Avställning och överlämnande av personakter inom
Region- och Stadsarkivet Göteborg Katarina Lennartsson, tel. 031-701 50 55 [email protected] 2011-11-09 Dnr 152/11 613 Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs Stad Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Region- och Stadsarkivet Göteborg Regionarkivet Vänersborg Box 2154, 403 13 GÖTEBORG Box 297, 462 23 VÄNERSBORG Besök: Otterhällegatan 5 Tel: 031-701 50 00 Fax: 031-13 09 96 E-post: [email protected] Besök: Niklasbergsvägen 14 Tel: 0521-27 84 00 Fax: 0521-27 84 03 E-post: [email protected] Innehållsförteckning AVSTÄLLNING OCH ÖVERLÄMNANDE AV PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN ................................................................................................3 VARFÖR SKALL PERSONAKTER INOM SOCIALTJÄNSTEN AVSTÄLLAS OCH ÖVERLÄMNAS TILL REGIONARKIVET? ................................................................ 3 FÅR SOCIALTJÄNSTEN TILLGÅNG TILL AKTERNA EFTER ÖVERLÄMNANDE TILL REGIONARKIVET?............................................................................................... 4 GALLRINGSBESLUT OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN ................................... 4 ARKIVANSVARIG ................................................................................................ 5 AKTER SOM SAKNAS – I HYLLAN ELLER PÅ LISTAN ............................................. 5 AKTER SOM INTE ÄR AVSLUTADE UNDER 2006 .................................................. 5 AKTER FRÅN ENSKILD VERKSAMHET .................................................................. 5 FÖREBEREDA DOSSIÉER INFÖR LEVERANS .......................................................... 6 HANDLINGAR SOM FINNS DIGITALT .................................................................. 7 PACKA OCH MÄRKA FLYTTLÅDOR ..................................................................... 8 LEVERANS TILL REGIONARKIVET ....................................................................... 8 KONTAKTUPPGIFTER ......................................................................................... 8 CHECKLISTA VID PACKNING AV SOCIALAKTER .................................................. 9 HANDLINGAR I PERSONAKTER UPPRÄTTADE PÅ ANNAT ÄN PAPPER (UNDANTAGET UPPGIFTER I WEBBSOTIS) ....................................................... 10 LITEN ARKIVORDLISTA..................................................................................... 14 2 Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten Varför skall personakter inom socialtjänsten avställas och överlämnas till Regionarkivet? Enligt socialtjänstlagen 12 kap 1 § skall socialtjänstens personakter – med vissa undantag enligt SoL 12 kap 2 § - gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. I socialtjänstlagen och framförallt i socialtjänstförordningen (7 kap 2 §) föreskrivs ett totalbevarande av personakter inom socialtjänsten och av tillhörande personregister i de kommuner som ingår i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun (regionala urval) och i övriga kommuner beträffande ett representativt urval av personer (individurval). Individurvalet gäller alltså inte Göteborgs kommun – här skall alla personakter bevaras oavsett födelsedatum! Eftersom det regionala urvalet (Göteborgs kommun) och individurvalet undantas från gallring endast för forskningens behov, inte för socialtjänstens behov, får de (av integritetsskäl) inte vara tillgängliga för socialtjänsten. De undantagna handlingarna ska därför överlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Stadsdelsnämnderna i Göteborgs stad skall därför årligen avställa de av socialtjänstens personakter, där fem år gått sedan sista anteckning och överlämna dessa till arkivmyndigheten (Regionarkivet). Av rättssäkerhetsskäl och för att vissa personer skall ha möjlighet att söka reda på sitt sociala ursprung skall enligt 12 kap. 2 § SoL följande handlingar bevaras under obegränsad tid: 1. utredning om faderskap eller föräldraskap enl 1 kap 9 § föräldrabalken 2. utredning