KK-stiftelsen ) S ammanträde sdatum 2013-09-10 ^ PROTOKOLL K K S - Styrelse Plats Ulfsunda slott, Bromma Deltagande styrelseledamöter Margareta Norell Bergendahl, ordförande Ola Asplund § 5 p 47/13 - 55/13 Eva Cederbalk Lars Ekedahl Kerstin Eliasson Kajsa Eliegård Helena Malmqvist Björn Sundell Gunnar Wetterberg § 1 - § 5 p 48/13, § 5 p 54/13 - § 6 Närvarande från kansliet Madelene Sandström, vd Eva Högström, sekr Stefan Östholm U l f Hall Anders Ahl Mats Waltré § 5 p 52/13 Övriga deltagare Björn Tude, Gernandt & Danielsson § 5 p 47/13 Anmält förhinder Bengt Lennartson § 1 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. § 2 Val av justeringspersoner Lars Ekedahl utsågs att, jämte ordföranden och vd, justera dagens protokoll. § 3 Föregående mötesprotokoll Protokollen från mötet den 17 juni 2013 samt det konstituerande mötet den 27 juni 2013 godkändes. § 4 Jäv Inget jäv anmäldes. § 5 Ärenden för behandling 44/13 Val av ordförande i KK-stiftelsens styrelse T.f. ordförande Margareta Norell Bergendahl fick vid det konstituerande styrelsemötet den 27 juni 2013 i uppdrag att bereda frågan om en ordförande till KK-stiftelsens styrelse. Margareta Norell Bergendahl har berett frågan på sedvanligt sätt, d.v.s. med kontakter och diskussioner med ett antal ledamöter. Därutöver har Margareta Norell Bergendahl haft kontakt med föregående styrelseordförande Christina Ullenius. Margareta Norell Bergendahl föreslog att Kerstin Eliasson ska väljas till ordförande i KKstiftelsens styrelse. Styrelsen beslutade enhälligt att välja Kerstin Eliasson till ordförande i KK-stiftelsens styrelse under tiden 11 september 2013 - 30 juni 2016. Till ordförande för dagens möte utsågs Margareta Norell Bergendahl. 45/13 Val av vice ordförande Styrelsen beslutade att ajournera frågan om vice ordförande i styrelsen till styrelsemötet den 13 december 2013. 46/13 Firmatecknare Styrelsen beslutade vid mötet att firmateckningsrätten bör ges till två personer i förening (i olika konstellationer). Efter mötet har framkommit att vd-instruktionen och den interna delegationsordningen måste ändras för att vara kongruenta med firmateckningsrätten. Styrelsen upphävde då beslutet från dagens sammanträde genom förfrågan och svar till samtliga ledamöter från ordföranden. Ordföranden föreslog samtidigt att nedanstående skulle gälla angående firmateckningsrätten fram till den 13 december 2013. Styrelsen beslutade att 1. till firmatecknare utse Vd Madelene Sandström ensam eller styrelseordförande Kerstin Eliasson och ledamot i styrelsen i förening eller styrelseordförande Kerstin Eliasson och vd Madelene Sandström i förening 2. frågan om styrelsens delegation till vd i vd-instruktionen samt firmateckningsrätten ska utredas till styrelsesammanträdet den 13 december i syfte att åstadkomma en klar och tydlig beslutsordning. Utredningen ska bl.a. omfatta hur den löpande förvaltningen av kansliet ska hanteras (löpande kostnader för löner, lokaler m.m.) samt frågan om större beslut inom kapitalförvaltningen (idag delat mellan kapitalutskottet och vd) och frågan om beslut om stöd till projekt (idag delegerat till vd upp till 8 mnkr/projekt). 3. förslag till beslut ska läggas fram till styrelsemötet den 13 december 2013. Enligt stiftelselagen kan hela styrelsen alltid teckna firma. 47/13 Information om ansvar mm i en stiftelsestyrelse Stiftelsens jurist, advokat Björn Tude från Gernandt & Danielssons advokatbyrå, informerade om det ansvar som åligger en styrelseledamot i en stiftelse. Björn Tude påpekade särskilt att en stiftelse inte har några ägare som kan ge direktiv till styrelsen. Styrelsen gör själv egna bedömningar (om tolkningen av stadgarna m.m.) och utformar verksamheten. Styrelsens uppgift är att se till att ändamålen i stiftelsestadgarna uppfylls. I KK-stiftelsens stadgar utgör § 1 , 3 och 4 ändamålen. Om styrelsen delegerar till en vd att sköta den löpande förvaltningen av verksamheten är det styrelsens skyldighet att följa upp att detta har gjorts i enlighet med ändamålen i stadgarna. Styrelsen ställde frågor samt diskuterade skattelagstiftningen avseende stiftelser, LOU, offentlighetslagstiftningen m.m. Styrelsen diskuterade också vilken status de granskningar som utförs av IVA/KVA har. Stiftelsen kommer att granskas av IVA/KVA under våren 2015. Det är viktigt att stiftelsen och IVA/KVA, inom ramen för det avtal som slutits mellan ett antal stiftelser och IVA/KVA är överens om förutsättningarna för granskningen och hur den läggs upp. Styrelsen diskuterade § 5 i stiftelsens stadgar. Paragrafen behandlar hur styrelsen ska utses, den ändrades av regeringen 2010. Utformningen är inte fullständig exv. vad som gäller i det fall en föreslagen ledamot inte väljs av styrelsen. Styrelsen ansåg att man borde diskutera denna paragraf med systerstiftelserna. 