upphandling av bemanning Case 1 CASE 2 Tabell Krönika tips Vattenfall bpo-outsourcade och sparade 12 procent, sid 34 HP ska själva bemanna så mycket att de måste anlita bemanningsföretag, sid 35 20 sätt att hitta din tillfälliga personal, sid 36 Nätbaserade lättviktare pressar priserna på jättemarknaden, sid 37 Fyra tips till hugade spekulanter, sid 37 ”Var extremt tydlig när du hyr it-folk” björn westin på Affärsconcept är månadens expert tipsare. ett glasklart förfrågningsunderlag och ett bra avtal är a och o när du ska hyra tillfällig it-personal eller resurskonsulter. – Ta noga reda på vilka ittjänster som ska utföras. När den bilden är uppenbar ska du ta reda på vilka kunskaper och erfarenheter som behövs för att utföra dem, säger Björn Westin. Han är upphandlingskonsult på Affärsconcept som hjälper offentlig sektor med upphandlingar. Nästa steg är att formulera ett förfrågningsunder- vattenfall: Sparade 12 procent med BPO Vattenfall lägger ut upphandlingarna hos en enda konsultförmedlare, sparar pengar och slipper krånglet. Förra året fick det vara nog. Vattenfall stod i ett läge då man hyrde in ett hundratal it-konsulter från 35 olika leverantörer. Upphandlingarna hade blivit ineffektiva. – Många gånger när vi har sökt en specifik kompetens har den inte gått att få från våra ramavtalsleverantörer, så vi har fått söka bredare. Det har varit tidsödande, och varje konsultföretag har egna avtal och rutiner. Priserna låg över marknadspris och det fanns ingen samlad bild, säger Viktor Lundberg, sourcingchef påVattenfall Business Services Nordic. Viktor Lundberg beslutade sig för att lägga ut alla it-konsultupphandlingar i form av en business process 34 | CIO Sweden 3, maj 2010 www.cio.se lag till bemanningsföretag eller konsultmäklare så att de förstår vilken kandidat du söker och den verksamhet de ska rekrytera till. Förutom olika kriterier på it-personer du söker är det viktigt att bemanningsföretaget eller konsultmäklaren vet hur it-miljön ser ut. Om det handlar om it-driftsbemanning ska driftmiljön beskrivas. – Många felbemanningar beror på att köparna har varit otydliga. Ju noggrannare förfrågan är, desto outsourcing (BPO) hos en enda konsultförmedlare. Valet föll på Madeo, som tog över Vattenfall Business Services Nordics samtliga konsultavtal. – När vi ska anlita en it-konsult har vi en kanal mot Madeo, som i princip sköter hela upphandlingsprocessen. Hos Madeo finns en partnerwebb där konsultbolag kan ta del av offertförfrågningar och lägga bud i en omvänd auktion. – Vi anger ett maxpris och leverantörerna budar under varandra på webben, säger Viktor Lundberg. Madeo synar offerter, går igenom cv och gallrar fram kandidater. Vattenfall intervjuar och väljer. Varför omvänd auktion? – Vårt motto är rätt konsult för uppdraget till rätt pris. Det är inte alla gånger man behöver en specialist som kostar 1 500 kronor i timmen. Hur snabbt får ni konsulterna? – Madeo har SLA-nivåer, som innebär att de presenterar tre kandi- större chans blir det att du får exakt rätt kompetens, säger Björn Westin. Begreppet resurskonsult kan till exempel ha olika betydelser hos köpare och säljare, menar han. – Beskriv om it-avdelningen ska styra personen för olika arbetsuppgifter, eller om konsulten på eget initiativ ska jobba självständigt för att leverera resultaten. Bestäm hur lång tid bemanningsföretaget har på sig att sålla fram kandidater. Sedan är det dags viktor lundberg på Vattenfall har lagt ut all konsultupphandling på en partner. att skicka ut underlaget till omkring fem företag. Vad ska avgöra? – De som bäst svarar mot dina behov ska vinna! Om några offerter är snarlika, träffa dem personligen, säger han. I avtalet är det viktigt med sekretessklausuler, vad som ska hända om du får resurser som inte möter dina krav, kontaktpersoner hos avtalsparterna som hanterar de löpande frågorna i avtalet och vilket ansvar leverantören har för det arbete som utförs. ] dater inom 24 timmar. Vi har också SLA för att korta våra beslut. Vilka är vinsterna? – Vi har