1. No category

Axalon Office Connector SP
Användarhandledning
Axalon Office Connector SP 2013, senast reviderad: den 4 mars 2015
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Innehåll
Innehåll ......................................................................................................................... 2
Om denna användarhandledning ................................................................................. 4
Syfte .......................................................................................................................... 4
Vem är denna handledning avsedd för ..................................................................... 4
Om Axalon Office Connector .................................................................................... 4
Skillnader mellan olika paketeringar av Axalon Office Connector ............................. 4
Förkortningar............................................................................................................. 5
Basfunktioner i Axalon Office Connector ...................................................................... 6
Skapa nytt dokument med Axalon Office Connector ................................................. 6
Skapa nytt dokument från webbläsaren ................................................................ 6
Skapa nytt dokument från Windows skrivbord....................................................... 8
Skapa nytt dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint ..................... 10
Spara dokument med Axalon Office Connector ...................................................... 12
Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint ............................. 12
Spara e-postmeddelanden och bifogade dokument från Microsoft Outlook ........ 16
Spara från listan med inkomna e-postmeddelanden ........................................ 16
Spara från visningsfönstret för ett e-postmeddelande ..................................... 19
Spara med Connectorns åtgärdsfönster .......................................................... 20
Ladda upp dokument från Windows skrivbord ..................................................... 21
Öppna sparade dokument med Axalon Office Connector ....................................... 25
Öppna dokument från Windows skrivbord ........................................................... 25
Söka efter dokument direkt från skrivbordet ........................................................ 30
Öppna dokument från Microsoft Word, Excel, Powerpoint eller Outlook ............. 31
Bifoga dokument till e-postmeddelanden med Axalon Office Connector ................ 32
Bifoga dokument med Connectorns åtgärdsfönster ......................................... 33
Övriga och avancerade funktioner i Axalon Office Connector .................................... 34
Spara personliga favoritplatser ............................................................................... 34
Logga in som en annan användare......................................................................... 38
Installera Connectorns Windows Gadget ................................................................ 40
Replikering av dokumentmallar ............................................................................... 42
Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook ...................................................... 44
Spara e-postmeddelanden eller bifogade dokument med åtgärdsfönstret .......... 47
Bifoga dokument till e-postmeddelanden med åtgärdsfönstret ............................ 47
Övriga funktioner i åtgärdsfönstret ...................................................................... 48
Använda Utforskaren i Axalon Office Connector ..................................................... 49
Anslut till en eller flera SharePoint servrar........................................................... 50
Spara plats som en personlig favoritplats ............................................................ 51
Ta bort platser ..................................................................................................... 51
Navigera i innehållsträdet .................................................................................... 52
Visa vald plats i webbläsaren .............................................................................. 53
Skicka platser med e-post ................................................................................... 53
Kopiera länk till en plats....................................................................................... 53
Söka dokument ................................................................................................... 53
Sortera, filtrera och gruppera dokument .............................................................. 55
Visa detaljerad information för ett dokument ....................................................... 56
Visa förhandsgranskning av dokument ............................................................... 57
Använda vyer från dokumentbibliotek ................................................................. 57
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 2 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Skapa ny, byta namn på och ta bort mapp i dokumentbibliotek .......................... 58
Klippa ut, kopiera och klistra in mappar ............................................................... 59
Skapa nytt dokument ........................................................................................... 60
Skapa PDF-filer av dokument.............................................................................. 61
Öppna dokument ................................................................................................. 61
Ladda upp dokument från datorn ........................................................................ 62
Ladda ned dokument till datorn ........................................................................... 62
Skicka dokument med e-post .............................................................................. 63
Kopiera länk till ett eller flera dokument ............................................................... 64
Ändra egenskaper på dokument ......................................................................... 64
Byta namn på dokument...................................................................................... 65
Ta bort dokument ................................................................................................ 65
Klippa ut, kopiera och klistra in dokument ........................................................... 66
Checka ut och checka in dokument ..................................................................... 67
Skriva ut dokument .............................................................................................. 69
Starta arbetsflöden på dokument ........................................................................ 70
Visa status för arbetsflöden på dokument ........................................................... 70
Felsökning i Axalon Office Connector ..................................................................... 71
Detaljerad felinformation i felmeddelande ........................................................... 71
Connectorns händelselogg .................................................................................. 72
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 3 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Om denna användarhandledning
Syfte
Denna användarhandledning förser slutanvändaren med information om hur
produkten Axalon Office Connector används. Dokumentet beskriver produkten i en
allmän implementation, dvs. hur produkten ser ut som standard utan anpassningar.
Hos enskilda organisationer kan produkten ha anpassats på olika sätt så att text och
bilder i denna handledning inte helt exakt återspeglar hur produkten ser ut och
fungerar hos den hos den enskilda organisationen.
Vem är denna handledning avsedd för
Denna handledning är avsedd för slutanvändare, dvs. personer i en organisation som
använder produkten Axalon Office Connector för att arbeta med dokument som lagras
i Microsoft SharePoint. Läsaren förutsätts inneha generella baskunskaper om
Microsoft Windows och Microsoft Office.
Om Axalon Office Connector
Axalon Office Connector är en produkt som utökar och förbättrar integrationen mellan
en klientdator och Microsoft SharePoint. Mer specifikt integrerar produkten i Microsoft
Office och Microsoft Windows för att göra det dagliga arbetet med dokument lagrade I
Microsoft SharePoint lättare och effektivare för slutanvändaren.
Skillnader mellan olika paketeringar av Axalon Office
Connector
Axalon Office Connector finns i följande paketeringar:

Document Connector, stöd i Word, Excel och Powerpoint (nytt med mall, spara,
öppna och sök dokument mm.)

Outlook Connector, stöd i Outlook (bifoga, spara, öppna dokument samt
åtgärdspanel mm.)

Document Explorer, ladda upp och egen SharePoint utforskare (innehåller en
mängd funktioner för att arbeta med dokument i SharePoint)
Detaljer om skillnader mellan dessa paketeringar finns dokumenterade i ett separat
dokument. Innehållet i denna handledning beskriver samtliga funktioner i Axalon
Office Connector. En del av de funktioner som beskrivs finns inte tillgängliga om
kunden inte har köpt alla delarna.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 4 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Förkortningar
I dokumentet förekommer ett antal förkortningar av produktnamn.
Produkter från Axalon:
 Axalon Office Connector – förkortas med ”Connector” och ”Connectorn”.
Produkter från Microsoft:
 Microsoft Windows – förkortas med “Windows”.
 Microsoft Office – förkortas med ”Office”.
 Microsoft Word – förkortas med ”Word”.
 Microsoft Excel – förkortas med ”Excel”.
 Microsoft Powerpoint – förkortas med ”Powerpoint”.
 Microsoft Outlook – förkortas med ”Outlook”.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 5 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Basfunktioner i Axalon Office Connector
Detta avsnitt beskriver de mest grundläggande och viktigaste funktionerna i
Connectorn som att skapa, spara och öppna dokument mm.
Skapa nytt dokument med Axalon Office Connector
Connectorn förenklar för användaren när ett nytt dokument ska skapas genom att ge
användaren tillgång till organisationens dokumentmallar. Användaren erbjuds flera
vägar för att skapa ett nytt dokument för att det ska kunna ske så smidigt som möjligt.
Skapa nytt dokument från webbläsaren
Om användaren befinner sig i ett dokumentbibliotek i SharePoint (i webbläsaren) där
ett nytt dokument ska skapas så finns en knapp i verktygsfältet Nytt med mall på
fliken Filer. Denna knapp leder till en dialog där användaren kan välja en
dokumentmall för det nya dokumentet enligt nedan.
Till vänster visas ett träd där mallarna är kategoriserade m.h.a. mappar eller m.h.a.
innehållstyp. Flikarna Mappar och Innehållstyper växlar mellan att visa mallarna
kategoriserade efter i vilken mapp de finns eller vilken innehållstyp de är baserade på.
Trädet används för att hitta den mall som är aktuell för det nya dokumentet.
Till höger visas en lista med mallar som finns tillgängliga i den valda mappen eller den
valda innehållstypen. Varje mall visas med namn och beskrivning, beskrivningen visar
information för användaren om vad mallen är avsedd för. För att använda en mall
klickas den önskade mallen i listan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 6 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Längst ned finns även en kryssruta Visa endast mallar för detta
dokumentbibliotek. När denna är ikryssad visas endast mallar av de innehållstyper
som är aktuella i detta dokumentbibliotek.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 7 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Skapa nytt dokument från Windows skrivbord
Ett snabbt sätt att skapa ett nytt dokument utan att behöva ha något program igång är
att använda de funktioner som finns direkt på Windows skrivbord. På skrivbordet finns
Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via
aktivitetsfältet.
Ett nytt dokument skapas via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Nytt
dokument, se bilden nedan.
Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till
höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Nytt dokument kan väljas, se
bilden nedan.
Efter att kommandot Nytt dokument valts så visas följande dialog för val av mall.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 8 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Denna dialog fungerar på samma sätt som beskrivs under avsnittet Skapa nytt
dokument från webbläsaren med följande skillnad:

Mallar filtreras inte beroende på valt dokumentbibliotek eftersom inget
dokumentbibliotek är valt i detta läge.


Via knappen
kan mallar förhandsgranskas innan de väljs.
Användaren kan välja vy från mallbiblioteket via vallistan Dokumentvy (finns ej
tillgängligt om mallarna körs offline).
Klicka på en mall och tryck OK för att öppna ett nytt dokument baserat på vald mall.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 9 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Skapa nytt dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint
Även i Office-programmen (Word, Excel och Powerpoint) finns en Connector meny
tillgänglig som gör det enkelt att skapa ett nytt dokument. Connectorn har en egen flik
enligt bilden nedan.
Välj knappen Välj mall från SharePoint för att påbörja ett nytt dokument. Dialogen för
val av mall visas enligt nedan.
Denna dialog fungerar på samma sätt som beskrivs under avsnittet Skapa nytt
dokument från webbläsaren med följande skillnad:

Mallar filtreras inte beroende på valt dokumentbibliotek eftersom inget
dokumentbibliotek är valt i detta läge.


