LEDNINGSSYSTEM
för Bröderna Näslunds
Byggares verksamhet
INNEHÅLL
KORT OM...
BOLAGET
3
VÅR VISION
3
VÅR MISSION
3
VÅRT LEDNINGSSYSTEM
3
VÅR KVALITETS- OCH MILJÖLEDNING
4
BRÖDERNA NÄSLUND BYGGARES LEDNINGSSYSTEM
AFFÄRSPROCESSER
5
1. MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING
5
2. LEVERANS
5
LEDNINGSPROCESSER
6
3. AFFÄRSPLAN
6
4. ORGANISATION & RESURSPLANERING
6
Organisation
Resursplanering
Personal
PERSONALPOLICY
7
LEDARSKAPSFILOSOFI
8
5. DOKUMENTHANTERING OCH KOMMUNIKATION
8
6. PLANERING & UPPFÖLJNING EKONOMI
8
7. UPPFÖLJNING & UTVECKLING VERKSAMHET
8
STÖDPROCESSER
9
LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITETS& MILJÖLEDNING
KVALITETSPOLICY
10
MILJÖPOLICY
11
2
KORT OM...
BOLAGET
Bröderna Näslund Byggare AB startade sin verksamhet 1997. Med ett drygt
30-tal anställda, varav cirka 25 hantverkare, har bolaget de senaste tre räkenskapsåren haft en omsättning på mellan 47 mkr och 74 mkr och en vinstmarginal på
cirka fem procent.
VÅR VISION
Med en omsättning på 140 mkr och en marginal på cirka tio procent upplevs Bröderna Näslund
Byggare som Stockholmsområdets mest attraktiva leverantör av ROT-uppdrag upp till 20 mkr
kronor.
VÅR MISSION
Genom att utveckla nya affärer skapar Bröderna Näslund Byggare arbetstillfällen, arbetsglädje och
förutsättningar för att samhället ska fungera och utvecklas.
VÅRT LEDNINGSSYSTEM
Ledningssystemet för Bröderna Näslund Byggares verksamhet är egenutvecklat och anpassat till
bolagets ledningsfilosofi, organisation och företagskultur. Ledningssystemet omfattar bolagets hela
verksamhet – Affärsprocess, Ledningsprocesser och Stödprocesser – enligt huvudprocesskartan nedan.
3
AFFÄRSPLAN
4
ORGANISATION
& RESURSPLANERING
5
DOKUMENTHANTERING &
KOMMUNIKATION
6
PLANERING &
UPPFÖLJNING
EKONOMI
7
UPPFÖLJNING
& UTVECKLING
VERKSAMHET
LEDNINGSPROCESSER
KUNDBEHOV
AFFÄRS-
1
MARKNADSFÖRING
&
FÖRSÄLJNING
2
LEVERANS
PROCESS
KUNDTILLFREDSSTÄLLELSE
STÖDPROCESSER
8
PERSONAL &
KOMPETENSUTVECKLING
9
MILJÖ,
ARBETSMILJÖ
& SÄKERHET
10
UPPDRAG
11
EKONOMI &
VERKSAMHETSSTÖD
3
Bolagets vision, mission, kvalitetspolicy och miljöpolicy är grundstenarna för BNB:s ledningssystem
och viktiga fundament för BNB:s affärsplan. Bolagets affärsstrategi baseras på dessa grundstenar och
affärsplanens handlingsplan beskriver hur strategin ska genomföras.
Innehållet i affärsplanens handlingsplan har brutits ner i rutiner och policys för samtliga bärande delar
av bolagets processer. Rutinerna återfinns i någon av de fem ledningsprocesserna och de berättar om
vilka funktioner och tjänster som omfattas av och ansvarar för att rutinen följs. Alla rutiner återfinns
även i bolagets tjänstebeskrivningar. I ledningsprocess 7 - Uppföljning & utveckling verksamhet redovisas bland annat hur rutiner och processer följs upp, samt resultatet av dessa kontroller och
revisioner.
