1 Kvalitetshandbokens syfte och företagsledningens ansvar
Standard 9001:2008 Dokument QM 1 1 Dokumentnamn Kapitel 1 Företagsledningens ansvar Dokument typ Huvuddokument Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sidan 1 av 4 Kvalitetshandbokens syfte och företagsledningens ansvar 1.1 Bakgrund och syfte Robustus Wear Components AB har som affärsidé att producera maskinkomponenter på lego samt att leverera tjänster och produkter inom, området hårdmetall och polykristalin diamant (PCD) och andra hårdmaterial, i överensstämmelse med kundernas krav och förväntningar och samtidigt vara så lönsamt att en långsiktig överlevnad tryggas. Syftet med denna kvalitetshandbok är att presentera företagets kvalitetsledningssystem för berörda parter såsom kunder, personal, leverantörer och myndigheter. 1.2 Omfattning Det kvalitetsledningssystem som utvecklats vid Robustus Wear Components AB och som beskrivs i denna handbok överensstämmer med kraven i SS - EN ISO 9001:2008. Handboken omfattar handboktext och rutinbeskrivningar som SS - EN ISO 9001:2008 ställer krav på. All dokumentation i kvalitetshandboken samt de dokument som handboken hänvisar till finns lagrat på företagets server samt utskriven i pärm. Robustus exkluderar konstruktion och utveckling (krav 7.3 enligt ISO 9001:2008) från handboken eftersom Robustus inte bedriver sådan verksamhet. Dokument rörande av ledningen satta mål samlas in budgetårsvis och förvaras i företagspärmen i arkivrummet. Övriga kundrelaterade kvalitetsdokument lagras på företagets server. 1.3 Tillämpning Kvalitetsledningssystemet, som fastställdes av företagets VD, 2012-06-18, gäller generellt för Robustus Wear Components AB:s verksamhet i Örebro. I avtalssituationer ska kvalitetsledningssystemet ge tilltro till att tjänsterna kommer att överensstämma med kraven genom att ge tillräckliga bevis på företagets produktions-, leverans- och serviceförmåga. 1.4 Övergripande ansvar och befogenheter Företagets VD har det övergripande ansvaret för att kvalitetsledningssystemet uppfyller ovan angivna krav, att det är fastställt och tillämpas enligt de rutiner som redovisas i kvalitetshandboken. Det operativa ansvaret för företagets kvalitetsledningssystem samt att det förvaltas på rätt sätt och vidareutvecklas, har delegerats till företagets kvalitetsansvarig. 1.5 Företagsledningens ansvar Företagsledningen för Robustus har definierat och dokumenterat företagets policy, mål och åtagande beträffande kvalitet. Respektive chef ansvarar för att kvalitetspolicyn förstås, tillämpas och upprätthålls inom sina respektive ansvarsområden. 1.5.1 Datasäkerhet Kvalitetsledningssystemets datafiler är skrivskyddade, endast VD och Kvalitetsansvarig har full åtkomst. Back-up-rutin beskrivs i QM 2.2.5. Standard 9001:2008 Dokument QM 1 Dokumentnamn Kapitel 1 Företagsledningens ansvar Dokument typ Huvuddokument Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sidan 2 av 4 1.6 Kvalitetspolicy för företaget På Robustus Wear Components AB arbetar vi ständigt med att skapa högre värde för våra kunder och andra intressenter. Vi ser kundens krav som lägstanivå och att överträffa deras förväntningar som en självklar riktlinje. Detta förutsätter att vi levererar produkter och service utan fel, i rätt tid och till rätt antal. Utöver intressenters krav ska vi även efterleva gällande lagar och förordningar. Nöjdare kunder är vårt främsta mål med kvalitetsarbetet. Vår väg dit är: • Kvalitetsutveckling som fokus i vår långsiktliga strategi såväl som i den dagliga verksamheten. • Alltid vara lyhörd och identifiera kundens behov och önskemål. • Kontinuerlig mäta kundnöjdhet och ta lärdom av resultatet. • Kompetenta medarbetare som ges möjlighet att utvecklas och delta i kvalitetsarbetet. • Medarbetarskap som präglas av nollfelstänkande och engagemang. • Alltid söka rotorsaken till problem och använda förebyggande åtgärder. • Ett effektivt och processorienterat verksamhetssystem som ständigt ska förbättras. • Skapa goda och säkra relationer med leverantörer där win/win situation råder. Robustus Wear components ledningssystem för kvalitet är certifierat enligt standarden ISO 9001:2008. 1.7 Företagets kvalitetsmål: Företagsledningen formulerar varje år kvalitetsmål i samband med budgetarbetet för de viktigaste delarna av verksamhetens inriktning. Dessa kvalitetsmål dokumenteras i företagspärmen som fastställs i samband med budgetårsskiftet, se QM 2.3 Standard 9001:2008 Dokument QM 1 1.8 Dokumentnamn Kapitel 1 Företagsledningens ansvar Dokument typ Huvuddokument Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sidan 3 av 4 Företagets organisation Organisations plan 1.8.1 Syfte Att beskriva och utveckla organisationen, ansvar och befogenheter samt resurser i harmoni med affärsidén, kvalitetspolicyn och förändringar av marknadssituationen. 1.8.2 Omfattning Funktioner och personer som leder, utför och verifierar arbete som påverkar kvaliteten. 