48/13 Vd-rayport Styrelsen har tillställts vd-rapporten i den version som är uppdelad per högskola. Denna behandlades i korthet vid det informationsmöte om KK-stiftelsens verksamhet som arrangerades dagen innan styrelsemötet. Stefan Östholm lämnade rapport angående de pågående utlysningarna. I HÖG-programmet inkom 67 ansökningar varav 37 lämnats vidare för vetenskaplig bedömning. Vad gäller programmet Företagsforskarskola har fem intresseanmälningar lämnats in. Slutlig ansökan ska vara inne den 12 september. Till programmet Forskningsprofiler har inkommit sex intresseanmälningar. De båda sistnämnda programmen innebär stora satsningar från lärosätenas sida och det är ett omfattande arbete att ta fram en ansökan (tillsammans med näringslivet). För programmen Avans (Avancerade utbildningar), SIDUS (Starka distribuerade forskningsmiljöer) och Strategiska rekryteringar går ansökningstiden ut under september månad. Beslut om projektstöd inom de ovannämnda programmen fattas under hösten 2013. Forskningsprofiler beslutas dock först under 2014. Anders Ahl redovisade utvecklingen av stiftelsens kapital. Avkastningen sedan årsskiftet är 10,3 % för hela portföljen och marknadsvärdet uppgick den 31 juli 2013 till 7,5 miljarder kr (vid föregående årsskifte 7 miljarder kr). Aktieportföljen har stigit med 16,4 % och utgör nu 60,4 % av tillgångarna. V i har varit överviktade i aktier jämfört med referensportföljen (58 % ) . V i har inte sålt aktier för att komma ner till 58 %, detta har under året varit en klok strategi. När räntorna stiger sjunker värdet på obligationer. Kapitalförvaltningen har under året arbetat med att diversifiera stiftelsens ränteportfölj för att minska ränterisken. Arbetet fortsätter. V i har investerat i produkter med rörlig ränta som gett bättre avkastning än våra räntefonder. Under hösten kommer kapitalförvaltningen, utöver ordinarie arbete, att fokusera på hållbarhetsarbete och bl.a. genomföra en analys av de enkätsvar vi fått från våra hedgefonder m.fl. angående deras hållbarhetsarbete. Analyser pågår inför en investering i utländska aktiefonder och i övrigt ska det nya kapitalutskottet sättas in i arbetet. Ulf Hall informerade om stiftelsens aktiviteter inom kommunikation. V i har deltagit i HSS (Högskola och Samhälle i samverkan), ger ut pressreleaser tillsammans med lärosätena ang. de beviljade projekten, skriver debattartiklar, arbetar tillsammans med andra finansiärer om kommunikativa satsningar, redovisar på olika sätt resultatet av vår verksamhet m.m. Styrelsen ansåg att det är av stor vikt att stiftelsen har en bra kommunikationsstrategi och arbetar aktivt med att presentera stiftelsens verksamhet. V i bör fortsätta på den inslagna väg som U l f Hall presenterat. Eva Högström redovisade det ekonomiska utfallet t.o.m. juli 2013. Av budgeten på 401 mnkr för projektstöd har 137 mnkr utnyttjats för beslut. Ett antal större beslut fattas under hösten 2013 bl.a. inom programmen HÖG, KK-miljöer och Företagsforskarskolor. Prognosen för projektstödsbeslut uppgår till 350-400 mnkr för hela 2013. Kansliets kostnader ligger t.o.m. juli något under budget men prognosen för helårsutfallet är 48 mnkr vilket är lika med budget. Utbetalningarna av projektstöd beräknas uppgå till 225 mnkr vilket är i enlighet med budget. Styrelsen beslutade att godkänna vd:s rapport. 49/13 Anmälan om protokoll från Kapitalutskottet 2013-08-23 Protokollet från kapital utskottet den 23 augusti 2013 anmäldes. 