UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF-
INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF- INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 CONTENIDO SECCIÓN DE CONTABILIDAD ....................................................... 11 BIENES MUEBLES ................................................................................................................ 12 PROCESO 1: ............................................................................................................................... 13 “ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS” ...................... 13 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 15 PROCESO 2: ............................................................................................................................... 17 “INFORME DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES” ........................................................................... 17 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 19 PROCESO 3: ............................................................................................................................... 20 “PASES DE SALIDA DE BIENES” ............................................................................................. 20 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 21 PROCESO 4: ............................................................................................................................... 22 “REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES” .................................. 22 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 23 PROCESO 5: ............................................................................................................................... 24 “REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE UNIDADES ECONÓMICAS”24 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 25 PROCESO 6: ............................................................................................................................... 26 “REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS” .................................... 26 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 28 PROCESO 7: ............................................................................................................................... 30 “SOLVENCIA DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD (RETIRO)” ............................................. 30 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 31 CONCILIACIONES BANCARIAS Y CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................... 32 PROCESO 1: ............................................................................................................................... 33 “CONCILIACIÓN BANCARIA”................................................................................................. 33 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 41 Página 2 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: ............................................................................................................................... 46 “CONTROL DE CAJA FUERTE” ............................................................................................... 46 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 47 PROCESO 3: ............................................................................................................................... 48 “CONTROL DE ESCRITURA PÚBLICA DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS A FAVOR DEL IPM” .... 48 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 49 PROCESO 4: ............................................................................................................................... 50 “CONTROL DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS BANCARIAS”............................................. 50 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 51 PROCESO 5: ............................................................................................................................... 52 “CONTROL DE TÍTULOS DE MEDIA PAJA DE AGUA” ............................................................ 52 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 53 IMPUESTOS ........................................................................................................................ 54 PROCESO 1: ............................................................................................................................... 55 “ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DEL IPM ANTE LA SAT” ...................................... 55 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 56 PROCESO 2: ............................................................................................................................... 57 “DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE SOLIDARIDAD (ISO) TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)” .. 57 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 58 PROCESO 3: ............................................................................................................................... 59 “DECLARACIÓN DEL ISR TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)” ..................................................... 59 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 60 PROCESO 4: ............................................................................................................................... 61 “INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE AUTORIDADES DEL IPM ANTE EL REGISTRO TRIBUTARIO (RTU)” .............................................................................................................. 61 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 62 PROCESO 5: ............................................................................................................................... 63 “INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES” .................................................................... 63 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 64 Página 3 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: ............................................................................................................................... 65 “INTEGRACIÓN E INGRESO DE DATOS DE FACTURAS EMITIDAS EN ASISTE LIBROS DE LA SAT” ....................................................................................................................................... 65 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 66 PROCESO 7: ............................................................................................................................... 67 “PAGO DE DECLARACIÓN DEL ISR ANUAL (PAGO EXENTO) CON LOS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS”.................................................................................................. 67 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 68 PROCESO 8: ............................................................................................................................... 69 “PAGO DE RETENCIONES DE ISR” ......................................................................................... 69 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 70 PROCESO 9: ............................................................................................................................... 71 “PAGO DE RETENCIONES DE IVA” ........................................................................................ 71 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 72 NÓMINAS ........................................................................................................................... 73 PROCESO 1: ............................................................................................................................... 74 “DESCUENTOS DE NÓMINAS” .............................................................................................. 74 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 76 PROCESO 2: ............................................................................................................................... 78 “FINIQUITO DE PAGO DE LAS PRESTACIONES DE JUBILACIONES Y PENSIONES COBRADAS DE MAS” ................................................................................................................................ 78 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 79 CUOTAS .............................................................................................................................. 80 PROCESO 1: ............................................................................................................................... 81 “CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN” ........................................................................................ 81 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 83 PROCESO 2: ............................................................................................................................... 85 “CERTIFICACIONES DE CUOTAS APORTADAS AL RÉGIMEN PREVISIONAL” ........................ 85 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 86 Página 4 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: ............................................................................................................................... 87 “CUADRE MENSUAL DE CUOTAS 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO”.......... 87 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 91 PROCESO 4: ............................................................................................................................... 94 “SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA” .................................................................................. 94 Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 96 PROCESO 5: ............................................................................................................................... 98 “TRÁMITE DE REHABILITACIÓN” .......................................................................................... 98 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 100 PROCESO 6: ............................................................................................................................. 102 “TRASLADO DE CUOTAS”.................................................................................................... 102 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 106 SECCIÓN DE PRESUPUESTOS .................................................... 111 PROCESO 1: ............................................................................................................................. 112 “CIERRE FISCAL MENSUAL Y ANUAL” ................................................................................. 112 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 113 PROCESO 2: ............................................................................................................................. 114 “FORMULACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO N+1” ......................................... 114 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 115 PROCESO 3: ............................................................................................................................. 116 “INFORMES DE GESTIÓN”................................................................................................... 116 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 117 PROCESO 4: ............................................................................................................................. 118 “MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA” ........................................................ 118 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 120 PROCESO 5: ............................................................................................................................. 123 “PAGO DE DIETAS” ............................................................................................................. 123 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 124 Página 5 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: ............................................................................................................................. 126 “PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO)” .......................................................................... 126 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 127 PROCESO 7: ............................................................................................................................. 129 “PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” ........ 129 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 130 PROCESO 8: ............................................................................................................................. 132 “PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR”........................................ 132 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 133 PROCESO 9: ............................................................................................................................. 135 “PROCESO DE REGISTRO EN SIGES Y SICOIN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE SERVICIOS (PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)” ..................................................... 135 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 137 PROCESO 10: ........................................................................................................................... 139 “REGISTRO DE INGRESOS”.................................................................................................. 139 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 140 PROCESO 11: ........................................................................................................................... 141 “REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS” ........................................................................ 141 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 142 PROCESO 12: ........................................................................................................................... 144 “REINTEGRO DE FONDO ROTATIVO” ................................................................................. 144 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 145 PROCESO 13: ........................................................................................................................... 146 “REQUERIMIENTO DE CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Y/O AUDITORÍA INTERNA” ............................................................................................................................................. 146 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 147 PROCESO 14: ........................................................................................................................... 149 “TRÁMITE DE SOCORRO POR FALLECIMIENTO. PROTECCIONES PÓSTUMAS Y SEGURO DE VIDA”................................................................................................................................... 149 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 150 Página 6 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 15: ........................................................................................................................... 152 “VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA” .................................................. 152 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 153 SECCIÓN DE TESORERÍA ........................................................... 154 PROCESO 1: ............................................................................................................................. 155 “ACTUALIZAR Y VERIFICAR CAMBIO DE FIRMAS REGISTRADAS EN CUENTAS BANCARIAS” ............................................................................................................................................. 155 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 156 PROCESO 2: ............................................................................................................................. 157 “AJUSTE DE IVA” ................................................................................................................. 157 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 158 PROCESO 3: ............................................................................................................................. 159 “COBRO DE TARJETA ÚNICA” ............................................................................................. 159 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 160 PROCESO 4: ............................................................................................................................. 161 “COBROS POR MEDIO DE BOLETA EMPRESARIAL (BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”)” .................................................................................................................... 161 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 162 PROCESO 5: ............................................................................................................................. 164 “CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS)” .......................................................... 164 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 165 PROCESO 6: ............................................................................................................................. 167 “FACTURACIÓN SERIE C” .................................................................................................... 167 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 168 PROCESO 7: ............................................................................................................................. 170 “IMPRESIÓN DE CHEQUES” ................................................................................................ 170 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 173 PROCESO 8: ............................................................................................................................. 177 “IMPRESIÓN DE SOBRES DE NÓMINAS” ............................................................................ 177 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 178 Página 7 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 9: ............................................................................................................................. 179 “INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS”...................................................................................... 179 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 180 PROCESO 10: ........................................................................................................................... 182 “LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL)” ............ 182 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 183 PROCESO 11: ........................................................................................................................... 185 “LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA)” ......... 185 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 187 PROCESO 12: ........................................................................................................................... 190 “LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE TRANSFERENCIA CABLEGRÁFICA)” ............................................................................................................................................. 190 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 192 PROCESO 13: ........................................................................................................................... 194 “NÓMINA DE DIETAS” ........................................................................................................ 194 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 196 PROCESO 14: ........................................................................................................................... 199 “NÚMERO DE CHEQUES RECHAZADOS” ............................................................................ 199 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 200 PROCESO 15: ........................................................................................................................... 201 “PAGO DE CUOTA MONTEPÍO” .......................................................................................... 201 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 202 PROCESO 16: ........................................................................................................................... 204 “PAGO DE CUOTA PRIMA DE FIANZA” ............................................................................... 204 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 205 PROCESO 17: ........................................................................................................................... 206 “PAGO DE CUOTAS DE BAJA COTIZANDO” ........................................................................ 206 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 207 Página 8 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 18: ........................................................................................................................... 208 “PAGO DE CUOTAS, ABONOS Y PRÉSTAMOS (CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS” ........................................................................................................... 208 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 209 PROCESO 19: ........................................................................................................................... 211 “PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES”................................................................................ 211 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 213 PROCESO 20: ........................................................................................................................... 216 “PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL” .................................................. 216 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 218 PROCESO 21: ........................................................................................................................... 220 “PEDIDO DE SUMINISTROS” ............................................................................................... 220 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 221 PROCESO 22: ........................................................................................................................... 223 “PREPARAR DOCUMENTOS DE INGRESOS” ....................................................................... 223 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 224 PROCESO 23: ........................................................................................................................... 225 “REGULARIZACIÓN CUENTA EN DÓLARES” ....................................................................... 225 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 226 PROCESO 24: ........................................................................................................................... 227 “REPORTE DE SALDOS DE LAS 11 CUENTAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” .... 227 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 228 PROCESO 25: ........................................................................................................................... 229 “REPORTE DEL CORRELATIVO FACTURAS SERIE D” ........................................................... 229 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 230 PROCESO 26: ........................................................................................................................... 231 “RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES” ......................... 231 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 233 Página 9 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 27: ........................................................................................................................... 235 “SOLICITUD DE APORTE MENSUAL A PEVECOM”.............................................................. 235 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 236 PROCESO 28: ........................................................................................................................... 237 “SOLICITUD DE APORTE ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO MENSUAL A FINANZAS DEL EJÉRCITO” ............................................................................................................................ 237 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 238 PROCESO 29: ........................................................................................................................... 239 “SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUERA NUEVA EN BANCOS” ......................................... 239 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 240 PROCESO 30: ........................................................................................................................... 241 “TRÁMITES DE ANULACIÓN DE CHEQUES POR VENCIMIENTO” ....................................... 241 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 242 PROCESO 31: ........................................................................................................................... 243 “VERIFICACIÓN E INGRESO DE LOS PAGOS DE ARRENDAMIENTO CORRESPONDIENTES A CONAP, SECRETARIA, BANRURAL, CLASES PASIVAS E INTERESES A PLAZO FIJO” ........... 243 Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 244 Página 10 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 SECCIÓN DE CONTABILIDAD Página 11 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 BIENES MUEBLES Página 12 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Realiza la visita a los departamentos del Instituto de Previsión Militar para realizar la revisión e inventario de la ubicación de bienes. Paso 2: Realiza el inventario de bienes almacenados en las áreas asignadas. Paso 3: Archiva la impresión y el archivo electrónico (Listado de bodega AÑO X) del inventario de bienes realizado. Paso 4: Informa al Subjefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- y/o Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- los hallazgos encontrados después de realizar el inventario de bienes. Paso 5: Realiza la actualización de las tarjetas de bienes del personal del Instituto de Previsión Militar. Paso 6: Ingresa al Sistema Integrado de Información Gerencial IPM, de la siguiente forma: 1. Ingresar a ventana Financiero 2. Ingresar a ventana Activos Fijos 3. Ingresar a ventana Reportes 4. Ingresar a ventana Fijos Paso 7: Marca el icono de Tarjeta de Responsabilidad. Paso 8: Ingresa el nombre del personal a actualizar información. No se imprime el despliegue de información de la ventana únicamente se revisa en la pantalla el reporte. Paso 9: Compara los valores de las tarjetas (totales) de bienes. Paso 10: Archiva la tarjeta de responsabilidad, si la información del monto total es igual al de la tarjeta de responsabilidad impresa, se considera que la tarjeta está actualizada, se revisa la siguiente tarjeta de responsabilidad. Paso 11: Calcula el monto de diferencia entre la información del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM y la tarjeta de responsabilidad impresa si la información no es igual. Página 13 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 12: Busca en la información de la tarjeta de responsabilidad o en el archivo del Sistema Integrado de Información Gerencial el bien que tenga el valor que concuerde con la diferencia calculada. Paso 13: Consulta con el responsable del bien cuál es el estado (desuso, mal estado o inservible) y que indique la ubicación del mismo, para realizar la actualización como baja o alta según sea el caso. Paso 14: Copia los datos del bien como se encuentran detallados para darle de baja o alta. Paso 15: Realiza el cálculo correspondiente (baja o alta). Paso 16: Coloca el nuevo saldo en la tarjeta de responsabilidad. Paso 17: Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 18: Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” impresa. Paso 19: Solicita al responsable de la tarjeta su firma en el documento original de la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos”. Paso 20: Entrega la fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” a personal responsable del activo fijo. Paso 21: Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” y “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos” por departamentos en la carpeta correspondiente. Página 14 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD Y ACTIVOS FIJOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 2 4 Informa al Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- y/o Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- los hallazgos encontrados después de realizar el inventario de bienes. 5 Realiza la actualización de las tarjetas de bienes del personal del Instituto de Previsión Militar. 8 Inicio Realiza el inventario de bienes almacenados en las áreas asignadas. Archiva la impresión y el archivo electrónico (Listado de bodega AÑO X) del inventario de bienes realizado. 7 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Realiza la visita a los departamentos del Instituto de Previsión Militar para realizar la revisión e inventario de la ubicación de bienes. 3 6 Septiembre 2013 Ingresa al Sistema Integrado de Información Gerencial IPM Marca el icono de Tarjeta de Responsabilidad. Ingresa el nombre del personal a actualizar información. No se imprime el despliegue de información de la ventana únicamente se revisa en la pantalla el reporte. Compara los valores de las tarjetas (totales) de bienes. 9 10 Archiva la tarjeta de responsabilidad, si la información del monto total es igual al de la tarjeta de responsabilidad impresa, se considera que la tarjeta está actualizada, se revisa la siguiente tarjeta de responsabilidad. 11 Calcula el monto de diferencia entre la información del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM y la tarjeta de responsabilidad impresa si la información no es igual. Continua en la página siguiente... A Página 1 Página 15 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD Y ACTIVOS FIJOS MANUAL DE PROCESOS Fecha: Actividad … Viene de la pagina anterior 12 Encargado de Activos Fijos y Fungibles A Busca en la información de la tarjeta de responsabilidad o en el archivo del Sistema Integrado de Información Gerencial el bien que tenga el valor que concuerde con la diferencia calculada. 