De två affärsprocesserna – Marknadsföring & försäljning och Leverans – beskriver hur bolaget utifrån
ett kundbehov levererar sina kvalitets- och miljösäkrade produkter.
BNB:s fyra stödprocesser samlar alla de dokument och verktyg som används i den dagliga operativa
driften av verksamheten. Arbetet styrs av beslutade rutiner och processer, som återfinns under affärsoch ledningsprocesserna.
VÅR KVALITETS- OCH MILJÖLEDNING
Bolagets ledningssystem för kvalitets- och miljösäkring utgör en integrerad del av ledningssystemet och
uppfyller kriterierna för ISO 9001 respektive ISO 14001. I samarbete med Ragnsells Miljökonsulter har
bolaget inlett en process för att certifieras i enlighet med dessa system.
Bolagets kvalitets- och miljöledning utgår från framtagna riskinventeringar, kvalitets- och miljömål samt
krav för bolagets fyra leveransprocesser – totalentreprenader, generalentreprenader, försäkringsskador
och byggservice. Beslutade mål revideras och fastställs årligen och kraven i leveransprocesserna revideras, utvecklas och fastställs löpande.
Till de årliga kvalitets- och miljömålen kopplas konkreta handlingsplaner. För att uppfylla kvalitets- och
miljömålen samt leveransprocessernas krav är dessa nedbrutna i rutiner och konkreta insatser, som
samtliga återfinns i ansvariga funktioners och medarbetares tjänstebeskrivningar.
I det dagliga arbetet görs uppföljning av ledningssystemet främst på funktions- och medarbetarnivå att funktionerna/medarbetarna följer de rutiner som omfattas av medarbetarnas tjänstebeskrivningar.
Bolagets processer mäts även genom avvikelserapporter, stickprov och planerade kontroller via fastlagda rutiner.
Bolagets kvalitets- och miljöledning revideras årligen genom såväl intern som extern revison.
4
BRÖDERNA NÄSLUND BYGGARES
LEDNINGSSYSTEM
AFFÄRSPROCESSER
Bröderna Näslund Byggares (BNB) affärsprocess utgår från kundens behov och syftar till att – via
marknadsföring och försäljning samt definierade leveransprocesser – leverera en kvalitets- och
miljösäkrad produkt.
3
AFFÄRSPLAN
4
ORGANISATION
& RESURSPLANERING
5
DOKUMENTHANTERING &
KOMMUNIKATION
6
PLANERING &
UPPFÖLJNING
EKONOMI
7
UPPFÖLJNING
& UTVECKLING
VERKSAMHET
Operativt ansvarig för marknadsföring är vice
VD. Operativt ansvarig för försäljning är VD.
LEDNINGSPROCESSER
KUNDBEHOV
AFFÄRS-
1
MARKNADSFÖRING
&
FÖRSÄLJNING
2
LEVERANS
PROCESS
STÖDPROCESSER
8
PERSONAL &
KOMPETENSUTVECKLING
9
MILJÖ,
ARBETSMILJÖ
& SÄKERHET
10
UPPDRAG
1. MARKNADSFÖRING &
FÖRSÄLJNING
11
EKONOMI &
VERKSAMHETSSTÖD
KUNDTILLFREDSSTÄLLELSE
BNB:s marknadsföring och försäljning styrs
av affärsplanens marknadsföringsstrategi och
genomförs enligt årliga separat marknadsförings- och försäljningsplaner och dess handlingsplaner. Planerna revideras och godkänds
årligen av företagsledningen.
2. LEVERANS
Operativt ansvarig för leverans av bolagets produkter är VD. Leveransprocessen är den mest omfattande delen av bolagets verksamhet.
BNB:s produkter levereras i definierade uppdrag enligt fyra separata leveransprocesser, som är anpassade till leveransens entreprenadform och förutsättningar – totalentreprenader, generalentreprenader, försäkringsskador och byggservice. De rutiner som är är direkt kopplade till ett uppdrag ingår
som en integrerad del av respektive leveransprocess.