Via knappen
kan mallar förhandsgranskas innan de väljs.
Användaren kan välja vy från mallbiblioteket via vallistan Dokumentvy (finns ej
tillgängligt om mallarna körs offline).
Kryssrutan Visa endast mallar för den öppna applikationen längst ned är
som standard ikryssad så enbart mallar avsedda för den öppna applikationen
visas, ex. mallar för Word dokument om dialogen startades från Word. Denna
kan dock kryssas ur så andra typer av dokument kan skapas, ex. en ny Excel
arbetsbok.

Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 10 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Klicka på en mall och tryck OK för att öppna ett nytt dokument baserat på vald mall.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 11 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Spara dokument med Axalon Office Connector
Connectorn förenklar sparande av dokument för användaren. En lättöverskådlig
innehållsstruktur över innehållet i SharePoint presenteras så att användaren enkelt
kan navigera till och spara ett dokument i ett dokumentbibliotek. Connectorn erbjuder
användaren att spara dokument på flera sätt beroende på vilken situation användaren
befinner sig.
Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint
När användaren har författat ett nytt dokument i något av Office-programmen (Word,
Excel eller Powerpoint) och kommer till det läge att dokumentet ska sparas erbjuder
Connectorn användaren en enkel spara-funktion. Funktionen nås via Connectorns
egna flik enligt nedan.
Klicka på knappen Spara till SharePoint för att spara det nya dokumentet till en plats
i SharePoint. Följande dialog visas för att välja var dokumentet ska sparas.
Till vänster finns ett träd med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd
innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 12 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga
favoritplatser för en beskrivning av hur favoritplatser hanteras).
Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för
den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och
eventuellt mapp) som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så
finns en knapp
för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via
knappen
eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i
papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov.
Till höger visas innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp. En lista med dokument
visar vilka dokument som redan finns på vald plats. Användaren kan välja vy från det
valda dokumentbiblioteket med en vallista
i verktygsfältet. Detaljer om
ett enskilt dokument visas med knappen
i verktygsfältet. Följande detaljer visas om
dokumentet.
Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad
Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 13 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna
lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version.
Knappen
i verktygsfältet kan användas för att se en förhandsgranskning av
markerat dokument.
Även befintliga filer kan döpas om (via knappen ) och tas bort (via knappen ). Filer
som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas efter behov.
Om ett dokument är utcheckat av någon person så visas en utcheckad-symbol på
raden i listan. Direkt från denna dialog kan in- och utcheckning hanteras för ett eller
flera markerade dokument:



Markerade dokument kan checkas ut via knappen .
Markerade dokument kan checkas in via knappen . En gemensam
kommentar sätts för incheckade dokument.
Markerade dokument kan ångras utcheckning på via knappen .
Nederst i dialogen anges innehållstyp, namn och filtyp för det nya dokumentet. Listan
med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje
dokumentbibliotek kan ha olika uppsättningar innehållstyper). Filtyp föreslås till den
filtyp som är inställd som standard i aktuellt Office-program, ex. .DOCX i Word.
Tryck på knappen Spara för att spara dokumentet på vald plats.
Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några
metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 14 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket.
Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge
ändra sig och välja en annan innehållstyp.
Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix.
Tryck OK för att fortsätta och spara dokumentet med ifyllt metadata.
Efter att dokumentet har sparats till SharePoint kan användaren fortsätta att redigera
dokumentet och behöver nästa gång bara använda den vanliga spara-knappen i
Office. Om metadata behöver uppdateras så finns en knapp Ändra egenskaper i
Connectorns verktygsfält som visar metadatadialogen igen.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 15 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Spara e-postmeddelanden och bifogade dokument från Microsoft
Outlook
Ofta behöver dokument som kommer via e-post sparas till en plats i SharePoint.
Antingen behöver ett eller flera bifogade dokument sparas eller hela epostmeddelandet. Connectorn erbjuder användaren ett enkelt sätt att spara dokument
och e-postmeddelanden till SharePoint.
I Outlook kan användaren välja mellan att spara bifogade dokument eller epostmeddelanden från listan med inkomna e-postmeddelanden eller då ett epostmeddelande är öppet i ett separat fönster (visningsfönstret för ett enskilt
meddelande).
Spara från listan med inkomna e-postmeddelanden
Användaren kan direkt i listan med inkomna meddelanden spara bifogade dokument
eller e-postmeddelanden till SharePoint. Ett eller flera meddelanden kan väljas och
sparas samtidigt i samma operation. Spara-funktionerna nås via Connectorns egna
flik enligt nedan.
Markera de e-postmeddelanden som är aktuella att spara i listan och klicka på någon
av följande knappar i Connectorns verktygsfält:


Spara bifogade filer till SharePoint
Spara till SharePoint
Den första knappen Spara bifogade filer till SharePoint används då bifogade
dokument till de markerade e-postmeddelandena ska sparas. Den andra knappen
Spara till SharePoint används då hela e-postmeddelanden ska sparas. Som
standard sparas hela e-postmeddelanden i textformat men om pilen bredvid knappen
klickas så finns alternativen Spara i textformat och Spara i Outlook-format.
Skillnaden mellan dessa är att om Outlook-format väljs så sparas meddelandet som
en Outlook-fil i SharePoint inklusive eventuella bifogade filer. Meddelandet kan då
senare öppnas igen från SharePoint i Outlook så det går att sända vidare osv.
När spara valts med någon av spara-knapparna så visas en dialog för val av vilka
dokument från valda e-postmeddelanden som ska sparas enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 16 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Dialogen visar alla bifogade filer och/eller alla e-postmeddelanden som valts i en lista.
I listan kan användaren kryssa bort enskilda dokument om inte alla dokument ska
sparas. Det är även möjligt att byta namn på dokumenten så att de får ett annat namn
i SharePoint än det ursprungliga namnet. För att byta namn klickas den första
kolumnen två gånger så att texten kommer i redigeringsläge.
Tryck OK för att gå vidare och spara valda dokument. Följande dialog visas för att
välja var dokumenten ska sparas.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 17 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller
de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har
sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en
beskrivning av hur favoritplatser hanteras).
Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för
den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och
eventuellt mapp) som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så
finns en knapp
för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via
knappen
eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i
papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov.
Nederst i dialogen anges innehållstyp för dokumenten. Listan med innehållstyper
kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika
uppsättningar innehållstyper).
Tryck på knappen Spara för att spara dokumenten på vald plats.
Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några
metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 18 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket.
Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge
ändra sig och välja en annan innehållstyp.
Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix.
Längst ned finns en vallista där det går att ställa in så att samma metadata kan sättas
för flera dokument som sparas, listan har följande val:



Kopiera inte värden till nästa fil/dokument – metadata sätts enskilt för varje
dokument, dvs. metadatadialogen visas för varje dokument som sparas.
Sätt samma värden för alla filer/dokument – samma metadata sätts för alla
dokument som sparas och metadatadialogen visas endast en gång.
Kopiera värden till nästa fil/dokument – värden från det dokument som visas
kopieras till nästa dokument, dvs. metadatadialogen visas igen för nästa
dokument men värdena är ifyllda med föregående dokuments värden.
Tryck OK för att fortsätta och spara dokumenten med ifyllt metadata.
Spara från visningsfönstret för ett e-postmeddelande
Användaren kan från visningsfönstret för ett e-postmeddelande spara bifogade
dokument eller hela e-postmeddelandet till SharePoint. Spara-funktionerna nås via
Connectorns egna flik enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 19 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Klicka på någon av följande knappar i Connectorns verktygsfält:


Spara bifogade filer till SharePoint
Spara till SharePoint
Den första knappen Spara bifogade filer till SharePoint används då bifogade
dokument till e-postmeddelandet ska sparas. Den andra knappen Spara till
SharePoint används då hela e-postmeddelandet ska sparas.
När spara valts med knappen Spara bifogade filer till SharePoint så visas en dialog
för val av vilka bifogade dokument som ska sparas, en dialog för val av plats att spara
till och efter det eventuellt metadatadialogen för ifyllnad av metadata för dokumenten.
Dessa dialoger beskrivs närmare under avsnittet Spara från listan med inkomna epostmeddelanden ovan.
När spara valts med knappen Spara bifogade filer till SharePoint så visas en dialog
för val av plats att spara till och efter det eventuellt metadatadialogen för ifyllnad av
metadata för dokumentet. Dessa dialoger beskrivs närmare under avsnittet Spara
dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint.
Spara med Connectorns åtgärdsfönster
Connectorn erbjuder även användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras
både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. I
huvudfönstret kan användaren dra och släppa e-postmeddelanden till åtgärdsfönstret
för att spara meddelanden och i fönstret som visar ett e-postmeddelande kan
användaren dra och släppa bifogade filer till åtgärdsfönstret för att spara dem till
SharePoint. Åtgärdsfönstret beskrivs mer i detalj under avsnittet Använda
Connectorns åtgärdsfönster i Outlook.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 20 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Ladda upp dokument från Windows skrivbord
Ibland behöver dokument och andra filer kunna sparas till SharePoint som skapats av
någon annan person, skapats i något annat program (inte Microsoft Office) eller
kanske bara har lagrats tillfälligt lokalt på datorn. När det finns sådana dokument eller
filer så erbjuder Connectorn användaren ett enkelt och effektivt sätt att spara dessa
dokument och andra typer av filer till SharePoint.
På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows
Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet.
Dokument och andra filer kan sparas till SharePoint via Connectorns Gadget genom
att trycka på knappen Ladda upp fil(er), se bilden nedan.
Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till
höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Ladda upp fil(er) kan väljas, se
bilden nedan.
Efter att kommandot Ladda upp fil(er) valts så visas följande dialog för val av filer.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 21 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Figur 1 – ingen fil har valts än
Filer som ska sparas kan väljas på två sätt:
1. Genom att dra och släppa en eller flera filer från Windows skrivbord eller
Windows Utforskare till dialogen.
2. Genom att klicka på knappen Välj fil(er) och välja filer m.h.a. en filvaldialog.
Efter att filer som ska sparas har valts visas de i listan enligt nedan.
Figur 2 – filer som ska sparas har valts
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 22 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Enskilda filer kan kryssas bort i listan om inte alla filer ska sparas. Det är även möjligt
att byta namn på filerna så att de får ett annat namn i SharePoint än det ursprungliga
namnet. För att byta namn klickas den första kolumnen två gånger så att texten
kommer i redigeringsläge.
Tryck OK för att gå vidare och spara valda filerna. Följande dialog visas för att välja
var filerna ska sparas.
Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller
de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har
sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en
beskrivning av hur favoritplatser hanteras).
Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för
den valda platsen. Här navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och
eventuellt mapp) som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så
finns en knapp
för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via
knappen
eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i
papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov.
Nederst i dialogen anges innehållstyp för filerna. Listan med innehållstyper kommer
från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika
uppsättningar innehållstyper).
Tryck på knappen Spara för att spara filerna på vald plats.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 23 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några
metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan.
Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket.
Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge
ändra sig och välja en annan innehållstyp.
Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix.
Längst ned finns en vallista där det går att ställa in så att samma metadata kan sättas
för flera filer som sparas, listan har följande val:



Kopiera inte värden till nästa fil/dokument – metadata sätts enskilt för varje
fil, dvs. metadatadialogen visas för varje fil som sparas.
Sätt samma värden för alla filer/dokument – samma metadata sätts för alla
filer som sparas och metadatadialogen visas endast en gång.
Kopiera värden till nästa fil/dokument – värden från den fil som visas
kopieras till nästa fil, dvs. metadatadialogen visas igen för nästa fil men
värdena är ifyllda med föregående fils värden.
Tryck OK för att fortsätta och spara filerna med ifyllt metadata.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 24 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Öppna sparade dokument med Axalon Office Connector
Connectorn förenklar för användaren när ett befintligt dokument sparat i SharePoint
ska hittas och öppnas. Användaren erbjuds flera vägar för att hitta och öppna ett
dokument för att det ska kunna ske så smidigt som möjligt.
Öppna dokument från Windows skrivbord
Utan att behöva starta något program kan användaren med Connectorn öppna ett
dokument som är sparat i SharePoint direkt från skrivbordet. Användaren behöver
alltså inte klicka sig ända fram till rätt plats via SharePoints webbgränssnitt och
användaren behöver inte heller i förväg veta vilket program som dokumentet är skapat
i. Connectorn öppnar dokumentet åt användaren i rätt program.
På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows
Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet.
Ett dokument kan öppnas från SharePoint via Connectorns Gadget genom att trycka
på knappen Öppna dokument, se bilden nedan.
Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till
höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Öppna dokument kan väljas, se
bilden nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 25 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Efter att kommandot Öppna dokument valts så visas följande dialog.
Figur 1 – navigation via trädvy
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 26 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Figur 2 - navigation via sökning
Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller
de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har
sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en
beskrivning av hur favoritplatser hanteras).
Dialogen erbjuder användaren två sätt att hitta dokument: via navigation i
innehållsträdet från SharePoint och via sökning. De två flikarna Alla mina platser och
Sök dokument växlar mellan dessa två sätt.
När fliken Alla mina platser valts så presenterar dialogen ett träd med innehållet i
SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen. Här
navigerar användaren till den plats (dokumentbibliotek och eventuellt mapp) som
dokumentet finns i. Om användaren av någon anledning vill visa en plats som visas i
innehållsträdet i webbläsaren (SharePoints användargränssnitt) så finns möjlighet att
markera platsen i trädet och trycka på knappen .
När fliken Sök dokument valts så visar dialogen till vänster en sökpanel där
användaren kan ställa villkor på dokumentets namn och/eller text som ska finnas i
dokumentet, sökomfattning, typ av dokument (Word, Excel mm.), författare och när
dokument ändrades senast. Sökning utförs med knappen . Observera att sökning
sker inom den valda sökomfattningen (vald webbplats, hela platsen eller samtliga
platser).
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 27 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Till höger visas innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp alternativt sökresultatet
om en sökning har gjorts. Användaren kan välja vy från det valda dokumentbiblioteket
(vid trädnavigering) med en vallista
i verktygsfältet. Detaljer om ett
enskilt dokument visas med knappen
i verktygsfältet. Följande detaljer visas om
dokumentet.
Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad
Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata
Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna
lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 28 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Knappen
i verktygsfältet kan användas för att se en förhandsgranskning av
markerat dokument.
Befintliga filer kan döpas om (via knappen ) och tas bort (via knappen ). Filer som
tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas efter behov.
Om ett dokument är utcheckat av någon person så visas en utcheckad-symbol på
raden i listan. Direkt från denna dialog kan in- och utcheckning hanteras för ett eller
flera markerade dokument:



Markerade dokument kan checkas ut via knappen .
Markerade dokument kan checkas in via knappen . En gemensam
kommentar sätts för incheckade dokument.
Markerade dokument kan ångras utcheckning på via knappen .
När listan visar resultatet från en sökning så kan det ibland vara intressant att se vad
som finns mer på den plats där dokumentet är lagrat. En funktion finns där
användaren kan be dialogen att visa i trädvyn den plats där det markerade
dokumentet är lagrat. Denna funktion aktiveras med knappen .
Markera det eller de dokument som ska öppnas och tryck på knappen OK för att
öppna dokumentet eller dokumenten.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 29 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Söka efter dokument direkt från skrivbordet
Ett väldigt kraftfullt sätt att hitta och öppna dokument som Connectorn erbjuder
användaren är att söka dokument direkt från skrivbordet. Användaren behöver då inte
veta varken var dokumentet finns lagrat och inte heller vilket program dokumentet
skapades i. Det räcker med att veta något nyckelord som dokumentet innehåller.
På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows
Vista eller Windows 7).
Dokument som finns lagrade i SharePoint kan sökas fram via Connectorns Gadget
genom att skriva sökord i Gadgeten och trycka på knappen eller trycka på ENTERknappen, se bilden nedan.
När sök-knappen tryckts så visas Connectorns öppna dokument dialog vilken visar
resultatet från sökningen. Öppna dokument dialogen beskrivs närmare i avsnittet
Öppna dokument från Windows skrivbord.
Om inte Gadgeten kan användas så finns möjligheten att använda öppna dokument
dialogen som beskrivs i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 30 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Öppna dokument från Microsoft Word, Excel, Powerpoint eller
Outlook
Ofta vet användaren redan vilken typ av dokument som ska öppnas och av gammal
vana öppnar användaren det Office-program som dokumentet ska redigeras i, ex.
Microsoft Word. Eller så befinner sig användaren redan i ett Office-program och vill
öppna ett sparat dokument. Connectorn erbjuder användaren att direkt från Officeprogrammets meny (Word, Excel, Powerpoint eller Outlook) öppna dokument sparade
i SharePoint på ett enkelt sätt. Funktionen nås via Connectorns egna flik enligt nedan.
Klicka på knappen Öppna från SharePoint för att öppna ett dokument som är sparat i
SharePoint. Connectorns öppna dokument dialog visas då för att ge användaren ett
enkelt sätt att hitta dokumentet. Öppna dokument dialogen beskrivs närmare i
avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 31 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Bifoga dokument till e-postmeddelanden med Axalon
Office Connector
Dokument skickas ofta med e-postmeddelanden både inom organisationen och till
mottagare utanför den egna organisationen. Det är därför viktigt att användaren på ett
enkelt sätt kan bifoga de dokument som finns sparade i SharePoint till ett nytt epostmeddelande. Connectorn erbjuder därför användaren ett enkelt sätt att bifoga
dokument sparade i SharePoint till e-postmeddelanden.
Funktionen för att bifoga dokument nås via Connectorns egna flik enligt nedan.
Klicka på knappen Lägg till fil från SharePoint för att bifoga dokument som är
sparade i SharePoint. Följande dialog visas för val av dokument som ska bifogas epostmeddelandet.
Funktionerna i denna dialog beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från
Windows skrivbord.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 32 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Markera det eller de dokument som ska bifogas och tryck på knappen OK för att lägga
till dokumentet eller dokumenten i e-postmeddelandet.
En ytterligare dialog enligt nedan visas för val om dokumenten ska bifogas som länkar
eller som hela filer till e-postmeddelandet.
Följande två alternativ finns att välja för de bifogade dokumenten:


Koppla hela filer – dokumenten lagras i e-postmeddelandet vilket passar bra
om meddelandet ska skickas till en extern mottagare.
o Konvertera filer till PDF-format om möjligt – om denna kryssas i så
konverteras dokumenten till PDF-format innan de bifogas till epostmeddelandet.
Koppla länkar till filer – länkar till dokumenten lagras i e-postmeddelandet,
dvs. inte själva dokumenten. Detta passar bra om meddelandet ska skickas till
en mottagare inom organisationen som har tillgång till SharePoint-platsen där
dokumenten finns. Med detta alternativ kan man undvika att flera versioner av
dokument cirkulerar i e-postmeddelanden.
Tryck OK för att gå vidare och bifoga dokumenten.
Bifoga dokument med Connectorns åtgärdsfönster
Connectorn erbjuder även användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras
både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. I
huvudfönstret kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till
Outlook för att skapa ett nytt meddelande med dokumenten bifogade och i fönstret
som visar ett e-postmeddelande kan användaren dra och släppa dokument från
åtgärdsfönstret till meddelandet för att bifoga dem till meddelandet. Åtgärdsfönstret
beskrivs mer i detalj under avsnittet Använda Connectorns åtgärdsfönster i
Outlook.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 33 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Övriga och avancerade funktioner i Axalon
Office Connector
Detta avsnitt beskriver de funktioner i Connectorn som är gemensamma genom flera
av Connectorns funktioner samt de funktioner som är lite mer avancerade.
Spara personliga favoritplatser
Ofta besöker en användare samma platser om och om igen i SharePoint för att arbeta
med dokument. Vilka platser det handlar om är vanligtvis specifikt för varje användare.
Connectorn erbjuder användaren att lagra sina favoritplatser i SharePoint. Genom att
lagra favoritplatser kan användaren snabbt navigera till de platser som användaren
ofta besöker.
I nästan alla funktioner i Connectorn kan användaren nytta sina favoritplatser,
exempelvis i Connectorns spara dokument dialog enligt nedan.
Trädet visar alla platser för aktuell användare. Här kan det finnas en eller flera
fördefinierade platser som IT-avdelningen har lagt upp åt alla användare eller en viss
grupp användare. Här visas även användarens egna favoritplatser. Användaren kan
på ett enkelt sätt öppna en av de platser som finns med i trädet för att visa innehållet i
den valda platsen.
När användaren vill lagra en ny favoritplats görs detta genom att markera den
önskade platsen i innehållsträdet och välja att spara den som favorit på något av
följande sätt:

Klicka på knappen
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Spara som favorit i verktygsfältet.
Sida 34 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning

Högerklicka på platsen i trädet och välj
Spara som favorit.
Den nya favoritplatsen finns sedan tillgänglig som favoritplats i Connectorn.
Om användaren vill ta bort en favoritplats görs detta genom att markera den önskade
platsen i trädet och välja att ta bort den genom att trycka DELETE eller klicka på
knappen
Ta bort favorit i verktygsfältet.
Möjlighet till manuell administration av favoritplatser finns genom att klicka på
knappen
Hantera platser i verktygsfältet. Följande dialog visas för administration
av platser.
Fördefinierade platser
Personliga platser
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 35 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Dialogen visar på första fliken en lista med de fördefinierade platserna där
användaren själv inte kan ändra informationen. På andra fliken visas en lista med
användarens personliga favoritplatser. I denna lista kan användaren själv hantera sina
platser. Normalt behöver användaren bara använda denna dialog för att byta
visningsnamn på sina favoritplatser men det går även att lägga till och ta bort
favoritplatser i denna dialog.
En ny favoritplats skapas genom att trycka på knappen Lägg till. Dialogen som visas
för ny favoritplats beskrivs under avsnittet Använda Utforskaren i Axalon Office
Connector / Anslut till en eller flera SharePoint servrar.
Byte av visningsnamn på en favoritplats utförs genom att skriva en ny text i kolumnen
Visningsnamn.
Borttagning av en favoritplats utförs genom att markera raden för favoritplatser och
sedan trycka på knappen Ta bort.
Längst till höger på varje rad i listorna med platser finns en knapp som leder till
följande dialog.
Denna dialog visar information om vilken version av Connectorn som finns på
SharePoint-servern samt vilken version av SharePoint som är installerad. Här kan
användaren även överstyra vilken uppsättning komponenter som Connectorn ska
anropa på servern:

Automatiskt – Connectorn avgör själv vad som finns på den aktuella servern.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 36 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning


Connectors komponenter – om Axalon Office Connector finns installerad på
SharePoint-servern så bör detta alternativ användas för att uppnå full
funktionalitet i Connectorn.
SharePoints komponenter – om Connectorn inte finns installerad på
SharePoint-server så kan Connectorn ändå fungera med viss nedsättning av
funktionalitet.
Normalt sköter Connectorn om detta själv och användaren behöver inte ändra något i
denna dialog.
Det finns även en knapp Ta bort sparade inloggningsuppgifter som är aktiv om
användaren har valt att spara sina inloggningsuppgifter mot aktuell plats. Knappen
används för att ta bort de sparade inloggningsuppgifterna.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 37 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Logga in som en annan användare
Normalt använder Connectorn inloggad användare på datorn för all åtkomst till platser
och dokument i SharePoint. Ibland kan det hända att inloggad användare saknar
behörighet. Connectorn visar då en inloggningsdialog där användaren kan logga in
som en annan användare.
Ibland kan det även vara användbart att kunna logga in som en annan användare som
har annorlunda behörighet även om den inloggade användaren på datorn har viss
behörighet i SharePoint. Exempel på detta kan vara att användaren måste använda
ett administratörskonto för att utföra vissa arbetsuppgifter. Användaren har då
möjlighet att själv välja att logga in som en annan användare i Connectorn. I
Connectorns Öppna- och Spara-dialog samt i Connectorns Utforskare finns
kommandon för att byta användare. Nedan visas Öppna-dialogen som exempel.
Byte av användare görs genom att klicka på en plats i trädet och välja knappen
Byt användare i verktygsfältet alternativt genom att högerklicka på platsen i trädet
och välja
Byt användare. Connectorn visar en inloggningsdialog enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 38 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Användaren anger här användarnamn (domän\användarnamn) och lösenord och
trycker OK för att logga in som angiven användare. Om kryssrutan Håll mig inloggad
kryssas så kommer Connectorn spara inloggningsuppgifterna.
Efter att användaren loggat in som en annan användare så gäller den inloggningen i
den aktiva processen i Windows. Dvs. om Connectorn körs i Word så kommer
inloggningen gälla så länge som användaren är kvar i samma Word-process. Om
Connectorns Utforskare körs så gäller inloggningen i aktuell Utforskar-process.
Undantaget från detta är om kryssrutan Håll mig inloggad kryssades i. Connectorn
kommer då använda angiven användare i alla processer från att
inloggningsuppgifterna sparats.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 39 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Installera Connectorns Windows Gadget
Connectorn innehåller en Windows Gadget som användaren kan välja att lägga på sitt
skrivbord. Gadgeten ger snabb åtkomst till de vanligaste funktionerna i Connectorn:
skapa nytt dokument med dokumentmall, öppna dokument sparade i SharePoint,
ladda upp dokument till SharePoint, utforska dokument i SharePoint och söka
dokument sparade i SharePoint.
För att gadgeten ska kunna användas krävs att användaren har Windows Vista eller
Windows 7 på sin dator.
Följ nedanstående steg för att installera gadgeten på skrivbordet:
1. Högerklicka på skrivbordet och välj Gadgets (Gadgetar). Följande dialog visas
för val av gadget.
2. Markera Axalon Office Connector i dialogen och dra ut den på skrivbordet. På
skrivbordet visas följande:
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 40 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Användaren måste själv ta bort gadgeten från skrivbordet igen om den inte
längre ska användas.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 41 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Replikering av dokumentmallar
Dokumentmallar används när nya dokument ska skapas. Inom organisationen kan en
mängd dokumentmallar finnas för olika slags dokument, ex. mötesprotokoll, brev,
offert, avtal osv. Mallarna kan vara gjorda för olika dokumentredigeringsprogram, ex.
Microsoft Word, Excel, Powerpoint osv.
Connectorn gör dokumentmallar tillgängliga för användaren när ett nytt dokument ska
skapas via dialogen för nytt dokument. När användaren väljer en mall från dialogen
öppnas rätt redigeringsprogram och ett nytt dokument skapas baserat på vald mall.
Mallarna som Connectorn ger användaren tillgång till lagras normalt i ett eller flera
dokumentbibliotek i SharePoint (mallbibliotek). När användaren sitter på
organisationens nätverk med sin dator hämtar Connectorn mallarna direkt från
mallbiblioteket i SharePoint. Om användaren kopplar bort sin dator från nätverket ger
Connectorn användaren tillgång till mallarna ändå via en inbyggd replikeringsfunktion.
Connectorn ser till att en kopia av mallarna finns lagrad på användarens dator och
sköter uppdatering av mallarna i bakgrunden så att användaren inte behöver se eller
bry sig om replikeringen. Replikeringen startar som en bakgrundsprocess när
användaren loggar in på sin dator.
Användaren kan påskynda replikering av mallar vid behov, ex. om användaren vet att
förändringar har skett i mallar eller om man misstänker att något har gått fel med
replikeringen. Manuell start av replikeringen kan göras på följande sätt:

Klicka på ikonen Start Replicating under start-menyn i programgruppen
Axalon SP Series/Axalon Office Connector SP 2013.