13 Consulta con el responsable del bien cuál es el estado (desuso, mal estado o inservible) y que indique la ubicación del mismo, para realizar la actualización como baja o alta según sea el caso. 14 Copia los datos del bien como se encuentran detallados para darle de baja o alta. 15 Septiembre 2013 Realiza el cálculo correspondiente (baja o alta). 16 Coloca el nuevo saldo en la tarjeta de responsabilidad. Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado de Información 17 Gerencial IPM. 18 Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” impresa. Solicita al responsable de la tarjeta su firma en el documento original de la 19 “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos”. Entrega la fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” a personal responsable 20 del activo fijo. Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” y “Tarjeta de Responsabilidad de 21 Activos Fijos” por departamentos en la carpeta correspondiente. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 16 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “INFORME DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Imprime el reporte del “Balance de Comprobación de Sumas y Saldos” generado por SICOIN. Paso 2: Abre el archivo en Excel de “Alzas y Bajas 200X”. Paso 3: Ingresa al Reporte de Activos Fijos del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 4: Solicita estatus actual de la cuenta Selecciona campos de reporte Ingresa número de cuenta según el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Compara los montos de: Reporte de Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. Alzas y Bajas 200X. Reporte de Activos Fijos del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 5: Corrige el archivo de Excel de “Alzas y Bajas 200X” las variaciones encontradas. (Las bajas de bienes son respaldadas únicamente con resolución entregada por el Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-). Paso 6: Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Inmuebles que incluya: 1. No. de Cuenta Fiscal. 2. No. de Cuenta de SICOIN. 3. Descripción del bien inmueble. 4. Subtotal. Paso 7: Redacta el Resumen de Alzas y Bajas de Bienes Muebles que incluya: Página 17 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 1. No. de Cuenta Fiscal. 2. No. de Cuenta SICOIN. 3. Descripción de bienes muebles. 4. Alzas y Bajas. Paso 8: Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Muebles que incluya: 1. No. de Cuenta Fiscal. 2. No. de Cuenta SICOIN. 3. Descripción del bien mueble. 4. Subtotal de monto. 5. Monto final. Paso 9: Solicita la revisión, firma y sello del Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 10: Elabora el oficio y traslada a Gerencia para firma. Paso 11: Envía el oficio e informe de Alzas y Bajas de Bienes al Ministerio de Finanzas Públicas. Página 18 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: INFORME DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Versión: Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 1 Septiembre 2013 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Inicio Imprime el reporte del “Balance de Comprobación de Sumas y Saldos” generado por SICOIN. Abre el archivo en Excel de “Alzas y Bajas 200X”. Ingresa al Reporte de Activos Fijos del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Compara los montos. Corrige el archivo de Excel de “Alzas y Bajas 200X” las variaciones encontradas. (Las bajas de bienes son respaldadas únicamente con resolución entregada por el Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-). Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Inmuebles. Redacta el Resumen de Alzas y Bajas de Bienes Muebles. Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Muebles 8 9 10 Solicita la revisión, firma y sello del Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Elabora el oficio y traslada a Gerencia para firma. Envía el oficio e informe de Alzas y Bajas de Bienes al Ministerio de Finanzas 11 Públicas. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 19 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: “PASES DE SALIDA DE BIENES” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la solicitud del responsable de la salida del bien. Paso 2: Llena el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes Muebles del IPM” (Original y dos copias). Paso 3: Entrega el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes del IPM” al responsable de la salida del bien, para que realice la solicitud de las firmas y sellos de las autoridades indicadas en el formulario. Paso 4: Recibe del responsable de la salida del bien el formulario debidamente firmado. Paso 5: Entrega el formulario original al responsable de la salida del bien, para que sea entregado en Recepción. Paso 6: Entrega una copia del formulario al Departamento responsable del bien. Paso 7: Entrega una copia del formulario a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 8: Archiva el formulario en la carpeta de bienes pendientes de ingreso. Paso 9: Recibe la notificación de ingreso del bien al Instituto. Paso 10: Sella y firma el pase como constancia de ingreso del bien al Instituto. Paso 11: Archiva el pase de Salida. Página 20 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PASES DE SALIDA DE BIENES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Versión: Fecha: Inicio Recibe la solicitud del responsable de la salida del bien. 2 Llena el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes Muebles del IPM” (Original y dos copias). 3 Entrega el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes del IPM” al responsable de la salida del bien, para que realice la solicitud de las firmas y sellos de las autoridades indicadas en el formulario. 4 Recibe del responsable de la salida del bien el formulario firmado. 5 Entrega el formulario original al responsable de la salida del bien, para que sea entregado en Recepción. 6 7 8 9 10 11 Septiembre 2013 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Actividad Inicio del proceso. 1 1 debidamente Entrega una copia del formulario al Departamento responsable del bien. Entrega una copia del formulario a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Archiva el formulario en la carpeta de bienes pendientes de ingreso. Recibe la notificación de ingreso del bien al Instituto. Sella y firma el pase como constancia de ingreso del bien al Instituto. Archiva el pase de Salida. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 21 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 4: “REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe los documentos de respaldo del Activo Fungible de la Sección de Compras. Paso 2: Verifica el listado de los activos fungibles según Circular 3-57 del 01 DIC 1969 y Oficio No. 660 del 24 MAY 2000. Bien fungible: bien perecedero generalmente menor de un año y que su valor no es mayor de Q. 100.00 aun cuando no se encuentre en el listado de bienes fungibles oficial. También puede ser un bien que sea reutilizado de otra unidad económica o entidad y que no se cuente con la factura o Tarjeta de Responsabilidad correspondiente que indique su valor. Paso 3: Busca en el archivo de los activos fungibles, según el departamento el código que corresponde asignar al nuevo activo fungible. Paso 4: Ingresa en el listado de asignación de bienes fungibles (archivo en Excel) el código y descripción del activo en la sección que corresponda al departamento a ser asignado. Paso 5: Coloca la etiqueta al activo fungible adquirido con el número de inventario asignado con la máquina etiquetadora (DYMO Organizar 1610). Paso 6: Imprime el listado de activos fungibles actualizado. Paso 7: Saca dos copias al listado de bienes fungibles. Paso 8: Entrega una copia del listado al responsable del Bien Fungible y solicita su firma de aceptación en el listado de bien fungible original. Paso 9: Recicla el listado anterior de bienes fungibles de la persona. Paso 10: Archiva el listado de bienes fungibles según el departamento al que corresponda. Página 22 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FUNGIBLES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 Recibe los documentos de respaldo del Activo Fungible de la Sección de Compras. 2 Verifica el listado de los activos fungibles según Circular 3-57 del 01 DIC 1969 y Oficio No. 660 del 24 MAY 2000. 3 Busca en el archivo de los activos fungibles, según el departamento el código que corresponde asignar al nuevo activo fungible. 4 Ingresa en el listado de asignación de bienes fungibles (archivo en Excel) el código y descripción del activo en la sección que corresponda al departamento a ser asignado. 5 Coloca la etiqueta al activo fungible adquirido con el número de inventario asignado con la máquina etiquetadora (DYMO Organizar 1610). 6 7 8 9 Septiembre 2013 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Inicio Imprime el listado de activos fungibles actualizado. Saca dos copias al listado de bienes fungibles. Entrega una copia del listado al responsable del Bien Fungible y solicita su firma de aceptación en el listado de bien fungible original. Recicla el listado anterior de bienes fungibles de la persona. Archiva el listado de bienes fungibles según el departamento al que 10 corresponda. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 23 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 5: “REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE UNIDADES ECONÓMICAS” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Coordina la ejecución del cronograma con la autorización del Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 2: Contacta vía telefónica al encargado de la Unidad Económica para establecer fecha exacta de la realización de toma de inventario físico. Paso 3: Imprime del listado de bienes antes de presentarse a la Unidad Económica. Paso 4: Realiza la visita e inventario a la Unidad Económica. Paso 5: Realiza un informe de los resultados del inventario realizado a la Unidad Económica. Paso 6: Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera y/o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- el resultado del inventario realizado a la Unidad Económica. Página 24 de 244 PROCESO: REGISTRO, CONTROLDE Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOVersión: DE UNIDADES INSTITUTO PREVISIÓN MILITAR 1 ECONÓMICAS MANUAL DE PROCESOS Fecha: Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 Septiembre 2013 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Inicio Coordina la ejecución del cronograma con la autorización del Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Contacta vía telefónica al encargado de la Unidad Económica para establecer fecha exacta de la realización de toma de inventario físico. Imprime del listado de bienes antes de presentarse a la Unidad Económica. Realiza la visita e inventario a la Unidad Económica. 5 Realiza un informe de los resultados del inventario realizado a la Unidad Económica. 6 Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera y/o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- el resultado del inventario realizado a la Unidad Económica. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 25 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: “REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe los documentos de respaldo del Activo Fijo de la Sección de Compras. Paso 2: Realiza el ingreso del activo fijo adquirido utilizando los datos de la factura respectiva, en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 3: Compara los datos de la factura con la información física del activo fijo adquirido: 1. Número de serie. 2. Marca. 3. Modelo. Paso 4: Saca fotocopias a la factura original, al pedido de compra y a la orden de compra. Paso 5: Sella y firma las fotocopias del activo fijo adquirido. Paso 6: Archiva las fotocopias del activo fijo adquirido. Paso 7: Llena la tarjeta de “Registro de Activos” utilizando la información de la factura y código asignado, según el correlativo correspondiente. Paso 8: Llena la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos” autorizada por la Contraloría General de Cuentas con los datos de la factura. Asignándole el Número de inventario y código de la plaza de la persona responsable del bien, según el correlativo utilizado y la información ingresada en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 9: Coloca la etiqueta de identificación al activo fijo adquirido con el número de inventario asignado en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 10: Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 11: Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad”. Paso 12: Solicita la firma en el original de la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos” al responsable del activo fijo y entrega la Página 26 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 copia de la “Tarjeta de Responsabilidad”. Paso 13: Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” en la carpeta del Departamento en el que se encuentra asignado el personal del IPM responsable del activo fijo. Paso 14: Elabora e imprime mensualmente el informe para cargar los activos fijos a Contabilidad. Paso 15: Genera el CUR. Paso 16: Archiva el informe. Paso 17: Proporciona el informe a solicitud de la Gerencia, Subgerencia de Operaciones, Subgerencia Administrativa o la Contraloría General de Cuentas. Página 27 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 Realiza el ingreso del activo fijo adquirido utilizando los datos de la factura respectiva, en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 3 Compara los datos de la factura con la información física del activo fijo adquirido 4 Saca fotocopias a la factura original, al pedido de compra y a la orden de compra. 6 7 8 9 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Inicio Recibe los documentos de respaldo del Activo Fijo de la Sección de Compras. 2 5 Septiembre 2013 Sella y firma las fotocopias del activo fijo adquirido. Archiva las fotocopias del activo fijo adquirido. Llena la tarjeta de “Registro de Activos” utilizando la información de la factura y código asignado, según el correlativo correspondiente. Llena la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos” autorizada por la Contraloría General de Cuentas con los datos de la factura. Asignándole el Número de inventario y código de la plaza de la persona responsable del bien, según el correlativo utilizado y la información ingresada en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Coloca la etiqueta de identificación al activo fijo adquirido con el número de inventario asignado en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado de Información 10 Gerencial IPM. 11 Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad”. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 28 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS MANUAL DE PROCESOS Fecha: Actividad … Viene de la pagina anterior 12 Septiembre 2013 Encargado de Activos Fijos y Fungibles A Solicita la firma en el original de la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos” al responsable del activo fijo y entrega la copia de la “Tarjeta de Responsabilidad”. Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” en la carpeta del Departamento en el 13 que se encuentra asignado el personal del IPM responsable del activo fijo. Elabora e imprime mensualmente el informe para cargar los activos fijos a 14 Contabilidad. 15 16 17 Genera el CUR. Archiva el informe. Proporciona el informe a solicitud de la Gerencia, Subgerencia de Operaciones, Subgerencia Administrativa o la Contraloría General de Cuentas. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 29 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 7: “SOLVENCIA DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD (RETIRO)” RESPONSABLE Encargado de Activos Fijos y Fungibles DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la solicitud de realizar el trámite de solvencia de tarjeta de responsabilidad. Paso 2: Imprime la hoja de responsabilidad actualizada (dos copias). Paso 3: Busca la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos original. Paso 4: Busca la Tarjeta de Bienes Fungibles y se saca una copia. Paso 5: Realiza el inventario físico de los bienes. Paso 6: Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- para que tramite las acciones correspondientes si no se encuentran todos los activos fijos y activos fungibles correctos. Paso 7: Firma la tarjeta de responsabilidad si todo se encuentra en orden de la siguiente forma: Firma del personal que se retira como constancia de la entrega de los bienes a su cargo. Firma de persona que recibe (encargado temporal de los bienes). Paso 8: Archiva la tarjeta de responsabilidad firmada. Paso 9: Firma la solvencia de Tarjeta de Responsabilidad. Paso 10: Coloca el sello de ANULADA a la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos original. Paso 11: Archiva la Tarjeta de Responsabilidad Original Anulada. Página 30 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: SOLVENCIA DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD (RETIRO) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Septiembre 2013 Encargado de Activos Fijos y Fungibles Inicio Recibe la solicitud de realizar el trámite de solvencia de tarjeta de responsabilidad. Imprime la hoja de responsabilidad actualizada (dos copias). Busca la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos original. Busca la Tarjeta de Bienes Fungibles y se saca una copia. Realiza el inventario físico de los bienes. Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- para que tramite las acciones correspondientes si no se encuentran todos los activos fijos y activos fungibles correctos. Firma la tarjeta de responsabilidad si todo se encuentra en orden Archiva la tarjeta de responsabilidad firmada. Firma la solvencia de Tarjeta de Responsabilidad. Coloca el sello de ANULADA a la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos 10 original. 11 Archiva la Tarjeta de Responsabilidad Original Anulada. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 31 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 CONCILIACIONES BANCARIAS Y CONTROL DE DOCUMENTOS Página 32 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “CONCILIACIÓN BANCARIA” RESPONSABLE Encargado de Conciliaciones Bancarias Control de Documentos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Imprime los estados de cuenta de las diferentes cuentas bancarias del Instituto de Previsión Militar, ingresando a la página web de cada Institución Bancaria. Esto se realiza el primer día laboral del mes siguiente a mes a conciliar. Paso 2: Imprime los “Libros de Bancos” de las cuentas del IPM a conciliar. Paso 3: Ingresa en el Sistema Power Term: Menú de conciliaciones (opción 1). Ingreso libro de bancos (opción 6). Reporte libro de bancos (opción 2). Ingresa el código asignado a la Institución Bancaria. Ingresa la fecha de saldo inicial (fecha último día del mes anterior al mes que se está realizando la conciliación). Ingresa la fecha de inicio del reporte (fecha del primer día del mes a conciliar). Ingresa la fecha final del reporte (fecha del último día del mes a conciliar). Paso 4: Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de pago de cheques realizadas durante el mes. Paso 5: Busca el número de cheque y monto en el Libro de Bancos. Si no se encuentra lo busca en el Listado de Cheques en Circulación. Paso 6: Informa a Encargado de Tesorería si no se encuentra el número de cheque en el Libro de Bancos o en el Listado de Cheques en Circulación. Paso 7: Crea el Listado de Cheques en Circulación con la información de la Conciliación anterior, en formato Excel. Paso 8: Elimina del archivo los datos marcados en el Listado de Página 33 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Cheques en Circulación (conciliación mes anterior). Paso 9: Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos (estos cheques se encuentran en circulación). Paso 10: Revisa que el Listado de Depósitos no Operados contenga lo siguiente: Encabezado 1. Descripción del documento “Depósitos no Operados” 2. Nombre de la Institución Bancaria 3. No. de cuenta 4. Fecha: último día del mes de la conciliación Cuadro de información: 1. Fecha del documento 2. No. de documento 3. Descripción 4. Monto 5. Total (sumatoria final de monto) Paso 11: Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de depósito realizadas durante el mes. Paso 12: Busca el número de depósito y el monto en la información del Libro de Bancos. Si no se encuentra busca en el Listado de Depósitos no Operados (conciliación mes anterior). Si se encuentran correctos el número de depósito y monto en el Libro de Bancos, subraya con marcador fluorescente color verde. Si se encuentran correctos el número de depósito y monto con la información del Listado de Deposito No Operados (conciliación anterior), subraya con marcador fluorescente color verde. Si no se encuentran el número de depósito y monto en el Libro de Bancos o en el Listado de Depósitos en Circulación se considera como Deposito no Operado. Paso 13: Crea el archivo de Listado de Depósitos no Operados del mes que se está conciliando, con la información de la Conciliación Página 34 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 anterior. Paso 14: Agrega los datos que no fueron marcados en el Estado de Cuenta (de esta manera se determina los Depósitos no operados). Paso 15: Actualiza el Listado de Notas de Crédito no Operadas, revisando que contenga la siguiente información: Encabezado 1. Descripción Operadas” del documento “Notas de Crédito no 2. Nombre de la Institución Bancaria 3. No. de cuenta 4. Fecha: último día del mes de la conciliación Cuadro de información: 1. Fecha del documento 2. No. de documento 3. Descripción 4. Monto 5. Total (sumatoria final de monto) Paso 16: Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de Notas de Crédito realizadas durante el mes. Paso 17: Busca el número de la Nota de Crédito y el monto en el Libro de Bancos. Si no se encuentra en el Libro de Bancos busca en el Listado de Notas de Crédito no Operadas (conciliación mes anterior). Si se encuentran correctos el número de Nota de Crédito y monto en el Libro de Bancos, subraya con marcador fluorescente color naranja. Si se encuentran correctos el número de Nota de Crédito y monto en el Listado de Notas de Crédito No Operadas, subraya con marcador fluorescente color naranja. Si no se encuentra el número de Nota de Crédito y monto en el Libro de Bancos o en el Listado de Notas de Crédito no Operadas se considera como Nota de Crédito no Operada. Página 35 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 18: Crea el archivo de Listado de Nota de Crédito no Operadas del mes que se está conciliando, con la información de la conciliación del mes anterior. Paso 19: Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos y de esta manera se determinan las Notas de Crédito no operadas. Paso 20: Actualiza el listado de Notas de Débito no Operadas revisando que contenga la siguiente información: Encabezado 1. Descripción Operadas” del documento “Notas de Débito no 2. Nombre de la Institución Bancaria 3. No. de cuenta 4. Fecha: último día del mes de la conciliación Cuadro de información: 1. Fecha del documento 2. No. de documento 3. Descripción 4. Monto 5. Total (sumatoria final de monto) Paso 21: Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de Notas de Débito realizadas durante el mes. Paso 22: Busca en el Libro de Bancos el número de Nota de Débito y el monto. Si no se encuentra en el Libro de Bancos busca en el Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes anterior). Si se encuentran correctos el número de Nota de Débito y el monto en el Libro de Bancos, subraya con marcador fluorescente color azul. Si se encuentra el número de Nota de Débito y el monto en el Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes anterior) si son correctos, subraya con marcador fluorescente color azul. Página 36 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Si no se encuentra el número y monto en el Libro de Bancos o en el Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes anterior) se considera como Nota de Débito no Operada. Paso 23: Crea el archivo del Listado de Notas de Débito no Operadas del mes que se está conciliando, con la información de la Conciliación anterior. Paso 24: Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos (de esta manera se determinan las Notas de Débito no operadas). Paso 25: Elabora la Carátula de Conciliación Bancaria revisando que contenga la siguiente información: Encabezado 1. Nombre de la Institución Bancaria. 2. Descripción del documento “Conciliación Bancaria” 3. No. de cuenta. 4. Fecha: último día del mes de la conciliación. Resumen de Conciliación 1. Saldo según Banco al (fecha del último día del mes que se está conciliando). 2. Cheques en circulación. 3. Depósitos no Operados. 4. Notas de Crédito no Operadas. 5. Notas de Débito no Operadas. 6. Saldo según libro de Bancos al (fecha del último día del mes que se está conciliando). 7. Cuadre de la conciliación bancaria con el Libro de Bancos y la Caja Fiscal al último día del mes que se está conciliando. 8. Nombre y puesto del encargado de elaborar conciliación (Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos). 9. Nombre y puesto del encargado de revisar la conciliación Página 37 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 (Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-). 10. Nombre y puesto del Visto Bueno de Auditoría Interna. Paso 26: Coteja el monto final de la carátula con el resumen de la Caja Fiscal y el Libro de Bancos. Si los montos no cuadran se deben revisar nuevamente los listados preparados anteriormente. Si los montos cuadran se imprimen los siguiente documentos: 4 juegos de la carátula. 4 copias del Listado de Cheques en Circulación. 4 copias del Listado de Depósitos no Operados. 4 copias del Listado de Notas de Crédito no operadas. 4 copias del Listado de Notas de Debido no operadas Paso 27: Firma y sella todas las impresiones. Paso 28: Ordena los documentos de la siguiente forma: 1. Carátula 2. Listado de Cheques en Circulación 3. Listado de Depósitos no operados 4. Listado de Notas de Crédito no Operadas 5. Listado de Notas de Débito no Operadas 6. Estado de Cuenta 7. Libro de Bancos 8. Impresión de Listado de Conciliaciones anteriores. Paso 29: Presenta los documentos al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- para revisión. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 30: Revisa la conciliación y si es correcta firma y sella. Encargado de Conciliaciones Paso 32: Imprime los formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas para cada Banco. Paso 31: Traslada la conciliación. Página 38 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Bancarias y Control de Documentos Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 33: Prepara 4 juegos del Estado de Cuenta y Libro de Bancos de la siguiente forma: Un juego para la Unidad de Administración Financiera – UDAF- con los originales de formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas (Libro de Bancos). Anexar impresión de estado de cuenta Un juego para Auditoría Interna con las copias color blanco de formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas (Libro de Bancos). Anexar impresión de estado de cuenta Un juego para la Contraloría General de Cuentas con las copias color rosado de formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas (Libro de Bancos). Anexar impresión de estado de cuenta Un juego para la Sección de Tesorería Paso 34: Empasta los juegos de documentos de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- y de la Contraloría General de Cuentas. Paso 35: Redacta el oficio para evacuar cada juego de conciliación bancaria a la Sección de Tesorería y para Auditoría Interna. Solicita firma y sello de recepción de documentos en el oficio. Paso 36: Archiva el juego de documentos de la Conciliación Bancaria. Sección de Tesorería Paso 37: Archiva las Conciliaciones Bancarias. Auditoría Interna Paso 38: Revisa las Conciliaciones Bancarias y las firma y sella si no se detectan hallazgos. Paso 39: Archiva las Conciliaciones Bancarias. Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Paso 40: Redacta el oficio dirigido a Auditoría Interna para la entrega de las conciliaciones del trimestre anterior para solicitar el sello de la revisión. Auditoría Interna Paso 42: Revisa las conciliaciones del trimestre anterior. Firma y sella las conciliaciones del trimestre anterior. Paso 41: Entrega las copias de las conciliaciones del trimestre anterior a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- y las copias de la Contraloría General de Cuentas para revisión. Paso 43: Entrega con conocimiento a la Unidad de Administración Página 39 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Financiera –UDAF- las conciliaciones del trimestre anterior firmadas y selladas. Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Paso 44: Archiva las conciliaciones firmadas. Gerencia Paso 45: Envía el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAFinformando la autorización para hacer entrega de las conciliaciones bancarias a la Contraloría General de Cuentas. Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Paso 46: Redacta el oficio para entregar las conciliaciones autorizadas por Gerencia, a la Contraloría General de Cuentas. Paso 47: Recibe y archiva las Conciliaciones después de ser revisadas por Contraloría General de Cuentas. Paso 48: Archiva el libro de bancos original Administración Financiera –UDAF-. en la Unidad de Página 40 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Encargado de Jefe de la Conciliaciones Unidad de Bancarias Administración Control de Financiera Documentos -UDAF- Versión: Fecha: Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia Inicio Imprime los estados de cuenta de las diferentes cuentas bancarias del IPM, ingresando a la página web de cada Institución Bancaria. Imprime los “Libros de Bancos” de las cuentas del IPM a conciliar. Ingresa en Power Term. 3 4 5 Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de pago de cheques realizadas durante el mes. Busca el número de cheque y monto en el Libro de Bancos. Si no se encuentra lo busca en el Listado de Cheques en Circulación. 6 Informa a Encargado de Tesorería si no se encuentra el número de cheque en el Libro de Bancos o en el Listado de Cheques en Circulación. 7 Crea el Listado de Cheques en Circulación con la información de la Conciliación anterior, en formato Excel. 8 Elimina del archivo los datos marcados en el Listado de Cheques en Circulación (conciliación mes anterior). 9 Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos (estos cheques se encuentran en circulación). 10 Revisa que el Listado de Depósitos no Operados contengan el encabezado y el cuadro de información. 11 Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de depósito realizadas durante el mes. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 41 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 12 13 14 15 Actualiza el Listado de Notas de Crédito no Operadas, que contenga el encabezado y el cuadro de información.. 