om adoption 3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem, i sådant boende som avses i 5 kap 7 § tredje stycket eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet. De akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl kan enligt Regionarkivets leveransrutiner överlämnas till Regionarkivet när barnen akterna rör fyllt 25 år. 3 Hantering av personakter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Motsvarande regler om bevarande (som för socialtjänstens personakter) finns numera även för LSS-akter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 21c och 21d §§ samt förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12 §. (Som nämnts ovan är Göteborg en sådan kommun där handlingar angående samtliga klienter undantas från gallring.) Får socialtjänsten tillgång till akterna efter överlämnande till Regionarkivet? Akterna är undantagna från gallring och ska bevaras hos Regionarkivet för forskningens behov. Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter, såväl som mellan kommunala myndigheter och allmänheten, för uppgifter om enskilds personliga förhållande (se offentlighets- och sekretesslagen 26 kap 1 §). Den överlämnande myndigheten har därför endast tillgång till akterna om det enligt offentlighets- och sekretesslagen står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon för honom eller henne närstående lider men. Gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan Handlingar som är inkomna eller upprättade och förvarade på en myndighet är allmänna handlingar. De allmänna handlingarna kan antingen vara offentliga eller hemliga/sekretessbelagda eller innehålla både offentliga och sekretessbelagda uppgifter. Observera att inga allmänna handlingar får förstöras utan att man har ett formellt gallringsbeslut! Dokumenthanteringsplanen styr bl.a. bevarande och gallring. Av planen framgår vilka handlingar som får gallras (d v s förstöras/raderas) och vilka som skall bevaras, t ex i socialtjänstens personakter. Stadsdelsnämnderna i Göteborgs stad ska tillämpa bl.a. följande gemensamma gallringsbeslut/dokumenthanteringsplaner: Gemensam dokumenthanteringsplan för stadsdelsnämnder i Göteborgs stad, (arkivnämndens beslut 2011-09-28, 38 §, dnr 134/11 73). Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (servicenämndens beslut 1998-11-11, 92 §). Gemensamt gallringsbeslut för handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse och dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder finns på Regionarkivets hemsida under ”För förvaltningar” i vänster menylist. Länk till Regionarkivets hemsida: www.arkivnamnden.se Länk till dokumenthanteringsplanen för SDN: DHP sdn gbg (pdf-fil) 4 Länk till gallringsbeslut avs. handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse: TU och PU §92 gallringsbeslut handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gbg (pdffil) Arkivansvarig Varje förvaltning skall ha en arkivansvarig. Om du har frågor om hur du ska tolka dokumenthanteringsplanen, inte har tillgång till den eller om du har övriga frågor om arkiv- och dokumenthantering på din arbetsplats bör du i första hand kontakta arkivansvarig. Informera arkivansvarig om du upptäcker handlingstyper som saknas i dokumenthanteringsplanen för stadsdelsnämnderna. På så sätt kan planen förbättras vid nästa revidering. Akter som saknas – i hyllan eller på listan De handlingar som överlämnas till Regionarkivet skall överensstämma med dataregistret. Om den fysiska akten saknas, trots att den finns med på plocklistan, skall detta markeras med en särskild förvaringskod i dataregistret. (Går det att se i dataregistret att akten saknas behöver du inte sortera in lappar om att akten saknas bland de fysiska akterna.). Gör även en notering på plocklistan att den fysiska akten saknas. När en del av akten saknas skall du fylla i uppgifter om vad som saknas på en blankett (mall skickas ut tillsammans med övrig dokumentation från Logica) och lägga överst i den fysiska dossién. Om du hittar akter med sista anteckning gjord år 2006 eller tidigare