50/13 Val av ledamöter i kapitalutskottet Enligt tidigare styrelses beslut ska stiftelsens styrelse ha ett kapitalutskott. En instruktion för utskottet finns beslutad. I utskottet ska ingå styrelsens ordförande, kapitalförvaltningschef och vd samt ytterligare ledamöter som beslutas av styrelsen (kan vara styrelseledamöter eller externa experter). Vid det konstituerande styrelsemötet den 27 juni 2013 fick kapitalutskottet i uppdrag att bereda frågan om ledamöter i utskottet från och med den 11 september 2013. Utskottet har lämnat ett förslag till styrelsen. Styrelsen beslutade att 1. utse Eva Cederbalk till ordförande i kapital utskottet för tiden 11 september 2013 - 30 juni 2016 2. utse Björn Sundell till ledamot av kapitalutskottet för tiden 11 september 2013 - 30 juni 2016 3. utse Anders Thorendal till expertledamot i kapitalutskottet för tiden 11 september 2013-30 juni 2016 4. uppdra till kapitalutskottet att ta fram förslag till ytterligare en expertledamot för beslut i styrelsen den 13 december 2013 5. notera att, enligt tidigare beslut, ingår styrelsens ordförande, kapitalförvaltningschefen och vd i kapitalutskottet. 51/13 Reflektioner över information och diskussioner den 9 september Dagen innan styrelsemötet anordnade vd en eftermiddag med information om stiftelsens verksamhet. Information lämnades om kärnverksamheten (stöd till forskning och avancerad utbildning vid landets nya lärosäten), stiftelsens kapitalförvaltning, ekonomi och kommunikation. Tillfälle gavs till frågor och diskussioner. Styrelsen förklarade sig vara nöjd med den lämnade informationen och konstaterade att det kommer att kräva ytterligare tid för att sätta sig närmare in i verksamheten. 52/13 Beslut om stöd till Företass forskarskola+ vid Karlstads universitet Företagsforskarskolan VIPP (Values Created in Fibrebased Processes and Products) vid Karlstads universitet startade sin verksamhet under 2011 med ett stöd från KK-stiftelsen på 24,3 mnkr (dnr 20100268). KK-stiftelsen har under 2012 arbetat med utveckling av programformen Företagsforskarskola och möjliggör nu för lärosätena att anta doktorander i två steg med två års mellanrum. Även redan beslutade företagsforskarskolor erbjuds denna möjlighet. Karlstads universitet har inkommit med en ansökan om 6,76 mnkr (exkl. OH) för att kunna anta ytterligare fem doktorander till företagsforskarskolan VIPP. Bedömningsgruppens ordförande, Kyösti Tuutti, rekommenderar att KK-stiftelsen beviljar det sökta stödet och vd instämmer i Kyösti Tuuttis rekommendation. Styrelsen beslutade att 1. avsätta högst 8,1 miljoner kr (inkl. OH) ur den ekonomiska ramen Företagsforskarskolor 30200013 (KUB) till företagsforskarskolan VIPP Plus vid Karlstads universitet, dm 20130116 2. uppdra till vd att inleda förhandlingar samt sluta avtal med Karlstads universitet avseende företagsforskarskolan VIPP Plus. Punkten förklarades omedelbart justerad. 53/13 Sammanträdesdatum Styrelsen 2014 beslutade att fastställa följande sammanträdesdatum 2014 Tisdagen den 25 mars 2014 kl. 10.00 - 15.00 Tisdagen den 20 maj 2014 kl. 10.00 - 15.00 Onsdag - torsdag 10-11 september 2014 lunch - lunch Måndagen den 8 december 2014 kl. 10.00 - 15.00 54/13 Styrelsens arbetsformer, facklist deltasande på styrelsemöten, enhetschefers på styrelsemöten närvaro Styrelsen beslutade att 1. vid varje sammanträde avsätta viss tid för egna överläggningar (exkl. kansliet) 2. de fackliga klubbarna vid KK-stiftelsen får ha en (gemensam) representant vid styrelsemötena. Representanten har närvaro- och yttranderätt 3. utöver vd och kanslichef (sekreterare) har verksamhetschefen, kapitalförvaltningschefen och kommunikationschefen möjlighet att delta i sammanträdena 4. utvärdering av arbetsformerna ska ske om ca ett år. 55/13 Remiss, reserinsens skrivelse om hösskolestiftelser KK-stiftelsen har av regeringen inbjudits att lämna synpunkter på departementsskrivelsen 2013:49 Högskolestiftelser - en ny verksamhetsform för ökad handlingsfrihet. Styrelsen ansåg att stiftelsens svar bör utgå från den verksamhet som stiftelsen bedriver. Styrelsen beslutade att uppdra till vd att ta fram utkast till remissvar. Remissvaret ska delges styrelsen via mail. § 6 Övriga frågor 1. Styrelsehandlingar Vissa praktiska frågor angående hanteringen av styrelsedokumenten i E-meetings togs upp. Vd åtog sig att föra informationen vidare till IT-chefen. G* 2. 20-årsjubileum Vd informerade om att vd-gruppen (systerstiftelserna) tagit upp frågan om ev. arrangemang i samband med stiftelsernas 20-årsjubileum. Styrelsen ansåg att jubileet bör uppmärksammas. Formerna får närmare diskuteras. Vid protokollet Eva Högström fusteras Margangla Norell feergendarll Lars Ekedahl