1. No category

 ÅRSREDOVISNING VERKSAMHETSÅRET 2013 GÖLISKA IT
KOMMUNALFÖRBUNDET FÖR IT‐SAMVERKAN Innehåll VERKSAMHETSBERÄTTELSE ..................................................................................................................... 3 Vd har ordet: ....................................................................................................................................... 4 Våra avdelningschefer om året som gått: ........................................................................................... 5 IT‐samverkan ....................................................................................................................................... 6 Lokal och global trendspaning ............................................................................................................. 7 Framtid ................................................................................................................................................ 8 ÅRSREDOVISNING .................................................................................................................................... 9 Organisation 2013 ............................................................................................................................. 10 Viktiga händelser och aktiviteter under 2013 ................................................................................... 11 Förvaltningsberättelse ....................................................................................................................... 12 Måluppfyllelse och analys 2013 ........................................................................................................ 13 Mål 2014 ............................................................................................................................................ 14 Periodens resultat ............................................................................................................................. 15 Periodens resultat, forts .................................................................................................................... 16 Periodens resultat, forts .................................................................................................................... 17 Investeringsredovisning .................................................................................................................... 18 Personalredovisning .......................................................................................................................... 19 Personalredovisning, statistik ........................................................................................................... 20 Resultaträkning ................................................................................................................................. 21 Balansräkning .................................................................................................................................... 22 Noter ................................................................................................................................................. 23 Noter, forts ........................................................................................................................................ 24 Finansieringsanalys ............................................................................................................................ 25 Finansieringsanalys, forts .................................................................................................................. 26 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 3
Vd har ordet: Vi eftersträvar alltid nöjda kunder och och detta genomsyrar vårt nöjda ägare dagliga arbete 2008 genomfördes ett stort standardiseringsprojekt vars mål var att alla datorarbetsplatser skulle se likadana ut och i princip leverera samma IT‐funktioner. Syftet var kostnadskontroll, enkel support och administration samt effektivare hantering av en stor mängd arbetsplatser. Detta fungerade utmärkt på stationära datorer som satt fastskruvade under skrivbordet och med ett trådbundet nätverk. Ett tydligt exempel på kundnytta som Göliska IT levererade under 2013 är en applikation/funktion som förkortas ”VIA” (Virtual Intranet Access). Detta är en applikation som med automatik levereras ut till samtliga bärbara administrativa datorer i våra fyra samarbetskommuner. Har man någon form av Internetåtkomst får man genom denna applikation åtkomst till samtliga system och resurser inom det administrativa nätverket, var som helst i världen och när som helst. 2013
ser behovet inte likadant ut. Under året har även ”Portalen för säker åtkomst” finslipats för att hantera och supportera fler produkter och plattformar för att möjliggöra ett flexiblare arbetssätt. Man arbetar med bärbara datorer, surfplattor och vissa fall smartphones, och många av de tjänster man använder är beroende av trådlöst Internet som levererar externa och interna molntjänster. Vad är då en molntjänst? En molntjänst är per definition IT‐tjänster som program, datalagring, serverkapacitet etc som levereras över Internet d.v.s. Molnet. Göliska IT levererar ett flertal molntjänster till våra kunder samt att vi i vissa fall paketerar molntjänster från externa leverantörer som sedan levereras internt. [Exempel på kundnytta med VIA] En skolledare åker på konferens till USA och behöver attestera fakturor eller godkänna en ledighet under resan. Med en Pc, Mac eller surfplatta är det möjligt att med säker inloggning och Internetåtkomst utföra dessa aktiviteter oavsett tid på dygnet, oavsett var man befinner sig eller oavsett vilken produkt man använder. Sammanfattningsvis går vi från en Alla tjänster och funktioner du når via en webbläsare som Internet Explorer eller Chrome kan ses som molntjänster och fördelar med detta kan vara att man inte behöver installera program lokalt på dator/surfplatta eller att tjänsten kan nås och användas från ett flertal plattformar som Windows, Mac OS eller liknande. standardiserad IT‐miljö till en mer dynamisk användning av våra resurser med IT som verktyg. Detta ställer krav på nya kompetenser vars syfte är att överbrygga klyftorna mellan IT och verksamhet och dessutom översätta kommande krav/behov till effektiva lösningar. Kommunernas utmaningar som innebär att man tvingas producera mer medborgarnytta i form av skola‐vård‐omsorg för samma eller kanske mindre resurser, måste i ännu högre grad ta till sig IT som smörjmedel och verktyg.. Flexibilitet och mobilitet
Effektiva IT‐lösningar behövs överallt. Kraven kommer från allt fler av våra kunder och många av de aktiviteter som genomförts under 2013 syftar till att uppfylla dessa behov. anders thörn, vd
4
Våra avdelningschefer om året som gått: Peter Holmgren, Driftchef Mina största utmaningar under 2013? – När skolornas användande av datorer i undervisningen har förändrats så har vår plattform för skolan visat sig vara föråldrad och felaktig. Det har varit en stor utmaning att både se till att de kan arbeta, och att vända missnöjet med denna plattform till att de skall bli nöjda kunder med en nyare och bättre anpassad plattform. Det har även varit en stor utmaning att få våra resurser att räcka till under ett år med hög arbetsbelastning Vill jag lyfta fram från året som gått: – Personalen har jobbat hårt och aldrig tappat fokus på kundnöjdheten fastän arbetsbelastningen har varit hög till och från. Vi har även hållit en hög tillgänglighet på våra system och identifierat och åtgärdat några flaskhalsar som har påverkat vår leverans negativt Dessa aktiviteter bedömer jag som extra viktiga under 2014: – Att vi kan utveckla och leverera plattformar som fyller våra kunders olika behov. Vi behöver även komma närmare verksamheterna för att snabbt kunna fånga upp de behov som uppstår. En annan viktig aktivitet är att vi effektiviserar genom att standardisera, förenkla och ta fram självbetjäningstjänster Helena Ljunggren, Servicechef
Mina största utmaningar under 2013?