och som av någon anledning inte har funnits med på någon lista, registrera de ingående ärendena i dataregistret och skriv in dem på listan. Skriv in det korrekta öppnande- och avslutningsdatumet i dataregistret. Akter som tidigare saknats och nu återfunnits skall registreras med en särskild förvaringskod (ej samma som för saknade akter) – läs vidare om detta i Logicas informationshäfte ”RENSNING I webbSOTIS…”. Akter som inte är avslutade under 2006 Gamla akter, avslutade före år 2006, skall också skickas till Regionarkivet. Finns dessa gamla akter med i dataregistret eller om du har kunnat skriva in dem där, skall dessa sorteras ihop med akter avslutade 2006. Akter som inte finns med i dataregistret, och som inte går att skriva in där, måste levereras separat och sorterade i personnummerordning. Vi vill även att du bifogar en lista över de akter som levereras separat. Avlidna personers akter, avslutade senare än 2006, skall inte levereras än. Akter från enskild verksamhet Den 1 april 2008 trädde vissa ändringar i SoL och LSS i kraft – se SoL 7 kap 3 och 3 a §§ och socialtjänstförordningen 7 kap 2 § samt LSS 23 a och 23 b §§ och 5 förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade 12 §. Dessa ändringar innebär att handlingar som tillhör personakter i enskild verksamhet i bland andra Göteborgs kommun skall överlämnas till den kommun som beslutat om insatsen. Överlämnandet skall enligt huvudregeln ske två år efter senaste anteckning. När akter från enskild verksamhet kommer in till socialtjänstens arkiv skall dessa sorteras in i respektive klients dossié. Akten från enskild verksamhet skall ligga i dossién i ett eget aktomslag så att den inte blandas ihop med övriga handlingar i dossién. Förebereda dossiéer inför leverans Arkivboxar, dossiéomslag och aktomslag Personakterna skall inte levereras i hängmappar, utan i dossiéomslag. De papper som utgör en personakt skall förvaras i dossiéomslag med flikar vid kortändorna som håller handlingarna på plats och som går att ställa direkt på hyllan. Om du hittar lösa papper som utgör en akt, måste du lägga dem i ett dossiéomslag och skriva på personnummer och namn med arkivbeständig penna (märkt Svenskt Arkiv). Finns redan etiketter med namn och personnummer klistrade på dossiéomslagen, går det bra att leverera dem så. Tänk på att alltid ha handlingarna i ett aktomslag, som skyddar dem mot pappen i dossiéomslaget. Tjocka dossiéer läggs i arkivboxar. Arkivboxarna skall vara välfyllda, annars är det bättre att använda dossiéomslag (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats på våra hyllor). OBS! Två olika dossiéer får inte ligga i samma arkivbox! En riktigt tjock dossié kan däremot vara uppdelad på flera arkivboxar eller dossiéomslag. Personnumret skrivs i nederkanten på omslaget och på en av kortsidorna på arkivboxen. Gallring Inga gallringsbara handlingar får överlämnas till Regionarkivet. Handläggaren ansvarar för att handlingar av tillfällig eller av uppenbart ringa betydelse gallras ur personakten vid arkivering. Övriga handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen får gallras skall plockas ur akterna före leverans och därefter finnas kvar ute på förvaltningarna till dess att gallringsfristen har uppnåtts. Detta gäller t.ex. viss ekonomisk redovisning i förmedlingsärenden. (Se även rensning). Rensning Innan akterna överlämnas till Regionarkivet ska de även rensas från kladdar, arbetsmaterial, dublettkopior, överexemplar, tomma blanketter, tillfälliga 6 noteringar och referensinformation som inte tillför sakuppgift till ärendet. Dessutom ska metall och plast, såsom gem och plastfickor, tas bort eftersom det annars kan förstöra papperet på längre sikt. (Det är dock inte nödvändigt att ta bort häftklamrar!) Plastfickorna skall ersättas av aktomslag. Det skall vidare inte finnas några post-it-lappar på handlingar, arkivboxar, dossié- eller aktomslag. Finns information (som hör till personakten) på CD/DVD-skivor, USB-minnen eller på andra databärare som inte består av papper, så skall dessa plockas