Göran Lindahl, Chalmers
2011-11-02 Presentationen Projektledning i tidiga skeden Hur startar H t t ett tt projekt, j kt finns fi det en formaliserad process? Göran Lindahl Stefan Ziegler Presentation • Göran Lindahl – Docent, Arkitekt, Construction Management, Bygg och miljöteknik, Chalmers – Projektledare, Lokalförvaltningen, Göteborgs Stad • Processledare GBP • Stefan Ziegler, – Projektchef, Lokalförvaltningen, Göteborgs Stad 1 2011-11-02 Morgonagenda • • • • • • • • Varför Fråga/frågor Tidiga skeden Projektinitiering Teori Vad vi vet Diskussion Frågor Glöm inte heller mingel, nätverk, informella kontakter, snoka, höra om nytt och gammalt Forskningsprojektet Projektledning före start – en studie t di av kunskapsbehov k k b h och arbetsmetoder i faserna som föregår investeringsbeslut Göran Lindahl Stefan Ziegler 2 2011-11-02 Varför? Projekt initieras, glider igång baserat på kontakter, telefonsamtal, en önskan om utredning utredning, en enkel förfrågan förfrågan, en koll koll… Jo, det har vi observerat Har ni det också? Bakom detta finns behov, krav. Ofta inte dokumenterade eller artikulerade Kan man dokumentera, systematisera detta för att få transparens, uppföljningsbarhet och effektivitet i detta skede? Kanske krävs speciell kompetens, hur gör man detta, kan alla? Detta ledde till forskningsfrågan Vad vi ville veta • Startas alla projekt medvetet och strukturerat? t kt t? • Vad blir effekten av tidiga kontakter och nätverk på inramning av projektets förutsättningar? 3 2011-11-02 Hur vi gjorde • Intervjuer – 30 st – Representerande Byggherrar, projektledningskonsulter och fastighetsägare • Litteraturstudier Rubrik och startresonemang… • Projektledning före start – en studie av kunskapsbehov och arbetsmetoder i f faserna som föregår fö å investeringsbeslut i t i b l t • “Två begrepp som regelmässigt används utan att närmare definieras är just ”projekt” och ”tidiga skeden”. Dessa är vad man skulle kunna kalla för vardagsbegrepp eller uttunnade begrepp. De bär med sig en mening som aktörer i byggsektorn är, i princip, överens om. Men vad är det som sker när projekt initieras initieras, glider de igång eller finns det en formaliserad start och hur skall man se på aktörer och handlingar i detta skede? Den studie som redovisas belyser frågor kring detta ämnesområde och bjuder in till diskussion om frågan.” 4 2011-11-02 Startpunkt • Projektledning före start – en studie av kunskapsbehov och arbetsmetoder i f faserna som föregår fö å investeringsbeslut i t i b l t • “Två begrepp som regelmässigt används utan att närmare definieras är just ”projekt” och ”tidiga skeden”. Dessa är vad man skulle kunna kalla för vardagsbegrepp eller uttunnade begrepp. De bär med sig en mening som aktörer i byggsektorn är, i princip, överens om. Men vad är det som sker när projekt initieras, initieras glider de igång eller finns det en formaliserad start och hur skall man se på aktörer och handlingar i detta skede? Den studie som redovisas belyser frågor kring detta ämnesområde och bjuder in till diskussion om frågan.” Våra första frågor… • Vad är det för princip? • När projekt initieras, vad menar vi med detta? • Vilka ämnesområden är berörda? 5 2011-11-02 Våra första frågor… • Vad är det för princip? Tidiga skeden, räcker en princip? • När projekt initieras, vad menar vi med detta? Vart leder denna fråga? • Vilka ämnesområden är berörda? Teori, perspektiv och synsätt för detta? Om det är något annat… Tidiga skeden avser tidiga skeden i ett projekt Då finns inga tidiga skeden innan projektet är definierat Då är tidiga skeden början på projektets genomförande Om vi accepterar en strikt projektdefinition Då ligger tidiga skeden utanför projektet p j Om det inte är projektknutet Då är det något annat 6 2011-11-02 Vanlig kurva Vanlig kurva med mer info 7 2011-11-02 Vanlig kurva med detaljer När vi ber om specificering 8 2011-11-02 Mer specificering Andras definitioner Övergripande, Ö i d programmeringsfas i f och h en d dell av projekteringen (Fristedt & Ryd 2004) Vid koll av anbudskalkyler (Skanska, anläggningsprojekt 2006) I tidiga skedet formuleras idéer, förutsättningar