Leveransprocesserna revideras löpande och fastställs årligen av företagsledningen.
Kvaliten på leveransen av bolagets tjänster säkerställs dels genom BNB:s kvalitetspolicy, dels via fastställda rutiner för egenkontroller och rapportering av avvikelser.
5
LEDNINGSPROCESSER
BNB:s ledningsprocesser styr och ger riktlinjer och ramar för bolagets affärs- och stödprocesser.
3
AFFÄRSPLAN
4
ORGANISATION
& RESURSPLANERING
5
DOKUMENTHANTERING &
KOMMUNIKATION
6
PLANERING &
UPPFÖLJNING
EKONOMI
3. AFFÄRSPLAN
7
UPPFÖLJNING
& UTVECKLING
VERKSAMHET
Operativt ansvarig för bolagets affärsplan är
vice VD.
LEDNINGSPROCESSER
KUNDBEHOV
BNB:s affärsplan utgår från bolagets vision,
mission, kvalitetspolicy och miljöpolicy, som
AFFÄRSPROCESS
även utgör delar av planen. Affärsplanen
beskriver bolagets produkter, dess marknad
STÖDPROCESSER
och konkurrenter samt bolagets och verksamhetens styrkor, svagheter, möjligheter och hot.
8
9
10
11
PERSONAL &
MILJÖ,
UPPDRAG
EKONOMI &
KOMPETENSARBETSMILJÖ
VERKSAMHETSBaserat på denna kartläggning berättar affärsUTVECKLING
& SÄKERHET
STÖD
planen om bolagets affärsstrategi och planerade finansiella utveckling för de kommande fem åren. Med utgångspunkt från affärsstrategin avslutas
affärsplanen med en handlingsplan. Affärsplanen revideras och godkänns årligen av företagsledningen.
1
MARKNADSFÖRING
&
FÖRSÄLJNING
2
LEVERANS
KUNDTILLFREDSSTÄLLELSE
4. ORGANISATION & RESURSPLANERING
Operativt ansvarig för bolagets organisation och resursplanering är VD.
BNB:s organisationsuppbyggnad och ledningsfilosofi syftar till att föra ut operativa beslut relaterade
till affärsprocessen så nära leveransstället (arbetsplatsen) som möjligt. Övriga funktioner syftar till att
stödja, säkerställa och skapa förutsättningar för utveckling av leveransprocesserna – se organisationsscheman över funktioner och ledning på nästa sida.
ORGANISATION
Organisation
BNB:s företagsledning består av VD
och övriga tjänstemän och projektledare.
Företagsledningens främsta uppgift är att
löpande utvärdera samt ta beslut om
effektiviseringar och utveckling av
bolagets affärsprocesser, ledningsprocesser
och stödprocesser.
VD har ett övergripande ansvar för
bolagets hela verksamhet i enlighet med
styrelsens VD-instruktion (4.1.2). VD
har ett operativt ansvar för ledningen av
bolagets affärsprocess, som utgör den
största delen av bolagets verksamhet.
Vice VD har främst operativt ansvar för
bolagets ledningsprocesser, vilket inkluderar uppföljning, kontroll och utveckling av
processerna. Vice VD rapporterar till VD.
VD
VERKSAMHETSUTVECKLING
Vice VD
NYPRODUKTION & ROT
> 2 000´ KR
SAMT BYGGSERVICE
En projektledare (VD)
EKONOMI &
ADMINISTRATION
Ekonomiansvarig
FÖRSÄKRINGSSKADOR
< 2 000´ KR
Tre projektledare
LACKERING &
YTBEHANDLING
Lackeringsansvarig
ARBETSLEDARE
UNDERENTREPRENÖRER
MED RAMAVTAL
BNB:S HANTVERKARE
6
Funktionen ekonomi- och administration har operativt ansvar för bolagets samtliga ekonomifunktioner, vilket inkluderar bokföring, leverantörsfakturor, kundfakturor och löneadministration.