1.8.3 Beskrivning Företagets relativa litenhet gör att de flesta rollerna delas mellan olika anställda. En person som huvudsakligen är anställd för en funktion kan vidare om beläggningssituationen eller liknande kräver det, rycka in i andra delar av organisationen. Vid frånvaro, ojämn beläggning eller produktionsstörningar fördelar VD eller av VD delegerad person arbetsuppgifter för att möta den aktuella situationen. Standard 9001:2008 Dokument QM 1 Dokumentnamn Kapitel 1 Företagsledningens ansvar Dokument typ Huvuddokument Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sidan 4 av 4 Det är varje anställds ansvar: • • • • • Att inhämta information som saknas för att fullgöra det egna arbetet. Att hålla rent och snyggt runt omkring sig. Att genomföra den egna arbetsinsatsen i rätt tid och på sådant sätt att den uppfyller föreliggande krav. Att vidta åtgärder för att ritningar, instruktioner, komponenter, artiklar och produkter som avviker från ställda krav inte av misstag förs vidare i förädlingskedjan. Att rapportera brister som påverkar kvalitén. Varje år i samband med budgetarbetet sker en översyn av organisationen och dess bemanning med hänsyn till marknadssituationen, internt effektiviseringsarbete och lönsamhetskrav. Den aktuella bemanningen, kompetensbeskrivning samt befattningslista med tillhörande beskrivning av ansvar, befogenheter, kompetenskrav samt nuvarande kompetensnivå för respektive befattning och deras inbördes samarbetsförhållanden redovisas i personalpärmen. Uppdatering av organisationsplanen sker vid behov. Dessa dokument förvaras i personalpärmen i företagets arkivrum. Årligen genomförs inför och i samband med budgetarbetet en behovsinventering och åtgärdsplanering. Detta för att säkerställa att kompetensen är i harmoni med Robustus Wear Components AB affärsidé, kompetenskrav samt för att uppfylla kundkraven. 1.8.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling sker vid behov och när verksamheten tillåter. En gång per år och anställd äger ett utvecklingssamtal rum. Medarbetarsamtal utgår ifrån QC 1.1 och samtalet noteras på QB 1.1. Händelseförloppet där kompetenshöjande åtgärder vidtas dokumenteras på blankett (utvärdering utbildning). Uppföljning sker inom 4 månader. Dokument som verifierar erhållen kompetens förvaras, tillsammans med respektive medarbetares kompetensbeskrivning, befattningslista, medarbetarsamtal i personalpärmen. VD ansvarar för att rutinen vidmakthålls. 1.9 Företagsledningens genomgång Ledningsgruppen har regelbundna möten ( minst 4 ggr/år). Företagsledningen fastställer en agenda inför respektive möte. Systemets lämplighet diskuteras 1 gång per år i samband med ledningens genomgång. VD tillsammans med kvalitetsansvarig utser revisorer för interna kvalitetsrevisioner. Revisorer utses utifrån deras erfarenhet i företaget samt kompetensnivån avseende kvalitetsledningssystem (se QR 9.2). SS-EN ISO 9001:2008 Avsnitt 5, 6.1-6.2, 8.5.1 Medarbetarsamtal Upprättad vid medarbetarsamtal den: Avser perioden: Medarbetare: Följande överenskommelser har träffats under medarbetarsamtalet: Chef: Medarbetare: Bilaga QB 1.1 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Checklista för medarbetarsamtal Följande områden är viktiga att samtala om under medarbetarsamtalet och är exempel på hur samtalet kan utformas. De kan ses som ett instrument för att säkerställa att medarbetare och chef har samma förutsättningar till förberedelser, att båda har möjlighet att i slutet av samtalet stämma av att alla punkter berörts och att alla får lika innehåll i samtalet. Innehåll: Återkoppling • Hur har året varit • Vad sades vid förra samtalet • Har uppsatta personliga mål/individuella utvecklingsplaner uppnåtts Verksamhetens mål • Mål för verksamheten och för arbetet • Konkreta mål som ska uppnås under den kommande planeringstiden • Hur ska man arbeta för att klara det Arbetsuppgifter • Arbetets innehåll • Vad går bra/inte bra • Ansvar och befogenheter • Prioriteringar • Vad kan förändras/förbättras • Arbetsinsats Arbetsmiljö-jämställdhet • Arbetsklimat och trivsel • Arbetsledning • Kommunikation, samarbete och relationer • Upplevd delaktighet och inflytande över arbete och organisation • Jämställdhetsarbetet Kompetensutveckling • Inventering av kompetens och ambitioner • Behov av utveckling • Möjligheter för nya arbetsuppgifter • Möjligheter till utbildning/ utveckling/kompetenshöjning Framtiden • Framtidsvisioner • Förväntningar • Vad gör medarbetaren om t.ex. 5 år Avslutning - detta är vi överens om • Avstämning att alla punkter berörts • Överenskommelse om innehåll i ev. minnesanteckningar Bilaga QC 1.1 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: • • • Kom överens om t.ex. om någon skall informeras i efterhand, tex i syfte att ändra en Arbetsrutin. Ömsesidig reflektion över samtalet - blev resultatet av samtalet det som chef och medarbetare förväntade sig? Denna eftertanke hjälper till att göra nästa medarbetarsamtal ännu bättre. Bilaga QC 1.1 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Standard 9001:2008 Dokumentnamn Kvalitetsledningssystemet Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Dokument QM 2 Dokument typ Manual Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sida 1 av 3 2 Kvalitetsledningssystemet 2.1 Kvalitetsledningssystemets uppbyggnad Företagets kvalitetsledningssystem uppfyller kraven i SS - EN ISO 9001:2008 enligt huvudflödet nedan. Kapitelindelningen följer i stort en order från förfrågan till genomförande och uppföljning. Kapitel 1-2, som är av övergripande natur inleder manualen och kapitel 9, som beskriver hur företagsledningen följer upp, styr och förbättrar totalkvaliteten på tillhandahållna tjänster avslutar manualen. Robustus Wear Components AB:s kvalitetsledningssystem består av en dokumenterad och av VD fastställd kvalitetsmanual. Dokumenterade checklistor, instruktioner, blanketter och verifikatmallar för viktiga kundrelaterade aktiviteter, som ingått i order till kund, återfinns på kontor. De arkiveras (enligt rutin 2.2.4) i orderpärmar för respektive order. Av kunder tillhandahållna dokument hanteras som egna. Standard 9001:2008 Dokumentnamn Kvalitetsledningssystemet Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Dokument QM 2 Dokument typ Manual Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sida 2 av 3 2.2 Dokumentstyrning 2.2.1 Allmänt Företaget har upprättat och underhåller rutiner för styrning av kvalitetsledningssystemets dokument antingen på papper eller finns tillgängliga som datafiler. Dokument i kvalitetshandboken benämns QM för manualtext och QR för rutinbeskrivningar om de redovisas som separata bilagor till manualtexten. Dokument i kvalitetshandboken som benämns QC, står för checklistor och instruktioner samt QB för blanketter och verifikatmallar. Dessa dokument sifferbetecknas enligt samma princip som QM- och QR-dokument. 