Klicka på knappen Synkronisera mallar från SharePoint som finns på
Connectorns flik i Office-programmen (Word, Excel och Powerpoint).
Replikeringen startar och en dialog visar status för replikeringen enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 42 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Om några fel uppstår visas en röd symbol längst till vänster på raderna.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 43 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook
Connectorn erbjuder användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både
i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande.
Åtgärdsfönstret är som standard aktiverat i båda dessa fönster. I Connectorns
verktygsfält finns en knapp för att visa eller dölja åtgärdsfönstret enligt nedan.
Knappen Visa åtgärdsfönster används för att visa eller dölja åtgärdsfönstret.
Inställningen är separat för Outlooks huvudfönster resp. e-postfönster så användaren
kan var åtgärdsfönstret ska vara synligt. Inställningen sparas till nästa session av
Outlook. Det finns även ett kryss längst upp till höger på åtgärdsfönstret som stänger
fönstret men om det stängs den vägen så är det bara tillfälligt och inställningen sparas
inte till nästa session.
Bilden nedan visar hur åtgärdsfönstret ser ut vid start av Outlook resp. ett epostmeddelande.
Åtgärdspanelen i Outlooks huvudfönster
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 44 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Åtgärdspanelen i ett e-postfönster
För att använda åtgärdsfönstret behöver användaren navigera till en plats i
SharePoint eller söka fram dokument som finns i SharePoint. Åtgärdsfönstret har två
flikar Alla mina platser och Sök dokument. När användaren för muspekaren över en
av dessa flikar fälls fliken ut så att användaren kan navigera eller söka sig fram.
Fliken Alla mina platser har samma innehåll och fungerar på samma sätt som i
Connectorns övriga dialoger, ex. Öppna- och Sparadialogen. På denna flik kan
användaren navigera sig fram till en plats i SharePoint. Se exempel nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 45 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Fliken Sök dokument fungerar också på samma sätt som i Connectorns övriga
dialoger. På denna flik kan användaren söka fram dokument som finns sparade i
SharePoint. Se exempel nedan.
När användaren har navigerat sig fram till en plats (dokumentbibliotek eller mapp) i
SharePoint via Alla mina platser eller sökt fram ett antal dokument via Sök
dokument visas aktuella dokument i en lista. Fliken som var öppen döljs när
användaren klickar vid sidan av fliken. Nedan visas exempel på hur listan med
dokument kan se ut.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 46 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Listan med dokument har samma funktioner som i Connectorns övriga dialoger.
Exempelvis kan användaren välja vilken vy som ska visas i verktygsfältet ovan listan,
sortera och filtrera listan samt använda ett antal funktioner på dokumenten genom att
markera och högerklicka på dokument.
Spara e-postmeddelanden eller bifogade dokument med
åtgärdsfönstret
I Outlooks huvudfönster kan användaren markera ett eller flera e-postmeddelanden i
inkorgen och dra och släppa dessa till åtgärdsfönstret för att spara hela epostmeddelanden till den valda platsen i SharePoint (användaren måste välja plats
först i åtgärdsfönstret via Alla mina platser). Åtgärdsfönstret tar emot meddelandena
och låter användaren ange metadata för meddelandena som ska sparas till
SharePoint. Meddelandena sparas sen till SharePoint och syns i listan med dokument
i åtgärdsfönstret.
Användaren kan även ha Outlooks läsfönster aktivt i huvudfönstret där användaren
kan se innehållet i valt e-postmeddelande. Om läsfönstret är aktivt så kan användaren
dra och släppa bifogade dokument från läsfönstret till Connectorns åtgärdsfönster.
I Outlooks fönster som visar ett enskilt e-postmeddelande kan användaren dra och
släppa bifogade filer från e-postmeddelandet till åtgärdsfönstret för att spara dem till
SharePoint.
Bifoga dokument till e-postmeddelanden med åtgärdsfönstret
I Outlooks huvudfönster kan ett eller flera dokument bifogas till ett nytt epostmeddelande genom att dra och släppa dokument från Connectorns
åtgärdsfönster till Outlooks huvudfönster. Dokumenten bifogas som filer till det nya epostmeddelandet. Om användaren vill skicka länkar istället för hela filer så går det att
högerklicka på dokumenten i åtgärdsfönstret och välja Skicka med e-post varvid fler
val visas för användaren.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 47 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
I Outlooks fönster som visar ett enskilt e-postmeddelande kan användaren dra och
släppa dokument från åtgärdsfönstret till e-postmeddelandet för att bifoga dem till
meddelandet. Samma sak gäller här, dvs. att hela filer bifogas till meddelandet.
Övriga funktioner i åtgärdsfönstret
Åtgärdsfönstret innehåller en mängd andra funktioner utöver att spara och bifoga
dokument mellan Outlook och SharePoint. Eftersom dessa funktioner återkommer i
andra dialoger i Connectorn så listas de bara upp översiktligt nedan. För mer
information om hur dessa funktioner används se Använda Utforskaren i Axalon
Office Connector.












Lägga till nya SharePoint-platser
Spara och ta bort personliga favoritplatser i SharePoint
Byta användare för att logga in som en annan användare i SharePoint
Skicka länk till en plats i SharePoint via e-post (webbplats, dokumentbibliotek
eller mapp)
Skapa, döpa om och ta bort mappar i dokumentbibliotek
Visa en plats i webbläsaren
Sortera och filtrera dokument i SharePoint
Öppna dokument i SharePoint
Döpa om och ta bort dokument i SharePoint
Checka ut, checka in eller ångra utcheckning av dokument i SharePoint
Visa detaljerad dokumentinformation för dokument i SharePoint
Visa förhandsgranskning av dokument i SharePoint
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 48 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Använda Utforskaren i Axalon Office Connector
Utforskaren i Connectorn är ett program där användaren får tillgång till många bra
funktioner för att hantera dokument som är sparade i SharePoint. I Utforskaren kan
användaren på ett avancerat sätt både navigera bland innehåll och dokument samt
utföra en mängd operationer på dokument sparade i SharePoint.
Utforskaren finns tillgänglig att starta från flera platser:



Knappen Utforska i Connectorns Gadget
Knappen Utforska i Connectorns meny i aktivitetsfältet
Knappen Utforska dokument på Connectorns flik i Office-programmen.
1
2
6
3
7
8
4
9
5
10
11
Utforskaren består av ett huvudfönster enligt ovan med följande delar:
1. Arkiv-meny – en meny med några huvudkommandon för programmet, ex.
avsluta programmet.
2. Flikar med funktioner grupperade efter funktioner för platser, funktioner för
bibliotek och funktioner för dokument. Flikarna växlas automatiskt beroende på
vad användaren klickar på i programmet.
3. Verktygsfält – funktioner för vald kategori (vad som är markerat i programmet).
4. Innehållsträd – navigering via alla förkonfigurerade och personliga platser. Här
visas samtliga platser i samma träd.
5. Sök dokument – navigering via sökning, här kan användaren söka inom vald
plats eller genom alla platser i trädet.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 49 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
6. Val av vy i dokumentbibliotek – befintliga vyer från valt dokumentbibliotek kan
väljas i en vallista.
7. Grupperingslist – hit kan användaren dra kolumner för att gruppera dokument.
8. Kolumnrubriker – rubriker för kolumner i vald vy, användaren kan klicka på
dessa för att sortera och filtrera dokument i listan.
9. Dokumentlista – visar alla dokument i valt dokumentbibliotek och mapp, vald vy
i dokumentbiblioteket eller resultatet från en sökning.
10. Dokumentinformation – visar detaljerad dokumentinformation för valt dokument.
11. Förhandsgranskning – visar förhandsgranskning av valt dokument.
Anslut till en eller flera SharePoint servrar
Från Utforskaren kan användaren ansluta till nya SharePoint servrar eller nya
webbplatser. De platser som användaren ansluter läggs till som personliga platser i
Connectorn och kan användas i Connectorns övriga funktioner (ex. öppna dokument
dialogen). I Utforskaren kan den nya platsen användas för navigation, sökning och
operationer på dokument lagrade i platsen.
Följ nedanstående steg för att ansluta till en ny plats:
1. Starta på något av följande sätt:
a) Klicka på knappen Lägg till ny på fliken Platser.
b) Dra och släpp adressen i webbläsaren till trädet med platser i Utforskaren.
2. Följande dialog visas för anslutning till ny plats.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 50 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
3. Skriv in adressen till den nya platsen i rutan Sökväg. Om du drog och släppte
adressfältet från webbläsaren så är adressen redan ifylld.
4. Tryck på knappen Testa koppling för att få Connectorn att koppla upp sig mot
den angivna adressen och försöka ta reda på vilken typ av plats som angivits.
5. Om du vill kan du ange ett annat visningsnamn än det som Connectorn hittade
själv genom att ändra innehållet i rutan Visningsnamn.
6. Normalt kan Connectorn ta reda på resterande information om platsen men det
går att överstyra vilken typ av plats det handlar om i vallistan Typ av plats.
7. Tryck OK för att spara den nya platsen.
Spara plats som en personlig favoritplats
Ofta besöker användaren samma platser i SharePoint om och om igen. I Utforskaren
finns möjligheten att spara en plats som en personlig favoritplats och få den på
översta nivån i innehållsträdet (under personliga platser).
En plats i innehållsträdet sparas som en personlig favoritplats genom att följa
nedanstående steg:
1. Navigera till den plats i innehållsträdet som ska sparas som en favoritplats och
markera den.
2. Välj att spara platsen som en favorit på något av följande sätt:
a. Klicka på knappen
Spara som favorit på fliken Platser.
b. Högerklicka på platsen i innehållsträdet och välj
Spara som favorit.
3. Platsen läggs till under noden Personliga platser i innehållsträdet.
Ta bort platser
Personliga platser som har lagts till av användaren kan tas bort igen vid behov. En
personlig plats tas bort genom att följa nedanstående steg:
1. Markera den plats i innehållsträdet som ska tas bort.
2. Välj att ta bort platsen på något av följande sätt:
a. Trycka DELETE på tangentbordet.
b. Klicka på knappen
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Ta bort favorit på fliken Platser.
Sida 51 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
c. Högerklicka på platsen i innehållsträdet och välj
Ta bort favorit.
3. Platsen tas bort från noden Personliga platser i innehållsträdet.
Navigera i innehållsträdet
Innehållsträdet i Utforskaren visar alla fördefinierade och personliga platser som har
lagts till i Connectorn. Bilden nedan visar ett exempel.
1
3
2
4
5
Innehållsträdet innehåller följande delar:
1. En nod med alla fördefinierade platser som IT-avdelningen har lagt upp till
användaren.
2. En nod med alla personliga platser som användaren har lagt till själv genom att
spara favoritplatser och lägga till egna platser.
3. Noder som visar webbplatser i SharePoint.
4. Noder som visar dokumentbibliotek i SharePoint.
5. Noder som visar mappar i dokumentbibliotek.
Utöver vad som visas i exempelbilden ovan kan även personliga webbplatser visas.
Dessa fungerar på samma sätt som vanliga webbplatser men har en annan symbol
.
Användaren klickar sig ned i innehållsträdet genom att klicka på plussymbolen framför
en nod, innehållet i en nod laddas först när användaren klickar på plussymbolen.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 52 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Visa vald plats i webbläsaren
Varje nod i innehållsträdet representerar någon form av plats/objekt i SharePoint:
webbplats, dokumentbibliotek eller mapp. Ibland kan det vara nödvändigt att öppna en
plats i webbläsaren (SharePoints användargränssnitt). En plats kan öppnas i
webbläsaren på något av följande sätt:


Via knappen
Visa i webbläsaren på fliken Platser.
Genom att högerklicka på noden i innehållsträdet och välja
webbläsaren.
Visa i
Skicka platser med e-post
Ibland kan det vara bra att kunna skicka en länk till en plats via ett e-postmeddelande.
Exempelvis om man vill meddela någon annan person om var dokumenten finns
samlade för ett visst ärende. Detta görs genom att markera noden för platsen i
innehållsträdet och klicka på knappen
Skicka med e-post på fliken Platser.
Ett nytt e-postmeddelande öppnas med länken till den valda platsen bifogad.
Mottagaren kan öppna platser i sin webbläsare genom att klicka på den bifogade
länken.
Kopiera länk till en plats
Hyperlänken till en plats kan ibland vara bra att kunna kopiera och använda,
exempelvis som del av texten i ett dokument. Hyperlänken kopieras genom att
markera noden för platsen i innehållsträdet och klicka på knappen
på fliken Platser.
Kopiera länk
Kopian av länken placeras i urklipp och länken kan därifrån klistras in på önskad plats.
Söka dokument
Ett enkelt och kraftfullt sätt att hitta dokument sparade i SharePoint är att söka efter
dokument. Användaren behöver då inte veta i förväg var dokumenten finns lagrade,
det räcker med att veta vad dokumentet heter eller något nyckelord som dokumentet
innehåller.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 53 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
5
1
6
2
3
4
Vid sökning efter dokument används fliken Sök dokument enligt bilden ovan.
Sökningen innehåller följande delar:
1. Innehåll i dokumentet alt. dokumentnamn – möjlighet att söka på innehåll i
dokumentet och dokumentets namn.
2. En knapp för att utföra sökning med angivna sökvillkor.
3. Möjlighet att ställa in var sökning ska göras:
a. Vald webbplats – sökning inom den valda webbplatsen i innehållsträdet.
b. Hela platsen – sökning inom hela den plats (översta nivån i
innehållsträdet) som är markerad.
c. Alla platser – sökning inom alla användarens platser (fördefinierade och
personliga platser).
4. Möjlighet till ytterligare filtrering via dokumenttyp, författare och när dokumentet
ändrades senast.
5. Visning av antal hittade dokument samt inom vilken plats sökning gjordes.
6. Visning av sökresultatet, dvs. vilka dokument som matchade angivna sökvillkor.
Resultatet sorteras efter relevans.
Varje rad i sökresultatet visar var det hittade dokumentet finns. Ibland kan det vara
intressant att visa vad som finns mer i det dokumentbibliotek eller mapp som
dokumentet finns i. Det går då att från sökresultatet be Utforskaren visa platsen där
dokumentet finns lagrat på något av följande sätt:

Via knappen
Visa i trädvy på fliken Dokument.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 54 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning

Genom att högerklicka på dokumentet och välja
Visa i trädvy.
Sortera, filtrera och gruppera dokument
Innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp visas som en lista med dokument
sorterade efter namn som standard enligt bilden nedan.
1
2
3
Användaren kan själv sortera, filtrera och gruppera listan med dokument ytterligare vid
behov, exempelvis om listan innehåller många dokument.
Listan med dokument sorteras genom att klicka på kolumnrubriken (2). Vid ett klick
sorteras listan efter önskad kolumn i stigande sorteringsordning och vid ett ytterligare
klick sorteras listan i fallande ordning.
Filtrering av listan med dokument kan göras genom att använda filterknappen (3) till
höger om den kolumnrubrik för den kolumn filtrering ska göras på. Ett antal
filtreringsmöjligheter finns enligt bilden nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 55 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Gruppering av dokumenten kan göras efter önskad kolumn genom att ta tag i
kolumnrubriken (2), dra och släppa kolumnrubriken på grupperingslisten (1). Det är
möjligt att gruppera i flera steg genom att dra mer än en kolumn till grupperingslisten.
Visa detaljerad information för ett dokument
Ibland kan det vara bra att kunna se mer detaljer om ett dokument än vad som visas
av kolumnerna i listan med dokument. Detaljer om ett enskilt dokument visas på något
av följande sätt:


Med knappen
Visa dokumentinformation på fliken Dokument.
Genom att högerklicka på ett dokument i listan och välja
Visa
dokumentinformation.
Följande detaljer visas om dokumentet.
Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 56 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata
Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna
lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version.
Panelen som visar dokumentinformation uppdateras om användaren klickar på ett
annat dokument. Panelen kan stängas igen genom att trycka på krysset längst upp i
högra hörnet.
Visa förhandsgranskning av dokument
Utöver att detaljerad information kan visas för ett dokument kan användaren även
välja att visa förhandsgranskning av dokument för att slippa öppna dokumentet och se
innehåll i dokumentet. Detta är användbart när användaren letar efter rätt dokument
eller bara snabbt vill se innehållet i dokumentet. Förhandsgranskning för ett enskilt
dokument visas på följande sätt:

Med knappen
Visa förhandsgranskning på fliken Dokument.
Använda vyer från dokumentbibliotek
Dokumentbibliotek i SharePoint kan innehålla flera vyer som man har gjort iordning för
att visa upp dokument på olika sätt. Vyer kan definiera:




Vilka dokument som ska visas, dvs. vara filtrerade.
Sortering av dokument.
Gruppering av dokument.
Vilka kolumner från dokumentbiblioteket (vilka fält) som ska visas.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 57 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning

Mm.
Connectorn visar som standard upp dokumenten i valt dokumentbibliotek med sin
egen vy men ger användaren möjlighet att välja en vy från dokumentbiblioteket. Vy
från dokumentbiblioteket väljs enligt bilden nedan via en vallista.
När användaren väljer en vy från dokumentbiblioteket använder Connectorn
definitionen av den valda vyn, dvs. filtrering, sortering, gruppering, kolumner mm. Om
användaren klickar på ett annat dokumentbibliotek återgår Connectorn igen till att visa
sin standardvy.
Skapa ny, byta namn på och ta bort mapp i dokumentbibliotek
Dokumentbibliotek i SharePoint innehåller möjligheten att skapa mappar. Ibland är
denna funktion avstängd men normalt kan användaren skapa mappar för att
strukturera innehållet i ett dokumentbibliotek.
Utforskaren erbjuder användaren att skapa mappar i dokumentbibliotek. Användaren
skapar en ny mapp i ett dokumentbibliotek genom att följa nedanstående steg:
1. Markera noden för dokumentbiblioteket i innehållsträdet och välj att skapa ny
mapp på något av följande sätt:
a. Klicka på knappen
Skapa ny mapp på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på noden för dokumentbiblioteket och välj
Skapa ny
mapp.
c. Tryck CTRL+N.
2. Skriv in namn på den nya mappen och tryck ENTER.
Även undermappar till mappar kan skapas och det görs genom att markera mappen
som den nya mappen ska skapas under och sedan göra på samma sätt som ovan.
Mappar som redan finns kan döpas om i Utforskaren. En mapp döps om genom att
följa nedanstående steg:
1. Markera noden för mappen i innehållsträdet och välj att döpa om mappen på
något av följande sätt:
a. Klicka på knappen
Byt namn på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på noden för mappen och välj
Byt namn.
c. Klicka på texten för noden i trädet för att komma i redigeringsläge.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 58 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
d. Tryck F2.
2. Skriv in nytt namn på mappen och tryck ENTER.
En mapp kan tas bort med Utforskaren. En mapp tas bort genom att följa
nedanstående steg:
1. Markera noden för mappen i innehållsträdet och välj att ta bort mappen på
något av följande sätt:
a. Klicka på knappen
Ta bort på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på noden för mappen och välj
Ta bort.
c. Tryck på Delete knappen på tangentbordet.
2. Svara Ja på frågan om att ta bort mappen. En mapp som tas bort via
Utforskaren hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan vid behov återställas
via SharePoints användargränssnitt.
Klippa ut, kopiera och klistra in mappar
Utforskaren ger användaren möjlighet att kopiera och flytta mappar med allt innehåll
från en plats till en annan på ett enkelt sätt som användaren känner igen från
Windows Utforskare. Undermappar, dokument, versionshistorik på dokument samt
metadata i dokumenten kopieras med förutsättning att målplatsen för
kopieringen/flytten har versionshantering påslagen samt metadatafält med samma
interna namn som källplatsen.
Kopiera och flytta funktionerna är kraftfulla eftersom Utforskaren inte sätter någon
begränsning i vart de kan kopieras eller flyttas. Användaren kan exempelvis kopiera
en mapp från en intern SharePoint server till en SharePoint server hos en annan
organisation eller kopiera en mapp från en gammal SharePoint version till en server
med en nyare SharePoint version.
Använd följande steg för att kopiera en mapp från en plats till en annan:
1. Markera den mapp som ska kopieras i innehållsträdet till väster i Utforskaren.
2. Välj att kopiera mappen på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Kopiera på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj
c. Tryck CTRL+C.
Kopiera.
3. Markera det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
mappen ska kopieras till.
4. Välj att klistra in mappen på något av följande sätt:
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 59 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
a. Tryck på knappen
Klistra in på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj
Klistra in.
c. Tryck CTRL+V.
Använd följande steg för att flytta en mapp från en plats till en annan:
1. Markera den mapp som ska flyttas i innehållsträdet till vänster i Utforskaren.
2. Välj att klippa ut mappen på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Klipp ut på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj
c. Tryck CTRL+X.
Klipp ut.
3. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
mappen ska flyttas till.
4. Välj att klistra in mappen på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Klistra in på fliken Bibliotek.
b. Högerklicka på mappen i innehållsträdet och välj
Klistra in.
c. Tryck CTRL+V.
Tips: Det går även att kopiera eller flytta en mapp genom att dra den från
innehållsträdet och släppa dem på ett annat dokumentbibliotek eller mapp i
innehållsträdet.
Skapa nytt dokument
Utforskaren ger användaren möjlighet att skapa ett nytt dokument. När ett nytt
dokument skapas från Utforskaren kan användaren välja att skapa ett nytt dokument
med utgång från en dokumentmall alternativt med utgång från ett befintligt dokument.
Nytt dokument med utgång från en dokumentmall öppnar rätt redigeringsprogram med
ett nytt dokument baserat på den valda mallen. Nytt dokument med utgång från ett
befintligt dokument gör samma sak men använder ett befintligt dokument som mall.
Denna funktion är bra när man vill utgå från ett gammalt dokument och hjälper
användaren genom att ta bort risken för att skriva över det gamla dokumentet. Den
risken uppstår när användaren öppnar ett gammalt dokument med avsikt att spara det
med nytt namn men glömmer att ändra namn och sparar över det gamla dokumentet.
Använd följande steg för att skapa ett nytt dokument med utgång från en
dokumentmall:
1. Klicka på knappen
Nytt dokument på fliken Dokument och välj Välj mall.
2. Dialogen för val av dokumentmall visas. Se avsnittet Skapa nytt dokument
från webbläsaren för en beskrivning av malldialogen.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 60 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Använd följande steg för att skapa ett nytt dokument med utgång från ett befintligt
dokument:
1. Markera det dokument som ska användas som utgångspunkt för det nya
dokumentet i listan med dokument.
2. Klicka på knappen
Nytt dokument på fliken Dokument och välj Använd
markerat dokument som mall.
3. Ett nytt dokument öppnas i rätt redigeringsprogram (ex. Word) och är en
osparad kopia av det markerade dokumentet.
Skapa PDF-filer av dokument
Utforskaren ger användaren möjlighet att skapa PDF-filer av lagrade dokument i
SharePoint och lagra dessa på önskad plats i SharePoint. PDF-filerna metadatasätts
på samma sätt som andra dokument.
Använd följande steg för att skapa PDF-filer av dokument:
1. Klicka på knappen
Nytt dokument på fliken Dokument och välj Skapa
PDF-filer av markerade dokument.
2. Dialogen för val av plats att lagra PDF-filerna visas. Se avsnittet Ladda upp
dokument från Windows skrivbord för en närmare beskrivning av denna
dialog.
3. Metadatadialogen visas för metadatasättning av PDF-filerna. Som standard får
PDF-filerna samma metadata som originaldokumenten.
Öppna dokument
Dokument som visas i Utforskaren, dvs. dokument som finns i markerat
dokumentbibliotek och mapp eller som har hittats via en sökning, kan öppnas från
Utforskaren.
Använd följande steg för att öppna ett dokument:
1. Markera det dokument som ska öppnas i listan med dokument.
2. Öppna dokumentet på något av följande sätt:
a.
b.
c.
d.
Klicka på knappen
Öppna på fliken Dokument.
Högerklicka på dokumentet i listan och välj
Öppna.
Dubbelklicka på raden för dokumentet i listan.
Tryck CTRL+O.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 61 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
3. Dokumentet öppnas i rätt redigeringsprogram (ex. Word) eller det program som
är associerat med aktuell filtyp i Windows.
Ladda upp dokument från datorn
Utforskaren ger användaren möjlighet att på ett enkelt sätt ladda upp ett eller flera
dokument eller andra filer till SharePoint och det dokumentbibliotek som är valt.
Dokument som laddas upp metadatasätts och lagras på den valda platsen.
Användaren kan ladda upp filer genom att använda knappar i Utforskaren eller genom
att dra och släppa dokument från datorns skrivbord eller Windows Utforskare till
Connectorns Utforskare.
Använd följande steg för att ladda upp dokument via knappar i Utforskaren:
1. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
dokumenten ska laddas upp till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren.
2. Klicka på knappen
Ladda upp fil(er) på fliken Dokument.
3. Dialogen för val av filer att ladda upp visas. Se avsnittet Ladda upp dokument
från Windows skrivbord för en närmare beskrivning av denna dialog.
Använd följande steg för att ladda upp dokument med dra och släpp:
1. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
dokumenten ska laddas upp till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren.
2. Markera de dokument eller filer på Windows skrivbord eller i Windows
Utforskare som ska laddas upp till SharePoint.
3. Tryck ned musknappen på dokumenten och dra dessa till dokumentlistan i
Connectorns Utforskare. Släpp dokumenten i listan.
4. Dialogen för val av plats att spara till visas med rätt plats inställd. Se avsnittet
Ladda upp dokument från Windows skrivbord för en närmare beskrivning
av denna dialog.
Ladda ned dokument till datorn
Utforskaren ger användaren möjlighet att enkelt ladda ned dokument till datorn.
Användaren kanske behöver ha med sig vissa dokument på sin bärbara dator till ett
möte och vill ha en kopia av dokumenten på sitt skrivbord.
Dokument laddas ned till datorn genom dra och släpp. Använd följande steg för att
ladda ned dokument till datorn:
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 62 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
1. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
dokumenten ska laddas ned från så att detta visas i högerdelen av Utforskaren.
2. Markera de dokument som ska laddas ned i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
3. Tryck ned musknappen på dokumenten och dra ut dessa till Windows
Skrivbord eller till Windows Utforskare. Släpp dokumenten där de ska sparas.
4. Dokumenten sparas på den plats där de släpptes.
Skicka dokument med e-post
Dokument och andra filer skickas ofta via e-post till mottagare som behöver ta del av
informationen i de skickade dokumenten. Utforskaren innehåller funktioner som gör att
användaren enkelt kan skapa e-postmeddelanden med dokument och andra filer
bifogade.
Användaren kan välja mellan att skicka hela dokumentfiler med e-postmeddelandet
eller bara länkar till dokumenten. När dokument ska skickas till en extern mottagare
skickas hela dokument medan en intern mottagare bara behöver ha länkar till
dokument.
Använd följande steg för att skicka dokument med e-post:
1. Markera de dokument som ska skickas i dokumentlistan till höger i Utforskaren.
2. Välj att skicka dokumenten med e-post med knappen
på fliken Dokument.
Skicka med e-post
3. En dialog enligt nedan visas för val om dokumenten ska bifogas som länkar
eller som hela filer till e-postmeddelandet.
Följande två alternativ finns att välja för de bifogade dokumenten:
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 63 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning


Koppla hela filer – dokumenten lagras i e-postmeddelandet vilket passar
bra om meddelandet ska skickas till en extern mottagare.
o Konvertera filer till PDF-format om möjligt – om denna kryssas i
så konverteras dokumenten till PDF-format innan de bifogas till epostmeddelandet.
Koppla länkar till filer – länkar till dokumenten lagras i epostmeddelandet, dvs. inte själva dokumenten. Detta passar bra om
meddelandet ska skickas till en mottagare inom organisationen som har
tillgång till SharePoint-platsen där dokumenten finns. Med detta alternativ
kan man undvika att flera versioner av dokument cirkulerar i epostmeddelanden.
Tryck OK för att gå vidare och skapa ett nytt e-postmeddelande i Outlook med
de valda dokumenten bifogade.
Tips: Det går även att dra och släppa dokument från Utforskaren till ett epostmeddelandefönster i Outlook. Användaren får då ingen möjlighet att skapa länkar
till dokumenten utan hela dokumenten bifogas.
Kopiera länk till ett eller flera dokument
Hyperlänken till ett eller flera dokument kan ibland vara bra att kunna kopiera och
använda, exempelvis som del av texten i ett dokument. Hyperlänk kopieras genom att
markera det eller de dokument i dokumentlistan som länk önskas för och klicka på
knappen
Kopiera länk på fliken Dokument.
Kopian av länken (eller länkarna) placeras i urklipp och kan därifrån klistras in på
önskad plats.
Ändra egenskaper på dokument
Egenskaper på dokument (metadata) i dokumentbibliotek kan ändras direkt från
Utforskaren. Användaren kan ange egenskaper för ett eller flera dokument samtidigt.
Använd följande steg för att ändra egenskaper på ett eller flera dokument:
1. Markera det eller de dokument som egenskaper ska ändras på i
dokumentlistan till höger i Utforskaren.
2. Välj att ändra egenskaper på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Ändra egenskaper på fliken Dokument.
b. Högerklicka på dokumentet eller dokumenten i dokumentlistan och välj
Ändra egenskaper.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 64 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
3. En dialogruta visas för ifyllnad av egenskaper. Om endast ett dokument har
valts så visar dialogrutan sparade värden på egenskaperna. Om flera
dokument har valts så visas egenskaperna tomma om de inte har några
standardvärden.
Ändra egenskaper för flera dokument, kryssa i de egenskaper du vill ändra.
4. Fyll i egenskaper i dialogrutan och tryck OK för att spara.
Byta namn på dokument
Utforskaren ger användaren möjlighet att på ett enkelt sätt byta namn på dokument i
dokumentbibliotek.
Använd följande steg för att döpa om ett dokument:
1. Markera det dokument som ska döpas om i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
2. Välj att döpa om dokumentet på något av följande sätt:
a. Klicka en extra gång i kolumnen Namn på raden för dokumentet för att
komma i redigeringsläge.
b. Tryck på knappen
Byt namn på fliken Dokument.
c. Tryck F2.
3. Skriv in det nya namnet och tryck ENTER på tangentbordet.
Ta bort dokument
Ibland behöver dokument sparade i SharePoint tas bort. Utforskaren ger användaren
möjlighet att på ett enkelt sätt ta bort dokument i dokumentbibliotek.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 65 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Använd följande steg för att ta bort ett eller flera dokument:
1. Markera de dokument som ska tas bort i dokumentlistan till höger i Utforskaren.
2. Välj att ta bort dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på Delete knappen på tangentbordet.
b. Tryck på knappen
Ta bort på fliken Dokument.
c. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj
Ta bort.
3. Svara Ja på frågan om dokumenten ska tas bort.
Tips: Dokument som tas bort via Utforskaren hamnar i papperskorgen i
SharePoint. Borttagna dokument kan återställas från papperskorgen via
användargränssnittet till SharePoint. Välja att öppna dokumentbiblioteket i
webbläsaren så finns papperskorgen tillgänglig.
Klippa ut, kopiera och klistra in dokument
Viktiga funktioner när man arbetar med dokument i SharePoint är möjligheten att
kopiera dokument från en plats till en annan samt flytta dokument från en plats till en
annan. Det är då även viktigt att metadata följer med vid kopiering eller flytt så att all
information kopieras med. Exempelvis kan användaren behöva kopiera ett befintligt
dokument till ett nytt på samma plats eller flytta ett antal dokument från en plats till en
annan.
Utforskaren ger användaren möjlighet att kopiera och flytta dokument från en plats till
en annan på ett enkelt sätt som användaren känner igen från Windows Utforskare.
Metadata i dokumenten kopieras med förutsättning att målplatsen för
kopieringen/flytten har metadatafält med samma interna namn som källplatsen.
Kopiera och flytta funktionerna är kraftfulla eftersom Utforskaren inte sätter någon
begränsning i vart de kan kopieras eller flyttas. Användaren kan exempelvis kopiera
ett dokument från en intern SharePoint server till en SharePoint server hos en annan
organisation eller kopiera ett dokument från en gammal SharePoint version till en
server med en nyare SharePoint version.
Använd följande steg för att kopiera ett eller flera dokument från en plats till en annan:
1. Markera de dokument som ska kopieras i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
2. Välj att kopiera dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Kopiera på fliken Dokument.
b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj
c. Tryck CTRL+C.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Kopiera.
Sida 66 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
3. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
dokumenten ska kopieras till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren.
Observera att dokumenten kan kopieras till samma plats som de kopierades
från. Dokumenten kommer då få ett nytt namn, ex. ”Dokument 1 – Kopia
(1).docx”.
4. Välj att klistra in dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Klistra in på fliken Dokument.
b. Högerklicka i dokumentlistan och välj
Klistra in.
c. Tryck CTRL+V.
Använd följande steg för att flytta ett eller flera dokument från en plats till en annan:
1. Markera de dokument som ska flyttas i dokumentlistan till höger i Utforskaren.
2. Välj att klippa ut dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Klipp ut på fliken Dokument.
b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj
c. Tryck CTRL+X.
Klipp ut.
3. Välj det dokumentbibliotek och ev. mapp i Utforskarens innehållsträd som
dokumenten ska flyttas till så att detta visas i högerdelen av Utforskaren.
4. Välj att klistra in dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Klistra in på fliken Dokument.
b. Högerklicka i dokumentlistan och välj
Klistra in.
c. Tryck CTRL+V.
Tips: Det går även att kopiera eller flytta dokument genom att dra dem från
dokumentlistan och släppa dem på ett annat dokumentbibliotek eller mapp i
innehållsträdet.
Checka ut och checka in dokument
In- och utcheckning av dokument används när medarbetare redigerar dokument. När
ett dokument öppnas och redigering påbörjas så checkas dokumentet ut för
redigering. Dokumentet blir markerat som utcheckat i SharePoint och ingen annan
användare kan ändra samma dokument förrän det har checkats in igen. Den
medarbetare som redigerar dokumentet kan välja att checka in dokumentet med en
kommentar när det är färdigt eller att ångra sin utcheckning och återgå till föregående
version.
Beroende på vilka inställningar som finns på dokumentbiblioteket i SharePoint så kan
dokument checkas in som ny huvudversion eller delversion. Huvudversion är en ny
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 67 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
publicerad version av dokumentet (ex. version 1.0) medan en delversion är ett utkast
(ex. version 0.2).
Utforskaren visar en symbol på ikonen i dokumentlistan för de dokument som är
utcheckade. Detaljer om vem som har dokumentet utcheckat kan ses i den
detaljerade dokumentinformationen, se avsnittet Visa detaljerad information för ett
dokument.
Utforskaren ger användaren tillgång till funktioner för att checka ut, checka in och
ångra utcheckning av dokument. Användaren kan markera flera dokument samtidigt
och exempelvis checka in dem med samma kommentar.
Använd följande steg för att checka ut ett eller flera dokument:
1. Markera de dokument som ska checkas ut i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
2. Välj att checka ut dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Checka ut på fliken Dokument.
b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj
3. Dokumenten checkas ut och får en symbol
Checka ut.
som visar att de är utcheckade.
Använd följande steg för att checka in ett eller flera dokument:
1. Markera de dokument som ska checkas in i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
2. Välj att checka in dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Checka in på fliken Dokument.
b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj
Checka in.
3. En dialog visas för val om hur incheckning ska genomföras enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 68 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Välj om ny delversion eller huvudversion ska checkas in eller om
föregående delversion ska skrivas över (val av delversion är tillgänglig
beroende på inställningar i dokumentbiblioteket). Skriv en kommentar till
incheckningen, ex. ”Tillfört texter för betalningsplan” i rutan Kommentarer.
4. Dokumenten checkas in.
Använd följande steg för att ångra utcheckning för ett eller flera dokument:
1. Markera de dokument som ska ångras utcheckning på i dokumentlistan till
höger i Utforskaren.
2. Välj att ångra utcheckning av dokumenten på något av följande sätt:
a. Tryck på knappen
Ångra utcheckning på fliken Dokument.
b. Högerklicka på dokumenten i dokumentlistan och välj
Ångra
utcheckning.
3. Dokumenten återgår till att inte vara utcheckade.
Skriva ut dokument
När dokument ska skrivas ut finns alltid möjligheten att öppna dem i de program som
är associerade med aktuella filtyper och skriva ut dem därifrån, ex. från Microsoft
Word. Utforskaren ger användaren möjlighet att spara tid genom att slippa öppna
dokument innan de skrivs ut. Användaren kan direkt från Utforskaren be att få ett eller
flera dokument utskrivna utan att de behöver öppnas först. Detta är speciellt
användbart då flera dokument av olika filtyper ska skrivas ut samtidigt.
Använd följande steg för att skriva ut ett eller flera dokument:
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 69 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
1. Markera de dokument som ska skrivas ut i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
2. Tryck på knappen
tangentbordet.
Skriv ut på fliken Dokument eller tryck CTRL+P på
Starta arbetsflöden på dokument
Connectorn erbjuder användaren möjligheten att starta arbetsflöden på dokument.
Arbetsflöden startas för ett enskilt dokument i taget.
Använd följande steg för att starta ett arbetsflöde på ett dokument:
1. Markera det dokument som arbetsflöde ska startas på i dokumentlistan till
höger i Utforskaren.
2. Tryck på knappen
Starta på fliken Dokument.
3. En lista visas under knappen med tillgängliga arbetsflöden för dokumentet.
Klicka på önskat arbetsflöde för att starta det.
Visa status för arbetsflöden på dokument
Användaren kan direkt från Connectorn visa status för arbetsflöden, dvs. pågående
och avslutade arbetsflöden för ett dokument.
Använd följande steg för att visa status för arbetsflöden på ett dokument:
1. Markera det dokument som status ska visas för i dokumentlistan till höger i
Utforskaren.
2. Tryck på knappen
Starta på fliken Dokument.
3. En lista visas under knappen med tillgängliga arbetsflöden för dokumentet samt
en menypunkt för att visa status. Klicka på menypunkten Visa status för
arbetsflöden.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 70 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Felsökning i Axalon Office Connector
Ibland uppstår fel i Connectorn. Fel behöver inte alltid vara allvarliga utan kan bero på
tillfälliga nätverksproblem, utlåst användarkonto och annat. Sådana fel löser sig ofta
genom att vänta, starta om datorn eller prova igen nästa dag. Fel kan även vara
allvarliga och speciellt om felen återkommer dag efter dag så tyder det på att något
behöver felsökas av kunnig personal.
Connectorn innehåller två funktioner som hjälper till med felsökning.
Detaljerad felinformation i felmeddelande
När ett fel uppstår så visar Connectorn ett meddelande som är avsett för användaren.
I samma dialog finns även möjlighet att se ett mer detaljerat felmeddelande. Följande
visar exempel på ett felmeddelande.
I exemplet ovan visar felmeddelandet vad felet var även om det i detta fall inte är en
text som användaren lätt förstår sig på. Felmeddelandet kan vara lättare för ITpersonal att förstå och användaren kan rapportera felet genom att trycka på knappen
Visa detaljer. Dialogen visar mer detaljerad information enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 71 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Använd knappen Kopiera meddelande till urklipp för att kopiera den detaljerade
texten i dialogen. Starta sedan ett nytt e-postmeddelande och klistra in texten från
urklipp. Skicka e-postmeddelandet till IT-avdelningen för analys av vad som kan vara
fel.
Connectorns händelselogg
Connectorn använder även en händelselogg där fel loggas inklusive detaljer om felen
som har uppstått. Händelseloggen finns tillgänglig via Windows inbyggda
händelseloggvisare (Administratörsverktyg + Händelselogg) enligt nedan.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 72 av 73
Axalon Office Connector SP – Användarhandledning
Här kan varje loggat fel ses i detalj samt information om när felen uppstod. Loggen
kan även sparas ned som en fil och skickas via e-post till IT-avdelningen för analys.
Copyright © 2015 Axalon Tech AB
Sida 73 av 73