frigjort tid och fått effektivare processer. Tidigare fick varje gruppchef ta fram kravspec, skicka offertförfrågning, och gå igenom ett 40-tal CV ... På en annan webbplats får Vattenfall tillgång till konsultstatistik som tidigare fanns ostrukturerad i Excel ark och pärmar. Vad betalar ni? – Inget. Madeo tar ut en administrativ avgift från konsultleverantörerna. Vi har sparat drygt tolv procent av våra konsultkostnader. ] vattenfall Verksamhet … Shared service center inom Vattenfall Antal anställda … ca 700 Upphandlad tjänst … Out sourcad it-konsultupphandling Investeringsbelopp … noll Leverantör … Madeo Webb … vattenfall.se bemanning | upphandlingsguiden hewlett-packard: Hyr 200 it-proffs VARJE ÅR När it-jätten HP ror hem en ny outsourcingaffär står tre bemannings företag redo att skicka it-proffs. ett tiotal nya outsourcingaffärer i Sverige. I en del av dem övertar HP kundernas befintliga driftpersonal, men inte alltid. Och då gäller det att snabbt gallra fram itpersonal till övertagandet. – Sedan tidigare har vi säkerställt att vi får de it-resurser vi behöver från Poolia, Elan IT eller E-work. Kompetenser vi söker är i regel supportpersonal, drifttekniker, Unixtekniker eller projektledare, säger Karl Pettersson, leveransansvarig på HP:s outsourcingverksamhet. Varför rekryterar ni inte själva it-folk till affärerna? – Det skulle ta för lång tid. Vi skulle aldrig kunna få fram it-personal på plats inom några dagar. Till exempel Poolia är oerhört snabbt. Dels kan Poolia bemanna med egna anställda, dels kan de finna it-resurser via sitt nätverk, säger Karl Pettersson. En annan orsak är att HP alltid vill ha flexibilitet i de fall avtalen ändras eller avslutas. Årligen vinner HP När HP behöver bemanna en nyvunnen utkontraktering är första steget att snabbt ta fram en kravspec på vilka it-kompetenser som eftersöks. Därefter sållar exempelvis Poolia fram en handfull kandidater. Sedan gör HP tillsammans med bemanningsföretaget intervjuer innan avgörandet fälls. Varje år hjälper de tre bemanningsföretagen HP att bemanna mellan 50 och 200 tjänster till de svenska outsourcingaffärerna. Varför har ni valt just de här tre företagen? – Vi jobbar långsiktigt med företagen. De kan vår verksamhet, och känner till våra utmaningar. Företagen karl pettersson, HP. kompletterar varandra bra, och har olika inriktningar. It-konsultmäklaren E-work anlitar vi ofta när vi behöver nischade konsulter medan Poolia och Elan IT erbjuder generell it-kompetens, säger Karl Pettersson. Vad var svårast när ni upphandlade bemanningsföretagen? – Det tog tid innan vi hittade företag som passade. De måste ha rätt inställning, vara kreativa och kunna få fram it-resurser snabbt när det är bråttom. För oss är det också viktigt att deras kandidater inte bara kan tekniken – de måste även ha social kompetens, säger Karl Pettersson. ] hp Verksamhet … It-koncern Antal anställda … 1 550 fast anställda (2 200 inklusive inhyrd personal). Upphandlad tjänst … It-be manning Leverantörer … Poolia, Elan IT och E-work På webben … hp.se Verksamhet Kontor i Sverige bemanning, anställda på företagET Förmedlar konsulter med egen f-skattsedel it-supportresurser it-tekniker driftresurser systemutvecklare programmerare webbutvecklare databasadministratörer Acadeam www.acadeam.se Konsultuthyrning/förmedling av it-resurser. Dotterbolag till HR Academy Stockholm, Norrköping × × × × × × × × × Verksamhetsutvecklare, krav analytiker, projektledare, säkerhetskonsulter, it-arkitekter Academic Work www.academicwork.se ”Young professionals” för bemanning av både kortare och längre projekt. Finns i hela Sverige. CV-databas med 120 000 kandidater Stockholm, Göteborg, Lin köping, Malmö, Arlanda, Jön köping, Karlstad, Örebro, Kalmar × × × × × × × × × Projektledare, koordinatorer, testledare, testare, nätverks tekniker, webbredaktörer Adecco www.adecco.se Rekrytering, bemanning och konsulttjänster. Globalt företag Ingen uppgift × × × × × × × × × Projektledare, testare, server tekniker, SAP-konsulter ANTS www.ants.se