16 Revisa en el Estado de Cuentas las operaciones por concepto de Notas de Crédito realizadas durante el mes. 18 Sección de Tesorería Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia A Busca el número de la Nota de Crédito y el monto en el Libro de Bancos. Si no se encuentra en el Libro de Bancos busca en el Listado de Notas de Crédito no Operadas (conciliación mes anterior). Crea el archivo de Listado de Nota de Crédito no Operadas del mes que se está conciliando, con la información de la conciliación del mes anterior. 19 Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos y de esta manera se determinan las Notas de Crédito no operadas. 20 Actualiza el listado de Notas de Debito no Operadas revisando que contenga el encabezado y el cuadro de información. 21 Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de Notas de Débito realizadas durante el mes. 22 Fecha: 1 Busca el número de depósito y el monto en la información del Libro de Bancos. Si no se encuentra busca en el Listado de Depósitos no Operados (conciliación mes anterior). Crea el archivo de Listado de Depósitos no Operados del mes que se está conciliando, con la información de la Conciliación anterior. Agrega los datos que no fueron marcados en el Estado de Cuenta (de esta manera se determina los Depósitos no operados). 17 Encargado de Jefe de la Conciliaciones Unidad de Bancarias Administración Control de Financiera Documentos -UDAF- Versión: Busca en el Libro de Bancos el número de Nota de Débito y el monto. Si no se encuentra en el Libro de Bancos busca en el Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes anterior). Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 42 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 23 24 25 26 27 28 29 30 Encargado de Jefe de la Conciliaciones Unidad de Bancarias Administración Control de Financiera Documentos -UDAF- Versión: Fecha: Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia B Crea el archivo del Listado de Notas de Débito no Operadas del mes que se está conciliando, con la información de la Conciliación anterior. Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos (de esta manera se determinan las Notas de Débito no operadas). Elabora la Carátula de Conciliación Bancaria revisando que contenga el encabezado y el resumen de conciliación. Coteja el monto final de la carátula con el resumen de la Caja Fiscal y el Libro de Bancos. Firma y sella todas las impresiones. Ordena los documentos... Presenta los documentos al Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- para revisión. Revisa la conciliación y si es correcta firma y sella. Traslada la conciliación. 31 32 33 Imprime los formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas para cada Banco. Prepara 4 juegos del Estado de Cuentas y Libro de Bancos... Continúa en la página siguiente... C Página 3 Página 43 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 34 35 36 37 38 39 40 41 Fecha: Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia C Empasta los juegos de documentos de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- y de la Contraloría General de Cuentas. Redacta el oficio para evacuar cada juego de conciliación bancaria a la Sección de Tesorería y para Auditoría Interna. Solicita firma y sello de recepción de documentos en el oficio. Archiva el juego de documentos de la Conciliación Bancaria. Archiva las Conciliaciones Bancarias. Revisa las Conciliaciones Bancarias y las firma y sella si no se detectan hallazgos. Archiva las Conciliaciones Bancarias. Redacta el oficio dirigido a Auditoría Interna para la entrega de las conciliaciones del trimestre anterior para solicitar el sello de la revisión. Entrega las copias de las conciliaciones del trimestre anterior a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- y las copias de la Contraloría General de Cuentas para revisión. 42 Revisa las conciliaciones del trimestre anterior. Firma y sella las conciliaciones del trimestre anterior. 43 Entrega con conocimiento a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- las conciliaciones del trimestre anterior firmadas y selladas. 44 Encargado de Jefe de la Conciliaciones Unidad de Bancarias Administración Control de Financiera Documentos -UDAF- Versión: Archiva las conciliaciones firmadas. Continúa en la página siguiente... D Página 4 Página 44 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL DE PROCESOS Actividad Encargado de Jefe de la Conciliaciones Unidad de Bancarias Administración Control de Financiera Documentos -UDAF- … Viene de la pagina anterior 45 Versión: Fecha: Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia D Envía el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-informando la autorización para hacer entrega de las conciliaciones bancarias a la Contraloría General de Cuentas. 46 Redacta el oficio para entregar las conciliaciones autorizadas por Gerencia, a la Contraloría General de Cuentas. 47 Recibe y archiva las Conciliaciones después de ser revisadas por Contraloría General de Cuentas. 48 Archiva el libro de bancos original en la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Fin del proceso. Fin Página 5 Página 45 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “CONTROL DE CAJA FUERTE” RESPONSABLE Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Asiste a la reunión programada en el área de ubicación de la Caja Fuerte con: 1. Subgerente de Operaciones. 2. Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 3. Representante de Auditoría Interna. 4. Representante del Departamento de Inversiones. Paso 2: Brinda apoyo durante la revisión de documentos. Paso 3: Realiza la actualización del informe. Paso 4: Envía el informe actualizado al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-, Auditor Interno y al Subgerente de Operaciones. Página 46 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONTROL DE CAJA FUERTE MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 1 Septiembre 2013 Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Inicio Asiste a la reunión programada en el área de ubicación de la Caja Fuerte con: Subgerente de Operaciones, Jefe de la Unidad de Administración Financiera UDAF-, Representante de Auditoria Interna y Representante del Departamento de Inversiones. Brinda apoyo durante la revisión de documentos. Realiza la actualización del informe. Envía el informe actualizado al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-, Auditor Interno y al Subgerente de Operaciones. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 47 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: “CONTROL DE ESCRITURA PÚBLICA DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS A FAVOR DEL IPM” RESPONSABLE Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe del Departamento de Inversiones las escrituras públicas de los Créditos Hipotecarios. Paso 2: Archiva los documentos de soporte de los Créditos Hipotecarios. Paso 3: Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito de la entrega de la Carta Total de Pago de la escritura pública de Créditos. Paso 4: Elabora la Carta Total de Pago. Paso 5: Remite al Departamento Legal la Carta Total de Pago. Página 48 de 244 PROCESO: CONTROL DE ESCRITURA PÚBLICA DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión:A FAVOR DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Fecha: Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 1 Septiembre 2013 Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Inicio Recibe del Departamento de Inversiones las escrituras públicas de los Créditos Hipotecarios. Archiva los documentos de soporte de los Créditos Hipotecarios. Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito de la entrega de la Carta Total de Pago de la escritura pública de Créditos. Elabora la Carta Total de Pago. Remite al Departamento Legal la Carta Total de Pago. 5 Fin del proceso. Fin Página 1 Página 49 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 4: “CONTROL DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS BANCARIAS” RESPONSABLE Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Exporta de SICOIN el reporte de la cuenta bancaria. Paso 2: Compara el monto de SICOIN con el monto de la caja fiscal del día. Si los montos son iguales ya no se realiza ningún proceso. Si los montos no son iguales, se comparan y revisan los montos hasta encontrar la variación Paso 3: Busca los documentos que respaldan la operación según el día y monto. Paso 4: Crea el CUR por el valor de la variación. Paso 5: Aprueba el CUR. Paso 6: Archiva los documentos de ingresos. Página 50 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: CONTROL DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS BANCARIAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 Fecha: Septiembre 2013 Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Inicio Exporta de SICOIN el reporte de la cuenta bancaria. Compara el monto de SICOIN con el monto de la caja fiscal del día. Los montos No son iguales Busca los documentos que respaldan la operación según el día y monto. Crea el CUR por el valor de la variación Los montos Son iguales 5 6 Aprueba el CUR. Archiva los documentos de ingresos. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 51 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 5: “CONTROL DE TÍTULOS DE MEDIA PAJA DE AGUA” RESPONSABLE Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Archiva los títulos originales de media paja de agua. Paso 2: Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito del adjudicatario del bien inmueble solicitando su título de media paja de agua. Paso 3: Verifica la información contenida en la solicitud: dirección y nombre. Paso 4: Busca el título de media paja de agua. Paso 5: Saca fotocopia al título de media paja de agua. Paso 6: Redacta oficio. Paso 7: Actualiza el archivo en formato Excel del control de los títulos de media paja de agua que han sido entregados. Paso 8: Entrega el oficio y título de media paja de agua al Departamento Legal. Paso 9: Archiva la fotocopia del título de media paja de agua y oficio. Página 52 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CONTROL DE TÍTULOS DE MEDIA PAJA DE AGUA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de Documentos Inicio Archiva los títulos originales de media paja de agua. Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito del adjudicatario del bien inmueble solicitando su título de media paja de agua. Verifica la información contenida en la solicitud: dirección y nombre. Busca el título de media paja de agua. Saca fotocopia al título de media paja de agua. Redacta oficio. Actualiza el archivo en formato Excel del control de los títulos de media paja de agua que han sido entregados. Entrega el oficio y título de media paja de agua al Departamento Legal. Archiva la fotocopia del título de media paja de agua y oficio. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 53 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 IMPUESTOS Página 54 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DEL IPM ANTE LA SAT” RESPONSABLE Encargado de Impuestos Representante Legal IPM Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Realiza la compra del formulario en la Superintendencia de Administración Tributaria. Paso 2: Llena el formulario con la información correspondiente. Paso 3: Solicita la firma de autorización de la actualización de datos generales del Instituto de Previsión Militar por parte del representante Legal del IPM. Paso 4: Firma el formulario de actualización de datos generales del Instituto de Previsión Militar. Paso 5: Traslada el formulario de actualización de datos generales del Instituto de Previsión Militar a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 6: Entrega el formulario en la Superintendencia de Administración Tributaria. Paso 7: Archiva el formulario sellado por la Superintendencia de Administración Tributaria, como constancia de la actualización de datos. Página 55 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DEL IPM ANTE LA SAT MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Encargado de Impuestos Actividad Inicio del proceso. 1 2 Fecha: 1 Septiembre 2013 Representante Legal IPM Inicio Realiza la compra del formulario en la Superintendencia de Administración Tributaria. Llena el formulario con la información correspondiente. 3 Solicita la firma de autorización de la actualización de datos generales del Instituto de Previsión Militar por parte del representante Legal del IPM. 4 Firma el formulario de actualización de datos generales del Instituto de Previsión Militar. 5 Traslada el formulario de actualización de datos generales del Instituto de Previsión Militar a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 6 Entrega el formulario Administración Tributaria. 7 Archiva el formulario sellado por la Superintendencia de Administración Tributaria, como constancia de la actualización de datos. Fin del proceso. en la Superintendencia de Fin Página 1 Página 56 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE SOLIDARIDAD (ISO) TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa a la página de Banco utilizando Internet. Paso 2: Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar. Paso 3: Realiza el pago con valor cero (0). Paso 4: Imprime dos constancias de la realización del pago. Una impresión para archivo de Auditoría Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 5: Traslada la constancia a Auditoría Interna. Auditoría Interna Paso 6: Revisa la constancia de pago de declaración del ISO. Paso 7: Archiva la constancia. Encargado de Impuestos Paso 8: Archiva la constancia. Página 57 de 244 PROCESO: DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE SOLIDARIDAD INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR(ISO) TRIMESTRAL Versión: 1 (PAGO EXENTO) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 8 Fecha: Septiembre 2013 Encargado de Impuestos Auditoría Interna Inicio Ingresa a la página de Banco utilizando Internet. Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar. Realiza el pago con valor cero (0). Imprime dos constancias de la realización del pago. Una impresión para archivo de Auditoria Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Traslada la constancia a Auditoría Interna. Revisa la constancia de pago de declaración del ISO. Archiva la constancia. Archiva la constancia. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 58 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: “DECLARACIÓN DEL ISR TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa a la página de Banco utilizando Internet. Paso 2: Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar. Paso 3: Realiza el pago con valor cero (0). Paso 4: Imprime la constancia de la realización del pago. Paso 5: Archiva la constancia. Página 59 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: DECLARACIÓN DEL ISR TRIMESTRAL (PAGO EXENTO) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Impuestos Inicio Ingresa a la página de Banco utilizando Internet. Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar. Realiza el pago con valor cero (0). Imprime la constancia de la realización del pago. Archiva la constancia. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 60 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 4: “INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE AUTORIDADES DEL IPM ANTE EL REGISTRO TRIBUTARIO (RTU)” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Compra el formulario 016 en Administración Tributaria – SAT-. la Superintendencia de Paso 2: Llena el formulario. Paso 3: Solicita la firma de la autoridad a inscribir en el Registro Tributario. Paso 4: Entrega el formulario a la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT -. Paso 5: Archiva el formulario sellado por la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT - de realizada la inscripción o actualización. Página 61 de 244 PROCESO: INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE AUTORIDADES ANTE EL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR DEL IPM Versión: 1 REGISTRO TRIBUTARIO (RTU) MANUAL DE PROCESOS Fecha: Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Septiembre 2013 Encargado de Impuestos Inicio Compra el formulario 016 en la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT-. Llena el formulario. Solicita la firma de la autoridad a inscribir en el Registro Tributario. 4 Entrega el formulario a la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT -. 5 Archiva el formulario sellado por la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT - de realizada la inscripción o actualización. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 62 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 5: “INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES” RESPONSABLE Encargado de Impuestos Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la Orden Judicial (La Orden Judicial informa de la aplicación de descuento por orden judicial). Paso 2: Ingresa (carga) a “Libro de descuentos judiciales” autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Paso 3: Realiza la descarga del descuento al presentar recibo. Paso 4: Entrega la copia de la Orden Judicial al Departamento de Prestaciones para aplicación de descuento en nómina. Paso 5: Entrega el recibo por concepto de pago de descuento judicial. Paso 6: Crea el listado de los descuentos a operar. Paso 7: Envía el archivo para pago por medio del Banco. Paso 8: Realiza la Nota de Débito. Paso 9: Entrega una copia de la Nota de Débito al Encargado de Impuestos. Página 63 de 244 PROCESO: CONTROL DE ESCRITURA PÚBLICA DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión:A FAVOR DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Fecha: Diagrama de Flujo Encargado de Impuestos Actividad Inicio del proceso. Recibe la Orden Judicial (La Orden Judicial informa de la aplicación de descuento por orden judicial). 2 Ingresa (carga) a “Libro de descuentos judiciales” autorizado por la Contraloría General de Cuentas. 4 Septiembre 2013 Sección de Tesorería Inicio 1 3 1 Realiza la descarga del descuento al presentar recibo. Entrega copia de la Orden Judicial al Departamento Prestaciones para aplicación de descuento en nomina. de Entrega el recibo por concepto de pago de descuento judicial. 5 6 7 8 9 Crea el listado de los descuentos a operar. Envía el archivo para pago por medio del Banco. Realiza la Nota de Debito. Entrega una copia de la Nota de Débito al Encargado de Impuestos. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 64 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: “INTEGRACIÓN E INGRESO DE DATOS DE FACTURAS EMITIDAS EN ASISTE LIBROS DE LA SAT” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Exporta del formato de Excel la información de facturas Serie A y Serie C a formato ASL. Paso 2: Carga la información a “Asiste Libros”. Paso 3: Imprime (medio electrónico, no físico) el libro de ventas en formato autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria. Paso 4: Compara los montos de libro con los montos del reporte de contabilidad. Paso 5: Traslada la información de libros a una USB. Paso 6: Presenta la información de libros a la Superintendencia de Administración Tributaria. Página 65 de 244 PROCESO: INTEGRACIÓN E INGRESO DE DATOS DEMILITAR FACTURAS EMITIDAS EN INSTITUTO DE PREVISIÓN Versión: 1 ASISTE LIBROS DE LA SAT MANUAL DE PROCESOS Fecha: Septiembre 2013 Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 Encargado de Impuestos Inicio Exporta del formato de Excel la información de facturas Serie A y Serie C a formato ASL. Carga la información a “Asiste Libros”. Imprime (medio electrónico, no físico) el libro de ventas en formato autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria. Compara los montos de libro con los montos del reporte de contabilidad. Traslada la información de libros a una USB. Presenta la información de libros a la Superintendencia de Administración Tributaria. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 66 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 7: “PAGO DE DECLARACIÓN DEL ISR ANUAL (PAGO EXENTO) CON LOS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa a la página de la Institución Bancaria. Paso 2: Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar. Paso 3: Realiza el pago con valor cero (0). Paso 4: Imprime dos constancias de pago. Una impresión para archivo de Auditoría Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 5: Entrega la constancia de pago a Auditoría Interna. Auditoría Interna Paso 6: Realiza la revisión de pago de declaración del ISR anual. Paso 7: Archiva la constancia. Encargado de Impuestos Paso 8: Archiva la constancia. Página 67 de 244 PROCESO: PAGOINSTITUTO DE DECLARACIÓN DEL ISR ANUAL (PAGO EXENTO) CON LOS DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 8 Fecha: Encargado de Impuestos Septiembre 2013 Auditoría Interna Inicio Ingresa a la página de la Institución Bancaria. Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar. Realiza el pago con valor cero (0). Imprime dos constancias de pago. Una impresión para archivo de Auditoria Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Entrega la constancia de pago a Auditoría Interna. Realiza la revisión de pago de declaración del ISR anual. Archiva la constancia. Archiva la constancia. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 68 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 8: “PAGO DE RETENCIONES DE ISR” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa a la página del Banco. Paso 2: Ingresa los datos del Instituto de Previsión Militar y selecciona la cuenta de gastos administrativos para operar el pago de retenciones de ISR. Paso 3: Ingresa la siguiente información: Paso 4: Número de empleados. Número de empleados exentos. Servicios profesionales. Servicios de representación. Imprime dos declaraciones del pago de retenciones de ISR. Una impresión para archivo de Auditoría Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 5: Realiza la confirmación de la declaración en medio electrónico. Paso 6: Imprime la constancia de confirmación (pago en Bancasat). Paso 7: Realiza la transferencia de información (medio electrónico). Paso 8: Imprime el formato de confirmación de transferencia. Paso 9: Verifica los movimientos en la cuenta de gastos administrativos según la Nota de Débito. Página 69 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE RETENCIONES DE ISR MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Impuestos Inicio Ingresa a la página de Banco. Ingresa los datos del Instituto de Previsión Militar y selecciona la cuenta de gastos administrativos para operar el pago de retenciones de ISR. Ingresa la siguiente información: Número de empleados. Número de empleados exentos. Servicios profesionales. Servicios de representación. Imprime dos declaraciones del pago de retenciones de ISR. Una impresión para archivo de Auditoria Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Realiza la confirmación de la declaración en medio electrónico. 5 6 7 8 9 Imprime la constancia de confirmación (pago en Bancasat). Realiza la transferencia de información (medio electrónico). Imprime el formato de confirmación de transferencia. Verifica los movimientos en la cuenta de gastos administrativos según la Nota de Debito. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 70 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 9: “PAGO DE RETENCIONES DE IVA” RESPONSABLE Encargado de Impuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa a la página del Banco e introduce la clave asignada al Instituto de Previsión Militar. Paso 2: Ingresa a la cuenta de gastos administrativos. Paso 3: Ingresa la información de Instituto de Previsión Militar para realizar el pago de retención de IVA. Paso 4: Imprime dos copias de la declaración de pago de retención de IVA. Una impresión para archivo de Auditoría Interna. Una impresión para archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 5: Realiza la confirmación de la declaración. Paso 6: Imprime la constancia de la confirmación (pago en Bancasat). Paso 7: Realiza la transferencia de información (medio electrónico). Paso 8: Imprime el archivo con la confirmación de la transferencia. Paso 9: Verifica el movimiento en la cuenta de gastos administrativos del Instituto de Previsión Militar según las Notas de Débito del pago de retención de IVA. Página 71 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE RETENCIONES DE IVA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Impuestos Inicio Ingresa a la página del Banco e introduce la clave asignada al Instituto de Previsión Militar. Ingresa a la cuenta de gastos administrativos. Ingresa la información de Instituto de Previsión Militar para realizar el pago de retención de IVA. Imprime dos copias de la declaración de pago de retención de IVA. 4 Una impresión para archivo de Auditoría Interna. Una impresión para archivo del Departamento Financiero. Realiza la confirmación de la declaración. 5 6 7 8 9 Imprime la constancia de la confirmación (pago en Bancasat). Realiza la transferencia de información (medio electrónico). Imprime el formato con la confirmación de la transferencia. Verifica el movimiento en la cuenta de gastos administrativos del Instituto de Previsión Militar según las Notas de Debito del pago de retención de IVA. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 72 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 NÓMINAS Página 73 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “DESCUENTOS DE NÓMINAS” RESPONSABLE Encargado de Sección de Contabilidad DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Revisa y marca los descuentos realizados en las nóminas a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Asociaciones, Empresas del Instituto de Previsión Militar, Economato, Préstamos de Crédito Hipotecario Nacional, Farmacia Fraternidad militar Paso 2: Crea el archivo de los descuentos a trabajar “Descuentos en nóminas de xxx del xxxx” en formato Excel. Paso 3: Consulta al Departamento de Prestaciones si ya ha culminado la carga de datos de nóminas en el Sistema Power Term. Paso 4: Revisa en el Sistema Power Term los descuentos de nóminas. Paso 5: Cuadra la información en el Sistema Power Term y el cuadro de “Integración descuentos nóminas de xxx del xxxx” ** El monto de Mar y Sol, Club la Aurora y Farmacia del Sistema Power Term no es igual al del archivo de Excel, se debe sumar la nómina de Finanzas y el monto del Sistema Power Term para obtener el valor del archivo de Excel. ** Los montos de las demás cuentas deben cuadrar tanto en el documento de Excel como en el Sistema Power Term Paso 6: Imprime los Ingresos efectuados en SICOIN. Paso 7: Redacta el oficio para pago de los descuentos efectuados. Paso 8: Proporciona el Cuadro de Descuentos a las empresas y asociaciones beneficiarios de descuentos según mes y descripción: 1. Ingresar al Sistema Power Term. 2. Imprimir Listado. 3. Entregar a representante de la asociación. Paso 9: Revisa el oficio impreso, firma y sella. Paso 10: Genera el CUR por el valor del cheque de descuento de nómina. Paso 11: Crea el CUR por procesamiento de datos (% de descuento) si aplica. Si no se ha aplicado % de descuento solo se debe generar un CUR. Paso 12: Revisa y aprueba el CUR. Página 74 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 13: Registra en SICOIN de ingresos. Página 75 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: DESCUENTOS DE NÓMINAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Crea el archivo de los descuentos a trabajar “Descuentos en nóminas de xxx del xxxx” en formato Excel. 3 Consulta al Departamento de Prestaciones si ya ha culminado la carga de datos de nóminas en el Sistema Power Term. 5 6 7 Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Contabilidad Inicio Revisa y marca los descuentos realizados en las nominas. 2 4 Versión: Revisa en el Sistema Power Term los descuentos de nóminas. Cuadra la información en el Sistema Power Term y el cuadro de “Integración descuentos nóminas de xxx del xxxx” Imprime los Ingresos efectuados en SICOIN. Redacta el oficio para pago de los descuentos efectuados. 8 Proporciona el Cuadro de Descuentos a las empresas y asociaciones beneficiarios de descuentos según mes y descripción: 9 Revisa el oficio impreso, firma y sella. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 76 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: DESCUENTOS DE NÓMINAS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 10 11 12 13 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Contabilidad A Genera el CUR por el valor del cheque de descuento de nómina. Crea el CUR por procesamiento de datos (% de descuento) si aplica. Revisa y aprueba el CUR. Registra en SICOIN de ingresos. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 77 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “FINIQUITO DE PAGO DE LAS PRESTACIONES DE JUBILACIONES Y PENSIONES COBRADAS DE MAS” RESPONSABLE Encargado de Sección de Contabilidad Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe del afiliado la solicitud de finiquito de pago. Paso 2: Revisa las cuotas realizadas por el afiliado. Paso 3: Redacta la carta de resolución de finiquito de pago. Paso 4: Solicita la revisión, firma y sello de la carta de finiquito de pago al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 5: Revisa, sella y firma la carta de finiquito de pago. Paso 6: Traslada la carta de finiquito de pago al interesado. Página 78 de 244 PROCESO: FINIQUITO DE PAGO LAS PRESTACIONES DE JUBILACIONES INSTITUTO DE DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 Y PENSIONES COBRADAS DE MAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 Fecha: Encargado de Sección de Contabilidad Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Financiera UDAF- Inicio Recibe del afiliado la solicitud de finiquito de pago. Revisa las cuotas realizadas por el afiliado. Redacta la carta de resolución de finiquito de pago. Solicita la revisión, firma y sello de la carta de finiquito de pago al Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Revisa, sella y firma la carta de finiquito de pago. Traslada la carta de finiquito de pago al interesado. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 79 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 CUOTAS Página 80 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN” RESPONSABLE Encargado de Cuotas Departamento Administrativo Encargado de Cuotas DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe del Departamento de Prestaciones la solicitud de jubilación presentada por el afiliado. Paso 2: Traslada al jubilación. Paso 3: Redacta el oficio dirigido a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- indicando la solicitud de jubilación. Paso 4: Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Paso 5: Recibe el oficio, firma y sella la copia. Paso 6: Genera el reporte del total de aportaciones por afiliado; este permite efectuar el cálculo de tiempo cotizado y el reporte de últimas sesenta aportaciones del afiliado. Paso 7: Ingresa al Sistema Power Term, selecciona: Departamento Administrativo la solicitud de Menú de cuotas. Menú de consultas estadísticas. Busca el Número de catálogo utilizando el nombre del beneficiario. Paso 8: Imprime los reportes. Paso 9: Calcula el reporte de total de aportaciones por afiliado: revisa en el reporte impreso el correlativo de aportaciones realizadas cada mes y determina el tiempo de cotización. Paso 10: Calcula el reporte de las últimas sesenta (60) aportaciones del afiliado: Ingresa el tiempo de servicio. Calcula la cantidad de cuotas iguales realizadas durante las últimas sesenta (60) aportaciones. Paso 11: Sella y firma los reportes. Paso 12: Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 13: Redacta la certificación de jubilación que contenga la siguiente Página 81 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 información: Número de la certificación. Tiempo cotizado. Periodo que cotizó. Desglose de las últimas sesenta (60) cuotas de 8%. Últimos sesenta (60) sueldos asegurados sobre los cuales cotizó el interesado que tramita la jubilación. Paso 14: Calcula el sueldo asegurado: Divide la cuota dentro del 8 por ciento (8%). Paso 15: Imprime la certificación. Original en papel membretado del Instituto de Previsión Militar. Tres (3) copias en papel normal (sin membrete). Paso 16: Traslada la certificación y copias para firma. Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- Paso 17: Revisa, sella y firma la certificación y sus copias. Secretaria Paso 19: Entrega la certificación de la siguiente forma: Paso 18: Traslada la certificación y copias a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Cuotas: copia de certificación adjuntada al expediente que contiene cálculos matemáticos para archivo. Departamento de Prestaciones: Certificación original y una copia. Departamento de Estadística: copia de la certificación. Secretaria: copia para archivo. Paso 20: Archiva la copia de la certificación con el sello y firma de recepción. Departamento de Prestaciones Paso 21: Entrega la certificación original al afiliado. Página 82 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Encargado de Cuotas Actividad Inicio del proceso. 1 Fecha: 1 Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Departamento de Financiera – Prestaciones UDAF- Inicio Recibe del Departamento Prestaciones la solicitud jubilación presentada por afiliado. de de el 2 Traslada al Administrativo la jubilación. 3 Redacta el oficio dirigido a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- indicando la solicitud de jubilación. 4 Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 5 Recibe el oficio, copia. 6 Departamento Administrativo Versión: Departamento solicitud de firma y sella la Genera el reporte del total de aportaciones por afiliado; este permite efectuar el cálculo de tiempo cotizado y el reporte de últimas sesenta aportaciones del afiliado. Ingresa a Power Term. 7 8 Imprime los reportes. 9 Calcula el reporte de total de aportaciones por afiliado. 10 Calcula el reporte de las últimas sesenta (60) aportaciones del afiliado. Sella y firma los reportes. 11 Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 83 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN MANUAL DE PROCESOS Encargado de Cuotas Actividad … Viene de la pagina anterior 12 Redacta 15 Fecha: 1 Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Departamento de Financiera – Prestaciones UDAF- A Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 13 jubilación. 14 Departamento Administrativo Versión: la certificación de Calcula el sueldo asegurado. Imprime la certificación. Traslada la certificación y copias 16 para firma. Revisa, sella y firma la certificación 17 y sus copias. 18 19 20 21 Traslada la certificación y copias a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Entrega la certificación Archiva la copia de la certificación con el sello y firma de recepción. Entrega la certificación original al afiliado. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 84 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “CERTIFICACIONES DE CUOTAS APORTADAS AL RÉGIMEN PREVISIONAL” RESPONSABLE Encargado de Cuotas DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Revisa en el Sistema Power Term los pagos efectuados según el número de cuenta. Paso 2: Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo de la Unidad. Paso 3: Redacta la certificación que contenga: Paso 4: Número de la certificación. Tiempo cotizado. Periodo que cotizó. Imprime la certificación. Original en papel membretado del Instituto de Previsión Militar. Una copia en papel normal (sin membrete). Paso 5: Traslada la certificación al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- para su revisión. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 6: Revisa, sella y firma la certificación y sus copias. Paso 7: Traslada la certificación a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera. Secretaria Paso 8: Entrega la certificación al interesado. Página 85 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: CERTIFICACIONES DE CUOTAS APORTADAS AL RÉGIMEN PREVISIONAL MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Revisa en el Sistema Power Term los pagos efectuados según el número de cuenta. 2 Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo de la Unidad. 3 Redacta la certificación que contenga: Número de la certificación. Tiempo cotizado. Periodo que cotizó. 4 5 6 7 8 Fecha: Encargado de Cuotas 1 Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Secretaria Inicio Imprime la certificación. Traslada la certificación al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- para su revisión. Revisa, sella y firma la certificación y sus copias. Traslada la certificación a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera. Entrega la certificación al interesado. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 86 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: “CUADRE MENSUAL DE CUOTAS 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO” RESPONSABLE Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el cheque de cuotas y extiende recibo 29-C-99 por el monto de la cuota de ingresos a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional. La Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional emite el cheque de los depósitos de las cuentas de la siguiente forma: Departamento de Informática Encargado de Cuotas ** 90 % del valor total de la nómina en los últimos días del mes. ** 10 % del valor total de la nómina al siguiente fin de mes por las nóminas adicionales (cambios de personal efectuados durante el mes por traslados, bajas, descensos, etc.) Paso 2: Realiza la carga de la información en el Sistema Power Term para el área de cuotas de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Esto se realiza en el periodo del 26 al 30 (31) de cada mes. Paso 3: Envía por medio electrónico el archivo de las cuotas en formato de Excel al encargado de cuotas. Paso 4: Recibe las nóminas de cuotas de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional (aproximadamente 2 meses después de su fecha de emisión). Paso 5: Carga de información en el Sistema Power Term. Paso 6: Ingresa a la opción de carga de cuotas Finanzas. Paso 7: Inserta los Datos presionando Enter y espera la carga de la información. Paso 8: Verifica la carga correcta de las cuotas del mes, verificando algunos números de catálogos al azar. Paso 9: Envía la respuesta al Departamento de Informática indicando la recepción correcta del archivo y revisión en el Sistema Power Term de la información de cuotas. Página 87 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 10: Verifica en la caja fiscal el número de recibo 29-C-99 emitido por la cuota del 8% de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional. Paso 11: Verifica en el Sistema Power Term: Menú de cuotas. Consulta de recibos 29C (opción 9). Paso 12: Imprime el registro de número de recibos y cantidad ingresada por concepto de cuotas del Sistema Power Term. Paso 13: Guarda el archivo de Excel enviado por informática. Paso 14: Realiza el cuadre de cuotas del 8% recibida de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa de personal de alta en el ejército con los siguientes documentos: Recibo de ingresos extendido por la Tesorería. Nóminas de descuento de cuotas. Archivo en Excel enviado por informática. Sección de Paso 15: Realiza la revisión y cálculo del cuadre de montos del archivo de Excel. Paso 16: Realiza la sumatoria de cuotas del 8% del IPM del final de la columna correspondiente y marca con negrita. Paso 17: Revisa las nóminas normales: ** La información subrayada con tinta roja indica que a esta persona no se le realizó el descuento del 8 % por cualquier justificación. Paso 18: Toma nota del Número de catálogo. Paso 19: Busca el número de catálogo en el archivo de Excel y marca de la siguiente forma: Fondo amarillo en todas las celdas correspondientes al número de catálogo, letras con negrita y color rojo. Paso 20: Toma nota del valor actual de la celda de monto de cuota 8%. Paso 21: Cambia el valor de la celda por 0.00. Paso 22: Agrega un comentario en la celda del monto indicando: “El valor se coloca en 0.00 por que la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional no envió monto por valor de ….. (Valor antes anotado y cambiado por 0.00)” Página 88 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 23: Busca en el Sistema Power Term los datos laborales del afiliado según Número de catálogo para verificar su estatus. Paso 24: Ingresa en el archivo de Excel la información de la nómina adicional con las siguientes columnas e información según nómina: Número de catálogo Nombre y descripción del periodo, Monto y cuotas efectuadas. Monto total de cuotas del 8% Paso 25: Realiza la sumatoria de la nómina adicional. Paso 26: Realiza el cuadre de cuotas en el archivo de Excel. Paso 27: Realiza el resumen de cuadre de cuotas con la siguiente información: Total cinta magnética (monto total cuota IPM 8%). (+) Nóminas adicionales (sumatoria nómina adicional). Total = total cinta magnética + nóminas adicionales. No. De recibo 90 % monto fecha No. De recibo 10 % monto fecha Total recibos = monto recibo 90 % + monto recibo 10 % Diferencia = total – total recibos Si la diferencia es cero se considera que ya se tiene el cuadre mensual de cuotas 8 % recibidas de la dirección de finanzas del ministerio de la defensa nacional del personal de alta en el ejército Paso 28: Realiza la integración de los catálogos que se dejan con valor Q. 0.00 por no ser remitidas las cuotas por la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional del personal de alta en el ejército con la siguiente información: Número de catálogo. Valor de la cuota del 8 % IPM anulada (borrada y justificada). Sumatoria final de integración. Página 89 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 29: Imprime el cuadre mensual de cuotas 8% recibidas. Paso 30: Archiva el cuadre mensual de cuotas 8% recibidas para efectos de auditoría. Página 90 de 244 PROCESO: CUADRE MENSUAL DE 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN INSTITUTO DECUOTAS PREVISIÓN MILITAR Versión: DE FINANZAS 1 DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 Fecha: Sección de Tesorería Septiembre 2013 Departamento de Informática Encargado de Cuotas Inicio Recibe el cheque de cuotas y extiende recibo 29C-99 por el monto de la cuota de ingresos a la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional. Realiza la carga de la información en el Sistema Power Term para el área de cuotas de la –UDAF-. Esto se realiza en el periodo del 26 al 30 (31) de cada mes. Envía por medio electrónico el archivo de las cuotas en formato de Excel al encargado de cuotas. Recibe las nóminas de cuotas de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional (aproximadamente 2 meses después de su fecha de emisión). Carga de información en el Sistema Power Term. Ingresa a la opción de carga de cuotas Finanzas. 6 7 8 9 10 11 Inserta los Datos presionando Enter y espera la carga de la información. Verifica la carga correcta de las cuotas del mes, verificando algunos números de catálogos al azar. Envía la respuesta al Departamento de Informática indicando la recepción correcta del archivo y revisión en el Sistema Power Term de la información de cuotas. Verifica en la caja fiscal el número de recibo 29-C99 emitido por la cuota del 8% de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional. Verifica en el Sistema Power Term: Menú de cuotas. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 91 de 244 PROCESO: CUADRE MENSUAL DE 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN INSTITUTO DECUOTAS PREVISIÓN MILITAR Versión: DE FINANZAS1 DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO MANUAL DE PROCESOS Sección de Tesorería Actividad … Viene de la pagina anterior Fecha: Septiembre 2013 Departamento de Informática Encargado de Cuotas A Imprime el registro de número de recibos y 12 cantidad ingresada por concepto de cuotas del Sistema Power Term. Guarda el 13 informática. 14 archivo de Excel enviado por Realiza el cuadre de cuotas del 8% recibida de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa de personal de alta en el ejército Realiza la revisión y cálculo del cuadre de montos 15 del archivo de Excel. 16 17 18 19 20 Realiza la sumatoria de cuotas del 8% del IPM del final de la columna correspondiente y marca con negrita. Revisa las nominas normales. Toma nota del Número de catálogo. Busca el número de catálogo en el archivo de Excel y marca de la siguiente forma: Fondo amarillo en todas las celdas del número de catálogo, letras con negrita y color rojo. Toma nota del valor actual de la celda de monto de cuota 8%. Cambia el valor de la celda por 0.00. 21 22 Agrega un comentario en la celda del monto indicando: “El valor se coloca en 0.00 por que la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional no envió monto por valor de ….. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 92 de 244 PROCESO: CUADRE MENSUAL DE 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN INSTITUTO DECUOTAS PREVISIÓN MILITAR Versión: DE FINANZAS 1 DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO MANUAL DE PROCESOS Sección de Tesorería Actividad … Viene de la pagina anterior 23 Fecha: Septiembre 2013 Departamento de Informática Encargado de Cuotas B Busca en el Sistema Power Term los datos laborales del afiliado según Número de catálogo para verificar su estatus. Ingresa en el archivo de Excel la información de la 24 nomina adicional. 25 26 27 28 29 30 Realiza la sumatoria de la nómina adicional. Realiza el cuadre de cuotas en el archivo de Excel. Realiza el resumen de cuadre de cuotas. Realiza la integración de los catálogos que se dejan con valor Q. 0.00 por no ser remitidas las cuotas por la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional. Imprime el recibidas. cuadre mensual de cuotas 8% Archiva el cuadre mensual de cuotas 8% recibidas para efectos de auditoría. Fin del proceso. Fin Página 3 Página 93 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 4: “SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA” RESPONSABLE Departamento de Estadística DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Brinda atención al afiliado indicando los requisitos para realizar la solicitud para cotizar de baja: 1. Realizar la solicitud dentro de los 3 meses después de haber salido de baja. 2. No tener 20 años de servicio en el Ejército. 3. Llenar el formulario “Solicitud para seguir cotizando al Instituto de Previsión Militar”. Departamento de Inversiones Departamento Legal Paso 2: Recibe el formulario “Solicitud para seguir cotizando al Instituto de Previsión Militar” y anexa la hoja de ruta “Trámite para cotizar de baja al Instituto de Previsión Militar”. Paso 3: Emite el dictamen de la situación del afiliado. Paso 4: Traslada la solicitud al Departamento de Inversiones. Paso 5: Emite el dictamen de la situación del afiliado en relación de deudas pendientes y si se encuentra al día con sus pagos. Paso 6: Evacua el expediente con dictamen al Departamento Legal. Paso 7: Emite el dictamen si es procedente o no la solicitud para cotizar de baja. Si no es procedente la solicitud para cotizar de baja traslada el expediente al Departamento de Prestaciones. (Paso 8) Si es procedente la solicitud para cotizar de baja evacua el expediente con dictamen a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- (Paso 9). Departamento de Prestaciones Paso 8: Emite la Resolución e informa al afiliado. Encargado de Cuotas Paso 9: Elabora el oficio dirigido al solicitante con los datos que proporcionó en la “Solicitud para seguir cotizando al Instituto de Previsión Militar” indicando que es procedente su solicitud para cotizar de baja. Paso 10: Traslada el oficio al Gerente para su autorización. Gerente Paso 11: Revisa y firma el oficio. Página 94 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 12: Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Encargado de Cuotas Paso 13: Prepara el oficio y lo envía por correo al interesado. Paso 14: Recibe al afiliado y actualiza la información del solicitante a categoría de baja cotizando en el Sistema Gráfico del IPM. Página 95 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Departamento de Estadística Versión: Fecha: Departamento Departamento Departamento de de Legal Inversiones Prestaciones 1 Septiembre 2013 Encargado de Cuotas Gerente Inicio Brinda atención al afiliado indicando los requisitos para realizar la solicitud para cotizar de baja Recibe el formulario “Solicitud para seguir cotizando al IPM” y anexa la hoja de ruta “Trámite para cotizar de baja al IPM”. Emite dictamen de la situación del afiliado. Traslada la solicitud al Departamento de Inversiones. Emite dictamen de la situación del afiliado en relación de deudas pendientes y si se encuentra al día con sus pagos. Evacua el expediente con dictamen al Departamento Legal. Emite dictamen si es procedente o no la solicitud para cotizar de baja. La solicitud Procede La solicitud No procede Emite la Resolución e informa al afiliado. Elabora el oficio dirigido al solicitante con los datos que proporciono en la “Solicitud para seguir cotizando al IPM” Traslada el oficio al Gerente para su autorización. Revisa y firma el oficio. 11 Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 96 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA MANUAL DE PROCESOS Actividad Departamento de Estadística Versión: Fecha: Departamento Departamento Departamento de de Legal Inversiones Prestaciones 1 Septiembre 2013 Encargado de Cuotas … Viene de la pagina anterior 12 Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 13 Prepara el oficio y lo envía por correo al interesado. 14 Recibe al afiliado y actualiza la información del solicitante a categoría de baja cotizando en el Sistema Gráfico del IPM. Fin del proceso. Gerente A Fin Página 2 Página 97 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: MANUAL DE PROCESOS 1 Fecha: Septiembre 2013 PROCESO 5: “TRÁMITE DE REHABILITACIÓN” RESPONSABLE Departamento Administrativo DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe del afiliado la solicitud de rehabilitación que contenga los siguientes requisitos: Irse de baja a su solicitud. Certificado médico extendido por sanidad militar. Oficio de solicitud de rehabilitación indicando: Encargado de Cuotas Solicitud explicita de rehabilitación. Nombre completo. Dirección. Registro y Número de Cédula o DPI. Número de teléfono. Número de catálogo. Debidamente firmado. Paso 2: Margina los documentos. Paso 3: Evacua los documentos Financiera –UDAF-. Paso 4: Realiza los cálculos de: Paso 5: a la Unidad de Administración Total de tiempo cotizado del rehabilitación. afiliado que solicita la Periodo que cotizó el último sueldo asegurado. Cuota del 28% que tendrá que pagar mensualmente. Ingresa al Sistema Power Term: Selecciona el menú de cuotas. Genera los reportes del total de aportaciones por afiliado según su número de catálogo. Paso 6: Imprime el reporte. Paso 7: Revisa en el reporte impreso el correlativo de aportaciones realizadas cada mes para obtener el tiempo cotizado. Esto permitirá determinar el total de aportaciones del afiliado. Paso 8: Calcula el reporte de la última aportación del afiliado: Calcula el último sueldo asegurado utilizando la última cuota y Página 98 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 dividiéndola entre el 8 %. Paso 9: Determina la última cuota a pagar mensualmente: Multiplica el último sueldo asegurado por el 28 %. Paso 10: Redacta el oficio de rehabilitación. siguiente información: El oficio debe tener la Correlativo de oficio. Información relacionada a los cálculos matemáticos. Trámite: indicar a que departamento corresponde el oficio. Paso 11: Imprime el oficio en papel normal y dos copias. Paso 12: Traslada el oficio para su revisión. Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Paso 13: Revisa, firma y sella el oficio. Secretaria Paso 15: Entrega el oficio y documentos de la siguiente forma: Paso 14: Traslada el oficio a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Copia del oficio y los documentos que respaldan los cálculos a el Encargado de Cuotas. Oficio original rehabilitación). para el interesado (solicitante de la Departamento de Estadística Paso 16: Recibe el oficio, firma y sella copia como constancia de recibido. Secretaria Paso 18: Archiva los documentos y la copia sellada del oficio. Paso 17: Archiva el oficio original para ser entregado a beneficiario. Página 99 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: TRÁMITE DE REHABILITACIÓN MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Departamento Administrativo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 Recibe del afiliado rehabilitación. Versión: Fecha: Encargado de Cuotas Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- 1 Septiembre 2013 Secretaria Departamento de Estadística Inicio la solicitud de Margina los documentos. Evacua los documentos a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Realiza los cálculos. Ingresa a Power Term Imprime el reporte. 6 7 8 9 Revisa en el reporte impreso el correlativo de aportaciones realizadas cada mes para obtener el tiempo cotizado. Esto permitirá determinar el total de aportaciones del afiliado. Calcula el reporte de la última aportación del afiliado. Determina la última mensualmente. cuota a pagar Redacta el oficio de rehabilitación. 10 11 Imprime el oficio en papel normal y dos copias. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 100 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: TRÁMITE DE REHABILITACIÓN MANUAL DE PROCESOS Departamento Administrativo Actividad … Viene de la pagina anterior Traslada el oficio para su revisión. 13 Revisa, firma y sella el oficio. 15 16 Fecha: Encargado de Cuotas Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- 1 Septiembre 2013 Secretaria Departamento de Estadística A 12 14 Versión: Traslada el oficio a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Entrega el oficio y documentos. Recibe el oficio, firma y sella copia como constancia de recibido. Archiva el oficio original entregado a beneficiario. para ser 17 18 Archiva los documentos y la copia sellada del oficio. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 101 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: “TRASLADO DE CUOTAS” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Departamento de Prestaciones Paso 1: Brinda atención al afiliado que solicita la devolución de cuotas. Paso 2: Envía los documentos a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Cuotas Paso 3: Revisa el expediente de las cuotas descontadas. Paso 4: Evacua el expediente al Departamento de Estadística para validación de la devolución de las cuotas. Departamento de Estadística Paso 5: Emite el dictamen de la situación del afiliado que solicita la devolución de las cuotas. Paso 6: Evacua el expediente con dictamen al Departamento de Inversiones. Paso 7: Emite el dictamen de la situación del afiliado en relación de las deudas pendientes. Paso 8: Evacua el expediente con el dictamen al Departamento Legal. Departamento Legal Paso 9: Emite el dictamen de devolución de las cuotas. Encargado de Cuotas Paso 11: Redacta el reporte de devolución de cuotas. Departamento de Inversiones Paso 10: Evacua el expediente con el dictamen Administración Financiera –UDAF-. a la Unidad de Paso 12: Revisa el documento en Excel nombrado “MONTEPÍO” que contiene la información procesada anteriormente en la providencia: Periodos: Indica fechas de descuento de cuotas con el mismo monto. Cuotas descontadas: Monto descontado según los periodos. No. De meses: Cantidad de meses según periodos. Página 102 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: MANUAL DE PROCESOS Fecha: 1 Septiembre 2013 Totales: Resultado de multiplicar las cuotas descontadas con el no. De meses. Gran total: Sumatoria de los totales. Paso 13: Imprime dos (2) copias del reporte. Paso 14: Redacta el oficio que firma el Administración Financiera –UDAF-. Jefe de la Unidad de Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Paso 15: Revisa el reporte, firma y sella oficio. Encargado de Cuotas Paso 17: Traslada el oficio y el reporte a Auditoría Interna solicitando la revisión del traslado de las cuotas y de el aval correspondiente. Auditoría Interna Paso 18: Revisa el reporte. Firma y sella el mismo dando su aval previo a elaborar CUR si todo es correcto. Paso 16: Traslada el reporte y el oficio al Encargado de Cuotas. Paso 19: Traslada el reporte a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Encargado de Cuotas Paso 20: Redacta el oficio solicitando la generación y autorización del CUR a favor de la Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional. Este oficio no tiene correlativo (S/N). Paso 21: Traslada el oficio al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 22: Revisa, firma y sella el oficio autorizando la generación del CUR. Paso 23: Crea el CUR contabilidad. afectando las cuentas de presupuestos y Paso 24: Imprime el CUR y solicita el pago. Paso 25: Evacua el CUR a la Sección de Tesorería. Sección de Tesorería Paso 26: Emite el cheque correspondiente. Paso 27: Informa a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- la información del cheque generado. Página 103 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Encargado de Cuotas Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 28: Redacta el oficio dirigido al Director Financiero del Ministerio de Finanzas Públicas, Dirección Financiera. E imprime en hoja membretada. Paso 29: Envía el oficio al Departamento Administrativo para solicitar firma. Departamento Administrativo Paso 30: Revisa el oficio antes de solicitar la firma del Gerente. Gerente Paso 32: Revisa el oficio y lo firma. Paso 31: Traslada el oficio al Gerente. Paso 33: Evacua el oficio al Departamento Administrativo. Departamento Administrativo Paso 34: Evacua el oficio firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Cuotas Paso 35: Recibe el oficio firmado. Paso 36: Solicita el cheque a la Sección de Tesorería. Paso 37: Saca una fotocopia al cheque y al oficio firmado. Paso 38: Presenta personalmente al Banco de Guatemala la boleta de depósito para efectuar el depósito de las cuotas. Paso 39: Saca una fotocopia a la boleta de depósito. Paso 40: Presenta personalmente en el Ministerio de Finanzas Públicas (14vo. Nivel) Dirección Financiera, con la boleta original del Banco de Guatemala con el oficio. Paso 41: Recibe la indicación de presentarse en una fecha determinada (no menos de 15 días) para solicitar el CUR en el cual se ingresaron las cuotas a las Clases Pasivas del Estado. Paso 42: Informa al Departamento Administrativo cuando debe enviar al personal de Mensajería a solicitar el CUR. Departamento Administrativo Paso 43: Programa el tiempo necesario para realizar la solicitud del CUR en el Ministerio de Finanzas Públicas (14vo. Nivel) Dirección Financiera. Paso 44: Entrega el CUR a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Encargado de Cuotas Paso 45: Redacta el oficio dirigido a la Dirección General de Finanzas del MDN solicitando la Certificación de sueldos de la persona no afiliada, en donde aparezcan los descuentos por concepto de Página 104 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Montepío, adjuntando: 1. CUR del Ministerio de Finanzas Públicas. 2. Documento impreso “Montepío” (formato Excel). Paso 46: Traslada el oficio para firma al Gerente. Gerente Paso 47: Revisa el oficio y lo firma. Paso 48: Evacua el oficio a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Encargado de Cuotas Paso 49: Envía el oficio a la Dirección General de Finanzas del MDN. Página 105 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: TRASLADO DE CUOTAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Inicio del proceso. 1 2 Envía los documentos a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 5 Departamento Administrativo Gerente Emite el dictamen de la situación del afiliado que solicita la devolución de las cuotas. 7 Emite el dictamen de la situación del afiliado en relación de las deudas pendientes. 8 Evacua el expediente con el dictamen al Departamento Legal. 11 Sección de Tesorería Evacua el expediente al Departamento de Estadística para validación de la devolución de las cuotas. 6 10 Septiembre 2013 Revisa el expediente de las cuotas descontadas. Evacua el expediente con dictamen al Departamento de Inversiones. 9 Auditoría Interna 1 Inicio Brinda atención al afiliado que solicita la devolución de cuotas. 4 Fecha: Jefe de la Departamento Encargado de Departamento Departamento Departamento Unidad de de cuotas de Estadística de Inversiones Legal Administración Prestaciones Financiera Actividad 3 Versión: Emite el dictamen de devolución de las cuotas. Evacua el expediente con el dictamen a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Redacta el reporte devolución de cuotas. Continúa en la página siguiente... de A Página 1 Página 106 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: TRASLADO DE CUOTAS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 12 Revisa el documento en Excel nombrado “MONTEPIO”. 13 Imprime dos (2) copias del reporte. 14 Redacta el oficio que firma el Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. 15 16 17 18 Fecha: Jefe de la Departamento Encargado de Departamento Departamento Departamento Unidad de de cuotas de Estadística de Inversiones Legal Administración Prestaciones Financiera Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Sección de Tesorería Departamento Administrativo Gerente A Revisa el reporte, firma y sella oficio. Traslada el reporte y el oficio al Encargado de Cuotas. Traslada el oficio y el reporte a Auditoría Interna solicitando la revisión del traslado de las cuotas y de el aval correspondiente. Revisa el reporte. Firma y sella el mismo dando su aval previo a elaborar CUR si todo es correcto. 19 Traslada el reporte a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 20 Redacta el oficio solicitando la generación y autorización del CUR a favor de la DGFMDN. 21 Traslada el oficio al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 22 Revisa, firma y sella el oficio autorizando la generación del CUR. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 107 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: TRASLADO DE CUOTAS MANUAL DE PROCESOS Jefe de la Departamento Encargado de Departamento Departamento Departamento Unidad de de cuotas de Estadística de Inversiones Legal Administración Prestaciones Financiera Actividad … Viene de la pagina anterior 23 Crea el CUR afectando las cuentas de presupuestos y contabilidad. 