Årsredovisning 2014 Göliska IT
ÅRSREDOVISNING 2014 KOMMUNALFÖRBUNDET GÖLISKA IT 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING VD HAR ORDET ........................................................................................................................................ 3 FRAMTIDSSPANING ................................................................................................................................. 4 FRAMTIDSSPANING forts… ...................................................................................................................... 5 ORGANISATIONEN ................................................................................................................................... 6 FOKUS PÅ KOMMUNIKATIONSUPPDRAGET ............................................................................................ 7 VIKTIGA HÄNDELSER OCH AKTIVITETER .................................................................................................. 8 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE .................................................................................................................... 9 MÅLUPPFYLLELSE 2014 OCH ANALYS.................................................................................................... 10 MÅL 2015 .............................................................................................................................................. 11 PROCESSER OCH RUTINER ..................................................................................................................... 12 PERIODENS RESLUTAT ........................................................................................................................... 13 Kommentar till resultatet .................................................................................................................. 13 PERIODENS RESULTAT forts… ................................................................................................................ 14 Investeringar 2014............................................................................................................................. 15 PERSONALREDOVISNING ....................................................................................................................... 16 RESULTATRÄKNING ............................................................................................................................... 17 BALANSRÄKNING ................................................................................................................................... 18 NOTER.................................................................................................................................................... 19 NOTER forts… ........................................................................................................................................ 20 NOTER forts… ........................................................................................................................................ 21 FINANSIERINGSANALYS ......................................................................................................................... 22 FINANSIERINGSANALYS forts… .............................................................................................................. 23 Soliditet ............................................................................................................................................. 23 Kassalikviditet .................................................................................................................................... 23 Ägarandelar ....................................................................................................................................... 23 2 VD HAR ORDET Året som gått har varit ett positivt år för Göliska IT som organisation. Sammanfattningsvis har vi genomfört en mängd uppdrag som inneburit nya funktioner och tjänster för våra kunder. Vi har även genomfört flera större Behovs analys systemuppgraderingar med gott resultat. Uppföljning Under våren fick vi en förfrågan av Västergötlands Museum om att de önskade IT-drift och support genom Göliska ITs försorg. Att få förmånen att nya kunder tillkommer ser jag som ett gott betyg för vår verksamhet. Effektmål Projekt uppdrag Tiden var en kritisk faktor när Museet skulle tas in i samarbetet och ett internt uppdrag med tillhörande organisation formerades. Alla former av projekt och uppdrag skall genomföras kontrollerat, strukturerat, med beskrivning av syfte-mål-effekter och där beställare och utförare tar ett ansvar och engagemang över aktivitetens genomförande