2.2.2 Upprättande, granskande och godkännande av dokument i kvalitetshandboken. Alla medarbetare kan ta initiativ till och ge förslag till nya dokument i kvalitetshandboken. Ansvarig medarbetare för berört verksamhetsområde, kvalitetsansvarige och VD granskar sedan dokumentet och VD fastställer det genom signatur och datum. Ny eller påtagligt förändrad rutin, blankett, mall ges nytt utgåvenummer och dokumenteras skrivskyddad på server. 2.2.3 Registrering och spridning av dokument. Robustus har upprättat en dokumentförteckning över styrande och redovisande dokument, QB 2.1 respektive QB 2.2. Dokumentförteckningarna uppdateras kontinuerligt med nya eller ändrade dokument. Kvalitetshandbokens samtliga dokument finns tillgängliga på företagets server och kan skrivas ut. 2.2.4 Registrering och arkivering av verifikat. I normalfallet följs svensk bokföringslag vad gäller redovisande dokument, (verifikat) med arkivering i 10 år. Dessa förvaras i avsedd pärm samt i Monitor/server. 2.2.5 Back-up-rutin Standard 9001:2008 Dokumentnamn Kvalitetsledningssystemet Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Dokument QM 2 Dokument typ Manual Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sida 3 av 3 Robustus använder sig av ett automatiskt backup system som administreras av företagets IT leverantör. Förstahands backupen sker dagligen mellan två servrar i huset. Andrahands backup sker dagligen mellan Robustus och leverantörens data center vilket har hög skyddsklass 2.3 Kvalitetsplanering Robustus ledningsgrupp granskar kontinuerligt, i samband med ledningsmöten, företagets kvalitetsprestanda, och vidtar löpande korrigerande åtgärder. Minst en gång per år görs ledningens genomgång då resultatet av interna kvalitetsrevisioner utgör ledningens beslutsunderlag angående förbättringar av systemet. Kvalitetsplaner dokumenteras i företagspärmen. 2.4 Produktidentifikation och spårbarhet Produkter som Robustus producerar spåras genom vårt MRP system Monitor. Produkten ska kunna följas från ankomst till utleverans. Kundgods tilldelas en etikett med löpnummer, vid ankomst (se QR 6.1). Dessa förfaranden ska säkerställa produkternas spårbarhet genom processen inom Robustus. 2.5 Dokument tillhandahållna av kund Dokument/elektronisk information eller ritningar som tillhandahålls av kund i samband med order påförs ordernummer och utskriftsdatum av administratör som förvarar denna information i datorn/mapp eller i enlighet med annan överenskommelse med kund. Ritningar stämplas med hänvisning till bokad order. 2.6 Ansvar och befogenheter VD ansvarar för att kvalitetsledningssystemet är upprättat och kvalitetsansvarige för att det fungerar på fastställt sätt. Referenser SS-EN ISO 9001:2008 kap. 4, 7.5.3, 7.5.4 Styrande dokument Beteckning Utg. Namn Förvaras i QM 1 QC 1.1 2 1 Företagsledningens ansvar Checklista för medarbetarsamtal Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 2 QB 2.1 QB 2.2 2 1 1 Kvalitetsledningssystemet Styrande dokument Redovisande dokument Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 3 QR 3.1 3 1 Marknadsföring Rutin marknadsföring Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 4 QR 4.1 2 3 Offertförfrågan/beställning Rutin offert - order Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QR 4.2 1 Rutin Beredning Kvalitethandbok QM 5 QR 5.1 QR 5.2 QR 5.3 2 2 4 1 Tillverkning Rutin tillverkning Rutin underhåll lokal och maskiner Rutin hantering mätdon Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 6 QR 6.1 3 1 Lager och distribution Rutin inkommande gods och distribution Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 7 QR 7.1 QR 7.2 4 1 4 Inköp Rutin inköp Rutin leverantörsbedömning Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 8 QR 8.1 1 1 Fakturering Rutin fakturering Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok QM 9 QR 9.1 QR 9.2 QR 9.3 QR 9.4 1 1 1 1 1 Förbättringsprogram Rutin avvikelsehantering Rutin interna kvalitetsrevisioner Rutin ständigt förbättringsarbete Rutin för kundmätningar Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Kvalitetshandbok Bilaga QB 2.1 Utgåva 3 J. Seiko 2012-09-24 Godkänd av: Peter Ehrenheim Beteckning Utg. Namn Förvaras i Packningsrutiner Packpärm/lager Befattningslistor Personalpärm/Intranät Kvalitetsmål Företagspärm Kompetenskrav Företagspärm Offertmall Monitor Kundenkät Server Back-up-band kontroll Server Utbildning utvärdering Server Bilaga QB 2.1 Utgåva 3 J. Seiko 2012-09-24 Godkänd av: Peter Ehrenheim Redovisande dokument Beteckning Utg. QM 0 Namn Förvaras i Innehållsförteckning Kvalitetshandbok QB 1.1 1 Blankett medarbetarsamtal Personalpärm QB 2.1 1 Styrande dokument Kvalitetshandbok QB 2.2 1 Redovisande dokument Kvalitetshandbok QB 9.1 2 Avvikelserapport Avvikelser/förbättringar QB 9.2 1 Revisionsrapport Avvikelser/förbättringar QB 9.3 1 Avvikelser/förbättringar QB 9.4 1 Sammanställning avvikelse/ förbättringsrapport Avvikelse/förbättringsrapport Kundnöjdhetsundersökning Leverantör/kund pärm Utbildning utvärdering Personalpärm Utbildning anställda Personalpärm Nuvarande kompetens Personalpärm Dagordning ledningsmöten Server Protokoll från ledningsmöte Server Back-up-band kontroll Företagspärm Avvikelser/förbättringar Bilaga QB 2.2 Utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Standard Dokumentnamn Utfärdat av, datum Utgåva 9001:2008 Dokument QM 3 Marknadsföring Dokument typ Manual Jimmy Seiko 2012-09-24 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-09-24 3 Sida Sidan 1 av 1 3 Marknadsföring 3.1 Syfte Att erhålla nya uppdragsgivare eller nya uppdrag hos tidigare kända uppdragsgivare. 