klicka på knappen Ladda upp fil(er) på fliken Dokument. 3. Dialogen för val av filer att ladda upp visas. Se avsnittet Ladda upp dokument från Windows skrivbord för en närmare beskrivning av denna dialog. Använd följande steg för att ladda upp dokument med dra och släpp: 1. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som dokumenten ska laddas upp till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren. 2. Markera de dokument eller filer på Windows skrivbord eller i Windows Utforskare som ska laddas upp till SharePoint. 3. Tryck ned musknappen på dokumenten och dra dessa till dokumentlistan i Connectorns Utforskare. Släpp dokumenten i listan. 4. Dialogen för val av plats att spara till visas med rätt plats inställd. Se avsnittet Ladda upp dokument från Windows skrivbord för en närmare beskrivning av denna dialog. Ladda ned dokument till datorn Utforskaren ger användaren möjlighet att enkelt ladda ned dokument till datorn. Användaren kanske behöver ha med sig vissa dokument på sin bärbara dator till ett möte och vill ha en kopia av dokumenten på sitt skrivbord. Dokument laddas ned till datorn genom dra och släpp. Använd följande steg för att ladda ned dokument till datorn: Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 62 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 1. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som dokumenten ska laddas ned från så att detta visas i högerdelen av Utforskaren. 2. Markera de dokument som ska laddas ned i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 3. Tryck ned musknappen på dokumenten och dra ut dessa till Windows Skrivbord eller till Windows Utforskare. Släpp dokumenten där de ska sparas. 4. Dokumenten sparas på den plats där de släpptes. Skicka dokument med e-post Dokument och andra filer skickas ofta via e-post till mottagare som behöver ta del av informationen i de skickade dokumenten. Utforskaren innehåller funktioner som gör att användaren enkelt kan skapa e-postmeddelanden med dokument och andra filer bifogade. Användaren kan välja mellan att skicka hela dokumentfiler med e-postmeddelandet eller bara länkar till dokumenten. När dokument ska skickas till en extern mottagare skickas hela dokument medan en intern mottagare bara behöver ha länkar till dokument. Använd följande steg för att skicka dokument med e-post: 1. Markera de dokument som ska skickas i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att skicka dokumenten med e-post med knappen på fliken Dokument. Skicka med e-post 3. En dialog enligt nedan visas för val om dokumenten ska bifogas som länkar eller som hela filer till e-postmeddelandet. Följande två alternativ finns att välja för de bifogade dokumenten: Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 63 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Koppla hela filer – dokumenten lagras i e-postmeddelandet vilket passar bra om meddelandet ska skickas till en extern mottagare. o Konvertera filer till PDF-format om möjligt – om denna kryssas i så konverteras dokumenten till PDF-format innan de bifogas till epostmeddelandet. Koppla länkar till filer – länkar till dokumenten lagras i epostmeddelandet, dvs. inte själva dokumenten. Detta passar bra om meddelandet ska skickas till en mottagare inom organisationen som har tillgång till SharePoint-platsen där dokumenten finns. Med detta alternativ kan man undvika att flera versioner av dokument cirkulerar i epostmeddelanden. Tryck OK för att gå vidare och skapa ett nytt e-postmeddelande i Outlook med de valda dokumenten bifogade. Tips: Det går även att dra och släppa dokument från Utforskaren till ett epostmeddelandefönster i Outlook. Användaren får då ingen möjlighet att skapa länkar till dokumenten utan hela dokumenten bifogas. Kopiera länk till ett eller flera dokument Hyperlänken till ett eller flera dokument kan ibland vara bra att kunna kopiera och använda, exempelvis som del av texten i ett dokument. Hyperlänk kopieras genom att markera det eller de dokument i dokumentlistan som länk önskas för och klicka på knappen Kopiera länk på fliken Dokument. Kopian av länken (eller länkarna) placeras i urklipp och kan därifrån klistras in på önskad plats. Ändra egenskaper på dokument Egenskaper på dokument (metadata) i dokumentbibliotek kan ändras direkt från Utforskaren. Användaren kan ange egenskaper för ett eller flera dokument samtidigt. Använd följande steg för att ändra egenskaper på ett eller flera dokument: 1. Markera det eller de dokument som egenskaper ska ändras på i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att ändra egenskaper på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Ändra egenskaper på fliken Dokument. b. Högerklicka på dokumentet eller dokumenten i dokumentlistan och välj Ändra egenskaper. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 64 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 3. En dialogruta visas för ifyllnad av egenskaper. Om endast ett dokument har valts så visar dialogrutan sparade värden på egenskaperna. Om flera dokument har valts så visas egenskaperna tomma om de inte har några standardvärden. Ändra egenskaper för flera dokument, kryssa i de egenskaper du vill ändra. 4. Fyll i egenskaper i dialogrutan och tryck OK för att spara. Byta namn på dokument Utforskaren ger användaren möjlighet att på ett enkelt sätt byta namn på dokument i dokumentbibliotek. Använd följande steg för att döpa om ett dokument: 1. Markera det dokument som ska döpas om i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att döpa om dokumentet på något av följande sätt: a. Klicka en extra gång i kolumnen Namn på raden för dokumentet för att komma i redigeringsläge. b. Tryck på knappen Byt namn på fliken Dokument. c. Tryck F2. 