och resultat. Genomförande I slutet på juni efter ca 5 veckor var all drift och support med nya datorer, skrivare, datanät och applikationer överförd till Göliska IT. Såväl Västergötlands Museum som styrgruppen var nöjda med resultatet. Ur ett ledningsperspektiv har 2014 starkt präglats av arbetet med att ta fram ett nytt IT-avtal mellan Göliska IT och dess samarbetskommuner. En effekt av detta arbete var att samtliga involverade lärde sig otroligt mycket mer om interna processer, rutiner och hur organisationen fungerar. Denna kunskap kommer bli värdefull i det ständigt pågående interna utvecklingsarbetet som skall stärka vår ställning som en kommunal IT-driftleverantör i toppklass. Anders Thörn 3 Styrning FRAMTIDSSPANING Vad händer i vår omvärld inom IT-området och som har bäring på kommunal IT-drift och support de närmaste åren? Det finns ett flertal analysföretag som varje år kommer ut med trendrapporter som grundar sig på omfattande intervjuer och analyser med folk och företag i IT-branschen. Vilken teknik kommer? Vilka behov förutspås öka och vilka kompetenser kommer att behövas för att utveckla den teknik som förutspås? Nedan följer en sammanställning baserad på det i nuläget största analysföretaget Gartner Groups rapporter tillsammans med våra egna erfarenheter inom Göliska IT. 4,9 miljarder saker kommer vara uppkopplade mot Internet under 2015, en ökning med 30 % jämfört med 2014. Denna siffra kommer att öka till 25 miljarder tills år 2020. 250 000 000 bilar är uppkopplade år 2020, vilka nya gränssnitt och tekniker behövs för att utveckla detta behov? Det uppkopplade kylskåpet är ett område inom IoT* som inte är lika omtalat, men som har stor potential att förändra marknaden. Enligt Gartner kommer det uppkopplade köket att bidra med minst 15 procent av energibesparingarna inom livsmedels- och dryckesindustrin 2020. Volvo utvecklar cykelhjälmar som kommer att kommunicera med tekniken som byggs in i dagens bilar. Hjälmen varnar bilister som kommer för nära en cyklist och låter samtidigt cyklisten veta om man befinner sig i bilens blinda fläck. Systemet kan också ta kontroll över bilens bromsar om man kommer för nära en cyklist. *IoT är förkortningen av Internet of Things, Svenska översättningen är Sakernas Internet Självkörande bilar utvecklas och testkörs i både Sverige och andra länder. I nuläget kan många nya bilar fickparkera själva men innan 2020 spås det att helt förarlösa fordon kommer att finnas på våra vägar. 4 FRAMTIDSSPANING forts… Vilka kompetenser förutspås behövas för att klara av denna allt snabbare utveckling inom IT och teknik? Programmerare samt utvecklare av applikationer och gränssnitt är ett inte alltför vågat tips eftersom i princip alla nämnda tekniklösningar och nya innovationer bygger på dessa kompetenser. Det är ingen slump att det arbetas på bred front med att öka intresset för dessa yrkeskategorier och att vissa vill ha in programmering som ett ämne redan i grundskolan. Vi är inne i ett paradigmskifte vad gäller teknikutveckling. Skolan kommer få en ännu viktigare roll de närmaste åren för att förbereda våra barn på en mängd nya yrken och behov som vi i många fall inte ens känner till ännu. Den digitala kompetensen blir en framgångsfaktor och nödvändighet för alla som växer upp i ett samhälle där automatisering förutspås ersätta mellan 20-50 % av nuvarande arbetstillfällen. Många nuvarande yrken försvinner och ersätts med olika tekniska lösningar men en massa nya yrken och kompetenser kommer att behövas. Nya gränssnitt, applikationer, säkerhet och arkitekter som kan knyta samman ny teknik med nya behov. Vad kan allt detta då innebära för den kommunala sektorn där vi dagligen agerar för att stötta och ge service åt våra medborgare? Eftersom en kommun är ett tvärsnitt av hela samhället med en stor mängd olika yrkeskategorier kommer den nya tekniken innebära stora förändringar inom samtliga förvaltningar och precis som i skolan är den digitala kompetensen en framgångsfaktor som varje chef bör beakta vid nyanställning och planering av kompetensutveckling. Smarta kylskåp - storkök inom skola och vård Självkörande bilar -avfallshantering, sopbilar -postutkörning, färdtjänst och bud -gräsklippning och snöröjning Smarta cykelhjälmar -Skolan Mer saker uppkopplade mot Internet -styrning-övervakning av infrastruktur -armband på brukare som bevakar hälsostatus EXEMPEL PÅ NÄMNDA INNOVATIONER SOM KAN KOMMA INOM DEN KOMMUNALA VÄRLDEN 5 ORGANISATIONEN Under det gångna året har den gruppering som kallas Referensgrupp avvecklats till förmån för en intern styrgrupp som hanterar beslutsfrågor inom interna projekt och uppdrag. Under augusti anställdes en systemtekniker med djup kompetens inom området