– 2013 har vi genomfört en upphandling av datorer och surfplattor. Ekonomiskt blev upphandlingarna lyckade, med en mycket bra prisbild och hög kvalitet på produkterna. Med början i somras har vi under hösten jobbat med att få flödet av leveranser att fungera, vilket har visat sig kräva en stor portion tålamod. Nu har vi äntligen kommit fram till ett läge där vi kan säga att det fungerar, men resan dit har tagit mycket tid och energi. Vill jag lyfta fram från året som gått: – Vi har börjat jobba med våra processer och verkligen se hur vi jobbar från kundkontakt till att kunden får leverans. Det synsättet gör det enkelt att se var vi kan förbättra och jag är övertygad om att det ger oss goda förutsättningar för att klara både effektivitet och kundnöjdhet utan att behöva kompromissa med någotdera. Dessa aktiviteter bedömer jag som extra viktiga under 2014: – Skolan står inför stora förändringar som sätter press på såväl skolans egen organisation som oss som leverantör. Vårt viktigaste uppdrag för 2014 är att utforma och leverera tjänster som passar skolans behov och plånbok. De resurser som finns är begränsade, och för att det ska bli möjligt måste vi parallellt med nya tjänster ta bort och förändra de som finns. Städning är sällan glamouröst men nödvändigt. Att ta fram ett nytt IT‐avtal i samverkan med kommunerna ska bli spännande! Här har vi chansen att underlätta samarbetet och befästa tankarna bakom Göliska IT – att tillsammans gör vi det bättre. 5
Stefan Torstensson, Utvecklingschef
Mina största utmaningar under 2013? – Att migrera alla användare och datorer till Windows 7 och att slutföra detta projekt – Att försöka arbeta enligt beslutade processer – Det förberedande arbetet inför SCCM 2012 införandet Vill jag lyfta fram från året som gått: – Att Windows 7 projektet kom i mål – Förberedelsearbetet med införandet av SCCM 2012 som skall ge ny och utökad funktionalitet till våra kunder men även internt hos våra tekniker – Samarbetet i avdelningen och att det är högt i tak Dessa aktiviteter bedömer jag som extra viktiga under 2014: – Införande av SCCM 2012 och att hålla projektplanen – Att utveckla vår gemensamma FIM‐lösning för att nå ännu längre i automatiseringen av användarkonton och rättigheter – Behålla drivet i Förvaltningsgruppen – Att vi använder oss av effektiva processer och fortsätter att ta fram nya IT‐samverkan har rollen som pådrivare och rådgivare inom SKL
Göliska IT har under året som gått de nationella krav och riktlinjer för en mängd E‐
samhällsfrågor som Sveriges kommuner skall förhålla sig till de närmaste åren. För att överhuvudtaget klara av att införa många av dessa aktiviteter är samverkan en gemensam nämnare och framgångsfaktor. aktivt bidragit till att våra samarbetskommuner nu samverkar inom ännu fler verksamhetssystem vad gäller systemdrift och avtalstecknande. Samverkan är ingen förutsättning för framtida utveckling men utväxlingen av nyttan och möjligheten att dela på projekt, utvecklings och driftkostnader bör vara tunga skäl för Sveriges kommuner att följa SKL:s rekommendationer för ett ökat samarbete inom IT‐drift och kommunal administration. Inom IT‐Sverige ses samarbetet Göliska IT som ett föredöme vad gäller samverkan mellan kommuner. Detta skall vi vara stolta över samt fortsätta utveckla och effektivisera till gagn för medborgare och skattebetalare. 2014 är året då Göliska IT går in på 10:e året av IT‐samverkan. Skaraborgs E‐råd: Under våren 2013 beslutade kommunchefsgruppen Mål för Skaraborgs E‐råd är: i Skaraborg att tillsätta ett så kallat E‐råd vars syfte och funktion är följande: 
Prioritera områden inom området e‐
samhället 
Sortera, d v s dela upp de olika delarna inom e‐samhället. Vilka frågor är lämpliga att arbeta samordnat med just nu eller längre fram i tiden? Vilka frågor bör arbetas med inom respektive kommun? 