3.2 Omfattning Rutinen börjar med en marknadsstrategi fastställd av ledningen och avslutas med att ett kundbehov är väckt. 3.3 Beskrivning Robustus Wear Components AB har en dokumenterad rutin för marknadsföring se QR 3.1. I aktivitetsplanen redovisas marknadsföringsaktiviteter. 3.4 Ansvar och befogenheter VD ansvarar för att rutinen vidmakthålls och marknadschefen för det operativa arbetet. Marknadsföring Rutin QR 3.1 utgåva 1 J.Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Standard 9001:2008 Dokument QM 4 Dokumentnamn Offertförfrågan, order, reklamation Dokument typ Manual Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sidan 1 av 2 4 Förfrågan, offert, order, reklamation 4.1 Syfte Att uppmärksamma kunden på att en förfrågan/beställning har mottagits. 4.2 Omfattning Rutinen börjar med att förfrågan/beställning inkommer och avslutas med att offertgivningen fullföljs eller order påbörjas. 4.3 Beskrivning Normalt inkommer två typer av köpsignaler: Förfrågningar och Beställningar. Förfrågningar behandlas av offertställare. I normalfallet bifogar kund ritning, i övriga fall kan Robustus erbjuda ritningskonsultation, detta sker ur Robustus synvinkel externt. Beställningar bokas omgående och kontroll mot aktuell beläggning samt ledtider fastlägger rimligt leveransdatum. 4.3.1 Offertförfrågan Initialt förs en dialog med kund som ska ge svar på produktens användningsområde, funktion samt miljön den ska användas i. På så sätt kan Robustus avgöra hur kundens kända samt underförstådda krav är ställda. Vid offertförfrågan bekräftas åtagandet och en offertgenomgång utförs. Samtliga uppgifter som kompletterar offerering noteras i mall i Monitor. Mallen för offertställande finns tillgänglig i Monitor (se QR 4.1). Samtliga dokument som tillhör offertarbetet, sparas i pappersform minst 30 dagar från offertgivningen, sedan arkiveras offerten i Monitor. 4.3.2 Beställningar Vid beställning kontrolleras order mot given offert. I de fall kund saknar ritning skickar Robustus, tillsammans med orderbekräftelse, senast kända ritning för verifiering. Vid order på ny artikel skall beredning slutföras ( se QR 4.2 ) samt en teknisk genomgång hållas med närvaro av berörda operatörer samt produktionschef och teknisk chef. 4.3.3 Reklamationer Vid ev. reklamation skall avvikelserapport skrivas av kvalitetsansvarige. Produktionschefen och/eller VD följer upp och löser problemet med kunden. Se rutinbeskrivning i QR 4.1. 4.4 Ansvar och befogenheter VD och Chefen Teknik/Marknad ansvarar för att denna rutin fungerar enligt beskrivning. Standard 9001:2008 Dokument QM 4 Dokumentnamn Offertförfrågan, order, reklamation Dokument typ Manual Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-06-18 Utgåva 2 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-06-18 Sida Sidan 2 av 2 Referenser SS-EN ISO 9001:2008 Avsnitt 7.1, 7.2 Rutin för förfrågan, offert, order och reklamation. Bilaga QR 4.1 utgåva 3 J.Seiko 2012-06-18 Godkänd av: Peter Ehrenheim Rutin för beredning 4.2.1 Syfte Beskriva rutinen för beredning av en produkt för tillverkning. 4.2.2 Omfattning Denna rutin omfattar krav och instruktioner för hur en artikel skall registreras och in-beredas i Robustus tillverknings och administrationssystem . 4.2.3 Rutin Beredningen genomförs och dokumenteras i företagets MPS system, Monitor. Beredningen skall lista material, alla tillverknings operationer samt eventuella operationslegon. För köpt material skall följande anges: specifikation ( material, rätt enhet , kvalitet - om så krävs med kopplat dokument ) pris, ledtid samt leverantör / leverantörskod. Köpt material läggs i varugrupp 200 råmaterial. För tillverkat material skall material eventuell artikel struktur, operationstider, maskingrupper samt tillverknings instruktioner anges (där så krävs) aktuell ritning skall alltid finnas kopplat till beredningen. Ritning kopplad till beredning betraktas som original dokument. Revisions nummer på ritning skall anges i beredningen. För operations legon skall specifikation, leverantör, pris och ledtid anges. En ny artikel som inte är godkänd för produktion skall ha artikel status 1 eller 2. Innan ordererkännande på ny artikel skall beredningen granskas av Produktionschef, Teknikchef och berörd operatör när denna granskning är klar skall artikeln ges status 4. Planerings parametrar skall anges K för köpartikel, T för artikel utan kundprognos och L för artikel med kundprognos. För prognos artiklar ( L ) används partiformningsregel P med lämpligt antal dagar (minst 60). Säkerhetstid på 10 dagar anges för alla T och L artiklar. EOK och årsvolym skall beräknas / anges. Pris och kundkod skall anges för alla sålda artiklar. 4.2.4 Ansvar och befogenheter Beredning kan utföras av flera befattningshavare på företaget men Chefen Teknik och Marknad ansvarar för att beredningar genomförs och för dess kvalitet. Bilaga QR 2.2 Utgåva 1 J. Seiko 2012-06-18 Godkänd av: Peter Ehrenheim 2012-06-19 Standard 9001:2008 Dokument QM 5 5 Dokumentnamn Kapitel 5 Tillverkning och underhåll Dokument typ Huvuddokument Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-09-24 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-09-24 Utgåva 2 Sida Sidan 1 av 1 Tillverkning och underhåll 5.1 Syfte Att säkerställa att tillverkningen sker under planerade och styrda förhållanden. Det innebär att processer som påverkar kvaliteten förbereds, planeras, övervakas och styrs så att produkterna säkert uppfyller specifikationerna. Målet är att på förhand vara säker på att tillverkningsprocessen kommer att producera produkter som uppfyller kravspecifikationen. 