server-lagring och som kommer att ansvara för framtagandet av ett nytt datacenter under 2015. I övrigt fortsätter arbetet med att slipa och forma organisationen så att den på bästa sätt stödjer våra kunders behov av IT-stöd. Direktion VD Anders Thörn Bo Bergsten, Götene Bengt Viktorsson, Essunga Lena Blomgren, Lidköping Jessica Bredenberg, Skara Serviceenhet Helena Ljunggren Utvecklingsenhet Stefan Torstensson Driftenhet Peter Holmgren representerar Göliska ITs ägare och och godkänner ekonomiska rapporter, attest och delegationsbeslut. Direktionen har det yttersta ansvaret för Göliska ITs verksamhet har det övergripande ansvaret för Göliska ITs operativa verksamhet ansvarar för ekonomisk redovisning, kundmöten, inköp och order samt viss utbildning ansvarar för genomförandet av projekt och uppdrag, internt och åt Göliska ITs kunder ansvarar för samtlig drift och support inom Göliska ITs tjänstekatalog samt kommunikationsuppdrag för kommuner och bolag 6 FOKUS PÅ KOMMUNIKATIONSUPPDRAGET Göliska IT har sedan många år tillbaka haft uppdrag att sköta om stadsnäten inom våra tre ursprungliga samarbetskommuner med dess ingående komponenter och lösningar. Parallellt med detta har vi även hanterat telefonsupport för Fastbits privat och företagskunder. Detta har skapat många positiva effekter även för våra kommunala kunder då vi genom detta har haft möjlighet att bygga upp en gedigen kompetens inom kommunikationsområdet. Tack vare detta har våra tekniker har fått möjlighet att arbeta med spetsteknik inom kommunikationsområdet, och har dessutom haft full kontroll på hela leveranskedjan ut till våra kommunala verksamheter. Vi har även kunnat hantera såväl kommunala som privata bredbandskunder i vår Service Desk vilket skapar effektiviseringsvinster för alla. Sedan oktober 2013 har vi även hanterat telefonsupporten för Nossebro Energis kunder. Vi samarbetar hela tiden nära med personalen på Fastbit, Lidköpings bredband, Skara Energi, Götene stadsnät och Nossebro Energi. Fastbit/Openbit är kommunikationsoperatör som på uppdrag av sina ägare stadsnäten, upplåter åt andra tjänsteleverantörer att sälja och leverera tjänster i stadsnäten – det öppna stadsnätet. Fastbit är även en tjänsteleverantör som levererar internetkapacitet till kunder såväl företag som privatpersoner. Göliska IT sköter all teknik åt internetleverantören och kommunikationsoperatören. Stadsnätsägarna Skara Energi, Lidköpings kommun och Götene kommun ansvarar för att det finns kommunikationsvägar via fiber och att det finns aktiv utrustning som kan leverera efterfrågad kapacitet. All aktiv utrustning t ex switchar och routrar, från accessport till internetroutrar, sköts och övervakas dygnet runt av Kommunikationsgruppen inom Göliska IT. Framtid Bredbandsutbyggnaden har varit stark under en längre tid, men accelererar i takt med intresse och politiska stimulansåtgärder. Ökad efterfrågan på bandbredd skapar utmaningar för att tillgodose kapacitetsbehoven i framtiden. Snabbt och tillförlitligt bredband är gynnsamt för befolkningstillväxt och en framgångsfaktor för företagsetablering i ägarkommunerna. Stadsnät är en viktig faktor för ett fungerande samhälle. Henrik Andersson Ulf Erstorp Rakel Lindqvist Mattias Salegård 7 VIKTIGA HÄNDELSER OCH AKTIVITETER Nya IT-funktioner •Lync, är ett system för snabbmeddelanden, videokonferens och närvarohantering •ClearPass gästaccess, enkelt sätt för gäster att få trådlös uppkoppling •Windows 8.1, ny plattform för surfplattor och datorer •ElevPC, koncept för drift och support inom skolornas 1:1 satsningar •Framtagande av en ny kundwebb IT-INFO med ökad självservice och responsiv design Ekonomi och avtal •Nytt IT-avtal, transparent, begripligt och flexibelt •Upphandling för alla stora licensavtal •Ett flertal förnyade konkurrensutsättningar på produktinköp •Ny kund, Västergötlands Museum Systemuppgraderingar •Aditro webb för Lidköping •Sitevision, intranät och externwebbsystem för samtliga kommuner •Geosecma kartsystem för samtliga kommuner STATISTIK 35000 ärenden har hanterats under året 92 % av våra kunder är nöjda med lösningen av deras ärende 18 % minskade incidenter jämfört med 2013 1,86 dag är genomsnittlig tid för ett löst ärende vilket innebär 34 % kortare lösningstid för 1-3:e linjes ärenden jämfört med 2013 1500 antal datorer som levererats under året 6 antal genomförda upphandlingar inom formen ”Förnyad konkurrensutsättning” 8 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Inom IT-infrastrukturen fortsatte arbetet med att lyfta de centrala systemen till nyare versioner. Det är Under 2014 har ett nytt IT-avtal tagits fram i syfte att reglera köpen av IT-drift och support mellan samverkanskommunerna och Göliska IT. Kommunernas