Omvärldsbevaka på området e‐samhälle 
Sprida kunskap om området e‐samhälle 
Ta initiativ till att frågor gällande e‐samhälle kommer på rätt dagordning 


Enklare vardag för Skaraborgs medborgare Smartare och öppnare förvaltning i Skaraborg som stödjer innovation och delaktighet Ge högre kvalitet och effektivitet i den kommunala verksamheten i Skaraborg. Detta inom samtliga kärnverksamheter men även stödverksamhet inom en kommuns område. Under året genomförde E‐rådet en workshop tillsammans med kommuncheferna där man prioriterade och utifrån samverkansbehov kategoriserade SKL:s 32 initiativ med bäring på IT‐
nytta. Resultatet sammanställdes och presenterades av E‐rådet på kommunchefsträffen den 13 december. Representanter i E‐rådet kommer från Essunga, Skövde, Falköping och Göliska IT. 6
Lokal och global trendspaning Inom den tjänstekatalog som kommunernas verksamheter avropar från kan man utläsa några tydliga trender. Man blir fler och fler IT‐användare inom kommunerna, den digitala lagringen ökar konstant och användning av trådlösa nät ersätter i allt större utsträckning det trådbundna. En annan trend är att centralt distribuerade applikationer minskar kraftigt inom skolan (tjänsten Lokal applikation) till förmån för ett ökat utbud av gratistjänster och dynamisk informationssökning/hantering med webbläsare som verktyg. Inom skolan växer det så kallade 1:1 konceptet stadigt vilket minskar behovet av att Göliska IT hanterar deras IT‐produkter centralt (tjänsten Arbetsplats). För att tillmötesgå skolans behov av IT‐tjänster arbetar Göliska IT under början på 2014 fram en uppdaterad version av tjänsten ElevPC där behoven av snabb inloggning, billig lagring och e‐post samt anpassade supporttjänster skall ingå. Större frihet att välja olika plattformar är också en trend som fortsätter att öka inom våra samarbetskommuner. Arbete som tidigare utfördes med en stationär Pc kan i vissa fall ersättas av en iPad eller liknande surfplatta. En brist i nuläget är att så gott som samtliga verksamhetssystem inte är anpassade för nya modernare produkter med touchskärmar. Omvärlden om kommande trender:
Världens tyngsta IT‐analysbolag Gartner har identifierat trender som kommer att dominera IT‐världen de närmaste åren. Det är ingen vågad gissning att även vi på lokal nivå kommer att komma i kontakt med flera av dem. 






3D‐skrivare Ytterligare ökad mobilitet Mobila appar och program fortsätter att dominera utvecklingen Internet överallt och i alla prylar Molnvarianter, hybrid‐privat‐publikt Fokus flyttas från enhet/produkt till tjänst Smarta maskiner såsom autonoma fordon, industrisystem, intelligenta personliga assistenter osv 7
Framtid För att kunna omsätta alla krav och utmaningar som redan finns och som kommer att öka, måste kommunerna tillsammans med sina IT‐avdelningar täta luckan som finns mellan slutanvändare och systemteknikerna. Nya typer av kompetenser kommer att behövas liknande IT‐arkitekter som har förmågan att omsätta behov till lyckade IT‐lösningar Om man ser till kommunernas utmaningar vad gäller service till sina medborgare kommer IT få en allt större nyckelroll som verktyg för att klara dessa mål. Digitaliseringen fortsätter och tar fart inom verksamheter såsom Vård, Omsorg och Socialtjänst som alla är i behov av ökade IT‐
satsningar. Vi kommer att arbeta med mobil dokumentation för hemtjänst/vårdare och andra aktörer som snabbt och enkelt behöver åtkomst till journaler, medicineringsinformation och annat för att klara av sitt uppdrag ute hos brukaren. Brukaren får nya behov som exempelvis att kontakta barn och anhöriga via Skype och sociala medier mm. Övergången från analoga till digitala trygghetslarm, videosamtal mellan läkare/sjuksköterska och brukaren i hemmet och en rad kommande innovationer som skall hjälpa till med framtidens äldreomsorg. som är effektiva och användarvänliga. Det behövs också nya forum och kontaktytor där verksamhet och IT kopplas samman på ett kreativt sätt och där man drar nytta av varandras kunskap och erfarenheter. I det pågående arbetet med nytt IT‐avtal mellan kommunerna och Göliska IT är just kontaktytor en viktig del och framgångsfaktor. Nuvarande och kommande utmaningar löser vi gemensamt i mötet mellan verksamhet och IT. Framtiden är också att i en större omfattning För att möta alla kommande utmaningar med hjälp av ny teknik och nya lösningar kommer IT att kräva större ekonomiska resurser än tidigare. I gengäld kommer effekten av dessa satsningar att få ekvationen att gå ihop. Vi står inför en enorm digital utveckling som snurrar fortare och fortare för varje år och det är viktigt att hålla sig kvar på den karusellen. digitalisera hanteringen av kommunernas infrastruktur för att optimera väg och fastighetsunderhåll, belysning, värme‐ventilation, sophämtning, utkörning av mat till skola och vårdtagare mm. 8
ÅRSREDOVISNING 9
Organisation 2013 Inom organisationen har inga nya aktiviteter påbörjats under 2013. Det som lagts tid på är finslipning av redan gjorda organisatoriska förändringar samt framtagande av rutiner och processer för nuvarande organisation. Inom bemanningen så har 1 person anställts som ersättare för en längre tjänstledighet samt nyanställning har gjorts för en tekniker som skall ansvara för klientplattformen* och dess framtida utformning. Mötesfrekvens: 