5.2 Omfattning Kvalitetsstyrningen under tillverkningen omfattar och berör: • Alla tillverkningsoperationer, arbetsmetoder och processer som påverkar produkten. • Underhåll och användning av utrustning och maskiner som har betydelse för produktens kvalitet. • Tillverkningskontroll för att verifiera uppnådda resultat och ge underlag för styrning av processer och tillverkningsoperationer. • Avvikande produkter märks och tas ur tillverkningsprocessen så snart fel upptäcks. Produkter placeras på plats angiven spärrat gods. 5.3 Rutinbeskrivning Robustus Wear Components AB har upprättat och vidmakthåller rutiner för: • Styrning och övervakning samt kvalitetskontroll av tillverkningen enligt bilaga QR 5.1. • Underhåll av maskiner och lokaler enligt bilaga QR 5.2. • Underhåll och kalibrering av mätdon enligt bilaga QR 5.3. 5.4 Ansvar och befogenheter Rutin QR 5.1 ansvarar Produktionschef för dess funktion. Produktionschef eller av VD/ Produktionschef utsedd personal ansvarar för att rutinerna enligt bilagorna QR 5.2, 5.3 och 5.4 följs på avsett sätt. Referenser SS-EN ISO 9001:2008 kapitel 6.3, 6.4, 7.1, 7.5.1, 7.6 Rutiner för tillverkning 5.1 Produktionsflöde Server (i) VT tittar i sin körlista och tar ut order, beredning samt ritning från Monitor (i) Alternativ : VT får ut tillverknings dokument från tillverkningschefen (ii) VT hämtar CNCprogram från server. (iii) Tar fram utrustning t ex. fixturer, mätdon, verktyg m.m. Ev. mätprotokoll skapas Färdig produkt till avsändning lager angiven plats för godkända artiklar Nytt tempo VT startar produktion. Moment (i) – (iii) skall utföras I god tid innan tillverkningsstart VT kontrollmäter och korrigerar kontinuerligt. Avvikande produkter märks. VT rapporterar godkända detaljer avrapporteras i Monitor /TRT Operation avslutas Monitor Bilaga QR 5.1 utgåva 2 J.Seiko 2012-06-19 Godkänd av: Peter Ehrenheim Avvikande produkter till angiven plats: Spärrat gods Ev.synpunkter på beredning, dokument till produktionsledn. Rutiner för underhåll av maskiner och lokaler 5.2.1 Syfte Beskriva rutinen för förebyggande underhåll och reparationer av maskinpark. 5.2.2 Omfattning Denna rutin omfattar planering och genomförande av förebyggande underhåll samt utförande av reparationer. 5.2.3 Rutin Lokaler: I samband med arbetsmiljörond 4 ggr per år dokumenteras vilket underhålls som krävs i lokalerna. Föreslagen åtgärd följs upp på nästföljande rond. Protokollen sparas i pärm på verkstadskontoret. Anläggnings system: Utrustningar som kompressorer, kylaggregat, lyftanordningar har alla individuella underhålls planer som förvaras i pärmar på verkstads kontoret. Underhålls protokoll förvaras i respektive pärm: Tillverknings maskiner: Underhålls planen anslås på respektive maskin. Underhålls protokollen förvaras i pärmar på verkstadskontoret. 5.2.4 Ansvar och befogenheter Produktionschefen ansvarar för att underhållsrutinerna fungerar och ges tillräcklig prioritet. Bilaga QR 5.2 Utgåva 4 G.Frost 2012-09-17 Godkänd av: Peter Ehrenheim 2012-07-17 Kvalitetsansvarig, nedan kallad KA, ansvarar för samtliga rutiner enligt detta dokument QR 5.3 efterlevs. Mätdon förvaras samt hanteras i ett tempererat mätrum. Rutiner för hantering av mätdon 5.3.1 Gruppering, märkning och registrering I detta dokument QR 5.3 punkterna 5.3.1 tom 5.3.3 innefattar begreppet mätdon även mätmaskiner, mätmikroskop och planskivor. • Mätdon grupperas i kalibreringsintervall och märks med ID-löpnummer. • Mätdon registreras i mätdonsregister på server. • Kalibreringsintervall fastställs för varje mätdonsgrupp enligt bok ”handhavande och kalibrering mätdon” (VI Industriutveckling). • Tillåten avvikelse fastställs enligt leverantörens rekommendationer. • Ej kalibreringspliktiga mätdon märks men registreras ej. 5.3.2 Anskaffning av nya mätdon • Vid behov av nya mätdon handläggs anskaffningen av KA. • KA upphandlar enligt inköpsrutin. • Efter leverans sparas certifikat från tillverkare i pärm ”Kalibreringsbevis – certifikat mätdon” vilken förvaras i mätrum. 5.3.3 • Underhåll av mätdon KA ansvarar för att de underhållsåtgärder (både förebyggande och korrigerande) som leverantören rekommenderat genomförs. • Statusen på alla mätdon registreras i mätdonsregistret. • För att icke godkända mätdon ej skall komma till användning förvaras dessa i ett låst skåp i mätrummet. KA kontrollerar om korrigerande åtgärder skall vidtas eller om mätdonet skall kasseras. Bilaga QR 5.3 Utgåva 1 J. Seiko 2011-05-04 godkänd av: 5.3.4 Kalibrering 5.3.4.1 Intern kalibrering: Mätdon med mätnoggrannhet ≥ 0,01mm. • Kalibrering sker efter mätdonsregistrets fastställda intervaller. • Kalibrering utförs, i tempererat mätrum, av KA eller av denne utsedd person. • Kalibrering sker efter fastställda metoder enligt bok ”handhavande och kalibrering mätdon” (VI Industriutveckling). • Kalibreringsresultat införs i uppmätningsprotokoll. (blanketter finns på server för varje mätdonstyp). • Färdiga uppmätningsprotokoll förvaras i uppmärkta pärmar i mätrummet. • Godkända mätdon märks med nästkommande intervall enligt Swedac Märksystem. Efter genomförd kalibrering, för KA in kalibreringsstatusen i mätdonsregistret. 