IT-strateger presenterade en rad krav och önskemål som skulle vara styrande för framtagandet av det nya avtalet. Samtliga av dessa krav har inom olika nivåer tillgodosetts i avtalsarbetet och i mitten på oktober presenterades det färdiga förslaget för kommunerna. Efter några mindre justeringar var parterna överens och avtalet undertecknades under december månad. systemet SCCM som hanterar datorinstallationer, applikationstilldelning och mycket annat som lyfts till senaste version. Även vad gäller operativsystem så går det numera att få en dator levererad med senaste operativsystemet Windows 8.1 som då främst lämpar sig för produkter med pekskärm. Här pågår ett projekt inom Vård och Omsorg i Götene och Lidköping ”Mobil dokumentation” där man med en Windows-surfplatta skall utföra dokumentation mm på plats ute hos brukaren. Kommunikationsplattformen LYNC driftsattes under sommaren och möjligheten till snabbmeddelanden och videokonferenser var efterfrågande ute i samarbetskommunerna. Under hösten har Göliska IT varit ute hos flera verksamheter och hållit information och inspirationsträffar i syfte att få igång och inspirera till användandet av denna tjänst. Det ekonomiska resultatet för 2014 visar på ett överskott på 2,6 Mkr. Huvudanledning till detta är att kommunerna avropar allt större volymer inom de tjänster som Göliska IT levererar. Intäktsökningen har hanterats ansvarsfullt och återigen så delas överskottet upp på ITutvecklingsmedel 60 % och upparbetat kapital 40 %. Det finns ekonomiska medel för våra samarbetskommuner att satsa på utveckling med hjälp av IT och bollen är i huvudsak på På skolsidan har man startat upp användandet av Microsoft molntjänst Office 365. För att detta skall fungera med befintliga användarnamn och lösenord har Göliska IT kopplat ihop denna molntjänst med den interna katalogtjänsten. Även här har Göliska IT haft användarträffar för att svara på frågor och inspirera skolan att använda denna tjänst. verksamheternas planhalva. Vår gemensamma utmaning är inte att det saknas ekonomiska resurser, utan att använda de medel vi har på bästa tänkbara sätt. Innan verksamhetsåret 2014 gick till ända så hanns en större upphandling med inom formen ”Förnyad konkurrensutsättning”. Denna gång upphandlades en ny licenspartner för de stora volymavtalen med framförallt Microsoft på SKL Kommentus ramavtal ”Programvaror 2013”. Avtal med ny partner tecknades i mellandagarna och löper på 3 år. 9 MÅLUPPFYLLELSE 2014 OCH ANALYS Målarbetet under 2014 har haft fortsatt fokus på Nöjd Kund Index via den enkät som med automatik och slumpvis skickas ut till de kunder som avslutat ärenden hos Göliska IT. Ambitionen var att mäta fler områden under året men arbetet med att ta fram det nya IT-avtalet har gjort att denna aktivitet prioriterats bort. Målet är satt att minst 95 % skall vara nöjda eller mycket nöjda inom de frågor som ställs i enkäten. Nöjd Kund Index 2014 100 95 90 85 80 Bemötande Servicepersonalens kompetens Nöjd med lösningen Nöjd med helhetsupplevelsen Nöjd med återkoppling Det sammanlagda resultatet för 2014 ligger på 92,2 % varpå målet inte till fullo är uppfyllt. Ett konkret exempel på förbättringsarbete är att vi nu har full Detta är en liten höjning på totalen jämfört med 2013. Inga särskilda åtgärder bedöms som nödvändiga för att komma upp i nivån minst 95 %. Den aktiviteten som genomgående får lägre bedömning är återkoppling inom pågående ärende, något som blivit betydligt bättre jämfört med tidigare år men ännu inte är bra nog. Återkoppling är i många fall beroende på information från Göliska ITs underleverantörer av IT-utrustning och det pågår ett ständigt förbättringsarbete för att kunna ge kunderna relevant information om både produkter och lösningar de väntar på. kontroll på hela logistikkedjan vad gäller leverans av PC och bildskärmar utan att vara beroende av aktiviteter som skall färdigställas av en tredje part. Avemballering och konfiguration av datorer som tidigare gjorts av underleverantörer görs nu i egen regi som resulterar i snabbare utleverans och bättre information till kunderna. Finansiella mål 1: Betalningsförmåga på kort sikt 167 % Göliska IT uppfyller målet om en kortfristig betalningsförmåga överstigande 100 % med god marginal. Årets positiva resultat tillsammans med ett något lägre utfall på investeringar än budgeterat bidrar till att siffran ökat från föregående år med 66 %. 