Ledningsgrupp, varje tisdag Referensgrupp 1ggr/månad Driftledning, 1ggr/vecka Samverkansmöte, 4 ggr/år Personalmöte, varje fredag Sedan 2011 har organisationen utformats för att följa tjänstekatalogen och de IT‐tjänster som levereras till Göliska ITs kunder. Tekniker arbetar huvudsakligen inom en eller flera tjänsteområden som inkluderar exempelvis e‐post, applikationsdrift eller lagring/backup. 15 är det aktuella antalet IT‐tjänster som i dagsläget levereras till Göliska ITs kunder. *med klientplattform avses dator/surfplatta och dess konfiguration med operativsystem, applikationer och andra inställningar som påverkar användarupplevelsen Gällande policys och riktlinjer Dokument Drogpolicy Mångfald och jämställdhetsplan Riktlinjer för arbete med alkohol och drogproblematik Service och verksamhetspolicy Åtgärdsplan mot kränkande särbehandling Personalhandbok Arbetsmiljöpolicy Delegation angående arbetsmiljöansvar och arbetsmiljöarbete 10
Reviderad senast 2012 2012 2012 2012 2012 2013 2012 2012 Viktiga händelser och aktiviteter under 2013 Politiker som Göliska IT utbildat i hantering av digitala handlingar 185 Trådlösa accesspunkter som monterats och kopplats in under året 202 Applikationer som paketerats om för Windows 7 550 Datorer som köpts in och levererats till våra kunder 1000 Fakturor har passerat under året 2500 Datorer har ominstallerats till Windows 7 4500 Ärenden har registrerats av Göliska ITs Service Desk 28000 
40 procent lägre pris på datorer blev resultatet av den klientupphandling som Göliska IT genomförde under våren 2013. I det avtal som tecknades med 2 olika leverantörer kan kommunerna avropa datorer och surfplattor med både Microsoft och Apple som plattform. Under samma period genomfördes även en förnyad konkurrensutsättning inom server‐lagringsprodukter för IT‐infrastrukturen. Projektet ”Samordnad identitetshantering” gick även det i mål under våren och resulterade i en automatisk hantering av användarkonton som flödar från personalsystemen till Göliska ITs kontodatabaser och som ger tillgång till nätverk och IT‐resurser. Under 2013 driftsattes det 15 nya verksamhetssystem/systemmoduler och större uppgraderingar genomfördes inom 39 system 


Projektet med att installera om samtliga datorer till Windows 7 som operativsystem och ny Officeversion har varit en lång och resurskrävande uppgift under året. Detta arbete slutfördes under kvartal 4 Göliska IT skapade en ny externwebb under hösten och där den huvudsakliga målgruppen är framtida medarbetare (www.goliskait.se) E‐postsystemet fick en ansiktslyftning i och med version 2013 och nu finns bland annat fler funktioner att hitta i webklienten Under året har samarbete startats upp med Arbetsmarknadsenheten (AME) i Lidköping som genom aktiviteten ”Komjobb” genomför miljöriktig och säker avyttring av kommunernas IT‐utrustning. Under sista kvartalet fick Göliska IT förfrågan av Nossebro Energi att ta hand om 1:a linjens support för deras bredbandskunder. Efter en genomförd provperiod med bra resultat är ambitionen att teckna ett avtal mellan parterna i början på 2014 för denna verksamhet. 

11
Funktionen VIA (Virtual Infrastructure Access) lanserades i oktober och ger tillgång till samtliga resurser på det administrativa nätverket utifrån Internet från bärbara Pc Genomfört en omfattande licensrevision på Microsoftprodukter och som visade på att inga brister finns i hantering eller avsaknad av licenser Förvaltningsberättelse 2013 har varit ett år som till stor del har präglats av det så kallade ”Windows 7 projektet”. Syftet med detta var att installera om samtliga Pc ute hos kund från operativsystemet Windows XP till Windows 7. Parallellt med detta har också versionen på Officepaketet uppgraderats från 2007 till 2010. Detta projekt har ätit mycket resurser både vad gäller mantimmar inom organisationen med även konsulttimmar köpta av externa leverantörer. Främst är det ompaketering av alla applikationer (dataprogram) som inte kunnat inrymmas inom ordinarie bemanning. Totalt har ca 550 st applikationer gjorts om och detta arbete har krävt mycket stöttning av externa konsulter och leverantörer vilket visar sig i den ekonomiska redovisningen av denna rapport. Enligt Lag om god ekonomisk hushållning ska underskott återställas inom 3 år från det att de uppstår, om inte synnerliga skäl finns. För Göliska ITs del vilar ekonomin på ett stabilt samarbete med ägarkommunerna, och de ekonomiska förutsättningarna för en fortsatt stabil utveckling är oförändrade. Göliska IT har från det att verksamheten startade 2005 redovisat överskott samtliga år med undantag för ett underskott 2007 på 18 tkr. Göliska IT avser med hänvisning till en stark ekonomisk ställning inte att vidta särskilda åtgärder för att återställa underskottet. Detta projekt har även styrt om användningen av datorer inom Lidköpings Barn och Skolförvaltning där man kraftigt minskat sina köp av tjänsten Arbetsplats Edu och Lokala applikationer till förmån för Göliska ITs SkolPC‐koncept. Man har även fortsatt att Göliska IT gick under våren ut tillsammans med Lidköpings upphandlingsenhet och gjorde en öppen upphandling på datorer, bildskärmar, surfplattor med tillhörande tjänster. Förfrågningsunderlaget delades upp i två delar med en del Microsoftprodukter och den andra delen med produkter från Apple. Tilldelning föll på Atea för datorer, bildskärmar och surfplattor med Microsoft plattform och leverantören Caperio tog hem delen för Apple‐produkter. I genomsnitt sänktes inköpspriset för Pc och bildskärmar med ca 40 % vilket får betecknas som mycket bra då det sparar mellan 1‐1,5 Mkr kr per år för våra kommuner. Efter avtalstecknande med de båda leverantörerna har mycket internt arbete lagts ned på att forma inköps och registerprocesser för att passa kommunernas nya inventarieregister RIFAD. Glädjen över de stora besparingarna grumlades något under hösten på grund av leverantörens och tillverkarens leveransproblem. 