Ekonomiansvarige rapporterar till VD.
Leveransavdelningarna ”Nyproduktion & ROT > 2 000´ kr samt byggservice” och ”Försäkringsskador
< 2000´ kr” planerar och leder den dagliga leveransen av bolagets produkter, vilket inkluderar kalkyler,
anbud, avtal, inköp och löpande resurssättning. Avdelningarnas projektledare rapporterar till VD.
Varje leveransställe (produktionsplats för ett uppdrag) har en eller flera arbetsledare, som i vissa uppdrag på delegation från uppdragets projektledare planerar det dagliga arbetet, leveransställets inköp och
samordning av underleverantörer. Arbetsledarna är kollektivanställda och utses uppdrag för uppdrag.
Arbetsledarna och hantverkare rapporterar till utsedd projektledare för respektive uppdrag.
Resursplanering
Företagsledningen tar beslut om hur bolagets verksamhet ska organiseras, dimensioneras och resurssättas i enlighet med bolagets affärsplan och löpande enligt kundernas efterfrågan. Resursplanering
för leveransprocessens uppdrag sker inom ramen för uppdragen och i enlighet med de fyra separata
leveransprocessernas riktlinjer och rutiner.
Inköp
Operativt ansvarig för bolagets inköp är VD.
Inköp görs i första hand av godkända leverantörer, med vilka bolaget har avtal. Avtal som tecknas
med leverantörer ska innehålla information om bolagets kvalitets- och miljöpolicy samt krav på att
leverantören i första hand föreslår och väljer produkter och tjänster som är bästa val ur kvalitets- och
miljösynpunkt.
Inköp för leveransprocessens projekt sker inom ramen för projekten och i enlighet med de fyra separata leveransprocessernas). Inköpsansvar och inköpsrätt för bolagets övriga verksamhet anges i
bolagets inköpsrutiner och i respektive tjänstebeskrivning.
Personalens inköp av maskiner, verktyg och arbetskläder regleras av separata inköpsrutiner.
Personal
Operativt ansvarig för bolagets personaladministration är ekonomiansvarig.
Arbetet med och för bolagets medarbetare bygger på BNB:s personalpolicy och ledarskapsfilosofi, som
i sin tur är baserade på BNB:s vision och mission.
PERSONALPOLICY
Det är bolagets målsättning att varje enskild medarbetare – utifrån dennes förutsättningar –
ständigt ska få ett växande inflytande och ansvar över sitt eget arbete och de uppdrag denne
arbetar i. På så sätt ska alla medarbetare ges möjlighet att utvecklas både i sina roller i bolaget
och som människor. Det ska i sin tur leda till att alla BNB:s medarbetare respekteras för deras
yrkeskunnande och viktiga bidrag till samhällsutvecklingen.
7
LEDARSKAPSFILOSOFI
BNB tror på människors vilja och förmåga att utvecklas. Utveckling är ett resultat av ökat ansvar,
rätt stöd och ömsesidig respekt.
5. DOKUMENTHANTERING & KOMMUNIKATION
BNB:s rutiner för bolagets hantering av dokument och dess externa och interna kommunikation syftar
främst till att säkerställa leveransen av bolagets produkter utifrån uppställda kvalitets- och miljökrav.
Bolagets dokumenthantering och kommunikation utgör även ett verktyg för att stärka bolagets image
och identitet.
Dokumenthantering
Operativt ansvarig för bolagets dokumenthantering är vice VD.
BNB:s rutiner för dokumentstyrning syftar till att säkerställa att de dokument som styr bolagets verksamhet är kvalitetssäkrade och lätta att komma åt för behöriga användare, vilket även omfattar dokument för intern och extern kommunikation.
Framtagna rutiner styr och fastställer behörighet att besluta, producera och uppdatera bolagets dokument.
Kommunikation
Operativt ansvarig för bolagets kommunikation är vice VD.
