LEDARSKAP OCH KOMMUNIKATION
Personlig planering
- tips och råd för en
effektivare vardag
Kom och lyssna till våra
kostnadsfria seminarier:
Jobba hjärnsmart och bli mer
effektiv
Kommunicera effektivt i din
ledarroll
Tips på hur du kan arbeta med din planering för att både få jobbet gjort men
också uppleva att vara närvarande och känna tillfredsställelse under tiden.
1. Avsätt tid för din planering!
Se till att du har en tid avsatt i din kalender varje vecka för att jobba med din
planering. Du bokar helt enkelt ett planeringsmöte med dig själv, förslagsvis en
timme i slutet av veckan där du följer planeringsmodellen och tittar framåt.
2. Börja stunden med att ta reda på nuläget
- Vad har blivit gjort av det du planerat?
- Vad blev inte gjort av det du planerat att göra?
- Vilka mål hade du satt upp för veckan?
- Vilka intentioner hade du för veckan?
- Vilka lärdomar tar du med dig för framtiden?
Var noggrann med att avsluta det som fortfarande ”hänger kvar”. Det betyder
inte att du gör saker klara utan det betyder att du sätter av tid framåt för att
ta hand om det som inte har blivit gjort, antecknar på en lista det som du ser
behöver göras för att senare kunna avsätta tid till det. Jag brukar använda mig
av uttrycket att ”städa rent” efter veckan.
Kurs: Personlig effektivitet
- ta kontrollen över ditt liv
med personligt ledarskap
I en halv miljon svenskars arbetsuppgifter ingår det att planera sin egen
tid. Att kunna fatta beslut om vad som
är viktigast och att prioritera. Du får
betalt för att sätta en plan - men hur
ofta planerar du?
Vår utbildning ger dig överblicken och
verktygen för att du snabbt ska kunna
göra ett val och ta itu med arbetet.
Efter utbildningens två dagar har du
en rensad inbox och en strukturerad
kalender med en hållbar plan för
kommande fem veckor.
3. Nu kommer du in i planeringsfasen
- Hur ser det ut framåt i tiden?
- Vilka tillfällen finns där redan planerade?
- Vad kommer hända de närmaste veckorna.
Jag föreslår att du tittar upp till fem veckor bort. Titta också igenom de dokument
du har för olika mål och projekt, det kan vara saker som är planerade för närmaste kvartalet, året eller åren. Bli närvarande till att det är det du gör nu och de
kommande veckorna som kommer ge dig resultatet i slutänden. Vad behöver du
avsätta tid för i almanackan för att säkerställa att du kommer nå dit du förutsatt dig
och på tiden du förutsatt dig?
4. Femveckorsplanering
Gör nu en planering av de fem kommande veckorna genom att börja med att
titta på den veckan som ligger fem veckor bort, börja skriva in de saker som du
redan vet skall hända den veckan. Avsätt tid för arbete som du vet att du måste
utföra under veckan.
© Hillevi Cederberg 2013
Hillevi Cederberg
författare till den här
artikeln. Du möter
henne på våra kurser
och seminarier inom
ledarskap och personlig
effektivitet.
LEDARSKAP OCH KOMMUNIKATION
När det är gjort så går du nu tillbaka i almanackan och tar veckan som ligger 4 veckor bort, (den veckan vara fem
veckor bort förra veckan så du har redan tittat på den en gång tidigare men fortsätt att schemalägga det som
skall finnas den veckan.
Nu går du till tredje veckan bort i almanackan, blir närvarande till vad som är planerat den veckan, skriver in nya
saker, kanske plockar bort något som du vet inte kommer hända och till sist så går du tillbaka till 2 veckor bort
och gör samma sak där.
5. Närtidsplanering
Nu har du närmaste veckan att ta hand om, den som kommer. Du har arbetat med den här veckan de senaste
fyra veckorna så det finns inget som överraskar dig nästa vecka. Det som skall hända är redan inplanerat i tid så
för den kommande veckan är det ett helt annat arbete att göra.
Vad som finns nu är att sätta ner vilka mål du vill uppfylla nästa vecka samt att förbereda dig inför veckan.
Förbered allt så lång det går, ta fram underlag, läs igenom, bekräfta möten som är planerade (är de som du skall
möta klara på att de skall ha möte med dig?)
Tänk uttrycket ”Du får inte vad du förväntar dig, du får vad du förtjänar”, ta därför alla aktioner du behöver för
att säkerställa att det som du tänkt hända kommer att hända.
6. Planera arbetet, jobba efter planen!
Nu är du väl förberedd för att ha en fantastisk kommande vecka men framför allt – gör det som står i din kalender om
du inte gör det som står i din kalender så kommer du snart finna dig åka runt i andras planeringar och kalendrar utan
egen styrfart.
Planeringsmodellen
Under veckan rekommenderar jag dig
att du:
Avsätt tid
- Använder 15 minuter på morgonen för att sätta upp
dagen, vad som skall hända och vilka mål du har.
- Använd 15 minuter i slutet på dagen för att se vad som
blev gjort och vad du behöver avsätta ny tid i din kalender
för.
Ta reda på nuläget
Du kommer bli riktigt bra på att omprioritera när du
jobbar så här – det är en del av arbetet när man planerar.
Och slutligen, ha en fantastisk vecka där du kan vara riktigt närvarande och känna tillfredställelsen av att det du
sagt att du ska göra blir gjort!
Planeringsfasen
Femveckorsplanering
Närtidsplanering
Jobba efter planeringsfasen
Daglig uppföljning
astrakan.se 08-54 54 23 00