4 Mkr av det upparbetade kapitalet betalades under året tillbaka till Göliska ITs ägarkommuner uppdelat enligt gällande införa surfplattor inom grundskolan i en allt större omfattning. En annan aktivitet som avslutats under 2013 är projektet ”Samordnad Identitetshantering”. Detta projekt gick ut på att automatisera flödet av användaridentiteter samt möjliggöra säker åtkomst till verksamhetssystem utifrån Internet. Arbetet har genomförts med mycket inflytande och delaktighet från kommunernas IT‐strateger och personaladministratörer. fördelningsnyckel. Innan året avslutades hanns det med en större uppgradering av det gemensamma E‐postsystemet vilket medför bättre säkerhet och ökad funktionalitet för våra kunder. 12
Måluppfyllelse och analys 2013 Utifrån svaren från Nöjd Kund enkäten kan man sammanfatta det som att en mycket stor andel av Göliska ITs kunder upplever ett bra bemötande av personalen i Service Desk och av ansvarig tekniker. Ärendet blir löst till belåtenhet men återkoppling och hur snabbt ärendet blir löst kan bli bättre och utvecklas. Vad gäller målbilden att 95 % av Göliska ITs kunder skall vara nöjda med samtliga IT‐leveranser har målet uppnåtts inom några delar men ännu inte som helhet. Kundnöjdheten var större under våren och försommaren för att sedan minska under andra halvåret. Den främsta orsaken till försämringen är att Windows 7 projektet krävt mycket extra resurser inom Göliska IT och även orsakat tekniska störningar tillsammans med de leveransproblem som följde efter klientupphandlingen som slutfördes under sommaren. Båda dessa saker rättades till i slutet på året vilket också avspeglades positivt i kundenkäten under november‐december. De mätningar som görs i nuläget handlar i Servicepersonalens tillmötesgående huvudsak om kundnöjdhet inom ”ärenden” det vill säga incidenter, inköp/order, leveranser, konto och behörighetshantering osv. Ärenden upptar en stor del av Göliska ITs dagliga basservice och supportverksamhet. Det som mäts ger en realtidsbild av kundernas upplevelse som också ger möjlighet till att snabbt ställa om inom de delar som inte håller måttet. Servicepersonalens kunskap/tekniska kompetens Servicens genomförandetid Göliska IT fick viss kritik under vintern 2012‐2013 för att enkäten inte gick att svara på om man satt utanför det kommunala nätverket. Numera används en annan enkät‐tjänst som ger möjlighet att svara både inifrån det kommunala nätverket men även utifrån Internet. Nöjd Kund Index är en viktig del av verksamheten och är numera en permanent del i det dagliga arbetet. 13
Kvalitén på servicen Servicen i sin helhet Mål 2014 Målarbetet för 2014 kommer att få två huvudspår. Det ena är en fortsättning på mätningen av Nöjd Kund Index och det andra är ett finansiellt mål som följs upp i delårsrapport och årsredovisning för 2014 Nöjd Kund Index 2014
Det fortsatta arbetet med detta mål är att mer ”mjuka” frågor/aktiviteter skall mätas under målperioden. Med mjuka aktiviteter menas deltagande i projekt och upphandlingar, utbildningar, information via IT‐info.goliskait.se mm. Under Göliska ITs verksamhetsplanering i november 2013 startades det upp ett arbete som skall omhänderta leveransuppföljning inom dessa ”mjuka” områden. Mätning kommer att genomföras och redovisas under året. Finansiellt mål 2014 Enligt Kommunallagen (8 kap. 5 §) ska det i budgeten ”anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning”. Uppföljningen i delårsrapport och årsredovisning ska till följd av detta omfatta finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Göliska IT har inte tidigare haft några uttalade ekonomiska mål antagna i budget förutom att budgeten lagts i balans. För att nå upp till lagens krav och samtidigt säkerställa att verksamheten utvecklas i en gynnsam riktning föreslås att följande två finansiella mål antas för 2014:
1. Betalningsförmåga på kort sikt: 2. Mininivå för eget kapital: Kassalikviditet mätt som kortfristiga skulder inklusive löner och sociala avgifter i förhållande till tillgodohavande på checkräkningskonto och tillgänglig checkkredit. För att målet ska vara uppfyllt ligger över 100 % vid mätningstillfället. Detta innebär att Göliska IT med tillgängliga medel kan betala de skulder som närmast förfaller till betalning. Bevakning av detta mål får också som effekt att eventuellt behov av ökad kreditnivå alternativt upplåningsbehov kan förutses. Eget kapital exklusive medel avsatta för utveckling ska vara 2 % av omsättningen. En ökad omsättning med 1 Mkr skulle då innebära att nivån för att nå målet ökar med 20 000 kr och då även utvecklingsmedlen med 30 000 kr. Av omsättningsökningen skulle alltså 5 % motsvaras av stordriftsfördelar eller effektiviseringar. 14