2: Eget kapital exklusive utvecklingsmedel uppgår till 9,8 % Målet för 2014 sattes till 2 %. I budget för 2015 har målet satts högre, och för 2015 ligger nivån på 5 %. Även denna nivå ligger det egna kapitalet väsentligt över med 4,6 Mkr jämfört med miniminivån 2,3 Mkr. 2015 gäller det nytecknade IT-avtalet där intäktsnivåerna beräknas gå ner och effektivitetskrav inom delar av tjänstekatalogen måste bli verklighet under året. 10 MÅL 2015 Nöjd Kund Index och leveranssäkerhet Det målarbetet som pågår innefattar NKI (Nöjd Kund Index) och skall leverera ett resultat där minst 95 procent av Göliska ITs kunder är nöjda eller mycket nöjda med sina IT-leveranser. Sedan hösten 2012 pågår mätning/uppföljning inom området ”ärenden” som innefattar incidenter, order/inköp, kontohantering och alla typer av aktiviteter som registreras i Göliska ITs ärendesystem. NKI (Nöjd Kund Index) har varierat mellan ca 80-98 procent av de som svarat på den enkät som automatiskt skickas ut i vart 5:e avslutat ärende. Ett delmål för 2015 inom NKI kommer fortfarande vara minst 95 % nöjda kunder enligt enkätsvar. Målarbetet kommer 2015 att inriktas allt mer på leveransuppföljning inom de tjänster som kunderna avropar från Göliska ITs tjänstekatalog. Inom det nya IT-avtalet finns ett antal så kallade SLA:er (överenskomna servicenivåer) som löpande kommer att redovisas på Göliska ITs kundwebb IT-info. Mätning inom dessa områden kommer att bedrivas genom statistik ur ärendesystemet och övervakningssystem. Avvikelser skall rapporteras på nästkommande Leveransgruppsmöte för kommunernas IT-strateger och förslag på lösning skall presenteras. Mål inom detta område är att minst 90 % av samtliga genom IT-avtalet kommunicerade SLA:er skall hållas inom överenskommen ram. Då IT-avtalet är helt omgjort och så även flera av SLA:erna kommer en utvärdering ske tillsammans med kommunernas IT-strateger för att stämma av att servicenivåerna ligger i fas med kommunernas önskemål. Detta görs i slutet på 2015. Finansiella mål Betalningsförmåga på kort sikt Kassalikviditeten skall ligga över 100 % vid mätningstillfället. Med kassalikviditet menas att kortfristiga skulder inklusive löner och sociala avgifter i förhållande till tillgodohavande på checkräkningskontot och tillgänglig checkkredit. Miniminivå för eget kapital Eget kapital exklusive medel avsatta för utveckling ska minst vara 5 % av omsättningen. För 2015 är nivån enligt budget 2,3 Mkr. REDOVISNING av målen sker på direktionsmöten, i delårsrapport samt i Årsredovisning 2015 11 PROCESSER OCH RUTINER Inom Göliska IT finns ett antal processer och rutiner vars syfte är att genomföra de nyckelaktiviteter som bedrivs inom organisationen på ett kontrollerat, effektivt och dokumenterat sätt. Exempel på nyckelaktiviteter är IT-drift, IT-support, projekt och uppdragsgenomförande. Göliska IT arbetar delvis enligt ramverket ITIL* som kan förklaras som ett antal kontrollerade processer och funktioner i syfte att stödja en tjänsteorienterad IT-organisation. ITOP, projektmodell Denna projektmetodik används av Göliska IT vid genomförande av projekt och uppdrag. Alla större aktiviteter genomförs som projekt eller uppdrag. Förändringshantering, process enligt ITIL* En arbetsmetodik för att på ett strukturerat och kontrollerat sätt hantera alla typer av förändringar inom IT-miljön i syfte att eliminera incidenter eller oönskade effekter till följd av förändringen Service Desk, funktion enligt ITIL* En ingång för IT-support gentemot Göliska ITs kunder Incidenthantering, process enligt ITIL* Här dokumenteras, prioriteras och hanteras incidenter där kundens IT-funktion av någon anledning inte fungerar som förväntat Problemhantering, process enligt ITIL* Om flera incidenter kan härledas till samma grundorsak fångas dessa upp i denna process i syfte att lösa det bakomliggande problemet som orsakar incidenterna *ITIL, Information Technology Infrastructure Library 12 The IT Infrastructure Library (ITIL®) togs fram av brittiska Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) med avsikten att på ett heltäckande sätt sammanställa erfarenheter från arbeten med att leverera kostnadseffektiva och kvalitativa IT-tjänster. PERIODENS RESLUTAT Periodens resultat Delårsbokslut Bokslut 2013 2013 -1,3 -1,5 Delårsbokslut 2014 0,6 Bokslut 2014 2,6 Kommentar till resultatet Bakgrunden till årets stora överskott ligger främst inom intäktssidan. Kostnaderna ligger i linje med budget, även om det skett en del omfördelningar inom lagda ramar. Intäkterna däremot överstiger såväl budget som delårsrapport. Sedan delårsrapporten har inga stora förändringar skett. Delårsrapporten pekade i rätt riktning, men en större arbetsinsats hade behövts för att komma närmare det verkliga utfallet för helåret. Frånvaro bland personalen, främst för olika typer av föräldraledigheter men även till viss del sjukskrivningar, gör att personalbudgeten gett ett överskott mot budget på 1,2 Mkr. Detta överskott har till del tagits i anspråk för att ta in externt stöd i framtagandet