Två nischområden: mjukvaru utveckling och it-drift. Rekrytering, uthyrning, underkonsulter Ingen uppgift × × × × × × × × × Ingen uppgift Assistera www.assistera.se Renodlad konsultmäklare. Alla kompetenser, primärt specialister inom utveckling av it och inbyggda system. Nätverk på 2 800 konsultbolag 5 × × × × Projektledare, systemarkitekter, testledare, testare, koordinatorer, verksamhetsutvecklare m m BrainPeople www.brainpeople.se Studenter och akademiker med upp till 5 års arbetslivserfarenhet Stockholm Connector Data www.connector.se It-konsult sedan 1983, bemannings företag sedan 1994 Linköping Dfind www.dfind.se It-rekryterings- och -konsultbolag inom Proffice-koncernen Stockholm, Göteborg, Malmö, Linköping, Arboga, Uppsala Elan IT www.elanit.se Globalt it-konsult- och it-rekryteringsföretag Ingen uppgift eWork www.ework.se Konsultmäklare inom it och management Ingen uppgift HireIT www.hireit.se Hyr ut it-konsulter till företag som annonserar (gratis) efter dem, dels på marknadsplatsen, dels på Linkedin, Twitter och Careerbuilder Ingen uppgift × iforce www.iforce.se Outsourcing, uthyrning, bemanning av it-specialister Ingen uppgift IT-Resurs www.itresurs.se It-rekrytering, -uthyrning, -konsultförmedling och -personalomställning Ingen uppgift Keyman www.keyman.se Mäklar management- & it-konsulter Madeo www.madeo.se upphandlingsguiden | bemanning 20 × × Andra it-resurser × × × × × × × Testare × × × × × × × × Chefer, utbildare, produkt kompetenser osv. Allt inom it × × × × × × × × Projektledare, Javautvecklare, bi-specialister, integrations specialister, it-säljare, testare, testledare, systemadministra törer, systemförvaltare m m × × × × × × × × Ingen uppgift × × × × × × × × Allt vad marknaden erbjuder × × × × × × × × Specialister, configuration managers, testare m m × ingen uppgift Leverantör KONSULTK ÄLLOR × × × × × × × Grafisk och webbdesign, mobilutveckling, e-handel, industriell automation, projektledning, cmsutveckling, Dynamics NAV × × × × × × × × × Projektledare, it-chefer,teamleaders, tekniska resurser Ingen uppgift × × × × × × × × Projektledare, kravhanterare, arkitekter, erp-/cm-specialister Konsultförmedling samt lösningar för att hantera konsultinköpsprocesser Stockholm, Malmö × × × × × × × × Projektledare, programledare, managementkonuslter, SAP PEAK-IT www.peak-it.se Bemannar med certifierad it-personal Stockholm, Göteborg, Malmö × × × × × × × × Supportchefer, teamledare Poolia www.poolia.se Rekrytering och uthyrning av kvalifi cerad personal och chefer inom ekonomi, it, teknik, life science, kontor, sälj, marknad, juridik och hr Ingen uppgift × × × × × × × × × Integration, databas/bi, erp, it-förvaltning m m Randstad www.randstad.se Globalt hr-service- och rekryterings företag. I Sverige specialiserat på it, administration, kontor, ekonomi, callcenter, sälj–marknad samt produktion och lager Ingen uppgift × × × × × × × × × Ingen uppgift Rossac www.rossac.se Allt från tekniker till management konsulter. Konsultdatabas med personal från 3 000 företag. ”Total ansvar från ax till limpa” Malmö × × × × × × × × Verksamhetskonsulter, erpspecialister, projektledare, managementkonsulter, it-chefer, mentorer Wise www.wise.se Auktoriserat bemanningsföretag Ingen uppgift × × × × × × Projektledare, teamledare, kompetenscoacher LISTAN VISAR ETT URVAL AV LEVERANTÖRER OCH erbjudanden. Uppgifterna kommer från företagen själva och är redigerade av CIO Sweden. 