Periodens resultat Resultatanalys Försäljningen av tjänster har under året ökat, och omsättningen ligger för 2013 på 45,3 Mkr jämfört med budgeterade 44,4 Mkr. De ökade intäkterna har dock inte kunnat kompensera för ökade kostnader och resultatet för 2013 är ett underskott på 1,5 Mkr. Delårsrapporten i augusti indikerade ett underskott på 1,3 Mkr. Helåret liksom delåret tyngs av stora insatser för konsult och bemanning. Ökad semesterlöneskuld 0,2 Mkr, och förbrukning av lager på 0,1 Mkr har påverkat resultatet negativt. I resultatet ligger också en återbetalning av premier för AGS‐KL och avgiftsbefrielseförsäkring på 0,3 Mkr. Huvudorsaken till underskottet är de extra resurser i form av konsulter och förstärkning på personalsidan som krävts för att genomföra migrering till windows7. Även en ökad frånvaro hos personalen för föräldraledigheter och ett ökat sjuktal har påverkat kostnaderna för bemanning negativt. Utfallet för egen personal, inhyrd personal och konsulter överskrider budget med sammantaget 2,5 Mkr, varav inhyrd personal ligger på 0,9 Mkr och den egna personalen underskridit budget med 0,2 Mkr. 1,8 Mkr är hänförbara till migreringsprojektet. Årets resultat står i skarp kontrast till föregående år. Migreringsprojektet är avslutat och enbart ett fåtal restpunkter återstår, och med bakgrund av det görs bedömningen att detta inte är något som kommer att upprepas kommande år utan är att betrakta som en engångsföreteelse. Periodens resultat, Mkr
Årets resultat
Göliska IT har en stark ekonomisk ställning och avser inte att vidta särskilda åtgärder för att återställa det egna kapitalet utan har för 2014 ett budgeterat nollresultat. Delårsbokslut 2012 Bokslut 2012 Delårsbokslut 2013‐08‐31
Bokslut 2013
2,5
6,4
‐1,3
‐1,5
15
Periodens resultat, forts Nya versioner av Officelicenser är inköpta fullt ut för samtliga ägarkommuner. Värt att notera är att genomförd licensrevision under våren/sommaren avseende Microsoftlicenser visat en korrekt licensiering. Licensutfallet totalt är 0,2 Mkr under budget. Kostnader för avskrivningar överskrider budget med 0,2 Mkr. Investeringsobjekt standardarbetsplats med längre avskrivningstid har under året slutavskrivits vilket gör att årets avskrivningar ligger över normalläget på 3,0 Mkr. 16
Intäkterna ligger över budget med 0,9 Mkr från driften, varav intäkter för utlånad personal står för 0,5 Mkr. Förändrade köp från skolorna har gett minskade intäkter för applikationer och arbetsplatstjänster till dessa verksamheter. Detta vägs upp av ökade intäkter inom andra tjänster såsom lagring och backup. Utfallet för kommunerna som helhet ligger på 0,2 Mkr och för nätbolagen 0,2 Mkr. Trådlöst nät, fjärråtkomst via Citrix, uthyrning av utbildningsdatorer mm ligger på budgeterade volymer. Periodens resultat, forts Eget kapital och ägaruttag Under 2011 beslutades att det egna kapitalet skulle betraktas som två olika delar – 40 % skall ligga kvar som upparbetat kapital och resultatregulator över tid precis som tidigare, och övriga 60 % öronmärkts för investeringar i gemensamma projekt och aktiviteter som kommunerna önskar genomföra. För 2013 har detta inneburit att kostnader för konsultinsatser för framtagande av IT‐strategier för kommunerna, utbyggnad av redundans i det trådlösa nätet och utveckling av ett gemensamt inventarieregister finansierats med tidigare balanserade resultat. Även investering och serviceavtal för utbyggda funktioner i det trådlösa nätet såsom gästaccess har finansierats genom tidigare års överskott. Ur utvecklingspotten har ägarna också gjort ett ägaruttag på 4,0 Mkr. Samtliga dessa åtgärder har minskat den del av det egna kapitalet som betraktas som utvecklingsmedel med sammanlagt 4,9 Mkr och uppgår vid bokslut till 3,7 Mkr. Identitetsprojektet SAMID (samordnad identitetshantering) har pågått under hela 2013. Projektets aktiva del har avslutats och går nu in i en förvaltande del. Resterande del av projekttiden, t o m 2015‐12‐31, beräknas inga mer konsultinsatser krävas, utan det är enbart licens‐ och underhållsavtal för programvara och hårdvara. Som en del av projektfinansieringen har sänkta kostnader för licenser (Microsofts volymavtal) enligt överenskommelse med kommunerna inte återförts till kommunerna utan medel har flyttats från det upparbetade egna kapitalet med 720 tkr till projektet, vilket motsvarar sänkningarna för åren 2012 och 2013. Motsvarande kommer att ske under 2014 och 2015. Beslut kommer att fattas under 2014 om eventuellt avslut av projektet redan 2014. Oavsett sluttidpunkt kommer identitetshanteringen att göras till en tjänst inom IT‐avtalet på samma sätt som övriga tjänster. Underskottet för 2013 och överflyttningen av medel från det egna kapitalet till SAMID‐projektet gör att den del av det egna kapitalet som är tänkt att täcka svängningar i resultaten över tid har minskat från 5,8 Mkr till 3,3 Mkr. 17
Investeringsredovisning Investeringsmedel har också använts till vissa arbetsmiljöåtgärder för att förbättra akustiken i en av kontorskorridorerna. Ytterligare åtgärder i lokalerna genomförs under 2014. De investeringsobjekt som krävt resurser under året är direkt relaterade till de IT‐tjänster som finns i den avtalade tjänstekatalogen. Det har tillförts säkerhet och redundans* för åtkomst till E‐postsystemet och de trådlösa näten samt utbyggnad av backuplösningen och ny funktionalitet för fjärråtkomst.