3. Skriv in det nya namnet och tryck ENTER på tangentbordet. Ta bort dokument Ibland behöver dokument sparade i SharePoint tas bort. Utforskaren ger användaren möjlighet att på ett enkelt sätt ta bort dokument i dokumentbibliotek. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 65 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Använd följande steg för att ta bort ett eller flera dokument: 1. Markera de dokument som ska tas bort i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att ta bort dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på Delete knappen på tangentbordet. b. Tryck på knappen Ta bort på fliken Dokument. c. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj Ta bort. 3. Svara Ja på frågan om dokumenten ska tas bort. Tips: Dokument som tas bort via Utforskaren hamnar i papperskorgen i SharePoint. Borttagna dokument kan återställas från papperskorgen via användargränssnittet till SharePoint. Välja att öppna dokumentbiblioteket i webbläsaren så finns papperskorgen tillgänglig. Klippa ut, kopiera och klistra in dokument Viktiga funktioner när man arbetar med dokument i SharePoint är möjligheten att kopiera dokument från en plats till en annan samt flytta dokument från en plats till en annan. Det är då även viktigt att metadata följer med vid kopiering eller flytt så att all information kopieras med. Exempelvis kan användaren behöva kopiera ett befintligt dokument till ett nytt på samma plats eller flytta ett antal dokument från en plats till en annan. Utforskaren ger användaren möjlighet att kopiera och flytta dokument från en plats till en annan på ett enkelt sätt som användaren känner igen från Windows Utforskare. Metadata i dokumenten kopieras med förutsättning att målplatsen för kopieringen/flytten har metadatafält med samma interna namn som källplatsen. Kopiera och flytta funktionerna är kraftfulla eftersom Utforskaren inte sätter någon begränsning i vart de kan kopieras eller flyttas. Användaren kan exempelvis kopiera ett dokument från en intern SharePoint server till en SharePoint server hos en annan organisation eller kopiera ett dokument från en gammal SharePoint version till en server med en nyare SharePoint version. Använd följande steg för att kopiera ett eller flera dokument från en plats till en annan: 1. Markera de dokument som ska kopieras i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att kopiera dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Kopiera på fliken Dokument. b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj c. Tryck CTRL+C. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Kopiera. Sida 66 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 3. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som dokumenten ska kopieras till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren. Observera att dokumenten kan kopieras till samma plats som de kopierades från. Dokumenten kommer då få ett nytt namn, ex. ”Dokument 1 – Kopia (1).docx”. 4. Välj att klistra in dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Klistra in på fliken Dokument. b. Högerklicka i dokumentlistan och välj Klistra in. c. Tryck CTRL+V. Använd följande steg för att flytta ett eller flera dokument från en plats till en annan: 1. Markera de dokument som ska flyttas i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att klippa ut dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Klipp ut på fliken Dokument. b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj c. Tryck CTRL+X. Klipp ut. 3. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som dokumenten ska flyttas till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren. 4. Välj att klistra in dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Klistra in på fliken Dokument. b. Högerklicka i dokumentlistan och välj Klistra in. c. Tryck CTRL+V. Tips: Det går även att kopiera eller flytta dokument genom att dra dem från dokumentlistan och släppa dem på ett annat dokumentbibliotek eller mapp i innehållsträdet. Checka ut och checka in dokument In- och utcheckning av dokument används när medarbetare redigerar dokument. När ett dokument öppnas och redigering påbörjas så checkas dokumentet ut för redigering. Dokumentet blir markerat som utcheckat i SharePoint och ingen annan användare kan ändra samma dokument förrän det har checkats in igen. Den medarbetare som redigerar dokumentet kan välja att checka in dokumentet med en kommentar när det är färdigt eller att ångra sin utcheckning och återgå till föregående version. Beroende på vilka inställningar som finns på dokumentbiblioteket i SharePoint så kan dokument checkas in som ny huvudversion eller delversion. Huvudversion är en ny Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 67 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning publicerad version av dokumentet (ex. version 1.0) medan en delversion är ett utkast (ex. version 0.2). Utforskaren visar en symbol på ikonen i dokumentlistan för de dokument som är utcheckade. Detaljer om vem som har dokumentet utcheckat kan ses i den detaljerade dokumentinformationen, se avsnittet Visa detaljerad information för ett dokument. Utforskaren ger användaren tillgång till funktioner för att checka ut, checka in och ångra utcheckning av dokument. Användaren kan markera flera dokument samtidigt och exempelvis checka in dem med samma kommentar. Använd följande steg för att checka ut ett eller flera dokument: 1. Markera de dokument som ska checkas