Boka via Outlook
Kommunens mötesrum bokar du genom en kalenderfunktion i Outlook.
Alla medarbetare kan nu boka mötesrum, bil och cykel via Outlook. Tänk på att du
endast bokar tid i bokningskalendrarna. Mötesförfrågan måste du skicka ut från din egen
kalender.
Glöm inte att avboka om du inte tänker använda rummet/bilen/cykeln.
1. Öppna Outlook för att boka
Börja med att öppna Outlook.
Längst ned i den vänstra kolumnen finns ikoner,
här markerade på bilden med en röd cirkel.
Gå ned till ikonerna och klicka på ikonen:
”mapplista”.
2. Öppna ”Gemensamma mappar”
Nu ska du öppna tre mappar som ligger under
varandra. De är markerade med rött i bilden.
Klicka en (1) gång på den vita pilen till vänster
om respektive mapp för att öppna den.
Börja med att öppna (expandera) mappen:
”Gemensamma mappar”.
Öppna (expandera) sedan mappen:
”Alla gemensamma mappar”
Som tredje steg öppnar (expanderar) du nu
mappen: ”ADM”
3. Öppna ”Mötesrum”
I listan hittar du nu tre mappar som börjar med
ordet ”Mötesrum” (en för respektive fastighet:
Kommunhuset, Kinnaström och Rydal). De är
markerade med rött i bilden.
Öppna (expandera) den mapp du vill öppna och
markera den kalender du vill boka i.
Boka bil eller cykel
Du hittar även tre mappar som börjar med ordet
”Bilar” (Kinnaström, Kommunhuset och Kunskapens hus) och en mapp som heter ”Cykelutlåning” (Kinnaström och Kommunhuset).
4. Flera mötesrum att välja mellan
Du har nu flera mötesrum att välja mellan i Kommunhuset, Kinnaström och Rydal. De är markerade med rött i bilden.
Välj det som passar dina behov.
5. Öppna kalendern
Välj det rum du vill boka genom att klicka på det.
Se röd markering i bilden.
Då öppnas kalendern.
6. Markera tid i kalendern
Markera den tid du vill boka och högerklicka.
Välj ”Ny avtalad tid”.
7. Välj datum och tid
En ny ruta kommer upp där du fyller i ämne och
väljer datum och tid.
Ange alltid förvaltning/enhet, syfte med mötet
och vem som bokar.
I fältet ”Ämne” anger du:
Förvaltning/enhet och syfte med mötet
I fältet ”Plats” anger du:
Kontaktperson och telefon
Ange om mötet inte ska visas på kommunens
informationsskärmar.
Välj ”Spara och stäng”
Nu är bokningen i kalendern klar och syns för
alla medarbetare.
Planera bättre med kalendern
För att det ska vara enkelt att boka kan du lägga till kalendrar som favoriter bland dina egna
kalendrar.
1. Enklare att planera
Via din vanliga kalender i Outlook kan du sedan
se både din veckoplanering, lokalbokning och/
eller bilbokning.
2. Välj kalender
Börja med att högerklicka på den kalender du vill
lägga till som favorit och välj ”Lägg till i Favoriter”.
Klicka sedan på knappen ”Lägg till”.
Ditt val sparas och läggs i mappen ”Favoriter”
under ”Gemensamma mappar”
3. Gå tillbaka till kalender
Lämna gemensamma mappar genom att klicka
på ikonen”kalender” (markerad med en röd ring)
I listan hittar du nu din sparade kalender.
4. Se flera kalendrar samtidigt
Här visas två kalendrar så att du ser dels den
egna arbetskalendern (blått), dels bokningen
samma vecka i ditt förvalda mötesrum (grönt).
Här skulle du även kunna lägga till en eller flera
bilkalendrar.