av nytt IT-avtal, och personal och konsultinsatser landar på ett netto mot budget på 0,6 Mkr. Den ökade volymen har till viss del slagit igenom på licenser och supportavtal, som överskrider budget med 0,3 Mkr. I intäkterna för 2014 ligger en post på 0,5 Mkr avseende en personal varit utlånad under hela 2014, vilket ligger utanför budget. Återstående intäktsökning hänför sig till leveranser inom det så kallade IT-avtalet. Trenden med ökande köp från kommunerna kvarstår, och verkar snarare öka än minska. Förändringar och osäkerhet inom framför allt skolsidans köp låg bakom en förhållandevis försiktig budget för 2014, och intäktsökningen inom IT-avtalet jämfört med budget ligger på 4,7 %. Så här i backspegeln kan konstaterats att intäktsbudgeten hade kunnat läggas högre, även med tanke på att utfallet för 2013 låg något över budget 2014. Kostnadsökningar till följd av en större volym inom de större licensavtalen slår igenom först 2015 då avrapportering sker årsvis för majoriteten av avtalen. Inga avvikelser för lokalanknutna kostnader finns, och övriga kostnader överstiger budget med ca 0,4 Mkr på grund av att större delen av personalen bytt utrustning under året. Detta har tidigare finansierats med leasingavtal, men med tanke på den goda likviditet som funnits har detta finansierats med kontantinköp. Kostnader för personalens IT-utrustning behandlas som direktavskrivning och belastar i sin helhet resultatet för 2015. Årets investeringar har skett i något mindre omfattning än planerat och lite senare på året vilket gör att avskrivningskostnaderna blir lägre än budgeterat. Finansiella kostnader för utnyttjad checkkredit är väsentligt lägre än budgeterat och avskrivningar och finansiella kostnader ligger 0,3 Mkr lägre än budget. Det stora projekt kring samordnad identitetshantering (SAMID) som bedrivits tillsammans med ägarkommunerna under 4 år avslutas nu och belastar årets resultat med 0,1 Mkr. Intäkter för tjänster till nätbolagen och stadsnäten ligger något under budget vilket vägs upp av icke budgeterade intäkter för enstaka uppdrag som timdebiterats under året. Kostnaderna för 2014 landar på budget, men det är ganska stora omflyttningar inom budgeten. 13 PERIODENS RESULTAT forts… Eget kapital och ägaruttag Under 2011 beslutades att det egna kapitalet skulle betraktas som två olika delar – 40 % skall ligga kvar som upparbetat kapital och resultatregulator över tid precis som tidigare, och övriga 60 % öronmärkts för investeringar i gemensamma projekt och aktiviteter som kommunerna önskar genomföra. 2014 har 0,5 Mkr av utvecklingsmedlen använts för fortsatta konsultkostnader för framtagande av IT-strategier, gästaccess i kommunernas trådlösa nät, avskrivningskostnader för tidigare investering i utbyggnad av redundans i det trådlösa nätet och fortsatt utveckling av ett gemensamt inventarieregister. Under året har även en installation av samarbetsverktyget Lync genomförts med hjälp av utvecklingsmedel. Årets positiva resultat innebär att utvecklingspotten tillförs medel med 60 % av årets överskott, dvs 1,6 Mkr. Vid årets utgång uppgår avsatta medel för utveckling till 4,8 Mkr. 125 tkr för kvarstående avskrivningskostnader är ännu så länge vad som beslutats. NYTTA TILL FÖLJD AV ANVÄNDNING AV GEMENSAMMA UTVECKLINGSMEDEL Framtagande av IT-strategier & policys Lync för videokonferens och snabbmeddelanden Utvecklat inventariehantering Enklare hantering av trådlösa gästnät Förändring av utvecklingsmedel Ingående värde 2014-01-01 Förbrukning gemensamma projekt/uppdrag 2014 Nya medel från överskott 2014 Utgående värde 2014-12-31 +3,7 -0,5 +1,6 +4,8 Identitetsprojektet SAMID (samordnad identitetshantering) avslutas nu även ekonomiskt. Under 2014 har kostnader för supportavtal och vissa anpassningar belastat projektet. Den ursprungliga sluttidpunkten för projektet, 2015-12-31, flyttas alltså till 2014-12-31. Som en del av projektfinansieringen har sänkta kostnader för licenser (Microsofts volymavtal) enligt överenskommelse använts för att finansiera projektet. Beloppet för 2014 är 360 tkr. Projektets underskott redovisas i årets resultat som 50 % konsultinsatser och 50 % licenskostnader och uppgår till 101 tkr. Den automatisering av identitets- och kontohantering som projektet tillfört ingår från 1 januari 2015 i ordinarie tjänstekatalog. Den del av det egna kapitalet som är tänkt att användas för att jämna ut resultat över tid uppgår efter 2014 till 4,8 Mkr. 14 PERIODENS RESULTAT forts… Investeringar 2014 Investeringsobjekt Budget Tkr Utfall Tkr Ny brandvägg (end of life på nuvarande) 400 178 Avvikelse Tkr 222 Lagring (utbyggnad XIV samt ny lösning) 980 134 846 Bladchassi samt bladservrar för utbyte av system 650 152 498 Hårdvara för