Analys av årets investeringar visar att det förbrukats ca 1,9 Mkr av budgeterat 3 Mkr. Det finns två huvudorsaker till att inte alla investeringar genomförts. Det ena är på grund av tidsbrist och dessa objekt flyttas över till 2014. Det andra är att investeringen av lösning för gästaccess till de trådlösa näten flyttats till att finansieras av det upparbetade kapitalet som öronmärkts för IT‐
utveckling. Beslut om detta togs gemensamt med kommunernas IT‐strateger. Objekt, Tkr
Bokslut Budget
Avvikelse
Server & System Kommunikation & Nätverk
Lokaler Datahall Utvecklingsmedel nya tjänster
Totalt
1 167
649
92
0
0
1 908
1 200
700
200
500
400
3 000
33
51
118
500
400
1 102
*REDUNDANS = dubblerad utrustning eller funktion i syfte att undvika driftstörningar Förklaring av investeringsobjekt DPM server = utbyggnad av backuptjänsten Lastbalanserare Exchange = redundans* till e‐posttjänsten för utökad tillgänglighet VMware server = hanterar tjänsten Applikationsdrift inom virtuella servrar Citrixserver = bakomliggande server i tjänsten Portal för säker åtkomst Controllerkort Aruba = redundans* för tjänsten Trådlösa nät för utökad tillgänglighet Akustikåtgärder lokal = ljuddämpning i Göliska ITs lokaler Exchange 2013 = uppgradering av det centrala E‐postsystemet 18
Personalredovisning Antalet anställda har ökat jämfört med föregående år. Liksom tidigare år är 1 årsarbetare utlånad till Skara, vilken ersatts av en visstidsanställd vikarie under frånvaron. Utökning har skett inom områdena infrastruktur, klientplattform och service. En pensionsavgång under 2014 väger upp med 0,5 tjänst, vilket ger en långsiktig ökning med 2,5 tjänst jämfört med tidigare år. Bland personalen har 43 % barn i sådana åldrar att de har rätt till föräldraledighet. Över tid varierar denna frånvaro från 1‐3 personer. Frånvaro bland högt specialiserad personal går inte att överbrygga med korttidsvikariat från bemanningsbranschen. Under 2014 har ökad frånvaro hos personalen beroende på föräldraledigheter och långvarig sjukfrånvaro i kombination med genomförandet av Windows7‐projektet ställt stora krav på organisationen. Medellönen är beräknad som ett enkelt genomsnitt av gällande månadslöner för respektive år, efter lönerevision för detta år. 19
Personalredovisning, statistik Personalstatistik 2011‐12‐31
Antal personal Varav ‐ Tillsvidareanställda ‐ Vikarier med månadslön ‐ Inhyrd personal ‐ Heltid ‐ Deltid ‐ Kvinnor ‐ Män ‐ Medelålder Månadsavlönad personal Genomsnittlig tjänstgöringsgrad Medellön totalt Kvinnor Män 2012‐12‐31
42 st 40 st 2 st 1 st 98 % 2 % 29 % 71 % 43,8 år 99 % 99 %
48 st 45 st 3 st 0 st 98 % 2 % 31 % 69 % 42,5 99 % 28 027
27 063
28 426
28 994 28 169 29 340 45 st
42 st
3 st
0 st
98 %
2 %
29 %
71 %
42,4 år
27 208 kr
26 305 kr
27 563 kr
2013‐12‐31 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Totalt
Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid ‐ Kvinnor ‐ Män Sjukfrånvaro ‐29 år 30‐49 år 50‐ år Andel > 60 dagar
Totalt Andel > 60 dagar
2012
1,5 2012
0,0
2013
3,27
2013 29,41 1,5 1,5 Totalt
1,7 1,6 1,3 0,0
0,0
1,65
3,97
Andel > 60 dagar
0
0,0
0,0
Totalt 2,54
2,68
4,78
0,0 34,73 Andel > 60 dagar
0,0 9,76 58,45 20
Resultaträkning Göliska IT är ett kommunalförbund med en förbundsdirektion. Regelverket för redovisning är detsamma som för vanliga kommuner. Styrande dokument är således kommunallagen, kommunal redovisningslag, rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning, samt god redovisningssed för kommuner. Göliska IT tillämpar liksom tidigare år en lägsta gräns för investeringar på 10 000 kr. Belopp under denna gräns kostnadsförs anskaffningsåret, och oavsett ekonomisk livslängd. 21
Redovisningsprinciper Balansräkning Balansräkning i Tkr Bokslut Bokslut Bokslut TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar ‐ maskiner och inventarier 6 2011
2012
2013 6 068 6 068 80 17 094 1 862 19 036 25 105 Summa materiella anläggningstillgångar Omsättningstillgångar ‐ förråd 7 ‐ kortfristiga fordringar 8 ‐ likvida medel 9 Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 10 ‐ balanserat eget kapital ‐ ägaruttag ‐ årets resultat Summa eget kapital Avsättningar Skulder ‐ långfristiga skulder ‐ kortfristiga skulder 11 Summa skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR, OCH SKULDER Ansvarsförbindelser Pensionsförpliktelser 22
7 712 7 712 7 394 7 394 33 11 481
3 477 14 991
22 703 180 15 317
6 190 20 789
29 082 6 570 ‐1 050
2 551 8 071
8 071 0
6 363 14 434