g analyseras, y , lokalbehov identifieras… (Akademiska hus) 9 2011-11-02 Vår definition i detta projekt eller snarare, den fas vi avsåg att studera Vi undviker d ik b begreppett tidi tidiga skeden k d Vad vi avser är den tidpunkt eller de skeden där man ännu inte fattat beslut om huruvida det blir ett projekt eller inte Från ”surr” surr till investeringsbeslut En fas i relation till projekt, inte en del av projekt När initieras projekt Idé ”Surr” Informell kommunikation Beslut av något slag Projekt Behov Krav Verksamhetsutveckling 10 2011-11-02 Vad som intresserade oss Idé ”Surr” Surr Informell kommunikation Beslut av något slag Behov Krav Verksamhetsutveckling Vad sker här? Det informella molnet Begrepp och associationer Lunchmöte Delaktighet Makt Dokumentation? Transparens Möjlighet Nätverk Kreativitet Manipulation Mygel Samtal Insyn J men va fan Ja f Innovation Snack 11 2011-11-02 Om integrerad verksamhetsutveckling Idé ”Surr” Surr Informell kommunikation Beslut av något slag Behov Krav Verksamhetsutveckling Formaliserad process Vad sker här? Integrerat och kontinuerligt Gränsdragning Vardagens logik Daglig verksamhet Användarens vardag En helhet Denna sida måste artikuleras för kontinuerlig och integrerad verksamhetsutveckling skall fungera tillfredställande Projektets logik Projektets ramar Användaren en part Professionella delar Tidsbrist ofta angiven som problem och skäl till att verksamhetens behov inte fångas Värderingsbaserat och kräver kommunikation! 12 2011-11-02 Så… vad kan vi säga • Jo, att… – Nätverk Nät k styr t kontaktmönster k t kt ö t – Initiala kontakter sätter ramar – Projektinitiering görs utanför projektstyrning – Ingen såg initiala diskussioner utan insyn som ett problem, det är så man ”känner på en fråga” Vad vi vet är bra sedan tidigare • Jo, att detta är bra – Tydlig T dli målbild ålbild – Behovsanalys – Programarbete – Delaktighet – Kommunikation o u at o 13 2011-11-02 Projektledning före start, en reflektion • Att fundera över – Bra med professionella processer – Hur kontrollerat vill vi ha det? – Uppföljning av grundläggande och informella beslut är viktigt – Vi får inte strypa yp kreativiteten! –… Teoretisk ansats • Perspektiv att se det som…(när projekt initieras alltså) – Sense making, meningsskapande – Meningsfullhet, appropriering – Rationalitet, rational hos individer – Beslutsprocesser, hur går de till, mekanismer – Makt, Makt inkluderande respektive uteslutande – Inramning • Från verksamhet till järntriangel (tid, kostnad, kvalitet) • Olika logiker, drivkrafter 14 2011-11-02 Vad ville vi veta • Startas alla projekt medvetet och strukturerat? t kt t? – Nej, • Vad blir effekten av tidiga kontakter och nätverk på inramning av projektets förutsättningar? – Beroende på beslutsprocess låses randvillkor fast och påverkar utveckling Vad vi nu vet • Kunskapsbehov – Vi behöver bättre förstå vad som sker i projektinitierande faser • Arbetsmetoder – Stöd för dokumentation, avgränsningar och beslut kan vara en väg g framåt • Finns det en formaliserad process – Nej, detta är informella processer 15 2011-11-02 Illustrerade frågor Kommunikation Hur påverkas aktörer här av tidigare beslut? Vad händer här? Vilken dokumentation skall finnas från föregående diskussioner i detta skede? En slags sammanfattning • I surret kring en idé skapas tankar som ger de första ramarna och att detta sker ad hoc (som det alltid gjort). Detta sker såväl i politikers diskussion som i utvecklingen av affärer. Det behövs kunskap om vad som sker i dessa processer och därefter får man bestämma om man vill formalisera dessa processer. Då kraven ökar från projektens sida är det troligt att någon form av formalisering behövs. Yepp. That’s it folks…. 16 2011-11-02 Och nu då… • Vad tänker ni om det här? • Gruppdiskussion, 3p • Utgångspunkt för samtal – Erfarenhet av vad som sker innan projekt definieras? – Effekter, Effekter påverkan på fortsatt arbete? – Behövs en formaliserad process för detta? – Hur förhåller sig detta till projektledningskompetens Tack för er tid denna morgon, g , ha en bra dag! Göran Lindahl g [email protected] @ 17
© Copyright 2024