BNB:s kommunikationsplan syftar främst till att beskriva hur bolaget kommunicerar med sina målgrupper, säkerställer att nödvändig information når dessa och genom vilka kommunikationsvägar.
Kommunikationsplanen tas fram och beslutas årligen av företagsledningen.
6. PLANERING & UPPFÖLJNING EKONOMI
Operativt ansvarig för bolagets planering och uppföljning av bolagets ekonomi är vice VD.
Företagsledningen tar årligen beslut om bolagets resultat- och likviditetsbudget i enlighet med beslutad
affärsplan. Operativt ansvarig för planering och uppföljning av bolagets ekonomi (vice VD) kontrollerar, följer upp och rapporterar beslutad resultat- och likviditetsbudget, tar fram prognoser för resultat
och kontrollerar bolagets inköp. Resultaten rapporteras månadsvis till företagsledningen.
7. UPPFÖLJNING & UTVECKLING VERKSAMHET
Operativt ansvarig för uppföljning och utveckling av bolagets verksamhet är vice VD.
Med utgångspunkt från BNB:s affärsplan sätter företagsledningen årligen mål för bolagets verksamhet.
Målen och verksamhetens processer och rutiner följs och mäts löpande. Resultatet presenteras för företagsledningen, som analyserar eventuella behov av förändring och tillsättande av nödvändiga resurser.
Genom dessa analyser och beslut driver företagsledningen bolagets utveckling.
8
STÖDPROCESSER
3
AFFÄRSPLAN
4
ORGANISATION
& RESURSPLANERING
5
DOKUMENTHANTERING &
KOMMUNIKATION
6
PLANERING &
UPPFÖLJNING
EKONOMI
7
UPPFÖLJNING
& UTVECKLING
VERKSAMHET
LEDNINGSPROCESSER
KUNDBEHOV
AFFÄRS-
1
MARKNADSFÖRING
&
FÖRSÄLJNING
2
LEVERANS
PROCESS
BNB:s fyra stödprocesser samlar alla de dokument och verktyg som används i den dagliga
operativa driften av verksamheten. Arbetet styrs
av beslutade rutiner och processer, som återfinns
under affärs- och ledningsprocesserna.
KUNDTILLFREDSSTÄLLELSE
STÖDPROCESSER
8
PERSONAL &
KOMPETENSUTVECKLING
9
MILJÖ,
ARBETSMILJÖ
& SÄKERHET
10
UPPDRAG
11
EKONOMI &
VERKSAMHETSSTÖD
9
LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITETS& MILJÖSÄKRING
De delar av ledningssystemet som säkerställer bolagets kvalitetsledning och miljöledning utgår från
kriterierna för ISO 9001 och ISO 14001. Bolaget har inlett en process i samarbete med Ragnsells
Miljökonsulter för att certifieras i enlighet med dessa system.
BNB inventerar årligen verksamhetens kvalitetsrisker. Dessa ligger till grund för övergripande kvalitetsmål, som bryts ner i årliga mål och konkreta handlingsplaner. Förutom dessa mål och planer styrs
kvalitetsarbetet av fastställda processer för bolagets fyra leveransprocesser – totalentreprenader, generalentreprenader, försäkringsskador och byggservice.
Ledningssystemet för miljösäkring är uppbyggt enligt samma system, kompletterat av en omfattande
miljöutredning, årlig inventering av gällande lagkrav samt rutiner för konkreta miljöåtgärder.
För att säkerställa att handlingsplanerna genomförs och leveransprocesserna följs är dessa nedbrutna i
konkreta rutiner och insatser, som samtliga återfinns i ansvariga funktioners och medarbetares tjänstebeskrivningar.
I det dagliga arbetet görs uppföljning av ledningssystemet främst på funktions- och medarbetarnivå –
att funktionerna/medarbetarna följer de rutiner som omfattas av medarbetarnas tjänstebeskrivningar.
Bolagets processer mäts även genom avvikelserapporter, stickprov och planerade kontroller.