5.3.4.2 Extern kalibrering: Mätdon med mätnoggrannhet < 0,01mm. • Kalibrering sker efter mätdonsregistrets fastställda intervaller. • KA skickar i väg mätdonet till av Swedac ackrediterat mätlabaratorium för kalibrering. • Där så är lämpligt sker extern kalibrering hos Robustus av Swedac ackrediterat mätlab. • Kalibreringsprotokoll förvaras i pärm ”Kalibreringsbevis – certifikat mätdon”. • Godkända mätdon märks med nästkommande intervall enligt Swedac Märksystem. Efter genomförd kalibrering, för KA in kalibreringsstatusen i mätdonsregistret. Not. Samtliga protokoll och certifikat förvaras i pärmar samt databaserat mätdonsregister som återfinns i mätrummet. En lista (från Swedac) över mätdonens märkning är anslagen i anslutning till mätrummet och personalen är medveten kring färg- och siffer-systemets funktion beträffande kalibreringsintervall. Bilaga QR 5.3 Utgåva 1 J. Seiko 2011-05-04 godkänd av: Standard 9001:2008 Dokument QM 6 Dokumentnamn Lager och distribution Dokument typ Manual 6 Lager och distribution 6.1 Syfte Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-09-24 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-00-24 Utgåva 3 Sida Sidan 1 av 1 Denna rutin syftar till att säkerställa att hantering, lagring, packning och leverans av gods fungerar i av Robustus Wear Components AB och kundernas specificerade krav. 6.2 Omfattning Rutinen omfattar godsmottagning, ankomstkontroll, lagring, hantering av kundorder, packning och leverans till kund. 6.3 Beskrivning Godsmottagning-, ankomstkontroll- och lagrings- rutinerna beskrivs i bilaga QR 6.1. På ankommande gods utförs kontroller. Allt anländande gods packas upp och kontrolleras sedan gentemot inköpsorder och följesedel. Om artikeln ar markerad i Monitor systemet att ankomst kontrolleras, utförs kontroll enligt artikelns instruktion i systemet. Avvikelser noteras och dokumenteras i Monitor Rutiner för packning till kund beskrivs i packpärm som förvaras vid packbänken. 6.4 Ansvar och befogenheter VD ansvarar för att hela lagerhanteringsprocessen fungerar enligt ovanstående rutiner. Koordinator ansvarar för att ovanstående rutiner följs. Respektive verkstadstekniker svarar för frisläppande av den produkt man förädlat. Referenser SS-EN ISO 9001:2008 kapitel 7.5.5 Inkommande gods Distribution Bilaga QR 6.1 Utgåva 1 J. Seiko 2011-05-04 Godkänd av: Standard 9001:2008 Dokument QM 7 Dokumentnamn Inköp Dokument typ Manual 7 Inköp 7.1 Syfte Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2012-09-24 Godkänt av, datum Peter Ehrenheim 2012-09-24 Utgåva 4 Sida Sidan 1 av 1 Syftet med rutinen är att säkerställa att inköpta varor och tjänster uppfyller de kravnivåer Robustus samt övriga intressenter kräver. Rutinen ska garantera att defekt material ej ska föras till vidare produktion. 7.2 Omfattning Rutinen omfattar inköp vilka ingår i leverans till kund. Rutinen börjar med en beställning från en blivande/etablerad kund som innehåller varor eller tjänster vilka Robustus levererar. Rutinen slutar med att Robustus mottager vara/tjänst från leverantör. 7.3 Beskrivning inköp Rutiner för inköp av de varor och tjänster som ingår i Robustus leverans till kund beskrivs enligt QR 7.1. Leverantörsbedömning enligt QR 7.2 är upprättad och vidmakthållen. Bedömningens omfång beror på produktens beskaffenhet och betydelse för Robustus. Eventuell ny leverantör granskas och godkänns i samband med given offert. Uppgifter rörande leverantören samt dokumentation som tillhör inköp material/tjänst återfinns i leverantörsförteckningen som förvaras i Monitor. För inköp mot lager sparas inköpsorder även den i Monitor. Utlagda processer styrs av de ritningar som skickas med av Robustus. Om nödvändigt bifogas instruktioner för att säkerställa att kundens krav samt underförstådda krav hanteras, bearbetas och förstås av underleverantör. I andra fall uppmanas underleverantören att fylla i mätprotokoll som sedan granskas i samband med ankomstkontrollen hos Robustus. 7.4 Ansvar och befogenheter Respektive inköpare har befogenhet att självständigt lägga inköpsorder upp till gränser angivna i respektive befattnings beskrivning. Inköp överstigande angivna belopp godkänds av produktions chefen eller VD. Eventuella restriktioner kan förekomma i perioder då så är lämpligt. Respektive inköpare ansvarar för att hela inköpsprocessen fungerar enligt ovanstående rutiner. Referenser SS-EN ISO 9001:2008 Avsnitt 7.4. Inköpsrutin Not. Inköpsspecifikationen ska överensstämma med kundens kända och underförstådda krav (se QM 4.3.1). Bilaga QR 7.1 Utgåva 1 J. Seiko 2011-05-23 Godkänd av: Rutin för leverantörsbedömning och -värdering 7.2.1 Syfte Rutinen syftar till att bedöma och kontinuerligt utvärdera påtänkta och etablerade leverantörer av varor och tjänster som Robustus förädlar och säljer vidare. 7.2.2 Omfattning Rutinen börjar innan kontakt tas med en ny leverantör och avslutas med att leverantörsförteckningens listade leverantörer uppdateras vid förändringar. 7.2.4 Klassificering av leverantörer och artiklar En grundläggande leverantörs utvärdering har gjorts baserat på historisk leveranskvalitet, komplexitet i köpta komponenter samt leverans statistik från Monitor systemet. Leverantörer med enkla produkter och bra historik har fått klass A vilket betyder att direkt inläggning i lager är tillåten. Leverantörer med komplexa produkter och eller tveksamt track-record har klassats som kategori B. Artiklar som skall ankomst kontrolleras kodas i Monitor systemet så att det vid inregistrering av leverans automatiskt efterfrågas ankomst kontroll, för dessa artiklar krävs mottagnings kontroll enligt instruktion och dokumentation i Monitor. Nya leverantörer och artiklar får kategori C vilket betyder att ankommande gods måste godkännas av teknik avdelningen. Alternativt produktionschef eller motsvarande. Leverantörer av ej kvalitetspåverkade varor ( kontorsmaterial mm.) får kategori D. Allt detta kodas in i systemet så att det sker med automatik. Vi använder sedan systemets egen leverantörs utvärderings rutin en gång per år för att kontrollera statistik och uppdatera status. 7.2.5 Ansvar och befogenheter Produktionschefen ansvarar och samråder med kvalitetsansvarige för värdering, bedömning och uppföljning av leverantörsbedömningen. Bilaga QR 7.2 Utgåva 4 J. Seiko 2012-09-24 Godkänd av: Peter Ehrenheim Standard 9001:2008 Dokument QM 8 Dokumentnamn Fakturering Dokument typ Manual 8 Faktureringsrutiner 8.1 Syfte Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2011-05-24 Godkänt av, datum Anders Göthlin 2011-05-24 Utgåva 1 Sida Sidan 1 av 1 Att fakturera våra kunder enligt vår offert/bekräftelse eller kundens beställning samt att säkerställa vår egen betalningsförmåga. 