ur ärendet och förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. Inför leveransen skall databärarna (utom USB-minnen) läggas i smala arkivboxar. Dessa boxar med databärare på annat medium än papper skall levereras separat. (Se nedan under rubrik ”Handlingar som finns digitalt”). Handlingar som finns digitalt När information skapats i digital form är utgångspunkten att bevara i digital form. I allmänhet behöver man därför inte skriva ut den information som finns i sin fullständiga form i webbSOTIS eller Treserva. Detta gäller t ex även journalbladen. Trots att all överföring som medför informationsförluster för användaren ses som gallring, kan analog arkivering genom utskrift av digitala handlingar på papper ändå ibland vara motiverad t.ex. om den digitala långtidslagringen inte är säkerställd. Information på USB, CD-/DVD-skivor etc. och som hör till ett ärende skall därför i mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte möjligt dvs. om informationen som hör till ärendet ändå bevaras digitalt på exempelvis CD/DVD-skivor, USB-minnen eller på andra databärare som inte består av papper, så skall dessa ska förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. Obs! Finns informationen (som skall bevaras) på USB-minne skall informationen antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-Rskivor. USB-minnen får aldrig överlämnas till Regionarkivet! På varje box skall anges till vilket ärende/ärenden som informationen på databärarna hör; registerledarens/registrerledarnas personnummer (om t.ex. information som hör till flera ärenden bränts på samma CD-skiva), vilken SDN den hör till, vilket år den levererats samt att arkivboxen innehåller t.ex. CDskivor och/eller DVD-skivor alternativt andra databärare annat än papper. Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet. Lägg ett papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium, hänvisa även till förteckningen. 7 Följ anvisningarna för ”Handlingar i personakter upprättade på annat än papper” nedan. Packa och märka flyttlådor Använd vanliga flyttlådor (med hål för händerna), som ej behöver tejpas i botten för att hålla. Dossiéerna packas i lådorna i personnummerordning från vänster till höger – börja från vänster med dossiéerna angående de äldsta personerna. Packa bara en rad i varje låda. Akter angående personer födda på 1800-talet sorteras in före dem som är födda på 1900-talet. Lägg dossiéerna med ”ryggen” nedåt. Flyttlådorna skall numreras, märkas med stadsdelsnämndens namn samt födelseår för de personer som har den första respektive sista dossién i lådan (skriv inte ut hela personnummer). Skriv stort och tydligt på papper i minst A5format, vilka fästs på lådorna. Rör det sig om ”gamla” akter (som ej finns i SOTIS och inte går att skriva in där) alternativt arkivboxar med CD-skivor etc. skall även det anges när lådorna märks. Leverans till Regionarkivet Alla plocklistor skickas med leveransen till Regionarkivet. Du skall inte behålla en kopia av listan. Socialtjänstlagens mening är att socialtjänsten inte skall veta att de avställda akterna funnits. Ordentliga reversal (kvitton), av vilka det framgår varifrån akterna kommer (dvs. vilken SDN), vem som skickat dem (ansvarig för överlämnandet), flyttlådornas nummer samt födelseår (ej personnummer) för de personer som har den första respektive sista dossién i varje låda, skall medfölja leveransen till Regionarkivet. Det är bra om du levererar akterna så snart som möjligt efter årsskiftet. Hör av dig till Regionarkivet och boka tid för när leverans skall ske. Detta är mycket viktigt så personal är på plats och kan ta emot leveransen! Leveransen till Regionarkivet skall ske under betryggande former – flyttlådorna får inte stå öppet eller obevakat så att obehöriga kan få tillgång till innehållet. Se även ”Checklista vid packning av socialakter”. Kontaktuppgifter Frågor som rör packningen och den fysiska leveransen av personakterna besvaras av Katarina Lennartsson, tfn 701 50 55, E-post: [email protected] Har Ni frågor som rör listan eller dataregistret kontakta Era resurspersoner (som sedan gör anmälan till Servicecentrum på Intraservice). 