36 | CIO Sweden 3, maj 2010 www.cio.se Referenskunder Använder PBP, prestationsbaserade påslag. Marknaden idag begränsar oftast totalt påslag till 10 % att fördela per prestation × Ericsson, Ikea, Vägverket, SL, Posten, FMV, Försvaret, Sandvik Pc-support 350–465, programmerare 415–550, projektledare 495–750 kr/timme × Inom de flesta branscher – bank och finans, telekom, offentlig förvaltning Per timme, vecka, månad eller för funktion × Volvo IT, Ericsson, Nobel Biocare 3 månadslöner vid rekrytering, 400–750 kr/timme för bemanning beroende på kompetens × Tradedoubler, Mira Networks, Decuria Ingen uppgift × Stora ramavtalskunder som tyvärr ej får nämnas vid namn Betalning per timme och arbetstid efter kundens behov × Ingen uppgift X procent av vad kunden är beredd att betala (t ex 90% till konsulten och 10 % till Con nector Data) × SJV, FMV, FMLOG, Lin köpings Universitet, Unisys, Obligo, AMF, Micronic, Förlagsgruppen, Wmetal Timpris. Även en tjänst där vi fakturerar månadsvis och kon sulten sedan går i anställning hos kunden × CSC, Siemens, Anoto, SVT, Investor, Tele2, Bonnier, HiQ, Eniro, Telecomputing, Vattenfall, Logica Per timme eller per uppdrag × Ingen uppgift Procent av timdebiteringen × Scania, SEB, Teliasonera, Tele2, Swedbank, Läns försäkringar, Folksam Från 250–1 500 kr/timme × Ingen uppgift Beror på uppdraget × Ingen uppgift Supporttekniker c:a 350 kr/timme. Möjlighet för kunden att ta över konsulten efter inhyrning × BWM (support, projektledning), Apoteket (helpdesk) Timpris × Skandia, SvD, SJ, Banverket, RPS, Coop, Ahlsell, IBM Offert × Ingen uppgift Per timme eller per månad i funktionsåtaganden. Supporttekniker från 230 kr/timme × Ingen uppgift Per timme, per månad eller per uppdrag × Ingen uppgift Fast tim-/månadspris, alternativt omräkningstal baserat på lön × Ingen uppgift Konsulten (leverantören) betalar 40–100 kr/timme beroende på uppdragets längd, eller fast månadspris från 3 000 kr × Per timme, dag eller månad × Ingen uppgift krönika Prisbild/prisexempel Garanti vid fel resurs krönika | upphandlingsguiden Johan Cooke ställer i varje nummer samman CIO Swedens upphand lings guide. Den här gången är temat resurskonsulter – i nästa nummer handlar det om drifttjänster i molnet. Du når honom på [email protected]. Nätet pressar priserna på jättemarknaden Över tusen bemannings- och rekryteringsföretag vill slåss om dig som kund. I alla fall enligt sajten Autostaffer.se. Och branschen omsätter 20 miljarder om året. It-resurser utgör 1,6 miljarder av den kakan, enligt Bemanningsföretagen, en branschorganisation inom Almega-gruppen. Men i fjol var ett sorligt år för branschen. Drygt en fjärdedel av marknaden var stendöd. Det var en djup men kortvarig svacka. Nu har jakten på tillfällig it-personal börjat igen. Några bemanningsföretag uppger till och med att det blivit svårt att få tag i viss kompetens, såsom programspecialister. I den här upphandlingsguiden fokuserar vi på två kanaler när du söker tillfällig it-personal. Den första är resurs bemanning – företag som Poolia och Adecco, som skickar hyrpersonal under till exempel dina tillfälliga drifttoppar, eller för tidsbegränsade it-projekt. Den andra är konsultmäklare som Madeo eller E-work. De har ett konsultnätverk i ryggen, och nosar fram den itkompetens du behöver. Några av dem har även egna anställda konsulter. En annan variant är att låta exempelvis en konsultmäklare ta hand om hela rekryteringsprocessen, som Vattenfall gjorde på förra uppslaget. Det finns förstås fler vägar. Du kan knacka på hos olika itkonsultföretag utan att anlita en konsultmäklare. En annan väg är att anställa, och då köpa rekryteringstjänster (”urval”), eller för tyngre befattningar headhunting (”search”). Vissa rekryterings- och bemanningsföretag kan bemanna och ansvara för en hel avdelning. Det finns två tydliga trender i branschen. En är att tjänster- na – bemanning, uthyrning, rekrytering, omställning – flyter ihop. Den andra är att internetbaserade bemannare vill vara med och slåss om uppdragen. De har inga kontor, få anställda, och har nätet som kanal. Och då kan de konkurrera med lägre prislappar för sina frilansande it-konsulter. ] 4 tips för personalsökare ❶ Ställ krav på tjänste- Sweden Reinsurance (it-support) leverantören. Det ska finnas tydlighet kring etik, kvalitetsuppföljning och garanti. ❷ Följ upp så att det som avtalats tillämpas. ❸ kommunicera löpande med motparten om förändringar och möjliga problem. Då minskar du risken för störningar i relationen. ❹ Muntliga överenskommelser gäller – men kan vara svåra att verifiera i efterhand. www.cio.se CIO Sweden 3, maj 2010 | 37