24 Imprime el CUR y se solicita el pago. 25 26 27 28 29 30 31 32 33 Fecha: Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Sección de Tesorería Departamento Administrativo Gerente B Evacua el CUR a la Sección de Tesorería. Emite el correspondiente. cheque Informa a la Unidad de Administración Financiera – UDAF- la información del cheque generado. Redacta el oficio dirigido al Director Financiero del MFP, Dirección Financiera. Envía el oficio al Departamento Administrativo para solicitar firma. Revisa el oficio antes de solicitar la firma del Gerente. Traslada Gerente. el oficio al Revisa el oficio y lo firma. Evacua el oficio Departamento Administrativo. Continúa en la página siguiente... al C Página 3 Página 108 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: TRASLADO DE CUOTAS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 34 35 36 37 38 39 40 Versión: Fecha: Jefe de la Departamento Encargado de Departamento Departamento Departamento Unidad de de cuotas de Estadística de Inversiones Legal Administración Prestaciones Financiera Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Sección de Tesorería Departamento Administrativo Gerente C Evacua el oficio firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Recibe el oficio firmado. Solicita el cheque a la Sección de Tesorería. Saca una fotocopia al cheque y al oficio firmado. Presenta personalmente al Banco de Guatemala la boleta de depósito para efectuar el depósito de las cuotas. Saca una fotocopia a la boleta de depósito. Presenta personalmente en el Ministerio de Finanzas Publicas, Dirección Financiera. 41 Recibe la indicación de presentarse en una fecha determinada. 42 Informa al Departamento Administrativo cuando debe enviar a solicitar el CUR. 43 Programa el tiempo necesario para realizar la solicitud del CUR en el MFP. 44 Entrega el CUR a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Continúa en la página siguiente... D Página 4 Página 109 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: TRASLADO DE CUOTAS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 45 Redacta el oficio dirigido a la Dirección General de Finanzas del MDN. 46 Traslada el oficio para firma al Gerente. 47 Versión: Fecha: Jefe de la Departamento Encargado de Departamento Departamento Departamento Unidad de de cuotas de Estadística de Inversiones Legal Administración Prestaciones Financiera Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Sección de Tesorería Departamento Administrativo Gerente D Revisa el oficio y lo firma. 48 Evacua el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 49 Envía el oficio a la Dirección General de Finanzas del MDN. Fin del proceso. Fin Página 5 Página 110 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 SECCIÓN DE PRESUPUESTOS Página 111 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “CIERRE FISCAL MENSUAL Y ANUAL” RESPONSABLE Auxiliar de presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Registra las provisiones de prestaciones en SICOIN y SIGES. Paso 2: Registra las amortizaciones en SICOIN y SIGES. Paso 3: Revisa ingresos y gastos en SICOIN y SIGES. Paso 4: Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- que puede realizar el proceso de Cierre. Paso 5: Realiza el Cierre. Página 112 de 244 PROCESO: INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR CIERRE FISCAL MENSUAL Y ANUAL MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 Versión: Fecha: Auxiliar de presupuestos 1 Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Inicio Registra las provisiones de prestaciones en SICOIN y SIGES. Registra las amortizaciones en SICOIN y SIGES. Revisa los ingresos de gastos en SICOIN y SIGES. Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- que puede realizar el proceso de Cierre. Realiza el Cierre. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 113 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “FORMULACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO N+1” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Paso 1: Recibe de la Unidad de Planificación el anteproyecto de presupuesto de gastos. Paso 2: Traslada el anteproyecto de presupuesto Encargado de Sección de Presupuestos. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 3: Elabora el proyecto de Red Programática con apoyo de la Unidad de Planificación y gestiona el visto bueno por medio de hoja de ruta y Matriz de Resultados y Productos. Paso 4: Envía el proyecto de Red Programática al Ministerio de Finanzas Públicas, Dirección Técnica del Presupuesto para su aprobación. Paso 5: Gestiona el anteproyecto de presupuesto de ingresos (solicitud de información e integración) y cuadre de ingresos y egresos. Paso 6: Recibe el anteproyecto de presupuesto de gastos. Paso 7: Carga la información a (Fases de carga y autorización) SIGES – SICOIN. Paso 8: Imprime los formularios DTP´S (Elaboración de información solicitada en normas para formulación de anteproyecto para el año n+1 y realiza el trámite de firma correspondiente. Paso 9: Elabora el oficio de envío y trámite de firmas. de gastos Página 114 de 244 al INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: FORMULACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO N+1 MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Fecha: Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Actividad 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Inicio Inicio del proceso. 1 Recibe de la Unidad de Planificación el anteproyecto de presupuesto de gastos. 2 Traslada el anteproyecto de presupuesto de gastos al Encargado de Sección de Presupuestos. 3 Elabora el proyecto de Red Programática con apoyo de la Unidad de Planificación y gestiona el visto bueno por medio de hoja de ruta y Matriz de Resultados y Productos. 4 Envía el proyecto de Red Programática al Ministerio de Finanzas Públicas, Dirección Técnica del Presupuesto para su aprobación. 5 Gestiona el anteproyecto de presupuesto de ingresos (solicitud de información e integración) y cuadre de ingresos y egresos. Recibe el anteproyecto de presupuesto de gastos. 6 7 8 9 Carga la información a (Fases autorización) SIGES – SICOIN. de carga y Imprime los formularios DTP´S (Elaboración de información solicitada en normas para formulación de anteproyecto para el año n+1 y realiza el trámite de firma correspondiente. Elabora el oficio de envío y trámite de firmas. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 115 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: “INFORMES DE GESTIÓN” RESPONSABLE Encargado de Sección de Presupuestos Gerencia Encargado de Sección de Presupuestos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Solicita por correo electrónico la información al Departamento de Prestaciones relacionada al total de beneficiarios por género. Paso 2: Solicita por correo electrónico la información al Departamento de Informática relacionada al total de beneficiario por género, edad, ubicación geográfica (por departamento y municipio). Paso 3: Recibe la información solicitada a los Departamentos. Paso 4: Elabora los informes de gestión presupuestaria indicados por el Decreto que apruebe el presupuesto del año vigente que corresponda y a la “Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento”. Paso 5: Elabora la integración. Paso 6: Elabora el oficio para evacuar cada informe de gestión a la entidad correspondiente. Paso 7: Solicita la firma en el oficio a Gerencia. Paso 8: Revisa el oficio y firma. Paso 9: Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Paso 10: Evacua el oficio correspondiente. e informe de gestión a la entidad Página 116 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: INFORMES DE GESTIÓN MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Inicio del proceso. 2 3 4 5 6 Fecha: Encargado de Sección de Presupuestos Actividad 1 Versión: 1 Septiembre 2013 Gerencia Inicio Solicita por correo electrónico la información al Departamento de Prestaciones relacionada al total de beneficiarios por género. Solicita por correo electrónico la información al Departamento de Informática relacionada al total de beneficiario por género, edad, ubicación geográfica (por departamento y municipio). Recibe la información Departamentos. solicitada a los Elabora los informes de gestión presupuestaria indicados por el Decreto que apruebe el presupuesto del año vigente que corresponda y a la “Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento”. Elabora la integración. Elabora el oficio para evacuar cada informe de gestión a la entidad correspondiente. Solicita la firma en el oficio a Gerencia. 7 8 9 10 Revisa el oficio y firma. Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Evacua el oficio e informe de gestión a la entidad correspondiente. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 117 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 4: “MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la autorización de Gerencia para realizar la modificación presupuestaria. Paso 2: Analiza la información financiera para determinar que renglones pueden realizarse los traslados de disponibilidad. Paso 3: Elabora el Anteproyecto de Resolución. Paso 4: Traslada por medio de la hoja de ruta al Departamento Administrativo. Departamento Administrativo Paso 5: Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución. Paso 6: Evacua el Anteproyecto Departamento Legal. Departamento Legal Paso 7: Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución si es procedente o no la solicitud. Paso 8: Evacua el expediente con dictamen del Anteproyecto de Resolución a Auditoría Interna. Paso 9: Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución si es procedente. Encargado de Sección de Presupuestos Auditoría Interna de Resolución con Paso 10: Evacua el Anteproyecto de Resolución a la Administración Financiera –UDAF-. dictamen al Unidad de Encargado de Sección de Presupuestos Paso 11: Evacua el Anteproyecto de Resolución a Junta Directiva para su conocimiento y autorización. Junta Directiva Paso 12: Analiza y aprueba Anteproyecto de Resolución. Paso 13: Traslada el Anteproyecto de Resolución a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 14: Recibe el Anteproyecto de Resolución autorizado. Paso 15: Realiza el registro en SICOIN. Paso 16: Imprime el CUR y los traslada al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- para su visto bueno. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 17: Revisa CUR de modificación. Subgerencia de Paso 19: Firma el CUR y lo traslada a Gerencia. Paso 18: Traslada el CUR a la Subgerencia de Operaciones para firma. Página 118 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Operaciones Gerencia Paso 20: Revisa el CUR. Paso 21: Traslada el CUR firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 22: Redacta oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto. Departamento Administrativo Paso 24: Revisa la redacción y ortografía del oficio. Gerencia Paso 26: Revisa y firma oficio. Paso 23: Traslada el oficio al Departamento Administrativo para revisar redacción y ortografía. Paso 25: Traslada el oficio a Gerencia para firma. Paso 27: Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 28: Elabora la justificación de gastos. Paso 29: Envía el oficio y copia de la justificación de gastos a la Dirección Técnica del Presupuesto. Página 119 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Encargado de Departamento Departamento Sección de Administrativo Legal Presupuestos Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Auditoría Interna Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Subgerencia de Junta Directiva Administración Operaciones Financiera -UDAF- Gerencia Recibe la autorización de Gerencia para realizar la modificación presupuestaria. Analiza la información financiera para determinar que renglones pueden realizarse los traslados de disponibilidad. Elabora el Resolución. Anteproyecto de 4 5 Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución. 6 Evacua el Anteproyecto de Resolución con dictamen al Departamento Legal. 7 Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución si es procedente o no la solicitud. 8 Evacua el expediente con dictamen del Anteproyecto de Resolución a Auditoría Interna. 9 Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución si es procedente. 11 Fecha: 1 Inicio Traslada por medio de la hoja de ruta al Departamento Administrativo. 10 Versión: Evacua el Anteproyecto de Resolución a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Evacua el Anteproyecto de Resolución a Junta Directiva para su conocimiento y autorización. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 120 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA MANUAL DE PROCESOS Encargado de Departamento Departamento Sección de Administrativo Legal Presupuestos Actividad … Viene de la pagina anterior Versión: Fecha: Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Subgerencia de Junta Directiva Administración Operaciones Financiera -UDAF- Gerencia A Analiza y aprueba Anteproyecto 12 de Resolución. 13 14 15 16 17 18 19 Traslada el Anteproyecto de Resolución a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Recibe el Anteproyecto Resolución autorizado. de Realiza el registro en SICOIN. Imprime el CUR y los traslada al Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- para su visto bueno. Revisa CUR de modificación. Traslada el CUR a la Subgerencia de Operaciones para firma. Firma el CUR y lo traslada a Gerencia. Revisa el CUR. 20 21 Traslada el CUR firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 22 Redacta oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 121 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA MANUAL DE PROCESOS Encargado de Departamento Departamento Sección de Administrativo Legal Presupuestos Actividad … Viene de la pagina anterior 23 Traslada el Departamento para revisar ortografía. Versión: Fecha: Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Subgerencia de Junta Directiva Administración Operaciones Financiera -UDAF- Gerencia B oficio al Administrativo redacción y Revisa la redacción y ortografía 24 del oficio. Traslada el oficio a Gerencia 25 para firma. 26 27 Revisa y firma oficio. Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Elabora 28 gastos. 29 la justificación de Envía el oficio y copia de la justificación de gastos a la Dirección Técnica del Presupuesto. Fin del proceso. Fin Página 3 Página 122 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 5: “PAGO DE DIETAS” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la nómina de dietas, previo a ser revisadas por Auditoría Interna. Paso 2: Elabora el cuadre de la nómina en formato de EXCEL, determinando los impuestos correspondientes (timbres fiscales e ISR) para su distribución por registro presupuestario. Paso 3: Crea y registra la Orden de Compra en SIGES. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 4: Autoriza la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 5: Crea el CUR de compromiso y su afectación presupuestaria. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 6: Autoriza el CUR de compromiso. Auxiliar de Presupuestos Paso 7: Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES. Paso 8: Registra los impuestos retenidos. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 9: Autoriza la liquidación de la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 10: Realiza el CUR de devengado. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 11: Autoriza el CUR de devengado. Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Paso 13: Solicita el pago. Auxiliar de Presupuestos Paso 12: Traslada la nómina al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 14: Traslada la nómina al Encargado de Sección de Tesorería para los procesos de pago. Página 123 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE DIETAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Inicio del proceso. 2 1 Fecha: Auxiliar de Presupuestos Actividad 1 Versión: Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Inicio Recibe la nómina de dietas, previo a ser revisadas por Auditoría Interna. Elabora el cuadre de la nómina en formato de EXCEL, determinando los impuestos correspondientes (timbres fiscales e ISR) para su distribución por registro presupuestario. Crea y registra la Orden de Compra en SIGES. 3 4 5 Autoriza la Orden de Compra. Crea el CUR presupuestaria. de compromiso y su afectación Autoriza el CUR de compromiso. 6 Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES. 7 8 9 Registra los impuestos retenidos. Autoriza la liquidación de la Orden de Compra. Realiza el CUR de devengado. 10 Autoriza el CUR de devengado. 11 Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 124 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE DIETAS MANUAL DE PROCESOS … Viene de la pagina anterior la nómina al Fecha: Auxiliar de Presupuestos Actividad Traslada Versión: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- A Jefe 12 Administración Financiera –UDAF-. de la Unidad de 13 Solicita el pago. Traslada la nómina al Encargado de Sección de 14 Tesorería para los procesos de pago. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 125 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: “PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO)” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el formulario de liquidación de viáticos, autorizado por Auditoría Interna y la Subgerencia de Operaciones. Paso 2: Crea y registra la Orden de Compra. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 3: Autoriza la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 4: Crea el CUR de compromiso. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 5: Autoriza el CUR de compromiso. Auxiliar de Presupuestos Paso 6: Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 7: Autoriza la liquidación de la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 8: Realiza el CUR de devengado. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 9: Autoriza el CUR de devengado. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 11: Solicita el pago. Auxiliar de Presupuestos Paso 10: Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 12: Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para emitir el cheque. Página 126 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Recibe el formulario de liquidación de viáticos, autorizado por Auditoría Interna y la Subgerencia de Operaciones. 2 Crea y registra la Orden de Compra. 3 Crea el CUR de compromiso. 5 Autoriza el CUR de compromiso. 7 Fecha: Auxiliar de Presupuestos 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Inicio Autoriza la Orden de Compra. 4 6 Versión: Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES. Autoriza la liquidación de la Orden de Compra. 8 Realiza el CUR de devengado. 9 Autoriza el CUR de devengado. Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de 10 Administración Financiera -UDAF- 11 Solicita el pago. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 127 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO) MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior Versión: Fecha: Auxiliar de Presupuestos 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- A Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para 12 emitir el cheque. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 128 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 7: “PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe las nóminas de Auditoría Interna. Paso 2: Elabora el archivo en formato Excel clasificando la información de las nóminas según el tipo de beneficiario. Paso 3: Elabora el archivo en formato Excel clasificando la información de las nóminas según la Institución Bancaria en donde se realizara el depósito. Paso 4: Registra el CUR en SICOIN y SIGES. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 5: Revisa los registros SIGES-SICOIN. Paso 6: Autoriza el CUR de gastos. Paso 7: Traslada las nóminas con el resumen de registros al Encargado de Sección de Contabilidad. Encargado de Sección de Contabilidad Paso 8: Registra el CUR contable. Paso 9: Traslada la nómina con el resumen de registros al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Paso 10: Solicita el pago de la nómina. Auxiliar de Presupuestos Paso 11: Traslada las nóminas al Encargado de Sección de Tesorería para realizar el proceso de pago. Página 129 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Fecha: Auxiliar de Presupuestos Encargado de Sección de Presupuestos Septiembre 2013 Encargado de Sección de Contabilidad Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Inicio Recibe las nóminas de Auditoría Interna. Elabora el archivo en formato Excel clasificando la información de las nóminas según el tipo de beneficiario. Elabora el archivo en formato Excel clasificando la información de las nóminas según la Institución Bancaria en donde se realizara el depósito. Registra el CUR en SICOIN y SIGES. Revisa los registros SIGES-SICOIN. Autoriza el CUR de gastos. Traslada las nóminas con el resumen de registros al Encargado de Sección de Contabilidad. Registra el CUR contable. Traslada la nómina con el resumen de registros al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- Continua en la pagina siguiente... A Página 1 Página 130 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior. 10 11 Auxiliar de Presupuestos Fecha: Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Encargado de Sección de Contabilidad Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- A Solicita el pago de la nómina. Traslada las nóminas al Encargado de Sección de Tesorería para realizar el proceso de pago. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 131 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 8: “PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe las nóminas de Auditoría Interna. Paso 2: Elabora la clasificación (formato Excel) de la información de las nóminas según el tipo de pago. Paso 3: Elabora la clasificación (formato Excel) de la información de las nóminas según la Institución Bancaria en donde se realizara el depósito. Paso 4: Registra el CUR en SICOIN y SIGES. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 5: Aprueba CUR de gastos. Paso 6: Traslada la nómina al Encargado de Sección de Contabilidad para que realice CUR contables correspondientes. Encargado de Sección de Contabilidad Paso 7: Realiza CUR contables correspondientes. Paso 8: Traslada la nómina al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 9: Solicita el pago. Encargado de Sección de Tesorería Paso 11: Elabora los procesos y gestiones de pago. Auxiliar de Presupuestos Paso 10: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería. Página 132 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Auxiliar de Presupuestos Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 Fecha: Encargado de Sección de Presupuestos Septiembre 2013 Jefe de la Encargado de Unidad de Encargado de Sección de Administración Sección de Contabilidad Financiera Tesorería -UDAF- Inicio Recibe las nóminas de Auditoría Interna. Elabora la clasificación (formato Excel) de información de las nóminas según el tipo de pago. la Elabora la clasificación (formato Excel) de la información de las nóminas según la Institución Bancaria en donde se realizara el depósito. Registra el CUR en SICOIN y SIGES. Aprueba CUR de gastos. Traslada la nómina al Encargado de Sección de Contabilidad para que realice CUR contables correspondientes. Realiza CUR contables correspondientes. 8 Traslada la nómina al Jefe de Administración Financiera -UDAF-. 9 Solicita el pago. Continua en la pagina siguiente... la Unidad de A Página 1 Página 133 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior. Auxiliar de Presupuestos Fecha: Encargado de Sección de Presupuestos Septiembre 2013 Jefe de la Encargado de Unidad de Encargado de Sección de Administración Sección de Contabilidad Financiera Tesorería -UDAF- A Traslada el expediente al Encargado de Sección de 10 Tesorería. 11 Elabora los procesos y gestiones de pago. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 134 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 9: “PROCESO DE REGISTRO EN SIGES Y SICOIN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE SERVICIOS (PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Auxiliar de Presupuestos Paso 1: Recibe de la Sección de Compras el expediente con el pedido de compras y el encabezado de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- en los casos que corresponda. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 2: Verifica la disponibilidad presupuestaria. Paso 3: Firma el pedido expediente. Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF- Paso 4: Firma el pedido de compras. Auxiliar de Presupuestos Paso 5: Elabora la estructura de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- (en los casos que corresponda). Encargado de Sección de Presupuestos Paso 6: Autoriza la estructura de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- (en los casos que corresponda). Paso 7: Traslada el expediente a la Sección de Compras. Sección de Compras Paso 8: Crea, registra y autoriza la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 9: Crea el CUR de compromiso. Encargado de Presupuestos Paso 10: Autoriza el CUR de compromiso. Sección de Compras Paso 11: Crea, registra y autoriza la liquidación de la Orden de Compras y tramita las firmas correspondientes. de compras (si existe) y devuelve el Paso 12: Traslada el expediente a Auditoría Interna. Auditoría Interna Paso 13: Visa el expediente, verifica que el expediente cumpla con los requisitos correspondientes. Paso 14: Traslada el expediente a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Encargado de Impuestos Paso 15: Verifica las facturas y calcula los impuestos correspondientes a las mismas. Auxiliar de Activos Fijos y Fungibles Paso 16: Da ingreso en el Sistema auxiliar de inventarios a los bienes muebles y fungibles adquiridos (cuando corresponda). Página 135 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Auxiliar de Presupuestos Paso 17: Crea el CUR de devengado. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 18: Autoriza CUR de devengado. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 20: Solicita el pago (proceso en SICOIN), 1 Septiembre 2013 Paso 19: Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAFPaso 21: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería para los procesos de emisión de pago. Página 136 de 244 PROCESO: PROCESOINSTITUTO DE REGISTRO EN SIGES Y SICOIN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓNVersión: DE SERVICIOS DE PREVISIÓN MILITAR 1 (PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)” MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad 2 3 4 5 6 7 8 9 Jefe de la Encargado de Unidad de Sección de Administración Presupuestos Financiera -UDAF- Sección de Compras Auditoría Interna Septiembre 2013 Auxiliar de Encargado de Activos Fijos Impuestos y Fungibles Inicio Inicio del proceso. 1 Auxiliar de Presupuestos Fecha: Recibe de la Sección de Compras el expediente con el pedido de compras y el encabezado de la CDP en los casos que corresponda. Verifica la presupuestaria. disponibilidad Firma el pedido de compras (si existe) y devuelve el expediente. Firma el pedido de compras. Elabora la estructura de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- (en los casos que corresponda). Autoriza la estructura de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- (en los casos que corresponda). Traslada el expediente a la Sección de Compras. Crea, registra y autoriza la Orden de Compra. Crea el CUR de compromiso. Autoriza el CUR de compromiso. 10 11 Crea, registra y autoriza la liquidación de la Orden de Compras y tramita las firmas correspondientes. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 137 de 244 PROCESO: PROCESOINSTITUTO DE REGISTRO EN DE SIGESPREVISIÓN Y SICOIN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓNVersión: DE SERVICIOS MILITAR 1 (PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)” MANUAL DE PROCESOS Auxiliar de Presupuestos Actividad Fecha: Jefe de la Encargado de Unidad de Sección de Administración Presupuestos Financiera -UDAF- … Viene de la pagina anterior Traslada el expediente a Auditoría Interna. 13 Visa el expediente, verifica que el expediente cumpla con los requisitos correspondientes. 14 Traslada el expediente a la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. 15 Verifica las facturas y calcula los impuestos correspondientes a las mismas. 17 18 19 20 21 Auditoría Interna Auxiliar de Encargado de Activos Fijos Impuestos y Fungibles A 12 16 Sección de Compras Septiembre 2013 Da ingreso en el Sistema auxiliar de inventarios a los bienes muebles y fungibles adquiridos (cuando corresponda). Crea el CUR de devengado. Autoriza CUR de devengado. Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAFSolicita el SICOIN), pago (proceso en Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería para los procesos de emisión de pago. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 138 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 10: “REGISTRO DE INGRESOS” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe al archivo electrónico en formato Excel del detalle de cuentas contables de cada registro. Paso 2: Realiza la conversión de cada cuenta contable a nomenclatura presupuestaria. Paso 3: Realiza el registro y solicitud en SICOIN. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 4: Revisa y aprueba CUR de ingresos. Auxiliar de Presupuestos Paso 5: Imprime el CUR, tramita las firmas. Paso 6: Realiza el archivo correspondiente. Auxiliar de Presupuestos Página 139 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REGISTRO DE INGRESOS MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Recibe al archivo electrónico en formato Excel del detalle de cuentas contables de cada registro. 2 Realiza la conversión de cada cuenta contable a nomenclatura presupuestaria. Auxiliar de Presupuestos 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuetos Inicio Realiza el registro y solicitud en SICOIN. 3 4 5 Revisa y aprueba CUR de ingresos. Imprime el CUR, tramita las firmas. Realiza el archivo correspondiente. 6 Fin del proceso. Fin Página 1 Página 140 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 11: “REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el formulario de viáticos y revisa que los datos sean correctos. Paso 2: Envía por hoja de ruta el expediente a Auditoría Interna para visa. Paso 3: Recibe el formulario de la liquidación de viáticos, autorizado por Auditoría Interna y la Subgerencia Administrativa. Paso 4: Determina si es pago o regularización de anticipo. Paso 5: Crea y registra la Orden de Compra. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 6: Autoriza la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 7: Crea el CUR de compromiso (devengado o regularización). Encargado de Sección de Presupuestos Paso 8: Autoriza el CUR de compromiso. Auxiliar de Presupuestos Paso 9: Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 10: Autoriza la liquidación de la Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 11: Realiza el CUR de devengado (o regularización). Encargado de Sección de Presupuestos Paso 12: Autoriza el CUR de devengado (o regularización). Jefe de la Unidad de Administración Financiera – UDAF-. Paso 14: Solicita el pago. Auxiliar de Presupuestos Paso 13: Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 15: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería para los procesos de pago correspondientes. Página 141 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Diagrama de Flujo Actividad Auxiliar de Presupuestos Inicio del proceso. Recibe el formulario de viáticos y revisa que los datos sean correctos. 