8 Checklista vid packning av socialakter Akterna ligger i dossiéomslag med en flik vid kortändan som håller handlingarna på plats. Tjocka dossiéer läggs i arkivboxar. Arkivboxen skall vara välfylld, annars är det bättre att använda dossiéomslag (halvtomma arkivboxar tar för mycket plats). OBS! Två olika dossiéer får inte ligga i samma arkivbox! En riktigt tjock dossié kan däremot vara uppdelad på flera arkivboxar eller dossiéomslag. Inga plastfickor eller gem. Använd aktomslag för att dela upp dossién i olika akter och för att skydda handlingarna mot pappen i dossiéomslagen. Inga post-it-lappar på handlingar, arkivboxar eller dossiéomslag. Personnummer skrivs i nederkanten på omslaget och på en av kortsidorna på arkivboxen (om sådan används). Dossiéerna ligger i personnummerordning. Dossiéer angående personer födda på 1800-talet sorteras in före dem födda på 1900-talet. Lämpliga flyttlådor används. I flyttlådan är dossiéerna är väl packade i en rad från vänster till höger. (Det skall inte ligga fler akter ovanpå, då lådan kan bli för tung och/eller rörig.) Lägg dossiéomslagen med ”ryggen” nedåt. Information som lagrats på t.ex. USB, CD, DVD eller andra databärare skall i mesta möjliga mån skrivas ut på papper. Är det inte möjligt (t.ex. information på ljudband eller ljudfiler) skall databärarna som informationen lagras på läggas i smala arkivboxar och märkas enligt anvisningar i detta dokument. Arkivboxar skall levereras separat. (Obs! USB-minnen får aldrig levereras.) Flyttlådorna är märkta med stadsdelsnämndens namn samt födelseår (inte hela personnummer) för de personer som har första respektive sista dossién i lådan. Lådorna skall vara numrerade. Uppgifterna finns på ett papper i minst A5-format, vilket fästs på lådan. Om leveransen inkluderar ”gamla” akter (som ej finns i SOTIS och inte går att skriva in där) eller boxar med CD-skivor etc skall även det framgå av flyttlådornas märkning. Leveransreversal och plocklista skickas med leveransen. Det skall också bifogas en förteckning över de akter som levereras separat (d v s gamla akter som missats i tidigare leveranser samt över eventuella arkivboxar med CD-skivor etc). Hör av er till Regionarkivet och boka tid för när (leveransen) överlämnandet skall ske. 9 Leveransen skall ske under betryggande former så att obehöriga inte får tillgång till handlingarna. Handlingar i personakter upprättade på annat än papper (undantaget uppgifter i webbSOTIS) Enligt gallringsbeslut ”Gallring i Göteborgs stad av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse” (Servicenämndens beslut 1998-11-11, 92 §) får exempelvis följande handlingar som är av tillfällig betydelse gallras genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: Handling som inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, raderas om handlingen har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingen inte är autenticerad (äkthetsgaranterad) genom elektronisk signatur eller motsvarande. Den får inte heller vara strukturerad på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, raderas under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Information på USB, CD-/DVD-skivor etc. skall i mesta möjliga mån skrivas ut på papper och sorteras in i respektive akt. Är detta inte möjligt (t.ex. pga. att den digitala informationen är så strukturerad att betydande bearbetningsmöjligheter därmed skulle gå förlorade, se ovan) skall nedanstående anvisningar för handlingar i personakter upprättade på annat än papper följas: CD/DVD-skivor, USB-minnen, videoband, kassetter, negativ, bilagor till akter i form av föremål och andra databärare som inte består av papper, ska förvaras skilt från pappershandlingarna i akten. En anteckning om att handlingar (t.ex. uppgifter på CD-R eller DVD-R-skiva) förvaras i särskild ordning införs i WebbSotis eller i Treserva och i akten. Obs! USB-minnen får inte användas för lagring av uppgifter som skall bevaras. Finns informationen (som skall bevaras) på USB skall dokumenten antingen skrivas ut på papper eller överföras till och sparas på CD-R eller DVD-R-skivor. Frågan om det fysiska formatet (på vilket media filerna lagras) är naturligtvis viktig, men av minst lika stor vikt är frågan om det logiska formatet (filformatet). Om man t.ex. använder instabila eller ”okända” filformat spelar det mindre roll om informationen lagras på godkänt lagringsmedia – informationen riskerar ändå att gå förlorad. 