ut i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att checka ut dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Checka ut på fliken Dokument. b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj 3. Dokumenten checkas ut och får en symbol Checka ut. som visar att de är utcheckade. Använd följande steg för att checka in ett eller flera dokument: 1. Markera de dokument som ska checkas in i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att checka in dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Checka in på fliken Dokument. b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj Checka in. 3. En dialog visas för val om hur incheckning ska genomföras enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 68 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Välj om ny delversion eller huvudversion ska checkas in eller om föregående delversion ska skrivas över (val av delversion är tillgänglig beroende på inställningar i dokumentbiblioteket). Skriv en kommentar till incheckningen, ex. ”Tillfört texter för betalningsplan” i rutan Kommentarer. 4. Dokumenten checkas in. Använd följande steg för att ångra utcheckning för ett eller flera dokument: 1. Markera de dokument som ska ångras utcheckning på i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Välj att ångra utcheckning av dokumenten på något av följande sätt: a. Tryck på knappen Ångra utcheckning på fliken Dokument. b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj Ångra utcheckning. 3. Dokumenten återgår till att inte vara utcheckade. Skriva ut dokument När dokument ska skrivas ut finns alltid möjligheten att öppna dem i de program som är associerade med aktuella filtyper och skriva ut dem därifrån, ex. från Microsoft Word. Utforskaren ger användaren möjlighet att spara tid genom att slippa öppna dokument innan de skrivs ut. Användaren kan direkt från Utforskaren be att få ett eller flera dokument utskrivna utan att de behöver öppnas först. Detta är speciellt användbart då flera dokument av olika filtyper ska skrivas ut samtidigt. Använd följande steg för att skriva ut ett eller flera dokument: Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 69 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning 1. Markera de dokument som ska skrivas ut i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Tryck på knappen tangentbordet. Skriv ut på fliken Dokument eller tryck CTRL+P på Starta arbetsflöden på dokument Connectorn erbjuder användaren möjligheten att starta arbetsflöden på dokument. Arbetsflöden startas för ett enskilt dokument i taget. Använd följande steg för att starta ett arbetsflöde på ett dokument: 1. Markera det dokument som arbetsflöde ska startas på i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Tryck på knappen Starta på fliken Dokument. 3. En lista visas under knappen med tillgängliga arbetsflöden för dokumentet. Klicka på önskat arbetsflöde för att starta det. Visa status för arbetsflöden på dokument Användaren kan direkt från Connectorn visa status för arbetsflöden, dvs. pågående och avslutade arbetsflöden för ett dokument. Använd följande steg för att visa status för arbetsflöden på ett dokument: 1. Markera det dokument som status ska visas för i dokumentlistan till höger i Utforskaren. 2. Tryck på knappen Starta på fliken Dokument. 3. En lista visas under knappen med tillgängliga arbetsflöden för dokumentet samt en menypunkt för att visa status. Klicka på menypunkten Visa status för arbetsflöden. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 70 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Felsökning i Axalon Office Connector Ibland uppstår fel i Connectorn. Fel behöver inte alltid vara allvarliga utan kan bero på tillfälliga nätverksproblem, utlåst användarkonto och annat. Sådana fel löser sig ofta genom att vänta, starta om datorn eller prova igen nästa dag. Fel kan även vara allvarliga och speciellt om felen återkommer dag efter dag så tyder det på att något behöver felsökas av kunnig personal. Connectorn innehåller två funktioner som hjälper till med felsökning. Detaljerad felinformation i felmeddelande När ett fel uppstår så visar Connectorn ett meddelande som är avsett för användaren. I samma dialog finns även möjlighet att se ett mer detaljerat felmeddelande. Följande visar exempel på ett felmeddelande. I exemplet ovan visar felmeddelandet vad felet var även om det i detta fall inte är en text som användaren lätt förstår sig på. Felmeddelandet kan vara lättare för ITpersonal att förstå och användaren kan rapportera felet genom att trycka på knappen Visa detaljer. Dialogen visar mer detaljerad information enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 71 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Använd knappen Kopiera meddelande till urklipp för att kopiera den detaljerade texten i dialogen. Starta sedan ett nytt e-postmeddelande och klistra in texten från urklipp. Skicka e-postmeddelandet till IT-avdelningen för analys av vad som kan vara fel. Connectorns händelselogg Connectorn använder även en händelselogg där fel loggas inklusive detaljer om felen som har uppstått. Händelseloggen finns tillgänglig via Windows inbyggda händelseloggvisare (Administratörsverktyg + Händelselogg) enligt nedan. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 72 av 73 Axalon Office Connector SP – Användarhandledning Här kan varje loggat fel ses i detalj samt information om när felen uppstod. Loggen kan även sparas ned som en fil och skickas via e-post till IT-avdelningen för analys. Copyright © 2015 Axalon Tech AB Sida 73 av 73
© Copyright 2024