14 632 14 632 14 648 14 648 22 703 29 082 14 434 ‐5 664 ‐1 495 7 275 17 830 17 830 25 105 Noter Tkr Not 1 Verksamhetens intäkter Avgift kommunerna Avgift nätbolagen Övriga intäkter Jämförelsestörande post* Summa 2011
34 713,6
3 527,4
3 291,6
41 532,6
2012
2013 37 247,8
3 554,6
3 421,7
414,1
44 638,2
37 733,2 3 860,3 3 688,6 298,8 45 578,9 *Återbetalning av premier AFA 2007 och 2008 (2012), 2005 och 2006 (2013) Verksamhetens kostnader Personalkostnader Licenser Lokalkostnader Konsultkostnad Service och underhållsavtal Tillbehör datahall Övriga kostnader Summa Not 2 ‐19 628,1
‐8 121,7
‐1 779,8
‐455,7
‐3 432,5
‐12,3
‐2 513,4
‐35 943,5
‐20 598,7
‐5 083,0
‐1 814,9
‐1 151,6
‐3 951,8
0,0
‐2 971,9
‐35 571,9
‐22 948,8 ‐9 304,8 ‐1 838,9 ‐2 569,9 ‐3 992,6 0,0 ‐3 210,0 ‐43 865,0 Not 3 Not 4 Finansiella intäkter Ränteintäkter checkkonto Ränteintäkt Skatteverket Ränteintäkt kundfordringar Summa Finansiella kostnader Räntekostnader checkkonto Räntekostnader skatteverket Räntekostnader leverantörsskulder
Bankkostnader Summa 23
59,6
1,1
‐0,1
60,6
161,7
0,0
0,0
161,7
‐51,0
‐0,2
‐0,0
‐10,0
‐61,2
0,0
0,0
‐1,1
‐9,8
‐10,9
54,1 0,0 0,0 54,1 0,0 ‐16,2 ‐4,9 ‐7,5 ‐28,6 Noter, forts Not 5 Not 6 Not 7 Not 8 Not 9 Not 10 Not 11 Årets resultat
Reavinst/reaförlust Balanskravsresultat Inventarier Ingående värde Årets investeringar Avskrivningar
Avyttring inventarier Utgående värde Förråd Bokfört värde
Fordringar Kundfordringar Skattekonto Momsfordran
Förutbetalda kostnader Lönefordran Respons Upplupna intäkter Interimsfordringar ftb Summa Bank Checkkonto, outnyttjad kredit Checkkonto, tillgodohavande Summa Eget kapital Ingående eget kapital Årets resultat
Ägaruttag ‐ Varav avseende SAMID Summa Intern fördelning eget kapital It‐utvecklingsmedel 60 % Kvarstående medel 40 % Kortfristiga skulder Checkkredit Leverantörsskulder Momsskuld Upplupen semesterlön Upplupna sociala avgifter Upplupna kostnader Avräkningskonto SAMID Förutbetalda intäkter Summa 2 550,8
0,0
2 550,8
6 363,2
0,0
6 363,2
9 288,7
1 460,7
‐3 037,5
0
7 711,8
7 711,8
2 536,0
‐2 853,8
0
7 394,0
32,9
180,4
8 951,1
14,4
0
2 319,3
0
0
196
11 480,8
12 755,7
29,3
0,0
2 232,8
3,0
0
296,6
15 317,4
11 000,0
3 477,2
14 477,2
5 000,0
6 190,3
11 190,3
6 570,0
2 550,1
‐1 050,0
8 070,1
8 070,8
6 363,2
0,0
14 434,0
4 842,1
3 228,0
8 660,4
5 773,6
‐1 494,9 0,0 ‐1 494,9 7 394,0 1 908,4 ‐3 234,2 0 6 068,2 80,2 14 140,9 0,0 0,0 2 071,9 0,0 298,8 582,8 17 094,4 5 000,0 1 862,1 6 862,1 14 434,0 ‐1 494,9 ‐5 664,8 ‐720,0 7 274,8 3 715,6 3 558,7 0,0
2 498,3
995,0
1 050,6
679,3
1,6
‐194,7
9 617,9
14 648,0
0,0 2 554,5 3 885,7 1 298,9 688,9 36,5 ‐1 071,4 10 437,5 17 830,6 0,0
1 572,3
1 169,8
1 097,7
646,7
1,5
77,7
10 066,1
14 631,8
24
Finansieringsanalys Tkr
DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN
Årets resultat
Justering för av‐ och nedskrivningar
Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital
Förändring kortfristiga fordringar (Ökn ‐/Minskn +)
Förändring förråd och lager (Ökn ‐/Minskn +)
Förändring kortfristiga skulder (Ökn +/ Minskn ‐)
Medel från den löpande verksamheten
INVESTERINGSVERKSAMHETEN
Nettoinvesteringar
Medel från investeringsverksamheten
FINANSIERINGSVERKSAMHETEN
Förändring av långfristiga fordringar (Ökn ‐/Minskn +)
Förändring av långfristiga skulder (Ökn +/Minskn ‐)
Medel från finansieringsverksamheten
ÅRETS KASSAFLÖDE
Likvida medel vid årets början
Likvida medel vid årets slut
Förändring av likvida medel
25
2012 6 363 2 854 +9 217 ‐3 836 ‐148 16 +5 249 ‐2 536 ‐2 536 0 0 0 3 477 6 190 +2 713 2013
‐1 495
3 234
+1 739
‐1 776
+100
+3 179
+3 244
‐1 908
‐1 908
0
‐5 664
‐5 664
6 190
1 862
‐4 328
Finansieringsanalys, forts Bokslut 2011 Soliditet i % 36 % Bokslut Bokslut
2012 50 % 2013
29 %
Bokslut Bokslut
2012 145 % 2013
101 %
Inklusive checkkrediten blir kassalikviditeten 127 % Bokslut
2011 Kassalikviditet i % 103 % Ägarandelar Ägarandel 2011 2012 2013 Essunga 6,5 % 7,0 % 8,6 % Götene 16,7 % 15,8 % 15,6 % Lidköping 49,9% 51,3 % 51,4 % Skara 26,9% 25,9 % 24,3 % I enlighet med förbundsordningen beräknas ägarandelarna efter hur stor andel av tjänsterna som köpts av respektive ägare 26
Finansiell information 2014 Årsredovisning 2013: Rapport målarbete och avtal: Delårsrapport och prognos 2014: Budget 2015 och målarbete: Direktionsmöte 140211 Direktionsmöte 140520 Direktionsmöte 140909 Direktionsmöte 141202 Rapporten sammanställd av: Anders Thörn, Vd Helena Ljunggren, Servicechef GÖLISKA IT Fiskaregatan 4 531 30 LIDKÖPING 0510 – 77 18 00 www.goliskait.se