2 Envía por hoja de ruta el expediente a Auditoría Interna para visa. 4 5 6 7 8 9 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Inicio 1 3 1 Recibe el formulario de la liquidación de viáticos, autorizado por Auditoría Interna y la Subgerencia Administrativa. Determina si es pago o regularización de anticipo. Crea y registra la Orden de Compra. Autoriza la Orden de Compra. Crea el CUR regularización). de compromiso (devengado o Autoriza el CUR de compromiso. Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES. Continua en la pagina siguiente... A Página 1 Página 142 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior. 10 11 12 13 14 15 Versión: 1 Fecha: Auxiliar de Presupuestos Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- A Autoriza la liquidación de la Orden de Compra. Realiza el CUR de devengado (o regularización). Autoriza el CUR de devengado (o regularización). Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Solicita el pago. Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería para los procesos de pago correspondientes. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 143 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 12: “REINTEGRO DE FONDO ROTATIVO” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Auxiliar de Presupuestos Paso 1: Recibe el informe del fondo Rotativo. Paso 2: Revisa la asignación de cada correspondiente de cada factura. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 3: Revisa que el registro de impuestos de cada factura este correcto. Auxiliar de Presupuestos Paso 4: Registra y solicita CUR de gasto. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 5: Autoriza CUR de gasto. Paso 6: Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 7: Solicita pago. Paso 8: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 9: Efectúa los procesos y gestiones de pago. renglón y la actividad Página 144 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REINTEGRO DE FONDO ROTATIVO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 Versión: Fecha: Auxiliar de Presupuestos 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Presupuestos Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Inicio Recibe el informe del fondo Rotativo. Revisa la asignación de cada renglón y la actividad correspondiente de cada factura. Revisa que el registro de impuestos de cada factura este correcto. Registra y solicita CUR de gasto. Autoriza CUR de gasto. Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Solicita pago. 7 8 9 Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería. Efectúa los procesos y gestiones de pago. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 145 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 13: “REQUERIMIENTO DE CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Y/O AUDITORÍA INTERNA” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el requerimiento marginado por la Gerencia. Paso 2: Busca los documentos físicos indicados en el requerimiento que corresponda a la Sección de presupuestos. Paso 3: Elabora un listado general de los documentos físicos. Paso 4: Elabora el oficio dirigido a Auditoría Interna para hacer entrega de los documentos listados en el requerimiento. Paso 5: Traslada el oficio, listado general de documentos a Auditoría Interna por hoja de ruta. Paso 6: Revisa los documentos y da Visto Bueno a los mismos. indica que deben completarse los mismos. Paso 7: Traslada los documentos a Financiera –UDAF-. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 8: Elabora oficio para realizar la entrega de documentos. Paso 9: Traslada el oficio a Gerencia para firma. Gerencia Paso 10: Revisa el oficio y firma. Encargado de Sección de Presupuestos Auditoría Interna la Unidad O de Administración Paso 11: Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Auxiliar de Presupuestos Paso 12: Realiza la entrega de los documentos solicitados en el requerimiento a la Contraloría General de Cuentas o Auditoría Externa. Página 146 de 244 PROCESO: REQUERIMIENTO DEDE CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INSTITUTO PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 Y / O AUDITORÍA INTERNA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Fecha: Encargado de Sección de Presupuestos Auditoría Interna Septiembre 2013 Gerencia Auxiliar de Presupuestos Inicio Recibe el requerimiento marginado por la Gerencia. Busca los documentos físicos indicados en el requerimiento que corresponda a la Sección de presupuestos. Elabora un listado general de los documentos físicos. 3 4 Elabora el oficio dirigido a Auditoría Interna para hacer entrega de los documentos listados en el requerimiento. 5 Traslada el oficio, listado general de documentos a Auditoría Interna por hoja de ruta. 6 7 8 9 Revisa los documentos y da Visto Bueno a los mismos. O indica que deben completarse los mismos. Traslada los documentos a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Elabora oficio para realizar la entrega de documentos. Traslada el oficio a Gerencia para firma. Revisa el oficio y firma. 10 11 Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 147 de 244 PROCESO: REQUERIMIENTO DEDE CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INSTITUTO PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 Y / O AUDITORÍA INTERNA MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior Fecha: Encargado de Sección de Presupuestos Auditoría Interna Septiembre 2013 Gerencia Auxiliar de Presupuestos A Realiza la entrega de los documentos solicitados en el 12 requerimiento a la Contraloría General de Cuentas o Auditoría Externa. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 148 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 14: “TRÁMITE DE SOCORRO POR FALLECIMIENTO. PROTECCIONES PÓSTUMAS Y SEGURO DE VIDA” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el expediente visado. Paso 2: Revisa que en el expediente se encuentre anotado el Número de Identificación Tributaria (NIT) y la fecha de fallecimiento. Paso 3: Crea y solicita Orden de Compra en SIGES. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 4: Autoriza Orden de Compra. Auxiliar de Presupuestos Paso 5: Solicita compromiso. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 6: Autoriza compromiso. Auxiliar de Presupuestos Paso 7: Registra y solicita liquidación. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 8: Autoriza liquidación. Auxiliar de Presupuestos Paso 9: Registra y solicita devengado. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 10: Autoriza devengado y traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Paso 11: Solicita el pago y traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería Paso 12: Realiza los procesos de pago. Auxiliar de Presupuestos Página 149 de 244 PROCESO: TRÁMITE DE SOCORRO FALLECIMIENTO. INSTITUTO DEPOR PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROTECCIONES PÓSTUMAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Fecha: Auxiliar de Presupuestos Encargado de Sección de Presupuestos Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF Encargado de Sección de Tesorería Inicio Recibe el expediente visado. Revisa que en el expediente se encuentre anotado el Número de Identificación Tributaria (NIT) y la fecha de fallecimiento. Crea y solicita Orden de Compra en SIGES. 3 4 5 Autoriza Orden de Compra. Solicita compromiso. Autoriza compromiso. 6 Registra y solicita liquidación. 7 8 9 10 11 Autoriza liquidación. Registra y solicita devengado. Autoriza devengado y traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Solicita el pago y traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 150 de 244 PROCESO: TRÁMITE DE SOCORRO FALLECIMIENTO. INSTITUTO DEPOR PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROTECCIONES PÓSTUMAS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior Fecha: Auxiliar de Presupuestos Encargado de Sección de Presupuestos Septiembre 2013 Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF Encargado de Sección de Tesorería A 12 Realiza los procesos de pago. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 151 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 15: “VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el pedido de compra solicitando la verificación de disponibilidad presupuestaria. Paso 2: Verifica la programación. Paso 3: Verifica la disponibilidad de presupuesto. Paso 4: Verifica el anteproyecto de presupuesto del Departamento, Unidad o Sección correspondiente. Encargado de Sección de Presupuestos Paso 5: Autoriza en la sección correspondiente del pedido de Compra si existe disponibilidad. Auxiliar de presupuestos Paso 6: Traslada el pedido de Compra al solicitante. Auxiliar de presupuestos Página 152 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 Auxiliar de Presupuestos Encargado de Sección de Presupuestos Inicio Recibe el pedido de compra solicitando la verificación de disponibilidad presupuestaria. Verifica la programación. Verifica la disponibilidad de presupuesto. Verifica el anteproyecto de presupuesto del Departamento, Unidad o Sección correspondiente. Autoriza en la sección correspondiente del pedido de Compra si existe disponibilidad. Traslada el pedido de Compra al solicitante. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 153 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 SECCIÓN DE TESORERÍA Página 154 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 1: “ACTUALIZAR Y VERIFICAR CAMBIO DE FIRMAS REGISTRADAS EN CUENTAS BANCARIAS” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Solicita el listado de requisitos para actualizar o cambiar firmas registradas en las cuentas bancarias, de las Instituciones Bancarias en donde se tenga cuenta a nombre del Instituto de Previsión Militar. Paso 2: Recopila la documentación solicitada por la Institución Bancaria con las personas que tendrán firma registrada en las cuentas bancarias. Paso 3: Presenta la documentación solicitada a la Institución Bancaria. Paso 4: Archiva los documentos. Página 155 de 244 PROCESO: ACTUALIZAR Y VERIFICAR CAMBIO DE FIRMAS REGISTRADAS EN INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: CUENTAS BANCARIAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Solicita el listado de requisitos para actualizar o cambiar firmas registradas en las cuentas bancarias, de las Instituciones Bancarias en donde se tenga cuenta a nombre del Instituto de Previsión Militar. 2 Recopila la documentación solicitada por la Institución Bancaria con las personas que tendrán firma registrada en las cuentas bancarias. Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Presenta la documentación solicitada a la Institución Bancaria. 3 4 Archiva los documentos. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 156 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 2: “AJUSTE DE IVA” RESPONSABLE Encargado de Impuestos Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Redacta el oficio indicando que se debe realizar un ajuste de IVA. Paso 2: Traslada el oficio a la Sección de Tesorería. Paso 3: Recibe el oficio y firma la copia del mismo como constancia de recibido. Paso 4: Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Power Term. Paso 5: Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 6: Realiza la actualización del archivo “Caja Fiscal de xxx del xxxx” en formato Excel. Paso 7: Archiva el oficio. Página 157 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: AJUSTE DE IVA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 6 7 Versión: Fecha: Encargado de Impuestos 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Redacta el oficio indicando que se debe realizar un ajuste de IVA. Traslada el oficio a la Sección de Tesorería. Recibe el oficio y firma la copia del mismo como constancia de recibido. Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Power Term. Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Realiza la actualización del archivo “Caja Fiscal de xxx del xxxx” en formato Excel. Archiva el oficio. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 158 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 3: “COBRO DE TARJETA ÚNICA” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Imprime recibo 29-C-99 y verifica el monto impreso. Paso 2: Carga el archivo de boleta empresarial. Paso 3: Sella y firma el recibo 29-C-99. Paso 4: Recibe el pago correspondiente a la tarjeta única. Paso 5: Archiva la copia celeste del recibo 29-C-99. Paso 6: Prepara documentos de ingresos con las copia Amarilla del recibo 29-C-99. Página 159 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: COBRO DE TARJETA ÚNICA MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Auxiliar de Tesorería Inicio Imprime recibo 29-C-99 y verifica el monto impreso. Carga el archivo de boleta empresarial. Sella y firma el recibo 29-C-99. 3 4 5 6 Recibe el pago correspondiente a la tarjeta única. Archiva la copia celeste del recibo 29-C-99. Prepara documentos de ingresos con las copia Amarilla del recibo 29-C-99. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 160 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 4: “COBROS POR MEDIO DE BOLETA EMPRESARIAL (BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”)” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Envía los pagos por medio de la opción boleta empresarial (cobro por cuenta ajena). Paso 2: Recibe del Banco los archivos de los cobros realizados el día anterior, que están integrados por: Arrendamiento. Financiamiento. Tarjeta Única. Hoja Matriz. Cuota de Baja. Paso 3: Revisa los archivos. Paso 4: Carga los archivos en el programa boleta empresarial. Departamento de Inversiones Paso 5: Remite la señal del archivo de financiamientos. Auxiliar de Tesorería Paso 6: Opera cada uno de los archivos. Paso 7: Imprime el recibo 29-C-99 de cada persona que integra el archivo. Encargado de Sección de Tesorería Paso 8: Revisa el acreditamiento de los depósitos en la cuenta 3033858559. Paso 9: Imprime el estado de cuenta de los acreditamientos del día. Paso 10: Realiza la transferencia de los fondos recaudados por medio de boleta empresarial del XXX a las cuentas monetarias 3033376656 o 3033376692. Paso 11: Imprime la nota de transferencia y nota de crédito. Paso 12: Traslada la nota de transferencia y nota de crédito al Auxiliar de Tesorería. Auxiliar de Tesorería Paso 13: Archiva y opera los documentos en la caja fiscal del XXX. Encargado de Sección de Tesorería Paso 14: Revisa las operaciones realizadas de las operaciones de boleta empresarial en la caja fiscal XXX. Página 161 de 244 PROCESO: COBROS POR MEDIO BOLETA EMPRESARIAL INSTITUTO DE DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 (BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”) MANUAL DE PROCESOS Fecha: Septiembre 2013 Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Envía los pagos por medio de la opción boleta empresarial (cobro por cuenta ajena). 2 Recibe del Banco los archivos de los cobros realizados el día anterior Auxiliar de Tesorería Departamento de Inversiones Encargado de Sección de Tesorería Inicio Revisa los archivos. 3 4 5 6 Carga los archivos en el programa boleta empresarial. Remite la señal del archivo de financiamientos. Opera cada uno de los archivos. 7 Imprime el recibo 29-C-99 de cada persona que integra el archivo. 8 Revisa el acreditamiento de los depósitos en la cuenta 3033858559. 9 Imprime el estado de cuenta de los acreditamientos del día. Realiza la transferencia de los fondos recaudados por 10 medio de boleta empresarial del XXX a las cuentas monetarias 3033376656 o 3033376692. 11 Imprime la nota de transferencia y nota de crédito. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 162 de 244 PROCESO: COBROS POR MEDIO BOLETA EMPRESARIAL INSTITUTO DE DE PREVISIÓN MILITAR (BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”) MANUAL DE PROCESOS Actividad …Viene de la página anterior 12 13 14 Versión: Fecha: Auxiliar de Tesorería 1 Septiembre 2013 Departamento de Inversiones Encargado de Sección de Tesorería A Traslada la nota de transferencia y nota de crédito al Auxiliar de Tesorería. Archiva y opera los documentos en la caja fiscal del XXX. Revisa las operaciones realizadas de las operaciones de boleta empresarial en la caja fiscal XXX. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 163 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 5: “CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS)” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Busca los depósitos, listado de cheques emitidos y recibos 29C-99. Paso 2: Revisa los cálculos de IVA de cada recibo. Paso 3: Realiza la integración de recibos (uno por uno). Paso 4: Realiza la integración de la información de cheques emitidos por número de cuenta en el archivo “Caja fiscal” en formato Excel. Paso 5: Realiza la integración de depósitos. Paso 6: Realiza el cálculo por monto total de ingresos y egresos. Paso 7: Realiza la impresión. Paso 8: Entrega las Pruebas. Paso 9: Revisa el cuadre de los montos de ingresos y egresos de las Pruebas con el archivo en Excel “Caja fiscal”. Paso 10: Corrige la información si la información no cuadra. Paso 11: Imprime la Caja Fiscal de ingresos y la Caja Fiscal de egresos. Paso 12: Coloca el sello con la fecha de impresión, firman y sella la impresión de la Caja Fiscal. Paso 13: Revisa la Caja Fiscal y la firma y sella. Archiva temporalmente para consulta o entrega a los Departamentos que la soliciten para realizar otros procesos. Página 164 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Versión: Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 2 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Busca los depósitos, listado de cheques emitidos y recibos 29-C-99. Revisa los cálculos de IVA de cada recibo. Realiza la integración de recibos (uno por uno). 3 4 5 6 7 8 Realiza la integración de la información de cheques emitidos por número de cuenta en el archivo “Caja fiscal” en formato Excel. Realiza la integración de depósitos. Realiza el cálculo por monto total de ingresos y egresos. Realiza la impresión. Entrega las Pruebas. 9 Revisa el cuadre de los montos de ingresos y egresos de las Pruebas con el archivo en Excel “Caja fiscal”. 10 Corrige la información si la información no cuadra. 11 Imprime la Caja Fiscal de ingresos y la Caja Fiscal de egresos. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 165 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS) MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Actividad … Viene de la pagina anterior 12 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería A Coloca el sello con la fecha de impresión, firman y sella la impresión de la Caja Fiscal. 13 Revisa la Caja Fiscal y la firma y sella. Archiva temporalmente para consulta o entrega a los Departamentos que la soliciten 14 para realizar otros procesos. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 166 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 6: “FACTURACIÓN SERIE C” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la aprobación para realizar la impresión de las facturas Serie C. Paso 2: Genera el archivo en el Sistema Power Term nombrado “Generación de facturas intereses nóminas”. Ingresa el número de factura inicial y el mes a imprimir. Paso 3: Realiza la impresión de las facturas serie C. Paso 4: Revisa por medio electrónico y físico la impresión de facturas serie C. Paso 5: Anula la factura, colocándole el sello de ANULADA, si la impresión es incorrecta. Paso 6: Solicita al Departamento de Informática la anulación de la factura, indicando el nombre de la persona a la cual se emitió la factura. Departamento de Informática Paso 7: Anula la factura impresa en medio electrónico. Encargado de Impuestos Paso 8: Imprime la factura correcta en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 9: Realiza el desglose de las Facturas Serie C. Encargado de Impuestos Original para el afiliado. Copia Celeste para archivo del Encargado de Impuestos. Copia Rosada para archivo de la Sección de Tesorería. Paso 10: Solicita el triplicado de las facturas serie C (copia celeste). Encargado de Sección de Tesorería Paso 11: Archiva la copia rosada para registro de caja del IPM. Paso 12: Archiva la Factura Original (blanca) para posterior entrega al afiliado. Paso 13: Entrega de factura original al afiliado al ser solicitada. Paso 14: Mantiene un registro de existencias de las Facturas Serie C. Paso 15: Presenta a la Contraloría General de Cuentas las Facturas Serie C al ser requeridas. Página 167 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: FACTURACIÓN SERIE C MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Recibe la aprobación para realizar la impresión de las facturas Serie C. 2 Genera el archivo en el Sistema Power Term nombrado “Generación de facturas intereses nóminas”. Ingresa el número de factura inicial y el mes a imprimir. Versión: Fecha: Encargado de Impuestos 1 Septiembre 2013 Departamento de Informática Encargado de Sección de Tesorería Inicio Realiza la impresión de las facturas serie C. 3 4 Revisa por medio electrónico y físico la impresión de facturas serie C. 5 Anula la factura, colocándole el sello de ANULADA, si la impresión es incorrecta. 6 Solicita al Departamento de Informática la anulación de la factura, indicando el nombre de la persona a la cual se emitió la factura. 7 8 9 Anula la factura impresa en medio electrónico. Imprime la factura correcta en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Realiza el desglose de las Facturas Serie C. Solicita el triplicado de las facturas serie C (copia 10 celeste). 11 Archiva la copia rosada para registro de caja del IPM. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 168 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: FACTURACIÓN SERIE C MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior Versión: Fecha: Encargado de Impuestos 1 Septiembre 2013 Departamento de Informática Encargado de Sección de Tesorería A Archiva la Factura Original (blanca) para posterior 12 entrega al afiliado. 13 Entrega de factura original al afiliado al ser solicitada. Mantiene un registro de existencias de las Facturas Serie 14 C. 15 Presenta a la Contraloría General de Cuentas las Facturas Serie C al ser requeridas. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 169 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 7: “IMPRESIÓN DE CHEQUES” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Encargado de Sección de Contabilidad Paso 1: Genera el CUR. Paso 2: Traslada el CUR al Auxiliar de Tesorería. Auxiliar de Tesorería Paso 3: Recibe el CUR. Paso 4: Opera el cheque en SICOIN. Paso 5: Imprime el cheque. Paso 6: Revisa la impresión de los recibos con CUR. Paso 7: Imprime el voucher de cheque en el Sistema Power Term. ** Para cheques que no sean de Préstamos se debe ingresar en forma manual la información de cada cheque en el Sistema Power Term. Paso 8: Imprime la factura. Paso 9: Imprime el listado de cheques emitidos. Paso 10: Anexa el recibo, la factura y el cheque a los documentos de respaldo con el CUR. Paso 11: Coloca el sello (en cada CUR) de páguese en la impresión del CUR. Paso 12: Traslada los documentos para realizar ingreso a archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”. Encargado de Sección de Tesorería Paso 13: Ingresa la información al archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”. Auxiliar de Tesorería Paso 14: Entrega el listado de cheques emitidos al Encargado de Sección de Tesorería. Encargado de Sección de Tesorería Paso 15: Predeclara diariamente por medio de banca virtual, los cheques emitidos de las diferentes cuentas monetarias que el IPM tiene constituido en los bancos del sistema bancario nacional. Paso 16: Imprime el listado de cheques predeclarados. Página 170 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 17: Archiva el listado de cheques predeclarados. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 18: Firma en el Sistema Power Term los cheques. Paso 19: Traslada los cheques físicos o electrónicos al Encargado de Sección de Tesorería para firma. Encargado de Sección de Tesorería Paso 20: Traslada los cheques a Auditoría Interna. Auditoría Interna Paso 21: Revisa, firma y sella los documentos de respaldo. Paso 22: Traslada los Cheques a la Gerencia / Subgerencia Administrativa o Subgerencia de Operaciones para firma. Gerencia / Subgerencia Administrativa o Subgerencia de Operaciones Paso 23: Firma y sella los cheques. Paso 24: Traslada los cheques firmados a la Sección de Tesorería. Auxiliar de Tesorería Paso 25: Recibe los cheques firmados. Paso 26: Solicita y recibe el documento de identificación personal del beneficiario. El cual pude ser: DPI (Documento Único de Identificación) Tarjeta Única (Casos eventuales, cuando el beneficiario es procedente de una región lejana y no posee otro documento). Paso 27: Entrega el cheque y recibo 29-C-99. Paso 28: Solicita firma y número de DPI al beneficiario en el Boucher. Paso 29: Revisa que coincida la información con el documento de identificación presentado. Paso 30: Solicita la documentación de soporte para adjuntarla al cheque, recibo de caja, etc. Paso 31: Realiza el depósito a la cuenta personal en el Banco de Desarrollo Social (con previa solicitud). Paso 32: Saca una copia al depósito. Paso 33: Realiza el registro de entrega de cheques en el sistema. Página 171 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 34: Prepara los documentos de respaldo de emisión de cheque. Paso 35: Prepara los documentos de respaldo de emisión de cheque por préstamos a afiliados, de la siguiente manera Documentos para archivo de la Sección de Tesorería: 1. CUR. 2. Recibo original de préstamo. 3. Fotocopia de depósito. Documentos para archivo II de la Sección de Tesorería: 1. Copia de recibo de préstamo. 2. Deposito Original. Documentos para archivo del Departamento de Inversiones 1. Copia de recibo de préstamo. 2. Documentos solicitados al afiliado para trámite del préstamo. Paso 36: Redacta el conocimiento para entrega de documentos al Departamento de Inversiones. Paso 37: Entrega los documentos preparados al Inversiones. Paso 38: Archiva los documentos. Departamento de Página 172 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: IMPRESIÓN DE CHEQUES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Encargado de Sección de Contabilidad Auxiliar de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería Versión: Fecha: Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia / Subgerencia Administrativa / Subgerencia de Operaciones Inicio Genera el CUR. Traslada el CUR al Auxiliar de Tesorería. Recibe el CUR. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Opera el cheque en SICOIN. Imprime el cheque. Revisa la impresión de los recibos con CUR. Imprime el voucher de cheque en el Sistema Power Term. Imprime la factura. Imprime el listado de cheques emitidos. Anexa el recibo, la factura y el cheque a los documentos de respaldo con el CUR. Coloca el sello (en cada CUR) de páguese en la impresión del CUR. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 173 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: IMPRESIÓN DE CHEQUES MANUAL DE PROCESOS Encargado de Sección de Contabilidad Actividad …Viene de la página anterior 12 14 Entrega el listado de cheques emitidos al Encargado de Sección de Tesorería. 15 Predeclara diariamente por medio de banca virtual, los cheques emitidos. 16 Imprime el listado de cheques predeclarados. 19 Auditoría Interna Gerencia / Subgerencia Administrativa / Subgerencia de Operaciones Archiva el listado de cheques predeclarados. Firma en el Sistema Power Term los cheques. Traslada los cheques físicos o electrónicos al Encargado de Sección de Tesorería para firma. Traslada los cheques Auditoría Interna. a 20 21 Revisa, firma y sella documentos de respaldo. los 22 Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Septiembre 2013 Traslada los documentos para realizar ingreso a archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”. 13 18 Fecha: 1 A Ingresa la información al archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”. 17 Auxiliar de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería Versión: Traslada los Cheques a la Gerencia / Subgerencia Administrativa o Subgerencia de Operaciones para firma. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 174 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: IMPRESIÓN DE CHEQUES MANUAL DE PROCESOS Encargado de Sección de Contabilidad Actividad Auxiliar de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería Versión: Fecha: Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia / Subgerencia Administrativa / Subgerencia de Operaciones B …Viene de la página anterior 23 Firma y sella los cheques. 24 25 26 Traslada los cheques firmados a la Sección de Tesorería. Recibe los firmados. cheques Solicita y recibe el documento de identificación personal del beneficiario. Entrega el cheque y recibo 27 29-C-99. 28 29 30 31 Solicita firma y número de DPI al beneficiario en el Boucher. Revisa que coincida la información con el documento de identificación presentado. Solicita la documentación de soporte para adjuntarla al cheque, recibo de caja, etc. Realiza el depósito a la cuenta personal en el Banco de Desarrollo Social (con previa solicitud). 32 Saca una copia al depósito. 33 Realiza el registro de entrega de cheques en el sistema. Continúa en la página siguiente... C Página 3 Página 175 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: IMPRESIÓN DE CHEQUES MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior 34 35 Auxiliar de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería Fecha: Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Gerencia / Subgerencia Administrativa / Subgerencia de Operaciones C Prepara los documentos de respaldo de emisión de cheque. Prepara los documentos de respaldo de emisión de cheque por préstamos a afiliados, 36 Redacta el conocimiento para entrega de documentos al Departamento de Inversiones. 37 Entrega los documentos preparados al Departamento de Inversiones. 38 Encargado de Sección de Contabilidad Versión: Archiva los documentos. Fin del Proceso Fin Página 4 Página 176 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 8: “IMPRESIÓN DE SOBRES DE NÓMINAS” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Coloca el formato de los sobres en la impresora. Paso 2: Genera la información en el Sistema Power Term. Paso 3: Supervisa la impresión de los sobres. Paso 4: Retira el extremo y la sección protectora de los sobres impresos para realizar el pegado de seguridad. Paso 5: Clasifica los sobres según el destino. Un grupo para destinos en el interior de la Republica y un grupo para la Ciudad Capital. Paso 6: Llena el formulario de “Nota de Envío para el Proceso de Correspondencia” de “El Correo” a máquina de escribir para el envío de los sobres de nóminas. Paso 7: Llama por medio telefónico a “El Correo” para que envíen a recoger los sobres y formulario. Paso 8: Archiva la copia celeste después de realizar la entrega de sobres a “El Correo”. Página 177 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: IMPRESIÓN DE SOBRES DE NÓMINAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Coloca el formato de los sobres en la impresora. Genera la información en el Sistema Power Term. Supervisa la impresión de los sobres. 