uppgradering av SCCM 2012 150 50 100 Utbyggnad disklåda för backupsystem 230 274 -44 Lokaler (Anpassning, skrivbord, undercentral el mm) 220 346 -126 Utbyte trådlös controller 300 360 -60 Utbyte uthyrningsdatorer 70 74 -4 Lastbalanserare 0 285 -285 Elev pc 1:1 koncept och serviceportal 0 208 -208 Mindre, ej budgeterade investeringar 0 206 -206 3000 2267 733 Totalt Kommentar till investeringsutfallet Investeringsbudgeten blir mer och mer en rambudget då verksamhetskrav och anpassningar gör att omfördelningar behövs under året. För 2014 har 0,7 Mkr lagts på investeringar som inte var kända vid årets början. Där finns exempelvis kostnaderna för ett nytt elev-pc-koncept, framtaget för att passa skolornas förändrade behov. Det stora arbetet med att precisera krav på nytt server-lagrings- och backupsystem fortsätter under 2015. Tanken är att den nya lösningen ska vara på plats någonstans kring halvårsskiftet. Investeringskostnaden för att uppgradera hela Göliska ITs datacenter (samlingsnamn för server-lagring-backup) är ännu inte känd då detta kommer att upphandlas under våren 2015. Investeringsbudgeten har under de senaste åren legat konstant på 3,0 Mkr, och har inte överskridits. För 2015 ligger nivån kvar oförändrad. Presentation av inom vilka IT-tjänster som 2014-års investeringar slutligen landar i Investering Brandvägg Utbyggnad lagring samt disklåda för backup Bladchassi och bladservrar Trådlös controller Lastbalanserare Elev pc 1:1 koncept och serviceportal IT-tjänst enligt tjänstekatalogen Infrastrukturtjänsten WAN Lagring/backup Systemdrift (olika verksamhetssystem) WLAN (trådlöst nätverk) Infrastrukturtjänsten WAN EDU Bas och EDU Plus 15 PERSONALREDOVISNING Antalet anställda ligger kvar på samma nivå som föregående år. Dock har en vikariatsanställning övergått till tillsvidareanställning. Bemanning har inte skett med bemanningsföretag. Utöver egen personal har konsulttjänster köpts för att lösa enskilda installationer och liknande, och har inte varit av bemanningskaraktär. Liksom tidigare år är 1 årsarbetare utlånad till Skara. En pensionsavgång har skett under 2014. Bland personalen har drygt 40 % barn i sådana åldrar att de har rätt till föräldraledighet. Över tid varierar denna frånvaro från 1-3 personer. Frånvaro bland högt specialiserad personal går inte att överbrygga med korttidsvikariat från bemanningsbranschen. Medellönen är beräknad som ett enkelt genomsnitt av gällande månadslöner för respektive år, efter lönerevision för detta år. Personalstatistik 2012-12-31 2013-12-31 2014-12-31 Antal personal Varav Tillsvidareanställda Vikarier med månadslön Inhyrd personal Heltid Deltid Kvinnor Män Medelålder 45 st 48 st 48 st 42 st 3 st 0 st 98 % 2% 29 % 71 % 42,4 år 45 st 3 st 0 st 98 % 2% 31 % 69 % 42,5 46 st 2 st 0 st 100 % 0% 31 % 69 % 43,3 99 % 99 % 100 % 28 027 27 063 28 426 28 994 28 169 29 340 30 134 29 031 30 583 Månadsavlönad personal Genomsnittlig tjänstgöringsgrad Medellön totalt Kvinnor Män Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid Kvinnor Män Sjukfrånvaro -29 år 30-49 år 50- år Totalt Andel > 60 dagar Totalt Andel > 60 dagar 2013 3,27 2013 29,41 2014 4,1 2014 75,10 1,65 3,97 0,0 34,73 7,8 2,5 76,7 73 Totalt 2,54 2,68 4,78 Andel > 60 dagar 0,0 9,76 58,45 Totalt 3,7 5,2 2,8 Andel > 60 dagar 0 82 85 16 RESULTATRÄKNING Göliska IT är ett kommunalförbund med direktion. Regelverket för redovisning är detsamma som för vanliga kommuner. Styrande dokument är således kommunallagen, kommunal redovisningslag, rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning, samt god redovisningssed för kommuner. REDOVISNINGSPRINCIPER Göliska IT tillämpar liksom tidigare år en lägsta gräns för investeringar på 10 000 kr. Belopp under denna gräns kostnadsförs anskaffningsåret, och oavsett ekonomisk livslängd. Resultaträkning, Tkr Bokslut 2012 Bokslut 2013 Bokslut 2014 Budget 2014 Avvikelse 2014 Verksamhetens intäkter 1 Verksamhetens kostnader 2 Avskrivningar 44 638 45 579 46 838 44 325 2 513 -35 572 -43 865 -41 475 -41 266 -209 -2 854 -3 234 -2 748 -2900 152 6 212 -1 520 2 615 159 2 456 162 54 33 0 33 -11 -29 -13 -159 146 6 363 -1 495 2 635 0 2 635 0 0 0 0 0 6 363 -1 495 2 635 0 2 635 Verksamhetens nettokostnader Finansiella intäkter 3 Finansiella kostnader 4 Resultat före extraordinära poster Extraordinära intäkter/kostnader Årets resultat 5 17 BALANSRÄKNING Balansräkning i Tkr Bokslut 2012 Bokslut 2013 Bokslut 2014 7 394 6 068 5 587 7 394 6 068 5 587 Omsättningstillgångar - förråd 7 - kortfristiga fordringar 8 - likvida medel 9 Summa omsättningstillgångar 180 15 317 6 190 20 789 80 17 094 1 862 19 086 54 6 550 2 978 9 582 SUMMA TILLGÅNGAR 29 082 25 105 15 169 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 