10 1. Använd lagringsmedier och filformat som är etablerade och följer internationella ISO-standarder 2. Sträva efter en enhetlig hantering inom hela myndigheten både vad gäller lagringsmedia och filformat. Detta underlättar på sikt och möjliggör framtida överföring till ny lagringsmedia. 3. Vid användandet av komprimerade filformat är det bra att använda ickeförstörande komprimering eller så låg komprimeringsgrad som möjligt. 4. Följ leverantörens rekommendationer gällande inspelning, förvaring, vård och övrigt handhavande av lagringsmedia. Digitalt lagrade dokument bör arkiveras i så stabila, standardmässiga och öppna filformat som möjligt. Detta för att säkerställa en framtida konvertering till nästa generation stabila, standardmässiga och öppna filformat. Följande filformat betraktas i dagsläget som de bästa: Typ Kontorsdokument (t.ex. doc, xls) E-postmeddelanden* Bilder Rörlig bild Ljud Filformat PDF/A (SS-ISO 19005-1:2005) PDF/A (SS-ISO 19005-1:2005) TIFF (ISO 12639:2004) JPEG 2000 (ISO/IEC 15444), ISO 10918-1 MPEG-4 (ISO/IEC 14496) eller MPEG-2 MP3 = MPEG-1 audio layer 3 ISO/IEC 11172-3, ISO/IEC 13818-3 * I första hand rekommenderar ändå Regionarkivet att e-post med bilagor som ska bevaras skrivs ut på papper, se Servicenämndens beslut, ovan. Ge varje fil en unik beteckning Ge varje databärare med elektroniska handlingar som ska bevaras en unik beteckning (löpnr/år) Rekommendationer för hantering av CD- och DVD-skivor Använd märkesskivor av god kvalitet Kvaliteten på olika optiska skivor skiftar. Märkesskivor (t.ex. KODAK) brukar hålla högre kvalitet än icke märkesskivor. Använd inte skivor där leverantören är okänd. Använd brännare av god kvalitet Det är viktigt att själva brännaren är av god kvalitet. Följ alltid leverantörens råd avseende inställningar, skivor m.m. Bränn inte med för hög hastighet och i en vibrationsfri miljö 11 Hastigheten ska inte vara den maximala för vad brännaren klarar, det ger dålig kvalitet. När uppgifterna brännts över till en CD- eller DVD-skiva skall uppgifterna raderas från datorns hårddisk. Det möter inget hinder att bränna filer som hör till flera ärenden som skall bevaras på samma skiva. Märkning av skivan och fodralet Båda sidorna är känsliga, men framförallt den sidan med tryck på. Skriv därför försiktigt med CD-penna eller mjuk vattenfast penna med rund spets i mitten av skivan. Märk både skivan och fodralet med förvaltning, ärende, löpnr, år och ev. andra uppgifter som behövs för återsökning. För en förteckning över CD-R och DVD-R (motsv.) En förteckning tjänar som sökingång till skivorna. Förteckningen/liggaren över skivorna bör finnas i anslutning till skivornas förvaring. I förteckningen bör finnas uppgift om: - - Förvaltning Verksamhet Enhet (motsv.) Lagringsmedium Skivans (motsv.) löpnr/år Datum för bränning Filformat Vilket/vilka ärenden skivan innehåller (ange regledare, aktkod, uppläggningsdatum, ärendekod samt datum för öppnande och avslut, ärendebärarens personnummer) Leveransdatum Exempel: Förvalt- Lagrings Löpnr/ ning/ -medium år Verksamhet SDN CD-R 1/2011 Örgryte/ Socialtjänsten Datum för FilÄrende/ Leveransbränning format Ärenden datum (om CD/DVD) 2011-10-29 PDF-A Regled:xxxxxx2012-01-15 xxxx, I 030219, Ärende 10 030219 Avslut 040217 Persnr: xxxxxxxxxx 12 Förvaring av CD/DVD-skivor CD/DVD-skivor ska inte förvaras tillsammans med papper. Förvara i en säker och dammfri miljö som är torr, sval och mörk, t.ex. i en godkänd arkivlokal eller i ett låsbart och brandsäkert skåp. Temperaturen bör vara ca. 18°C och den relativa luftfuktigheten om möjligt 30 %. Skivorna ska förvaras stående i fodral av hårdplast eller andra förvaringsboxar. De bör inte staplas på varandra i högar. Överlämnade (leverans) av handlingar i personakter upprättade på annat än papper 1. Gör en notering i WebbSotis alternativt i Treserva, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium än papper och i IT-stödet. 