3 4 Retira el extremo y la sección protectora de los sobres impresos para realizar el pegado de seguridad. 5 Clasifica los sobres según el destino. Un grupo para destinos en el interior de la Republica y un grupo para la Ciudad Capital. 6 Llena el formulario de “Nota de Envío para el Proceso de Correspondencia” de “El Correo” a máquina de escribir para el envío de los sobres de nóminas. 7 Llama por medio telefónico a “El Correo” para que envíen a recoger los sobres y formulario. 8 Archiva la copia celeste después de realizar la entrega de sobres a “El Correo”. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 178 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 9: “INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Opera las cuentas de Farmacia, Club de oficiales, cuotas de cotización, cuota de tropa, anticipos 90% y 10% en Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 2: Verifica en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM los recibos de finanzas. Paso 3: Imprime el reporte y entrega al Departamento de Inversiones. Paso 4: Verifica el cuadre del monto en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM y la integración de descuentos. Paso 5: Informa al Departamento de Inversiones que el dato es correcto y cuadra. Paso 6: Imprime los recibos 29-C-99. Paso 7: Verifica los recibos 29-C-99 impresos con la integración. Paso 8: Envía los recibos 29-C-99 al Encargado de Caja de Finanzas del MDN. Paso 9: Recibe los cheques. Paso 10: Realiza el depósito de los cheques en la cuenta del Instituto de Previsión Militar. Paso 11: Opera el depósito. Paso 12: Cuadra la integración de descuentos. Página 179 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Opera las cuentas de Farmacia, Club de oficiales, cuotas de cotización, cuota de tropa, anticipos 90% y 10% en Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 2 Verifica en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM los recibos de finanzas. Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Imprime el reporte y entrega al Departamento de Inversiones. 3 4 Verifica el cuadre del monto en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM y la integración de descuentos. 5 Informa al Departamento de Inversiones que el dato es correcto y cuadra. Imprime los recibos 29-C-99. 6 7 8 Verifica los recibos 29-C-99 impresos con la integración. Envía los recibos 29-C-99 al Encargado de Caja de Finanzas del MDN. Recibe los cheques. 9 Realiza el depósito de los cheques en la cuenta del Instituto de 10 Previsión Militar. 11 Opera el depósito. Continúa en la pagina siguiente... A Página 1 Página 180 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS MANUAL DE PROCESOS Actividad … Viene de la pagina anterior. Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería A 12 Cuadra la integración de descuentos. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 181 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 10: “LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL)” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la providencia y las facturas del exterior. Paso 2: Compra el giro bancario. Paso 3: Envía el giro bancario por correo con una póliza de seguro. Paso 4: Verifica los fondos en la cuenta monetaria en dólares ($). Paso 5: Solicita por medio de oficio la emisión del cheque a nombre del Banco Comercial (quien emitirá el giro). Paso 6: Emite y registra el cheque en SICOIN. Paso 7: Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión. Auditoría Interna Paso 8: Revisa, firma y sella si la información es correcta. Paso 9: Entrega a Subgerencia de Operaciones. Subgerencia de Operaciones Paso 10: Firma y sella los documentos. Gerencia Paso 12: Firma y sella los documentos. Encargado de Sección de Tesorería Paso 11: Traslada los documentos a la Gerencia. Paso 13: Traslada los documentos a la Sección de Tesorería. Encargado de Sección de Tesorería Paso 14: Recibe la documentación firmada y sellada. Paso 15: Realiza la compra del giro bancario en la agencia bancaria. Paso 16: Verifica los datos de la empresa beneficiaria. Paso 17: Entrega los documentos a una empresa de correo internacional autorizado con póliza de seguro para el traslado del cheque. Y solicita la firma y sello de recibido. Paso 18: Verifica la entrega del cheque por medio de la contraseña entregada por la empresa de correo internacional. Paso 19: Archiva los documentos. Página 182 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Subgerencia de Operaciones Gerencia Sección de Proveeduría Inicio Compra el giro bancario. Envía el giro bancario por correo con una póliza de seguro. Verifica los fondos en la cuenta monetaria en dólares ($). 5 Solicita por medio de oficio la emisión del cheque a nombre del Banco Comercial (quien emitirá el giro). Emite y registra el cheque en SICOIN. 7 Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión. 8 Revisa, firma y sella si la información es correcta. 9 Auditoría Interna Septiembre 2013 Recibe la providencia y las facturas del exterior. 4 6 Encargado de Sección de Tesorería Fecha: 1 Entrega a Subgerencia de Operaciones. 10 Firma y sella los documentos. 11 Traslada los documentos a la Gerencia. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 183 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL) MANUAL DE PROCESOS Actividad Encargado de Sección de Tesorería …Viene de la página anterior Fecha: Auditoría Interna Subgerencia de Operaciones 1 Septiembre 2013 Gerencia Sección de Proveeduría A 12 Firma y sella los documentos. Traslada los documentos a la Sección de 13 Tesorería. Recibe la documentación firmada y sellada. 14 Realiza la compra del giro bancario en la 15 agencia bancaria. 16 17 18 19 Verifica los datos de la empresa beneficiaria. Entrega los documentos a una empresa de correo internacional autorizado con póliza de seguro para el traslado del cheque. Y solicita la firma y sello de recibido. Verifica la entrega del cheque por medio de la contraseña entregada por la empresa de correo internacional. Archiva los documentos. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 184 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 11: “LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA)” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la providencia y las facturas del exterior. Paso 2: Revisa en la página de Internet del Banco de Guatemala los fondos en la cuenta del Instituto de Previsión Militar. Paso 3: Calcula la clave con la ayuda del “Mecanismo de Transacciones de Entidades Depositantes MED” del Banco de Guatemala en formato Excel. Paso 4: Redacta el oficio de pago de liquidación de facturas en papel seguridad del Banco de Guatemala. Paso 5: Llena a máquina de escribir el formato de “Control Estadístico de Divisas” Forma A-20138 del Banco de Guatemala. Paso 6: Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión. Paso 7: Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la información es correcta. Paso 8: Entrega a Subgerencia de Operaciones. Subgerencia de Operaciones Paso 9: Firma y sella los documentos de liquidación de facturas. Gerencia Paso 11: Firma y sella los documentos de liquidación de facturas. Encargado de Sección de Tesorería Auditoría Interna Paso 10: Traslada los documentos de liquidación a la Gerencia. Paso 12: Traslada los documentos de liquidación a la Sección de Tesorería. Encargado de Sección de Tesorería Paso 13: Recibe la documentación firmada y sellada. Paso 14: Anota el tipo de cambio del día de Dólares en el formato de “Control Estadístico de Divisas” Forma A-20138. Paso 15: Realiza la conversión según el cambio del día de Dólares y anota el monto total en Quetzales en el formato de “Control Estadístico de Divisas” Forma A-20138. Paso 16: Saca las fotocopias a los documentos. Paso 17: Entrega documentos al Banco de Guatemala y solicita la firma y sello de recibido. Página 185 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 18: Revisa dos o tres días después de haber entregado los documentos si el Banco de Guatemala ha realizado la Nota de Débito. Paso 19: Redacta el oficio dirigido a la Sección de solicitando la creación de la Orden de Compra. Proveeduría Paso 20: Traslada el oficio a la Sección de Proveeduría. Sección de Proveeduría Paso 21: Recibe y ejecuta la Orden de Compra. Encargado de Sección de Tesorería Paso 22: Opera la Orden de Compra. Paso 23: Archiva los documentos. Página 186 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Calcula la clave con la ayuda del “Mecanismo de Transacciones de Entidades Depositantes MED” del Banco de Guatemala en formato Excel. 4 Redacta el oficio de pago de liquidación de facturas en papel seguridad del Banco de Guatemala. 5 Llena a máquina de escribir el formato de “Control Estadístico de Divisas” Forma A20138 del Banco de Guatemala. 7 8 9 Auditoría Interna Subgerencia de Operaciones Septiembre 2013 Gerencia Sección de Proveeduría Inicio Recibe la providencia y las facturas del exterior del Departamento Financiero. Revisa en la página de Internet del Banco de Guatemala los fondos en la cuenta del Instituto de Previsión Militar. 6 Encargado de Sección de Tesorería Fecha: Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión. Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la información es correcta. Entrega a Subgerencia de Operaciones. Firma y sella los documentos de liquidación de facturas. Traslada los documentos de liquidación a la 10 Gerencia. Firma y sella los documentos de liquidación de 11 facturas. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 187 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA) MANUAL DE PROCESOS Actividad Encargado de Sección de Tesorería Fecha: Auditoría Interna Subgerencia de Operaciones Septiembre 2013 Gerencia Sección de Proveeduría A …Viene de la página anterior Traslada los documentos de liquidación a la 12 Sección de Tesorería. 13 Recibe la documentación firmada y sellada. 14 15 16 Anota el tipo de cambio del día de Dólares en el formato de “Control Estadístico de Divisas” Forma A-20138. Realiza la conversión según el cambio del día de Dólares y anota el monto total en Quetzales en el formato de “Control Estadístico de Divisas” Forma A-20138. Saca las fotocopias a los documentos. Entrega documentos al Banco de Guatemala y 17 solicita la firma y sello de recibido. 18 Revisa dos o tres días después de haber entregado los documentos si el Banco de Guatemala ha realizado la Nota de Débito. 19 Redacta el oficio dirigido a la Sección de Proveeduría solicitando la creación de la Orden de Compra. 20 Traslada el oficio a la Sección de Proveeduría. 21 Recibe y ejecuta la Orden de Compra. 22 Opera la Orden de Compra. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 188 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA) MANUAL DE PROCESOS Actividad …Viene de la página anterior 23 Encargado de Sección de Tesorería Fecha: Auditoría Interna Subgerencia de Operaciones Septiembre 2013 Gerencia Sección de Proveeduría B Archiva los documentos. Fin del Proceso Fin Página 3 Página 189 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 12: “LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE TRANSFERENCIA CABLEGRÁFICA)” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería Auditoría Interna DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la providencia y las facturas del exterior. Paso 2: Revisa en la página de Internet del Banco de Guatemala los fondos en la cuenta en dólares ($) del Instituto de Previsión Militar. Paso 3: Tramita el CUR para emisión del cheque por el monto del valor de la factura. Paso 4: Redacta el oficio para autorizar la transferencia cablegráfica, indicando que se cobre la comisión por la transferencia. Paso 5: Llena el formato del formulario de transferencia cablegráfica. Paso 6: Solicita la firma de dos (2) funcionarios del Instituto de Previsión Militar con firma registrada en el formulario. Paso 7: Realiza la emisión e impresión del cheque por medio de SICOIN. Paso 8: Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión. Paso 9: Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la información es correcta. Paso 10: Entrega a Subgerencia de Operaciones. Subgerencia de Operaciones Paso 11: Firma y sella los documentos de liquidación de facturas. Gerencia Paso 13: Firma y sella los documentos de liquidación de facturas. Paso 12: Traslada los documentos de liquidación a la Gerencia. Paso 14: Traslada los documentos de liquidación a la Sección de Tesorería. Encargado de Sección de Tesorería Paso 15: Recibe la documentación firmada y sellada. Paso 16: Solicita el apoyo de la asesora de negocios el banco para agilizar la transferencia cablegráfica. Paso 17: Verifica que el receptor del banco realice la transferencia. Paso 18: Verifica los datos de pago y el número de cuenta del Página 190 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 beneficiario a acreditar. Paso 19: Saca una copia a los documentos. Paso 20: Adjunta una copia de la transferencia y opera junto con la comisión. Paso 21: Archiva los documentos en los egresos y opera en la caja fiscal. Página 191 de 244 PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE TRANSFERENCIA INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: CABLEGRÁFICA) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Encargado de Sección de Tesorería Actividad Inicio del proceso. Auditoría Interna Subgerencia de Operaciones Septiembre 2013 Gerencia Sección de Proveeduría Inicio 1 Recibe la providencia y las facturas del exterior. 2 Revisa en la página de Internet del Banco de Guatemala los fondos en la cuenta en dólares ($) del Instituto de Previsión Militar. 3 Fecha: 1 Tramita el CUR para emisión del cheque por el monto del valor de la factura. 4 Redacta el oficio para autorizar la transferencia cablegráfica, indicando que se cobre la comisión por la transferencia. 5 Llena el formato del transferencia cablegráfica. 6 Solicita la firma de dos (2) funcionarios del Instituto de Previsión Militar con firma registrada en el formulario. 7 Realiza la emisión e impresión del cheque por medio de SICOIN. 8 Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión. 9 Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la información es correcta. formulario de 10 Entrega a Subgerencia de Operaciones. Firma y sella los documentos de liquidación de 11 facturas. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 192 de 244 PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE TRANSFERENCIA INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: CABLEGRÁFICA) MANUAL DE PROCESOS Actividad Encargado de Sección de Tesorería …Viene de la página anterior Fecha: Auditoría Interna Subgerencia de Operaciones 1 Septiembre 2013 Gerencia Sección de Proveeduría A Traslada los documentos de liquidación a la 12 Gerencia. Firma y sella los documentos de liquidación de 13 facturas. 14 15 16 17 18 19 Traslada los documentos de liquidación a la Sección de Tesorería. Recibe la documentación firmada y sellada. Solicita el apoyo de la asesora de negocios el banco para agilizar la transferencia cablegráfica. Verifica que el receptor del banco realice la transferencia. Verifica los datos de pago y el número de cuenta del beneficiario a acreditar. Saca una copia a los documentos. 20 Adjunta una copia de la transferencia y opera junto con la comisión. 21 Archiva los documentos en los egresos y opera en la caja fiscal. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 193 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 13: “NÓMINA DE DIETAS” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe la nómina de dietas original impresa y el archivo por correo electrónico de la Secretaria de Junta Directiva con la información de la nómina a acreditar y entregar a las Instituciones Bancarias (al recibir las nóminas ya están revisadas y firmadas con el Vo. Bo. De Auditoría Interna). Paso 2: Verifica en la página de Internet de la Institución Bancaria si se cuenta con fondos para realizar el pago de la nómina. Paso 3: Carga el archivo remitido por la Secretaria de Junta Directiva en la banca virtual para el pago de la nómina. Paso 4: Elabora el oficio para trasladar los documentos a Auditoría Interna para que habiliten el pago de la nómina por medio de la banca virtual. Y revisen los oficios para la Institución Bancaria con la que no cuenta con pago de nómina por medio de banca electrónica. Paso 5: Envía los revisión. Auditoría Interna Paso 6: Habilita los pagos de nómina por medio de la banca electrónica. Paso 7: Traslada los documentos a la Subgerencia Administrativa. Subgerencia Administrativa Paso 8: Revisa la banca electrónica y acredita la nómina de pago respectiva. Encargado de Sección de Tesorería Paso 9: Remite el oficio junto con la nómina para el pago, si no se cuenta con la opción de pago en banca electrónica. Encargado de Sección de Tesorería oficios y documentos a Auditoría Interna para Paso 10: Entrega Diskette con el oficio firmado a la Institución Bancaria correspondiente. Paso 11: Monitorea en las páginas de Internet de las Instituciones Bancarias la realización del débito en las cuentas. (Estado de cuenta). Paso 12: Imprime el estado de cuenta (con la operación de débito). Paso 13: Prepara el archivo con la información de la nómina de dietas, estado de cuenta, nota de débito y oficios. Auxiliar de Paso 14: Imprime el recibo 29-C por las retenciones realizadas. Página 194 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Tesorería Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 15: Genera el formulario de constancia de retención del régimen simplificado. Paso 16: Imprime el formulario SAT-1911 (original y 3 copias). Paso 17: Sella el formulario SAT-1911. Paso 18: Archiva el cuadriplicado del formulario SAT-1911. Paso 19: Entrega triplicado de formulario SAT-1911 al Encargado de Impuestos. Paso 20: Entrega el original y la copia del formulario SAT-1911 al interesado. Paso 21: Redacta y envía el informe al Encargado de Impuestos. Paso 22: Recibe y opera las notas de débito del pago de la nómina. Paso 23: Verifica las operaciones realizadas en la caja fiscal. Página 195 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: NÓMINA DE DIETAS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Carga el archivo remitido por la Secretaria de Junta Directiva en la banca virtual para el pago de la nómina. 5 6 7 8 Fecha: Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Subgerencia Administrativa Auxiliar de Tesorería Inicio Recibe la nómina de dietas original impresa y el archivo por correo electrónico de la Secretaria de Junta Directiva con la información de la nómina a acreditar y entregar a las Instituciones Bancarias Verifica en la página de Internet de la Institución Bancaria si se cuenta con fondos para realizar el pago de la nómina. 4 Encargado de Sección de Tesorería Versión: Elabora el oficio para trasladar los documentos a Auditoría Interna para que habiliten el pago de la nómina por medio de la banca virtual. Y revisen los oficios para la Institución Bancaria Envía los oficios y documentos a Auditoría Interna para revisión. Habilita los pagos de nómina por medio de la banca electrónica. Traslada los documentos a la Subgerencia Administrativa. Revisa la banca electrónica y acredita la nómina de pago respectiva. 9 Remite el oficio junto con la nómina para el pago, si no se cuenta con la opción de pago en banca electrónica. 10 Entrega Diskette con el oficio firmado a la Institución Bancaria correspondiente. 11 Monitorea en las páginas de Internet de las Instituciones Bancarias la realización del débito en las cuentas. (Estado de cuenta). Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 196 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: NÓMINA DE DIETAS MANUAL DE PROCESOS Encargado de Sección de Tesorería Actividad Versión: Fecha: Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Subgerencia Administrativa Auxiliar de Tesorería A …Viene de la página anterior Imprime el estado de cuenta (con la 12 operación de débito). 13 14 Prepara el archivo con la información de la nómina de dietas, estado de cuenta, nota de débito y oficios. Imprime el recibo 29-C retenciones realizadas. por las Genera el formulario de constancia de 15 retención del régimen simplificado. Imprime el formulario 16 (original y 3 copias). 17 SAT-1911 Sella el formulario SAT-1911. Archiva el cuadriplicado del formulario 18 SAT-1911. Entrega triplicado de formulario SAT- 19 1911 al Encargado de Impuestos. Entrega el original y la copia del 20 formulario SAT-1911 al interesado. Redacta y envía el informe al Encargado 21 de Impuestos. Recibe y opera las notas de débito del 22 pago de la nómina. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 197 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: NÓMINA DE DIETAS MANUAL DE PROCESOS Actividad …Viene de la página anterior 23 Encargado de Sección de Tesorería Versión: Fecha: Auditoría Interna 1 Septiembre 2013 Subgerencia Administrativa Auxiliar de Tesorería B Verifica las operaciones realizadas en la caja fiscal. Fin del Proceso Fin Página 3 Página 198 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 14: “NÚMERO DE CHEQUES RECHAZADOS” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe de Auditoría Interna los cheques rechazados por falta de fondos, por mal endoso y otro motivo. Paso 2: Revisa el reverso del cheque rechazado el número de teléfono anotado y llama al emisor del cheque para informarle que debe presentarse a la Unidad de Administración Financiera –UDAFdel Instituto a cancelar el valor del cheque rechazado y un valor adicional a Q. 100.00 por concepto de Gastos Administrativos. Paso 3: Informa por escrito a Auditoría Interna con copia al Departamento en donde se originó la transacción que la persona no se ha presentado a realizar el pago solicitado (plazo máximo 5 días). Paso 4: Anota los datos en el libro de control de cheques rechazados. Paso 5: Presenta a los entres fiscalizadores el libro de control de cheques rechazados al ser requerido. Página 199 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: NÚMERO DE CHEQUES RECHAZADOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Recibe de Auditoría Interna los cheques rechazados por falta de fondos, por mal endoso y otro motivo. Revisa el reverso del cheque rechazado el número de teléfono anotado y llama al emisor del cheque para informarle que debe presentarse a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- del Instituto a cancelar el valor del cheque rechazado y un valor adicional a Q. 100.00 por concepto de Gastos Administrativos. Informa por escrito a Auditoría Interna con copia al Departamento en donde se originó la transacción que la persona no se ha presentado a realizar el pago solicitado (plazo máximo 5 días). Anota los datos en el libro de control de cheques rechazados. Presenta a los entres fiscalizadores el libro de control de cheques rechazados al ser requerido. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 200 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 15: “PAGO DE CUOTA MONTEPÍO” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Exporta la información de la cuenta del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 2: Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 62) para generar reporte de Cuota de Montepío. Paso 3: Cuadra la Cuota de pago de Montepío. Paso 4: Imprime el reporte de pago de cuota de Montepío. Paso 5: Redacta el oficio informativo de pago de cuota al Ministro de Finanzas Públicas. Paso 6: Llena la boleta de depósito. Paso 7: Genera el CUR. Paso 8: Emite el cheque. Paso 9: Endosa el cheque. Paso 10: Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term. Paso 11: Fotocopia la boleta de depósito para firma de recibido. Paso 12: Entrega el depósito y oficio al Ministerio de Finanzas Públicas. Paso 13: Busca la copia del depósito realizado el mes anterior para solicitar copia del CUR en Finanzas Públicas. Paso 14: Archiva la copia de la boleta de depósito y CUR. Página 201 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE CUOTA MONTEPÍO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Versión: Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 Exporta la información de la cuenta del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 2 Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 62) para generar reporte de Cuota de Montepío. 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Cuadra la Cuota de pago de Montepío. 3 4 5 6 7 8 9 Imprime el reporte de pago de cuota de Montepío. Redacta el oficio informativo de pago de cuota al Ministro de Finanzas Públicas. Llena la boleta de depósito. Genera el CUR. Emite el cheque. Endosa el cheque. 10 Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term. 11 Fotocopia la boleta de depósito para firma de recibido. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 202 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE CUOTA MONTEPÍO MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Actividad …Viene de la página anterior 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería A 12 Entrega el depósito y oficio al Ministerio de Finanzas Públicas. Busca la copia del depósito realizado el mes anterior para solicitar copia del 13 CUR en Finanzas Públicas. 14 Archiva la copia de la boleta de depósito y CUR. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 203 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 16: “PAGO DE CUOTA PRIMA DE FIANZA” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Exporta la información de la cuenta del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 2: Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 41) para generar reporte de Cuota de Prima de Fianza. Paso 3: Cuadra la Cuota de pago de Prima de Fianza. Paso 4: Imprime el reporte de pago de cuota de Prima de Fianza de personal que maneja valores. Paso 5: Llena la boleta de depósito. Paso 6: Genera el CUR. Paso 7: Emite el cheque. Paso 8: Endosa el cheque. Paso 9: Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term. Paso 10: Fotocopia la boleta de depósito, para firma de recibido. Paso 11: Entrega el cheque y el reporte de prima de fianza al Crédito Hipotecario Nacional. Y recibe a factura que proporciona el Crédito Hipotecario Nacional. Página 204 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE CUOTA PRIMA DE FIANZA MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Versión: Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 Exporta la información de la cuenta del Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 2 Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 41) para generar reporte de Cuota de Prima de Fianza. 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Cuadra la Cuota de pago de Prima de Fianza. 3 4 5 6 7 8 9 Imprime el reporte de pago de cuota de Prima de Fianza de personal que maneja valores. Llena la boleta de depósito. Genera el CUR. Emite el cheque. Endosa el cheque. Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term. 10 Fotocopia la boleta de depósito, para firma de recibido. 11 Entrega el cheque y el reporte de prima de fianza al Crédito Hipotecario Nacional. Y recibe a factura que proporciona el Crédito Hipotecario Nacional. Fin del Proceso Fin Página 1 Página 205 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 17: “PAGO DE CUOTAS DE BAJA COTIZANDO” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa al Sistema de Baja Cotizando. Paso 2: Imprime el recibo 29-C-99. Paso 3: Verifica el monto impreso en recibo 29-C-99. Paso 4: Recibe el pago del monto del recibo. Paso 5: Sella y firma el recibo 29-C-99. Paso 6: Desglosa el recibo 29-C-99. Paso 7: Entrega el recibo original al afiliado. Paso 8: Archiva la copia Celeste del recibo 29-C-99. Paso 9: Prepara la copia Amarilla del recibo 29-C-99 para documentos de ingresos. Página 206 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE CUOTAS DE BAJA COTIZANDO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Ingresa al Sistema de Baja Cotizando. Imprime el recibo 29-C-99. Verifica el monto impreso en recibo 29-C-99. 3 4 5 6 7 8 9 Recibe el pago del monto del recibo. Sella y firma el recibo 29-C-99. Desglosa el recibo 29-C-99. Entrega el recibo original al afiliado. Archiva la copia Celeste del recibo 29-C-99. Prepara la copia Amarilla del recibo 29-C-99 para documentos de ingresos. Fin del Proceso Fin Página 1 Página 207 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 18: “PAGO DE CUOTAS, ABONOS Y PRÉSTAMOS (CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa al Sistema de Pago de préstamos de cartera. Paso 2: Imprime el recibo 29-C-99 correspondiente. Paso 3: Verifica el monto impreso en recibo 29-C-99. Paso 4: Recibe el pago del monto del recibo. Paso 5: Verifica la forma de pago. Paso 6: Revisa y verifica que el monto entregado sea el correcto, si el pago es en efectivo. Paso 7: Solicita al afiliado realizar el depósito en la ventanilla del Banco dentro del Instituto de Previsión Militar, si el pago es con cheque del Banco de Desarrollo Rural. Paso 8: Solicita al afiliado colocar al dorso del cheque el número de teléfono y número de recibo 29-C-99 emitido, si el pago es con cheque de otro Banco. Paso 9: Endosa el cheque y sella. Paso 10: Sella y firma el recibo 29-C-99. Paso 11: Entrega el recibo original al afiliado. Paso 12: Archiva la copia celeste del recibo 29-C-99. Paso 13: Preparan los documentos de ingresos con la copia Amarilla del recibo 29-C-99. Página 208 de 244 PROCESO: PAGO DE CUOTAS, Y PRÉSTAMOS INSTITUTO DEABONOS PREVISIÓN MILITAR (CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS) MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Versión: Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 2 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Ingresa al Sistema de Pago de préstamos de cartera. Imprime el recibo 29-C-99 correspondiente. Verifica el monto impreso en recibo 29-C-99. 3 4 5 6 Recibe el pago del monto del recibo. Verifica la forma de pago. Revisa y verifica que el monto entregado sea el correcto, si el pago es en efectivo. 7 Solicita al afiliado realizar el depósito en la ventanilla del Banco dentro del Instituto de Previsión Militar, si el pago es con cheque del Banco de Desarrollo Rural. 8 Solicita al afiliado colocar al dorso del cheque el número de teléfono y número de recibo 29-C-99 emitido, si el pago es con cheque de otro Banco. 9 Endosa el cheque y sella. 10 Sella y firma el recibo 29-C-99. 11 Entrega el recibo original al afiliado. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 209 de 244 PROCESO: PAGO DE CUOTAS, Y PRÉSTAMOS INSTITUTO DEABONOS PREVISIÓN MILITAR (CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS) MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: Actividad …Viene de la página anterior 12 13 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería A Archiva la copia celeste del recibo 29-C-99. Preparan los documentos de ingresos con la copia Amarilla del recibo 29-C-99. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 210 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 19: “PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe del beneficiario el recibo sencillo por concepto de pago de descuento judicial, que tiene: Nombre de la persona a quien se le efectúa el descuento. Mes al que corresponde el descuento. Número de teléfono del beneficiario. NIT del beneficiario. Número de juicio. Monto a descontar Firma del beneficiario. Paso 2: Archiva los recibos presentados por los beneficiados del pago de descuentos judiciales. Paso 3: Busca los recibos entregados anteriormente correspondientes al mes a operar (Cuando se preparen los documentos para realizar el pago de descuentos judiciales). Paso 4: Elabora el resumen en formato Excel con la información de los recibos del mes a operar. Paso 5: Entrega los documentos al Encargado de Sección de Tesorería (Resumen y recibos). Encargado de Sección de Tesorería Paso 6: Revisa la documentación. Paso 7: Traslada los documentos al Auxiliar de Tesorería. Auxiliar de Tesorería Paso 8: Recibe los documentos aprobados. Paso 9: Ordena los datos del archivo de Excel por tipo de cuenta (depósito o monetario) todos los descuentos judiciales. Paso 10: Redacta el oficio de acreditamiento dirigido a Banco en donde se realizará el depósito. Paso 11: Traslada los documentos al Encargado de Sección de Tesorería para revisión, firma y sello. Encargado de Sección de Tesorería Paso 12: Revisa, firma y sella los documentos si son correctos. Paso 13: Traslada los documentos a Auditoría Interna. Página 211 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Paso 14: Realiza la revisión de los documentos. Subgerencia Administrativa Paso 16: Revisa, firma y sella el oficio. Encargado de Sección de Tesorería Paso 18: Crea el archivo con la información de los descuentos judiciales en formato CSV. Paso 15: Traslada los documentos a la Subgerencia Administrativa. Paso 17: Traslada la información a la Sección de Tesorería. Paso 19: Realiza la operación Bancaria respectiva para que se emita la Nota de Debito en BANRURAL y Banco G&T Continental. Paso 20: Entrega el oficio con la información a la Agencia Central del Banco CHN. Paso 21: Solicita el sello de entregado como constancia de recepción. Paso 22: Imprime el estado de cuenta en donde se registró la Nota de Débito operada. Paso 23: Crea el CUR según la Nota de Débito. Paso 24: Realiza la operación de Nota de Débito en la caja fiscal de egresos. Paso 25: Archiva los documentos. Página 212 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Recibe del beneficiario el recibo sencillo por concepto de pago de descuento judicial 2 Archiva los recibos presentados por los beneficiados del pago de descuentos judiciales. 3 Busca los recibos entregados anteriormente correspondientes al mes a operar (Cuando se preparen los documentos para realizar el pago de descuentos judiciales). 4 Elabora el resumen en formato Excel con la información de los recibos del mes a operar. 5 Entrega los documentos al Encargado de Sección de Tesorería (Resumen y recibos). 6 7 8 9 Versión: Fecha: Auxiliar de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Subgerencia Administrativa Inicio Revisa la documentación. Traslada los documentos al Auxiliar de Tesorería. Recibe los documentos aprobados. Ordena los datos del archivo de Excel por tipo de cuenta (depósito o monetario) todos los descuentos judiciales. Redacta el oficio de acreditamiento dirigido a Banco en 10 donde se realizará el depósito. Traslada los documentos al Encargado de Sección de 11 Tesorería para revisión, firma y sello. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 213 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES MANUAL DE PROCESOS Fecha: Auxiliar de Tesorería Actividad … Viene de la página anterior. Versión: Encargado de Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Subgerencia Administrativa A 12 Revisa, firma y sella los documentos si son correctos. 13 Traslada los documentos a Auditoría Interna. Realiza la revisión de los documentos. 14 Traslada los 15 Administrativa. 16 17 documentos a la Subgerencia Revisa, firma y sella el oficio. Traslada la información a la Sección de Tesorería. 18 Crea el archivo con la información de los descuentos judiciales en formato CSV. 19 Realiza la operación Bancaria respectiva para que se emita la Nota de Debito en BANRURAL y Banco G&T Continental. Entrega el oficio con la información a la Agencia Central 20 del Banco CHN. Solicita el sello de entregado como constancia de 21 recepción. Imprime el estado de cuenta en donde se registró la Nota 22 de Débito operada. Continúa en la página siguiente... B Página 2 Página 214 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES MANUAL DE PROCESOS Actividad …Viene de la página anterior 23 Versión: Fecha: Auxiliar de Tesorería Encargado de Sección de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoría Interna Subgerencia Administrativa B Crea el CUR según la Nota de Débito. Realiza la operación de Nota de Débito en la caja fiscal de 24 egresos. 25 Archiva los documentos. Fin del Proceso Fin Página 3 Página 215 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 20: “PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería / Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe del Departamento de Prestaciones el listado de pago de nómina con los montos a cancelar. Paso 2: Recibe las nóminas entregadas por Auditoría Interna. Paso 3: Saca una fotocopia al resumen de nómina y la entrega al Departamento de Inversiones. Paso 4: Verifica la disponibilidad bancaria en relación con el listado remitido por el banco. Paso 5: Solicita la carga electrónica de los recibos al Departamento de Inversiones o Departamento de Prestaciones según sea el caso. Paso 6: Recibe los archivos por correo electrónico de la nómina a acreditar. Paso 7: Saca una copia del resumen de la nómina. Paso 8: Traslada la copia del resumen de la nómina al Departamento de Inversiones. Paso 9: Solicita la carga electrónica de los descuentos al Departamento de Inversiones y al Departamento de Prestaciones (según sea el caso). Paso 10: Carga la nómina por medio de la banca virtual. Paso 11: Remite la nómina a Auditoría Interna. Auditoría Interna Paso 12: Habilita por banca virtual el pago de la nómina. Subgerencia Administrativa Paso 14: Acredita por banca virtual el pago de la nómina. Auxiliar de Tesorería Paso 15: Imprime los recibos 29-C-99. Paso 13: Remite la nómina a la Subgerencia Administrativa. Paso 16: Verifica que los montos fiscales impresos en recibos 29-C-99 sean los correctos. Página 216 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 17: Opera las nóminas en el Sistema Power Term. Paso 18: Imprimen las pruebas para verificar montos totales. Paso 19: Verifica la operatoria realizada en la Caja Fiscal. Paso 20: Archiva los documentos. Página 217 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Recibe del Departamento de Prestaciones el listado de pago de nómina con los montos a cancelar. 2 Recibe las nóminas entregadas por Auditoría Interna. 3 Encargado de Sección de Tesorería Versión: Fecha: Auxiliar de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoria Interna Subgerencia Administrativa Inicio Saca una fotocopia al resumen de nómina y la entrega al Departamento de Inversiones. 4 Verifica la disponibilidad bancaria en relación con el listado remitido por el banco. 5 Solicita la carga electrónica de los recibos al Departamento de Inversiones o Departamento de Prestaciones según sea el caso. 6 Recibe los archivos por correo electrónico de la nómina a acreditar. Saca una copia del resumen de la nómina. 7 8 Traslada la copia del resumen de la nómina al Departamento de Inversiones. 9 Solicita la carga electrónica de los descuentos al Departamento de Inversiones y al Departamento de Prestaciones (según sea el caso). 10 11 Carga la nómina por medio de la banca virtual. Remite la nómina a Auditoría Interna. Continua en la pagina siguiente ... A Página 1 Página 218 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL MANUAL DE PROCESOS Encargado de Sección de Tesorería Actividad Versión: Fecha: Auxiliar de Tesorería 1 Septiembre 2013 Auditoria Interna Subgerencia Administrativa A … Viene de la pagina anterior 12 Habilita por banca virtual el pago de la nómina. 13 Remite la nómina Administrativa. a la Subgerencia Acredita por banca virtual el pago de la nómina. 14 15 Imprime los recibos 29-C-99. Verifica que los montos fiscales impresos en 16 recibos 29-C-99 sean los correctos. 17 18 19 20 Opera las nóminas en el Sistema Power Term. Imprimen las pruebas para verificar montos totales. Verifica la operatoria realizada en la Caja Fiscal. Archiva los documentos. Fin del proceso. Fin Página 2 Página 219 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 21: “PEDIDO DE SUMINISTROS” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Recibe el correo electrónico de la Sección de Proveeduría en el que indica la fecha límite para realizar el pedido de suministros. Paso 2: Realiza el inventario de existencias de suministros (papelería). Paso 3: Realiza la proyección de suministros necesarios para la operación de la Sección de Tesorería por un periodo de tres (3) meses. Paso 4: Realiza el pedido de suministros en el Proyecto SCI. Paso 5: Imprime el pedido de suministros. Paso 6: Solicita la autorización del pedido de suministros al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- Paso 7: Revisa y autoriza el pedido de suministros. Paso 8: Traslada el pedido de suministros a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. Secretaria Paso 9: Traslada el pedido de suministros a la Sección de Proveeduría. Sección de Proveeduría Paso 10: Recibe, sella y firma de recepción de pedido de suministros. Secretaria Paso 11: Archiva la copia del entrega del mismo. Encargado de la Sección de Tesorería pedido de suministros para verificar la Paso 12: Recibe los suministros y compara con el pedido de suministros. Paso 13: Resguarda los suministros para su uso durante la ejecución de sus procesos. Página 220 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PEDIDO DE SUMINISTROS MANUAL DE PROCESOS Actividad Inicio del proceso. Septiembre 2013 Secretaria Sección de Proveeduría Inicio Recibe el correo electrónico de la Sección de Proveeduría en el que indica la fecha límite para realizar el pedido de suministros. 2 Realiza el inventario de existencias de suministros (papelería). 3 Realiza la proyección de suministros necesarios para la operación de la Sección de Tesorería por un periodo de tres (3) meses. 4 Realiza el pedido de suministros en el Proyecto SCI. 5 1 Fecha: Jefe Unidad de Encargado de Administración Sección de Financiera Tesorería -UDAF- Diagrama de Flujo 1 Versión: Imprime el pedido de suministros. 6 Solicita la autorización del pedido de suministros al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 7 Revisa y autoriza suministros. 8 Traslada el pedido de suministros a la Secretaria de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-. 9 Traslada el pedido de suministros a la Sección de Proveeduría. Recibe, el pedido de sella y firma de recepción de 10 pedido de suministros. 11 Archiva la copia del pedido de suministros para verificar la entrega del mismo. Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 221 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PEDIDO DE SUMINISTROS MANUAL DE PROCESOS Actividad …Viene de la página anterior Versión: 1 Fecha: Jefe Unidad de Encargado de Administración Sección de Financiera Tesorería -UDAF- Septiembre 2013 Secretaria Sección de Proveeduría A Recibe los suministros y compara con el 12 pedido de suministros. Resguarda los suministros para su uso 13 durante la ejecución de sus procesos. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 222 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 22: “PREPARAR DOCUMENTOS DE INGRESOS” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Imprime la prueba de ingresos. Paso 2: Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por correlativo según el número de recibo. Paso 3: Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por número de cuenta afectada en cada recibo. Paso 4: Compara la información del desglose de cuentas de cada recibo con la información de la prueba de ingresos. Paso 5: Anota en cada recibo el número de línea asignado en la prueba en donde fue operada por cuenta. Paso 6: Revisa en la prueba de ingresos la numeración de recibos anulados, todos los recibos anulados deben estar anotados en la prueba. Paso 7: Prepara las boletas de los depósitos realizados, pegándolos en una hoja cortada a medida con las dimensiones de los recibos para evitar pérdidas. Paso 8: Registra en el SICOIN los depósitos, notas de crédito en ingresos (a nivel de registro) para ser aprobado por la Sección de Contabilidad. Paso 9: Ordena los documentos de ingresos de la siguiente forma: 1. No. CUR (registrado). 2. Depósitos. 3. Notas de crédito. 4. Recibos 29-C-99 por correlativo según el número de recibo. Paso 10: Perfora los documentos y los colocan en un folder con gancho. Paso 11: Archiva los documentos. Página 223 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: PREPARAR DOCUMENTOS DE INGRESOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por correlativo según el número de recibo. Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por número de cuenta afectada en cada recibo. Compara la información del desglose de cuentas de cada recibo con la información de la prueba de ingresos. 5 Anota en cada recibo el número de línea asignado en la prueba en donde fue operada por cuenta. 6 Revisa en la prueba de ingresos la numeración de recibos anulados, todos los recibos anulados deben estar anotados en la prueba. 7 Prepara las boletas de los depósitos realizados, pegándolos en una hoja cortada a medida con las dimensiones de los recibos para evitar pérdidas. 8 Registra en el SICOIN los depósitos, notas de crédito en ingresos (a nivel de registro) para ser aprobado por la Sección de Contabilidad. 9 Ordena los documentos de ingresos de la siguiente forma: No. CUR (registrado). Depósitos. Notas de crédito. Recibos 29-C-99 por correlativo según el número de recibo. 11 Fecha: 1 Imprime la prueba de ingresos. 4 10 Versión: Perfora los documentos y los colocan en un folder con gancho. Archiva los documentos. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 224 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: 1 Fecha: Septiembre 2013 PROCESO 23: “REGULARIZACIÓN CUENTA EN DÓLARES” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Registra el diferencial contable. Paso 2: Recibe el oficio solicitando la regularización de cuenta en dólares. Paso 3: Realiza la operación en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM de la regularización de cuenta en dólares. Paso 4: Realiza la operación en el Sistema regularización de cuenta en dólares. Paso 5: Ingresa la información en el archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx” y se verifica el cuadre de montos. Power Term de Página 225 de 244 la INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REGULARIZACIÓN CUENTA EN DÓLARES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Registra el diferencial contable. Recibe el oficio solicitando la regularización de cuenta en dólares. Realiza la operación en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM de la regularización de cuenta en dólares. 4 Realiza la operación en el Sistema Power Term de la regularización de cuenta en dólares. 5 Ingresa la información en el archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx” y se verifica el cuadre de montos. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 226 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: MANUAL DE PROCESOS 1 Fecha: Septiembre 2013 PROCESO 24: “REPORTE DE SALDOS DE LAS 11 CUENTAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Imprime el estado de cuenta de las 11 cuentas del Instituto de Previsión Militar. ** Cada lunes y último día del mes. Paso 2: Elabora el Reporte de “Saldos estimados al ….. al ..… a las ….. hrs” “Disponible en cuentas monetarias”. Paso 3: Crea el reporte de “Inversiones en título de valores”. Paso 4: Presenta los reportes a Gerencia para revisión, firma y sello de recepción. Paso 5: Saca una fotocopia a los reportes. Paso 6: Realiza el acreditamiento de intereses de la nota de Crédito. Paso 7: Archiva los reportes acreditamiento. para consulta o validación del Página 227 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REPORTE DE SALDOS DE LAS 11 CUENTAS DEL IPM MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Imprime el estado de cuenta de las 11 cuentas del Instituto de Previsión Militar. 2 Elabora el Reporte de “Saldos estimados al ….. al ..… a las ….. hrs” “Disponible en cuentas monetarias”. Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Crea el reporte de “Inversiones en título de valores”. 3 4 5 6 7 Presenta los reportes a Gerencia para revisión, firma y sello de recepción. Saca una fotocopia a los reportes. Realiza el acreditamiento de intereses de la nota de Crédito. Archiva los reportes para consulta o validación del acreditamiento. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 228 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 25: “REPORTE DEL CORRELATIVO FACTURAS SERIE D” RESPONSABLE Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Genera el reporte del Correlativo de las facturas serie D en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 2: Realiza una revisión y verificación de impresión según correlativo, este se realiza con el punteo del reporte utilizando para su verificación la copia celeste de las facturas Serie D. Paso 3: Elabora el informe del correlativo de facturas serie D. Paso 4: Sella y firma el reporte de correlativo, si todas las facturas impresas. Paso 5: Anota el número, monto y descripción de la factura que no se encuentra en el reporte (ingreso manual). Paso 6: Saca una copia de reporte punteado. Paso 7: Archiva el reporte. Paso 8: Actualiza el reporte si es solicitado por medio de anulación, pago, etc. oficio de Página 229 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: REPORTE DEL CORRELATIVO FACTURAS SERIE A MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Genera el reporte del Correlativo de las facturas serie D en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 2 Realiza una revisión y verificación de impresión según correlativo, este se realiza con el punteo del reporte utilizando para su verificación la copia celeste de las facturas Serie D. Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Auxiliar de Tesorería Inicio Elabora el informe del correlativo de facturas serie D. 3 4 5 6 7 8 Sella y firma el reporte de correlativo, si todas las facturas impresas. Anota el número, monto y descripción de la factura que no se encuentra en el reporte (ingreso manual). Saca una copia de reporte punteado. Archiva el reporte. Actualiza el reporte si es solicitado por medio de oficio de anulación, pago, etc. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 230 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 26: “RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Realiza el desglose (separación) de las Cajas Fiscales impresas durante el mes, separa la original y las copias. Separa las Cajas Fiscales Anuladas del grupo de Cajas Fiscales correctas. Paso 2: Ordena las Cajas Fiscales según el correlativo impreso en cada. Paso 3: Revisa que cada Caja Fiscal esté firmada. Paso 4: Imprime el resumen de Ingresos de xxx del xxxx (recibos del mes) generado por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 5: Imprime el resumen de recibos anulados generados por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 6: Imprime el resumen de Egresos de xxx del xxxx generado por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. Paso 7: Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de ingresos con la información de ingresos totales. Paso 8: Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de egresos con la información de egresos totales. Paso 9: Ingresa en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM los montos de ingresos y egresos por cuentas. Paso 10: Imprime la Caja Fiscal autorizada por la Contraloría General de Cuentas (ingresos, egresos y recibos anulados). Paso 11: Teclea a máquina de escribir manual la información de existencias de formas a la caja fiscal (total de número de recibos anulados durante el mes, la numeración de las Cajas Fiscales utilizadas y la existencia de las mismas). Paso 12: Sella, firma y coloca sello de la fecha de elaboración. Paso 13: Ordena las Cajas Fiscales Blancas ordenadas por correlativo de fecha de impresión. Copia Celeste ordenadas por correlativo de numeración. Copia Rosada ordenadas por correlativo de numeración. Página 231 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Paso 14: Archiva las Cajas Fiscales Originales y la copia rosada (colocar en fólder con gancho). Paso 15: Redacta el Oficio para entregar las copias celestes de las Cajas Fiscales a la Contraloría General de Cuentas con la impresión de ingresos y egresos. Página 232 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Fecha: Actividad Inicio del proceso. 1 2 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Realiza el desglose (separación) de las Cajas Fiscales impresas durante el mes, separa la original y las copias. Separa las Cajas Fiscales Anuladas del grupo de Cajas Fiscales correctas. Ordena las Cajas Fiscales según el correlativo impreso en cada. Revisa que cada Caja Fiscal esté firmada. 3 4 Imprime el resumen de Ingresos de xxx del xxxx (recibos del mes) generado por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 5 Imprime el resumen de recibos anulados generados por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 6 Imprime el resumen de Egresos de xxx del xxxx generado por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM. 7 Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de ingresos con la información de ingresos totales. 8 Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de egresos con la información de egresos totales. 9 Ingresa en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM los montos de ingresos y egresos por cuentas. Imprime la Caja Fiscal autorizada por la Contraloría General de Cuentas 10 (ingresos, egresos y recibos anulados). 11 Teclea a máquina de escribir manual la información de existencias de formas a la caja fiscal (total de número de recibos anulados durante el mes, la numeración de las Cajas Fiscales utilizadas y la existencia de las mismas). Continúa en la página siguiente... A Página 1 Página 233 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES MANUAL DE PROCESOS Fecha: Actividad …Viene de la página anterior 12 13 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería A Sella, firma y coloca sello de la fecha de elaboración. Ordena las Cajas Fiscales Archiva las Cajas Fiscales Originales y la copia rosada (colocar en fólder con 14 gancho). 15 Redacta el Oficio para entregar las copias celestes de las Cajas Fiscales a la Contraloría General de Cuentas con la impresión de ingresos y egresos. Fin del Proceso Fin Página 2 Página 234 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 27: “SOLICITUD DE APORTE MENSUAL A PEVECOM” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Llama a Finanzas del Ejército los primeros ocho días del mes para solicitar información del valor de los descuentos de Pevecom. Paso 2: Realiza la emisión del recibo 29-C-99 por el valor de los descuentos de Pevecom. Paso 3: Saca una fotocopia al recibo 29-C-99. Paso 4: Traslada el recibo original y la copia a Finanzas del Ejército y solicita el cheque por el valor indicado en el recibo correspondiente a los descuentos de Pevecom. Paso 5: Realiza el depósito del aporte mensual de Pevecom en BANRURAL. Paso 6: Opera el ingreso en archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”. Página 235 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR PROCESO: SOLICITUD DE APORTE MENSUAL A PEVECOM MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Llama a Finanzas del Ejército los primeros ocho días del mes para solicitar información del valor de los descuentos de Pevecom. 2 Realiza la emisión del recibo 29-C-99 por el valor de los descuentos de Pevecom. Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Saca una fotocopia al recibo 29-C-99. 3 4 5 6 Traslada el recibo original y la copia a Finanzas del Ejército y solicita el cheque por el valor indicado en el recibo correspondiente a los descuentos de Pevecom. Realiza el depósito del aporte mensual de Pevecom en BANRURAL. Opera el ingreso en archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 236 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 28: “SOLICITUD DE APORTE ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO MENSUAL A FINANZAS DEL EJÉRCITO” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería / Auxiliar de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Redacta el oficio de solicitud del aporte mensual a Finanzas del Ejército. Paso 2: Solicita la firma y sello a Gerente. Paso 3: Entrega a Finanzas del Ejército el oficio y los dos (2) recibos de aporte ordinario y extraordinario. Solicita firma y sello de recibido. Paso 4: Archiva el oficio. Paso 5: Opera los recibos en la caja fiscal. Paso 6: Revisa (Después de ocho o diez días de haber entregado el oficio y recibos a Finanzas del Ejercito) en Internet en la página de la Institución Bancaria si se ha realizado el acreditamiento del aporte. Paso 7: Imprime el estado de cuenta acreditamiento del aporte. Paso 8: Imprime la Nota de Crédito. Paso 9: Redacta el oficio dirigido al Gerente informando el acreditamiento del aporte adjuntando la integración respectiva. en donde se verifica Página 237 de 244 el PROCESO: SOLICITUD DE APORTE Y EXTRAORDINARIO MENSUAL A INSTITUTO DEORDINARIO PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 FINANZAS DEL EJÉRCITO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 3 4 5 Encargado de Sección de Tesorería / Auxiliar de Tesorería Inicio Solicita la firma y sello a Gerente. Entrega a Finanzas del Ejército el oficio y los dos (2) recibos de aporte ordinario y extraordinario. Solicita firma y sello de recibido. Archiva el oficio. Opera los recibos en la caja fiscal. 6 7 Imprime el estado de cuenta en donde se verifica el acreditamiento del aporte. 9 Septiembre 2013 Redacta el oficio de solicitud del aporte mensual a Finanzas del Ejército. Revisa (Después de ocho o diez días de haber entregado el oficio y recibos a Finanzas del Ejercito) en Internet en la página de la Institución Bancaria si se ha realizado el acreditamiento del aporte. 8 Fecha: Imprime la Nota de Crédito. Redacta el oficio dirigido al Gerente informando el acreditamiento del aporte adjuntando la integración respectiva. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 238 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 29: “SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUERA NUEVA EN BANCOS” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Redacta el oficio dirigido a la Institución Bancaria solicitando la emisión de chequera nueva. Paso 2: Llena el formulario de solicitud de chequera. Paso 3: Entrega el oficio y formulario a la Institución Bancaria. Paso 4: Recoge la chequera a la Institución Bancaria. Paso 5: Coloca el sello de “NO NEGOCIABLE” a todos y cada uno de los cheques incorporados en la chequera. Paso 6: Lleva el control de existencia de cheques en cada chequera. Paso 7: Presenta el control de existencia de cheques a la Contraloría General de Cuentas al ser requerido. Página 239 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUERA NUEVA EN BANCOS MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 2 Fecha: Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Redacta el oficio dirigido a la Institución Bancaria solicitando la emisión de chequera nueva. Llena el formulario de solicitud de chequera. Entrega el oficio y formulario a la Institución Bancaria. 3 4 5 6 7 Recoge la chequera a la Institución Bancaria. Coloca el sello de “NO NEGOCIABLE” a todos y cada uno de los cheques incorporados en la chequera. Lleva el control de existencia de cheques en cada chequera. Presenta el control de existencia de cheques a la Contraloría General de Cuentas al ser requerido. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 240 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: 1 Fecha: Septiembre 2013 PROCESO 30: “TRÁMITES DE ANULACIÓN DE CHEQUES POR VENCIMIENTO” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Determina la necesidad de anular vencimiento de los 45 días de vigencia. un documento por Paso 2: Elabora el oficio solicitando la operación que debe realizarse en la caja fiscal. Paso 3: Opera la anulación o crédito en la caja fiscal. Paso 4: Elabora el oficio dirigido a los Departamentos involucrados informando de anulación o crédito realizado. Paso 5: Archiva el oficio en el correlativo de fecha de emisión de la acreditación o anulación. Página 241 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 PROCESO: TRÁMITES DE ANULACIÓN DE CHEQUES POR VENCIMIENTO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Determina la necesidad de anular un documento por vencimiento de los 45 días de vigencia. 2 Elabora el oficio solicitando la operación que debe realizarse en la caja fiscal. Fecha: Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Opera la anulación o crédito en la caja fiscal. 3 4 Elabora el oficio dirigido a los Departamentos involucrados informando de anulación o crédito realizado. 5 Archiva el oficio en el correlativo de fecha de emisión de la acreditación o anulación. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 242 de 244 INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR MANUAL DE PROCESOS Versión: Fecha: 1 Septiembre 2013 PROCESO 31: “VERIFICACIÓN E INGRESO DE LOS PAGOS DE ARRENDAMIENTO CORRESPONDIENTES A CONAP, SECRETARIA, BANRURAL, CLASES PASIVAS E INTERESES A PLAZO FIJO” RESPONSABLE Encargado de Sección de Tesorería DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1: Ingresa a la página de Internet de la Institución Bancaria. Paso 2: Imprime el estado de cuenta en donde se verifica las operaciones realizadas. Paso 3: Busca en el estado de cuenta la información del depósito por intereses a plazo fijo según los montos. El Departamento de Inversiones es el encargado de verificar los montos en concepto de intereses de los certificados. Paso 4: Busca el número de depósito. Paso 5: Saca una fotocopia al certificado recibido del Departamento de Inversiones. Paso 6: Actualiza el archivo “Copia de Certificados a plazo fijo XXXX”. Paso 7: Ingresa el recibo 29-C-99. Paso 8: Registra en el Sistema Power Term. Página 243 de 244 PROCESO: VERIFICACIÓN E INGRESO DE LOS PAGOS DE ARRENDAMIENTO CORRESPONDIENTES INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR Versión: 1 A CONAP. SECRETARIA, BANRURAL, CLASES PASIVAS E INTERESES A PLAZO FIJO MANUAL DE PROCESOS Diagrama de Flujo Actividad Inicio del proceso. 1 Imprime el estado de cuenta en donde se verifica las operaciones realizadas. 3 Busca en el estado de cuenta la información del depósito por intereses a plazo fijo según los montos. El Departamento de Inversiones es el encargado de verificar los montos en concepto de intereses de los certificados. 5 Septiembre 2013 Encargado de Sección de Tesorería Inicio Ingresa a la página de Internet de la Institución Bancaria. 2 4 Fecha: Busca el número de depósito. Saca una fotocopia al certificado recibido del Departamento de Inversiones. Actualiza el archivo “Copia de Certificados a plazo fijo XXXX”. 6 7 8 Ingresa el recibo 29-C-99. Registra en el Sistema Power Term. Fin del proceso. Fin Página 1 Página 244 de 244
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