8.2 Omfattning Rutinen startar med att ett uppdrag är genomfört så långt att det är debiteringsbart i överenskommelse med kund. 8.3 Rutinbeskrivning En rutin för fakturering av ordern är upprättad och vidmakthållen, se QR 8.1. Fakturering sker normalt inom några dagar efter genomförd order om fakturaunderlaget är komplett eller i överenskommelse med kund. Fakturering sker antingen efter helt utförd order eller efter varje genomförd delleverans. Detta regleras i respektive offert med betalningsvillkor eller enligt beställningen i överenskommelse med kund. 8.4 Ansvar och befogenheter Administratör ansvarar för att faktureringen sker enligt rutinen i QR 8.1. Rutin för fakturering Bilaga QR 8.1 Utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Standard 9001:2008 Dokument QM 9 Dokumentnamn Förbättringsprogram Dokument typ Manual 9 Förbättringsprogram 9.1 Syfte Utfärdat av, datum Jimmy Seiko 2011-05-24 Godkänt av, datum Anders Göthlin 2011-05-24 Utgåva 1 Sida Sidan 1 av 1 Denna rutin syftar till att identifiera potentiella risker och om möjligt undvika fel eller andra oönskade händelser i verksamheten innan de uppstår. Fel som inträffar ska ej heller upprepas. Erfarenheter från genomförda uppdrag och resultatet av kundmätningar och interna kvalitetsrevisioner noteras löpande på företagsledningens lista över förbättringsområden och blir föremål för ett kontinuerligt förbättringsarbete. 9.2 Omfattning Rutinen börjar med ett eventuellt kundklagomål, ett genomfört uppdrag som inte nått uppställda mål eller resultatet av interna kvalitetsrevisioner, alternativt att kundmätningar indikerar att förbättringsåtgärder är nödvändiga. Rutinen slutar med ledningens utvärdering av resultatet av förbättringsarbetet. 9.3 Beskrivning En rutin för avvikelsehantering och förbättringsarbete är upprättad och vidmakthållen. Se bilaga QR 9.1. Rutiner för interna kvalitetsrevisioner och förbättringsarbete finns även de beskrivna, i QR 9.2 – 9.3. En blankett för avvikelserapport (QB 9.1) är framtagen och används vid avvikelserapportering, som förvaras på server. 9.4 Kundmätningar En rutin för att undersöka kundnöjdhet är upprättad och beskrivs i QR 9.4. 9.5 Ansvar och befogenheter Kvalitetsansvarige ansvarar för att nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder vidtas. Kvalitetsansvarige ansvarar för att sammanställning och redovisning av rapporterna, både från avvikelser och interna kvalitetsrevisioner, sker i ledningsgruppen. VD ansvarar för att ett kontinuerligt förbättringsarbete ges tillräcklig prioritet i ledningsgruppens och övriga organisationens arbete. Referenser: SS-EN ISO 9001:2008 Kapitel 8. Avvikelserapport Avvikelse Reklamation Kund: Avvikelsenummer: Datum: Order nr: Kundorder nr: Leverantör: Artikelnummer: Artikelbenämning: Avvikelse: Orsak: Avvikelsen upptäckt var/vem: Förslag på förbättringar: Ansvar: Slutlig åtgärd: Åtgärd Datum/sign: Tid: Antal: Kostnad/tim: Kostnad/styck: Summa totalt: Rapport sammanställd av: Bilaga QB 9.1 Utgåva 2 J.Seiko 2012-03-13 Godkänd av: Rutin för avvikelsehantering 9.1.1 Syfte Syftet med rutinen är att säkerställa identifikation av avvikande produkter innan leverans sker. Identifikation sker under ankomstkontroll alternativt förädlingsprocessen beroende på avvikelsens art. Avvikelserapporteringen skall leda till korrigerande och förebyggande åtgärder. 9.1.2 Omfattning Rutinen omfattar muntliga såväl skriftliga kundreklamationer samt felaktiga sändningar från leverantörer. Överträdelser med avseende på kvalitetshandboken krävs även där en avvikelserapportering. 9.1.3 Rapportering och uppföljning Avvikelser på produkt alternativt sändelse från leverantör rapporteras på bilaga QB 9.1. Klagomål eller reklamationer från kund följs upp internt genom att möjliga orsaker till problemet eftersöks, identifieras samt åtgärdas. Vid önskemål från, eller överenskommelse, överförs en kopia till kund av det aktuella åtgärdsprogrammet. Grova interna överträdelser mot kvalitetshandboken resulterar i en granskning av aktuell process där nödvändiga åtgärder tas i anspråk för att säkerställa kvalitén. Ringa förseelser noteras och påpekas men upprepade förseelser som inbegriper samma medarbetare, alternativt samma process, kräver en översyn där korrigerande åtgärder vidtas. Avvikelserapporter samt dokumentation över förbättringsåtgärder lagras i avvikelserapporter/förbättringar-pärm i enlighet med 2.2.4. Korrigerande åtgärder dokumenteras i QB 9.4. 9.1.4 Ansvar och befogenheter Kvalitetsansvarig säkerställer att rutinen efterföljs och respektive chef ansvarar för att korrekt information kommer kvalitetsansvarige till känna. Bilaga QR 9.1 Utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Revisionsrapport Revisionsdatum: Revision nr: Revisionen utförd av: Form av kvalitetsrevision: Deltagare i revisionen: Avvikelser och noteringar (se Bilagor) Antal konstaterade avvikelser (enligt bifogade rapporter) S: Sign: Resultatet redovisat till berörda parter Datum: □ M: Övriga kommentarer och resultat: Rapport datum: Underskrift revisionsledare: Behandlat på ledningsmöte Beslut: Datum: □ Sign: QB 9.2 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: N: F: Rutin för interna kvalitetsrevisioner 9.2.1 Syfte Syftet med interna kvalitetsrevisioner och dess rapporter är att bidra till en systematisk utveckling av kvalitetssystemet. Interna kvalitetsrevisioner är även en viktig del i företagets ständiga förbättringsprogram. 