2. Lägg ett papper i den fysiska akten, där det framgår att det finns fler handlingar i akten på annat medium, hänvisa även till förteckningen. 3. Informationsbärarna läggas i smala arkivboxar. 4. På varje arkivbox anges vilken SDN den kommer ifrån, registerledarens personnummer, samt vilket år den levererats. 5. Dessa boxar skall levereras separat. 6. Bifoga ovan nämnda förteckning över de CD- eller DVD-skivor etc. som överlämnas. 13 Liten arkivordlista Akt = sammanhållna handlingar i ett och samma ärende (se även Dossié) (I SOTIS terminologi kan samma akt innehålla flera ärenden om samma person) Aktomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar* (se även Dossiéomslag) Arkiv = bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets verksamhet och som har arkiverats Arkivansvarig = person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid en myndighet (t.ex. stadsdelsnämnd) Arkivbildare = varje förvaltning, bolag eller stiftelse genom vars verksamhet ett arkiv uppstår Arkivbildning = ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form Arkivbox = förvaringsmedel för arkivhandlingar i form av box med flik, lock eller annan tillslutsanordning avsedd att ge skydd åt handlingar (tillverkad av syrafri kartong)* Arkivmyndighet = Myndighet som har att utöva tillsyn gentemot andra myndigheters arkivfunktion och arkivbildning Arkivera = tillföra arkivet handlingar/uppgifter Arkivläggning = Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan ett ärende avslutats Avställa = rutin att plocka ut information ur det system där den finns och spara den i ett sådant format att den kan läsas under en överskådlig framtid eller att ta ut inaktuella pappershandlingar som redan givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan ordning för långtidsbevarande Bevara = handlingen skall bevaras för all framtid Dokumenthanteringsplan = styrinstrument för arkivbildning hos en arkivbildare, innehåller vägledande uppgifter om bl.a. arkivläggning och gallring Dossié = sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne under en längre tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter (se även Akt) Dossiéomslag = förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar eller akter under en längre tidsrymd. Obs! De dossiéomslag som stadsdelsförvaltningarna vanligen använder uppfyller inte arkivkravet för förvaringsmedel för handlingar på papper – därför skall inneliggande handlingar förvaras i ett aktomslag av papper som uppfyller kravet i Svensk Standard SS 62 81 07:2004, utgåva 2 (se även aktomslag) Gallra = förstöra/radera allmänna handlingar/uppgifter (omöjligt att återskapa) enligt ett i förväg fattat gallringsbeslut/dokumenthanteringsplan (se även Rensa) Gallringsbeslut = Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under vilka former det skall ske. I Göteborgs stad fattas gallringsbeslut vanligen i form av en dokumenthanteringsplan Gallringsfrist = Tidsrymd mellan gallringsbeslut och verkställande av gallring 14 Leveransreversal = följesedel vid leverans av arkivhandlingar Leverera = att fysiskt överföra arkivhandlingar (hela eller delar av arkiv) till centralarkiv eller arkivmyndighet (se även Överlämna) Rensa = avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras (se även Gallra) Sekretess = Begränsning av rätten att ta del av allmän handling regleras i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen Överlämna = att formellt överföra ansvar för arkiv (se även Leverera) * På Regionarkivets hemsida www.arkivnamnden.goteborg finns listor över arkivprodukter för myndigheter inom Göteborgs stad. På startsidan klicka på länken ”För förvaltningar”, klicka sedan vidare på ”Handledningar”. 15
© Copyright 2024