10 - balanserat eget kapital - ägaruttag - årets resultat Summa eget kapital 8 071 0 6 363 14 434 14 434 -5 664 -1 495 7 275 7 274 -487 2 635 9 423 14 648 14 648 17 830 17 830 5 746 5 746 29 082 25 105 15 169 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar - maskiner och inventarier 6 Summa materiella anläggningstillgångar Avsättningar Skulder - långfristiga skulder - kortfristiga skulder 11 Summa skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR, OCH SKULDER Ansvarsförbindelser Pensionsförpliktelser 18 NOTER Not 1 Not 2 Not 3 Not 4 2012 2013 2014 Tkr Tkr Tkr 37 247,8 3 554,6 3 421,7 414,1 44 638,2 37 733,2 3 860,3 3 688,6 298,8 45 578,9 39 556,1 4 119,0 3 162,5 0,0 46 837,6 -20 598,7 -5 083,0 -1 814,9 -1 151,6 -3 951,8 0,0 -2 971,9 -35 571,9 -22 948,8 -9 304,8 -1 838,9 -2 569,9 -3 992,6 0,0 -3 210,0 -43 865,0 -22 876,8 -8 613,5 -1 843,8 -2 031,9 -2 943,8 0,0 -3 165,3 -41 475,0 161,7 0,0 0,0 161,7 54,1 0,0 0,0 54,1 33,6 0,0 0,0 33,6 0,0 0,0 -1,1 0,0 -16,2 -4,9 -5,4 -9,8 -10,9 -7,5 -28,6 -6,9 -13,2 Verksamhetens intäkter Avgift kommunerna Avgift nätbolagen Övriga intäkter Jämförelsestörande post* Summa *Återbetalning av premier AFA 2007 och 2008 (2012), 2005 och 2006 (2013) Verksamhetens kostnader Personalkostnader Licenser Lokalkostnader Konsultkostnad Service och underhållsavtal Tillbehör datahall Övriga kostnader Summa Finansiella intäkter Ränteintäkter checkkonto Ränteintäkt Skatteverket Ränteintäkt kundfordringar Summa Finansiella kostnader Räntekostnader checkkonto Räntekostnader skatteverket Räntekostnader leverantörsskulder Bankkostnader Summa 19 -1,0 NOTER forts… Not 5 Årets resultat Reavinst/reaförlust Balanskravsresultat 2012 Tkr 6 363,2 0,0 6 363,2 Not 6 Inventarier Ingående värde Årets investeringar Avskrivningar Avyttring inventarier Utgående värde 7 711,8 2 536,0 -2 853,8 0 7 394,0 7 394,0 1 908,4 -3 234,2 0 6 068,2 6 068,2 2 266,7 -2 748,3 0 5 586,7 180,4 80,2 53,9 Fordringar Kundfordringar Skattekonto Momsfordran Förutbetalda kostnader Lönefordran Respons Upplupna intäkter Interimsfordringar ftb Summa 12 755,7 29,3 0,0 2 232,8 3,0 0 296,6 15 317,4 14 140,9 0,0 0,0 2 071,9 0,0 298,8 582,8 17 094,4 787 ,3 0,0 1 657,8 2 164,3 0,0 348,2 1 592,4 6 550,0 Bank Checkkonto, outnyttjad kredit Checkkonto, tillgodohavande Summa 5 000,0 6 190,3 11 190,3 5 000,0 1 862,1 6 862,1 5 000,0 2 978,3 7 978,3 8 070,8 6 363,2 0,0 14 434,0 14 434,0 -1 494,9 -5 664,8 -720,0 7 274,3 7 274,3 2 634,8 -486,5 0,0 9 422,6 8 660,4 5 773,6 3 715,6 3 558,7 4 810,0 4 612,7 Not 7 Not 8 Not 9 Not 10 Förråd Bokfört värde Eget kapital Ingående eget kapital Årets resultat Ägaruttag - Varav avseende SAMID Summa Intern fördelning eget kapital It-utvecklingsmedel 60 % Kvarstående medel 40 % 20 2013 Tkr -1 494,9 0,0 -1 494,9 2014 Tkr 2 634,8 0,0 2 634,8 NOTER forts… Not 11 Kortfristiga skulder Checkkredit Leverantörsskulder Momsskuld Upplupen semesterlön Skatteskuld Upplupna sociala avgifter Upplupna kostnader Avräkningskonto SAMID Förutbetalda intäkter Summa 21 2012 2013 2014 Tkr Tkr Tkr 0,0 2 498,3 995,0 1 050,6 0,0 2 554,5 3 885,7 1 298,9 679,3 688,9 0,0 3 771,3 0,0 1 221,2 24,7 723,2 1,6 -194,7 9 617,9 14 648,0 36,5 -1 071,4 10 437,5 17 830,6 5,7 0,0 0,0 5 746,1 FINANSIERINGSANALYS 2013 2014 Tkr Tkr Årets resultat Justering för av- och nedskrivningar Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital -1 495 3 234 +1 739 +2 635 2 748 +5 383 Förändring kortfristiga fordringar (Ökn -/Minskn +) Förändring förråd och lager (Ökn -/Minskn +) Förändring kortfristiga skulder (Ökn +/ Minskn -) Medel från den löpande verksamheten -1 776 +100 +3 179 +3 244 +10 544 +26 -12 085 +3 868 -1 908 -1 908 -2 267 -2 267 Förändring av långfristiga fordringar (Ökn -/Minskn +) Förändring av långfristiga skulder (Ökn +/Minskn -) Medel från finansieringsverksamheten 0 -5 664 -5 664 0 -486 -486 ÅRETS KASSAFLÖDE Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut Förändring av likvida medel 6 190 1 862 -4 328 1 862 2 978 1 116 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN INVESTERINGSVERKSAMHETEN Nettoinvesteringar Medel från investeringsverksamheten FINANSIERINGSVERKSAMHETEN 22 FINANSIERINGSANALYS forts… Soliditet Soliditet i % Bokslut Bokslut Bokslut 2012 50 % 2013 29 % 2014 55 % Bokslut Bokslut Bokslut 2012 145 % 2013 101 % 2014 167 % Kassalikviditet Kassalikviditet i % Ägarandelar I enlighet med förbundsordningen beräknas ägarandelarna efter hur stor andel av tjänsterna som köpts av respektive ägare. Ägarandel Essunga Götene Lidköping Skara 2012 7,0 % 15,8 % 51,3 % 25,9 % 23 2013 8,7 % 15,6 % 51,4 % 24,3 % 2014 7,6 % 16,1 % 50,3 % 26,0 % Rapporten sammanställd av Anders Thörn, VD Helena Ljunggren, Servicechef 24
© Copyright 2024