9.2.2 Omfattning Interna kvalitetsrevisioner planeras, genomförs, rapporteras och följs upp systematiskt. De kriterier en intern kvalitetsrevision granskar är följande: • • • Att fastlagda rutiner efterföljs Att rutiner och metoder fungerar som avsett Att nödvändig dokumentation finns tillgänglig, är fullständig och aktuell 9.2.3 Planering Kvalitetsansvarige föreslår interrevisor för VD och VD tar det slutliga beslutet. Önskvärda kriterier som internrevisor bör uppfylla är: • Bör ha en internrevisonsutbildning Alternativt: • Ha förmåga att tillämpa relevant standard eller andra revisionskriterier. Följande ska alltid uppfyllas: • Intern revisor ska ha tillräcklig kunskap om den reviderade verksamheten Kvalitetsansvarige planerar årligen interna kvalitetsrevisioner där olika delar i kvalitetssystemet revideras från ett år till ett annat. Internrevisioner kan även genomföras om VD så beslutar efter påkallat behov. 9.2.4 Rapportering och uppföljning Aktuell internrevisor rapporterar ev. avvikelser och dess dignitet samt revisionens övergripande resultat i en särskild rapport. Rapportmottagare är kvalitetsansvarige. Ev. avvikelser ska ha korrigerats senast två månader efter revisionen. Respektive chef är ansvarig för att förbättringsåtgärder som identifierats utifrån interna revisionen genomförs. Kvalitetsansvarige sammanställer, minst en gång per år, en kvalitetsrapport utifrån Bilaga QR 9.2 utgåva 1 J. Seiko 2011-05-23 Godkänd av: genomförd internrevision och presenterar rapporten vid nästa ledningsgruppsmöte med ledningens representanter. Förbättringsåtgärder noteras i QB 9.4 och den övergripande revisionsrapporten dokumenteras i QB 9.2. Avvikelser sammanställs i QB 9.3. Samtliga dokument arkiveras i enlighet med 2.2.4 och bilagorna (QB 9.2-9.4) lagras utskrivbara på server. 9.2.5 Ansvar och befogenheter Kvalitetsansvarige ansvarar att rutinen efterlevs. Bilaga QR 9.2 utgåva 1 J. Seiko 2011-05-23 Godkänd av: Område: Aktivitet: Revisor: Vald standard: Revisionsdatum: Revision nr: Bilaga nr: Sammanställning av avvikelser Delkrav i standarden Kap i manual Rev utförd Avvikelse nr S 4:1; 4.2.1; 4.2.2 Kvalitetsledningssystem 4.2.3 Styrning av specificerade dokument 4.2.4 Styrning av redovisande dokument 5.1 – 5.6 Ledningens ansvar 6.1 – 6.4 Hantering av resurser 7.1 Planering av produktframtagning 7.2 Kundanknutna processer 7.4 Inköp 7.5 Produktion av varor/utförande av tjänster 7.6 Behandling av övervaknings/mätutrustning 8.1 Mätning, analys och förbättring, allmänt 8.2.1 Övervakning och mätning – kundtillfredsställelse 8.2.2 Övervakning och mätning, intern revision 8.2.3 Övervakning och mätning av –processer (avvikelserapportering 8.3 Övervakning och mätning –Behandling av avvikande produkter 8.4 Övervakning och mätning Analys av information 8.5 Ständig förbättring, korrigering och förebyggande åtgärder Summa: Bilaga QB 9.3 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: M N F Ständigt förbättringsarbete 9.3.1 Syfte Syftet är att upprätthålla en systematisk utveckling av organisation och kvalitetssystemet. Systemet för ständig förbättring utgörs framförallt av avvikelserapportering, mätning av kundtillfredsställelse samt interna kvalitetsrevisioner. 9.3.2 Omfattning Kvalitetsansvarige samordnar det ständiga förbättringsarbetet och ansvarar för att det ges tillräcklig prioritet. 9.3.3 Planering, genomförande och uppföljning Kvalitetsansvarige ansvarar för planering och presentation av det ständiga förbättringsarbetet vid ledningens halvårsmöte. Kvalitetsansvarige sammanställer förbättringssystemets information till en rapport där följande ingår: • • • • • Avvikelser samt förslag till åtgärd. Resultat av kundnöjdhetsmätningar samt vid behov ev. åtgärdsförslag. Resultat från senaste internrevision inklusive förslag till förbättringar. Övriga uppkomna förbättringsförslag. Korrigerande respektive förebyggande åtgärder, som implementerats, utvärderas. Presentationen granskas och diskuteras och vid behov konstrueras en åtgärdsplan och föreslagna åtgärder ska implementeras i berörd kvalitetsprocess inom två månader. Genomförda förbättringsåtgärder följs upp löpande för att säkerställa förändringens verkan. 9.3.4 Arkivering Listan med över förbättringsområden och protokollen från förbättringsarbetet arkiveras i avvikelser/förbättringar-pärm enlighet med punkt 2.2.4 i kvalitethandboken. 9.3.5 Ansvar befogenheter VD övergripande ansvar för att förbättringsåtgärder vidtas. Bilaga QR 9.3 Utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Avvikelse och förbättringsrapport Utfärdare Område/funktion/avd. Datum Avvikelse nr Standard Delkrav Vid revision □ Revision nr Avvikelse/förb. Typ: S =Större avvikelse, M Mindre avvikelse, N= Notering, F=Förbättringsförslag Iakttagelse □ Rutin efterlevs ej □ Rutin □ ej slutförd Bristande/saknad rutinbeskrivning □ Typ Annat Beskrivning: Underskrift vid revision: Revisor ……………………………… Områdesansvarig …………………………… Korrigerande åtgärd Behandlat på ledningsmöte □ Datum: Föreslagen åtgärd Vidtagen åtgärd Ansvarig Datum Bilaga QB 9.4 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av: Sign Rutin för kundmätningar Undersökningen genomförs antingen via utskick eller som en telefonintervju. Nyckelkunder kontaktas per telefon för att säkerställa deras medverkan samt för att verifiera förståelsen rörande mätningen och dess innebörd. Övriga kunder kontaktas per post i samband med annat utskick, exempelvis fakturering. Nedanstående bedömningskriterier har valts för att ge en så vid uppfattning som möjligt rörande kundernas uppfattning om Robustus. Bedömningskriterier Historiskt samarbete Framtida samarbete Robustus kompetensnivå Robustus prisnivå Leveransförmåga Service kvalité Finansiell styrka Frågeformuläret baseras på dessa bedömningskriterier där en eller flera frågor ställs utifrån respektive bedömningskriterie. Frågeformuläret lagras på server och ifyllda formulär återfinns i leverantör/kund-pärm. Bilaga QR 9.4 utgåva 1 J. Seiko 2011-03-04 Godkänd av:
© Copyright 2024