Bolagets kvalitets- och miljöledning revideras årligen genom såväl intern som extern revison.
KVALITETSPOLICY
Bröderna Näslund Byggares mål är att i alla uppdrag uppnå rätt kvalitet.
Med rätt kvalitet menar vi att:
• vi i uppdraget följer alla gällande lag- och branschregler,
• därutöver fullt ut levererar enligt köparens beställning och förväntningar samt
• skapar ett mervärde för vår uppdragsgivare, våra medarbetare och ägare.
Vi arbetar målinriktat för att:
• ständigt förbättra ledningssystemet,
• alla medarbetare ska visa engagemang för att alltid uppnå rätt kvalitet och aktivt arbeta med
ständiga förbättringar och
• för att våra uppdragsgivare i en nära dialog med oss ska få möjlighet att bidra med idéer och
kritik, som utvecklar verksamheten.
Våra övergripande kvalitetsmål är att:
• Öka samtliga medarbetares engagemang för att minimera bolagets definierade kvalitetsrisker.
• Ständigt utveckla styrningen och kontrollen av bolagets pågående uppdrag.
Vårt arbetssätt
Så här arbetar vi för att säkerställa rätt kvalitet och ständiga förbättringar:
VI PLANERAR
Vi tar varje år fram ett antal kvalitetsmål och en handlingsplan för att nå målen. Målen ska ständigt
göra oss bättre. Inget av våra uppdrag är det andra likt. Därför planerar vi alla våra uppdrag i
detalj.
10
VI GÖR RÄTT
Vi har detaljerade checklistor för hur vi genomför våra olika typer av uppdrag – större totalentreprenader och generalentreprenader samt försäkringsskador och byggserviceuppdrag. Och alla
våra anställda har tydliga ansvarsbeskrivningar kopplade till lika tydliga rutiner.
VI UTVÄRDERAR
Varje år genomför vi både interna och externa revisioner av vårt ledningssystem för kvalitets- och
miljösäkring. Genom besiktningar av varje uppdrag och genom att åtgärda eventuella besiktningsanmärkningar säkerställer vi att våra uppdragsgivare är nöjda med vårt arbete. Vi träffar också
våra uppdragsgivare genom kundaktiviteter och kundmöten. Då lyssnar vi på deras förslag till
förbättringar och vad de tror om våra idéer.
VI FÖRBÄTTRAR
På schemalagda ledningsgruppsmöten, veckovisa projektmöten och regelbundna lagmöten med
samtliga medarbetare samlar vi in erfarenheter från genomförda uppdrag. Vi frågar efter och tar
in konkreta exempel på hur vi ständigt kan utveckla våra processer och arbetssätt. Samtidigt
diskuterar vi våra kunders idéer och kritik. Resulterar dessa dialoger i en förändring, informeras
alla anställda och förändringen ligger alltid till grund för en revidering av de individuella ansvarbeskrivningarna och rutinerna.
MILJÖPOLICY
Bröderna Näslund Byggare AB:s målsättning är att minimera bolagets negativa inverkan på vår
gemensamma miljö. Vi gör det genom att i den dagliga verksamheten uppfylla gällande miljölagstiftning samt genom att i vår produktion, i våra beslut och i vårt samarbete med beställare och
leverantörer arbeta proaktivt med att ständigt förbättra vårt miljöarbete och förebygga föroreningar.
Inom bolaget arbetar vi för att minska bolagets påverkan på miljön genom:
• mer effektiva transporter och lägre drivmedelsförbrukning,
• hanteringen av verksamhetens avfall,
• val av underentreprenörer,
• reducerad materialförbrukning och
• reducerad lokal påverkan via buller, damm och vibrationer.
I samverkan med våra beställare och samarbetspartners arbetar vi för att bidra till ett långsiktigt
hållbart samhälle genom att:
• ställa tydliga miljökrav på våra leverantörer och avtalspartners och
• föreslå miljöanpassade lösningar för våra beställare.
11